1(5) KS 2011/0243 Framställan om initiering av förstudie för GIS-samordning Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i budget 2011 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur kommunens GIS-verksamhet ska samordnas (KF 2011-11-22, 141, KS 2010/0057). GIS innebär att databaser med exempelvis demografisk information kopplas till kartbilder och utgör på så sätt ett planerings-, analys och informationsverktyg. Med anledning av kommunstyrelsens uppdrag avser kommunledningskontoret att initiera ett samordningsprojekt för GIS, med syfte att säkerställa en förvaltningsövergripande utveckling av GIS-verktyg. Viss samordning har idag skett mellan tekniska kontoret och stadsbyggnadskontoret. anser att nyttan av GIS kan få optimal effekt både internt och externt om det samordnas även för övriga förvaltningar. Riktningen för samordningen ska beskrivas i en strategi. För att göra en prövning av projektidén för GIS-samordning och sätta en struktur för genomförandet krävs en förstudie. ansvarar för att leda förstudien och sedermera ett eventuellt projekt. Konsultstöd kommer att behövas för att säkerställa projektets ändamålsenlighet. hemställer därför hos kommunstyrelsen att få ta i anspråk medel om 200 tkr för genomförandet av en förstudie. Bakgrund I budget 2011 beslutade kommunfullmäktige att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur kommunens GIS-verksamhet ska samordnas (KF 2011-11-22, 141, KS 2010/0057). Tekniska kontoret och stadsbyggnadskontoret har under tidigare år arbetat för att samordna GIS-verksamheten för att effektivisera informationshantering vid dessa förvaltningar. Detta arbete har resulterat i att det idag i kommunen finns en grund för system och databaser som kan möjliggöra GISsamordning för kommunens förvaltningar. Under hösten år 2011 har representanter från kommunledningskontoret, stadsbyggnadskontoret och tekniska kontoret diskuterat förutsättningarna för en förvaltningsövergripande samordning. har
utifrån detta tagit fram ett förslag till förstudie för ett GIS-samordningsprojekt. 2(5) Om GIS Begreppet GIS står för geografiskt informationssystem. GIS består av två delar, dels geografisk information och dels egenskaper hos det geografiska objektet. Till ett objekts koordinater kopplas således databaser som gör att man via en digital karta kan ta del av information knuten till objektet. Verksamhetsnytta GIS är i ett första led ett värdefullt verktyg för den interna verksamheten. En stor del av den information som behandlas i kommunen är kopplad till olika databaser. Det kan vara allt från befolkningsregister till detaljplaner. En stor del av informationen är dessutom geografiskt anknuten. Idag är flera av dessa databaser samordnade vilket gör det tidskrävande att göra analyser eller ta fram information. Därför finns ett behov av samordning mellan förvaltningarna. Genom samordning får användarna tillgång till aktuell information genom åtkomst till samma databaser, med beaktande av vilken information som kan delas mellan förvaltningar. En samlad informationsbild ger förutsättningar för högre kvalitet och tillförlitlighet på planerings-, beslutsoch informationsunderlag. Verksamhetsnyttan ska i förstudien utredas genom att kartlägga befintliga system och databaser. Vidare ska förvaltningarnas behov inom GIS klargöras samt hur samnyttjande av information kan ske. Inom ramen för förstudien utreds även hur arbetsprocesser ska kunna effektiviseras och hur samordning kan uppnå kostnadseffektivitet. En tillkommande uppgift är att utreda hur systemförvaltningen ska organiseras för de databaser och system som utgör GIS. Samordningen ställer krav på systemförvaltningen genom tydlig ansvarsfördelning avseende kvalitetssäkring, drift, utveckling, support, utbildning och informationsspridning. Exempel på nyttoaspekter med GIS för den interna verksamheten är verktyg för att planera lokalförsörjningen i kommunen, detaljplanearbete, bygglovshantering, lokala trafikföreskrifter samt planering inom vård, omsorg och skola. I förlängningen kan GIS också vara ett effektivt stöd för kommunens entreprenörer inom till exempel park, renhållning och fastighetsskötsel. Medborgar- och näringslivsnytta Nyttan som uppstår för den interna verksamheten har samtidigt en gynnande effekt för medborgare och näringsliv. I takt med att arbetsprocesserna effektiviseras leder till kortare handläggningstider och förbättrad service. GIS kan integreras med kommunens hemsida och därmed öka insyn, service och tillgänglighet. Genom hemsidan kan till exempel medborgare och näringsliv ta del av gällande detaljplaner, vart närmaste återvinningsstation
eller skola finns lokaliserad via karta. Vidare finns möjligheter att använda GIS i olika typer av e-tjänster och att till exempel skapa tjänster för felanmälan där man via karta kan markera och förklara vad som behöver åtgärdas. 3(5) Förstudiens syfte Förstudien syftar till att skapa ett beslutsunderlag för start av ett projekt för GIS-samordning, under ledning av kommunledningskontoret. I förstudien kommer följande delar att utredas. Nulägesanalys - inventering och kvalitetsgranskning av befintliga databaser och system - kartläggning av nuvarande GIS-användning - utredning av förvaltningarnas behov - informationshantering - Intern och extern målgruppsanalys - omvärldsanalys - kartläggning av systemförvaltning Börlägesanalys - identifiering av förutsättningar för GIS - identifiering av samordningsmöjligheter - framtagande av målbild och strategi för kommunens GISsamordning - identifiering av förändringsåtgärder och teknikbehov - systemförvaltning Projektmål och effektmål - etablera projektmål samt de effektmål som projektet ska bidra till att generera Omfattning och avgränsningar - vad som ingår inom projektets uppdrag ska definieras och vilka angränsande frågor som bör hanteras separat Nyttokalkyl - en nyttokalkyl upprättas för att väga kostnader mot nyttoeffekter Budget - budget för genomförandet av GIS-samordningsprojektet Projektorganisation - upprättande av en projektorganisation; beställare, styrgrupp, projektledare, projektgrupp samt referensgrupper
Riskfaktorer - kända riskfaktorer ska analyseras och vägas 4(5) Tidplan - tidplan för projektets genomförande Koppling till IT-arkitekturprojektet Relevanta delar som avser information, databaser och systemförvaltning etc. i förstudien utgör också ett led i det IT-arkitekturprojekt som utreder kommunens IT-miljö. Organisation Förstudien och projektet om GIS-samordning kommer att ledas och drivas av kommunledningskontoret. ska säkerställa att samordningen sker förvaltningsövergripande och att det upprättas en strategi och plan för GIS-samordningen med korrekt uppföljning. I projektgruppen kommer representanter från tekniska kontoret och stadsbyggnadskontoret att ingå. För att genomföra förstudien kan externt konsultstöd bli aktuellt för att kvalitetssäkra projektet. Konsultstödet ses som särskilt viktigt vid börlägesanalysen för att säkerställa att analysen leder till en ändamålsenlig samordning och strategi för Danderyds kommun. Finansiering och tidplan för förstudien För att genomföra förstudien krävs interna resurser främst från kommunledningskontor, stadsbyggnadskontoret och tekniska kontoret. Externt konsultstöd beräknas att bli aktuellt till en kostnad om maximalt 200 tkr. Förstudien ska påbörjas under fjärde kvartalet år 2011 med beräknad redovisning till kommunstyrelsen i juni år 2012. Avslutande kommentar Avslutningsvis, kommunledningskontoret anser att nyttan med GIS kan uppnå optimal effekt, både internt och externt, om det samordnas för kommunens förvaltningar. GIS kan bistå med verktyg för information, planering, analys och uppföljning genom geografisk anknytning till databaser. Genom en strategi för GIS-samordning säkerställs långsiktighet och ändamålsenlighet. Vidare kan kommunen främja service, tillgänglighet och insyn genom en strukturerad GIS-hantering.
5(5) s förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta: 1. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till förstudie för GIS-samordning, daterat, och ger kommunledningskontoret i uppdrag att genomföra förstudien. 2. Kommunstyrelsen anslår 200 tkr för genomförande av förstudien. Medel tas ur kommunstyrelsens anslag för administrativ rationalisering år 2011. Johan Haesert Kommundirektör Verksamhetsutvecklare