Socialnämnden FÖRSLAG TILL BESLUT Rolf Samuelsson (MP) 2011-02-04 ordförande Till socialnämnden Digitalisering av sammanträdeshandlingar för den politiska organisationen SN-2011/15 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för socialnämnden enligt intentionerna i förvaltningens tjänsteskrivelse Rolf Samuelsson ordförande
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Margaretha Selin Datum SN-2011/15 2011-02-02 Till socialnämnden Digitalisering av sammanträdeshandlingar för den politiska organisationen SN-2011/15 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för socialnämnden enligt intentionerna i förvaltningens tjänsteskrivelse Bakgrund Kommunstyrelsen har vid sitt sammanträde 2010-12-13 beslutat att godkänna tidplan och struktur för det fortsatta arbetet med digitalisering av handlingar för kommunens nämnder samt att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet. Vidare beslöt kommunstyrelsen att uppdra till förvaltningen att utarbeta rutiner för utskick av handlingar. Bilaga: KS 2010/1063: Förvaltningens tjänsteskrivelse 2010-11-30 Utdrag ur kommunstyrelsens protokoll 280 2010-12-13 Margaretha Selin T.f. socialchef
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Rojda Alpsoy Datum KS 2010/1063 2010-11-30 Kommunstyrelsen Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS-2010/1063 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 2010-04-12 att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet med digital överföring av sammanträdeshandlingar enligt intensionerna i skrivelse daterad 2010-03-30. Förvaltningen har tagit fram en tidsplan och återkommer nu med förslag på lösning på kvarvarande problematik gällande; 1. Förslag till infrastrukturen bland annat helpdesk/support 2. Inloggnings funktion med användarnamn och lösenord 3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder 1. Förslag till infrastrukturen bland annat beställning, helpdesk/support Att besluta, beställa och ta emot utrustning för VAP Varje nämnd tar eget beslut om digitalisering av handlingar En handling/förstudie tas fram gällande ekonomi, kompetens och nämndkaraktär (sekretess mm). Projektledaren för VAP ansvarar för handlingen och beställningen som skickas via respektive förvaltningschef. till servicesamordnare som ska se till att beställningar utförs och drivleverantören informeras om beställningen. Leverantören (Qbranch) tar emot utrustningen och förbereder med VAP image till nämnden. Qbranch kontaktar projektledaren för att dela ut utrustningen Projektledaren kontaktar resp. förvaltningschef samt informerar om leveransen med avtal för att slutföra beställningen. Utbildning av ledamöterna kommer att ske enligt förstudien. 1
Frågor som besvaras och hanteras av Qbranch Hårdvara problem Komma igång med datorn Har dålig upplösning Batteri problem, sladder, ljud, bild, kamera Kan inte logga in till namn.efternam@knivsta.se Kan inte logga in via www.knivsta.se Måste ändra lösenordet Behöver ladda ner program Virusskydds program hantering Kan inte använda Tele2 stickan, koden fungerar ej OpenOffice, Foxit, Zip hantering Frågor som ska till sekreterare; Fel version av handlingarna Handlingarna är inte publicerade Kan inte öppna/spara/ladda upp handlingarna Frågor som ska till förvaltningschef/administrativ chef Regler och lagar kring utrustningen och Knivsta.se adress. Beställningar av hårdvara, mjukvara, 3G USB-modem dvs Tele2 stickan. Knivsta.se adress. Obs efter beslut från nämnden 2. Inloggningsfunktion med användarnamn och lösenord för känsliga dokument För närvarande skickas handlingarna via Outlook(mail) till politiker men i fortsättningen kommer det att finnas en inloggningsruta i externa Webben. Där kan politiker logga in med användarnamn och lösenord för att ladda upp handlingarna. Det kommer att vara krypterad inloggningsalternativ. 2
3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder Tidsplan för övriga nämnders inträde i VAP Nämnd UN Intresse anmälda nämnd Jagenomförande plan Publicering dagordning kallelse Protokoll Digital Handlingar Tid Ja Ja Nej Våren 2011 SN Nej Ja Ja Nej Hösten 2011 BoM Ja- Nej Nej Nej Kallelse Hösten genomförande (vissa ja) 2011 plan Ja Protokoll KF KS Jagenomförande plan Genomförande plan klar Ja Ja Nej Våren 2012 Ja Ja Ja Pågår Nya vår 11 Övrigt Sekretes inlogg Sekretes inlogg Speciell Teknik Nya medlem mar Kostnader i dags läge (betalas av respektive nämnd) Utrustning Månadskostnad Årskostnad Total kostnad HP mini dator 3600-4000 kr en gångs kostnad 3G -modem(tele2 88 kr 300 kr sticka) Support o helpdesk Anders återkommer - - med förslag Antivirus Ingår - - Trådlöst accesspunkt Ingår - - Foxit Kostnadsfritt - - E-mail adress 300 kr en gångs kostnad 3
Verktyg till nämnder Nämnd Hp-mini datorn 3G USB-modem Övrigt Knivsta.se adress UN Nej Nej Nej SN Nej Nej Nej BoM Nej Nej Nej KF Nej Nej Nej KS Ja Ja Ja Revisorer Ja Beställd På gång Förvaltningens synpunkter Förvaltningen har tillsammans med Kommunstyrelsen kommit relativt långt med utrustningen. Det finns dock fortfarande delar att jobba vidare med. Förvaltningen är medveten om att det aldrig kommer att bli helt problemfritt med hänsyn till projektets karaktär. Mjuka delar är lika viktiga som tekniska delar. Genom att kartlägga så tydligt så möjligt (förstudie) och bygga en stark infrastruktur kommer sårbarheten att minska. Birgitta Ljungberg Jansson Adm. chef Bilagor Tjänsteskrivelse 2010-03-31 KS-beslut 2010-04-12 4
Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL 2010-12-13 280 Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS 2010/1063 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende. att uppdra till förvaltningen att inarbeta rutiner för utskick av kommunstyrelsens handlingar, även de av känslig art. uppdra till förvaltningen att inarbeta rutiner för utskick av kommunstyrelsens handlingar, även de av känslig art. Ärende Ordförandeförslag 2010-12-03 samt Tjänsteskrivelse 2010-11-30 har varit utsända. Yrkande Catarina Winninge (FP) yrkar att kommunstyrelsen ska uppdra till förvaltningen att inarbeta rutiner för utskick av kommunstyrelsens handlingar, även de av känslig art. Claes Litsner (S) och Lars Berglöf (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på bifall till Catarina Winninges (FP) yrkande mot avslag och finner att kommunstyrelsen beslutat att bifall yrkandet. Exp till: Akten Birgitta Ljungberg Jansson Bygg och miljönämnd Socialnämnd Utbildningsnämnd Fritid- och kulturnämnd Exp av: H Berglund Exp den: 2011-01-11