1(7) Kemikalieinspektionen Box 2 172 13 Sundbyberg Inspektion av arkivlokaler hos Kemikalieinspektionen rkivvården vid Kemikalienspektionen (KEMI) inspekterades av Riksarkivet (R) den 9 december 2009 (dnr R 231-2009/3912). Inspektionen resulterade bl.a. i att KEMI ska redovisa vilka åtgärder man vidtagit i befintliga arkivlokaler, vilka R yttrat sig över i februari 2003, samt att arkivhandlingar i rum 3110 ska flyttas över till någon av KEMIs arkivlokaler. R har därefter av KEMI fått en förfrågan om att närmare granska befintliga lokaler. R inspekterade den 26 april 2010 KEMIs arkivlokaler och rum 3110 på Esplanaden 3 i Sundbyberg. Närvarande vid inspektionen: Från Kemikalieinspektionen: Tre tjänstemän Från Riksarkivet Maria Nordström Jarnryd Sebastian Grette Inspekterade arkivlokaler och rum: rkivlokal i källarplan: benämnes Centralarkivet Närarkivlokal: rum 2220, rum 2252, rum 3264 Förråd: rum 3110 FÖRELÄGGNDEN OCH NMÄRKNINGR Förelägganden Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtagas av Kemikalieinspektionen och senast den 1 december 2010 redovisas skriftligt till Riksarkivet. Samtliga arkivlokaler 1. En drift- och skötselinstruktion för arkivlokalerna ska utarbetas (jfr R-FS 1997:3, 6 kap. 1 ). 2. Klimatet ska vara konstant och anpassat till arkivhandlingarna (jfr R-FS 1997:3, 11 kap. 1-2 ). Klimatet med avseende på lufttemperatur och relativ luftfuktighet bör därför regelbundet kontrolleras, och dokumenteras, för att skapa underlag inför beslut om särskild skyddsåtgärd erfordras (rutinen kan ingå i drift- och skötselinstruktionen enligt punkt 1 ovan).
2(7) Centralarkivet (i källarplanet) 3. Rörgenomföringar som har brister vad gäller den brandtekniska tätningen åtgärdas så att genomföringarna uppnår samma brandklass som byggdelarna de genombryter (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 8 ). 4. En handbrandsläckare (skum) ska placeras i eller i anslutning (< 25 m) till arkivlokalen (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 14 ). 5. Åtgärd utförs så att luftöverföring mellan garage och arkivlokal via överluftkanalen inte kan ske (t.ex. med tätt spjäll), då ventilationssystemet som förser arkivlokalen med tilluft är avstängt (jfr R-FS 1997:3, 11 kap. 1 ). 6. Utförandet och funktionen hos brand/brandgasschaktet ska redovisas. Om utförandet innebär att skyddet med avseende på risken för obehörigt intrång eller skadegörelse via luckan inte är tillfredsställande ska erforderliga åtgärder vidtas (jfr R-FS 1997:3, 12 kap.). rkivlokal, rum 2220 7. Den lysrörsarmatur som inte tänds då belysningen aktiveras ska lagas eller bytas ut om felet kan utgöra en brandfara (jfr 10 kap, 1 ). 8. Vägguttaget (inkl. kabel), som hänger löst med hoprullad elkabel i takvinkel, ska fästas på korrekt vis mot vägg eller tak (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 1-2 ). 9. Kontrollampan, som är avsedd för kontroll av belysningen och som är monterad på väggen vid arkivlokalsdörrens utsida, ska lagas (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 2 a ). rkivlokal, rum 2252 10. De belysningsarmaturer som saknar kupor, ska kompletteras med sådana (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 5 ). Rum 3110 11. Genomgående elkablar flyttas ut från rummet, eller avskiljs från rummet i erforderlig brandteknisk klass (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 2 ). 12. Genomgående datakablage flyttas ut från rummet, eller avskiljs från rummet i erforderlig brandteknisk klass (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 2 ). 13. Funktionen hos vägguttagen ändras så att de blir spänningslösa då belysningen släcks (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 2 a ). 14. Omslutande byggdelar (väggar, bjälklag) kompletteras så att erforderlig brandteknisk klass samt skydd mot skadlig upphettning upprätthålls (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 8 ). 15. Genomföringar som har brister kompletteras så att erforderlig brandteknisk klass upprätthålls (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 8 ). Utförs förslagsvis i samband med punkt 14 ovan. 16. Dörr bytes mot dörr i erforderlig brandteknisk klass, om man inte kan visa att befintlig dörr uppnår de skyddskrav som föreskrifterna anger (jfr R- FS 1997:3, 10 kap. 8-9 ). 17. Genomgående ventilationskanaler ska brandtekniskt avskiljas från arkivlokalen i erforderlig brandteknisk klass (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 8 ).
3(7) 18. I till- och frånluftskanaler som ventilerar rummet, ska monteras brand/brandgasspjäll i erforderlig brandteknisk klass (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 8 ). Kommentar till punkt 11-18: Med erforderlig brandteknisk klass avses EI 120 om inte annat kan visas. nmärkningar Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder bör vidtagas av Kemikalieinspektionen. Centralarkivet (i källarplanet) 19. Funktionen hos befintligt fuktlarm bör kontrolleras (jfr R-FS 1997:3, 9 kap. 1 ). 20. Dörren till arkivlokalen bör förses med dörrstängare (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 9 ). 21. rkivlokalen bör förses med inbrottslarm om myndigheten bedömer att arkivlokalens läge och/eller innehåll medför risk för obehörigt intrång (jfr R-FS 1997:3, 12 kap. 1 ). rkivlokal, rum 2220 22. Dörren till arkivlokalen bör förses med dörrstängare (jfr R-FS 1997:3, 10 kap. 9 ).
4(7) INSPEKTION rkivlokaler Statliga myndigheters arkivhandlingar ska förvaras i lokaler som uppfyller kraven enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler R-FS 1994:6 (ändr. R-FS 1997:3). Följande uppgifter har noterats om arkivlokalen och byggnaden arkivlokalen befinner sig i. Beteckningarna, B och X i tabellen nedan förklaras efter tabellen. dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Fastighetsbeteckning Gatuadress Esplanaden 3, Sundbyberg Fastighetsägare Diligentia B B Uppgift saknas. Byggår B Uppgift saknas (bedöms ej vara byggd före 1970) ntal plan < 8 B Inklusive källarplan. Byggnadsstomme Betong (ev stål) B Verksamhet rkivhandlingar, media Årtal då myndigheten tog arkivlokalerna i bruk Kontor, källargarage Pappershandlingar 2003 X Placering Källarplan, plan 2, plan 3. Rumsnummer Storlek, area Centralarkivet (nummer oklart), 2220, 2252, 3110, 3264 Centralarkivet: < 400 m 2, Rum 2220, 2252, 3264: < 100 m 2 Rum 3110: < 35 m 2 B Bilgarage för kontorshyresgäster Centralarkivet: personbilsgarage. Övriga rum: kontorsverksamhet.
5(7) dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Rumshöjd Källarakivet: ca 4 m. Övriga rum: normal kontorsrumshöjd. Stomme, brandteknisk klass i bärande avseende Enligt norm B Väggar, brandteknisk klass i avskiljande avseende Bjälklag, brandteknisk klass i avskiljande avseende Tilläggsisolering (skydd mot skadlig upphettning) rkivlokalsdörr EI 120 (uppskattning) EI 120 (uppskattning) Centralarkivet: Platsgjuten betong, lättbetongblock (ca 20 cm) putsad utsida. Närarkiven: gipsregelväggar (ca 14 cm). Betong, tjocklek okänd men bedöms ha sådan tjocklek att minst klassen EI 120 upprätthålls. --- Oklart. Fabrikat Daloc, typ S30, brandklass 120. Rum 3110: fabrikat Daloc typ S40, brandklass 60. Fönster Finns ej Utåtgående dörrar (mot korridor). nslagströskel, dörrstängare. Kan ställas upp på magnet (släpper vid brandlarm), undantaget dörrar till centralarkivet och rum 3110. Dörr i centralarkivet och rum 2220 saknar dörrstängare. Sprinkler Ja, garageplan B Vattensprinkler. rkivlokal osprinklad. Handbrandsläckare utomatiskt brandlarm Räddningstjänstens insatstid Saknas vid centralarkivet. Finns i närheten av övriga arkivlokaler Brandpost (slang) vid trapphus i garage. Ja B Rökdetektorer i arkivlokaler och kontorsutrymmen. < 10 minuter B
6(7) dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Belysning Lysrörsarmaturer, kupa. Fast installation. Fabrikat Fagerhult, typ llfive, 2x28 W. IP klass 44. Manövrering via microbrytare i dörrens tillhållarlås. Utvändig kontrollampa. Rum 3110: inga kupor, lägre IP-klass. Vägg- och lamputtag Vägguttag. Blir strömlösa då belysning släckes (undantaget rum 3110). nnan elkraft Rör / uppvärmning Genomgående elkablar i rum 3110. Övriga rum, nej. Inga värmekällor i lokalerna. Centralarkivet: Genomgående rör för sekundärvärme och tappkallvatten. Ett spillvattenrör (ca 0,5 m) av gjutjärn i takvinkel mot garage. Centralarkivet: Rör förlagda i takhöjd. Omslutande skydd i form av isolering och plastplåt. Dropp- och uppsamlingsränna monterad under rören. Fuktlarm Centralarkivet: ja Fuktlarm på golv utmed samtliga väggar. Larmpanel på utsidan vid arkivlokalsdörren. Ventilation Lufttemperatur (T) och relativ luftfuktighet (RF) Källararkiv: tilluft med överluft till garage. Rum 2220, 2252, 3264: tilluft med överluft till korridor. Rum 3110: tilloch frånluft. Källararkiv: T: ca 17 C RF: ca 37%. Uppmätt vid inspektionstillfället. Brand/brandgasspjäll monterade på till-resp överluftskanal. Fabrikat Bevent Rasch, brandklass EI90 / E120. Styrs via lokala styr/reglerenheter placerade i anslutning till lokalerna. Rum 3110 saknar brand/brandgasspjäll. Närarkiv befinner sig inom kontorsytan - normalt kontorsklimat förväntas.
7(7) dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Ytskikt, vägg (V), golv (G), tak (T) Källararkiv: V: målade betong och lättbetongväggar. G: uppreglat golv (spånskiva) på luftspaltbildande matta mot betong. T: målad betong. Hyllsystem Inbrottslarm Övriga rum: V: målad gips G. linoleum el. liknande T: undertaksplattor (mineralull) (rum 3110 utan undertak) Kompakthyllsystem. Enstaka stationära hyllor mot vägg. Källararkiv: Nej Övriga rum befinner sig inom myndighetens skalskydd. Datauttag Nej Handmanövrerat. Skenor i upphöjt golv (spånskivor el. dyl.) ovan betongbjälklaget. X Förklaringar: = uppgift som avser arkivlokalen, B = uppgift som avser byggnaden, X = uppgift som meddelats av myndigheten Stockholm den 7 maj 2010 Sebastian Grette vdelningsdirektör Bevarandeavdelningen Maria Nordström Jarnryd rkivarie Tillsynsavdelningen