UNG MEDIA SVERIGES Guide för medlemsrekrytering
Varför medlemsrekrytera? Svaret är för att föreningen ska växa och få de ekonomiska resuserna som behövs för att den ska kunna växa! Varje år ansöker Ung Medias medlemsföreningar om föreningsbidraget. Föreningsbidraget består dels av en fast grundsumma och dels av en rörlig summa som i sin tur baseras på hur många bidragsgrundande medlemmar föreningen har. Ju fler bidragsgrundande medlemmar föreningen har desto mer får föreningen i föreningsbidrag. Den andra väldigt viktig anledningen till att medlemsrekrytera är att alla föreningar ständigt behöver fler personer som engagerar sig i föreningen för att den ska kunna växa sig starkare och leva vidare. Oavsett hur mycket eller lite tid en person kan lägga ner på föreningsarbetet så är allt engagemant värdefullt. Vem räknas som bidragsgrundande? Medlemmar under 26 år räknas som bidragsgrundande, vilket innebär att föreningen får pengar för varje medlem som är som mest 25 år. Minst 60% av medlemmarna i föreningen behöver vara i åldern 6-25 år för att föreningen ska kunna få föreningsbidraget. När och hur ofta behöver föreningen medlemsrekrytera? Det är bra om föreningen planerar medlemsrekryteringen och sätter upp ett medlemsmål och kontinuerligt rekryterar medlemmar under året. Vi har sett en del exempel på föreningar som är ute i sista stund med medlemsrekryteringen och samtidigt missar att vara tydliga med vad medlemskapet innebär och vad man blir medlem i, vilket i värsta fall har inneburit att föreningen har gått miste om sitt bidrag. Minst 60% av medlemmarna i en förening behöver vara under 26 år för att föreningen ska få föreningsbidraget. Aktivt förnya medlemskapet årligen Det är viktigt att tänka på att en person aktivt måste förnya sitt medlemskap årligen. En person som har blivit medlem ena året är alltså inte automatiskt även medlem året därpå. En del föreningar har andra bestämmelser om medlemskap i sina stadgar* som inne- * föreningens regler. 2
bär att en person som tecknar medlemskap exempelvis blir medlem i två år åt gången, trots detta behöver föreningen, för att kunna få sitt bidrag hos Ung Media Sverige, rekrytera på nytt årligen. * Läs gärna mer om årsmötet i vår årsmötesguide om du vill veta mer om vad det är och hur det fungerar. * föreningens regler. Vad innebär ett medlemskap? Ett medlemskap innebär att medlemmen har rätt att bli kallad till och få vara med och bestämma under årsmötet*. Alla medlemmar har lika stor rätt att utöva sitt inflytande över föreningen oavsett om personen blev medlem för att stödja föreningen eller om den är mer aktiv i föreningen. Föreningen kan ha lite olika bestämmelser om medlemskap i sina stadgar* men för att föreningen själv ska kunna bli medlem i Ung Media måste alla medlemmar få/ha samma möjligheter att påverka under årsmötet. Det är därmed viktigt att alla medlemmar blir inbjudna till årsmötet. Hur kan föreningen medlemsrekrytera? Våra föreningar gör på lite olika sätt. Vissa skolföreningar sätter sig i entrén med godis och visar samtidigt upp sin produktion på något sätt samtidigt som de som vill har möjlighet att registrera sig som medlem. Andra ber alla sina vänner att bli medlemmar i föreningen eller ger tillgång till sina artiklar för de som tecknat medlemskap. Andra anordnar releasefester eller mingel där det firas och information om verksamheten sprids samtidigt som rekryteringen pågår för fullt. Det som är bra med att ha något evenemang i samband med medlemrekryteringen är att personen som tecknade medlemskapet har större chans att komma ihåg det. Medlemsavgift eller inte? Vissa föreningar kräver en medlemsavgift för medlemskap för att kanske minimera risken för exempelvis en kupp om föreningen skulle ha dyr utrustning eller liknande, medan andra inte har någon medlemsavgift. Det avgör föreningen oftast under årsmötet beroende på hur stadgarna är skrivna. 3
En bra sak med att ha medlemsavgift är att föreningen alltid har en kvittens på när personen blev medlem i samband med inbetalningen. ebas Vid rekryteringen kommer föreningen att använda sig av vårt medlemssystem ebas* (http://ebas.ungmedia.se) eller av pappersblanketter som finns att ladda ner på ungmedia.se. I ebas kan föreningen i sin tur antingen: * Läs mer om ebas och hur föreningen använder sig av det i ebasguiden. Skriva in medlemmen manuellt i ebas. I ebas: Medlemmar» Medlemslistan» Skriv in enstaka medlem Använda sig av excellistan i ebas som fylls i och sedan importeras. I ebas: Medlemslitan» Ladda upp lista» Mallar Lägga in en inbäddningskoden från ebas på den egna webbsidan. I ebas: Medlemslistan» Onlineregistrering Sprida länken för onlineregistrering som finns i ebas så får personen själv teckna ett medlemskap. I ebas: Medlemslistan» Onlineregistrering När en person själv har skrivit in sig som medlem via formuläret eller onlinelänken får föreningens kontaktperson automatiskt mail från ebas om att föreningen har personer i medlemslistan som väntar på att bli godkända. Detta för att föreningen ska ha någon kontroll över vilka som blir medlemmar. Vilka uppgifter behövs från en medlem? För att en förening ska få en snabb handläggning av sin bidragsansökan behöver vi ha telefonnumret till personen, antingen mobilnumret eller telefonnumret hem eller till förmyndare, för att kunna få tag på personen under stickprovskontrollen. Det fullständiga personnumret med de fyra sista siffrorna ser till att 4
inga dubletter av medlemmar förekommer samtidigt som vi behöver födelsedatum för att veta om personen är bidragsgrundande. Vi behöver adress för att veta vilket distrikt medlemmen tillhör för våra bidragsansökningar och för att föreningens medlemmar ska kunna få bra hjälp och stöd från oss. Det är bra för föreningen att be om personens e-postadress i och med en funktion i ebas där föreningen kan göra ett utskick till förra årets medlemmar om att teckna ett nytt medlemskap när ett nytt år har påbörjats. Smidigt! Hur får vi tillgång till ebas? Föreningens kontaktperson har inloggningsuppgifterna till ebas, om ni är lite osäkra på vem som står som föreningens kontaktperson eller om ni vill byta ut en gammal kontaktperson kan ni höra av er till oss på info@ungmedia.se eller 0733-77 77 62 så ordnar vi det. Efter rekryteringen - Stickprovskontroller Innan föreningen får sitt bidrag utbetalt genomför vi på Ung Media stickprovskontroller på några slumpmässigt utvalda medlemmar från föreningens medlemslista för att kontrollera att de varit medlemmar. Om dessa svarar nej eller att de inte vet vad föreningen är får föreningen inget bidrag för den personen - om inte föreningen på något sätt kan visa att personen faktiskt har tecknat ett medlemskap, genom exempelvis betald medlemsavgift eller signerad medlemsblankett. Om för många svarar nej finns risken att föreningen blir utan bidrag. Om föreningen använder sig av pappersblanketter i medlemsrekryteringen är det bra att spara dessa tills dess att stickprovskontrollerna är genomförda och bidraget är utbetalt. Om en person säger att den inte har varit medlem i föreningen när vi genomför stickprovskontrollerna hör vi av oss till föreningen och ber om en verifikation, alltså något som kan bekräfta att personen verkligen varit medlem. 5
Vad är viktigt att tänka på? Det är otroligt viktigt att informera om vad personen blir medlem i, vad föreningen heter och vad den gör. Ha gärna flera rekryteringskampanjer under året alternativt att föreningen ser till att synas och höras fler än en gång så att medlemmarna kommer ihåg er och vad ni gör. Behåll medlemsblanketterna, om ni använder er av sådana, tills bidraget är utbetalt. Likabehandlingsperspektiv Vi jobbar aktivt med att få ett öppet klimat i Ung Media Sverige för att så många som möjligt ska känna sig inkluderade och välkomna, något vi hoppas kunna influera våra medlemsföreningar till också. Vi tror att de starkaste föreningarna är de där en får utvecklas i sin egen takt där medlemmarna tar tillvara på varandras egenskaper och hjälper varandra. Vi har därför tagit fram ett studiecirkelmaterial* som föreningen kan arbeta med för att skapa ett öppet klimat i föreningen. Kontakta oss på 0733-77 77 62 eller info@ungmedia. se för att få veta mer! * En studiecirkel är ett antal träffar där flera träffas och diskuterar eller arbetar med ett visst ämne eller område, som föreningen sedan får viss ekonomisk ersättning för. Lycka till med medlemsrekryteringen!! Ring oss om ni har några frågor! Ung Media Sverige Instrumentvägen 17 126 53 Hägersten 0733-77 77 62 info@ungmedia.se www.ungmedia.se