Råd för att inventering av informationsresurser



Relevanta dokument
Råd för kravställande vid upphandlingar

Råd gällande ansvar, roller, avgifter med mera för arbetet med öppna data

Råd gällande vokabulärer för kommuners och landstings arbete med länkade öppna data

E-delegationen VLDS 4.1 Juridiska aspekter på digital samverkan v1.0

KS 10 9 APRIL Öppna data i Uppsala kommun. Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta

E-arkiv 22 januari. Välkomna

PSI-lagen lagen om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

VERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Tredje sjöstridsflottiljen (3.sjöstridsflj) den 10 september 2009.

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Råd för framställande av maskinläsbara organisationsbeskrivningar

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator

Förslag till Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps allmänna råd och kommentarer om krav på informationssäkerhet.

Tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse: Revidering av arkivbeskrivning

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Remiss: Förslag till förordning om behandling av personuppgifter i Lantmäteriets databas för arkiverade handlingar

Tillsynsavdelningen Dnr RA /9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Information om personuppgiftslagens tillämpning i Riksbanken

Postadress Telefon E-post Organisationsnummer Box 22523, Stockholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Riktlinjer för digital arkivering

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008.

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning Vägledning

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS AB STOKAB

Tidigare behandlad vid samråd med EU-nämnden: Ej behandlad

Öppen data och vad vi kan vinna på att offentliggöra uppgifter! Formatdag i västerås Björn Hagström bjorn.

Betänkandet E-legitimationsnämnden och Svensk e-legitimation SOU 2010:104

Vägledande principer för öppna data

Centrala Älvstaden. Slutrapport till delegationen för Hållbara städer

Allmänt reglemente för nämnderna i Malung-Sälens kommun

Råd för att bedöma nyttor och kostnader för att publicera datamängder

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Valnämnden (9) Anders Krook (M) Anita Håkansson (C), ordförande Ingrid Årdh-Strid (S), vice ordförande Einar Holmquist (S)

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HOTELL- OCH RESTAURANGSKOLA SKOLA

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Råd gällande beständiga länkar

Legala möjligheter och hinder för informationsutbyte. Patrik Sundström CeHis

Utvecklingssamtalet och den skriftliga individuella utvecklingsplanen

Lathund om hur man gör en arkivbeskrivning:

Arkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Kvalitetsregister & legala förutsättningar. Moa Malviker Wellermark, Jurist SKL, Landstingsjurist LiÖ

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

SKOLVERKETS ALLMÄNNA RÅD MED KOMMENTARER. Arbete med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

MER-styrning - Lekeberg kommuns styrmodell

Välkommen. till förskrivarutbildning!

Kommunikationspolicy för Linköpings kommun

Lokal informationssäkerhetspolicy, lokala informationssäkerhetsriktlinjer och anvisningar

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport

Projektplan för En säkrare Sevesotillsyn, godkänd av styrgruppen

Yttrande över E-delegationens slutbetänkande En förvaltning som håller ihop (SOU 2015:66)

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

Informationssäkerhet - Instruktion för förvaltning

DIARIEFÖRINGSHANDBOK Version 0.2

Arkivfrågor när en myndighet startar

Lagen om extraordinära händelser. Helen Kasström, MSB

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

Anvisningar - arkivförtecknande i KLARA med allmänna arkivschemat

Hur gör jag med dokumenten?

ISO I PRAKTIKEN

Yttrande över slutbetänkandet Myndighetsdatalagen (SOU 2015:39)

Sammanhållen journalföring inom hälso- och sjukvård

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

IT-standardiseringsutredningens betänkande Den osynliga infrastrukturen om förbättrad samordning av offentlig ITstandardisering

Remissvar avseende betänkandet Ett steg vidare nya regler och åtgärder för att främja vidareutnyttjande av handlingar (dnr S2014/1992/SFÖ)

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

Personuppgiftslagens övergångsbestämmelser upphör; personinformation på webbsidor; m.m.

PRAKTIKFALL: Vinnaren av ediamond Award 2014! Data kan flyttas utan att information går förlorad

POLICY OCH RIKTLINJER FÖR GISLAVEDS KOMMUNS HAN- TERING AV KLAGOMÅL OCH SYNPUNKTER

Knivsta kommuns strategi för e-kommun KS-2011/101

Interimslösning SITHS delområde HSA-katalogen

Tillsyn patientens rätt till spärr enligt 4 kap. 4 och 6 kap. 2 patientdatalagen

Svensk författningssamling

Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Sverige

Redovisning av Kalmar kommuns arbete med Öppna data

Transkript:

UTKAST Råd för att inventering av informationsresurser Nationellt ramverk för öppna data Peter Krantz AB

Innehållsförteckning 1. Nationellt ramverk för öppna data... 3 1.1. Råd för att inventering av informationsresurser... 3 1.2. Vem vänder sig vägledningen till?... 3 1.3. Dokumentets struktur... 3 1.4. Vilka delar av arbetet med öppna data tas upp i dokumentet?... 3 1.5. Vägledande principer... 4 2. Bakgrund... 5 2.1. Behov och nytta av en inventering... 5 2.2. Gällande lagstiftning... 5 2.3. Stöd och hjälp... 6 3. Inventering av informationsresurser... 7 3.1. Vem bör ansvara för arbetet?... 7 3.2. I vilken ordning bör it-systemen prioriteras?... 7 3.3. Vilken information bör finnas i beskrivningen?... 7

1. Nationellt ramverk för öppna data Dessa råd för hur kommuner och landsting kan gå till väga för att inventera sina informationsresurser inom ramarna för arbetet med öppna data är utarbetad av Kommunförbundet Stockholms län, Peter Krantz AB, PwC och Sveriges Kommuner och landsting med stöd av finansiering från Vinnova. Den är en del i ett nationellt ramverk för öppna data som innehåller vägledande principer, rekommendationer, vägledningar och mallar som är framtagna för att erbjuda ett stöd till kommuner och landsting i deras arbete med öppna data. Övriga delar av det nationella ramverket finns publicerade på http://www.skl.se/oppnadata. Råden är licensierade under en Creative Commons Erkännandelicens (CC-BY). Det innebär att materialet är fritt att använda, sprida, göra om, modifiera och bygga vidare på, även i kommersiella sammanhang så länge som uppgifter om källa och upphovsman anges enligt följande: Råd för inventering av informationsresurser utarbetad av Kommunförbundet Stockholms län, Peter Krantz AB, PwC och Sveriges kommuner och landsting med stöd av Vinnova. 1.1. Råd för att inventering av informationsresurser För att externa vidareutnyttjare ska kunna få en överblick över vilka informationsresurser som finns inom kommunen/landstinget behöver det finnas en förteckning över dessa. En sådan förteckning är även ett bra redskap i arbetet med att planera tillgängliggörandet av datamängder så att det kan ske på ett målinriktat och kostnadseffektivt sätt. I alla kommuner och landsting finns idag arkivbeskrivningar och någon form av dokumenthanteringsplaner, hanteringsanvisningar, redovisningsplaner för allmänna handlingar eller liknande. Denna vägledning beskriver inte hur kommunen/landstinget ska gå tillväga för att upprätta nya sådana utan beskriver endast den del av processen som har relevans för arbetet med öppna data. 1.2. Vem vänder sig vägledningen till? Dessa råd vänder sig till de personer i kommunen eller landstinget som ansvarar för eller arbetar med hantering av kommunens/landstingets processer och arkiv. Det kan exempelvis handla om förvaltningschefer, arkivarier ansvariga för nämndprocesser, registratorer. 1.3. Dokumentets struktur Inledningsvis ges en bakgrund om behovet och nyttan av en inventering av kommunens/landstingets informationsresurser samt en översiktlig beskrivning av lagstiftningen på området. Det ges också tips om andra vägledningar och stöd i arbetet. Därefter följer ett vägledande avsnitt som beskriver arbetet med att säkerställa att kommunen/landstinget har en tillräckligt god bild över sina informationsresurser. 1.4. Vilka delar av arbetet med öppna data tas upp i dokumentet? De vägledande principerna för öppna data är uppbyggda dels kring att vissa delar har en högre prioritet än andra, dels utifrån att det ska gå att snabbt komma igång med arbetet för att sedan fördjupa det. Denna vägledning omfattar åtgärder som är aktuella när kommunen/landstinget ska fördjupa sitt arbete med öppna data. Nedan markeras de faser som behandlas i dokumentet med orange färg. 3

1.5. Vägledande principer De vägledande principerna för öppna data rekommenderar att kommuner och landsting publicerar sin arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplaner samt beskrivningar över hur verksamheter organiserar sina allmänna handlingar. De innehåller också en rekommendation att ha en aktuell beskrivning av möjligheterna att exportera och utbyta information ur verksamhets- och stödsystemen. Syftet med rekommendationerna är dels att ge en överblick av vilka data som finns hos kommunen/landstinget, dels att bidra med kunskap om de egna verksamhets- och stödsystemens möjligheter att exportera och utbyta information. Informationen kan användas som underlag för dem som vill få insyn i vilka data som kan finnas tillgängliga för vidareutnyttjande, även om de ännu inte är publicerade i kommunens/landstingets katalog över öppna data. Den är också ett underlag för att göra prioriteringar mellan olika datakällor och bedöma kostnader, analysera vilken information som är lättåtkomlig samt vilken information som kommer att kräva större insatser för tillgängliggörande. 4

2. Bakgrund För att på ett uthålligt och effektivt sätt kunna arbeta med att tillgängliggöra informationsresurser som öppna data är det viktigt att ha en tydlig bild över vilka informationsresurser som finns inom kommunen/landstinget. Detta är dock inget steg som kommunen eller landstinget behöver ta inledningsvis. 2.1. Behov och nytta av en inventering Det viktigaste när kommunen/landstinget börjar arbeta med öppna data är att komma igång med publiceringen av ett antal datamängder som är lätta att tillgängliggöra. Arbetet med öppna data handlar alltså inledningsvis om vad vi kan kalla en tillgångsdriven publicering. I ett senare skede av arbetet kommer det bli aktuellt att tillgängliggöra datamängder som kräver en större arbetsinsats eller kostnad samt datamängder som efterfrågas av externa vidareutnyttjare. Genom att inventera sina informationsresurser och tillgängliggöra resultatet av inventeringen får kommunen/landstinget en bra grund för att arbeta med en mer efterfrågestyrd publicering 1. Behovet och nyttan av att inventera sina informationsresurser för ett välfungerande arbete med öppna data har identifierats och beskrivits av bland andra Världsbanken 2, OECD 3, USA:s 4 och Storbritanniens 5 regeringar samt den svenska E-delegationen 6. Inom den svenska offentliga förvaltningen finns det redan idag en god grund för en sådan inventering av informationsresurser genom de arkivbeskrivningar, dokumenthanteringsplaner och liknande beskrivningar över allmänna handlingar som upprättats inom kommunen/landstinget. 2.2. Gällande lagstiftning I svensk lag finns det sedan 1982 en bestämmelse om att myndigheter ska beskriva it-system. Eftersom elektroniskt lagrade uppgifter skiljer sig från traditionella handlingar på så sätt att de inte är fixerade på ett särskilt sätt utan en handling skapas när uppgifterna söks fram ur databasen, ansåg lagstiftaren att det inte var praktiskt möjligt för myndigheterna att registrera dessa uppgifter på vanligt sätt i ett diarium. Det kan hävdas, menades det, att det finns ett nära nog oändligt antal potentiella allmänna handlingar i databasen. 7 Istället infördes alltså en bestämmelse i den dåvarande sekretesslagens 15 kap om att myndigheterna skulle beskriva sina ADB-system. Syftet med bestämmelsen var att göra det möjligt för enskilda att få en överblick över vilka uppgifter som myndigheterna har tillgång till elektroniskt. Beskrivningen skulle innehålla: 1. ADB-registrets benämning 2. ADB-registrets ändamål 3. Vilka typer av uppgifter i ADB-registret som myndigheten har tillgång till 4. Hos vilka andra myndigheter ADB-registret är tillgängligt för överföring till läsbar form 5. Vilka terminaler eller andra tekniska hjälpmedel som enskild får utnyttja hos myndigheten 6. Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i ADB-registret 7. Vem hos myndigheten som kan lämna upplysningar om ADB-registret och dess användning i myndighetens verksamhet 8. 1 Guidelines on Open Government Data for Citizen Engagement, United Nations Department of Economic Affairs Division for Public Administration and Development Management, 2013, s. 69ff 2 Open Data Readiness Assessment tool, the World Bank Open Government Data Working Group, s. 17ff 3 Recommendation of the Council for Enhanced Access and More Effective Use of Publi Sector Information [C(2008)36], OECD, s. 5 4 Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies: Open Data Policy Managing Information as an Asset (M-13-13), Executive Office of the President, Office of Management and Budget, 9 maj 2013, s. 8 5 Public Data Principles, Public Sector Transparency Board, juni 2012 6 Vidareutnyttjande av offentlig information En vägledning för myndigheter, E-delegationen, s. 35f 7 Prop. 1981/82:37 Om offentlighetsprincipen och ADB, s. 29 8 Ibid., s. 32 5

När Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) antogs fördes bestämmelsen över i modifierad form till 4 kap 2. I den nya lagen är bestämmelsen teknikneutral 9. Den innehåller också krav på att beskriva myndighetens organisation och verksamhet samt myndighetens rätt att sälja personuppgifter. Listan över de uppgifter som beskrivningen ska innehålla ser ut enligt följande: 1. Myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar 2. Register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar 3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar 4. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter 5. Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar 6. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker 7. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Även om uppräkningarna över vad beskrivningen av ADB-systemen och beskrivningen över hur myndigheten organiserar sina allmänna handlingar ser delvis olika är det inte lagstiftarens syfte att utförligheten i beskrivningen av de uppgifter som finns elektroniskt lagrade ska minska. Förändringen handlar om att skapa teknikneutralitet och att knyta beskrivningen närmare den arkivbeskrivning som ska upprättas enligt Arkivlagen (1990:782) 6 10. 2.3. Stöd och hjälp I alla kommuner och landsting finns det redan idag arkivbeskrivningar och någon form av dokumenthanteringsplaner. För dem som står i begrepp att uppdatera sina beskrivningar finns det ett flertal bra vägledningar. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har tillsammans med Riksarkivet utarbetat en vägledning för informationskartläggning 11. Riksarkivet har även tagit fram en vägledning för att redovisa verksamhetsinformation 12. Utöver dessa vägledningar finns det hjälp att få genom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor som gjort en översiktlig beskrivning över de krav som ställs och ett förslag till arbetsprocess 13. Stadsarkivet i Stockholms stad har gjort en beskrivning över hur information beskrivs i Stockholms stad som även kan erbjuda visst stöd åt arbetet i andra kommuner och landsting 14. 9 Prop 2008/09:150 Offentlighets- och sekretesslag, s.306 10 Ordning och reda bland allmänna handlingar (SOU 2002:97), s. 116f 11 Vägledning för processorienterad informationskartläggning, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och Riksarkivet, 2012 12 Redovisa verksamhetsinformation Vägledning till riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning, Riksarkivet, 2012 13 http://www.samradsgruppen.se/index.php/beskrivning-och-redovisning-av-de-allmaenna-handlingarna 14 Att redovisa information i Stockholms stad, Sara Naeslund Stadsarkivet Stockholms stad, 2009. 6

3. Inventering av informationsresurser Denna vägledning beskriver inte hela processen för att inventera en kommuns eller ett landstings alla informationsresurser i samband med arbetet att upprätta en arkivbeskrivning eller dokumenthanteringsplan15. Den inriktar sig endast på de delar som har relevans för arbetet med öppna data. För mer omfattande vägledningar se avsnittet under 2.3. Stöd och hjälp, ovan. 3.1. Vem bör ansvara för arbetet? Om kommunen/landstinget har utsett någon att vara ansvarig för arbetet med öppna data så är det den mest lämpliga personen att ansvara för detta arbete. I annat fall kan exempelvis en arkivarie eller en person som ansvarar för nämndprocesser centralt i kommunen/landstinget ansvara för arbetet. Den som ansvarar för arbetet bör först gå igenom de beskrivningar av informationsresurser som redan finns i form av arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner eller motsvarande. Om de behöver kompletteras bör hen i första hand delegera detta ansvar till de verksamheter som ansvarar för den eller de informationsresurser som behöver beskrivas bättre. Hen bör också tydligt ange på vilket sätt beskrivningarna behöver kompletteras. Det är sedan respektive myndighet i kommunen/landstinget som upprättar sina beskrivningar. 3.2. I vilken ordning bör it-systemen prioriteras? Det finns en stor mängd it-system inom varje kommun och landsting. Varje it-system kan i sig innehålla flera uppgifter som behöver dokumenteras. Detta gör att arbetet med att kvalitetssäkra och komplettera de befintliga beskrivningarna över kommunens/landstingets informationsresurser kan bli omfattande. Det behöver därför göras prioriteringar över i vilken ordning arbetet med att beskriva de olika it-systemen bör göras. Det är viktigt att varje kommun/landsting gör sina egna prioriteringar utifrån sina behov, erfarenheter och resurser. Viss vägledning kan fås av nedanstående prioriteringsordning som utgår från de erfarenheter som finns från olika undersökningar samt den nytta som olika datamängder kan bidra med: 1. System för diarium och arkiv 2. System för ekonomi, avtals- och leverantörshantering 3. Verksamhetssystem för geografisk data och miljödata 4. Övriga verksamhetssystem 5. Övriga administrativa stödsystem 6. Tekniska stödsystem 3.3. Vilken information bör finnas i beskrivningen? Syftet med beskrivningen i sammanhanget med öppna data är att den ska ge en bild över vilka informationsresurser som finns, var de finns, om det av sekretesskäl är möjligt att ta del av dem, om det finns persondata som inte får lämnas ut, hur lätt eller svårt det är att ta del av dem i öppna maskinläsbara format samt vem som ansvarar för dem. Utifrån den terminologi som MSB och Riksarkivet använder i sin vägledning för informationskartläggning är det informationslagret och det så kallade informationsbärarlagret som är mest intressanta utifrån ett öppna data-perspektiv. Informationsbärarlagret beskriver de informationsbärare, exempelvis verksamhetssystem, filserver eller molntjänst, där informationen hanteras och lagras. I arkivredovisningssammanhang benämns informationsbäraren ofta förvaringsenhet. 15 Dokumenthanteringsplan är ett begrepp som inte används i alla kommuner/landsting. Andra begrepp för samma typ av dokumentation kan exempelvis vara hanteringsanvisningar eller redovisningsplan för allmänna handlingar. 7

3.3.1.Beskrivning av informationsbärare Förutom att en förvaringsenhets beteckning, typ, omfattning och fysiska placering ska beskrivas så finns det inga krav på beskrivningen av informationsbärarlagret 16. Riksarkivet rekommenderar dock att beskrivningen bör anpassas efter bland annat det sökbehov som kommunen/landstinget har 17. I sammanhanget av öppna data är det bra att veta i vilket format informationen finns tillgänglig i informationsbäraren och på vilket sätt den kan extraheras därifrån. En dokumenthanteringsplan eller arkivbeskrivning bör därför innehålla sådan information. 3.3.2.Beskrivning av informationslagret Beskrivningen ska också innehålla en redogörelse för informationslagret, de uppgifter som finns i de olika it-system (informationsbärare) som används av verksamheten. Det som ska redovisas här är vad som kallas för handlingstyper. En handlingstyp är en fördefinierad sammansättning av uppgifter som exempelvis kan presenteras som en vy på en bildskärm eller som utskrift. Det är inte alla möjliga handlingstyper som ska beskrivas utan bara de som vanligen används 18. Beskrivningen bör så utförligt som möjligt redogöra för vilken typ av information som finns i informationslagret. Den beskrivning av informationsbärare och informationslager som ska göras motsvarar svaret för punkten två i Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap 2. 3.3.3.Sekretess och personuppgifter Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska kommunen/landstinget i sin beskrivning över hur de organiserar sina allmänna handlingar redogöra för vilka bestämmelser om sekretess de vanligen tillämpar samt om de får sälja personuppgifter. Frågan om möjligheten att sälja personuppgifter kan förstås som all utlämning av personuppgifter som inte görs med stöd av Tryckfrihetsförordningen eller inom ramen för ett reglerat informationsutbyte mellan myndigheter. Svaret på frågorna om sekretess och försäljning av personuppgifter bör besvaras för varje handlingstyp för sig. 3.3.4.Ansvarig person Slutligen är det viktigt att veta vem som ansvarar för respektive informationsmängd. Det är denna person som måste besluta om tillgängliggörande av informationen som öppna data eller inte. Det är därför bra om uppgiften om vem som kan lämna närmare uppgifter om myndighetens allmänna handlingar kompletteras med uppgifter om informationsägare för respektive informationsmängd, i alla fall för internt bruk. 16 6 kap 18 Föreskrifter (RA-FS 2008:4) om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter 17 Redovisa verksamhetsinformation Vägledning till riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning, Riksarkivet, 2012, s. 26 18 Ibid., s. 23 samt Att redovisa information i Stockholms stad, Sara Naeslund Stadsarkivet Stockholms stad, 2009, s. 8 8