Krishanteringsplan 2015-2018
1 (19) Planförfattare och revideringar Version: Datum: Sammanställd av: Granskad/godkänd av: Version 1.1 Jonas Svensson Säkerhetssamordnare
Inledning Syftet med krishanteringsplanen är att beskriva Hultsfreds kommuns arbetssätt vid en samhällsstörning som faller under Lagen om Extraordinär Händelse (LEH). Men även hur kommunen arbetar vid en samhällsstörning som inte går under LEH. 2 (19) Planen ska tjäna som ett stöd för de aktörer som arbetar inom krishantering i Hultsfreds kommun. Den ska även vara ett verktyg för flera aktörer i samhället som kommunen samarbetar med vid en kris. Grundprinciper Utgångspunkten för samhällets krisberedskap är att den lokala nivån utgör grunden och kompletteras med regionala och centrala åtgärder om fallet så kräver. Tre viktiga principer styr det svenska krishanteringssystemet. Ansvarsprincipen innebär att den som i vardagen ansvarar för en samhällsviktig verksamhet även har ansvaret under en kris. Likhetsprincipen innebär att verksamheter så långt som möjligt ska fungera lika väl vid en kris som i normalt läge. Närhetsprincipen innebär att en kris i första hand ska hanteras där den inträffar och av de närmast berörda. För att krishanteringssystemet ska fungera så finns det något som kallas geografiskt områdesansvar. I korthet innebär det att verka för att före, under och efter en kris samordna krisaktörerna i området samt att under en kris samordna information till allmänhet och media. Dock innebär det inte att den som har det geografiska områdesansvaret övertar ansvaret från någon annan. Riskbild Hultsfreds kommun Hultsfreds kommun har en centralort och flera mindre orter och ett totalt invånarantal på ca 13 700 personer. Hultsfreds kommuns yta uppgår till totalt 1 122 km² areal med mycket skog och ett antal mindre sjöar som upptar 65,49 km². Vi har även Emån som rinner genom vår kommun för att sedan rinna ut i Östersjön. Den stora näringen i kommunen är tillverkningsindustrin tillsammans med lantbruk. Hultsfreds kommun ligger i ett kärnkraftslän med ca 50 km fågelvägen till OKG utanför Oskarshamn. Det är inom den yttre indikeringszonen och därför ingår Hultsfreds kommun i länets kärnberedskap. Kärnkraftsolycka, översvämningar, extremväder, djursjukdomar med mera utgör de riskfaktorer som kommunen kan drabbas av.
Övergripande mål Målet är att kommunen har god beredskap inför större olyckor och katastrofer. Lagen som ska efterföljas är Lagen om Extraordinära Händelser (LEH) och denna krishanteringsplan följer den. 3 (19) Lagen innebär för kommunen: - Risk och sårbarhetsanalys ska göras - Förtroendevalda och tjänstemän ska övas - Kommunen har en rapporteringsskyldighet till länsstyrelsen - Att inneha det geografiska områdesansvaret - Samverka med andra aktörer Kommunfullmäktige ska fastställa en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras inom kommunen. Planen ska antas en gång per mandatperiod och revideras varje år om något specifikt har hänt så planen behöver ändras. Kommunen ska värna om befolkningen genom att aktivt verka för en trygghet och säkerhet i kommunen. Kommunens ledningsorganisation ska ha god förmåga att utifrån risker och hot kunna utöva ledning och samordning i kommunen med uthållighet över tid. Kommunen ska verka för enhetliga beredskapsförberedelser samt att dessa genomsyras av säkerhetstänk. Hela kommunens krisledningsorganisation ska övas minst 2 gånger per år Inom varje förvaltning/bolag ska det genomföras risk och sårbarhetsanalyser för egen planering och som underlag i planen för krishantering. Samverkan Alla kommuner har en rapporteringsskyldighet till Länsstyrelsen. Rapporteringen sker inte enbart vid en krissituation utan även vid de *TiB-veckomöten som hålls varje torsdag telefonledes. Genom det geografiska områdesansvaret har kommunen samordningsansvaret vid en kris och ska ha samverkan mellan såväl regionala som nationella aktörer. Det finns ett antal nätverk som kommunen är representerade i. Bland annat OmRådet där alla aktörer i Kalmar Län finns representerade Polis, Försvarsmakt, Länsstyrelse, Landsting med flera. OmRådets syfte är att: - Sprida aktuell information mellan myndigheter och organisationer - Samordna och prioritera förebyggande insatser - Skapa gemensam grundsyn för operativa insatser - Upprätthålla nätverk Kommunen har upparbetade samverkansrutiner med olika aktörer såsom E. ON, LRF, lokala företag med flera. *TiB-veckomöten är avstämningsmöte med Länsstyrelsen, alla kommuner i länet, SMHI, Polis, Försvarsmakt, Landstinget. Initiativet till dessa möten är tagen av Länsstyrelsen och deras Tjänsteman i Beredskap (TiB) medverkar alltid.
Innehållsförteckning 4 (19) Inledning 2 Riskbild Hultsfreds kommun 2 Övergripande mål 3 Samverkan 3 Extraordinär händelse 5 Krisledningsnämnd 5 Krisledningsnämndens uppgifter 6 Ledningsplats, resurser 7 POSOM 8 Staben 9 Stabens uppgifter 9 Krisledning/koncernledning 9 Stabschef 10 Stabssekreterare 10 Funktion Information 10 Funktion ekonomi 11 Funktion tekniskt ledningsstöd 11 Funktion logistik 12 Funktion analys 12 Stabens bemanning 12 Avveckling och efterarbete 13 Organisationsträd 14 Information massmediekontakt 15 Instruktion Intern information 17 Instruktion Extern information 17 Tillgänglighetsanpassad information 18 Bilaga1 Kriskommunikationsplan Kalmar Län
Extraordinär händelse Med en extraordinär händelse i en kommun avses en händelse som avviker från det normala innebär en allvarlig störning eller medför överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner kräver skyndsamma insatser av en kommun. 5 (19) Kännetecknande för en extraordinär händelse i en kommun är att kommunen kan ställas inför en svår akut ledningsuppgift. Ledningens uppgift är att så långt som möjligt minska konsekvenserna av det inträffade för kommunens invånare. Verksamheten ska så långt som möjligt bedrivas i sina ordinarie former. Ansvar, organisation, lokaler och arbetsrutiner bör i princip vara desamma som i den dagliga verksamheten. Det som utmärker ledningen vid en extraordinär händelse i kommunen är framförallt tidsförhållandena. Den ordinarie processen ersätts av ett snabbare agerande. Ett stort antal beslut kan behöva tas och verkställas med kort varsel. Vid en krishändelse i Hultsfreds kommun kan kommunchefen, krisledningsnämndens ordförande och/eller räddningschefen etablera en stab för att stötta den eller de förvaltningar som äger krishändelsen. Krisledningen ska anpassa verksamheten efter hur händelsen utvecklas. Arbetet ska bedrivas effektivt och organiseras på ett sådant sätt att det finns en god uthållighet över tiden. Räddningschefen, kommunchefen, förvaltnings-, förbunds- och bolagschefer samt säkerhetssamordnaren har rätt och skyldighet att uppmärksamma ordföranden i krisledningsnämnden om krisledningsnämnden bör sammankallas. Kallelse sker via intern larmlista. Krisledningsnämnd Kommunstyrelsens arbetsutskott är krisledningsnämnd i Hultsfreds kommun. Ordföranden (eller vice ordföranden då ordföranden har förhinder) i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Om både ordföranden och vice ordföranden har förhinder får krisledningsnämnden sammankallas på begäran av enskild ledamot. Nämnden kan sedan besluta om den ska träda i funktion. (Reglemente för krisledningsnämnden 4). Vid en extraordinär händelse i Hultsfreds kommun, som inte faller under ansvaret enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778), tas beslutsbefogenheter och ansvar för åtgärder och ledning över av krisledningsnämnden.
Krisledningsnämndens uppgifter Tolka kommunens roll vid extraordinär händelse Företräda kommunen och ge en samlad bild av läget Fatta beslut rörande den kommunala organisationen (avseende uppgifter och resurser) Ange inriktning, bedöma behovet av och verka för samordning eller prioritering beträffande samhällsverksamheten på kommunens geografiska område Fatta beslut som underlättar för enskilda och grupper av människor Ta ställning i frågor som påkallas av t.ex. grannkommuner eller länsstyrelsen Prioritera och samordna ledning, information och resurser Samverka med externa intressenter efter krav/behov 6 (19) Ordföranden i krisledningsnämnden(eller dess ersättare) har rätt att besluta i ärenden som är så brådskande att hela krisledningsnämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska snarast därefter anmälas till nämnden. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder, kommunalförbund och kommunala bolag i den utsträckning som är nödvändigt med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta om att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd, förbund eller bolag. Beslutsordningen ska återgå till det normala så snart situationen medger det. Kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra. Om kommunfullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd, förbund eller bolag. Krisledningsnämnden har följande befogenheter om händelsen medför att kommunens service till fysiska och juridiska personer i kommunen inte kan upprätthållas: Ge inriktningsdirektiv för kommunens verksamhet. Ge rekommendationer till allmänheten om återhållsamhet i konsumtionen av bl.a. el, värme och vatten. Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska prioriteras. Besluta om vilka kommunala verksamheter som ska stängas. Besluta om ianspråktagande av reservsystem. Besluta om hur reservkraften ska fördelas. Ge direktiv till eventuell omflyttning av personal mellan de kommunala verksamheterna. Ge direktiv till en eventuell flyttning av verksamhet (t.ex. patienter i vård dygnet runt) Begära bistånd från annan kommun eller från statlig myndighet. Ange inriktning för kommunens information till kommuninvånarna. Efter begäran bistå andra kommuner och landsting som drabbas av en extraordinär händelse. Om bistånd har lämnats har kommunen rätt till skälig ersättning av den andra kommunen eller landstinget. Om läget så kräver lämna begränsat ekonomiskt stöd till enskilda som drabbas av händelsen. Fatta beslut, ge anvisningar eller vidta andra åtgärder som är jämförbara med något av ovanstående fall.
Vid utlämnande av information från krisledningsnämnden gäller den sekretess som skulle ha gällt i den ordinarie nämnden. Krisledningsnämndens beslut kan överklagas. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna. Krisledningsnämndens verksamhet omfattas av kommunstyrelsens uppsiktsplikt och av den kommunala revisionen. 7 (19) När arbetar krisledningsgruppen Krisledningsgruppen arbetar vid varje samhällsstörning då inte förvaltningen/bolaget klarar av händelsen själva, eller när den blir inkallad av *RCB/TiB. Det sker genom ett gruppsms till samtliga i krisledningsgruppen. Medlemmarna i gruppen bekräftar att de fått meddelandet genom att skicka tillbaka svar till RCB. Därefter samlas hela krisledningsgruppen för en första avstämning om läget. Stabschefen följer mötet och beslutar initialt vilka funktioner som behövs i staben. Beroende på händelsens dignitet kan ordförande i gruppen besluta om arbetet ska ske i skift, och då måste schema upprättas. Krisledningsgruppen är en beslutande enhet och deras arbetsuppgifter är att leda och fördela, besluta i kommunövergripande frågor. (se koncernledning/krisledningsgruppen sid 9) Ledningsplats Räddningstjänsten är de lokaler som används för krisledningsnämnd, koncernledning och krisstab om inget annat beslutas. Ansvaret för iordningställande av ledningsplats ligger på funktionen tekniskt ledningsstöd, godkänns av stabschefen. På ledningsplatsen finns direkta linjer till det allmänna telenätet. Det finns möjlighet att koppla in datorutrustning för tillgång till Internet och e-post, TV och radio. Utrustning för radiokommunikation med räddningsstab och tekniska enheter finns i stab (RAKEL). Lokalerna är utrustade för informationsgruppen med telefoner och datorutrustning. Ledningsplatsen är försedd med det skriv- och kartmateriel som krävs för lägesuppföljning, t.ex. att föra dagbok över viktiga händelser, beslut och vidtagna åtgärder, eller upprätta lägeskartor. Datoriserat ledningsstöd ska finnas. Reservkraft ska finnas för de berörda lokalerna. Omfall alternativ händelseutvecklig Det är viktigt att krisledningen har beredskap för alternativ händelseutveckling, det vill säga omfallsplanering. Omfallet kan bygga på olika variabler: händelsens varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation och hur allmänheten berörs. Stabssekreteraren svarar för omfallsplaneringen i staben. Omfallsplanering bör omfatta t.ex. behov av politiska beslut, resurser, uthållighet, samverkan och information till allmänheten. Resurser Förvaltningar/bolag/förbund De samlade resurserna inom de kommunala förvaltningarna/bolagen/förbunden kan disponeras. Även personella resurser från enskilda förvaltningar, bolag/förbund kan användas vid extraordinära händelser eller allvarlig störning i kommunen. Det är lämpligt att förvaltningar/bolag/förbund i förväg inventerar den personal som kan ställas till förfogande utan att andra viktiga funktioner åsidosätts. Telefonlistor med personalens telefonnummer upprättas och hålls aktuella av respektive förvaltnings-, förbunds- och bolagsledning. *RCB/TiB: Räddningschef i beredskap/tjänsteman i beredskap
Övriga resurser Den kommunala krisledningen kan disponera resurser som ställs till förfogande av entreprenörer och statliga myndigheter. 8 (19) Höjd beredskap Denna krishanteringsplan ska efter viss komplettering under anpassningsperioden kunna användas vid höjd beredskap och krig. POSOM-grupp POSOM-gruppen är en styrgrupp med representanter för Hultsfreds kommun. POSOM-gruppen kallas vid en akut händelse i Hultsfreds kommun eller där kommunbor är inblandade och/eller indirekt berörda och behöver psykosocial hjälp, då inte normal organisation bedöms vara tillräcklig. Målet med POSOM:s verksamhet är att ta hand om och stödja drabbade människor vid större olyckor och katastrofer för att på sikt förebygga psykisk ohälsa. POSOM-gruppen sammankallas av enhetschefen för Socialförvaltningens IFO-avdelning För den direkta krishanteringen behöver POSOM-gruppen olika resurser för insatser. Dessa utgörs av: 1. Förvaltningars krisgrupper i kommunen 2. Svenska kyrkans och andra trossamfunds kris- och stödgrupper 3. Eventuell socialjour 4. Samtalsledare Aktivering och larm POSOM-gruppen aktiveras vid behov, det vill säga när behovet av krishantering går utöver ordinarie resursers kapacitet. Krisledningsnämndens ordförande (vid förhinder; vice ordförande), räddningschefen, kommunchefen och chefen för socialförvaltningen har rätt att inkalla och aktivera POSOMgruppen. Symbolen för POSOM.
Staben består av Koncernledning/krisledningsgrupp Stabschef Stabssekreterare Information + informationsgrupp Funktion Ekonomi Funktion Tekniskt ledningsstöd Funktion Logistik Funktion Analys 9 (19) Krisledningen har rätt att efter samråd med respektive förvaltnings-, förbunds- och bolagschef ianspråkta personal för tjänstgöring i staben. Till staben kan vidare adjungeras representanter från externa samverkanspartner, t.ex. länsstyrelsen eller annan myndighet/organisation beroende på händelsens art. Stabens uppgifter Ta fram beslutsunderlag till uppdragsgivaren/1 Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget Hålla samband med olika ledningsorgan i och utanför kommunen Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden Intern och extern information Förbereda och genomföra föredragningar Delge och följa upp verkställda beslut Se till att beslut når ut till sina mottagare Dokumentera beslut och händelser Arbeta med konsekvensfrågor Bedöma utvecklingen och på sikt planera för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering) Planera för åtgärder på längre sikt Staben ska kunna inställa sig, vara organiserad, utrustad och lokaliserad så att ledning, samordning och åtgärder/insatser kan påbörjas inom två (2) timmar efter det att kallelse gått ut. /1 I normalfall koncernledningen, men kan vara bolag, förvaltning, förbund eller nämnd. Koncernledning/Krisledningsgrupp Leder och fördelar krisledningsarbetet Fattar beslut och ger staben en arbetsinriktning Föredrar lägesbild för krisledningsnämnden Fattar beslut om stabsorientering
Stabschef Leder, samordnar och planerar arbetet i krisledningsstaben Bedömer behov av och föreslår stabsorienteringar eller genomgångar för koncernledningen/krisledningsgruppen Bistår uppdragsgivaren vid stabsorienteringar Svarar för att uppdragsgivarens beslut når sina mottagare Bedömer behovet av och föreslår samverkan Kontrollerar att dokumentation sker Beslutar i samråd med uppdragsgivaren om utökning eller nedtrappning av stabens storlek 10 (19) Stabssekreterare Skapar beslutsunderlag analys och bearbetning Delger och följer upp beslut Dokumenterar eget arbete Biträder vid eller genomför samverkan Gör prognoser och planerar för åtgärder på längre sikt Planerar för alternativ händelseutveckling (omfallsplanering) Svarar för schemaläggning Utgör sekretariatfunktion för krisledningsnämnden Utgör kanslifunktion för stabschefen Funktion Information Enligt Lagen om skydd mot olyckor (2003:778) är kommunen skyldig att planera för hur allmänheten ska varnas och informeras vid allvarliga olyckor. I alla olyckshändelser utgör informatören ett stöd för den förvaltning/ bolag/ förbund som äger händelsen. Vid larm från kommunchef, räddningschef eller krisledningsnämndens ordförande kallar stabschefen personal till räddningstjänsten och vid behov kallas även informationsgrupp till särskild upplysningscentral och för hantering av informationssystemet WIS. Regional krisinformation Länets kommuner har tillsammans med länsstyrelsen, landstinget, polisen och andra myndigheter tagit fram en regional krisinformationsplan för samordnad information till allmänheten. Här finns även checklistor för WIS. /Bilaga1 Informatörens uppgifter Svara för intern information Svara för extern information till massmedier och allmänhet. Svara för information till övriga berörda myndigheter som länsstyrelse, landsting, polis etc. Informatören har även till uppgift att förse informationsgruppen med saklig och relevant information som publiceras/förmedlas till allmänheten.
Informationsgrupp En grupp som svarar på allmänhetens frågor. En hjälpgrupp till informatören. Gruppen sitter på räddningstjänsten där det finns telefoner och datakommunikation (upplysningscentral). Där sker samverkan med länsstyrelse, landsting, andra kommuner, polis med flera för att kunna lämna kompletterande upplysningar och inte slussa kommuninvånarna mellan instanser. Informationsgruppen tar emot informationsunderlag från informatören. Vid långvarig kris samt vid kommunövergripande händelser samordnas bemanningen i länet. Informationsgruppens uppgifter Besvara telefonförfrågningar till allmänheten Förmedla frekventa frågor/svar till lokalradion och till hemsidan Föra dagbok över inkommande samtal Funktion Ekonomi Kostnadsredovisning I Förordning (2003:789) om skydd mot olyckor kap. 7 anges det att kommunen har rätt till ersättning av staten för kostsamma räddningsinsatser då räddningstjänstkostnaderna överstiger en självrisk. Kontofördelning Med hänsyn till kostnadsredovisning är det nödvändigt att alla inblandade förvaltningar/bolag/förbund redovisar kostnader för händelsen Samtliga kostnader för krisledningens verksamhet bör i princip redovisas på ett konto. Detta ger möjlighet att direkt se vad beslut och åtgärder kostat och underlättar arbetet om statsbidrag ska sökas. Om viss andel av åtgärderna i efterhand bedöms normala kan motsvarande andel genom omföring debiteras respektive förvaltnings/bolags/förbunds ordinarie konton för verksamheten. Erforderlig specifikation av kostnadernas art sker på respektive förvaltnings/bolags/förbunds egen ansvarskod. Funktion Ekonomis uppgifter 1. Ta fram och delge unikt konto för händelsen 2. Ta emot redovisning av kostnader 3. Följa och sammanställa kostnadsutvecklingen Funktion Tekniskt ledningsstöd För att kunna upprätthålla en fungerande informationsverksamhet vid en extraordinär händelse krävs fungerande IT- och telekommunikationer. Funktionen svarar för IT-relaterade frågor och ser till att de IT- och telekommunikationer som är nödvändiga för att bedriva krisledningsarbetet fungerar. Funktion Tekniskt ledningsstöds uppgifter Säkerställa nämndens/krisledningens och stabens IT-miljö Samordna IT-frågor inom och utom organisationen kopplat till händelsen Samordna den tekniska utrustningen så den är anpassad till verksamheten Iordningställa ledningsrum för ändamålet 11 (19)
12 (19) Funktion Logistik För att kunna upprätthålla stabsarbete/krisledning över tid krävs att nödvändiga servicefunktioner blir tillgodosedda. Funktion Logistiks uppgifter lokaler och utrustning (delas med Tekniskt ledningsstöd) transporter kontorsservice mat och dryck kontroll av in- och utpassering samt skalskydd Funktion Analys Normalt upprätthålls kontakten med de berörda myndigheterna/instanserna via telefon. Radiosamband förbereds, krisledningen har möjlighet att använda RAKEL Sambandsplanen utgörs av kommunens krisledningspärm Hultsfreds kommun använder sig av ett webbaserat informationssystem (WIS) vid krishändelser. Målet med WIS är att kommunen enkelt och effektivt ska kunna dela lägesinformation, både internt och externt med övriga aktörer i länet, vid en krishändelse. Vid en kris i Hultsfred kommuns geografiska område skapas en specifik händelse i WIS under händelser i Kalmar län. Detta meddelas länsstyrelsen samt övriga berörda myndigheter. Händelsen delas ut till alla aktörer inom Kalmar län Funktion Analys uppgifter Ansvara för lägesfunktion (dagbok, plott, tablåer) Dokumentation (eget arbete, samordning) Mediebevakning Specialistfunktioner Som stöd till staben finns personella resurser som bistår med expertkunskaper inom de områden som berörs av händelsen. En del av analysfunktionen. Stabens bemanning och avlösning Det finns två identiska staber för att kunna arbeta under längre tid. Vid avlösning genomförs stabsorientering med minst avgående och pågående stabschef närvarande. De avlämnande personerna ansvarar för att kartor, tabeller och dagböcker är uppdaterade. Detta för att vid en avlösning kunna redogöra för läget i stort, fattade beslut, förestående åtgärder och förväntad utveckling. Vid långvariga händelseförlopp kan intensiteten i verksamheten variera. För att minimera konsekvenserna för den normala verksamheten bör antalet direkt engagerade personer anpassas till det som den aktuella situationen kräver. Den lägsta arbetsberedskapen kan bestå av en enstaka person vars uppgift blir att följa utvecklingen, svara på externa kontakter och vid behov ta initiativ till att på nytt höja beredskapen. Inriktningen för stabens arbete är en vecka.
Avveckling och efterarbete Så snart den ordinarie organisationen har möjlighet att leda verksamheten ska kommunen återgå till normala verksamhetsformer. När kommunstyrelsen beslutar att krisledningsarbete inte längre behöver bedrivas avvecklar krisledningsnämnden sin verksamhet. Kommunchefen, krisledningsnämndens ordförande och/eller räddningschefen kan ta beslut om att avveckla staben. Staben kan fortsätta stödja kommunchef eller räddningschef i deras arbete även då krisledningsnämnden har trätt ur funktion. Utvärderingen av händelsen bör påbörjas snarast möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. En eller flera personer utses att genomföra utvärderingen. I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t.ex. dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. All personal som deltagit bör intervjuas och samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisationen och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar redovisas för kommunstyrelsen som beslutar om åtgärder. Utvärderingen delges andra berörda parter. 13 (19)
14 (19) Kommunfullmäktige Krisledningsnämnd, KSAU Koncernledning/Krisledning Stabschef Stabssekreterare Information Informationsgrupp Ekonomi Tekniskt ledningsstöd Analys Logistik POSOMGRUPP FRG Frivilliga Resurs Gruppen
15 (19) Instruktion - Massmediekontakt 1. Håll kontakt med lokalradio, närradio, riksradio, TV och tidningar Prioritera radion för snabb informationsspridning/nyhetsförmedling. Om det är möjligt, se till att representant för radion finns nära ledningsgruppen. För att ge massmedier en säker information är det betydelsefullt att en person ansvarar för presskontakterna. Informatören eller speciellt utsedd mediekontakt har denna uppgift. Det är också viktigt att medierna har ett eget telefonnummer med dygnet-runt bemanning som de kan ringa. Sveriges Radio har skyldighet att sända Viktigt meddelande till allmänheten (VMA), som måste begäras genom räddningsledare vid räddningstjänsten. VMA består dels av signalen viktigt meddelande, dels av meddelande i radio och TV, som ska sändas inom tre (3) minuter efter det att signalen viktigt meddelande utlösts. Varningsmeddelande ska användas när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller miljö. Informatören kan, dock utan krav på omedelbarhet, begära att Informationsmeddelande sänds för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Sveriges Radio Kalmar kan vidarebefordra information till övriga kanaler inom Sveriges Radio om så bedöms nödvändigt. Tidningarnas telegram-byrå (TT) förmedlar pressmeddelanden till samtliga massmedier. 2. Skriv pressmeddelanden Vid viktiga pressmeddelanden, ring innan och förvarna att det kommer så att de inte drunknar i all annan skriftlig information till nyhetsredaktionen. Följande ska ingå i pressmeddelandet: Vad som hänt Var När Vad som görs för att mildra effekterna samt förebygga Av pressmeddelandet ska framgå: Datum Klockslag Vem som är ansvarig för informationen Vem som kan lämna ytterligare upplysningar Pressmeddelandet skickas via e-post till berörda media. Pressmeddelanden skickas även till länsstyrelsens informationsenhet och publiceras i WIS.
16 (19) 3. Organisera presskonferens Vid första kontakten med massmedier är det bra att redan då ha bokat in en presskonferens, speciellt om svar på alla frågor kan lämnas. Viktigt att ha en lokal klar i ett tidigt skede. Före presskonferensen Informatören beslutar i samråd med stab/krisledningsnämnden om tid för presskonferens, samt vilka som ska medverka från förvaltningar, bolag och förbund. Kalla medierna till presskonferensen via e-post eller telefon. Sänd information för kännedom till berörda myndigheter och organisationer som inte direkt medverkar vid presskonferensen. Samla de som ska medverka en stund före presskonferensen för genomgång av upplägg och innehåll. Skriv ut namnskyltar (bordsskyltar) till de som medverkar vid presskonferensen med namn och myndighet. Samla eventuellt fotografer strax före presskonferensen och låt dem under guidning ta bilder av intresse. Notera vilka journalister och fotografer som är närvarande. Vid större olyckor begär presslegitimation och förse dem med passagekort PRESS. (Passagekort förvaras på informationsenheten). Förbered tolkhjälp vid behov. Under presskonferensen Starta presskonferensen på utsatt tid och meddela när den ska vara avslutad. Ge en tydlig presentation av medverkande från förvaltningar, bolag och förbund. Inled med en kort sammanfattning och orientering av läget. Avsätt god tid för frågor. Ge möjlighet för TV och radio att göra separata intervjuer efter presskonferensen. Kom överens med media om tid för eventuell ny presskonferens. Om överenskommen tid måste ändras, se till att media får meddelande om detta. 4. Presscentrum Vid stora olyckor organiserar informatören ett presscentrum, förslagsvis i någon av våra egna lokaler. Presscentrumet måste finnas relativt nära händelsernas centrum. Vägen dit måste vara bra skyltad. Det är lämpligt att samordna detta med länsstyrelsen. Ett presscentrum ska kunna fungera under lång tid och måste ha tillgång till en stor samlingslokal för presskonferenser, logi, utspisning, telefoner m.m. Presscentrumet har framförallt två syften. Dels får journalister och fotografer en fast plats varifrån de kan sköta sina arbeten, dels kan kommunens krisledningsnämnd och räddningsledning samt staben därigenom fullgöra sina uppgifter ostört.
17 (19) Instruktion - Intern information De flesta av kommunens anställda medverkar inte direkt i händelseförloppet, men kan ändå komma att påverkas indirekt genom att verksamheten måste omdisponeras eller ställas in tillfälligt. I sådana situationer uppstår ett stort behov av information i de olika förvaltningarna, bolagen och förbunden. 1. Informera informationsgruppen kontinuerligt och förse dem med relevant material som underlättar deras arbete. 2. Uppdatera intranätet med aktuell information. Håll kontakt med berörda verksamheter genom telefon eller e-post. 3. Skicka fortlöpande informationsmeddelanden till personalen. Förvaltnings-, bolags- eller förbundschefer och/eller informatörer används som kontaktpersoner. 4. Kontakter med räddningsledare och folk på plats sker via Rakel. Instruktion - Extern information 1. Aktivera kriswebben och publicera information fortlöpande där och i Hultsfreds kommuns sociala medier (Facebook). Håll kontakt med upplysningscentralen för vanliga frågor. Upprätta kontakt med krisinformation.se (MSB:s nationella kriswebb) 2. Kontrollera att e-post och telefonlistor är aktuella. Det kan gälla massmediekontakter, förteckning över kommunens Frivilliga ResursGrupp-FRG, andra frivilligorganisationer, kultur- och fritidsförvaltningens föreningsregister etc. 3. Informera myndigheter vid behov. Varje förvaltning/bolag/förbund informerar inom sitt ansvarsområde men informationen bör alltid vara samordnad. 4. Vid långvarig beredskap annonsera 5. Affischer, väggtidningar och utdelade informationsblad är lämpliga för långsiktiga informationsanslag. Utdelning kan exempelvis ske genom tidningsbud, postens brevbärare, bibliotek, skolor och livsmedelsaffärer. Högtalare kan behövas i ett katastrofläge. Samarbete sker då med polis och räddningstjänst. 6. Förbered samarbete med tolk och översättare för att snabbt få ut viktig information på olika språk.
18 (19) Tillgänglighetsanpassad information 1. Information till icke svensktalande Viktig information bör översättas och spridas på efterfrågade språk. Hjälp med översättning kan erhållas av eventuell tolkförmedling. Annars med hjälp av hemspråkslärare inom kommunen. 2. Hörselskadade Information bör sändas till Text TV-redaktionen i Stockholm. Texttelefon för kommunikation med hörselskadade finns på varje SOS-central. Texttelefon kan också rekvireras från Telia AB. Om informationen lämnas via texttelefon meddelas aktuella nummer till lokalradiostationerna. 3. Synskadade Kontakt bör etableras med länsbiblioteket för besked om vilka taltidningar som finns i länet. Vissa tidningar i Sverige kommer dagligen ut som taltidning med egen redaktion. På vissa orter sänder också Synskadades Riksförbunds lokalförening egen närradio. Etablera kontakt med lokalföreningarna för att kartlägga informationskanaler.