Revisionsrapport Uppföljning - granskning av fastighetsunderhåll Kalmar kommun Caroline Liljebjörn Åsa Bejvall 8 november 2012
Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Metod 1 2 Iakttagelser 2 2.1 Fastigheter 2 2.2 Långsiktig underhållsplan 2 2.3 Redovisning av eftersatt underhåll 3 2.4 Fastighetsunderhåll 4 2.5 Uppföljning 4 3 Revisionell bedömning 5 Kalmar kommun
1 Inledning Under år 2010 granskades underhållet av fastigheter med utgångspunkt från revisionsfrågan om kommunens fastigheter underhölls på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt samt om lokalerna var ändamålsenliga. Den sammanfattande bedömningen var att fastigheterna inte underhölls på ett tillfredsställande sätt, men att lokalerna till största delen var ändamålsenliga. Granskningen visade på följande brister: det saknades en långsiktig underhållsplan det saknades uppföljning av underhållskostnader och fastigheternas standard kommunikationsvägarna mellan vaktmästare och serviceförvaltningen behövde förtydligas fastighetsregistret Summarum var inte uppdaterat eftersatt underhåll aktiverades som investering Servicenämnden beskrev i sitt svar på revisionsrapporten åtgärder som skulle vidtas under år 2011 med anledning av de brister som lyfts fram i rapporten. Revisorerna har i sin granskningsplan för år 2012 beslutat om en uppföljning av den tidigare granskningen. Uppföljningen inriktar sig på om identifierade brister har åtgärdats och genomförs av Åsa Bejvall och Caroline Liljebjörn från PwC. 1.1 Metod Vi har intervjuat Gunilla Svensson avdelningschef Fastighet samt tagit del av instruktioner för fastighetsinventeringen, en statusrapport för inventeringen daterad 2012-10-15 samt utdrag ur fastighetsregistret Summarum, nu kallat Incit Xpand. Kalmar kommun 1 av 5
2 Iakttagelser 2.1 Fastigheter Kalmar kommun innehar år 2012 fastigheter till en yta av 356 103 kvm (2010: 348 886 kvm). Ytan fördelas på olika typer av fastigheter enligt följande: Fastighetyp BRA 1 2012 Arbetslokaler 23 462 Förvaltningslokaler 41 234 Skolor 96 995 Gymnasieskolor 63 693 Fritidslokaler 32 824 Förskolor 29 334 Omsorgslokaler 48 805 Lantegendomar 7 577 Bostadsfastigheter 5 257 Bostadsrätter 6 922 Summa 356 103 Den planerade försäljningen av kommunala fastigheter kommer att innebära att ytan som avser omsorgslokaler minskar med 41 000 kvm. Det är endast serviceboendet Stensberg samt några mindre omsorgslokaler som kvarstår i kommunens ägo. 2.2 Långsiktig underhållsplan Vi bedömer att kommunens fastigheter inte underhålls på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt, men att lokalerna till största delen är ändamålsenliga. Vi grundar vår bedömning på att servicenämnden inte har någon långsiktigt planering för fastighetsunderhållet. En arbetsplan finns men den är endast uppdaterad för år 2010 och delvis för år 2011 och 2012. Fastighetsregistret Summarum är inte heller uppdaterat med utfört underhåll och ombyggnationer. Syftet med fastighetsunderhållet är att bibehålla värde och funktion i kommunens fastighetsbestånd. Med det som utgångspunkt har beslut tagits att börja kartlägga underhållsbehovet för fastigheternas klimatskal, det vill säga tak, fönster och väggar samt för större installationer avseende vatten, värme och ventilation. Vinster med att lägga resurser på yttre underhåll är att det både ger effekt på klimatet inomhus samt att det påverkar energibehovet. I nämndens svar presenterades en tidplan för inventering av underhållsbehovet. I mitten av oktober 2012 hade underhållet i följande fastigheter inventerats: 1 BRA är bruksarea uttryckt i kvadratmeter Kalmar kommun 2 av 5
Objekt Antal Färdigställandegrad Förskolor 24 av 28 86 % Skolor 28 av 30 93 % Förvaltningslokaler 5 av 19 26 % Fritidslokaler 5 av 12 42 % Totalt 62 av 89 70 % Samtliga fastigheter ska vara inventerade till den 31 mars 2013. Vid inventeringen bedöms underhållsbehovet på yttre byggnadsdelar som tak, fönster, dörrar och plåtdetaljer. Materialet mängdas och en bedömning görs av tid då åtgärd eller ny besiktning bör genomföras. Informationen registreras i fastighetssystemet Incit. Parallellt pågår inventering och behovsbedömning av tekniska installationer inom ett projekt för energieffektivisering. I samband med slutredovisning av ett investeringsprojekt ska projektledare registrera fastighetens underhållsplan innan garantibesiktningen är gjord. Fastighetsregistret bör även uppdateras vid ombyggnationer och underhållsprojekt. Det kvarstår att bestämma vilken information som ska registreras och vem som är ansvarig för att registret uppdateras. Med den uppdaterade informationen i Incit kan till exempel rapporter tas fram som visar vilket planerat underhåll som bör utföras för så väl enstaka fastigheter som totalt under kommande år. Det går även att söka ut en byggnadsdel av visst material till exempel papptak och låta det bilda underlag för en större underhållsåtgärd. Målet är att minska det akuta underhållet och ersätta det med en större andel planerat underhåll. Parallellt genomförs ett energieffektiviseringsprojekt. En konsult har inventerat 220 000 kvm i syfte att hitta energibesparingar. Förslag på åtgärder med syfte att minska energiåtgången och förbättra inneklimatet och minska eftersatt underhåll har tagits fram för 217 mnkr. Kommunens projekt har en budget på 80 mnkr. Framtagna åtgärder kommer att prioriteras och kopplas till ordinarie investeringsprojekt. 2.3 Redovisning av eftersatt underhåll Vi bedömer det som troligt att underhåll aktiveras. Detta grundar vi på att tjänstemännen inom fastighetsavdelningen inte gör någon uppdelning av fakturorna i samband med ombyggnation utan redovisningen görs utifrån anbudsförfrågan och budget. När fastighetssystemet är uppdaterat kommer uppgifterna om planerat underhåll att ligga till grund för uppdelning av fakturorna i samband med ombyggnation. Genom att utgå från vilket planerat underhåll som inte genomförts planerar fastighetsavdelningens tjänstemän att i högre utsträckning kunna bedöma vilka åtgärder som ska klassificeras som underhållskostnader och vilka åtgärder som ska aktiveras som investering vid genomförande av renovering och ombyggnationer av fastigheter. Kalmar kommun 3 av 5
2.4 Fastighetsunderhåll De flesta skolor och förskolor men även en del särskilda boenden har egna vaktmästare. De är till 75-80% anställda i sin förvaltning medan resterande tiden avser serviceförvaltningens drift- och serviceavdelning när de arbetar med enklare underhåll av fastigheterna. Det är vaktmästarnas uppgift att fånga upp underhåll och rapportera vidare sådant som de inte själva kan åtgärda. Några vaktmästare beskriver att de under en längre tid påtalat fel och brister till serviceförvaltningen, men att åtgärder uteblivit utan någon motivering. Sedan i våras pågår ett projekt som syftar till att förbättra kommunikationen mellan serviceförvaltningens drift- och serviceenhet, vaktmästare och hyresgäst. Mellan fastighetsägaren och hyresgästen upprättas en skötselplan, som reglerar vilket ansvar som de olika parterna har. Områden i skötselplanen har omsatts till aktiviteter, t.ex. rensning av hängrännor, som ligger till grund för ett skötselavtal med serviceförvaltningen. Via en nyanskaffad skötselmodul i Incit ska vaktmästare, fastighetsskötare och driftstekniker få sin arbetsorder via dator eller telefon. Till grund för arbetsordern ligger skötselavtalet där uppgifter kan utföras kalenderbaserat, det vill säga med regelbundenhet eller före ett visst datum. Det ska vara möjligt att rapportera avläsning av mätare via systemet. En gång om året träffar enhetschefen för drift och service hyresgästen och vaktmästaren för att gå igenom skötselplanen och skötselavtalet. Målet är att tillsynen ska struktureras tydligare samt att både serviceförvaltningen, hyresgästen och vaktmästaren ska få tillfälle att följa upp och utvärdera årets fastighetsskötsel. Det nya arbetssättet testas för närvarande vid Östra Funkaboskolan och Vasaskolan. Gensvaret har varit positivt. 2.5 Uppföljning Kommunen gör ingen strukturerad uppföljning av fastigheternas standard. Besök på fastigheterna görs av fastighetsavdelningen i samband med skyddsronder samt om ett underhållsbehov indikerats. Brister dokumenteras därefter i underhållsplanen för åtgärd de närmaste åren. Uppföljning av standarden på fastigheternas yttre skal genomförs under innevarande och nästa år i samband med inventeringen av det yttre underhållet. När systemet indikerar att planerat underhåll föreligger kommer tjänstemännen på serviceförvaltningen att genomföra en besiktning för att fastställa vilka åtgärder som ska genomföras. Den inhämtade informationen kommer att ligga till grund för en uppdatering av systemet. Kalmar kommun 4 av 5
Vaktmästare och fastighetsskötare får, om det nya arbetssättet införs, ökade möjligheter att ge serviceavdelningen sin bild av fastigheternas yttre och inre standard när det årliga mötet med enhetschefen äger rum. Kommunen gör ingen strukturerad uppföljning av underhållskostnaderna. Avstämning mot budget görs men någon dokumentation över var underhållet har utförts finns inte i och med att fastighetsregistret inte är uppdaterat de senaste fem åren. Med de uppdaterade uppgifterna i fastighetsregistret som grund och med ett mer strukturerat arbetssätt kommer det bli lättare att mäta effektiviteten med hjälp av nyckeltal och följa upp underhållskostnader per fastighet och typ av underhåll. 3 Revisionell bedömning Vi bedömer att ett arbete har påbörjats för att åtgärda de brister som identifierades i granskningen av fastighetsunderhåll år 2010. Vi anser att inventeringen av det yttre underhållet, uppdateringen av fastighetssystemet samt introduktion av ett mer strukturerat arbetssätt för fastighetsförvaltningen är viktiga åtgärder för att skapa förutsättningar för att fastigheterna underhålls på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Vi bedömer att nämnden årligen bör få information om standarden på kommunens fastighetsbestånd. 2012-11-08 Caroline Liljebjörn Projektledare Stefan Wik Uppdragsledare Kalmar kommun 5 av 5