Sidan 1 av 5 Mötesanteckningar: Arbetsmöte 4 Persondatabas Närvarande Ej närvarande Lill Andersson, administrationsansvarig (MD) Ingrid Riedl, administratör/sekreterare (F) Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet (CA) Gunilla Walther, kanslichef (ED) Stellan Englén, systemadministratör Ladok (CA) Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig, IT- och service-avd., (Telematik) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Glenn Palstam, Sigma nbit AB, Sigma nbit AB Catarina Olsson, studievägledare (M) Kopia för kännedom till Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum 2001-10-25 Mötesdatum Tid 09.00 12.00 Plats Sal Beta, maskinhuset plan 1 Bilaga Bilaga A: Presentation arbetsmte 4_ver2.ppt Agenda: 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte 2. Workshop Plan för implementering 3. Reflektion och avslutning 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte Glenn gick igenom vad vi kom fram till på förra mötet och vad som hänt sedan sist, dvs. vad som sades på styrgruppsmötet, referensgruppsmötet etc. o Detta är ju ett stort projekt, det gäller att få 200 människor att jobba på ett nytt sätt. Glenn håller med och säger att det är lite det som vi skall prata om på dagens möte. o Alla personer registreras inte i alla system, man registreras första gången man kommer till ett nytt system. o Man får inte glömma de GU-anställda, vart kommer de in!! o GU har ju också SLÖR/PIR, så det måste gå att hämta de GU-anställda som får lön på Chalmers via SLÖR/PIR. o Emeritus i bilden skall inte stå i SLÖR/PIR, de skall stå under stipendiat, praktikant etc.
Sidan 2 av 5 Lösning forts Nyreg Ändring Borttag Studerande Forskarstuderande Alumni Anställda Doktorand Styrelseledamot Emeritus Stipendiat Praktikant Gästforskare Entrepenör Saknar pers-nr Initial reg Ladok Slör/Pir Resax PDB-reg PDB Ladok Slör/Pir Resax o Gunilla undrar hur överföringen av information skall ske, skall den tryckas eller sugas? Glenn säger att det är inte riktigt klart hur det skall gå till, förmodligen måste det gå att göra både och. o Hur gör man med namnet, t.ex. i SLÖR är det ett fält för namnet (för- och efternamn i samma fält), och i andra system finns det kanske ett fält för förnamnet och ett för efternamnet. o I LADOK finns det två fält för namnet, men förnamnet kan ju också se annorlunda ut, det finns en SPAR-version, och en annan version kanske. Man måste ju på något sätt bestämma hur namnet skall skrivas, annars fungerar det ju inte! Börje säger att namnet är viktigt, så man måste nog bestämma det på något sätt. o Jag tror att namnet kan innebära ett problem. Det kan ju vara omkastningar så att man ibland inte vet vad som är förnamn och efternamn. o Det enda som känns vettigt är ju att gå efter det som är officiellt, dvs. namnet i SPAR (folkbokföringsregistret) är det som gäller. o Idag fungerar det så att man hämtar en fil från SPAR med för- och efternamn, och tilltalsnamnet är utmärkt på något sätt. o Man måste nog ha alla förnamn, efternamn och tilltalsnamn. Då måste man ju märka ut detta på något sätt i t.ex. SLÖR/PIR. o Jag stötte på en person som hade olika ordning på för- och efternamn i LADOK och SPAR, och det ställde ju till problem. o Börje berättade att det finns ett sug efter denna PDB, Björn O. är mycket intresserad av en telefonkatalog t.ex.
Sidan 3 av 5 o Hur gör man då med org.hemvisten, den ändras ju ofta? Glenn ritar ett organisationsträd på tavlan och förklarar hur det kan fungera i PDB med org.hemvisten, man använder en referens. Glenn visade en bild på personuppgifter och förklarar att bilden skall illustrera att en person kan ha flera blad knutna till sig, om man har flera roller inom Chalmers. o Man kanske skulle dela upp rollen anställd ytterligare, t.ex. lärare, sekreterare etc.? Vi har löst det i SLÖR genom att sätta en fyrsiffrig kod för vare roll. o Idag kan man ju ha en titel i SLÖR, sen kan man ju välja nästan vad man vill i t.ex. och personalkatalogen. o Anledningen till att det är viktigt med vad man har för titel är att det historiskt sett på Chalmers finns ett samband mellan titel och lön. o Den kod som idag genereras per roll i SLÖR skulle man väl kunna använda? o Kanske det kan vara användbart att ha ett övrigt fält, så att man kan hitta personer som t.ex. är duktiga på kärnkemi. 2. Workshop Plan för implementering Workshopen skall svara på tre huvudfrågor: - Vilka åtgärder krävs för en implementering? * Vem skall ha behörighet till vad? o En grov behörighetsmodell kommer att tas fram i denna projektfas. Mer detaljerade behörighetsregler ska tas fram under implementeringsfasen. * Behövs tydligare rutiner inför terminsstart, nyanställning, avslut, övriga förändringar? o Jag tror det underlättar med rutiner, så att alla vet vad de skall göra. o Så fort man bestämt sig för att anställa en person så borde man ju fylla i anställningsunderlaget. o Glenn undrar om man inte kan börja med att lägga in personuppgifter i SLÖR t.ex.? Nej, för då blir det dubbelarbete och det är inte bra. o I SLÖR så måste alla uppgifter vara registrerade innan lönekörningen, annars blir det ingen lön. Jag tror inte på att man skall göra det i två steg i lönekörningen. o Det skulle kunna ligga på sekreteraren att lägga in grundläggande personuppgifter så fort man vet att någon blir anställd, och då skulle andra processer kunna starta igång, t.ex. TRAX,, VAKANS. Denna initiala registrering bör ju då ske i PDB gränssnittet. Detta ställer dock krav på gränssnittet, om man skall kunna registrera en mängd uppgifter som t.ex. SLÖR är intresserade av. Antalet uppgifter som registreras via detta gränssnitt måste hållas till ett minimum! o Vid terminsstart så vore det ju bra om det kunde finnas ett kuvert till varje student som innehåller uppgifter för datorkonto, TRAX-kort etc. o TRAX-fotograferingen skulle mycket väl kunna ske på sektionerna. Bestämmandet på vilka dörrar någon skall kunna gå igenom bestäms av sektionsvaktmästaren eller dylikt. o En, möjligen två veckor före uppropet finns en lista på folk som tankas in i LADOK, antingen antagna eller reserver. Sedan efter registreringen så kommer de in som antagna. Alla hinner nog bli registrerade som antagna i LADOK under samma dag som uppropet, men sen är det kaotiskt i en till två veckor när de byter utbildning etc. * Utbildning?
Sidan 4 av 5 o Alla behöver ju få reda på hur det fungerar, och så behövs det en beskrivning av databasen så att man förstår hur man fyller i namn etc., och hur det används. o Syftet med PDB och varför det är viktigt att mata in information på ett visst sätt är viktigt att få ut. Gränssnittet skall vara enkelt och självinstruerande. o Bra och nyttig information krävs, men det är nog inte nödvändigt med någon direkt utbildning. * Anpassningar i befintliga system o Detta jobbar vi med just nu, och tider skall bokas med systemansvariga och tekniker. * Information om rutiner, arbetssätt, varför och hur o Hur hanterar man historik i PDB? Man kanske vill gå tillbaka och titta på vad någon jobbade med för tre år sedan t.ex. Börje säger att ingen information dödas, utan den ligger kvar i PDB. Man kan ju ta en kopia varje gång man ändrar i ett fält, och på så vis följa hur en viss uppgift har ändrats. - Hur skall själva införandet gå till? * System för system kopplas in? o Börje säger att de system som inte är i konflikt med varandra, t.ex. LADOK och, skulle ju egentligen kunna startas samtidigt. * Gedigen test-fas? * Backup-rutiner som fungerar, möjlighet att backa. o Så att man kan jobba även om PDB pajar! Det måste finnas möjlighet att backa om det inte fungerar, även om det inte måste vara en regelrätt backup. * Information till alla berörda. - Vad skall en informationsplan innehålla? Anna informerade lite om den informationsspridning som skall påbörjas under den pågående fasen i projektet. Sektionssekreteraren kan vara en väg att gå för att samla rätt personer för denna lilla informationsstund. * Vem skall informeras om vad? o Olika personer skall ha olika information, vid olika tillfällen. o Man måste ju också informera personer om att de kommer att figurera i PDB, kanske på olika ställen till och med. * När? * På vilket sätt? 3. Reflektion och avslutning Glenn rekapitulerade vad som sades under första mötet angående de försök som gjorts med ett persondatabasprojekt tidigare, och undrade hur deltagarna tänker idag när projektet har hunnit mer än halvvägs. Deltagarna tror på projektet, och känner att det kommer att bli en persondatabas denna gång!
Sidan 5 av 5 Mötet avslutas Vid protokollet Justeras Glenn Palstam