Föreläsning 8 Mått och Mätmetoder Erik Sandberg Agenda Allmänt om mått och mätmetoder Mått och mätmetoder inom logistik Historik Byggstenarna SCOR Hur och vad mäter man idag? Om mätsystem Introduktion seminarieuppgift 2012-04-24 Sid 2 Linköpings universitet Man mäter inte bara logistik Mått och mätmetoder är ett äldre område än logistik! Främst mäts följande: Ekonomi (kontroll av kostnader) Fokus på avdelningar inte flöden Utnyttjandegrad (kontroll av utnyttjande av resurs) Till skillnad från ekonomi fokuseras fysiska mätetal (t.ex. prestanda, tider, etc) Fokus oftast på en maskin eller en del - inte flöden 1
Varför mäta? Styrning Ett sätt att uppnå mål som är uppsatta Exempel, avdelningen ska bli 10% effektivare. Öka marknadsandelen med 10% What gets measured, gets done Utveckling Mätning som ett redskap för att kunna utveckla verksamheten till det bättre Benchmarking/jämförelse med best practice Veta VAD vi ska satsa på/behöver förbättra oss inom Mätning gör att vi baserar förändringsarbetet på fakta och kunskap om hur verkligheten ser ut! Alla har inte samma bild av verkligheten. Möt allmänt tyckande med fakta! Några tankar om mätning inför ett lyckat förbättringsarbete Mätningar skapar kunskap om här och nu Mätningar säkerställer ett fokuserat förbättringsområde (och styrning) Mätningar gör det lättare att skapa dialog Definiera mål för att kunna mäta relevant och effektivt Mätningar visar på måluppfyllelse Mät relevant och lagom - för få och för mycket mätningar försämrar motivationen Kommunicera resultatet av mätningarna ofta Inför en form för att diskutera mätningarna Källa: Den skicklige Lean-ledaren När vi väl bestämt oss: Hur ska man mäta på ett rättvist ( bra ) sätt? Antag att vi bestämt oss för att mäta Antal plock per arbetad timme. Ska vi mäta vad alla i gruppen gör, eller göra ett urval? - I så fall hur många, och vilka? Ska vi mäta en timme, en dag, en månad? Kan vi lita på vad de involverade säger eller ska vi försöka mäta objektivt? Är medelvärdet mest intressant, eller spridningen? 26 vs 2
Historisk utveckling Tid, Volym Produktivitet Standardtider Kvalitetskontroll Leveransservice Årsredovisning Prissättning Standardkostnader Budget Budget för avd. kontroll Logistikmätningar Inom logistikområdet finns stort behov av mätning Strukturförändringar Design av logistikkedjan Anläggningslokalisering Planering av resurser Kapacitetsplanering (vilka resurser har vi?) Efterfrågeprognoser (vilken efterfrågan finns?) Uppföljning/Genomförande av det dagliga arbetet Ordermottagning / informationsspridning Beordring / kapacitetsbeläggning Fysisk leverans av produkter Utvecklingen ställer nya krav på mätning av logistik Globalisering Tredjepartslogistik (fler aktörer) Partnerskap/ strategiska allianser (ökad integrering) Mer sofistikerade kunder (högre krav) Logistik en nyckelkompetens Supply chain management Krav på mätsystemen att ge en bild av större och mer komplexa sammanhang 3
. Var sker logistikmätningar? Inom företaget Vad företaget mäter internt Processer (order, leverans processer) Funktioner (lager, transporter, distribution osv) Mellan företag Hur företaget mäter leverantörer Hur företag mäter sin leveransförmåga till kunder Tillsammans med andra företag Dela kostnader / intäkter Leveransförmåga över flera led Det finns mycket att mäta Michigan state nyckelförmågor att mäta och följa upp Product flexibility The ability to handle difficult non-standard orders. Process flexibility so that product mix changes are easily accommodated. Low logistics cost The ability to achieve the lowest total cost of logistics. Delivery dependability to meet delivery dates and quantities on a consistent basis. Problem avoidance proactively seek solutions to logistics problems before they occur. Responsiveness to key customers respond to the needs and wants of key customers. Order fill capacity provide desired quantities on a consistent basis. Value added service add value for the customer during the actual sales process. Product introduction accommodate new product introductions (rollouts to market) Disruption in supply handle in a manner that does not adversely affect customers. Product flexibility during logistics product modifications while in the logistics system. Differentiation differentiate logistical service offerings from those offered by competitors. Product innovation continuously add new products or variations. Order flexibility modify order size, volume or composition during logistics operation. Advanced notification notify customers in advance of delivery changes. Operational standardization consistent approach to performing key logistics work. Nyckeltal i Svensk industri Overall measurements Budgets Return on investment Tied capital in material Total turnoverrate Total cost of capital Engineering measurements Turnover rate bought material Turnover rate work in process Turnover rate finished goods Supplier Delivery precision Delivery precision Delivery precision Delivery precision lack of material lack of material Incomplete deliveries faulty quality faulty quality faulty quality Scrap or yield Scrap or yield Supply Production Distribution Customer Price index bought material Cost of material Storage cost Accounts receivable Transportation costs Tied capital bought material/ turn over Capital tied in Capital tied in WIP finished goods Financial measurements 4
Byggstenarna: Processer och Funktioner Leverantörer Inköp Produktion Försäljning/ Marknad Kunder Fysiskt flöde av produkter Informationsflöde Finansiellt flöde Byggstenarna: Processer Fysiska och administrativa processer, ofta inkluderade i order- och leveransprocessen Vanliga mätetal Ledtider Leveransservice (rätt produkt, i rätt tid, på rätt plats) Cash to cash Mäter alltså resultat av/output från processer Byggstenarna: Funktioner (resurser) Typer av resurser Kapital Maskiner/inventarier Byggnader Kunnande Omsättningstillgångar / fasta tillgångar Vanliga mätetal Kostnader Produktivitet Utnyttjandegrad 5
Effektivitet Inre effektivitet, göra saker rätt ( effektivt, produktivt ) Yttre effektivitet, göra rätt saker (positionering) Företaget Inre effektivitet Yttre effektivitet Kunder Effektivitetsbegreppet och dess mått Fysiska nyckeltal Ledtid, rätt produkt, på rätt plats, i rätt tidmätningar Utnyttjandegrad, Produktivitet, Omsättningshastighet Ekonomiska nyckeltal Svårt, finns metoder, t ex aktivitetsbaserad kalkylering Processeffektivitet Budgets, kostnad för förbrukade resurser, ROI Funktionseffektivitet Resurs- och flödeseffektivitet Resurseffektivitet Effektiva öar Öken Det perfekta tillståndet Effektiv ocean Modig & Åhlström, 2011 Flödeseffektivitet 2012-04-24 Sid 18 Linköpings universitet 6
Några ord om mätning och IT IT system har utan tvekan möjliggjort mätning och uppföljning Men är fortfarande en barriär för mer mätning Det finns en övertro på systemen: Klart vi kan få fram de siffrorna om du vill Kompatibilitetsproblem internt såväl som på kedjenivå är vanligt förekommande IT är (fortfarande) inte lösningen på allt: OO = Old Organisation + NT = New Technology = EOO = Expensive Old Organisation Source: Abrahamsson 2012-04-24 Sid 19 Linköpings universitet Hur går det med mätningen då? Vad mäts av företag? Vad är de strategiskt viktigaste frågorna för företag idag? Vad mäts av svenska företag? Vilka mätningar görs 1 2 3 Värde på Mäts Uppskattat Vet inte mätetalet 11 På företagsnivå 46% 44% 10% 57 Genomloppstid Kundorderledtid 61% 32% 7% 20 Leveransservice 78% 18% 5% 90 Orderförsening 19% 45% 35% 52 Totala logistikkostnader 25% 25% 50% 256 12 Materialförsörjning Leverantörsledtid 31% 52% 17% 29 Antal dagars förbrukning i materialförråd 44% 38% 19% 46 Medellagernivå i MSEK i materialförråd 70% 10% 20% 51 Totala kostnader för materialförsörjning i MSEK 0% 39% 61% 64 Inköpsvärde för insatsvaror i MSEK 50% 29% 21% 610 Leveranssäkerhet 45% 41% 14% 87 Volymflexibilitet 6% 47% 47% 21 Antal leverantörer av insatsvaror 31% 46% 23% 251 Hur många av dessa leverantörer kan räknas som aktiva leverantörer 24% 56% 20% 137 Sändningsstorlekar i kg 4% 38% 58% 6 593 Total volym inkommande gods i ton 8% 12% 81% 35 434 Genomsnittligt transportavstånd i km 0% 23% 77% 805 Total transportkostnad för inkommande gods företaget betalar, MSEK 38% 31% 31% 25 Ftg. Bet. Lev. Bet. Varierar Betalar ni eller leverantören normalt frakten: 42% 42% 15% 14. Distribution: 1 2 3 Värde på Mäts Uppskattat Vet inte mätetalet Antal dagars förbrukning i distributionslager 47% 36% 17% 35 Hur många kunder har ditt företag av insatsvaror totalt 32% 45% 23% 3 206 Medellagernivå i MSEK i distributionslager 57% 20% 23% 96 Sändningsstorlekar i kg 30% 43% 27% 6 171 Total volym utgående gods i kg 19% 37% 44% 25 346 Genomsnittligt transportavstånd i km 14% 32% 54% 572 Totala transportkostnader för utgående gods i MSEK 62% 19% 19% 66 Andel expressfrakt i % 17% 67% 17% 4% Transporttid i timmar 19% 58% 23% 28 7
Vilka nyckeltal mäts (USA studie)? Outbound freight costs 87% Inventory count accuracy 86% Order fill 81% Finished goods inventory turns 80% On-time delivieries 79% Customer complaints 77% Over/short/damaged 72% Out-of-stocks, finished goods 71% Returns and allowances 69% Line item fill 69% Inbound freight costs 69% Back orders 64% Inventory obsolescence 63% Order cycle time 62% Incoming material quality 62% Overall customer satisfaction 61% Inventory carrying cost 60% Days sales outstanding 59% Third party storage costs 59% Forecast accuracy 54% Vad som inte mäts on-time delivery line item fill back order cycle time invoice accuracy Andel av alla företag som inte mäter 0 20 40 60 Vad använder kunder för mått för att utvärdera ditt företag? 8
Viktigaste utvecklingsfrågorna i svensk industri 24. Bedöm hur viktiga följande områden är för ert företag under det kommande året. Medel 1 2 3 4 5 Kostnadskontroll/Kostnadsreduktion 4,51 0% 0% 13% 23% 64% Informationsteknologi, införande/förbättring/utnyttjande 4,17 0% 0% 17% 49% 34% Förbättra leveransservice 4,17 0% 0% 21% 40% 38% Reducera ledtider, genomloppstider 4,17 0% 4% 17% 36% 43% Utveckla strategiska allianser med kunder/leverantörer 4,19 0% 2% 11% 53% 34% Förändra intern organisationsstruktur 3,51 0% 15% 34% 36% 15% Expandera distribution till nya marknader/kanaler 3,40 4% 6% 49% 26% 15% Utveckla logistikmätningar inom företaget 3,55 2% 4% 40% 43% 11% Öka flexibiliteten i logistiken 3,74 2% 2% 30% 50% 15% Utveckla logistikmätningar mellan företaget och kunder/leverantörer 3,72 2% 4% 28% 50% 15% Viktigaste utvecklingsfrågorna (lite äldre USA studie) (Andel svarande som rankar området som ett av de tre viktigaste) Cost control / cost reduction 56% Information technology utilization/optimization 48% Improving customer service processes 38% Cycle time reduction 28% Strategic alliance with customers/supplier 28% Changing organizational structure 17% Logistics measurements within the company 16% Expanding distribution onto new channels/markets 15% Quality improvements 12% Logistics measurements between company and customer/supplier 11% (Keebler et al, 1999, p57) 2012-04-24 Sid 27 Linköpings universitet 9
The Supply Chain Reference Model, SCOR En not-for-profit intresseorganisation (www.supplychain.org) Medlemsföretag rapporterar in mätetal och kan sedan ta del av branschvärden mm. SCOR är baserat på fem standardprocesser: Plan Source Make Deliver Return som alla i sin tur är nedbrutna i ett antal led 2012-04-24 Sid 28 Linköpings universitet The SCOR model an industry open standard SCOR- modellen tog 12 år a= utveckla och är omfa=ande: 200 processdelar 550 nyckeltal Kan användas på supply chain nivå pga standardiseringen: Plan Deliver Source Make Deliver Source Make Deliver Source Make Deliver Source Return Return Return Return Return Return Return Return Suppliers Supplier Supplier Your Company Customer Customer s Customer Internal or External Internal or External 29 SCOR Benchmarking Presentation Francis (www.supply-chain.org) Performance Metrics Beroende på företagets strategi, välj ut en eller flera a=ribut SCOR metrics: Standard Strategic (Level 1) Metrics Customer Internal A"ribute Reliability Responsiveness Agility Cost Assets Metric (Strategic) Perfect Order Fulfillment Order Fulfillment Cycle Time Supply Chain Flexibility Supply Chain Adaptability Supply Chain Management Cost Cost of Goods Sold Cash- to- Cash Cycle Time Return on Supply Chain Fixed Assets Return on Working Capital 30 SCOR Benchmarking - Presentation SCOR Benchmarking Presentation Francis (www.supply-chain.org) 10
COST Total Returns Warranty Management Costs - SCOR Total Customer Chain Management Cost Total Supply Chain Management Costs - SCOR Total Design Chain Management Cost Total Warranty Cost New Product Revenue Cost of Goods Sold - SCOR Sales, General, and Administrative Cost. FLEXIBILITY - adaptiveness to reliably meet demand Upside Supply Chain Flexibility - SCOR Engineering Change Order Flexibility PERFECT ORDER Design Reuse Flexibility. 1) Delivered on time in full to request date AND/OR to commit date 2) That meet the customer s 3 way match (invoice, PO, receipt) AMR 2009 - SCC & SCOR Executive Overview 3) Have no product quality issues. 2012-04-24 Sid 31 Linköpings universitet SCOR verkar löna sig? 32 SCOR Benchmarking Presentation - Francis Performance measurement system Att hitta ett nyckeltal är bara början Hur vet vi att det är bra? Hur får man fram flera relevanta nyckeltal som drar åt samma håll? Hur prioriterar man och hur väljer man bort nyckeltal? Hur vet vi att vi täcker in allt? 2012-04-24 Sid 33 Linköpings universitet 11
Vad är e= bra nyckeltal? Caplice & Sheffi (1994) 2012-04- 24 Sid 34 Linköpings universitet Ett nyckeltal slits mellan de olika kriterierna Promote coordination Integrative Allows for comparability Robust Useful Provides actionable guidance Valid Captures specific aspects Caplice & Sheffi (1994) 2012-04-24 Sid 35 Linköpings universitet Utvärderingskriterier för mätsystem Caplice & Sheffi (1995) 2012-04- 24 Sid 36 Linköpings universitet 12
En övergripande bild på balanced scorecard Fyra dimensioner av prestationer (som alla bör fångas upp) Olika typer av mått som (bör?) fångas upp Tidsrelaterade Genomloppstid Ledtid Värdeskapande tid Produktivitet Output (st, m 3, ton, ) Utnyttjande, t ex: Antal tillverkade/dag Antal lagrade/m 2 Antal klienter/psykolog Service & kvalitet Kvalitet i produkt/tjänst Leveransprecision Tidhållning (pålitlighet) Rätt vara i rätt mängd till rätt plats i oskadat skick Ledtid Tillgänglighet Ekonomiska Kostnader Totalkostnadstänkande Kapitalbindning Lönsamhet Tillväxt Vissa mått hör till mer än en grupp Några exempel Genomloppstid Antal order levererade i tid / 1000 spenderade kronor Kostnader Tider Tillgänglighet av material i lager Service & kvalitet Produktivitet Antal felfria produkter per dag Systemic Minds 13
Om att skapa ett mätsystem (1) En tydlig målsättning för företaget är nödvändigt Ledning måste vara överens om prioriteringar och mål att välja är nödvändigt Målen bör täcka in tex marknadsposition, kostnadsbild, samt tillgängliga resurser Nuläget måste vara tydligt för inblandade parter 2012-04-24 Sid 40 Linköpings universitet Om att skapa ett mätsystem (2) Förankring av mätsystemet Nyckeltalen bör täcka in företags-, avdelningssåväl som individnivå Nyckeltalen bör anpassas till respektive avdelning eller tom individ utmaningen blir hur de hänger samman Nyckeltalen som väljs måste vara påverkbara För många, för abstrakta, dåligt kommunicerade är de vanligaste felen 2012-04-24 Sid 41 Linköpings universitet Om att skapa ett mätsystem (3) Uppföljning Hur sker den? Lika viktigt som implementeringen! Vilka actions ska man ta givet mätsystemets utslag? 2012-04-24 Sid 42 Linköpings universitet 14
Må= och Mätmetoder Seminarieuppgic Lantmännen Bygger på rapport med sycet a= kartlägga Lantmännen Lantbruks försörjningskedja, för a= därecer ta fram nyckeltal för styrning av logisdkverksamheten inom Lantmännen Lantbruk Er uppgic (1) Föreslå e= antal nyckeltal som dllsammans bildar e= performance measurement system Till er hjälp: Beskrivning av Lantmännen samt föreläsningsunderlag och en ardklel av Caplice & Sheffi 2012-04- 24 Sid 44 Linköpings universitet Er uppgic (2) Förberedelser Individuellt: Läs igenom uppgicen, beskrivning av Lantmännen, samt ardkeln av Caplice & Sheffi (1995) I era grupper: Ta fram e= antal nyckeltal som dllsammans bildar e= lämpligt performance measurement system för Lantmännen. Konkredsera mätetalen så mycket som möjligt. Använd er av mallen på hemsidan. Lämna in mallen senast i samband med seminariets början 2012-04- 24 Sid 45 Linköpings universitet 15
Mätetalen Mätetal Exakt definition Motivering Övriga kommentarer Leveranspålitligh Antal leveranser i tid/ et Totala antalet leveranser Xxxx Yyyy Utvärderingskriterier Kriterie Comprehensive Causally oriented Vertically integrated Horizontally integrated Internally comparable Useful Enligt en kundundersökning är detta mått Detta mätetal tillsammans det högst värderade bland kunderna. med Xxx och Ppp borde Fångar på ett bra sätt upp kundnöjdheten. tillsammans fånga den Dessutom tror vi att det är relativt enkelt totala serviceaspekten på att mäta då det borde finnas IT-stöd för ett bra sätt. det? Motivering till varför det uppfylls Givet det definierade systemet, så Xxxx Kanske det kriterie som är sämst uppfyllt, därför att Yyyy Zzzz Lantmännens företagsledning borde rimligen kunna ta actions På seminariet Två dmmar per person. Första dmmen: Presentadon för varandra i smågrupper Hur olika var era lösningar? Största likheter/skillnader? Hur kom ni fram All era mätetal? Dvs hade ni något speciellt Allvägagångssä"? Andra dmmen: Summering och diskussion 2012-04-24 Sid 47 Linköpings universitet 16