Datum 2003-12-01 Dnr 2003/KLK147 rev 031217 Antagen av Kf 2004-03-18, 22 (5) 1 RESEPOLICY FÖR EKSJÖ KOMMUNS ANSTÄLLDA OCH POLITIKER Denna policy gäller alla resor som sker i tjänsten eller i uppdrag som förtroendevald och betalas av Eksjö kommun. Avsteg från resepolicyn kan beslutas av respektive förvaltningschef om det finns särskilda skäl. Resepolicyn syftar till att våra tjänsteresor ska ske så kostnadseffektivt som möjligt under förutsättning av en trygg och säker arbetsmiljö samt minsta möjliga miljöpåverkan. Var och en har ansvar för att resepolicyn efterlevs i det egna resandet i tjänsten. Varje förvaltningschef har ansvar att ta fram mer detaljerade tillämpningar av policyn vid behov. Alla chefer har ansvar för att personalen är informerad om policyn och vidtar åtgärder så att den följs. Tjänsteresor som genomförs av Eksjö kommun ska genomföras kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljöanpassat. Det skall ske genom att vi: planerar våra tjänsteresor så att de sker så kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljöanpassat som möjligt med hänsyn till verksamhetens krav och medarbetarnas individuella förutsättningar och behov, bedriver ett aktivt arbete för att öka trafiksäkerheten samt förebygga och minska vår miljöbelastning, fortlöpande skärper trafiksäkerhetskraven på fordon som används i tjänsten, fortlöpande skärper miljökraven på fordon som används i tjänsten genom att ställa krav på bränslesnåla fordon och låga utsläpp samt genom att öka användningen av förnybara bränslen, alltid lever upp till lagstiftningen, strävar efter att alla medarbetare förstår vikten av ett trafiksäkert och miljöanpassat resande och hur var och en genom sitt handlande kan bidra till en säkrare och mer miljöanpassad trafik. Resepolicyn antas av kommunfullmäktige. Förändring av tillhörande bilagor beslutas av kommunstyrelsen. Bilagor C:\Users\Carina\AppData\Local\Temp\Resepolicy.doc Till resepolicyn hör följande dokument: 1. Regler och avtal för tjänsteresor samt tillämpning av resepolicyn 2. Krav på personbilar som används i tjänsten
Bilaga 1 2(5) REGLER OCH AVTAL FÖR TJÄNSTERESOR SAMT TILL- LÄMPNING AV RESEPOLICYN Beställning av resor Gällande ramavtal för tjänsteresor skall användas vid beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, flyg, tåg, taxi mm. Resan skall om möjligt bokas i god tid i förväg så att det går att få lågprisbiljetter. Ändringar eller avbokningar skall ske så snart som möjligt. Utifrån givna säkerhets- och miljökrav skall lägsta kostnad styra valet av färdsätt. Vid längre tjänsteresor (> 200 km, tur/retur) skall färdmedel normalt väljas i följande prioritetsordning: tåg, buss, bil, flyg. Vid kortare tjänsteresor (< 200 km, tur/retur) bör i första hand kommunens tjänstebilar användas. Egen bil eller hyrbil kan användas efter överenskommelse med ansvarig chef. Kortare tjänsteresor inom tätorten bör i första hand ske med kommunens tjänstecyklar eller egen cykel vid resor upp till 2 km enkel väg. Gällande avtal Gällande avtal finns att hämta på kommunens intranät (EKOT) Färdmedel och färdsätt Överväg alternativ I första hand skall alternativ till att resa övervägas, t ex telefonmöte, videokonferens eller liknande. Utbyggnad av IT-tekniken innebär att behovet av att resa minskar på sikt. Möten och konferenser skall förläggas så att deltagarna kan ta sig dit så säkert och miljöanpassat som möjligt. Välj bästa färdsätt Om en resa skall genomföras skall inriktningen vara att billigaste färdsätt väljs med hänsyn tagen till miljöpåverkan och riskerna i trafiken. Det innebär i normalfallet att kollektiva transporter som tåg eller buss bör väljas i första hand och personbil i andra hand. Vid resa inom länet och till grannkommuner i annat län bör möjligheten att resa med länstrafiken alltid beaktas. Flyg bör enbart väljas vid längre resor när alternativ saknas eller då annat alternativ inte möjliggörs på grund av t ex tidsbrist. Av trafiksäkerhets- och miljöskäl kan tåg i kombination med övernattning vara lämpligare val än flyg eller bil. På kortare sträckor skall man överväga att cykla eller promenera.
Vid beräkning av kostnaderna ska hänsyn tas till alla delar, t ex logi, traktamente, arbetstid och restid. Tåg Inom Sverige skall strävan vara att resan i första hand sker i 2:a klass. Bokning sker med den resebyrå Eksjö kommun tecknat avtal med. Bil Kommunens tjänstebilar ska nyttjas före extern hyrbil och privatbil. Privatbil kan vara ett alternativ till hyrbil vid kortare tjänsteresor. Samåkning skall eftersträvas. Taxi Resa med taxi företas först då allmänna kommunikationer saknas eller av andra skäl då det är lämpligt. Cykel Cykling skall uppmuntras för korta resor i tjänsten genom att cyklar tillhandahålls genom kommunens cykelpool. Cykelhjälm minskar skaderisken vid cykling markant och bör användas vid cykling i tjänsten. Motorcykel och moped Motorcykel och moped tillhör de fordon som medför de större skaderiskerna. Dessutom ger vissa modeller stora utsläpp av miljö- och hälsoskadliga ämnen. Därför bör tjänsteresor med dessa fordon inte ske annat än då det är absolut nödvändigt. Samordna och samåk Planera om möjligt för att samåka och att genomföra flera ärenden under samma resa. Möten skall förläggas så att resandet minimeras. Samåkning kan stimuleras genom t ex fasta sammanträdestider och system för bilbokning som uppmuntrar samåkning. Sparsam och säker körning Körsättet har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan man spara både pengar och miljö utan att förlora tid. Personal som kör mycket i tjänsten bör erbjudas utbildning i sparsam körning, t ex Eco Driving. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar säkerheten ytterligare. Rast eller vila på minst 15 minuter bör tas efter ca 2 timmars körning. Gällande trafiklagstiftning skall tillämpas (hastighet, anpassning till väglag, bilbälte mm) Minst 3- sekunders avstånd skall hållas till framförvarande fordon. Samtal med mobiltelefon skall i möjligaste mån undvikas under körning. Handsfreeutrustning skall används om samtal förs under körning. Försäkring Eksjö kommun har tecknat reseförsäkring för samtliga anställda och förtroendevalda som företar resor i tjänsten. Försäkringen omfattar eventuella läkekostnader vid akut sjukdom och olycksfall, dödsfalls- och invaliditetskapital på grund av olycksfall, ersättning för skadat eller stulet gods samt skadestånd vid ansvarsskada. Vid resor med egen bil i tjänsten skall fordonsägaren ha tecknat erforderliga försäkringar för fordonet. 3(5)
4(5) Bilaga 2 KRAV PÅ PERSONBILAR SOM ANVÄNDS I TJÄNSTEN Trafiksäkerhet och miljöanpassning Syftet med dessa krav är att tjänsteresor ska ske på ett så trafiksäkert och miljöanpassat sätt som möjligt. Kommunen ska påverka andra att ta ansvar för trafiksäkerhet och miljö, därför är det viktigt att vi i vår verksamhet kan visa vägen och vara en förebild. Tjänstebilar Tjänstebilar och förmånsbilar som anskaffas/hyrs i huvudsak för persontransport ska: ge förare och passagerare ett bra skydd vid frontal- och sidokollisioner, ha en tjänstevikt på ca 1000 1600 kg och uppfylla kravet för fyra stjärnor enligt Euro NCAP (European New Car Assesment Programme), ha krockkuddar för föraren och främre passageraren, ha huvudstöd och trepunktsbälte på de sittplatser som används, normalt vara försedda med luftkonditionering (AC). Följande miljöaspekter gäller för tjänstebilar: Fordon som kan köras med alternativa drivmedel skall eftersträvas där så är möjligt. Målsättningen är att minst 50 % av kommunens årligen anskaffade/hyrda bilar ska kunna drivas med alternativa drivmedel. Minst 75 % av kommunens årligen anskaffade/hyrda fossilbränsledrivna bilar ska ha en bränsleförbrukning som understiger 7,7 l bensin/100 km eller 5,4 l diesel/100 km enligt norm vid blandad körning samt uppfylla miljökraven enligt EU MK 2006. Nyanskaffade fordon bör vara försedda med motorvärmare. Vid uppställningsplatser bör anslutning för motorvärmare vara möjlig. Egen bil Egen bil (privatbil) som används i tjänsten bör uppfylla samma säkerhets- och miljökrav som tjänstebilar och förmånsbilar. Som rekommenderad miniminivå för bilar som används i tjänsten gäller att bilen ska: Ha en tjänstevikt över 1000 kg eller uppfylla kravet för fyra stjärnor enligt Euro NCAP Ha trepunktbälte på de platser som används Ha krockkudde på förarplatsen Vara försedd med katalysator Dessa krav på privatbil som används i tjänsten skall följas när kommunen tecknar nya bilavtal med anställda.
5(5) Uppföljning Uppföljning och utvärdering av denna resepolicy skall ske en gång per år av kommunstyrelsen. Följande skall hörvid särskilt uppmärksammas: - genomförda informationsinsatser om resepolicyn, - vilka tillämpningsföreskrifter som utfärdats, - i vilken omfattning gällande ramavtal för beställning av resor tillämpats, - i vilken omfattning upphandling av tjänstebilar skett enligt ställda krav, - på vilket sätt målsättningen om upphandling av fordon som kan drivas med alternativa fordon uppfyllts.