Granskning av underhåll av fastigheter, gator och vägar, Arboga kommun Jönköping 2008-02-22 Lars Edgren
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...3 2. Inledning...5 Bakgrund...5 3. Revisionsfrågor...6 4. Metod...6 5. Gränsdragning drift underhåll...6 6. Politiska mål och riktlinjer...8 7. Organisation, ansvar och verksamhet...9 Fastigheter...9 Gator och vägar...10 8. Planeringssystem...11 9. Budget och redovisning...11 9.1 Fastigheter...11 9.2 Gator och vägar...13 10. Underhållsplanering och genomförande...13 Fastigheter...13 Gator och vägar...15 2
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Arboga kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers fått i uppdrag att granska kommunens hantering av underhållsbehovet mm för verksamhetsfastigheter, hyresbostäder och gator och vägar inom tekniska nämndens verksamhetsområde. Granskningen syfte är att besvara följande revisionsfrågor: Vilka principer gäller för underhållsplaneringen för Tekniska nämnden Vilka anvisningar finns för de olika anläggningstyperna Hur stort är det framtida underhållsbehovet Vilka planer finns för det framtida underhållet Hur följer nämnden planerna Mot bakgrund av revisionsfrågorna kan konstateras att speciella anvisningar för anläggningstyperna eller principer för underhållsplanering inte finns. Det finns heller inte specificerade underhållsplaner för det framtida underhållet. Den underhållsmässiga statusen på kommunens verksamhetsfastigheter är på en acceptabel nivå. Däremot indikerar inriktningen (i stort sett bara akutunderhåll) att ökande problem med eftersläpande underhåll kan förväntas. Den underhållsmässiga statusen avseende bostadsfastigheterna är av mer tveksam karaktär. Bostadsfastigheterna behöver ökade underhållsanslag för att komma ifatt den eftersläpning av underhållet som pågått under en längre tid. Omfattningen av underhållet av såväl förvaltnings- som bostadsfastigheter påverkas av driftgruppens arbete som utförare. Beslut som säkerställer underhållsnivån, som på samma sätt som för gator och vägar, bör fattas. Statusen på gator och vägar ur en underhållsaspekt är också tveksam. Här är omfattningen av underhållet av gator och vägar på väg neråt. Anledningen till detta är att vinterväghållningen (driftkostnad), under senare år prioriterats. Under 2007 har dock besluts fattats som anger att underhållet inte får påverkas av ökade driftskostnader (vinterväghållning). Gator och vägar behöver utökade underhållsanslag för att bl a öka statusen och komma ifrån dyra iståndsättningsåtgärder. Med nuvarande underhållstakt, för i första hand bostäder och gator och vägar, finns risken att underhållsskulden ökar på ett sådant sätt att kommunen inte lever upp till kommunallagens bestämmelser om god ekonomisk hushållning. 3
Omfattningen av framtida underhållsbehov styrs av ett antal faktorer. En grundlig statusbestämning av såväl fastigheter som gator och vägar är en första förutsättning. Verksamhetsfastigheterna förutsätter en lokalförsörjningsplan som på sikt visar kommunens mer långsiktiga planering/behov av lokaler och samtidigt ger underlag för underhållsplaner är en andra förutsättning. Ett internt hyressystem där nyttjarna ges incitament för lokalminskning och påverkansmöjligheter på driftskostnader en tredje förutsättning. Ett internhyressystem är en del av ägarstyrningen för lokalbeståndet. Det huvudsakliga underlaget för lokalbeståndet utgörs av verksamhetens behov. Verksamhetens behov utgör underlag för lokalförsörjningsplanen (äga, förvärva, hyra eller avyttra). För bostäderna kan utöver en bestämning av underhållsstatusen även behövas en separat ägarstrategi som på sikt visar vad kommunen vill med sitt bestånd (ägande, bolag, avveckling, uppdelad eller samordnad fastighetsförvaltning, samarbete med andra etc.). Sammantaget behöver Arboga kommun inventera och bestämma underhållsstatusen på såväl fastigheter som gator och vägar. För verksamhetsfastigheter bör upprättas en lokalförsörjningsplan och utformas ett incitamentsskapande internhyressystem. Från granskningen för övrigt kan noteras att: - Målbeskrivningar och verksamhetsmått måste utvecklas och struktureras - I verksamhetsberättelser mm har generellt påtalats vikten av ökade underhållsanslag. I anslutning till detta är det nödvändigt att beslutsfattare mm får ett mer tydligt och preciserat beslutsunderlag som visar vad framställningarna avser. - Styrning av driftgruppen insatser, avseende i första hand underhåll, bör förstärkas och förtydligas, alternativt kan ombildning till resultatenhet ske - Förvaltningen och ekonomikontoret har utarbetat ett utkast till regler/policy för investeringsprocessen för verksamhetsfastigheter. Förslaget kan lämpligt kompletteras med ekonomistyrningsregler för drift, underhåll och investeringar. - Underhåll av fastigheter och gator och vägar skall inte behöva stå tillbaka för kostnader av driftkaraktär (ex vis media- eller vinterväghållningsinsatser). Eventuellt kan driftbudgeten behöva fördelas på dels en driftdel och dels en underhållsdel. - Budget och redovisning bör förändras såtillvida att samma fördelnings- och uppföljningsprinciper tillämpas. - Under 2007 redovisas stora underskott, i relation till såväl budget som delårsrapport, i den löpande verksamheten. Prognostisering och löpande uppföljning av kostnader bör prioriteras - För att kunna bedöma om prissättningen för igenläggning efter grävande verk och företag är skälig bör underhållskostnader uppkomna mot bakgrund av bl a avgrävningar följas under en längre tid. Relevant prissättningsinformation bör inhämtas. 4
2. Inledning Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Arboga kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av underhåll av fastigheter, gator och vägar. Om anläggningstillgångar ska behålla sitt värde och funktionalitet krävs omfattande underhållsarbete. Planlagt underhållsarbete måste också ställas i relation till akuta reparationsåtgärder om dessa uppkommit p g a bristande underhåll. Kostnaderna för planerat underhåll och akuta reparationer är beroende av varandra. För lågt planerat underhåll ökar ofta akutreparationer till relativt höga kostnader. Det finns också risk för att lågt underhåll försämrar värdet på ägda anläggningar. Det är viktigt att hålla isär begreppen underhåll, drift och investering. Underhåll definieras som sådana åtgärder som görs på en anläggning i avsikt att vidmakthålla den tekniska, funktionella och ekonomiska statusen. Drift är åtgärder för att hålla en byggnad eller anläggning i funktion. Investering avser en åtgärd för att förbättra den tekniska, funktionella och ekonomiska statusen. Vid större projekt bör en fördelning av vad som kan betraktas som underhåll respektive investering göras. För att kunna styra underhållsinsatser fordras klara övergripande strategier och planer, eftersom insatserna i annat fall kan tendera att bli slumpmässiga. Underhåll som bör prioriteras är sådant som: ger minskade driftskostnader ger lägre framtida underhållskostnader tillfredställer brukaren bibehåller anläggningens ekonomiska värde För att få ett helhetsgrepp om i första hand anläggningarnas status måste man även diskutera avskrivningsprinciper eftersom underhållsinsatser i förhållande till gjorda investeringar och därpå följande avskrivningar, påverkar bedömningen. Begränsat underhåll men reella avskrivningar med uppbyggnad av underhållsreserver är av naturliga skäl bättre än såväl begränsat underhåll som små avskrivningar. 5
3. Revisionsfrågor De revisionsfrågor som ställts är följande: Vilka principer gäller för underhållsplaneringen för Tekniska nämnden Vilka anvisningar finns för de olika anläggningstyperna Hur stort är det framtida underhållsbehovet Vilka planer finns för det framtida underhållet Hur följer nämnden planerna 4. Metod Uppgifter om underhållsfrågorna har inhämtats genom intervjuer med förvaltningschef, fastighetsingenjör och gatuingenjör. Vi har också tagit del av dokumentation som beskriver de granskade områdena. Relevant jämförelsematerial har inhämtats. 5. Gränsdragning drift underhåll Gränsdragningen inom tekniska förvaltningen, mellan drift, underhåll och investering, följer i huvudsak vad som nomenklaturmässigt är vedertaget inom branschen. Med drift avses åtgärder för att hålla en anläggning i funktion och som resulterar i ekonomiska värden med kortare varaktighet än ett år. Som typiska driftkostnader inom fastighetsområdet räknas mediakostnader (el, vatten mm), gräsklippning, städning, vaktmästeritjänster mm. Som typiska driftkostnader inom gata/väg räknas vinterväghållning inklusive snöborttagning och trumtining, åtgärder avseende gatubelysning, dammbindning, komplettering/förbättring av linjemålning, sopning, spolning och sandupptagning, rengöring av skyltar och kantmarkeringsstolpar mm. Med underhåll avses åtgärder som behövs för att en anläggnings önskade egenskaper bevaras eller återställs och som resulterar i ekonomiska värden med längre varaktighet än ett år. Underhåll kan sedan delas in i olika typer. Normalt talas om akut, löpande och planerat underhåll. Andra benämningar kan förekomma när det gäller underhåll. Periodiskt underhåll är en variant av planerat underhåll. 6
Med akut underhåll menas sådan åtgärd som erfordras för att återställa viss funktion (byta en trasig glasruta eller att åtgärda en asfaltskada orsakad av yttre påverkan). Med löpande underhåll menas sådan åtgärd som utförs ex vis varje säsong och som oftast förutsätter uppföljning av det speciella tillståndet eller funktionen. Som exempel kan nämnas målningsbättring av vissa fönster eller lagning av potthål orsakade av tjällossning. Planerat underhåll betecknar mer omfattande underhållsinsatser med längre intervall som ex vis ommålning av fönster eller omläggning av asfaltbeläggning Som typiskt underhåll inom fastighetsområdet räknas in- och utvändiga ytskiktsåtgärder (inner- och yttertak, inner- och ytterväggar och golv) i form av målning, fasad-, tak- och golvarbeten samt motsvarande åtgärder av installationskaraktär (VVS och El). Som typiskt underhåll av gata/väg räknas ytskiktsåtgärder (oftast asfalt) av kompletterings- eller omläggningskaraktär, utbyte av kantsten, lagning av sprickbildningar, sättningar och håligheter mm. Med investering avses det som är nyanläggning och samtidigt inte är av drift- eller underhållskaraktär. All nyproduktion och nyanläggning är investering men även ex vis ombyggnadsarbeten som gäller förändrad verksamhet. I den kommunala budget- och redovisningsprocessen är det inte alltid säkert att gränsdragningen mellan drift, underhåll och investering följer vedertagen praxis. Arboga kommun följer i stort vedertagna begreppsbenämningar. Av verksamhetsberättelserna framgår dock att det förekommer investeringar som i egentlig mening är underhåll dvs inte ny- eller tillbyggnad, inte heller utgör förändrad verksamhet eller är kapacitetshöjande (renoverings- och reparationsarbeten). Kostnader för drift- och underhåll, i första hand, inom fastigheter separeras heller inte alltid. En oriktig behandling av i första hand förhållanden mellan underhåll och investering utgör inte god redovisningssed och försvårar jämförelser mellan kommuner. Tekniska förvaltningen tillsammans med ekonomikontoret har upprättat ett utkast till investeringsprocess för verksamhetsfastigheter. Lämpligt kan vara att även foga ekonomistyrningsregler för investeringar till utkastet. 7
6. Politiska mål och riktlinjer Nämnder och förvaltningar inom kommunen har tidigare i stort saknat mål för verksamheten. Under 2007 har kommunfullmäktige i augusti 2007 antagit Mål och strategier samt ekonomisk plan för 2008 2010. I tidigare års verksamhetsberättelser, för den tekniska verksamheten, har bl a påtalats att målet att ej överskrida budgeten inte har kunnat uppfyllas beroende på olika orsaker. Några tydligare eller andra, mer omfattande målbeskrivningar har inte funnits. Dokumentet Mål och strategier innehåller utöver en nulägesbeskrivning, strategiska områden för den kommunala verksamheten och ekonomiska förutsättningar med plan även kommunens övergripande visioner. Tekniska nämndens mål finns angivna i separat dokument. Tekniska nämnden mål utgörs av: Arbetsmiljön skall överlag vara god Öka antalet boende genom attraktiva tomter och bostäder Säkerställa en långsiktig produktion och leverans av ett hälsosamt, godkänt och bra vatten Utveckla kontakten med näringslivet Förbättrad vinterväghållning När det gäller mål kan noteras att riksdagen tidigare under 2004 godkänt förslaget om ekonomisk hushållning i kommuner och landsting. Förändringarna avser kommunallagen och lagen om kommunal redovisning och gäller fr o m 2004-12-01. Förändringarna innebär bl a att kommuner i sin budget ska ta fram särskilda mål och riktlinjer för en god ekonomisk hushållning. Förvaltningsberättelsen ska fortsättningsvis innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Av förarbetena framgår att mål och utvärdering ska omfatta såväl det finansiella som det verksamhetsmässiga perspektivet. Möjligheterna att i förvaltningsberättelsen göra meningsfulla utvärderingar av satta mål styrs av hur målen är formulerade. Vagt formulerade mål är svåra att följa upp medan motsatsen gäller för tydliga och konkreta mål. I sammanhanget finns även ett behov att konstruera mät- eller uppföljningsmetoder. Uppföljning av god ekonomisk hushållning förutsätter en genomtänkt kedja målformulering/målbeslut uppföljningsmetod/teknik utvärdering/utvärderingspresentation. 8
7. Organisation och ansvar Tekniska förvaltningen sorterar under tekniska nämnden. Förvaltningen leds av en förvaltningschef. Tekniska förvaltningen har fyra linjeplacerade avdelningar/enheter, fastighets-, gatu- och stadsarkitektavdelning samt en enhet för kost. Administrativa resurser finns i stabsfunktion (förvaltningskansli). Fastighetsavdelningen har för sin egen del en expedition. Beträffande organisationsmodell se bilaga. Fastigheter Fastighetsavdelningen är uppdelad i två separata sektioner. En sektion svarar för skolor, daghem och fritidsfastigheter mm. Den andra sektionen svarar för omsorgsboenden och Arboga bostäder (ABO). För förvaltningen av ABO:s bestånd finns tre områdesvärdar (vaktmästare). Ledningen inom fastighetsavdelningen utgörs av fastighetsingenjören. EFP I ekonomisk flerårsplan 2004 2006 påvisas att kostnaderna för fastighetsunderhåll av verksamhetslokaler under att antal år legat på en för låg nivå. I sammanhangen nämns akuta brister med takläckage, fönstermålning och mattbyten. Ökade anslag för underhållföreslås därför för kommunens fastigheter. I ekonomisk flerårsplan 2006 2008 anges att nämnden haft besparingskrav under åren 2002 2005 motsvarande ca 1 000 tkr/år vilket drabbat underhållet och medfört brister i anläggningarnas status. Om det gäller fastigheter eller gator och vägar eller såväl fastigheter som gator och vägar framkommer inte. Underhållet av fastigheter föreslås därför öka med 5: -/m2. Samtidigt planeras försäljning av ett antal bostadsfastigheter för att undvika framtida underhållskostnader. I ekonomisk flerårsplan 2007 2009 finns samma skrivning avseende besparingskrav som fanns i den tidigare flerårsplanen. Verksamhetsberättelse I förvaltningens verksamhetsberättelse för 2004 anges att investeringar i fastighetsunderhållet behöver öka för att inte riskera en framtida kapitalförstöring. I verksamhetsberättelsen för 2005 påtalas också att investeringar i fastighetsunderhållet behöver öka för att inte riskera en framtida kapitalförstöring. 9
Även i verksamhetsberättelsen 2006 påtalas vikten av att fastighetsunderhållet måste ökas för att undvika framtida kapitalförstöring. Fastighetsavdelningen redovisar i verksamhetsberättelsen att målet att ej överskrida budgeten inom verksamhetsområdet ABO har inte uppfyllts, till stor del på grund av ett historiskt eftersatt underhåll. Inför framtiden noteras att ett successivt överförande av ritningar till CAD-format eller skanning ger en bättre överblick av lokalytornas nyttjande, såväl när det gäller lokalvård som fastighetsdrift. Mot bakgrund av detta kan driftkostnader sänkas eller förhindras för att kunna ge ett ökat utrymme för till en ökad underhållsbudget. Här noteras även att det i verksamhetsberättelsen anges att samarbetet mellan förvaltningarna vad gäller lokalförsörjningsplanering bör intensifieras. I verksamhetsberättelsen tillhörande delårsbokslutet i juni 2007 anges att ABO:s verksamhet redovisar underskott och om nivån på underskottet inte ska stiga förutsätts åtgärder i form av senareläggning av underhållsåtgärder samt att några trapphus med tillhörande lägenheter läggs i malpåse. Gator och vägar Avdelningen består av tre fristående grupper, gatu- och parkgrupp, vatten- och renhållningsgrupp och en driftgrupp, inriktade på olika ansvarsområden. Gatu- och parkgruppen består av fyra personer och leds av gatuingenjören. Vatten och renhållningsgruppen omfattar den samlade VA-verksamheten inklusive renhållning. Driftgruppen utgörs av i första hand städpersonal (ca 35 personer). Här finns även ett antal hantverkare (6 7 personer) med ansvar för drift och underhåll av i första hand fastigheter. Här finns även en anläggningssida (6 personer) med inriktning mot drift och underhåll av gator och vägar, VA samt i viss mån även investeringsprojekt. EFP I ekonomisk flerårsplan 2004 2006 påtalas när det gäller gator och vägar att medel fördelats om från beläggningsunderhåll till vinterväghållning vilket medfört att beläggningsunderhållet blivit eftersatt. Underhållsbehovet uppskattas till ca 600 tkr för att bibehålla nuvarande standard. I ekonomisk flerårsplan 2006 2008 anges att nämnden haft besparingskrav under åren 2002 2005 motsvarande ca 1 000 tkr/år vilket drabbat underhållet och medfört brister i anläggningarnas status. Om det gäller fastigheter eller gator och vägar eller såväl fastigheter som gator och vägar framkommer inte. I flerårsplanen betonas vikten av ökade anslag för såväl beläggnings- som barmarksunderhåll. I ekonomisk flerårsplan 2007 2009 finns samma skrivning avseende besparingskrav som fanns i den tidigare flerårsplanen. 10
Verksamhetsberättelse I verksamhetsberättelserna från 2004 och framåt påtalas, på olika sätt, att gatunätet är i stort behov av renovering och att det kommer att krävas stora insatser under många år framöver. Samtidigt kan noteras att höga kostnader för vinterväghållning eller underskott för gatubelysningens elavgifter medfört att i första hand beläggningsunderhållet fått skjutas på framtiden. Underhållet har m a o fungerat som en regleringspost för driftkostnader. Tekniska nämnden har under de senaste sex åren angående förslag till driftbudget/flerårsplan antingen begärt extra medel eller påtalat det stora behov av ökade medel för underhåll av såväl fastigheter som gator och vägar. 8. Planeringssystem Något speciellt planeringshjälpmedel för fastigheter eller gator och vägar finns inte. Information om kommunens gator och vägar, i form av längder, ytor antal belysningsstolpar mm förs dock i egenupprättat Excel-dokument. Information om fastigheterna förs på motsvarande sätt av fastighetsavdelningen. 9. Budget och redovisning 9.1 Fastigheter Underhåll budgeteras i planerat underhåll (en samlad post), internt och externt. Redovisningsmässigt fördelas underhållet sedan på planerat underhåll (internt och externt) och felavhjälpande underhåll (internt och externt). Felavhjälpande underhåll döljer sig budgetmässigt, i första hand bakom posterna för vaktmästare och driftgruppens arbete. Visst mindre budgetmässigt underhåll kan också förekomma i poster med andra benämningar. I verksamhetsberättelserna för åren 2004 2005 anges att underhållet i det samlade fastighetsbeståndet, omfattande ca 128 000m2, uppgår till mellan 9 och 10 miljoner kronor per år. Uppgifterna inkluderar ABO. För 2006 uppgår den samlade summan för det totala underhållet avseende verksamhetsfastigheter till 7 689 tkr. Mot bakgrund av lokalbeståndets samlade yta 92 813 m2 ger det en underhållskostnad om ca 83 kronor per m2. 11
Budget och utfall underhåll verksamhetsfastigheter 2006 Underhållstyp Budget Utfall Felavhjälpande underhåll 0 2 399 717 Planerat underhåll 7 625 900 5 288 896 Totalt 7 625 900 7 688 613 Kostnad per m2 82 kronor 83 kronor Redovisningsmässigt för 2007 uppgår motsvarande kostnad för det totala underhållet till ca 8 765 tkr. Mot bakgrund av lokalbeståndets samlade yta ger det en underhållskostnad om ca 94 kronor/m2. Budget och utfall underhåll verksamhetsfastigheter 2007 Underhållstyp Budget Utfall Felavhjälpande underhåll 0 3 109 893 Planerat underhåll 9 461 300 5 655 039 Totalt 9 461 300 8 764 932 Kostnad per m2 102 kronor 94 kronor 2006 års motsvarande underhållskostnad för ABO uppgår till ca 4 173 tkr vilket mot bakgrund av lokalbeståndets omfattning, ca 34 700 m2, ger en underhållskostnad per m2 om ca 120 kronor. Budget och utfall underhåll ABO 2006 Underhållstyp Budget Utfall Felavhjälpande underhåll 0 1 123 593 Planerat underhåll 2 820 700 3 049 373 Totalt 2 820 700 4 172 966 Kostnad per m2 81 kronor 120 kronor 2007 års motsvarande underhållskostnad uppgår till 5 874 tkr. Underhållskostnad per m2 uppgår till 169 kronor. Budget och utfall underhåll ABO 2007 Underhållstyp Budget Utfall Felavhjälpande underhåll 0 1 005 315 Planerat underhåll 2 502 700 4 848 921 Totalt 2 502 700 5 854 236 Kostnad per m2 72 kronor 169 kronor 12
Medelvärdet för underhåll avseende landets allmännyttiga bostadsbolag låg 2006 på ca 150 kronor/m2. Motsvarande medelvärdet för små bostadsbolag (under 500 lgh) låg på 106 kronor/m2. Utfallet för 2007 finns inte tillgängligt ännu. Avskrivningarna för bostadsfastigheterna 2006 omfattade ca 2 645 tkr vilket mot bakgrund av den samlade ytan, ca 34 700 m2 ger en avskrivningskostnad per m2 om ca 76 kronor. Medelvärdet 2006 för riket var ca 100 kronor/m2. Medelvärdet för små bostadsbolag uppgick till ca 83 kronor. Motsvarande uppgifter för kommunen 2007 är ca 1 900 tkr i avskrivning och 56 kronor i avskrivningskostnad per m2. Utfallet för 2007 finns inte tillgängligt ännu. Det rena lägenhetsunderhållet (behov) har i utredning av SABO uppskattats till ca 60:-/m2 (snittsiffra för riket enligt statistik från landets allmännyttiga bostadsbolag) och år. För Arbogas del förväntas för kommande år, utöver det rena lägenhetsunderhållet, även kostnader för andra tunga återställningsarbeten (stammar mm) av huvudsakligen underhållskaraktär. För att kunna möta detta kommer att krävas större framtida anslag för underhåll. 9.2 Gator och vägar Budget och utfall underhåll gator och vägar År Budget Redovisning Avvikelse 2004 974 000 255 000 719 000 2005 1 795 000 1 331 000 464 000 2006 1 824 000 1 689 000 135 000 2007 1 821 000 De positiva avvikelserna från budget beror på att underhållet tidigare fungerat som regleringspost för driftkostnader. De år då vinterväghållningen tagit större resurser i anspråk än budgeterat täcks de kostnaderna med underhållsmedel (se verksamhetsberättelser). Ca 75 % av budgeten för beläggningsunderhåll ianspråktas för s k toppar (asfaltlager) Övrigt består av underhåll av grusvägar, mindre asfaltreparationer, spricklagning, akutunderhåll, omläggning gångbanor. 10. Underhållsplanering och genomförande Fastigheter Underhållsinsatserna styrs av tilldelade budgetmedel. Årlig uppräkning av drift- och underhållsanslaget sker. 13
Underhållsplaneringen utgår från förvaltarnas (ABO), driftpersonalens och fastighetsingenjörens uppfattning om var behoven är störst. Underhållsanslaget räcker i stort sett bara till för s k akutunderhåll. I den mån det förekommer planerat underhåll så genomförs sådant inom kommunens skolor, i form av renovering av en korridor med tillhörande klassrum per år. Planen rullas mellan kommunens skolenheter och mellan åren. På utbildningssidan kan mot bakgrund av korridorupplägget sägas att viss underhållsplanering trots allt sker. Inom omsorgssidan styrs underhållsplaneringen, i den mån det kan sägas vara planerat, i första hand av de varierande inoch utflyttningar som sker i boendena. Några mer direkta principer eller anvisningar för planering eller utförande av underhåll finns inte. Något långtidsplanerat underhåll f ö finns inte. Långsiktig fastighetsplanering sker i investeringsprocessen. Ungefär hälften av akutunderhållet ombesörjes av kommunens egen driftgrupp (se organisationsmodell byggavdelningen). I det som kan betecknas som akutunderhåll kan även förekomma åtgärder av driftkaraktär. Kostnadsfördelningen mellan drift och underhåll har p g a möjligheten att tillägna sig redovisningsinformation varit osäker. Utfallet av underhållskostnaderna förs per fastighet. Budgeten följer enligt uppgift inte samma princip. I sammanhanget kan göras den noteringen att budgeten inte är styrande för driftgruppens sätt att arbeta. Gruppen kan även genomföra åtgärder efter direkta önskemål från verksamheten. Ansvariga inom fastighetsavdelningen uppger att de har dålig eller lite insyn i driftgruppens redovisning av tid, och vad som utförarmässigt, i första hand driftmässigt, görs. Övrigt underhåll upphandlas separat. Upphandling av ramavtalsentreprenörer för byggoch installationstjänster är just avslutat. Tanken är att alla behov över 5 basbelopp kommer att formellt upphandlas genom en ny konkurrensutsättning. Allt under 5 basbelopp kommer även fortsättningsvis att direktupphandlas. Externa påpekanden (OVK-besiktningar, AMI eller elsäkerhetsåtgärder) om åtgärder av underhållskaraktär behandlas alltid som akutunderhåll. Omfattningen är enligt uppgift inte på något sätt anmärkningsvärd utan normal i ett bestånd med motsvarande status. Sammanfattningsvis kan sägas när det gäller statusen på kommunens förvaltningsfastigheter att den, trots allt, är på en acceptabel nivå. Omsorgslokaler uppges t o m vara av hyfsad beskaffenhet. Nivån på underhållsinsatserna (i stort sett bara akutunderhåll) indikerar dock att ökande problem med eftersläpande underhåll kan förväntas. 14
Delar av ABO:s bostadsbestånd har eller är på väg mot en mer tveksam status. Enligt ansvariga inom tekniska förvaltningen behövs ökade underhållsanslag för att komma ifatt den eftersläpning av underhållet som här pågått under en längre tid. De samlade driftkostnaderna är på ungefär samma nivå som motsvarande allmännyttiga bostadsbolag eller stiftelser. Gator och vägar Underhållsinsatserna styrs av tilldelade budgetmedel. Årlig uppräkning av drift- och underhållsanslaget sker. Underhållsplaneringen har sin grund i en omfattande besiktning för ca 5 år sedan, då gator och vägar statusbestämdes. Beståndet klassificerades då efter en 5-gradig skala där 5 står för nyanlagt, 4 för acceptabelt, 3 för behov av omläggning, 2 halv akut och 1 för byte av överbyggnad. Snittet blev runt 3 på den 5-gradiga skalan där egentligen bara de två högsta nivåerna är acceptabla. 3 motsvarar ett förhållande som är under ett tänkt medelvärde. Statusbestämningen uppdateras varje år. Varje vår, efter genomfört barmarksunderhåll (sopning) görs en okulärbesiktning av hela gatu/vägnätet. Rent praktiskt planeras och då i första hand beläggningsunderhållet först efter genomfört barmarksunderhåll. Underhållsplaneringen är på årsbasis och omfattar perioden fram till nästa vinter. Reviderad statusbestämning tillsammans med okulärbesiktningen ger en förteckning över prioriterade objekt som utmynnar i ett beläggningsprogram för innevarande år. Beläggningsprogrammet ställs sedan mot gällande budget. När budgeterade medel är helt ianspråktagna kapas programmet. Tekniska nämnden beslutar årligen formellt om beläggningsprogrammet. Planerat underhåll omfattar ca 94 95 % av allt underhåll och utgörs i första hand av toppar. I andra hand är det fråga om grusning och sladdning av grusvägar, stora potthål och sådant som uppstått som komplikationer efter avgrävningar utförda av grävande verk och företag. Det planerade underhållet utförs av upphandlad beläggningsentreprenör. Akutunderhåll omfattar resterande del av det samlade underhållet (5 6 %) och utgörs i första hand av lagning av mer normala potthål, skador orsakade av yttre påverkan och s k sprickbildningar. Driftgruppens insatser inskränker sig till den senare delen och då i första hand potthålslagningar. Driftgruppen fakturerar även internt (ca 150 tkr) i form av påslag på de kostnader upphandlad beläggningsentreprenör fakturerar kommunen för toppar. 15
De tekniska verksamheterna inom KAK-kommunerna har för sin del fastställt en prislista för igenläggningsarbeten efter grävande verk och företag. Igenläggningsarbeten ska normalt vara prissatta på en nivå som motverkar att kommunen drabbas av negativa överraskningar, av ekonomisk karaktär, beroende på ökat framtida underhåll. Prissättningen av igenläggningsarbeten, efter avgrävning av ytskikt, ska m a o vara väl tilltagen. En ytlig jämförelse med andra kommuner visar att KAK-kommunernas prissättning kanske är i underkant. Det är inte ovanligt att större kommuner regelbundet skickar, till dem som normalt gräver i gatubeståndet, utöver den rena prisinformationen, även information om vilka sträckor som är aktuella för beläggning de närmaste åren. Detta för effektivisering och samordning av grävande och beläggning. Ofta ges rabatt på grävning där beläggning är inplanerad under perioden. Motsatt förhållande (grävning i nyanlagd beläggning) brukar medföra % -påslag på fastställda priser. Tekniska förvaltningen har löst behovet av att ge information genom att grävande verk och företag kallas till samordningsträffar med kommunen en gång per kvartal. För att kunna bedöma om prissättningen för igenläggning efter grävande verk och företag är skälig bör kostnader uppkomna mot bakgrund av avgrävningar mm, följas under en längre tid. Prisjämförelser bör inhämtas från andra kommuner. Väg och gatunätet är av tveksam status och inslag av kapitalförstöring finns. Asfaltens normala åldrande tillsammans med normalt slitage ger en ungefärlig genomsnittlig livslängd mellan 20 och 25 år. Ersätts därefter inte ytskiktet med ny topp (alternativt fräsning med nytt bindemedel) ökar risken för skador på vägens överbyggnad. Kostnaden för reparation av sådana skador överstiger kostnaden för toppning tre till fyra gånger. I de fall där oxidering av asfaltens bindemedel och/eller slitage av ytskiktet, mot bakgrund av tung eller frekvent trafik, orsakar skador på vägkroppen som kräver omfattande och kostnadskrävande återställningsarbeten, kan sägas att kapitalförstöring sker. I investeringsbudgeten finns anslaget 1 500 tkr årligen för iståndsättningsåtgärder av gator och vägar där förfallet gått så långt det inte anses meningsfullt att lägga ner underhållspengar. Fem till sex procents ytskiktsbeläggning av kommunens samlade gatu- och vägbestånd, GC-vägar (gång och cykel) mm är en nedre årlig gräns för acceptabelt skydd mot kapitalförstöring samtidigt som trafikmiljön och säkerheten påverkas positivt. 2007 års beläggningsprogram omfattade ca 14 900 m2 toppbeläggningar (motsvarande siffror för 2005 var 9 602 m2 och för 2006 7 150 m2). 2007 års toppbeläggningar utgör ca 2 % av den samlade ytan för kommunens gator och vägar vilket motsvarar en omloppstid för nyanläggning om 50 år. Med hänsyn tagen till vad som årligt budgeterats, i förhållande 16
till förändringen av prisnivån för asfalt kommer, om inga förändringar sker, en omfattande underhållsskuld att uppstå. Beläggningsprogrammet för 2005 ger med motsvarande beräkning som grund en omloppstid för nyanläggning om 76 år. För 2006 är omloppstiden 103 år. Kostnadsindex på beläggningsarbeten (E84 beläggning) har mellan april och september 2007 ökat med 7 %. Mellan september 2005 och september 2007 är förändringen ca 11 % och mellan april 2004 och samma månad 2007 är förändringen drygt 30 %. Mot bakgrund av den samlade ytan för gata/vägbestånd, borde för att klara en omloppstid om 20 25 år, mellan 30 000 och 37 500m2 toppas varje år. Kvadratmeterpriset för asfalt kan i dagsläget översiktligt beräknas till ca 110:- (REPAB; asfalt körbar, omläggning 500-1 000m2 anger kostnaden till 103:-) vilket motsvarar mellan 3 300 4 100 tkr årligen för nya beläggningar (toppar). Planeringen för kommande tre år, baserad på nuvarande budgetnivå, visar på toppningar omfattande ca 8 500 m2/år. Förvaltningen har själva räknat ut ett årligt behov omfattande ca 4 000 tkr. Beräkningen är baserad på dels en m2-kostnad om 110:- dels en fördelning mellan genomfartsgator (165 000m2/10 år), lokalgator (371 000m2/25 år) och GC-vägar och gångbanor (181 000m2/40 år). I beräkningen är inte stensatta gator och vägar medtagna. 17