Ramavtal avseende resebyråtjänster

KKV1000, v1.1, 2010-05-05 BILAGA 4 - AVTALSUTKAST 2011-10-11 Dnr 565/2011 1 (11) Ramavtal avseende resebyråtjänster 1. Parter Mellan Konkurrensverket och [Leverantören] organisationsnummer xxx-xxx och adress xxx (Leverantören) har följande ramavtal, inklusive bilagor (Avtalet) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra resebyråtjänster åt Konkurrensverket. 2. Avtalshandlingar Parternas åtagande regleras av nedan angivna handlingar: 1 Skriftliga ändringar i eller tillägg till avtalet 2 Avtalet, daterat den xx 2012 3 Förfrågningsunderlaget, daterat den 11 oktober 2011, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 4 Leverantörens anbud, daterat den xx 2011 Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Adress 103 85 Stockholm Besöksadress Torsgatan 11 Telefon 08-700 16 00 Fax 08-24 55 43 konkurrensverket@kkv.se

2011-10-11 Dnr 565/2011 2 (11) 3. Tjänsten Resebyråtjänster enligt Förfrågningsunderlag daterat den 11 oktober 2011, det vill säga bokning och utfärdande av biljetter (resedokument) till samtliga reguljära färdmedel såsom flyg, tåg, buss, bokning av hyrbil, taxi samt hotellbokningar över hela världen. Tjänsten innefattar även hjälp med visum i de fall detta är nödvändigt med hänsyn till resmål. 4. Avtalstid Detta avtal beräknas träda i kraft den 1 februari 2012 och gäller därefter i två (2) år fram till och med den 31 januari 2014. Skulle avtalet den 1 februari 2012 inte ännu vara underskrivet av båda parter gäller det från det datum så sker och två år framåt i tiden. Konkurrensverket äger rätt men inte skyldighet att förlänga Avtalet med ett (1) år i taget upp till två (2) år. Avtalstiden kan således som längst uppgå till fyra (4) år. Önskar Konkurrensverket utnyttja rätten till förlängning ska detta anmälas skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstidens utgång. I annat fall upphör Avtalet utan föregående uppsägning. Uppdrag som påbörjats inom avtalsperioden ska slutföras även om avtalet hinner löpa ut dessförinnan, om annat inte överenskommits. Avtalets bestämmelser är då i sin helhet tillämpliga på det enskilda uppdraget. Uppdrag anses påbörjat då avrop bekräftats från Leverantören. 5. Leverantörens åtagande Leverantören förbinder sig att utföra tjänsten professionellt och i enlighet med villkoren i Avtalet samt de i förfrågningsunderlaget ställda kraven. Leverantören förbinder sig vidare att utföra tjänsten i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Konkurrensverket. Leverantören förbinder sig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtagande enligt avtalet. 6. Konkurrensverkets åtagande Konkurrensverket ska så snart det är möjligt efter ingånget avtal anmäla antagande av Leverantören som resebyrå till Kammarkollegiet, så att Leverantören får tillgång till de statliga ramavtalen gällande flyg. Konkurrensverket förbinder sig vidare att hålla Leverantören informerad om aktuella ramavtal med enskilda näringsidkare. Konkurrensverket förbinder sig att under avtalstiden avropa uppdrag från Leverantören med följande inskränkningar och undantag. Konkurrensverket lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden.

2011-10-11 Dnr 565/2011 3 (11) Konkurrensverket förbehåller sig rätten att beställa taxiresor direkt från leverantör. Konkurrensverket förbehåller sig rätten att i vissa fall själva sköta bokning av hotell. 7. Bokning av resa Resor ska bokas via: Självbokningssystemet: XXX Telefon till: XXX e-post till: XXX 8. Öppettider och priser Både personlig service och självbokningssystemet ska vara tillgängliga dygnet runt. För personlig service utanför kontorstider tillkommer en extra avgift för 24- timmarsservice enligt Prisbilaga (bilaga X) [se pristabell under 5.2 Viktning i förfrågningsunderlaget, de siffor som anges där kommer också användas som prislista] 9. Självbokningssystemet 9.1 Grundläggande krav Följande ska gälla för [Självbokningssystemet X]: Användargränssnittet ska vara på svenska, men med möjlighet för den enskilde bokaren att istället välja engelska. Systemet ska inte kräva någon installation på slutanvändarens dator, utan vara tillgängligt via nätet från en modern browser som följer aktuella standarder. Systemet ska kräva användarnamn och lösenord för inloggning, samt vara krypterat med minst 128 bitars kryptering. 9.2 Bokningar Resor ska kunna bokas av såväl enskilda resenärer som resebeställare för annan resenär. Resor för fler än en person ska kunna bokas i samma beställning. Bokning av marktransport, anslutningståg etc. samt bokning av hotell ska kunna göras i samma beställning som själva resan. Systemet ska även klara av om- och avbokningar samt tillägg till ursprunglig resa.

2011-10-11 Dnr 565/2011 4 (11) 9.3 Support Vid problem med självbokningssystemet ska tillgång till support via telefon finnas. Kostnaden för detta anges i Prisbilagan (bilaga X) [se pristabell under 5.2 Viktning i förfrågningsunderlaget, de siffor som anges där kommer också användas som prislista] 9.4 Utbildning Leverantören ska vid behov genomföra utbildningstillfällen/genomgångar av självbokningssystemet för Konkurrensverkets personal. Kostnaden för detta anges i Prisbilagan (bilaga X) [se pristabell under 5.2 Viktning i förfrågningsunderlaget, de siffor som anges där kommer också användas som prislista] 10. Färdhandlingar Färdhandlingar ska i första hand erbjudas elektroniskt (e-post eller sms till i bokningen angiven adress/nummer) Beställare som begär färdhandlingar i pappersformat ska kunna erhålla dessa antingen per post eller genom att hämta ut handlingarna på överenskommet utlämningsställe (resebyrå, reseterminal etc.). Vid leverans av fysiska färdhandlingar tillkommer en extra avgift enligt Prisbilaga (bilaga X) [se pristabell under 5.2 Viktning i förfrågningsunderlaget, de siffor som anges där kommer också användas som prislista] 11. Standard och pris Vid bokning av resa både via personlig service och via självbokningssystemet ska resebyrån föreslå resvägar, hotell etc. utifrån de av bokaren angivna önskemålen samt nedan angivna förutsättningar. 11.1 Befintliga avtal Bokningar ska ske med tillämpning av de statliga ramavtalen eller eventuella ramavtal mellan Konkurrensverket och enskilda näringsidkare (flyg, hotell, taxi) där sådana finns. I de fall ramavtal saknas, ska bokningar ske utifrån de principer som finns i Konkurrensverkets rese- och mötespolicy, samt de nedan angivna förutsättningarna. 11.2 Färdsätt Resebyrån ska ge förslag på möjliga färdsätt och avgångar. Resenärer ska i möjligaste mån alltid välja tåg vid resor kortare än 50 mil eller tre timmars tågfärd. Det kan dock vara lämpligt att ge förslag på flyg även för kortare resor, om det kan anses behövligt med hänsyn till resmål.

2011-10-11 Dnr 565/2011 5 (11) 11.3 Hotellstandard Resebyrån ska ge förslag på minst tre hotell. I första hand ska hotell tre- eller fyrstjärniga hotell föreslås. I förslaget ska anges pris, hotellstandard samt avstånd till centrum eller annan angiven plats. 11.4 Pris Resebyrån ska sträva efter att ge förslag på så kostnadseffektiva resor som möjligt med hänsyn till resdatum, resmål samt Konkurrensverkets önskemål eller önskemål hos den enskilde resenären. Hänsyn ska även tas till gällande instruktioner angående resestandard från Konkurrensverket. 12. Reseorder m.m. Vid bokning av resa ska Resebyrån säkerställa att godkänd reseorder finns. Beställar-ID samt projektnummer ska vid varje bokning anges av bokaren. 13. Ombokning etc. 13.1 Priser Ombokning av biljett eller omskrivning av resenär ska kunna ske på relativt kort varsel. Förutom de kostnader som uppstår gentemot tredjeman i form av ombokningavgifter, vilka kan variera, ska ombokning eller omskrivning inte debiteras som ett nytt bokningstillfälle, utan enligt i Prisbilagan (bilaga X) [se pristabell under 5.2 Viktning i förfrågningsunderlaget, de siffor som anges där kommer också användas som prislista]angivna priser. 13.2 Tillgänglighet Då resenärer med kort varsel kan komma att behöva boka om eller boka nya resor, ska detta kunna ske via telefon, oavsett hur resan från början bokats. Leverantören ska då under samtalets gång kunna föreslå och boka alternativa resvägar för resenären. 14. Katastrofsituationer Leverantören ska ha ett system för att för att vid katastrofsituationer eller andra situationer där det är av vikt att Konkurrensverket snabbt kan lokalisera sin personal kunna bistå med detta. Vidare ska Leverantören vid sådana situationer skyndsamt bistå med transport hem eller till annan, av resenären, Konkurrensverket eller i förekommande fall statlig myndighet eller liknande utsedd lämplig plats. 15. Uppföljning och statistik 15.1 Miljöstatistik Leverantören ska varje år under januari månad inkomma med statistik över föregående års resor. De uppgifter som ska inrapporteras är: Totalt resta mil med flyg, för resor kortare än 50 mil.

2011-10-11 Dnr 565/2011 6 (11) Totalt utsläpp koldioxid för resor kortare än 50 mil. Totalt resta mil med flyg för resor längre än 50 mil. Totalt utsläpp koldioxid för resor längre än 50 mil. Totalt resta mil med tåg. Totalt utsläpp koldioxid för tågresor. Totalt resta mil med buss. Totalt utsläpp koldioxid för bussresor. Totalt resta mil med taxi, hyrbil eller annan marktransport. Totalt utsläpp koldioxid för resor med taxi, hyrbil eller annan marktransport. 15.2 Resestatistik Leverantören ska sammanställa och leverera statistik över resor kvartalsvis. Informationen ska levereras i ett format som möjliggör sökning och bearbetning av materialet. Informationen ska åtminstone omfatta antalet bokningar samt kostnader för dessa, uppdelat per resmål, resesätt, bokningssätt, beställar-id och projektnummer. 15.3 Avsteg från ramavtal I de fall avsteg från statliga ramavtal, eller enskilda ramavtal mellan Konkurrensverket och näringsidkare har gjorts, ska avsteget inrapporteras till Konkurrensverket på angiven e-postadress. 15.4 Avsteg från billigaste resealternativ I de fall bokning av det billigaste alternativet av någon anledning inte har skett, ska detta rapporteras till Konkurrensverket på angiven e-postadress. 15.5 Avstämningsmöte Förutom den regelbundna återrapportering som anges ovan, ska representant för Resebyrån och Konkurrensverket varje kvartal ha ett avstämningsmöte i Konkurrensverkets lokaler. I de fall Konkurrensverket anser mötet obehövligt kan det dock ställas in eller skjutas upp. 16. Försäkring Resebyrån ska under avtalstiden ha en ansvarsförsäkring för skador som orsakas av resebyråns personal.

2011-10-11 Dnr 565/2011 7 (11) 17. Pris och prisjusteringar 17.1 Avtalat pris Enligt Prisbilagan (bilaga X) [se pristabell under 5.2 Viktning i förfrågningsunderlaget, de siffor som anges där kommer också användas som prislista] Inga andra kostnader kommer att accepteras. 17.2 Prisjustering Avtalade priser ska vara fasta under avtalsperioden. Vid eventuell förlängning kan avtalade priser justeras om part så begär. Som underlag för prisjustering ska Statistiska centralbyråns arbetskostnadsindex för arbetare och tjänstemän inom privat sektor AKI, tabell AKI (TK) näringsgren SNI N företag inom uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster Justering ska ske efter det av SCB publicerad preliminära indexvärdet (januari 2008=100) som basmånad gäller november 2011 och som jämförelsemånad november 2013. Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas till den andra parten minst en månad före ikraftträdande. Justeringen måste godkännas skriftligen av båda parterna för att vara giltig och förändringen får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att Konkurrensverket godkänt ändringen. Nya priser gäller under hela förlängningsperioden. Regleringen ska endast ske om prisändringarna uppgår till mer än +/- 2 procent. 18. Kontaktpersoner Parterna ska utse minst en kontaktperson var som ansvarar för frågor som avser Avtalet, klagomål och fakturaförfrågningar. Om kontaktperson byts ut ska part omgående meddela den andra parten. För Konkurrensverket: Namn: Telefon: E-post: För Leverantören: Namn: Telefon: E-post:

2011-10-11 Dnr 565/2011 8 (11) 19. Ansvar 19.1 Dröjsmål med uppdragets utförande Dröjsmål föreligger om tjänster inte levereras enligt detta Avtal om inte annan tid har överenskommits mellan parterna och under förutsättning att detta inte beror på någon omständighet från Konkurrensverkets sida. 19.2 Fel i uppdragets utförande Fel i uppdragets utförande föreligger om resultatet avviker från vad som avtalats eller vad Konkurrensverket särskilt med hänsyn till detta Avtal har rätt att kräva. Fel ska bland annat anses föreligga om Leverantören inte uppfyller följande service standard: Svarstider telefon Vardagar 08.00-17.00 ska 90% av inkomna samtal besvaras inom 45 sekunder. Övriga tider ska 80 % av inkomna samtal besvaras inom en minut. Svarstider e-post Vardagar 08.00-17.00 ska inkomna e-postmeddelanden bekräftas inom 15 minuter, och besvaras inom 4 timmar. Övriga tider ska inkomna e-postmeddelanden bekräftas inom 15 minuter, och besvaras inom 5 timmar. Självbokningssystemet Självbokningssystemets tillgänglighet ska uppgå till minst 99 % dygnet runt. Vid planerade driftstopp ska dessa aviseras på förhand till angiven e-postadress. 19.3 Påföljder vid dröjsmål eller fel Vid dröjsmål eller fel enligt punkterna 19.1 eller 19.2, där dröjsmålet eller felet inte beror på något förhållande från Konkurrensverkets sida, äger Konkurrensverket rätt att Kräva att felet avhjälps eller uppdraget fullgörs på Leverantörens bekostnad. Göra avdrag på priset i den utsträckning som motsvara felet eller dröjsmålet.

2011-10-11 Dnr 565/2011 9 (11) Kräva ersättning enligt köplagen (1990:931) 27 och 40. Häva avtalet enligt vad som framgår nedan. 19.4 Hävning Konkurrensverket har rätt att med omedelbar verkan häva Avtalet helt eller delvis om Leverantören efter Avtalets ingående: Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta Avtal, förfrågningsunderlag eller annan handling eller överenskommelse som utgör del i Avtalet mellan parterna, om Leverantören trots att felet vidtalats inte har vidtagit rättelse inom 30 dagar. Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud. Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Konkurrensverket har även rätt att med omedelbar verkan häva Avtalet helt eller delvis om Leverantören före eller efter Avtalets ingående underlåtit att lämna uppgifter om Leverantören som är av väsentlig betydelse för Avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. Leverantören har rätt att med omedelbar verkan häva Avtalet helt eller delvis om Konkurrensverket efter Avtalets ingående gör gjort sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller annan handling eller överenskommelse som utgör del i avtalet mellan parterna, om Konkurrensverket trots att felet vidtalats inte har vidtagit rättelse inom 30 dagar. 20. Sekretess och tystnadsplikt Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess- och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt tillse att anställda beaktar dessa regler och föreskrifter. Sekretess enligt denna punkt gäller även då Avtalet upphört att gälla.

2011-10-11 Dnr 565/2011 10 (11) 21. Antidiskrimineringsklausul Leverantören förbinder sig att vid utförande av tjänsten följa de åtaganden som följer av Bilaga 5 Antidiskrimineringsklausul. Vidare förbinder sig Leverantören att såväl vid Avtalets undertecknande som årligen därefter till dess att avtalsförhållandet upphör att inkomma med sanningsförsäkran enligt Bilaga 6 Sanningsförsäkran antidiskrimineringsklausul. Leverantören accepterar de i Bilaga 5 Antidiskrimineringsklausul stadgade påföljderna vid brott mot antidiskrimineringsklausulen. 22. Betalningsvillkor Uppdrag faktureras i efterhand. Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören som t.ex. fakturaavgift accepteras inte. Betalningsvillkor är 30 dagar efter faktureringsdatum. Dröjsmålsränta beräknas enligt räntelagen. 23. Fakturering Fakturering ska ske via elektroniska fakturor i SVE-format. Varje resa ska faktureras på en separat faktura, beställar-id samt projektnummer ska framgå av fakturahuvudet. Fakturan ska vidare innehålla följande uppgifter: Fakturadatum Fakturanummer Förfallodatum Fullständigt namn och adress på Leverantören Organisationsnummer (F-Skattebevis) Plusgironummer eller bankgironummer Resenärens namn, destination och avresedatum Pris för varje delsträcka/tjänst (arvode) Totalbelopp Momsbelopp 24. Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta Avtal om fullgörandet av det förhindras på grund av omständighet utanför parts kontroll, som skäligen inte hade kunnat förutses vid avtalets tecknande, och vars följder skäligen inte kunnat undvikas eller övervinnas. Omständigheter som räknas hit är krig, krigsliknande tillstånd, eldsvåda, beslut från regeringen eller annan myndighet.

2011-10-11 Dnr 565/2011 11 (11) Part som avser åberopa en sådan omständighet ska omedelbart skriftligen underrätta motparten om detta. Då åberopad omständighet upphör ska parten omedelbart återuppta sina åtaganden enligt avtalet. 25. Överlåtelse och ändringar 25.1 Överlåtelse Leverantören får inte utan Konkurrensverkets skriftliga medgivande överlåta detta Avtal på annan fysiskt eller juridisk person. 25.2 Ändringar och tillägg Eventuella ändringar av, eller tillägg till, detta Avtal ska vara skriftliga och undertecknade av behöriga firmatecknare. 25.3 Restriktioner Endast sådana förändringar av Avtalet vad gäller ny avtalspart, ändringar i avtalsvillkor etc. som inte kan anses som väsentliga förändringar av Avtalet kommer att kunna godtas. 26. Tvist Tvist på grund av detta Avtal ska i första hand lösas av parterna, i andra hand ska tvist avgöras i allmän domstol i enlighet med svensk lag. Den omständigheten att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar i sig inte Leverantören att ensidigt avbryta Avtalet. Inte heller äger Konkurrensverket rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina åligganden. 27. Samarbete Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för Avtalets genomförande.