GRANSKNINGSRAPPORT. Sociala lägenheter. Projektledare: Olof Hammar, certifierad kommunal yrkesrevisor. Beslutad av revisorskollegiet 2014-09-24

GRANSKNINGS Sociala lägenheter Projektledare: Olof Hammar, certifierad kommunal yrkesrevisor Beslutad av revisorskollegiet 2014-09-24 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se

1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING/BAKGRUND... 4 3 SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING... 4 3.1 Syfte... 4 3.2 Revisionsfrågor... 4 3.3 Avgränsning... 5 4 REVISIONSKRITERIER... 5 5 GRANSKNINGSANSVARIG OCH STYRGRUPP... 5 6 METOD... 6 7 STATISTISKA UPPGIFTER... 6 7.1 Övergångslägenheter... 6 8 RESULTAT AV GRANSKNINGEN... 7 8.1 Lägenhetsenheten... 7 8.2 Fördelning av lägenheter... 7 8.2.1 s kommentarer... 8 8.3 Övertag... 9 8.3.1 Granskning... 11 8.3.2 s kommentarer... 11 8.4 Tillsyn... 11 8.4.1 Granskning... 12 8.4.2 s kommentarer... 14 9 SLUTSATS... 15 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 2 (15)

1 Sammanfattning har genomfört en granskning av kommunens sociala lägenheter. Syftet har varit att granska hur fördelningen av lägenheter sker till stadsområdena, hur reglerna för övertag ser ut och tillämpas samt hur tillsynen bedrivs och dokumenteras. Granskningen har utförts på fastighetskontorets lägenhetsenhet samt på stadsområde norr och öster. Lägenhetsenheten förvaltade vid utgången av 2013 drygt 1100 sociala lägenheter varav 64 procent var övergångslägenheter. s granskning har koncentrerats till övergångslägenheterna som vid utgången av 2013 var 720 st. Granskningen har visat att stadsområdena är nöjda med lägenhetsenhetens fördelning av lägenheter och fördelning har skett enligt den fördelningsnyckel som finns. Uteblivna eller försenade hyresbetalningar eller andra ekonomiska orsaker är den största anledningen till att inte fler övergångslägenheter kan omvandlas till förstahandskontrakt. Stadsområdena bör därför om möjligt arbeta än mer förebyggande och aktivt. Antalet övertag är för lågt och lägenhetsenheten har kontinuerligt påpekat att övertagen måste öka i omfattning. Det kan konstateras att inget av stadsområdena följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Granskningen har avsett hur tillsynen bedrivits sedan juli 2013 för totalt 40 övergångslägenheter och inte i något granskat fall har den skett enligt gällande regler. Den kontroll av de boendes hyresbetalningar som ska ske i samband med tillsynen har inte heller fungerat. Merparten av de boende har haft anmärkningar vad gäller sena eller uteblivna hyresbetalningar men endast i ett fåtal fall finns dokumentation om att den boendes hyresbetalningar diskuterats i samband med tillsynen. s slutsatser efter genomförd granskning är följande Lägenhetsenheten som bildades 2005 har på att framgångsrikt sätt anskaffat och ansvarat för andrahandsuthyrning av sociala lägenheter. Fördelningen av lägenheter till stadsområdena sker enligt en särskild fördelningsnyckel och stadområdena är nöjda med lägenhetsenhetens arbete och sättet att fördela lägenheterna. Lägenhetsbeståndet har ökat varje år. Det beror dels på lägenhetsenhetens framgångsrika arbete med att skaffa nya lägenheter men även på att andelen övertag varit betydligt lägre än nyanskaffningen. Stadsområdena bör därför arbeta både mer förebyggande och mer aktivt med att andrahandshyresgästerna ska ta över sina kontrakt. Det största hindret för övertag är att den boende inte sköter sina hyresbetalningar och det är därför där stadsområdena i första hand bör försöka öka såväl de förebyggande som aktiva insatserna. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 3 (15)

Granskningen av tillsynen av andrahandslägenheter visar att den inte skett enligt gällande regler/överenskommelser. Lägenhetsenhetens samarbete med fastighetsägarna och arbetet med att anskaffa nya lägenheter riskerar att försämras/försvåras om inte kommunen utför den tillsyn som man utlovat när man erhåller lägenhetskontrakt för socialt boende. Det pågår en utredning på stadskontoret om den framtida tillsynen. Granskningen visar att tillsynen måste förbättras. 2 Inledning/bakgrund Lägenhetsenheten på fastighetskontoret, tekniska nämnden (TN), har ett ansvar att anskaffa och förvalta kommunens sociala lägenheter. Respektive stadsområde ansvarar för tilldelningen av lägenheter, tillsyn för att bland annat se till att det inte förekommer skadegörelse mm och för att initiera att den boende ska få ta över lägenheten. Denna granskning inriktas framförallt på hur samarbetet fungerar mellan lägenhetsenheten och stadsområdena. Granskningen berör tekniska nämnden och stadsområdena. Enligt TN/fastighetskontorets årsredovisning för 2013 har lägenhetsenheten 2013 fått 162 nya övergångslägenheter. Under perioden har 123 övertag skett, d.v.s. andrahandshyresgäster har övertagit hyresavtalet. Lägenhetsenheten bildades 2005 och förvaltade då ca 600 lägenheter för socialt boende. 2013-12-31 förvaltades 1127 avtal, varav 64 % är övergångslägenheter. 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3.1 Syfte Syftet har varit att granska hur fördelningen av lägenheter sker till stadsområdena, hur reglerna för övertag ser ut och tillämpas samt hur tillsynen bedrivs och dokumenteras. 3.2 Revisionsfrågor 1. Hur fördelas de lägenheter som lägenhetsenheten får av fastighetsägarna till stadsområdena? 2. Hur fördelar respektive stadsområde lägenheterna till sina klienter? Behandlas alla lika? 3. Hur bedriver respektive stadsområde sin tillsyn för att uppfylla kraven på att tillsyn ska ske minst en gång per månad om inget annat avtalats med fastighetsägaren? 4. Tillsynen ska enligt reglerna dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. Följs dessa regler? Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 4 (15)

5. Vilka regler finns för ett få förstahandskontrakt på en övergångslägenhet? Tilllämpas reglerna lika för alla som har ett andrahandskontrakt i en övergångslägenhet? 3.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till övergångslägenheterna. Övergångslägenhet är en lägenhet som hyrs ut i andra hand till en hyresgäst, som en stadsdel bedömer har förutsättningar att på sikt klara av ett förstahandskontrakt. Avtalen anskaffas av lägenhetsenheten. Avsikten är att den boende ska ta över kontraktet inom 2 år. Genomgångslägenhet är en lägenhet som är avsedd för en viss målgrupp och är inhyrd i grupp via blockhyresavtal. Hyresgästen kan inte ta över avtalet. LiMa 1 ansvarar för anskaffningen av genomgångslägenheter. Granskningen avgränsades också till två stadsområden. Öster som utmärker sig genom att ha flest hemlösa men minst andel lägenheter som omvandlas till förstahandskontrakt. Norr som har ungefär lika många övergångslägenheter som stadsområde innerstaden och söder. Norr väljs därför att stadsområdet varken ingått i granskningen av hemlöshet 2013 eller kommer att ingå i granskningen av försörjningsstödet 2014. 4 Revisionskriterier Socialtjänstlagen (SoL) och dokumentet Arbetsfördelning mellan Lägenhetsenheten, Stadsområdena och Sociala resursförvaltningen i Malmö stad. 5 Granskningsansvarig och styrgrupp Projektledare från revisionskontoret: Olof Hammar, certifierad kommunal yrkesrevisor. Biträder i granskningen: Richard Magnusson Kvalitetsgranskare: George Smidlund, revisionsdirektör. Styrgruppen TSM ur revisorskollegiet: Tomas Nordin, Anneli Bojesson, Robabeh Taeri, Andreas Holmgren, Göran Hellberg och Bertil Ekelund Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 1 Fastighetskontorets lokalförsörjningsavdelning kallas även LiMa (Lokal i Malmö). LiMa är internkonsult för Malmö stads förvaltningar när det gäller lokalfrågor. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 5 (15)

6 Metod Granskningen inleddes med att studera den dokumentation som fanns och som bedömdes som relevant för granskningen. Fokus lades på regelverket kring tillsynen och övertagandet av övergångslägenheterna, lägenhetsenhetens nyhetsbrev, TN/fastighetskontorets årsredovisning samt en rapport från 2011 från fastighetskontoret gällande problematiken kring övertag av lägenheter. Intervjuer har skett med nyckelpersoner på fastighetskontorets lägenhetsenhet och på stadsområde öster och norr. Intervjuerna på lägenhetsenheten fokuserade huvudsakligen på hur fördelningen av lägenheter till stadsområdena sker. Intervjuerna på stadsområdena fokuserade på hur tilldelningen av lägenheterna sker, hur tillsynen är organiserad och hur den bedrivs rent praktiskt samt hur man arbetar för att de boende ska få överta andrahandskontrakten. Med hjälp av lägenhetsenheten har revisionskontoret fått fram uppgifter på aktuella lägenhetsavtal och därefter med hjälp av erfarna handläggare på stadsområdena granskat i verksamhetssystemet procapita hur tillsynen bedrivits och dokumenterats för totalt 40 övergångslägenheter samt med hjälp av enhetscheferna fått uppgifter om varför övertag av andrahandskontrakt inte skett för 40 andra utvalda lägenheter där samma person/personer bott i lägenheten i mer än två år. 7 Statistiska uppgifter 7.1 Övergångslägenheter Antal övergångslägenheter i Malmö stad 2005: 469 2010: 708 2013: 720 Enligt TN/Fastighetskontorets årsredovisning för 2013 har man anskaffat 162 nya övergångslägenheter under året. Under 2013 har 123 övertag skett. Det totala antalet förvaltade avtal (övergångslägenheter och genomgångslägenheter) har ökat från 2012, från 1036 till 1127. Antalet nyanskaffade övergångslägenheter 162 2013 Antalet övertag 2013 123 Nettotillskott 40 Antal nyanskaffade övergångslägenheter Övertag 2013 2013 MKB 103 71 Stadsfastigheter 19 21 Övriga fastighetsägare 40 31 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 6 (15)

För stadområde norr har under 2014, tom juli, 19 nya övergångslägenheter erhållits samtidigt som 20 övertag skett. Stadsområdets totala antal kontrakt består av 210 övergångslägenheter och 87 genomgångslägenheter. För stadsområde öster har under 2014, tom 15 augusti, 37 nya övergångslägenheter erhållits samtidigt som 18 övertag skett. Stadsområdets totala antal kontrakt består av 162 övergångslägenheter och 35 genomgångslägenheter. 8 Resultat av granskningen 8.1 Lägenhetsenheten Fastighetskontorets lägenhetsenhet bildades 2005. Innan dess sköttes anskaffning av sociala lägenheter samt den juridiska, tekniska och ekonomiska förvaltningen av respektive stadsdels bostadsenhet. Enheten består av en enhetschef, fem förvaltare och en assistent. Lägenhetsenheten svarar för juridisk, teknisk och ekonomisk förvaltning av kommunens inhyrda lägenheter för socialt boende. Lägenhetsenheten ansvarar för andrahandsuthyrning av lägenheter till personer som av olika skäl inte kan erhålla egna hyreskontrakt. Lägenhetsenhetens huvudsakliga arbetsuppgifter: teckna bostadshyreskontrakt med förstahandsvärden göra inflyttnings- och avflyttningsbesiktning teckna kontrakt med andrahandshyresgästen administrera reparation av lägenheter juridisk hantering av störningar juridisk hantering av obetalda hyror administrera hyresbetalningar överföra andrahandskontrakt till förstahandskontrakt 8.2 Fördelning av lägenheter Målet är att antalet införskaffade övergångslägenheter ska fördelas rättvist till stadsområdena. Det är andelen hemlösa i relation till antal aktuella lägenhetsavtal som avgör fördelningen. Därmed är följande faktorer avgörande 1. Kommunen gör en hemlöshetsräkning varje år på hösten. Antalet hemlösa i stadsområdet i relation till antalet lägenheter stadsområdet har avgör hur många lägenheter respektive stadsområde får nästkommande år 2. Antal övergångslägenheter där andrahandshyresgästen fått förstahandskontrakt. Ju fler övertag som sker under ett kalenderår, ju färre avtal har man vid kalenderårets slut. Det är antalet aktuella avtal vid årsskiftet som används av lägenhetsenheten när fördelningsnyckeln för nästkommande år ska beräknas. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 7 (15)

För granskade stadsområden blir fördelningen 2014 enligt följande: Norr: 22 procent av kommunens hemlösa fanns i stadsområdet 2013. Norr hade i slutet av året 27 procent av kommunens lägenheter. För 2014 ska därför stadsområdet enligt fördelningsnyckeln ha 18 procent av de nya lägenheter som anskaffas av lägenhetsenheten. Öster: 28 procent av kommunens hemlösa fanns i stadsområdet 2013. Öster hade i slutet av året 18 procent av kommunens lägenheter. För 2014 ska därför stadsområdet enligt fördelningsnyckeln ha 39 procent av de nya lägenheter som anskaffas av lägenhetsenheten. För att lägenheterna som anskaffas av lägenhetsenheten ska fördelas optimalt sker en kontinuerlig dialog mellan lägenhetsenhetens förvaltare och stadsområdenas individ och familjeomsorg. har i samband med intervjuerna på stadsområdena frågat hur man där fördelar erhållna lägenheter till sina klienter. Såväl stadsområde norr som stadsområde öster har en förteckning som kontinuerligt uppdateras och som visar aktuellt behov av lägenheter inom stadsområdet. Det man i första hand tittar på vid tilldelning av en lägenhet är hur nuvarande boendesituation ser ut för de som är i behov av lägenhet. Barnfamiljer är alltid prioriterade. Kostnaderna för nuvarande boende har viss men ingen avgörande betydelse. frågade i samband med intervjuerna hur man arbetar med likabehandling, jämställdhet och diskriminering. Enligt stadsområdena behandlas alla i behov av stöd lika. Det är helt behovet som styr vid tilldelningen av lägenheter och när en ledig lägenhet finns gör man utifrån den förteckning över personer i behov av boende som finns en genomgång och tilldelar den lägenheten som är i störst behov av den. Det är nuvarande boende som är avgörande och barnfamiljer är prioriterade. Någon specifik könsbaserad statistik vad gäller tilldelning av lägenheter görs inte. Det går därmed endast manuellt att få fram hur många män respektive kvinnor som erhåller eller tar över lägenheter. Det är ytterst ovanligt, men har förekommit, att framförallt mindre fastighetsägare, baserat på personens hudfärg o dyl, ställt sig negativa till att en viss person ska erhålla en lägenhet. Malmö stad har då avvecklat samarbetet med dessa fastighetsägare. 8.2.1 s kommentarer Enligt lägenhetsenhetens fördelningsnyckel ska stadsområde öster under 2014 erhålla en betydligt större andel lägenheter än stadsområde norr, och så har också skett enligt de uppgifter revisionskontoret erhållit och som presenteras under avsnittet statistiska uppgifter. har i samband med intervjuerna diskuterat med respektive stadsområde vad man anser om lägenhetsenhetens sätt att fördela lägenheter. Båda stadsområ- Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 8 (15)

dena anser att nuvarande fördelningsnyckel är bra. Ett av stadsområdena framförde också att dialogen med lägenhetsenheten har förbättrats. Stadsområde öster påtalade att en stor andel av deras klienter i behov av bostad består av stora familjer men att det ofta är svårigheter att erhålla större lägenheter från lägenhetsenheten. Enligt lägenhetsenheten är andelen stora lägenheter i Malmö litet och extremt stora lägenheter mycket få. Det nämndes exempelvis att det funnits en bostadslös ensamstående kvinna med 12 barn och lägenhet av den storlek som det då finns behov av finns i princip inte i Malmö. Stadsområdets interna fördelning av erhållna lägenheter ligger inom myndighetsutövningen och har därför inte granskats av stadsrevisionen. 8.3 Övertag Övergångslägenheter är till för hemlösa malmöbor som inte har möjlighet att skaffa boende via den ordinarie bostadsmarknaden. De ger också möjlighet för de som tidigare inte skött sitt boende att återetablera sig på hyresmarknaden genom att visa att de nu kan sköta sitt boende i alla avseenden. Målet är att andrahandshyresgästerna så småningom kan få ett förstahandskontrakt. Det finns två möjligheter till eget kontrakt för dessa personer: 1. Hyresgästen söker bostad på egen hand via framförallt Boplats Syd. Övergångsbostaden fungerar som en referensbostad. 2. Hyresgästen tar efter prövotiden över sin övergångsbostad och tecknar ett förstahandskontrakt med hyresvärden. Prövotiden är normalt ett år hos MKB. Hos övriga hyresvärdar är prövotiden två år. Några privata hyresvärdar som tilldelat kommunen lägenheter är normalt inte intresserade av att låta andrahandshyresgästen ta över kontraktet. För att en hyresgäst ska kunna teckna ett förstahandskontrakt krävs att följande kriterier är uppfyllda Hyrorna ska ha blivit inbetalda i tid av hyresgästen eller av god man/förvaltare. Det får inte ha förekommit några störningar eller annan misskötsel under boendetiden. Lägenheten ska vara väl vårdad. Den boende får inte under boendetiden i övergångslägenheten ha fått nya skulder registrerade hos kronofogdemyndigheten. Regler för övertag finns beskrivna i dokumentet Arbetsfördelning mellan lägenhetsenheten, stadsområdena och sociala resursförvaltningen i Malmö stad. Det är stadområdet som initierar ett övertag. En särskild blankett finns framtagen. Med blanketten skickar stadsområdet ett utdrag från kronofogdemyndigheten, som hyresgästen lämnat in eller tillsynspersonalen varit behjälplig med att beställa. Lägenhetsenheten tar fram en lista Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 9 (15)

på hyresinbetalningarna, som bifogas blanketten innan den skickas till fastighetsägaren. Fastighetsägarna har som redovisas ovan olika krav för övertag. I de fall ett övertag godkänns utifrån hyresinbetalningar och övrig skötsamhet utför fastighetsägaren en besiktning. Det är viktigt att lägenheten vid denna tidpunkt är välskött och välstädad. Detta ska stadsområdet ha kontrollerat innan besiktningen. Hittills har lägenhetsbeståndet ökat för varje år sedan 2005. Skillnaden mellan antalet nyanskaffade lägenheter och antalet övertag leder inte bara till en ökning av det totala lägenhetsbeståndet, utan ökar även arbetsbelastningen för personalen. Ökningen av lägenhetsbeståndet beror inte enbart på uteblivna övertag utan även på en ökning av antalet nyanskaffade övergångslägenheter samt på att antalet genomgångsboenden ökar och väntas göra så också framöver. Fastighetskontoret presenterade 2011 en rapport som bland annat tog upp problematiken med att antalet övergångslägenheter ökade kraftigt för varje år. Man skrev följande: Den ökade nyanskaffningen och det stigande antalet uteblivna övertag leder till en oroväckande ökning av antalet hanterade ärenden. Om denna utveckling fortsätter riskerar Lägenhetsenheten bli en kommunal bostadsförmedling och syftet med övergångsbostaden att hjälpa individen att återta kontrollen över sitt eget liv träder allt mer i bakgrunden. Under 2009 och 2010 låg andelen övertag i förhållande till antalet nyanskaffade lägenheter på bara drygt 50 procent efter att tidigare år legat på mellan 60-70 procent. Under 2011-2012 ökade därefter övertagen kraftigt och låg då på över 90 procent. Under 2013 minskade det återigen till drygt 75 procent. Under 2014, till och med augusti, har övertagen minskat ytterligare till 71,5 procent. I februari 2014 påtalade lägenhetsenheten i ett nyhetsbrev återigen problematiken med att andelen övertag var för lågt, att det var resurskrävande men även att fastighetsägarna framöver skulle minska viljan att ge kommunen nya kontrakt när beståndet hela tiden ökade. har frågat stadsområdena hur man arbetar för att öka övertagen. Främsta anledningen till att övertag inte sker är att den boende ej sköter hyresinbetalningarna och/eller har ekonomiska skulder. Stadsområde norr driver en borådgivning där man kan få råd och hjälp vad gäller att sköta sitt boende och man ska även vid tillsynen diskutera frågor som handlar om att sköta hyresinbetalningarna och sin ekonomi i övrigt. I stadsområde öster finns ingen motsvarande borådgivning men man har på sina egna boenden särskilda bovärdar som bl a har till uppgift att diskutera ekonomiska frågor med de boende. De boendes handläggare har till uppgift att aktivt arbeta med frågor som rör den boendes ekonomi och man ska vid tillsynen även kontrollera hur den boende sköter hyresinbetalningarna. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 10 (15)

Båda stadsområdena kontrollerar att boende i övergångslägenheter är aktivt bostadssökande hos boplats syd och man har rätt till ekonomiskt bistånd för att betala den avgift det kostar att stå i deras bostadskö. Båda stadsområdena uppger att man vill att så många som möjligt ska få eget förstahandskontrakt på sina övergångslängenheter. 8.3.1 Granskning Alla övergångslägenheter administreras via fastighetskontorets fastighetssystem. har med hjälp av lägenhetsenheten fått en förteckning på samtliga andrahandshyreskontrakt som haft en löptid på längre än två år men där övertag inte skett. har slumpmässigt valt ut 20 kontrakt per stadsområde och bett stadsområdena förklara anledningen till att dessa kontrakt ej övertagits av hyresgästen. Resultatet visar att för stadsområde norr beror det i åtta fall och i stadsområde öster i 14 fall på att hyresgästen har hyresskulder, andra skulder eller misskött sina hyresbetalningar och därmed inte enligt reglerna kan överta kontraktet. I ett fall i norr och sex fall i öster har anledningen till att övertag ej kunnat ske uppgetts vara klagomål och misskötsel. I flera av fallen har det varit kombinerat med hyresskulder, andra skulder eller misskötsel med hyresbetalningar. I ett fall uppgavs orsaken till att övertag ej skett varit pågående missbruksbehandling. I öster hade ett av de granskade kontrakten nyligen övertagits av hyresgästen och ett annat var på gång att omvandlas till förstahandskontrakt. I norr har i fyra fall uppgetts att kontraktet inte kan övertas och i tre fall att kontrakten överflyttats från annan stadsdel/stadsområde och att detta varit anledningen till att övertag ej skett. I ett fall har ansökan om övertag skett. 8.3.2 s kommentarer Uteblivna eller försenade hyresbetalningar eller andra ekonomiska orsaker är den största anledningen till att inte fler övergångslägenheter kan omvandlas till förstahandskontrakt. Stadsområdena bör därför om möjligt arbeta än mer förebyggande och aktivt med att de boende inser vikten av att betala sina hyror i tid och att bli skuldfria. Uppföljning och kontroll av hur hyresbetalningarna sköts bör ingå i den kontinuerliga tillsynen. I de fall ekonomiskt bistånd utgår till hyran bör man tillse att utbetalningsdatum så långt det är möjligt tidsmässigt matchar förfallodatum för hyran. har inte i övrigt granskat enskilda beslut om övertag då vi bedömer att dessa beslut ligger inom stadsområdets myndighetsutövning mot enskild, vilken inte granskas av stadsrevisionen. 8.4 Tillsyn När lägenhetsenheten tecknar kontrakt med fastighetsägarna ingår i avtalet att regelbunden tillsyn ska ske av andrahandslägenheterna. Om så inte sker riskerar lägenhetsenheten få problem att teckna nya hyreskontrakt. Det finns framtagna regler för hur tillsynen Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 11 (15)

ska bedrivas och det finns framtagna tillsynsmallar där det framgår vad som ska kontrolleras vid tillsynsbesöken. I begreppet tillsyn innefattas hembesök för att säkerställa att hyresgästen väl vårdar lägenheten. Detta ansvar vilar på stadsområdet. Tillsynen ska vara individuellt utformad utifrån behov, dock lägst en gång per månad om inget annat avtalats med fastighetsägaren. Tillsynen ska dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. I dokumentet Tillsyn framgår detaljerat vad som ska kontrolleras vid ett hembesök. Tillsynspersonalen ska kontrollera att bostaden vårdas, dvs att inget gått sönder och att det är rent i lägenheten. ventilation, kök/badrum, nikotinskador och målning ska särskilt kontrolleras och det anges i tillsynsmallen hur kontrollerna ska utföras. Stadsområdet har tillgång till fastighetssystemets webbportal och ska varje månad kontrollera vilka hyresgäster som inte har betalt hyran. I fastighetskontorets rapport Övergångsboende i Malmö stad, vi behöver en plan från 2011 skrivs det följande om den viktigaste orsaken till att övertag inte sker efter två år och vad som behöver förändras: Den viktigaste orsaken är att klienternas skuldsättning hittills fått för lite uppmärksamhet i arbetet mot ett övertag. Ofta uppdagas det först i samband med ansökan om övertag att hyresgästen har fått nya betalningsanmärkningar under de senaste tolv månaderna. För att få bättre kontroll föreslås att även skuldsättningen ska ingå i Socialtjänstens tillsyn, vilket innebär att skulderna kartläggs innan hyresgästen flyttar in i övergångsbostaden och att uppföljning sker regelbundet under boendetiden. s granskning av orsakerna till att övertag inte skett visar också att det är ekonomiska orsaker som är den vanligaste anledningen till uteblivna övertag. Lägenhetstillsynen ser annorlunda ut organisatoriskt i de två granskade stadsområdena. I stadsområde norr har man en särskild tillsynsgrupp på 12 personer varav åtta tjänster enbart arbetar med lägenhetstillsyn. I stadsområde öster är det ordinarie handläggare som också genomför tillsynen, utom i de fall då den boende inte har något annat hjälpbehov än med själva boendet. Då genomförs tillsynen av förvaltningens särskilda bovärdar. 8.4.1 Granskning har granskat hur tillsynen bedrivits sedan 2013-07-01 (då respektive stadsområdesnämnd bildades) för 20 andrahandslägenheter per granskat stadsområde. Precis som när det gäller granskningen av övertagen har lägenhetsenheten ur fastighetssystemet tagit fram underlagen till revisionskontoret. Vi har valt att granska 10 kontrakt per stadsområde där den boende bott i lägenheten mellan 6-12 månader och 10 kontrakt där den boende bott i lägenheten i mer än två år. De 10+10 kontrakten per stadsområde Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 12 (15)

har valts slumpmässigt utifrån de förteckningar som erhållits från lägenhetsenheten. Praktiskt har granskningen genomförts på stadsområdet där revisionskontoret tillsammans med en erfaren handläggare kronologiskt gått igenom vad som dokumenterats i verksamhetssystemet vad gäller tillsynen. All tillsyn ska dokumenteras. Om tillsyn som inte dokumenterats ändå genomförts är det inget som revisionskontoret kunnat granska. Stadsområdena har därför i efterhand ombetts kontrollera att ingen annan dokumentation finns utöver den som registrerats i Procapita. Inget av stadsområdena har återkommit med någon dokumentation utöver den som granskats. Resultatet av granskningen presenteras nedan och vad som framkommit har delats upp i tre kategorier 1. Aktiv tillsyn har enligt regelverket skett minst en gång per månad och dokumenterats. I dokumentationen framgår att teknisk tillsyn genomförts och resultatet av den samma. 2. Aktiv tillsyn enligt regelverket har bedrivits, dock inte en gång per månad. Tillsynen har dokumenterats utan att det i detalj framgår vad som kontrollerats vid hembesöket. 3. Inga eller endast sporadiska tillsynsbesök har skett och det framgår inte eller bara sporadiskt i dokumentationen vad som kontrollerats vid hembesöket. 1 2 3 Norr 0 1 19 Öster 0 11 9 Det framkommer, via dokumentationen i Procapita, endast i ett fåtal av de 40 granskade fallen ovan att man vid hembesöken diskuterat den boendes ekonomi och hyresbetalningar. Efter genomförd granskning av tillsynen för de 40 granskade lägenheterna har följande kontrollerats: Hur många av de boende hade hyresskulder? Hur många hade betalt hyrorna för sent? Hur många hade fått varningsbrev på grund av uteblivna hyresbetalningar? Hur många hade fått varningsbrev av andra orsaker? Resultatet blev enligt nedan Hyresskulder Sena hyresbetalningar Varningsbrev pga ej betalda hyror Varningsbrev övrigt Norr 8 av 20 17 av 20 7 av 20 4 av 20 Öster 6 av 20 16 av 20 5 av 20 5 av 20 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 13 (15)

Sena hyresbetalningar = Enligt hyreslagen ska en hyra betalas senast sista vardagen före varje kalendermånads början. Lägenhetsenhetens definition ovan av sen hyra är när en hyra som förfaller till betalning den sista vardagen före kalendermånadens början inte är betald dag fyra den månad hyran avser. Varningsbrev skickas ut när den boende vid upprepade tillfällen betalar hyran för sent. 8.4.2 s kommentarer Det kan konstateras att inget av stadsområdena följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Inte i något av de 40 granskade fallen har tillsyn skett minst en gång per månad och tydligt dokumenterats. Som vi bedömer det har i 28 av 40 fall ingen eller bara sporadisk tillsyn skett och det framgår inte i dokumentationen vad som egentligen kontrollerats vad gäller teknisk tillsyn eller den boendes hyresbetalningar. Samtidigt visar den genomgång som skett efter tillsynsgranskningen att merparten av de boende haft anmärkningar under boendetiden. Om anmärkningar finns borde enligt revisionskontorets uppfattning behovet av kontinuerlig tillsyn och stöd i boendet vara extra stort. Så har inte varit fallet. I norr har exempelvis ingen tillsyn skett av en lägenhet mellan juli 2013 och april 2014 trots att den boende har stora hyresskulder, betalt hyran för sent 21 gånger och fått varningsbrev från lägenhetsenheten och i ett annat fall har inte ett enda tillsynsbesök gjorts sedan juli 2013 trots att den boende har hyresskulder, betalt hyran för sent 25 gånger och fått flera varningsbrev både för uteblivna hyresbetalningar och av andra orsaker. I öster noteras att totalt fyra tillsynsbesök skett sedan juli 2013 av en lägenhet där den boende har hyresskulder, betalt hyran försent totalt 27 gånger och fått ett flertal varningsbrev både vad gäller uteblivna hyresbetalningar och av andra orsaker. Det framkom vid besöket på stadsområde Norr att man håller på att göra en översyn av rutiner och arbetssätt i tillsynsgruppen och man framförde därför att det var välkommet att stadsrevisionen genomförde en granskning, då det kan vara till hjälp i denna process. När det nyligen blev klart att resultatet av revisionskontorets granskning visade på stora brister i tillsynen togs en checklista fram som ska användas vid varje hembesök. Checklistan bygger på den checklista som redan finns och som tagits fram av lägenhetsenheten. Stadsområde norr har också framfört att framöver kommer tillsyn att göras en gång i månaden om inget annat är överenskommet. Checklistan kommer efter tillsynen att sparas som dokumentation över genomförd tillsyn. Förvaltningen har också lyft frågan om att ha checklistan som en blankett i verksamhetssystemet Procapita. Både stadsområde norr och öster bör se över rutinerna för sin tillsyn. När lägenhetsenheten tecknar kontrakt med fastighetsägarna utlovar man att en aktiv tillsyn ska ske av övergångslägenheterna. Ansvaret för tillsynen ligger i dagsläget på stadsområdena. Tillsyn har inte skett enligt de överenskommelser som finns och det innebär att lägenhetsenheten framöver kan få stora problem med att anskaffa nya hyreskontrakt. Det pågår en utredning på stadskontoret kring organisationen av den framtida tillsynen av sociala lägenheter. Enligt uppgift är denna utredning i dagsläget vilande. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 14 (15)

Lägenhetsenheten bör också fundera på om inte mallen för tillsyn bör kompletteras. Det framgår i riktlinjer för hyresfordringar i Malmö stads sociala boenden att det ska kontrolleras att hyrorna betalas av de boende. Stadsområdenas tillsynspersonal har behörighet till en webbportal i fastighetssystemet, vilket gör att de har tillgång till hyresstatusen på aktuella hyresavtal. Om riktlinjerna för den tekniska tillsynen kompletterades med att man även i samband med tillsynsbesöken ska kontrollera och diskutera med den boende hur man sköter hyresbetalningarna skulle det bli tydligare för tillsynspersonalen vad som ska genomföras vid en tillsyn vad gäller de krav som lägenhetsenheten har i sina regler. Reglerna är framtagna i samverkan mellan lägenhetsenheten, stadsdelarna/stadsområdena och stadskontoret. 9 Slutsats s slutsatser efter genomförd granskning är följande Lägenhetsenheten som bildades 2005 har på att framgångsrikt sätt anskaffat och ansvarat för andrahandsuthyrning av sociala lägenheter. Fördelningen av lägenheter till stadsområdena sker enligt en särskild fördelningsnyckel och stadområdena är nöjda med lägenhetsenhetens arbete och sättet att fördela lägenheterna. Lägenhetsbeståndet har ökat varje år. Det beror dels på lägenhetsenhetens framgångsrika arbete med att skaffa nya lägenheter men även på att andelen övertag varit betydligt lägre än nyanskaffningen. Stadsområdena bör därför arbeta både mer förebyggande och mer aktivt med att andrahandshyresgästerna ska ta över sina kontrakt. Det största hindret för övertag är att den boende inte sköter sina hyresbetalningar och det är därför där stadsområdena i första hand bör försöka öka såväl de förebyggande som aktiva insatserna. s granskning av tillsynen av andrahandslägenheter visar att den inte skett enligt gällande regler/överenskommelser. Lägenhetsenhetens samarbete med fastighetsägarna och arbetet med att anskaffa nya lägenheter riskerar att försämras/försvåras om inte kommunen utför den tillsyn som man utlovat när man erhåller lägenhetskontrakt för socialt boende. Det pågår en utredning på stadskontoret om den framtida tillsynen. Granskningen visar att tillsynen måste förbättras. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 15 (15)