Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Debiteringsrutiner inom hemtjänsten Hallstahammars kommun Utarbetad av Kommunal sektor inom PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas sammanträde 2011-12-12 Granskningen har utförts av Bert Hedberg under oktober/november 2011. Postadress Besöksadress Telefon Fax Org.nr Bankgiro Postgiro KOMMUNHUSET Prästgårdsgatan 0220-240 00 0220-105 00 212000-2064 235-0072 12 36 90-0 734 80 HALLSTAHAMMAR
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 6 2.1 Revisionsfråga... 6 2.2 Metod... 6 2.3 Avgränsning... 6 3 Resultat av granskningen... 6 3.1 Bakgrund... 6 3.2 Förutsättningar för debitering och kommunens taxor... 7 3.3 Debiteras samtliga tjänster?... 7 3.3.1 Bedömning... 8 3.4 Baseras faktureringen på överenskomna villkor/antagna taxor?... 8 3.4.1 Bedömning... 9 3.5 Överensstämmer fakturor med underlag och är de specificerade i tillräcklig omfattning?... 9 3.5.1 Bedömning... 9 3.6 Attesteras handlingar enligt attestförteckning?... 9 3.6.1 Bedömning... 10 3.7 Övrigt... 10 3.7.1 Bedömning... 10 2
1 Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Hallstahammars kommun har gett PwC i uppdrag att granska debiteringsrutinerna inom hemtjänsten. Granskningen ska besvara revisionsfrågan om debiteringsrutinen för hemtjänstens avgifter är tillförlitlig och säker samt att den säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Efter genomförd granskning bedömer vi att rutinen innehåller flera brister. Vidare saknar vi en dokumentation över rutinen, vid samtliga ställen i debiteringskedjan. Informationsöverföring mellan kommunens olika enheter bör förbättras. Vi har i vår granskning, genom stickprov, genomfört följande kontrollmål: Debiteras samtliga tjänster? Enligt fastställda rutiner ska biståndshandläggarna, efter fattat biståndsbeslut, göra en beställning hos hemtjänstgruppen och skicka en information till avgiftshandläggarna. De senare uppger att de ofta inte får information den vägen. Det är vanligare att hemtjänstgruppen informerar om genomförda åtgärder. Vi bedömer att det finns en brist rörande rutinerna för informationsöverföring. Rutinen vid respektive ställe är inte dokumenterad. Informationsöverföring görs inte i tillräckligt stor omfattning och vid bestämda tidpunkter. Det finns tjänster, som inte har blivit fakturerade på över tre år. Det finns även exempel på att information om tjänster har kommit till avgiftshandläggarna så sent att de har bedömt att tjänsten inte kan debiteras så långt i efterhand. Rutinen för debitering bygger till stor del på att informationsöverföringen fungerar. Detta skulle kunna lösas genom att kommunen införskaffar handdatorer inom hemtjänsten, som är kompatibla med det socialadministrativa systemet ProCapita. Vi bedömer att det finns en risk att samtliga tjänster inte debiteras. Vi bedömer att kostnaden för att förbättra informationsöverföringen är begränsad. Det borde dessutom finnas rationaliseringsvinster med rätt utrustning. Baseras faktureringen på överenskomna villkor/antagna taxor? Taxor för kommunens tjänster ligger inlagda i ProCapita. Där registreras även brukarens inkomster, boendekostnader, fribelopp m m som leder till brukarens avgiftsutrymme. Avgiftshandläggaren behöver i princip bara ange för hur många dagar kommunen fakturerar brukaren. Programmet gör beräkning av debitering med hänsyn tagen till maxtaxa och avgiftsutrymme. I några fall har vi vid granskningen påträffat särskilda överenskommelser. Dessa finns registrerade i programmet, vilket gör att debitering görs utifrån dessa överenskommelser i stället. Vi bedömer att faktureringen görs utifrån överenskomna villkor och antagna taxor. Vi har dock noterat att taxorna för kost inte stämmer överens med kommunens kostnader för den- 3
samma. Justering bör göras så att kommunens redovisning för verksamhetens kostnader blir korrekt. Överensstämmer fakturor med underlag och är de specificerade i tillräcklig omfattning? Fakturorna skapas i ProCapita. De innehåller de uppgifter, som följer av biståndsbeslutet och utförda tjänster. Avvikelser från bistånd, t ex besök till sjukhus för mer än en dag, ska reducera kostnaden. Erhåller inte avgiftshandläggarna den uppgiften i tid, reduceras inte avgiften i nära anslutning till sjukhusbesöket. Vidare nettoredovisar programmet de olika posterna. Detta kan göra fakturan väldigt svår att tolka om det förekommer både reduktion för maxtaxa och reduktion p g a av lågt avgiftsunderlag samt korrigeringar för sjukhusbesök och annat. Vi bedömer att fakturorna överensstämmer mot registrerade underlag men att de inte är specificerade i tillräcklig omfattning. Attesteras handlingar enligt attestförteckning? Registrering görs i huvudsak i ProCapita. Attestering förekommer inte i programmet på traditionellt sätt. Attestering görs främst av handlingar, som avser återbetalning i någon form till brukaren, dvs utbetalningar från kommunen. Det förekommer ingen kontroll av att handläggande personal har anhöriga, som är föremål för debitering. Därför finns ingen kontroll av att handläggare kan vara jävig i handläggningen. Det förekommer ej heller någon kontroll av loggar i systemet eller någon systematisk genomgång av handläggningar i programmet. Vi bedömer att kontrollen av rutinen för debitering av avgifter inom hemtjänsten kan förbättras. Övrigt Vid granskningen har framkommit att ca 5 % av brukarna inte betalar sina fakturor. I ett fall har dessutom en anhörig till brukar frågat vad som händer när fakturan inte betalas. Därefter upphörde inbetalningarna. Vi bedömer att kommunen bör vidta åtgärder för att brukaren ska betala sina fakturor. Det kan vara lämpligt att handläggare på kommunen tar kontakt med överförmyndarnämnden i ett försök att hjälpa brukaren med sin privatekonomi. Vi föreslår att kommunstyrelsen och socialnämnden: Dokumenterar rutinen för debitering av avgifter. Införskaffar handdatorer, som är kompatibla med ProCapita. Upprättar en internkontrollplan med kontroller av de registreringar som görs och kontroller av särskilda rutiner för debiteringar. 4
Att kommunstyrelsen upprättar en rutin för informationsöverföring om brukare, som inte betalar sina avgifter till kommunen Att socialnämnden kontaktar överförmyndare/överförmyndarnämnden när brukare regelbundet inte betalar sina räkningar till kommunen. 5
2 Inledning De förtroendevalda revisorerna i Hallstahammars kommun har gett PwC i uppdrag att granska debiteringsrutinerna inom hemtjänsten i kommunen. 2.1 Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om inbyggda kontroller i debiteringsrutinerna är tillförlitliga och säkra, dvs säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Granskningen har genom stickprov kontrollerat: Att samtliga tjänster debiteras Att underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor/antagna taxor Att upprättade fakturor överensstämmer med underlag och är specificerade i tillräcklig omfattning Att attester görs enligt attestförteckning 2.2 Metod Granskningen har genomförts genom stickprovsmässiga kontroller av underlag och redovisning samt intervjuer av chef för biståndsgruppen, chef för hemtjänsten och avgiftshandläggare. 2.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till debiteringar inom hemtjänsten. 3 Resultat av granskningen 3.1 Bakgrund Debiteringar inom hemtjänsten bygger på biståndsbeslut från biståndshandläggarna. Biståndshandläggarna beslut utmynnar i en beställning till hemtjänstgruppen. Allt detta registreras i det socialadministrativa programmet. ProCapita. Biståndshandläggarna ska därefter skicka ett e-postmeddelande till avgiftshandläggarna. När avgiftshandläggarna får den informationen skickas en inkomstblankett till brukaren. Eftersom biståndshandläggarna ofta missar att skicka biståndsbeslutet till avgiftshandläggarna, försenas beräkningen av avgifter. 6
Efter utförd tjänst vid hemtjänstgruppen, i enlighet med beställningen, ska information lämnas till avgiftshandläggarna. Information lämnas i form av listor eller via e-post. Detta är ett kvitto för avgiftshandläggarna att beslutet har verkställts och att brukaren har utnyttjat tjänsten. Hemtjänstgruppens personal registrerar genomförda tjänster löpande i en handdator. Den är inte kompatibel med ProCapita, varför uppgifter på verkställda tjänster, måste överföras till avgiftshandläggarna på annat sätt än direkt elektroniskt i ProCapita. Det finns en modul till ProCapita, som skulle kunna hantera uppgifterna i handdatorerna, om kommunen införskaffade en annan modell av handdatorer och den här modulen till ProCapita. Modulen och handdatorn skulle därmed sköta informationsöverföringen till avgiftshandläggarna. Detta skulle med allra största säkerhet säkerställa debiteringarnas överensstämmelse med underlagen och säkerställa att debiteringarna görs i rätt tid. Hemtjänstgruppens personal har handdatorer där utförda arbeten registreras. När personalen kommer hem till en brukare dras en streckkod i datorn, som då talar om var personalen är och vid vilken tidpunkt avläsningen av streckkoden gjordes. Efter utförda sysslor, ska detta registreras i datorn och samma streckkod läsas av igen. Den senare avläsningen talar då om när personalen lämnare bostaden. Detta ger en dokumentation över biståndstid och en registrering av utförda tjänster. Dokumenterade rutiner eller checklistor för vad, som ska utföras och vilken informationsöverföring som ska göras, saknas hos såväl biståndsbeslutarna, hemtjänstgruppen och avgiftshandläggarna. Städning, matleveranser och inköp sköts, efter upphandling, av Samhall. Hemtjänstgruppen sköter omvårdnad av och larm för brukarna. 3.2 Förutsättningar för debitering och kommunens taxor Brukare ska efter biståndsbeslut inkomma med inkomstuppgifter. Om så inte sker, tar kommunen ut maximala avgifter. Avgiftshandläggarna ska beräkna brukarens avgiftsutrymme enligt följande: Aktuell inkomst efter skatt./. Boendekostnad./. Förbehållsbelopp = Avgiftsutrymme 3.3 Debiteras samtliga tjänster? Kommunen har en informationsöverföring till avgiftshandläggarna, som är mer eller mindre helt manuell. Information ska skickas från dels biståndshandläggarna dels från hemtjänstgruppen. Sekretess och behörighetssättning i ProCapita gör att avgiftshandläggarna har begränsade möjligheter till att kontrollera beslut och tidigare handläggning. Det är helt i linje med tillräcklig intern kontroll att begränsa sekretessbelagda uppgifter. Det 7
manuella systemet skapar dock problem, då uppgifter inte överförs eller inkommer med stor fördröjning till avgiftshandläggarna. För brukaren kan detta innebära en påfrestning av den egna ekonomin då kostnaderna kan varierar mer eller mindre omotiverat mellan månaderna. Detta händer då brukaren får en räkning från landstinget för sjukhusvistelsen men får inte motsvarande minskning av kostnaderna från kommunen. Om orsaken till denna förskjutning i fakturering mellan olika myndigheter beror på interna brister i den interna rutinen i kommunen, framstår inte kommunens handläggning av debiteringarna som yrkesmässig. Om handläggningstider för debitering av vissa tjänster blir så lång att det framstår som oskäligt att retroaktivt kräva betalning för tjänsterna förlorar dessutom kommunen intäkter. Vidare kan uppstå fall där information om utförda tjänster aldrig når avgiftshandläggarna, varför tjänsten aldrig blir fakturerad. Även då förlorar kommunen intäkter. Vid granskningen har noterats två fall där installation och drift av larm i hemmet inte har debiterats brukaren. Installationen gjordes för tre år sedan. Vid granskningstillfället, den 31 oktober, hade avgiftshandläggarna fått frånvarolistor för augusti månad. Listan borde ha varit inlämnad före den 10 september enligt kommunens rutiner. Avvikelsen för augusti månad, som borde ha justerat vid september månads fakturering, blir inte ändrad förrän i november månad, i det här fallet. 3.3.1 Bedömning Vi bedömer att en stor del av problemen med informationsöverföringen mellan enheterna beror på brister i dokumentationen. Rutinerna är inte dokumenterade. Det saknas checklistor över ärendens handläggning. Avgiftshandläggarna saknar listor över från vilka enheter de ska ha uppgifter. Vi bedömer att en stor del av ovanstående problem skulle kunna lösas tekniskt. Om hemtjänstpersonalens handdatorer var kompatibla med ProCapita, skulle informationsöverföringen till avgiftshandläggarna kunna skötas på ett säkrare och snabbare sätt. Underlagen för debiteringar till brukarna skulle kunna bli bättre. Vi bedömer att handläggningen enligt denna punkt inte är acceptabel. 3.4 Baseras faktureringen på överenskomna villkor/antagna taxor? Kommunfullmäktiges fastställda taxor och avgifter registreras i ProCapita. Debiteringarna beräknas efter dessa taxor och utnyttjandegraden. Avgiftshandläggarna lägger i princip in hur många dagar en tjänst har utnyttjats och programmet beräknar den totala kostnaden. Programmet tar även hänsyn till maxtaxan och brukarens avgiftsutrymme. Det förekommer även att biståndshandläggarna har gjort särskilda överenskommelser med brukaren eller att avgiftshandläggarna, tillsammans med handläggare vid kommunens kassa, har upprättat en särskild avbetalningsplan när brukaren ligger efter med betalningen. Sådana uppgifter finns registrerade i programmet. Vi har granskat ett urval av fakturor där brukaren inte betalar, där det förekommer frånvaro från brukarens sida eller där det förekommer korrigeringar av debiteringarna. Vi har inte noterat några brister i faktureringen. Däremot är fakturorna något svåra att tyda. ProCapita nettoredovisar maxtaxan. Vidare nettoredovi- 8
sas effekterna av ett lägre avgiftsunderlag. Har brukaren varit frånvarande eller har utnyttjat annan kommunal tjänst än den biståndsbeslutet avser, kan fakturan bli mycket svår att tolka. Om brukare inom hemtjänsten varit inlagd på sjukhus eller har varit en period på avlastning/korttidsvård på Ädelstenen, ska ordinarie avgift justeras Enligt uppgift är kommunen måltidsavgifter lägre än den kostnad, som Samhall debiterar kommunen. En kommentar från kommunen gör gällande att en justering av avgifterna skulle följas av en justering av fribeloppet, varför brukaren inte skulle påverkas ekonomisk av en avgiftsjustering. 3.4.1 Bedömning Vi bedömer att Procatipa beräknar debiteringsavgifterna korrekt, men att fakturorna till brukaren kan vara något svår att tolka. Vidare bedömer vi att kommunen uppföljning av kostnaderna för hemtjänsten måste försvåras av att avgifterna inte följer de verkliga kostnaderna. Detta kan i sin tur leda till att kommunen intäktsbortfall p g a statens beslut om maxtaxa blir större än statens generella bidrag till maxtaxesystemet. Detta kan bli svårt för kommunen att påvisa vid diskussioner med staten. 3.5 Överensstämmer fakturor med underlag och är de specificerade i tillräcklig omfattning? Registrerade uppgifter i ProCapita utgör underlag för fakturering. Granskning har gjorts av fakturor där mottagaren inte betalar, där det under månaden har förekommit avvikelser från ordinarie debiteringar och där debiteringen har korrigerats under månaden. Vi har inte påträffat några felaktiga fakturor. Hänsyn har tagits till registrerade uppgifter vid faktureringen. Fakturorna är dock något svåra att förstå enligt vad som redogjorts för ovan. 3.5.1 Bedömning Vi bedömer att fakturorna överensstämmer med underlagen, men att fakturorna kan vara något svåra att tolka. Det senare beror på programvaruleverantörens utformning av fakturorna. 3.6 Attesteras handlingar enligt attestförteckning? Eftersom det mesta av registreringar görs i ProCapita, förekommer inte handlingar som ska attesteras på samma sätt som tidigare när rutinen var helt manuell. Attestering görs främst av handlingar, som avser återbetalning i någon form till brukaren, dvs utbetalningar från kommunen. Det förekommer ingen kontroll av att handläggande personal har anhöriga, som är föremål för debitering. Därför finns ingen kontroll av att handläggare kan vara jävig i handläggningen. Det förekommer ej heller någon kontroll av loggar i systemet eller någon systematisk genomgång av handläggningar i programmet. 9
3.6.1 Bedömning Vi bedömer att kommunen bör göra kontroller av biståndsbesluten, underlagen och debiteringarna. Dessa kontroller bör finnas i en internkontrollplan. Vidare bör loggar i ProCapita regelbundet kontrolleras, på ett systematiskt sätt. Vidare bedömer vi att kommunen bör tillse att handläggare inte handläggar ärenden mot egna anhöriga, vare sig vid beslut, genomförande av tjänsten eller vid debitering av taxor och avgifter. 3.7 Övrigt Vid granskningen har vi noterat att ca 5 % av alla debiteringar inte betalas av brukaren. I ett fall har dessutom den anhörige, som sköter brukarens ekonomi, kontrollerat med kommunen att inget händer om fakturan inte betalas. Liknande företeelser har vi noterat i andra kommuner också. I de här fallen har den anhörige uppsåt med att inte betala fakturorna. 3.7.1 Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen bör upprätta en rutin där socialnämnden informeras om brister i betalningarna. Socialnämnden i sin tur bör upprätta en rutin där överförmyndaren eller överförmyndarnämnden får information om att brukaren kan behöva hjälp med sin privatekonomi. I de fall där kommunen kan styrka uppsåt, bör en polisanmälan göras. 10