Fair Trade Shop Globalen Uppsala Verksamhetsplan 2016 styrelsens förslag
Innehållsförteckning Inledning... 3 Föreningens idé... 3 Föreningens organisation... 3 Föreningens historia och nuläge... 4 Mål och aktiviteter under 2016... 5 Försäljning... 5 Mål... 5 Aktiviteter... 5 Extern kommunikation och opinionsbildning... 6 Mål... 6 Aktiviteter... 7 Intern kommunikation, organisation och utbildning... 7 Mål... 8 Aktiviteter... 8 Uppföljning av verksamhetsplanen... 10 Bilaga: Uppdragsbeskrivningar... 11 Foto: Sandra Hellstrand Foto framsida: Magnus Myrberg 2
Inledning Verksamhetsplanen klargör och motiverar de mål och aktiviteter som föreningen ska prioritera år 2016. Här tydliggörs också vem/vilka som har ansvar och mandat att göra vad och när det senast ska vara genomfört. Föreningens idé Den ideella föreningen Världsbutiken Globalen har till uppdrag att sälja Fair Trade- pro- dukter, och informera om och bilda opinion kring rättvis handel. I föreningens stadgar uttrycks detta på följande sätt: Världsbutiken GLOBALEN är en ideell förening med uppgift att sälja varor, som inhand- lats i solidaritet med producenterna, och varor som bidrar till att skapa opinion för en rättvisare fördelning och bättre hushållning av jordens resurser, samt att genom inform- ation bidra till att skapa opinion för detsamma. Föreningen skall drivas utan eget vinstintresse. Allt eventuellt överskott skall användas direkt i föreningens verksamhet eller i annan verksamhet som ligger i linje med före- ningens syfte. Föreningen erbjuder livsmedel och unikt hantverk från småskaliga producenter i mate- riellt fattiga länder. Denna försäljning sker genom föreningens butik Fair Trade Shop Globalen, i samband med olika event och till olika samarbetspartners. De kunder som möter föreningens verksamhet erbjuds även information om produkterna, producen- terna och rättvis handel. Arbetet med information och opinionsbildning sker dessutom genom utbildningsverksamhet, strategiska samarbeten med andra föreningar, företag och organisationer samt medelst aktivitet i samhällsdebatt, medier och sociala medier. Föreningens organisation Årsmöte/föreningsmöte är föreningens högsta beslutande organ medan styrelsen är för- eningens beredande och verkställande instans. Utöver styrelsen har föreningen olika ar- betsgrupper, för närvarande en ekonomigrupp och marknadsföringsgrupp, och ansva- riga för olika verksamhetsområden (se Bilaga: Uppdragsbeskrivningar). I dagsläget har föreningen två anställda, en butikschef (87,5 procent) och en butiksassistent (50 pro- cent). Övrigt arbete utförs av ideella medarbetare som agerar butiksvärdar och utför andra sysslor i verksamheten. 3
Föreningens historia och nuläge I november 1984 bildades Föreningen Uppsala U- landsbod. Den bytte senare namn till Världsbutiken Globalen. Idag heter föreningen fortfarande Världsbutiken Globalen me- dan dess butik har namnet Fair Trade Shop Globalen och är med i Organisationen Fair Trade Återförsäljarna (OFTÅ). Rättvis handel ligger rätt i tiden. Utbudet och försäljningen av Fairtrade- certifierade produkter har ökat stadigt i dagligvaruhandeln det senaste decenniet. Fair Trade Shop Globalen har dock dragits med dålig ekonomi i många år. Nettoresultatet år 2013 och 2014 var i sig positivt, men 2015 blev underskottet drygt 87 000 kronor. Under 2015 minskade dessutom den totala försäljningen med 12 procent jämfört med året innan. Underskottet och de vikande försäljningssiffrorna har gjort föreningens ekonomi an- strängd. På samma gång lyckades föreningen värva totalt 120 nya medlemmar under 2015, mycket tack vare en lyckad medlemsvärvningskampanj. De senaste åren har föreningen sett över sin organisation, marknadsföring och funktion som arbetsgivare. En enkätundersökning genomförd bland föreningens aktiva 2013 vi- sade på ett starkt engagemang för Globalen och en stark vilja till förnyelsearbete. Samti- digt framkom det att ideellt engagerade inom föreningen upplever en hög arbetsbelast- ning. Omsättningen av volontärer och styrelsemedlemmar har varit hög de senaste åren. Om föreningen ska kunna utvecklas måste dess medlemmar och volontärer driva vidare de delar av verksamheten som är framgångsrika, samtidigt som nya former utreds och provas i praktiken. Föreningen behöver fler ekonomiska ben att stå på än butiken. Här utgör nya strategiska samarbeten med andra föreningar, företag och organisationer en viktig möjlighet. Arbetet med marknadsföring, information och opinionsbildning måste dessutom intensifieras, breddas och fördjupas. Verksamhetens volontärförsörjning be- höver därtill tryggas. Foto: Magnus Myrberg 4
Mål och aktiviteter under 2016 Utifrån föreningens idé och nuläge framhålls tre verksamhetsområden nedan: 1) försälj- ning, 2) extern kommunikation och opinionsbildning, och 3) intern kommunikation, or- ganisation och utbildning. I föreningens liv är dessa tre områden inte skilda åt utan ut- gör en helhet där delarna är nödvändiga för, delvis överlappar och stödjer varandra. Under varje verksamhetsområde återfinns en inledande kortfattad nulägesbeskrivning. Därefter följer ett eller flera mål för verksamhetsområdet som ska uppnås under verk- samhetsåret (med andra ord senast den 31 december 2016). Ett antal aktiviteter anges sedan för att styra föreningens arbete mot målen. För varje aktivitet beskrivs dess inne- håll, vem eller vilka som har det yttersta ansvaret för aktiviteten och när den ska vara utförd. Där flera personer och/eller arbetsgrupper är gemensamt ansvariga för en akti- vitet är det av största vikt att ansvarstagandet är ömsesidigt. Ansvarig kan dock delegera genomförandet av aktiviteten. Försäljning Under 2015 minskade den totala försäljningen med 12 procent jämfört med 2014, me- dan bruttoresultatet minskade med 7 procent. Likviditeten var periodvis akut låg under året. Den minskade försäljningen beror till viss del på vikande cityhandel i allmänhet. Det har också höjts röster mot butikens rådande (höga) prisnivå, särskilt vad gäller vissa livsmedel. Försäljningsminskningen måste stoppas och vändas i en ökning. En ökad försäljning är avgörande för att föreningen och dess butik ska överleva och ut- vecklas. Huvudargumentet för att verka för en ökad försäljning är emellertid alltid att ge producenter i materiellt fattiga länder bättre tillgång till en marknad för avsättning av sina produkter. Därför ska föreningen och dess butik arbeta offensivt och satsa sig ur krisen. Föreningens försäljning behöver här fler ben att stå på än enbart butiken. Mål Försäljningen ökar med minst 5 procent jämfört med föregående år. Nya strategiska samarbeten ger intäkter på minst 40 000 kronor brutto. Aktiviteter Ø Särskilda aktiviteter och/eller erbjudanden ordnas i butiken i samband med Alla hjärtans dag (14 februari), Internationella kvinnodagen (8 mars), Påskhelgen (25-28 mars), World Fair Trade Day (14 maj), Uppsala Triathlon (18-19 juni), Kulturnatten (10 september), Fairtrade Fokus och Fairtrade Challenge (10-23 oktober) och Första adventshelgen (26-27 november). Ansvar: Butikschefen. Verkställt: Se de enskilda aktiviteterna. 5
Ø Butikens sortiment, och prissättningen av olika varugrupper och produkter, utvärde- ras. En strategi/policy för utvecklingen av sortiment och prisnivåer tas fram. Ansvar: Butikschefen tillsammans med en särskild arbetsgrupp med representanter från ekonomigruppen och marknadsföringsgruppen. Ø Ett förslag till förnyelse av butiken dess inredning, belysning och skyltning tas fram med vägledning av Organisationen Fair Trade Återförsäljarnas krav och gra- fiska profil. Ansvar: Butikschefen och marknadsföringsgruppen. Ø Delar av butikens lager säljs ut, eventuellt rabatterat, för att förbättra likviditeten och ge plats för nya produkter. Ansvar: Butikschefen och ekonomigruppen. Ø Möjligheten till nya strategiska samarbeten med olika föreningar, företag och organi- sationer undersöks och samverkan inleds om möjligt. Ø Externa event/projekt (se nedan). Extern kommunikation och opinionsbildning Föreningen har funnits i över 30 år och Globalen är ett etablerat och starkt varumärke i Uppsala. Vi säljer inte bara bra produkter utan erbjuder också kunderna ett gott sam- vete. Sedan 2015 är Uppsala kommun diplomerad Fairtrade City och föreningen finns representerad i kommunens styrgrupp för detta. Kommunen har en uttalad intention att öka den etiska konsumtionen. Föreningen har en hemsida och ett Facebookkonto som används för att informera om föreningen och butiken. Inför vissa högtider och event sprider föreningen särskilda flyg- blad, vilket har viss positiv effekt på försäljningen. Det händer att föreningen och/eller dess medlemmar deltar i den offentliga debatten medelst insändare i lokalpressen. Före- ningen har haft ambitionen att utveckla samarbeten med andra föreningar, företag och organisationer, vilket dock inte förverkligats i någon större utsträckning. Utveckling av den externa kommunikationen är avgörande för att förverkliga förening- ens idé om försäljning, information och opinionsbildning. Mål Den externa kommunikationen på föreningens hemsida och Facebookkonto är aktiv, aktuell och enhetlig. Uppdateringen av hemsidan sker regelbundet och Facebook- kontot uppdateras minst en gång per vecka. 6
Föreningen bedriver en aktiv opinionsbildning i frågor som rör rättvis handel. Opin- ionsbildningen sker både i traditionella medier och sociala medier. Föreningen samarbetar med med minst tre nya strategiska partners (föreningar, fö- retag och organisationer), med målet att öka butikens försäljning och skapa opinion för rättvis handel. Aktiviteter Ø Föreningens marknadsföringsplan uppdateras utifrån verksamhetsplanen. Ansvar: Styrelsen och marknadsföringsgruppen. Verkställt: 31 oktober. Ø Hemsidans innehåll och utformning ses över och utvecklas. Rutiner för regelbunden uppdatering av hemsidans innehåll tas fram och implementeras. Ansvar: Marknadsföringsgruppen. Ø Aktiviteten på sociala medier ses över och utvecklas. Rutiner för uppdatering och be- vakning av föreningens Facebookkonto tas fram och implementeras. Ansvar: Marknadsföringsgruppen. Ø Föreningen medverkar vid och/eller skapar aktiviteter i samband följande externa event: Market på UKK (19/3, 23/4 2016), World Fair Trade Day (14/5), Kulturnatten (10 september), Fair Trade Fokus- veckorna och Fair Trade Challenge (10-23 okto- ber) och Schysst jul (december). Ansvar: Butikschefen och marknadsföringsgruppen. Verkställt: Se de enskilda eventen/aktiviteterna. Ø Producenter, deras villkor och varor, lyfts fram på ett tydligt sätt i butiken, vid event, på hemsidan och i social medier. Ansvar: Butiksanställda och marknadsföringsgruppen. Ø I samband med World Fair Trade Day (14 maj) och Fairtrade Fokus och Fairtrade Challenge (10-23 oktober) arbetar föreningen för att uppmärksamma rättvis handel och föreningens verksamhet i traditionella medier. Verkställt: 31 oktober. Intern kommunikation, organisation och utbildning Globalen är en ideell förening som bedriver sin verksamhet med hjälp av medlemmar, volontärer och anställda. Inom föreningen finns det stort kunnande om och mycket erfa- 7
renhet av rättvis handel. Det finns stora möjligheter men också vissa risker med före- ningens sätt att organisera sig och bedriva sin verksamhet. Ansvars- och mandatfördel- ning mellan olika arbetsgrupper och mellan ideella medarbetare och anställda är bit- vis otydlig, vilket tar tid och kraft från utvecklingen av föreningens verksamhet. Ibland ramlar viktiga frågor mellan stolarna eller hamnar i långbänk. Det händer också att önskvärda aktiviteter och nödvändiga förändringar försenas eller uteblir. Bland före- ningens medlemmar finns en gemensam uppfattning om idéen med verksamheten, men delvis skilda åsikter om vägen framåt för att förverkliga denna. Under 2015 mer än fördubblades antalet nya medlemmar i föreningen och vid årsskiftet 2015/2016 var medlemsantalet 218 personer. Av dessa medlemmar är det dock en liten minoritet som är aktiva i föreningens arbete. I slutet av 2015 hade föreningen två an- ställda, en butikschef (87,5 procent) och en butiksassistent (50 procent). Det fanns 16 aktiva volontärer, varav 9 butiksvärdar. År 2015 gjordes inga utbildningsinsatser. En väl fungerande förening relationellt, kommunikativt och organisatoriskt är avgö- rande för att föreningen ska kunna förverkliga sin idé. Föreningen är som starkast när professionella anställda och ideellt engagerade personer samverkar så att båda katego- riernas förutsättningar beaktas samtidigt som deras möjligheter och styrkor maximeras. Mål Föreningens interna kommunikation präglas av tydlighet och ömsesidighet. Arbets- och ansvarsfördelningen mellan styrelse, arbetsgrupper, anställda och volontärer är förtydligad och föreningens medlemmar och volontärer verkar tillsammans i en po- sitiv anda för att nå målen. Det pågår ett öppet och framåtsyftande arbete bland föringens medlemmar med att formulera en vision för Globalen år 2020. Föreningen har 250 medlemmar och 20 aktiva och utbildade volontärer. Aktiviteter Ø Arbetet med en långsiktig utveckling av föreningen och dess verksamhet fortsätter. Inför nästa årsmöte tas en vision fram för Globalen år 2020, med målsättningar och aktiviteter för 2017-2019 för att steg för steg förverkliga visionen. Ø Föreningens stadgar ses över, uppdateras och förtydligas. Ett förslag till nya stadgar tas fram till nästa årsmöte. Ø Under höstterminen 2016 genomförs minst ett öppet föreningsmöte som en del av arbetet med en vision för Globalen år 2020. Verkställt: 30 november. 8
Ø Föreningens rekrytering av nya medlemmar och vård av befintliga medlemmar ses över och utvecklas. Ansvarsfördelningen vad gäller välkomstbrev, värvningskam- panjer, registerhållning och kommunikation förtydligas. Ansvar: Medlemsansvarig och butikschefen. Verkställt: 30 september. Ø Minst en medlemsvärvningskampanj genomförs under året, där föreningens med- lemmar uppmuntras att värva ytterligare minst en medlem. Ansvar: Medlemsansvarig och butikschefen. Verkställt: 30 november. Ø Medlemsutskick sker 2-3 gånger per termin med information om föreningens och butikens verksamhet. Ansvar: Medlemsansvarig. Ø Antalet volontärer inventeras och volontärregistret uppdateras. Ansvar: Butikschefen och volontäransvariga. Ø Volontärförsörjningen säkras och antalet volontärer ökar genom aktiva och riktade rekryteringsinsatser. Samverkan med Volontärbyrån fortsätter. Ansvar: Butikschefen och volontäransvariga. Verkställt: 31 oktober. Ø Informationsträffar för nya volontärer genomförs 1-2 gånger per termin. Ansvar: Volontäransvariga och butikschefen. Ø Minst en av föreningens medlemmar deltar i Organisationen Fair Trade Återförsäl- jarnas informatörsutbildning, för att sedan kunna leda utbildningen Fair Trade Grund för volontärer och andra intresserade. Verkställt: 30 april. Ø En utbildning (Fair Trade Grund) för nya volontärer och andra intresserade genom- förs under hösten 2016. Ansvar: Utbildade Fair Trade- informatör(er). Ø Det butiksvärdsprogram som tagits fram under föregående verksamhetsår ses över och implementeras i de delar det är möjligt. Ansvar: Butikschefen och volontäransvariga. Verkställt: 30 september. Ø En tack- och uppmuntransfest en Fair Fest anordnas för volontärer och medlem- mar under höstterminen 2016. 9
Ø Styrelsens och arbetsgruppernas ansvarsområden och mandat ses över och förtydli- gas. Ø En gemensam kalender för verksamheten upprättas och ett bokningssystem för nytt- jande av butikslokalen utanför öppettider införs. Ansvar: Butikschefen och styrelsen. Ø Ett aktuellt årshjul, en eventkalender, tas fram och kommuniceras tydligt internt. Ansvar: Butikschefen och styrelsen. Ø Styrelsens årschecklista (senast uppdaterad 2016-02- 28) revideras utifrån 2016 års verksamhetsplan och görs till en gemensam årschecklista för styrelsen, ekonomi- gruppen, marknadsföringsgruppen och de butiksanställda. Ø De anställdas tjänstgöringsgrad och tjänstebeskrivningar ses över utifrån verksam- hetsplanen och förändras vid behov. Verkställt: 31 augusti. Uppföljning av verksamhetsplanen En kontinuerlig uppföljning och utvärdering av verksamheten är viktig för föreningens utveckling och stärker dessutom den interna kommunikationen kring mål och aktivite- ter. Verksamhetsplanen ska därför följas upp två gånger per år; i augusti och januari må- nad. Styrelsen är ytterst ansvarig för att uppföljningen genomförs, men arbetet förutsät- ter en aktiv medverkan från de butiksanställdas och samtliga arbetsgruppers sida. Foto: Magnus Myrberg 10
Bilaga: Uppdragsbeskrivningar Styrelsen har påbörjat en revision av föreningens uppdragsbeskrivningar, en uppdate- ring och bearbetning som kommer att slutföras efter föreningsmötet den 12 maj 2016. 11