Tjänsteutlåtande - Verksamhetsplan 2020 (innehåller internkontrollplan och styrkort)

TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2019-10-08 Sida 1 (1) Diarienr FN 2019/00406-1.4.2 Teknik- och fastighetsförvaltningen Emma Rimbe Epost: emma.rimbe@vasteras.se Kopia till Kommunstyrelsen Fastighetsnämnden Tjänsteutlåtande - Verksamhetsplan 2020 (innehåller internkontrollplan och styrkort) Förslag till beslut 1. Förslag till verksamhetsplan 2020 godkänns. 2. Förslag till internkontrollplan 2020 godkänns. Ärendebeskrivning Verksamhetsplanen (VP) utgör underlag för planering av verksamhetsåret och följs upp under 2020 i två delårsrapporter (30 april och 31 augusti) och i årsuppföljning (verksamhetsberättelse 2020). Utgångspunkten för VP är verksamhetens uppdrag och kommunfullmäktiges Årsplan 2020. Utifrån årsplanen gör nämnden en verksamhetsplan som beskriver nämndens verksamhetsplanering för kommande år för att nå fastställda mål och uppdrag i årsplanen samt nämndens styrkort och följekort. Nämndens verksamhetsplan innehåller även en internkontrollplan enligt fastställd riktlinje. TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Hans Näslund Direktör Emma Rimbe Utvecklingsstrateg

2019-10-11 Utkast/Version: utkast Dnr: Dnr Verksamhetsplan 2020 Status: Påbörjad Rapportperiod: 2020-01-01 Organisation: Fastighetsnämnden Förvaltning 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se Förnamn Efternamn 021-39XXXX förnamn.efternamn@vasteras.se

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Uppdrag och ansvarsområde Fastighetsnämnden ansvarar för de fastigheter som staden äger inklusive köp och försäljning av all fast egendom. I uppdraget ingår även exploateringsverksamhet och beställning av alla detaljplaner som berör stadens mark. Fastighetsnämnden ska styra stadens samlade lokalutnyttjande och besluta om hur lokalbehov ska tillgodoses. Fastighetsnämnden förvaltar stadens bebyggda fastigheter, markreserven och stadens tomträttet. Nämnden ansvarar också för bostadsförsörjningsplanering och tar årligen fram en handlingsplan till bostadsstrategiska programmet. Fastighetsnämnden är tillsammans med tekniska nämnden uppdragsgivare åt Teknik- och fastighetsförvaltningen och de båda nämnderna styr verksamheten genom beslut om budget, mål och strategiska frågor. Genom hela samhällsbyggnadsprocessen har teknik- och fastighetsförvaltningen en central roll vid utveckling, planering, byggande och förvaltning. Utöver de verksamheter som styr mot respektive nämnd så finns funktioner som ger stöd och service till hela förvaltningen inom ekonomi, nämndadministration, diarieföring med mera. På förvaltningen finns dessutom strategiska stödfunktioner direkt underställda direktören; strateger inom HR, utveckling och kommunikation. Två av förvaltningens enhetschefer är tillika biträdande direktörer och utgör tillsammans med direktören förvaltningsledningen. Upphandlingsstöd, juristtjänster och kontaktcenterfunktioner köps av Servicepartner/Stadsledningskontoret. Förvaltningen består av cirka 240 medarbetare. Verksamheter under fastighetsnämnden Fastighetsenheten Fastighetsenheten ansvarar för förvaltningen av stadens fastigheter. Underhåll sker utifrån prioritering och ekonomiska ramar. Den löpande driften köps av extern part. Enheten ansvarar för att stadens fastighetskapital förräntas till lägsta kostnad. Det sker bland annat genom en effektiv lokalanvändning och genom att avyttra fastigheter som inte uppfyller förvaltningarnas behov. Enheten är en ren beställarorganisation och upphandlar all operativ verksamhet, till exempel ny- och ombyggnad, tillsyn och skötsel av fastighetsbeståndet. Viktiga ansvarsområden för fastighetsförvaltarna är kundkontakter, ekonomi, underhållsplanering och myndighetskrav. Vidare ansvarar enheten för att styra stadens samlade lokalutnyttjande och tillgodose lokalbehovet inom staden. Utgångspunkten är att stadens verksamheter ska ha ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler och att de lokaler som staden äger är uthyrda och används. Några av de huvudsakliga uppgifterna är arbetet med långsiktig planering för att möta framtidens 2

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 lokalbehov, samt arbetet med att stödja de verksamheter som behöver se över sina lokaler. Mark- och exploateringsenheten Mark och exploatering förvärvar, förädlar, avyttrar och förvaltar mark som möjliggör utvecklingen av Västerås till bästa nytta för både medborgare och näringsliv. Enheten skapar förutsättningar för att förverkliga staden utan gränser samt bidrar till samhällsutvecklingen och ett attraktivt Västerås. Här initieras och drivs exploateringsprojekt (till exempel bostadsbyggnadsprojekt) genom hela processen från idé till genomförande, näringslivets utveckling stöds genom att befintliga näringslivsområden utvecklas och nya tillskapas och stadens tomträtter samt råmarksreserv förvaltas. 3

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Viktigaste styrande dokumenten Översiktsplan 2026 är ett viktigt styrdokument liksom näringslivsprogrammet, program för bostadsförsörjning, klimatprogrammet och andra centrala program genomsyrar förvaltningens arbete. Program för bostadsförsörjning 2018-2021 anger målen för perioden och indikatorer som årligen följs upp och är den ena delen av riktlinjer för bostadsförsörjningen. Handlingsplan för bostadsförsörjningen är den andra delen. Översiktsplanen 2026 med utblick mot 2050 redovisar 13 strategier och planen ska skapa förutsättningar för ett attraktivt och hållbart Västerås. Staden ska ha en beredskap för en ökande befolkning och planeringsinriktningen är 230 000 invånare år 2050. En lokalresursplan tas fram med berörda förvaltningar och tjänar som underlag till investeringsberedning. Under 2020 utvecklas denna till en handlingsplan för samhällsfastigheter. 4

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Risk- och internkontroll Riskhantering och internkontroll ingår som en del i stadens styrsystem och arbetet utgår därför ifrån nämndens övergripande uppdrag och mål. Arbetet görs i samband med årsplan och budget. Riskhantering syftar till att identifiera händelser som negativt kan påverka en verksamhets uppdrag och mål. Det kan handla om risker inom ekonomi, kvalitet, regelefterlevnad eller säkerhet. För varje risk med höga värden ska åtgärder och/eller kontroller tas fram för att hantera risken. Nämnden ska årligen fastställa en risk- och internkontrollplan som innehåller verksamhetens mest prioriterade risker. Samma risker återanvänds även som underlag till förvaltningarnas säkerhetsanalyser, försäkringsplan, krisplaner, avbrottsplaner. På så vis uppfyller nämnden flertalet lagstiftade handlingsplaner och analyser inom en och samma process. Risk- och internkontrollplanen är sorterade och finns under respektive perspektiv: kund, kvalitet, ekonomi och medarbetare. Internkontrollplanen för Fastighetsnämnden baseras på en riskanalys som tagits fram tillsammans med verksamhetschefer och riskansvariga på teknik- och fastighetsförvaltningen, fastighetsenheten. För 2020 har sex stycken huvudområden identifierats i arbetet med risk- och internkontrollplanen. Dessa är: *Bristande underhåll *Brand och storbrand *Vattenskada på grund av skyfall *Avbrott i trygghetslarm *Driftavbrott kundservice och jour (NY) *Långvarigt driftavbrott (fjärrvärme, el, vatten mm) i samband med extrem klimatpåverkan (NY riskbedömning) En mer utförlig förklaring av de sex identifierade riskområdena inför 2020, finns samlade under perspektiv "KUND". Till dessa områden finns framtagna behandlingsplaner som följs upp årligen. Utöver dessa huvudområden finns en kompletterande risklista med 18 st punkter som följs upp internt, "Intern risklista". 5

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Nytillkommet område inför 2020 är "Driftavbrott kundservice och jour". Kundservice är en kanal för ett stort informationsflöde och bedöms därför ha ett tidskritiskt åtagande. Tidigare har risken "Värmebölja-varma fastigheter" funnits med i planen. Den risken har breddats och nämns nu "Långvarigt driftavbrott i samband med extrem klimat-/väderpåverkan". Risken omfattar nu även andra typer av klimat- /väderpåverkan, dvs extrem kyla samt åskoväder mm. Under 2019 fanns risken "Höga oförutsatta kostnader kopplade till Hamnen" med i internkontrollplanen. Den har efter utvärdering med bla förvaltare och projektledare fått en ny bedömning, och finns nu med i den kompletterande risklistan med interna uppföljningspunkter. Under 2019 har internkontrollplanen kompletterats med krisplan inkl. checklistor, försäkringsplan, säkerhetsanalys och kontinuitetshantering av tidskritiska åtaganden. De tidskritiska åtaganden som har identifierats och behandlats är "Fastighetsteknisk installation", "Trygghetsteknik" samt "Kundservice och jour". En komplett risklista (dvs som omfattar både de mest väsentliga riskområdena och den interna risklistan), Krisplan, Sammanfattning av säkerhetsanalys, Sammanfattning av kontinuitetsplaner samt Försäkringsplan finns bifogade verksamhetsplanen. Risklistan är specifik för Fastighetsnämnden, men övriga dokument omfattar hela Teknik- och Fastighetsförvaltningen. 6

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Kund Omvärld, förutsättningar och utmaningar Västerås stad har arbetat aktivt för att ge förutsättningar för ett fortsatt högt bostadsbyggande och det är viktigt att det arbetet fortsätter med att ge möjligheter att bygga på flera platser i staden. Utifrån planeringsinriktningen behöver Stadens bostadsbestånd växa med ca 40 000 nya bostäder och näringslivsmarken med 6,9 miljoner kvadratmeter. Utöver detta finns markbehov för allmänna nyttigheter av olika slag. Vi står inför ett omfattande samhällsbyggande och det kommunala markägandet är centralt. Det krävs att staden är aktiv och förvärvar fastigheter, som behövs för den fortsatta utvecklingen såväl inom Västerås tätort med omland som i serviceorterna. Staden behöver arbeta med att säkra den framtida markförsörjningen och skapa förutsättningar för framtida samhällsutveckling. Vi ser en fortsatt hög byggtakt i början av planeringsperioden för branschen som helhet. Vi bedömer att behovet av samhällsfastigheter (förskola, skola, vård och omsorg) är högt under hela planeringsperioden. Stadens investeringsbehov är mycket stort under hela planeringsperioden och det är viktigt att vår enhet arbetar för att projekten löper enligt plan med fokus på kvalitet och tid. Med minskande bostadsbyggnation förväntar vi oss fler anbud och därmed bättre konkurrens på kommande byggen som ska utföras för stadens räkning. Vi kan notera ett högt intresse från privata aktörer att bygga och/eller äga äldreboenden. Det är dock viktigt att detta jämförs med stadens planering och behov samt pågående projekt (såväl egen ägt som inhyrningar). Hänsyn behöver även tas till att boenden placeras jämt fördelat inom kommunen. Enligt demografin kommer antalet personer över 65 år att öka och det innebär att behovet av bra bostäder för äldre i ordinärt boende kommer att vara stort framåt. Att kunna möta de äldres bostadsönskemål är en fråga som behöver analyseras och konkretiseras framöver. Även förskola, grundskola och gymnasium ökar vilket medför ett ökat behov i såväl befintliga som nya stadsdelar. Det finns utmaningar i att ta fram säkra prognoser på stadsdelsnivå för längre tidshorisont än 3 år, vilket är en utmaning för byggnation där processen inte sällan är minst 3 år från prövad idé till färdigställda lokaler. Enlig de senaste planeringsperioderna visade prognoserna på ett ökat byggande men idag råder dock en större osäkerhet avseende bostadskonjunkturen. Trots ett ökat byggandet de senaste åren råder det en generell bostadbrist i Västerås. Det har inte byggts i samma takt som befolkningen har ökat. En väl fungerande bostadsmarknad är avgörande för att Västerås fortsatt ska vara en attraktiv stad 7

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 för företag att bedriva verksamhet i och för människor att bo i. Bedömningen är därför ett fortsatt fokus på exploateringsprojekt. De senaste åren har flera försäljningar skett inom befintliga näringslivsområden. Ledig näringslivsmark börjar ta slut inom flera områden. Förfrågningar om etableringar sker kontinuerligt. På lång sikt är det därför nödvändigt att ta fram nya eller utöka befintliga näringslivsområden. Att förtäta näringslivsområden är vanligtvis inte möjligt eftersom verksamheterna oftast bedrivs på marknivå och kräver stora ytor för att hantera fordon och material på ett effektivt sätt. Under den senaste planeringsperioden har behovet av trygghetsskapande åtgärder ökat. Säkerhet och trygghet är därför viktiga behov hos våra kunder, medborgare och invånare. Risk- och internkontroll Internkontrollplanen baseras på en riskanalys som tagits fram tillsammans med verksamhetschefer och riskansvariga på teknik- och fastighetsförvaltningen, fastighetsenheten. För 2020 har sex stycken huvudområden identifierades i arbetet med risk- och internkontrollplanen. Dessa är: Titel Beskrivning Ansvarig Riskvärde Långvarigt driftavbrott (fjärrvärme, el, vatten mm) i samband med extrem klimatpåverkan Driftavbrott som påverkar kundservice Bristande underhåll Orsak: Bristande tillsyn & skötsel. Problem med driftleveranser. Klimatpåverkan t ex åskoväder, värmebölja, extrem kyla Konsekvens: Kyla; installationer fryser sönder, med konsekvenser i form av t ex vattenskada. Inomhusklimatet försämras. Värmebölja; kylanläggning går sönder, stora driftskostnader för nedkylning. Orsak: Utrustningsfel, Personalbrist, Nätfel (operatör), Överbelastning Konsekvens: Kundservice inkl jour kan inte hantera felanmälningar/inrapporteringar från övrig verksamhet Orsak: Ekonomiska ramar räcker inte till. Bristande planering. Resursbrist i form av utförare eller projektledare. Konsekvens: Cederborg, Frederick Cederborg, Frederick Cederborg, Frederick 8

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Brand och storbrand Vattenskada på grund av skyfall Avbrott i trygghetslarm Fastighetsvärdet påverkas negativt. Fastigheten går ej att använda. Ökade driftskostnader. Ökade reparationskostnader. Orsak: Eldning. Elfel. Skadegörelse. Konsekvens: Stora finansiella skador (egendomsskador), i värsta fall liv och hälsa. Orsak: Bristande underhåll. Dåliga ledningar. Översvämning. Skadegörelse. Konsekvens: Stora egendomsskador. Orsak: Elfel/IT-nät. Bristande underhåll. Ingen kvalitetssäkring. Leverantör gör misstag. Konsekvens: Otrygghet, skada på liv och hälsa. Cederborg, Frederick Cederborg, Frederick Cederborg, Frederick 9

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Styrkort - kundperspektivet Övergripande mål Vi har nöjda kunder och invånare Framgångsfaktor Nyckeltal Utfall 2019 Fastighetsnämnden bidrar till att stadens mål för bostadsbyggandet uppnås samt bidra till långsiktig utveckling av både centralorten och serviceorterna. Fastighetsnämnden levererar lokallösningar enligt kundens behov och i samverkan med beställande nämnd levereras väl genomarbetade kalkyler för budget, prognos och uppföljning Antal markanvisade bostäder Antal tillgängliga styckebyggartomter NKI för Markoch exploatering Antal färdigställda bostäder Markanvisade hyresrätter NKI för Fastighetsenheten Utfall 2018 Utfall 2017 Mål 2020 467 1354 500 3 1 100 3 4 4 1075 1120 1250 40% 55 53 60 Aktiviteter Titel Intervjua fyra byggaktörer om förbättringar i bostadsbyggnadsprocessen Genomföra en markanvisning med låg boendekostnad Driva projekt enligt separata aktivitetsplaner/projektplaner, som exempelvis Kopparlunden, Ängsgärdet, Mälarporten, Sätra Genomföra åtgärder för att höja NKI Genomföra minst två markanvisningar för ägarlägenheter Bygga en ny skola på Hammarby Utbyggnad av skola på Fridnäs 10

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Kvalitet genom hållbar utveckling Omvärld, förutsättningar och utmaningar Under nästkommande planeringsperiod är flera stora investeringsprojekt inplanerade. Detta ökar behovet av samordning mellan projekt och verksamheter, internt samt externt av resurser och tidsplaner för ett effektivare genomförande. Tydliggörande av gränssnitt mellan olika verksamheter är också viktigt. Fastighetsnämndens verksamheter är involverade i många processteg och det är därför viktigt att verksamheten bidrar aktivt i arbetet med att implementera och följa kartlagda arbetssätt. För att säkerställa ett systematiskt och strukturerat arbetssätt för ständig utveckling, kommer vi i vårt utvecklingsarbete att fokusera på de utgångspunkter som beskrivs i "Policy för kvalitetsutveckling". De fem punkterna är: 1. Vi skapar värde med invånare och kunder 2. Vi leder för hållbarhet 3. Vi involverar motiverade medarbetare 4. Vi utvecklar värdeskapande processer 5. Vi förbättrar verksamheten och skapar innovationer Enligt stadens program för digital förnyelse är digitalt först ledorden i arbetet med verksamhetsutvecklingen, dvs. att digitala och automatiserade lösningar ska vara förstahandsvalet istället för manuell hantering. Den tekniska utvecklingen går fort och behovet av IT kompetens har ökat för att klara av att omvärldsbevaka, testa och implementera nya digitala lösningar. I och med att stadens nuvarande IT driftavtal utgår och ska ersättas under 2020 är bedömningen att de IT resurser som idag finns i verksamheten kommer att ha fullt upp med att delta i det arbetet vilket innebär att tiden för digital förnyelse minskar. 11

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Risk- och internkontroll Fastighetsnämndens identifierade riskområden inför 2020 (6 st) finns samlade under perspektiv "KUND". Styrkort - kvalitetsperspektivet Övergripande mål Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat Framgångsfaktor Nyckeltal Utfall 2019 Fastighetsnämndens tjänster levereras med rätt åtgärd, i rätt tid och till rätt kostnad Fungerande planeringsprocess i gott samarbete med aktörer i samhällsbyggnadsprocessen Värmeförbrukning per kvadratmeter Koldioxid utsläpp kilo per kvadratmeter Elförbrukning per kvadratmeter Utfall 2018 Utfall 2017 Mål 2020 92.9 106.8 84.5 40.10 42.75 36.71 54.8 54.6 50.5 Aktiviteter Titel NIF-TN-FN gränsdragningslista uppdateras Utreda planeringsskedet för samhällsfastigheter tillsammans med stadens förvaltningar Fortsatt förbättringsåtgärd underhållsplan Fortsatt förbättringsåtgärd brandskydd Fortsatt förbättringsåtgärd ritningsunderlag Energieffektiviseringsåtgärder enligt plan 12

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Ekonomi Omvärld, förutsättningar och utmaningar Det ekonomiska läget för Västerås stad försämras. Skatteintäkterna ökar inte i samma omfattning som tidigare samtidigt som de demografiska förutsättningarna leder till kostnadsökningar inom skola, vård och omsorg. Samtidigt har staden stora investerings- och exploateringsprojekt inplanerade, några exempel är utveckling av hamnen, Mälarporten, äldreboenden, skolor. Det kommer att behövas politiska prioriteringar för att klara framtidens besparingar. En förutsättning för att bedriva exploateringsprojekt i den takt som efterfrågas är en god markberedskap. Markreserven är idag inte tillräcklig utan behöver stärkas genom strategiska markförvärv. En förutsättning för att klara kommande markförvärv är att exploateringsekonomin är i balans och att resultatet från exploateringsverksamheten behålls inom exploateringen samt tillfaller det egna kapitalet. I takt med att exploateringstempot ökar så ökar även behovet av el. I dagsläget sätter distributionsnätet gränser för önskad tillgång. Stora kostnader, uppskattningsvis miljardbelopp, behövs för utbyggnad av befintligt elnät. Risk- och internkontroll Fastighetsnämndens identifierade riskområden inför 2020 (6 st) finns samlade under perspektiv "KUND". 13

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Styrkort - ekonomiperspektivet Övergripande mål Framgångsfaktor Nyckeltal Utfall 2019 Utfall 2018 Utfall 2017 Mål 2020 Vi har ekonomi i balans Fastighetsnämndens tjänster levereras affärsmässigt utifrån ett koncernperspektiv Markreserven ska inte ha minskat jämfört med 2018 års nivå En långsiktigt hållbar underhållsnivå, en mer optimerad lokalanvändning och en lånsiktighet i planering, avtal och beslut som påverkar kommande driftkostnad Del av byggnadsbeståndet som genomfört underhållsåtgärder 6% Aktiviteter Titel Förvärva mark för att som minst upprätthålla 2018 års nivå på stadens markreserv Översyn och justering av internhyror Översyn och justering av externa hyror Effektivisera hantering och kostnader av fasta serviceavtal Genomföra värdering av eftersatt underhåll 14

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Budget 2020 Resultaträkning Exploateringsverksamheten Exploatering visar ett resultat på +15 Mnkr att jämföra med vårens budget 2020 på +8,5 Mnkr. De projekt som ger störst påverkan på resultatet under år 2020 är Kungsljuset 2, +35 Mnkr, Lillhamra +6 Mnkr, Skoltomten på Öster Mälarstrand +6 Mnkr. Exploateringsverksamheten belastas även med utredningskostnader för Mälarporten inklusive resecentrum med -18 Mnkr under 2020. 15

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Resultaträkning Fastighetsförvaltning Fastighetsförvaltning Inför år 2020 budgeterar Fastighetsförvaltning med ett noll resultat. I tabellen nedan redovisas de större förändringarna. I driftsresultatet budgeteras för ett resultat på 8,2 mnkr. Då levererar Fastighetsnämnden ett besparingskrav på totalt 3,2 mnkr för administration samt 5 mnkr som avser utrymme för underhållsåtgärder som kommer att redovisas i balansräkningen. I det resultatet visar tomträtter ett förbättrat resultat som gör det möjligt att höja avkastningskravet med 5 mnkr. Utrymmet för underhållsåtgärder i resultatet bedöms att hamna i samma nivå som 2019 med ca 70 mnkr. Nya redovisningsregler: Från januari 2019 gäller nya redovisningsregler vilket bland annat innebär att kommuner inte får redovisa rivningskostnader som en del av investeringskostnaden. Denna kostnad ska numera kostnadsföras direkt när den uppkommer. Diskussioner inom staden pågår om hur kostnaden ska fördelas. Tidigare har den verksamhet som berörs av investeringen, där rivningskostnaden ingått, belastats i samband med hyressättningen. Förändringen innebär att kostnaderna inledningsvis kommer att öka utan att det finns intäkter som täcker dessa. I budgeten läggs ytterligare 8,2 mnkr till som en kostnad. Kostnaden är svår 16

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 att budgetera och kan komma att bli både högre eller lägre beroende på vilka projekt som pågår. 17

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Medarbetare Omvärld, förutsättningar och utmaningar Kompetensförsörjningen är en av förvaltningens stora utmaningar. De förändringar vi står inför är bland annat digitaliseringen utifrån ett arbetsgivarperspektiv, en arbetsmarknad som ägs av kandidaten (ex. löneläge, utvecklingsmöjligheter, balans mellan arbete och fritid). Det kommunala teknik- och fastighetsuppdraget blir alltmer komplext och ställer höga krav på god komptens. En svårighet är att kunna rekrytera medarbetare med senior komptens. För att behålla och utveckla medarbetarna behöver förvaltningen fortsätta arbetet med att skapa en modern och tydlig organisation som erbjuder en god arbetsmiljö och ett gott ledarskap och medledarskap. I vår verksamhet är det självklart att arbeta aktivt med värdegrund och schyssta passningar. En viktig förutsättning är att kunna erbjuda relevanta utvecklingsmöjligheter för både juniora och seniora medarbetare. Chefer och medarbetare ska ha de bästa förutsättningarna för att göra ett gott jobb. Risk- och internkontroll Fastighetsnämndens identifierade riskområden inför 2020 (6 st) finns samlade under perspektiv "KUND". 18

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Övergripande mål Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Styrkort - medarbetarperspektivet Framgångsfaktor Nyckeltal Utfall 2019 En kultur som bidrar till bästa möjliga möte Attrahera, rekrytera och behålla medarbetare genom att erbjuda en god arbetsmiljö och ett gott ledar- och medarbetarskap Antal medarbetare som upplever att Västerås stads värdegrund "alltid bästa möjliga möte" efterlevs Hållbart medarbetarindex Antal medarbetare som upplever att de har de förutsättningar som krävs för att göra ett bra arbete Utfall 2018 Utfall 2017 Mål 2020 80% 85% 77 85 70% 75% Aktiviteter Titel Påbörja arbetet med att utveckla medledarskapet Implementera utvecklingsarbete Gata-Park 19

VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2020 2019-10-11 Bilagor Bilaga 1 Internkontrollplan 2020 Bilaga 2 Följekort 2020 20

2019-10-11 Utkast/Version: utkast Dnr: Dnr Följekort 2020 Fas: Bygg följekort 2020 Rapportperiod: 2020-01-01 Organisation: Fastighetsnämnden Teknik- och fastighetsförvaltningen 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se Emma Rimbe 021-391721 emma.rimbe@vasteras.se

VÄSTERÅS STAD Följekort 2020 2019-10-11 Kund Mått Titel Kön Mål 2021 Mål 2022 Utfall 2018 Utfall 2019 Bedömning Trend FN följekort Kund: Antal bostadsseminarier per år Alla 2 FN följekort Kund: Antal strategträffa per år Alla 0 2

VÄSTERÅS STAD Följekort 2020 2019-10-11 Kvalitet Mått Titel Kön Mål 2021 Mål 2022 Utfall 2018 Utfall 2019 Bedömning Trend FN följekort Kvalitet: Indikatorer enligt Program för bostadsförsörjning 2018-2021 Alla FN följekort Kvalitet: Minst 80 % av tekniska nämndens ledamöter och ersättare ska vara nöjda med den service som förvaltningen ger Alla 80,00% 3

VÄSTERÅS STAD Följekort 2020 2019-10-11 Medarbetare Mått Titel Kön Mål 2021 Mål 2022 Utfall 2018 Utfall 2019 Bedömning Trend FN följekort Medarbetare: Antal tillsvidareanställda Alla 144 FN följekort Medarbetare: Personalomsättning Alla 16,28% FN följekort Medarbetare: Sjukfrånvaro Alla 3,94% 4

VÄSTERÅS STAD Följekort 2020 2019-10-11 Ekonomi Mått Titel Kön Mål 2021 Mål 2022 Utfall 2018 Utfall 2019 Bedömning Trend FN följekort Ekonomi: Belåningsgrad Exploateringsekonomin Alla 0,00% FN följekort Ekonomi: Lokaleffektivitet egna lokaler (m2, förändring och andel) Alla 519 056 FN följekort Ekonomi: Lokaleffektivitet inhyrda lokaler (m2, förändring och andel) Alla 386 486 FN följekort Ekonomi: Reparation Alla 24,18 FN följekort Ekonomi: Underhåll Alla 147,00 FN följekort Ekonomi: Tillsyn och skötsel Alla 135,00 FN följekort Ekonomi: Vakansgrad procent av area. Skollokaler Alla 0,40% FN följekort Ekonomi: Vakansgrad procent av area. Verksamhetslokaler Alla 0,40% FN följekort Ekonomi: Vakansgrad procent av hyra. Skollokaler Alla 0,20% FN följekort Ekonomi: Vakansgrad procent av hyra. Verksamhetslokaler Alla 0,40% 5

Inspel workshop med FN 190820 Perspektiv Kommentar Begränsa antalet aktiviteter Ekonomi Antalet aktiviter och mål är något färre i nämndens Styrkort2020. Utöver nämndens styrkort så finns aktiviteter och mål på respektive enhets styrkort. Minska antalet mål Ekonomi Antalet aktiviter och mål är något färre i nämndens Styrkort2020. Utöver nämndens styrkort så finns aktiviteter och mål på respektive enhets styrkort. Förbättrade processer och kortare ledtider. Jobba mer med färdiga planer avseende skolor, idrott, äldreboende så att det finns planer och när investeringen ska göras så är det "bara att trycka på knappen". Att det finns uppdrag om att hela tiden se till att det finns lokaler efter behov. Ta fram ett samlat styrdokument för alla dokument som styr och påverkar nämnden även från sidan, tex hållbarhetsmål ( se verksamhetsplan). Vilka är det som styr MEX. Att det i beslutsunderlag (vissa större)n framgår vilka styrdokument som styr/påverkar beslutet. Så att det går att checka av vilka styrdokument som styr. Skicka ut den totala listan underlag som man kan hänvisa till (alternativt lägga de sammanfattat på någon sida) Kund Kund Vi arbetar aktivt med att effektivisera och utveckla våra processer för att kunna arbeta med proaktivt. Förvaltningen kommer att ta fram en sådan lista. Om inte konjunkturen efterfrågar bostäder ska vi inte bygga. Kund 1250 färdigställda bostäder/år enligt stadens mål för bostadsbyggande. Bättre se att framgångsfaktorer och indikatorer och aktiviteter håller ihop med uppföljning (generellt) Lägga med en generell skrivning om att Fastighetsnämnden ska vara med och bidra till samhällsutvecklingen. Kund Kund Ett förbättringsarbete har påbörjats för att få ett mer strukturerat arbetssätt med verksamhetsplanering- och uppföljning. Finns i VP2020 Viktigt att det ges utrymme för att jobba med att förbättra verksamheten. Kund Utvecklingsarbete/förbättringsarbete är planerat för 2020.

Fokus på Upphandlingar så att vi får det vi har beställt att vi får det vi har upphandlat och ta ett grepp av alla tilläggsbeställningar. Kund Arbete pågår med att få bättre överblick över avtalen. Förvaltningen har infört rutin för direktupphandling Bättre uppföljning på upphandlingar och de krav som har ställts. Kund Arbete pågår med att få bättre överblick över avtalen. Förvaltningen har infört rutin för direktupphandling Kan vara bra att ha någon form av inspel i alla nämnder. Där fastighetsnämnden beskriver uppdraget. Vad ingår i lokalkostnaderna. Underhåll skalet. Vilken lägstanivå vill. Status på fastighetsbeståndet. Ta fram en sådan förteckning. Kvalitet Kvalitet Kommunikationsinsatser kommer att planeras in under 2020. Aktivitet finns i Fastighetsenhetens styrkort IT-stöd till medarbetarna. Kvalitet Utvecklingsarbete/förbättringsarbete är planerat för 2020. Hur tar vi vara på lågkonjunktur när det gäller att förbättra kvaliteten i verksamheten, registervård, planering av lokaler, detaljplaner. Passa på at göra förbättringsåtgärder. Antal färdigställda bostäder ska utgå ifrån behovet och inte en specifik siffra. Vi ska inte bygga om ingen vill köpa. Kvalitet Kvalitet Utvecklingsarbete/förbättringsarbete är planerat för 2020. 1250 färdigställda bostäder/år enligt stadens mål för bostadsbyggande. Ta till vara på lågkonjunktur att jobba med interna saker när tid finns. Kvalitet Utvecklingsarbete/förbättringsarbete är planerat för 2020. Strukturerat utvecklingsarbete internt. Ge utrymme för medarbetare att städa upp och komma ikapp. Kvalitet Utvecklingsarbete/förbättringsarbete är planerat för 2020. Bättre IT-stöd Kvalitet Utvecklingsarbete/förbättringsarbete är planerat för 2020. Röd tråd ska finnas mellan KFF, indikatorer och aktiviteter Kvalitet Ett förbättringsarbete har påbörjats för att få ett mer strukturerat arbetssätt med verksamhetsplanering- och uppföljning. Mer samarbete med Byggnadsnämnden Kvalitet På nämndnivå? En medarbetare från Plan/Mex i samtliga projekt Kvalitet Ja, men avvägningar behöver göras med tillgängliga resurser

Bra och proaktivt samarbete mellan politiker-chefer-medarbetare Kvalitet Ja Mer utbildning, utbildningsdagar, kalla in nämnden Kvalitet Återkommer under våren 2020 Siffran 1250 diskuterades, bygger på plan 5000/4 st, kommer upp i politiska beslut Medarbetare 1250 färdigställda bostäder/år enligt stadens mål för bostadsbyggande. 500 markanvisningar, annan siffra Medarbetare Arbete sker mot beslutat mål i styrkortet Skyddsrum. Samhällsintresse, för invånarna. Vem kan ta den kostnaden? Kan vi ta ställning till detta? Det behöver tas fram ekonomivärden för att ta ställning. Energi. Svårt att bygga på befintliga hus. Bättre riva och bygga nytt. Tordas riva ner mer. Omvandla befintligt till annat, sälja, växla. Energisiffror på vad är det bästa idag, att ha som jämförelse för att sätta mål. Kan man sätta olika krav på ex en skolupphandling, energimässigt flera alternativ, för politiken att besluta om? Medarbetare Övrigt inspel Övrigt inspel Myndighetskrav, kan ej påverkas. Kostnad tas av fastighetsägare Vi jämför moderniseringskostnad med nybyggnation och väljer utifrån bästa lösning. Det finns ett beslut i fastighetsnämnden om att nybyggnation ska vara lägst miljöbyggnad silver. Upphandling med olika klassning blir komplext och det finns risk för fördyringar i projektet. Underhållet 6 % räcker det? Vad kommer 6 % ifrån, hur är bedömningen gjord? Övrigt inspel Vi har ansatt en rotation av underhållsbehov på mellan 15 och 20 år, för att få någon form av uppskattning/bedömning Bygga billigare - funktionellt, få igång flyttkedjor Övrigt inspel Löpande uppdrag, genom markanvisningar (hitta lämplig markanvisning). Byggkostnaden är svår att påverka för en förvaltning. Nationell utmaning. Revidera mål NKI fastighet Övrigt inspel Reviderat i Styrkort2020 Aktiviteter för att höja NKI Övrigt inspel Tillagd aktivitet i Styrkort2020 Bedöma målnivå för värme, el, energi Övrigt inspel Utgår från bedömd besparingspotential och realistiskt antal åtgärder. Översyn av markpriser för näringsliv (Hacksta) Övrigt inspel Påbörjad aktivitet Underhåll i nivå med revisorernas bedömning Övrigt inspel Vi har yttrat oss genom remissen på revisionsrapporten Mer uppföljning på aktivitetsnivå Övrigt inspel Ett förbättringsarbete har påbörjats för att få ett mer strukturerat arbetssätt med verksamhetsplanering- och uppföljning.

IT- hur ser det ut, aktiviteter? Övrigt inspel Utvecklingsarbete/förbättringsarbete är planerat för 2020. Konsultkostnader Övrigt inspel Vi gör avvägningar mellan antal projekt och tillgängliga resurser samt har att förhålla oss till arbetsmarknaden. Anställa fler Övrigt inspel En svårighet är att kunna rekrytera medarbetare med senior komptens.