AKTIENGESELLSCHAFT The Volkswagen Group Code of Conduct Uppförandekod
Innehållsförteckning Innehåll Förord 4 Tillämpning 6 Allmänna uppförandekrav 7 Ansvar för Volkswagenkoncernens anseende 7 Ansvar för grundläggande sociala rättigheter och principer 7 Lika möjligheter och ömsesidig respekt 8 Anställda och arbetstagarrepresentanter 8 Ledningskultur och samarbete 9 Hur man undviker korruption och intressekonflikter 10 Bisyssla 10 Intressen i andra företag 10 Att bekämpa korruption 11 Anti-corruption Officer Anti-korruptionsansvarig 12 Ombudsmän 12 Mellanhavanden med affärspartners och tredje part 13 Sund konkurrens 13 Donationer och sponsring 14 Intressebevakning 15 2
Innehåll Informationsbehandling 16 Sekretess och datasäkerhet 16 Tystnadsplikt 16 Att hantera insiderinformation 17 Rapportering 17 Arbetarskydd och hälsoskydd 18 Miljöskydd 19 Skydd för och korrekt användande av egendom tillhörande Volkswagenkoncernen 20 Hantering av Uppförandekoden 21 Koncernföretagens ansvar för implementering 21 Efterlevnadsansvar 22 Bilaga till Uppförandekod 23 Internationella konventioner 23 3
Förord Förord Genom att införa denna Uppförandekod har Volkswagenkoncernen tagit ännu ett steg avseende att ta vårt globala och lokala ansvar. Våra produkter bidrar till att säkerställa att mobiliteten är effektiv, säker och tar sitt ansvar för miljön. I detta sammanhang förpliktar framtiden oss att främja mobilitetet till förmån för allmännyttan, samtidigt som vi beaktar individuella behov, miljömässiga aspekter/ problem och de ekonomiska krav som ställs på en global verksamhet. Vårt gemensamma mål är att bli eller vara den mest framstående biltillverkaren och att tillhandahålla individualiserad, hållbar och säker mobilitet baserad på överlägsen kvalitet för människor runt om i hela världen. För att nå vårt mål agerar vi på ett ansvarsfullt sätt, till fördel för våra kunder, aktieägare och anställda ser vi efterlevnad av internationella konventioner 1, lagar, och interna bestämmelser 2 som själva grunden för hållbara och framgångsrika ekonomiska aktiviteter agerar vi i överensstämmelse med våra utfästelser tar vi ansvar för våra handlingar Förutom internationella konventioner, lagar och interna bestämmelser, ligger även våra Koncernvärderingar till grund för vårt agerande. Koncernvärderingar närhet till kunden, överlägsen prestanda, värdeskapande, förnybarhet, respekt, ansvar och hållbarhet bildar grunden för samarbete inom koncernen och har införlivats i vår Uppförandekod. 4
Förord Vår Uppförandekod ger våra anställda en vägledning som kombinerar de viktigaste grundläggande principerna för våra aktiviteter och stödjer de anställda när det gäller att bemästra de juridiska och etiska utmaningar de stöter på i sitt dagliga arbete. Denna Uppförandekod utgör koncernomfattande riktlinjer som gäller för samtliga våra anställda och styrelsemedlemmar samt efterlevnaden som vi alla bär ett individuellt ansvar för. Vi står för ett respektfullt och ärligt handlande i vår dagliga verksamhet, i överensstämmelse med reglerna, och vi förbinder oss att följa nedanstående Uppförandekod. Prof. Dr. M. Winterkorn Dr. H. Neumann Bernd Osterloh 1 Internationella konventioner innehåller bland annat OECD: s riktlinjer, ILO (International Labor Organization) deklarationen och Declaration on Social Rights and Industrial Relationships at Volkswagen ( Volkswagen Social Charter ) och Charter on Labor Relations beträffande grundläggande sociala rättigheter och principer. Se sidan 10 för mer information. 2 Interna bestämmelser omfattar bland annat kollektivavtal, anställningsavtal och organisatoriska anvisningar direktiv 5
Tillämpning Tillämpning Uppförandekod gäller för hela Volkswagenkoncernen och lägger fast grundläggande principer. 6
Allmänna uppförandekrav Allmänna uppförandekrav Ansvar för Volkswagenkoncernens anseende Volkswagenkoncernens anseende präglas till stor del av varje enskild anställds uppförande och agerande. Ett olämpligt uppträdande från en enskild anställd kan orsaka organisationen stora skador. Varje enskild anställd ska säkerställa att hans/hennes offentliga uppträdande inte skadar Volkswagenkoncernens anseende. Vid utförandet av arbetsuppgifterna måste alltid full hänsyn tas till detta. Ansvar för grundläggande sociala rättigheter och principer Vi respekterar internationellt erkända mänskliga rättigheter och stödjer efterlevnaden av dessa rättigheter. Vi agerar i överensstämmelse med tillämpliga krav från den Internationella arbetarorganisationen ILO. Vi erkänner den grundläggande rätten för alla anställda att bilda fackföreningar samt till arbetstagarrepresentation. Vi fördömer all avsiktlig användning av tvångsarbete. Barnarbete är förbjudet. Vi följer minimiålderskraven för anställning i enlighet med nationella lagar och förordningar. Ersättningar och förmåner och annan kompensation för en normal arbetsvecka överensstämmer åtminstone med de nationella minimikraven eller med nivån i respektive nationell ekonomisk region. 7
Allmänna uppförandekrav Lika möjligheter och ömsesidig respekt Vi garanterar lika möjligheter samt att alla behandlas lika, oberoende av etnisk bakgrund, hudfärg, kön, funktionshinder, ideologi, tro, nationalitet, sexuell läggning, social bakgrund eller politisk övertygelse förutsatt att denna baseras på demokratiska principer och tolerans gentemot dem som har motsatt uppfattning. Som grundprincip väljer vi ut, anställer och ger våra anställda stöd baserat på deras kvalifikationer och färdigheter. Det är förbjudet för våra anställda att diskriminera andra (t.ex. genom orättvis behandling, trakassering eller mobbning) för att främja ett respektfullt, jämställt uppträdande gentemot varandra. Anställda och arbetstagarrepresentanter Vi skapar en miljö som ger förutsättningar för personliga och yrkesmässiga utvecklingsmöjligheter för våra anställda, en miljö i vilken exceptionella prestationer och resultat kan nås, och som stödjer våra anställdas utveckling. Vi investerar i våra anställdas kompetens. Samtidigt förväntar vi oss att alla våra anställda upprätthåller en hög personlig nivå beträffande sig själva, sina prestationer och sin hälsa, samt att de aktivt deltar i sin fortlöpande yrkeslivsutveckling. Vi åtar oss att arbeta med arbetstagarrepresentanter på ett uppriktigt och förtroendefullt sätt, att bedriva en konstruktiv och samarbetsvillig dialog, samt att sträva efter en rättvis avvägning mellan olika intressen. Yrkesmässiga kontakter med arbetstagarrepresentanter där varken favörer eller diskriminering får förekomma, utgör en del av vår företagskultur. 8
Allmänna uppförandekrav Ledningskultur och samarbete Alla överordnade har ansvar för sina anställda. Alla överordnade ska föregå med gott exempel och måste agera i överensstämmelse med vår Uppförandekod. Genom att regelbundet tillhandahålla information och instruktioner beträffande ansvar och befogenheter för respektive arbetsområde, främjar de överordnade att de anställdas uppförande motsvarar och överensstämmer med vår Uppförandekod. Överordnade litar på sina anställda, kommer överens om ambitiösa och realistiska mål och ger sina medarbetare så mycket personligt ansvar och handlingsfrihet som möjligt. Överordnade uppmärksammar sina anställdas prestationer och ger dem ett erkännande. Överordnade uppmärksammar speciellt starka prestationer. Inom ramen för sitt ledarskapsansvar, förebygger cheferna ett oacceptabelt uppträdande. De ansvarar för att säkerställa att inga brott mot reglerna, vilka hade kunnat förhindras eller försvårats om lämpliga tillsynsåtgärder hade vidtagits, förekommer inom deras ansvarsområde. Förtroende och gott samarbete avspeglas av ömsesidig och öppen information och stöd. Överordnade och anställda informerar varandra om fakta och affärsangelägenheter på ett sätt så att de kan agera och fatta beslut. Anställda och överordnade i synnerhet säkerställer ett snabbt och effektivt informationsutbyte. Kunskap och information ska föras vidare i enlighet med den behörighetsgrad som gäller i respektive fall. Kunskap och information ska vidareförmedlas korrekt återgiven, omedelbart och i sin helhet för att främja samarbete. 9
Hur man undviker korruption och intressekonflikter Hur man undviker korruption och intressekonflikter Intressekonflikter Det är viktigt för oss att våra anställdas yrkesverksamhet inte hamnar i konflikt med privata intressen och Volkswagenkoncernens intressen. Därför är det av yttersta vikt att alla situationer som kan leda till intressekonflikter undviks. För att skydda Volkswagenkoncernen och våra anställda, har vi infört bindande interna uppföranderegler liksom ett system för rådgivning, publicering och efterlevnad av sådana aktiviteter ( Volkswagen koncernens antikorruptionssystem ). Bisyssla Alla våra anställda har en skyldighet att ställa sin arbetskraft till förfogande och att utföra de uppgifter de ålagts efter bästa förmåga. Bisyssla/bisysslor som inverkar negativt på fullföljandet av denna skyldighet är inte tillåten/tillåtna. Vi stödjer och främjar ideellt arbete bland de anställda. Intressen i andra företag Alla anställda som har intressen i, arbetar för eller tillhandahåller tjänster till företag som har affärsrelationer med Volkswagenkoncernen måste skriftligen och på eget initiativ informera personalavdelningen eller ansvarig avdelning. För det fall det föreligger risk för intressekonflikt, måste dessa intressen upphöra. 10
Hur man undviker korruption och intressekonflikter Att bekämpa korruption Med en framgångsrik och hållbar affärsverksamhet som mål övertygar vi konkurrenshänseende med hjälp av våra produkters och tjänsters kvalitet och värde. Vi stödjer nationella och internationella ansträngningar syftande till att inte påverka eller snedvrida den fria konkurrensen genom mutor, och vi förkastar alla former av för affärsverksamheten korrupt och skadligt agerande. Ingen av våra anställda äger rätt att använda Företagets affärsrelationer för egen eller annans vinning eller till men för Företaget. Detta betyder, speciellt, att ingen av våra anställda äger rätt att ge eller ta emot otillåtna personliga förmåner (t.ex. pengar, materiella tillgångar eller tjänster) avsedda att påverka ett faktabaserat beslut. För att undvika juridiska följder för Volkswagenkoncernen, anknutna affärspartners och även för egen del redan från första början, måste alla våra anställda alltid ta initiativet att informera sig själva om de interna bestämmelserna innan de ger eller tar emot gåvor, bjuder in eller accepterar en inbjudan eller bjuder på eller låter sig bjudas på företagsrepresentation. Alla våra anställda är skyldiga att söka råd eller hjälp för det fall det råder misstanke eller juridisk osäkerhet om korruption eller ekonomisk brottslighet kan föreligga. Råd och hjälp lämnas av närmast överordnad chef, av ansvarig intern avdelning (t.ex., ekonomi-, jurist-, compliance-, koncernsäkerhets- eller personalavdelningen), av den anti-korruptionsansvarige eller av ombudsmännen. Dessutom kan anställda som är fackligt anslutna vända sig till sin fackförening. 11
Hur man undviker korruption och intressekonflikter Anti-corruption Officer Anti-korruptionsansvarig Den anti-korruptionsansvarige tjänstemannen på företaget utgör en integrerad del av vårt anti-korruptionssystem. Han eller hon är den interna kontaktpersonen inom Volkswagenkoncernen för allt som har med korruption att göra. Den anti-korruptionsansvarige kan ge råd till anställda, men även till affärspartners och tredje part när det gäller frågor som handlar om korruption, som t.ex. frågor om det är tillåtet att ta emot en gåva eller inte. Ombudsmän Dessutom kan samtliga anställda hos oss vända sig till någon av Volkswagenskoncernens båda oberoende ombudsmän om man skulle upptäcka några tecken på att korruption föreligger. De fristående advokater som koncernen anlitar som ombudsmän tar emot information och vidarebefordrar denna till företaget för utredning efter en inledande granskning och efter godkännande från informationslämnaren. Informationslämnarens namn vidarebefordras till företaget endast om denne lämnar sitt medgivande till detta. Den första kontakten är däremot strikt konfidentiell. 12
Mellanhavanden med affärspartners och tredje part Mellanhavanden med affärspartners och tredje part Sund konkurrens Vi förbinder oss att uppträda rättvist gentemot våra affärspartners liksom mot tredje part, och vi stödjer fri, icke snedvriden konkurrens baserad på efterlevnaden av gällande konkurrens- och antitrustlagstiftning. Alla våra anställda är skyldiga att följa kraven i gällande konkurrens- och antitrustlagar. Detta innebär bl.a. att ingen av våra anställda diskuterar med konkurrenter om sådant som rör priser och kapacitet. Överenskommelser med affärspartners och tredje part rörande konkurrensbegränsning, inlämnande av skenofferter vid anbudsförfrågan liksom uppdelning av kunder, geografiska områden eller tillverkningsprogram är också förbjudet. Inte heller är det tillåtet att godtyckligt gynna eller utestänga avtalspartners. Dessutom förväntar vi oss att våra affärspartners tar sitt fulla ansvar vad gäller att säkerställa sund konkurrens. 13
Mellanhavanden med affärspartners och tredje part Donationer och sponsring Vi donerar endast (dvs. ger frivilliga bidrag) utan att förvänta oss något i gengäld, och vi bidrar endast med sponsorpengar inom ramen för gällande lagstiftning och i överensstämmelse med tillämpliga interna bestämmelser. Vi lämnar ekonomiska och materiella donationer till forskning och utbildning, till kultur och sport samt till sociala ändamål. Vi godkänner endast donationer till organisationer som är ideella eller som genom särskilda bestämmelser är befullmäktigade att motta donationer. Utdelandet av donationer måste vara transparent syftet, mottagaren av donationen liksom mottagningskvittot för denna ska alla dokumenteras och kunna uppvisas. Ingen av våra anställda tar initiativ till donationer som kan skada Volkswagenkoncernens anseende. Med våra sponsringsaktiviteter stödjer vi kultur, utbildning, vetenskap och sport. Alla anställda som önskar ta initiativ till en sponsring måste först kontakta ansvarig tjänsteman i koncernen (t.ex. kommunikation och marknadsföring). 14
Mellanhavanden med affärspartners och tredje part Intressebevakning Som ett rörelsedrivande företag och en del av samhället försvarar och främjar vi våra intressen. När vi gör detta, tar vi hänsyn till olika intressegruppers önskningar och krav. Vi respekterar och följer yttrandefriheten, de principer som omfattar rätten till information, medias oberoende ställning och skyddet för de personliga rättigheterna. Alla våra anställda ska säkerställa att deras uppträdande och offentligt framförda åsikter inte är till men för Volkswagenkoncernens goda anseende. Vid framförande av personliga åsikter, bör den anställde avstå ifrån att hänvisa till den egna befattningen eller anställningen på Företaget. Alla våra anställda använder sig uteslutande av ärliga och lagliga medel för att kommunicera och realisera givna intressen. Vi är alla förpliktigade att hålla oss till sanningen vid kommunikation med politiska institutioner, media och det offentliga. Alla våra anställda respekterar sina samtalspartners insatser liksom deras yrkesmässiga och personliga anseende. 15
Informationsbehandling Informationsbehandling Sekretess och datasäkerhet Skydd av konfidentiella och personliga data är en av de grundprinciper som våra relationer med anställda (även tidigare anställda) och deras familjer, platssökande, kunder, leverantörer och andra grupper av individer vilar på. Vi samlar in, bearbetar och använder personuppgifter endast i den utsträckning det är nödvändigt för definierade tydliga och lagliga ändamål. Vi säkerställer att uppgifterna används på ett sätt som är transparent för de berörda samt iakttar deras rätt till information och rättelse, eventuell invändning, blockering och radering är garanterad. Alla våra anställda är skyldiga att iaktta datasekretesskraven liksom även lagar och företagsbestämmelser rörande datasäkerhet samt att skydda sådana konfidentiella, hemliga och personliga uppgifter, som Volkswagenkoncernen anförtrotts, mot otillbörlig användning. Vi förbinder oss att upprätthålla vederbörlig standard på säkerheten vid behandlingen av data. Alla ingående komponenter i informationsbehandlingen måste säkras upp för att säkerställa sekretessen, integriteten, tillgängligheten och verifierbarheten av sådan information som ska skyddas, samt omöjliggöra obehörigt användande såväl internt som externt. Tystnadsplikt Alla våra anställda har tystnadsplikt avseende affärsmässiga eller branschmässiga hemligheter som de anförtrotts inom ramen för sina arbetsuppgifter eller fått kännedom om på annat sätt. Tystnadsplikt måste iakttas vad gäller arbete och förhållanden inom Företaget som är verksamhetskritiska för Volkswagenkoncernen eller dess affärspartners och som inte offentliggjorts, som t.ex. produktutvecklingar, planer och tester. 16
Informationsbehandling Att hantera insiderinformation Vi publicerar viktig aktiekursrelevant insiderinformation i enlighet med gällande lagstiftning beträffande kapitalmarknaden. Aktiekursrelevant insiderinformation består av information som påverkar kursen på Volkswagens aktier och kursen på aktier för andra företag inom koncernen. Vi säkerställer att insiderinformationen endast görs tillgänglig för behöriga personer. Ingen av våra anställda förmedlar sådan information (tips) till familjemedlemmar eller andra personer. Ingen av våra anställda handlar baserat på insiderinformation med värdepapper för företag ingående i koncernen eller företag i vilka Volkswagenkoncernen äger aktier. Rapportering Alla våra rapporter, protokoll och uttalanden är korrekta, aktuella, begripliga, innehållsrika och sanningsenliga. I denna anda informerar vi på samma sätt alla deltagare på kapitalmarknaden om det finansiella läget, vinstläget och om affärsresultatet. Vi publicerar våra periodiska redovisningar punktligt och i överensstämmelse med nationella och internationella redovisningsregler. 17
Arbetarskydd och hälsoskydd Arbetarskydd och hälsoskydd Vi tar ansvar för våra medarbetares säkerhet och hälsa. Vi tillhandahåller arbetarskydd och hälsoskydd i enlighet med lagstiftningen i respektive land samt baserat på Volkswagenkoncernens policy beträffande arbetarskydd och hälsoskydd. Genom fortlöpande förbättringar av arbetsmiljön, och genom olika förebyggande och hälsobefrämjande åtgärder, skyddar och främjar vi våra anställdas hälsa, produktivitet och personalnöjdhet. Alla våra anställda bidrar till att främja sin hälsa och efterlever kraven rörande arbetarskydd och hälsoskydd. 18
Miljöskydd Miljöskydd Vi utvecklar, tillverkar och distribuerar bilar runt om i hela världen för att bevara individens mobilitet. Vi har ansvar för att kontinuerligt förbättra våra produkters miljöpåverkan liksom för att minska behovet av naturresurser samtidigt som vi gör ekonomiska överväganden. Vi ställer därför ekologiskt effektiva avancerade teknologier till förfogande världen över och implementerar dem över hela våra produkters livscykel. Vid samtliga våra anläggningar är vi en partner till samhälle och politik vad gäller utformningen av en socialt och miljömässigt hållbar, positiv utveckling. Alla våra anställda använder naturresurser på ett tillbörligt och ekonomiskt sätt och säkerställer att deras verksamhet har en så liten inverkan på miljön som möjligt. 19
Arbetarskydd och hälsoskydd Skydd för och korrekt användande av egendom tillhörande Volkswagenkoncernen Alla våra anställda tillåts använda egendom tillhörande Volkswagenkoncernen uteslutande för sitt arbete, såvida inte privat användande är tillåtet genom speciella regler. Alla våra anställda måste behandla all egendom tillhörande Volkswagenkoncernen på ett korrekt sätt, med aktsamhet samt förhindra att den går förlorad. 20
Miljöskydd Hantering av Uppförandekoden Koncernföretagens ansvar för implementering Volkswagen AG strävar efter att nå full överensstämmelse med denna Uppförandekod vid koncernens alla företag 3, med beaktande av tillämplig lagstiftning och kulturella skillnader i olika länder och anläggningar. Företagen främjar aktivt spridningen och kommunikationen av Uppförandekoden och säkerställer effektiv implementering av denna, t.ex. genom utbildning. Dessutom säkerställer företagen att implementeringen inte ger upphov till nackdelar för någon anställd som en följd av att uppförandekoden efterlevs, samt att lämpliga åtgärder vidtas vid brott mott uppförandekoden. Utvärderingen av brott mot Uppförandekoden regleras av den lagstiftning och de företagsregler som är tillämpliga vid koncernens bolag. Det står företagen fritt att införa regler som sträcker sig längre än Uppförandekoden, förutsatt att dessa inte står i konflikt mot denna. Dessutom stödjer och uppmuntrar vi alla dotterbolag, affärspartners och leverantörer, att införa Uppförandekoden i sin egen företagspolicy. 3 Detta syftar på alla fullt konsoliderade företag inom Volkswagenkoncernen. 21
Efterlevnadsansvar Efterlevnadsansvar Alla våra anställda efterlever de lagar, bestämmelser och interna regler som är tillämpliga för deras arbetsområde och agerar i full överensstämmelse med koncernvärderingarna och med Uppförandekoden. Alla anställda som inte agerar i enlighet med Uppförandekoden måste räkna med att det kan bli påföljder, inom ramen för lagstiftning och interna företagsregler, som kan sträcka sig till uppsägning av anställningsförhållandet och till skadeståndskrav. Alla överordnade säkerställer att samtliga anställda inom det egna området känner till och efterlever Uppförandekoden. Dessutom kommer koncernrevisionen att granska efterlevnaden från fall till fall och/eller slumpmässigt som en ingående del av det granskningsprogram som godkänts av styrelseordföranden för Volkswagen AG. Närmaste person att kontakta för alla anställda som har frågor om eller är osäkra på något som rör Uppförandekoden, är hans eller hennes överordnade. Alla anställda kan också kontakta sin fackförening. Dessutom kan alla anställda använda följande kontakt på Volkswagen koncernens centrala compliance-avdelning vid eventuella frågor: E-post: compliance@volkswagen.de Utöver ovanstående kan klagomål och tips beträffande gällande företagsregler även tillställas de tjänstemän som är speciellt inriktade på dessa frågor. 22
Bilaga till Uppförandekod Bilaga till Uppförandekod Internationella konventioner Utöver lagar och bestämmelser i respektive land, finns även ett antal konventioner och rekommendationer från internationella organisationer. Dessa är dock främst ämnade för medlemsstaterna, inte för enskilda företag. Oavsett detta utgör de viktiga riktlinjer för hur ett internationellt verksamt företag och dess anställda uppför sig. Vi fäster därför stor vikt vid att vårt affärsmässiga uppträdande står i överensstämmelse med dessa riktlinjer överallt i världen. Nedan följer en lista över de viktigaste av dessa konventioner: The General Declaration on Human Rights utgiven av UN 1948 samt European Convention on the Protection of Human Rights and Fundamental Freedoms, 1950 International Covenant on Economic, Social and Cultural Rights, 1966 International Covenant on Civil and Political Rights, 1966 The International Labor Organization s (ILO:s) Tripartite Declaration of Principles Concerning Multinational Enterprises and Social Policy, 1977, liksom ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work, 1998 som främst rör förbud mot barnarbete, avskaffande av tvångsarbete och diskriminering, samt föreningsfrihet och rätten till kollektivavtal The OECD Convention Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions, 1997 Agenda 21 om hållbar utveckling (Declaration on Environment and Development antagen vid UN Conference on Environment and Development i Rio de Janeiro, 1992) The principles of the Global Compact for a more social and ecological form of globalization, 1999 The OECD Guidelines for Multinational Enterprises, 2000 Vidare tillämpar vi Declaration on Social Rights and Industrial Relationships at Volkswagen ( Volkswagen Social Charter ) och Charter on Labor Relations beträffande grundläggande sociala rättigheter och principer. 23
Volkswagen Group Sverige AB Volkswagen Finans Sverige AB Hantverksvägen 9 151 88 Södertälje Sverige grc@vwgroup.se compliance@vwfs.se