Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2013 Landstinget Västernorrland Granskning av landstingets systematiska miljöarbete
Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 5 2.1. Bakgrund... 5 2.2. Syfte och avgränsning... 5 2.3. Revisionskriterier... 5 2.4. Metod... 6 3. Organisation... 7 4. Styrning... 8 4.1. Miljö- och energipolicy... 8 4.2. Miljö- och energiplan 2010-2014... 8 4.3. Transporter...10 4.4. Avfall...11 4.5. Läkemedel...11 4.6. Landstingets årliga handlingsplan för miljö och energi...11 4.7. Verksamheternas årliga handlingsplaner för miljö och energi...12 5. Uppföljning... 14 6. Bedömning... 15 7. Svar på revisionsfrågorna... 16 Källförteckning 2
1. Sammanfattning På uppdrag av revisionskontoret vid Landstinget Västernorrland har Ernst & Young genomfört en granskning av landstingets systematiska miljöarbete. Fokus i granskningen har varit på arbetet med de landstingsövergripande miljömålen som rör avfall, läkemedel samt transporter. Landstingsfullmäktige antog i juni 2010 en miljö- och energipolicy för Landstinget Västernorrland. Under samma period fastställde landstingsstyrelsen en miljö- och energiplan för åren 2010-2014 som förutom mål fram till år 2014 fungerar som en vision för bland annat landstingets totala energianvändning. För varje prioriterat miljöområde finns en vision och miljömål som varje förvaltning ska bryta ner till mer detaljerade miljömål och åtgärder i samband med miljöledningsarbetet. Miljö- och energiplanen utgör grunden för landstingets miljöarbete. Planen knyter an till EU:s övergripande klimatmål samt till Sveriges nationella miljömål. För områdena transporter, avfall och läkemedel har ett stort antal mål antagits som samtliga ska uppfyllas innan 2014 års utgång. Utöver detta finns ett antal riktlinjer och dokumenterade rutiner för exempelvis transporter, tjänsteresor, hantering av avfall samt skrifter om läkemedels användande och påverkan på miljö. Utöver den övergripande miljö- och handlingsplanen tas en årlig handlingsplan fram där de åtgärder ska framgå som ska vidtas under året för att nå målen i den övergripande planen. Samtliga verksamheter ska också ta fram egna handlingsplaner för att bidra till måluppfyllelsen, vilka ska innehålla egna mål och aktiviteter, hur uppföljning ska göras samt information om vem som är ansvarig för respektive aktivitet. Målen ska inarbetas i de balanserade styrkorten som varje verksamhet har. Målsättningen är att detta arbetssätt ska implementeras i samband med att miljöledningssystemet införs i samtliga verksamheter. Idag är det endast landstingsservice som arbetar enligt ovan, och är den enda verksamhet som ingått i granskningen som tagit fram en miljöhandlingsplan på verksamhetsnivå. Detta då det är den enda förvaltningen som hittills har infört miljöledningssystemet. I samband med implementeringen av det nya miljöledningssystemet erhöll samtlig personal i förvaltningen viss utbildning rörande miljö. Landstingsservice arbete följs upp i tertialrapporterna där miljömålen redovisas samt i separata delårsredovisningar för miljö och i ett miljöbokslut där resultaten sammanställs. Förvaltningens huvudmål för miljö är tydligt kopplade till målen i landstingets miljö- och energiplan. Utfallet av förvaltningens mål rapporteras inte till den centrala miljöfunktionen i landstinget. Uppföljningen av hela landstingets miljöarbete sker främst i den årliga miljö- och energiredovisningen. Den följer tidsmässigt den ordinarie uppföljningsprocessen, det vill säga i samband med årsbokslut. På ett landstingsövergripande plan är dock inte miljö- och energirapporteringen integrerad i den ekonomiska och verksamhetsmässiga uppföljningen. Vissa miljörelaterade uppgifter följs upp i tertialrapporterna. Ett exempel på detta är tjänsteresor. Uppföljning görs också av införandet av miljöledningssystemet i landstingets samtliga verksamheter. Målsättningen är att miljöledningssystemet ska vara implementerat i samtliga verksamheter vid 2014 års utgång. Vår övergripande bedömning är att landstinget har en hög ambitionsnivå för sitt miljöarbete. De styrdokument som finns skapar en tydlig målbild för prioriterade miljöområden. Styrdokumenten 3
knyter på ett gott sätt an till varandra och skapar en tydlig struktur för hur arbetet ska bedrivas på olika nivåer i organisationen. I huvudsak gäller dock detta i första hand landstingsservice verksamhet som är den enda i landstinget som hittills till fullo har implementerat miljöledningssystemet i sin verksamhet. Vi ser det dock som mycket positivt att landstinget har för avsikt att implementera miljöledningssystemet i all sin verksamhet. Vi har efter genomförd granskning följande förslag till fortsatt utveckling: Skrivningen i landstingsstyrelsens respektive regionala nämndens reglemente bör ses över och justeras för att tydliggöra vilken av de två nämnderna som har det övergripande ansvaret för samordning av miljö- och energiarbetet. Miljöhandlingsplaner bör tas fram på samtliga nivåer i samtliga verksamheter för att säkerställa att miljöarbete bedrivs i hela organisationen samt för att säkerställa att arbete har inletts mot att ta fram ett certifierat miljöledningssystem. Referensgruppen bör förtydliga sitt åtagande och sitt ansvar i arbetet med miljö- och energifrågor. Tydligare återkoppling till verksamheterna bör ske från den centrala miljösamordningen efter att uppföljning av miljömålen har rapporterats. Detta bör göras för att skapa incitament för verksamheterna att än bättre arbeta med miljöfrågor samt för att kommunicera och tydliggöra miljöfrågornas vikt. En årlig analys och bedömning bör göras på landstingsövergripande nivå av miljömålens uppfyllelse. Detta för att säkerställa att miljöarbetet är på väg åt rätt håll samt för att möjliggöra att ytterligare insatser sätts in om risk finns att målen inte kommer att nås. 4
2. Inledning 2.1. Bakgrund Landstingsfullmäktige antog i juni 2010 en miljö- och energipolicy för Landstinget Västernorrland. Under samma period fastställde landstingstyrelsen en miljö- och energiplan för åren 2010 2014 som förutom mål fram till år 2014 fungerar som en vision för bland annat landstingets totala energianvändning. Bland de prioriterade miljöområdena för Landstinget Västernorrland finns avfall, läkemedel och lustgas samt transporter och resande. För varje miljöområde finns en vision och miljömål som varje förvaltning ska bryta ner till mer detaljerade miljömål och åtgärder i samband med miljöledningsarbetet. Som en del av detta arbete följs miljöarbetet upp varje år för att se att alla verksamheter är på rätt väg. Uppföljningen presenteras bland annat i en årlig miljö- och energiredovisning som redovisas för landstingsstyrelsen och landstingsfullmäktige. I granskningen har ingått att klargöra på vilket sätt och i vilken omfattning styrelser och nämnder har integrerat miljö- och energipolicyn i sitt styrnings- och ledningsarbete och vilka effekter som har uppnåtts ute i verksamheterna. Granskningen ska vidare belysa hur styrelse och nämnder bedriver sitt miljöarbete i stort (miljöledning). 2.2. Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att utifrån aktuell lagstiftning och landstingets mål och planer analysera och bedöma om landstingets miljöarbete bedrivs ändamålsenligt. För att uppnå syftet med granskningen kommer följande delfrågor att besvaras: Har nämnder och styrelser tydliga åtaganden inom miljöområden avfall, läkemedel och transporter? Hur säkerställer respektive nämnd och styrelse att dessa åtaganden uppfylls? Hur följs målen upp och hur rapporteras dessa? o T.ex. hur och i vilken utsträckning har nämnderna och styrelserna integrerat de för granskningen relevanta miljöområdena i sin verksamhetsplanering och budgetprocessen? o Hur mäts resultatet av vidtagna åtgärderna? Hur styrs och utvecklas miljöarbetet hos respektive styrelse och nämnd? o T.ex. vilka processer, rutiner och instruktioner har tagits fram för att styra miljöarbetet? o Är roller och ansvarsområdena tydligt definierade? o Hur säkerställs kontinuerlig förbättring inom miljöarbetet? Granskningen är avgränsad till att omfatta transporter, avfall och läkemedel. 2.3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policies och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: 5
Miljö- och energiplan 2010-2014, inklusive Miljöpolicy 2010 Miljö- och energiredovisning 2011 Miljö- och energihandlingsplan 2013 2.4. Metod Granskningen genomförs genom granskning av styrande dokument och intervjuer med ansvariga personer relaterade till den aktuella verksamheten. Intervjuer har i samband med granskningen genomförts med: Tf. förvaltningschef landstingsdirektörens stab Miljöchef Central miljösamordnare och miljöcontroller Projektledare miljöledning och miljöcontroller Vårdområdesdirektör medicin Servicedirektör Primärvårdsdirektör Miljösamordnare primärvården Ordförande politiska referensgruppen för miljö- och energifrågor Ordförande läkemedelskommittén Läkemedelssamordnare 6
3. Organisation Enligt miljö- och energiplanen för 2010-2014 är ett systematiskt och målinriktat miljöarbete en förutsättning för ständiga förbättringar. Landstingets miljöarbete bedrivs av en central miljöfunktion som organisatoriskt sorterar under regional utveckling / regionala nämnden. Vidare sköts miljöarbetet av respektive verksamhet, som ansvarar för genomförandet av målen i miljö- och energiplanen. Nedan presenteras de funktioner av betydelse för ett fungerande miljöarbete i landstinget: Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att målen i miljö- och energiplanen förverkligas och att landstinget lever upp till gällande lagstiftning, samt ansvarar för att miljöarbetet tillförs resurser. Landstingsstyrelsen är också den församling som antar miljö- och energiplanen som är styrande för miljöarbetet varje mandatperiod. Av landstingsstyrelsens reglemente framgår att styrelsen har ansvar för att leda och samordna hela landstingets miljö- och energiarbete. Enligt uppgift rör det sig om det landstingsinterna arbetet, medan för den externa samverkan ansvarar regionala nämnden. Politisk referensgrupp för miljö- och energifrågor har i uppgift att följa genomförandet av miljö- och energiplanen samt arbetet med de årliga handlingsplanerna. Referensgruppen bildades under 2011 och består av två politiker från majoriteten och en från oppositionen samt förvaltningschef landstingsdirektörens stab, miljöchefen, en central miljösamordnare och energicontroller vid fastighetskontoret. Miljöråd är en grupp som sorterar under landstingsdirektörens ledningsgrupp. Rådet består av tre förvaltningschefer, miljöchef samt central miljösamordnare som tillsammans bereder strategiska miljö- och energifrågor inför beslut i ledningsgruppen. Miljörådet har varit vilande under de senaste åren. Landstingets centrala miljöfunktion består av miljöchefen som leder miljöarbetet både externt och internt samt centrala miljösamordnare som stödjer verksamheterna med miljöarbetet. Tre miljöcontrollers har ansvar för olika områden som rör miljö. De ansvarar också för att informera samtliga verksamhetschefer om förändringar i gällande miljölagstiftning. Respektive förvaltning har ansvaret att årligen ta fram en handlingsplan samt sträva mot att de uppsatta målen nås. Det praktiska ansvaret för miljöarbetet vilar på verksamhetscheferna. Varje förvaltning ska ha en miljösamordnare, som ansvarar för att det dagliga miljöarbetet fungerar i respektive förvaltning. Det finns även miljöombud på de olika arbetsplatserna som är kontaktpersoner och informatörer för miljöarbetet och fungerar som en kanal mellan den egna arbetsplatsen och förvaltningens miljösamordnare. Samtliga miljösamordnare för de olika förvaltningarna genomför samordnarträffar ca en gång per termin. Vid dessa träffar diskuteras gemensamma frågor som exempelvis lagstiftning samt utveckling av olika miljövänliga produkter. Det är miljöombuden ute i verksamheterna som är ansvariga för att rapportera in statistik och annat underlag till den landstingsövergripande miljö- och energiredovisningen. Miljöombuden erhåller utbildning med jämna mellanrum, rörande förändringar i lagstiftning, eventuella nya riktlinjer och rutiner med mera. Det är den centrala miljöfunktionen vid regional utveckling som samordnar utbildningen. 7
4. Styrning De viktigaste dokumenten som styr landstingets miljöarbete består av miljöpolicyn, miljö- och energiplanen för 2010-2014, landstingets årliga handlingsplan för miljö och energi, landstingets årliga miljö- och energiredovisning samt verksamheternas handlingsplaner för miljö och energi. Landstingsservice har också tagit fram ett styrdokument som tydliggör organisation och ansvar inom miljöområdet. På ett övergripande plan regleras ansvaret för att leda och samordna landstingets miljö- och energiarbete i nämndernas reglementen. Det framgår av landstingsstyrelsens reglemente att styrelsen ansvarar för att leda och samordna landstingets miljö- och energiarbete. Av regionala nämndens reglemente framgår att nämnden ansvarar för att samordna landstingets åtaganden inom miljö- och energiområdet. 4.1. Miljö- och energipolicy Miljö- och energipolicyn är ett policydokument som på ett övergripande plan drar upp riktlinjerna för landstingets miljöarbete. Policyn antogs av landstingsfullmäktige i juni 2010 och består av sju stycken punktsatser för hur alla verksamheter och allt arbete i landstinget ska medverka till en långsiktigt hållbar utveckling. Punkterna rör bland annat förnybara energikällor, upphandling av varor som ger liten miljö- och energibelastning samt engagemang av alla medarbetare i miljöarbetet. 4.2. Miljö- och energiplan 2010-2014 Miljö- och energiplanen utgör grunden till landstingets miljöarbete. Planen utgör också landstingets vision inom miljö- och energiområdet fram till 2020. Miljö- och energiplanen knyter an till EU:s övergripande klimatmål samt Sveriges nationella miljömål. I planen konstateras också att det finns regionala miljömål samt en klimat- och energistrategi som fastställts av länsstyrelsen. Planen sträcker sig över fyra år, dvs en mandatperiod, och revideras i samband med ny mandatperiod. Det fastslås i planen att landstingets huvuduppgifter är att förbättra medborgarnas hälsa och att främja utvecklingen i länet. Skydd av miljön, en hållbar försörjning och effektiv användning av energi och naturresurser är viktiga förutsättningar för en god folkhälsa och en hållbar utveckling. Landstinget har i sitt arbete lagt särskilt fokus på Begränsad klimatpåverkan, Giftfri miljö och God bebyggd miljö. Miljö- och energiplanen fokuserar på ett antal prioriterade miljöområden: - Energi - Transporter - Avfall - Läkemedel - Intern klimatkompensation - Livsmedel - Kemiska produkter - Hållbara inköp - Miljöledning - Utbildning - Samverkan Denna granskning fokuseras på områdena transporter, avfall och läkemedel. 8
Transporter Inom området transporter tydliggörs att landstingets transporter består av tjänsteresor, sjukresor, interna varutransporter samt upphandlade transporter. Landstinget är vidare även den största intressenten i länets kollektivtrafik och har ansvar för den regionala kollektivtrafiken mellan kommuner och andra län. Ansvaret omfattar också den regionala tågtrafiken. Landstinget bedriver ett samverkansprojekt med Trafikverket som heter Effektivare transporter. Arbetet innebär en utveckling mot mer miljö- och klimatanpassade transporter. Landstingets vision för 2020 inom området är att ha ett hållbart kommunikationssystem med smarta logistiklösningar, utvecklad distansmötesteknik samt nyttjande av förnybara bränslen till samtliga transporter. I miljö- och energiplanen räknas ett antal mål upp som landstinget avser uppfylla under planens period 2010-2014. Dessa mål är: Tjänsteresorna ger upphov till utsläpp av högst 830 ton koldioxid. Målet ska nås genom att utveckla distansmöten och kollektivtrafik samt genom att satsa på gång, cykel, effektivare fordon, förnybara bränslen och minskad flygtrafik. Detta innebär en halvering jämfört med 2009. Personbilar och lätta lastbilar som köps ska uppfylla kraven i förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor samt köras på minst 85% förnybara bränslen. Sjukresor ger upphov till högst 900 ton koldioxid från körning med egen bil. Detta innebär en minskning med 30 procent från 2009. Miljöstyrningsrådets aktuella upphandlingskriterier för godstransporter används vid upphandling av varor och tjänster. Leverantörerna av transporttjänster ska redovisa klimatbelastningen från de transporter som berör landstinget. Miljökraven i svensk kollektivtrafiks miljöprogram 2009 ska gälla i samband med upphandling av kollektivtrafik. Kollektivtrafiken i Västernorrland med buss sker till minst 50 procent med förnybara drivmedel. Avfall Inom området avfall konstateras att hanteringen av avfall i stor utsträckning styrs av lagstiftning. EUs strategi för avfall innebär att åtgärder ska vidtas för att förhindra att avfall uppstår, samt för att återanvända, återvinna, energiutvinna och i sista hand deponera avfall. Landstingets vision för 2020 är att avfallet är väl sorterat och är en viktig resurs ur återvinningssynpunkt. Visionen gör också gällande att internt återvinningsbart avfall går till deponi. I planen räknas fem mål upp som landstingets avser uppfylla senast 2014. Den totala mängden avfall ska minska med 15 procent jämfört med 2009. Andelen avfall som går till materialåtervinning ska vara minst 40 procent. Andelen avfall som går till deponi ska vara mindre än 2 procent. Det ska finnas möjlighet att källsortera avfall vid samtliga arbetsplatser. Rutiner för avfallshantering finns tillgängliga för samtliga medarbetare och information om avfallshantering ges till samtliga medarbetare vid förändring. Läkemedel 9
Inom området läkemedel konstateras att det finns ett förhållandevis stort antal substanser i läkemedel som verkar negativt på miljö och på levande organismer om de kommer ut i sjöar, mark, grundvatten och dricksvatten. Det är av stor vikt att läkemedel tas omhand på ett korrekt sätt och att överblivna läkemedel lämnas in för destruktion. Det fastslås att utbyte ska ske av specifika aktiva substanser. Hur detta ska göras behandlas i den årliga handlingsplanen. Det konstateras vidare att lustgas har en stor miljöpåverkan, många gånger större än utsläpp av koldioxid. För att minska utsläppen av lustgas till en acceptabel nivå måste destruktionsanläggningar installeras vid de avdelningar där lustgas används i störst utsträckning. Det är i huvudsak vid förlossningsavdelningarna. Visionen för 2020 fastslår att läkemedelsanvändningen i landstinget ska ge så liten miljöpåverkan som möjligt. Förskrivande läkare ska ha kunskap om läkemedlens miljöpåverkan. Om valet står mellan två läkemedel med samma effekt bör det alternativet väljas som ger minst negativ miljöpåverkan. Målen att uppnå senast 2014 är följande: 75 procent av förskrivande läkare har genomgått utbildning om läkemedels miljöpåverkan. Förskrivningen av sömnläkemedel ska minska med 25 procent jämfört med 2010. Förskrivningen av fluorkinoloner ska minska med 25 procent jämfört med 2010. De totala utsläppen av lustgas ska minska med 75 procent till 2014 jämfört med 2009. Utöver dessa mål finns också ett stort antal mål inom andra områden. I miljö- och energiplanen presenteras också arbetet med så kallad intern klimatkompensation. Detta innebär att landstingsinternt beteende som ger positiva klimateffekter ska gynnas ekonomiskt. Till exempel läggs interna kostnader på bilkörning och flygtransporter eftersom detta ger stora utsläpp av koldioxid. Den interna klimatkompensationen ska leda till att denna typ av användning av transporter ska begränsas. Pengarna från den interna klimatkompensationen läggs i ett konto från vilket verksamheterna sedan kan söka medel för att arbeta med att hållbarhetsanpassa sin verksamhet ytterligare. Ett område i planen behandlar också miljöledningen i stort. Det fastslås att en förutsättning för att förbättra miljöarbetet är att det bedrivs systematiskt och målinriktat. Ett miljöledningssystem bidrar till att miljöarbetet blir strukturerat. Visionen för 2020 är att samtliga verksamheter arbetar mot de fastställda miljömål som finns samt följer de rutiner och instruktioner som finns för respektive målområde. Målsättningen är att miljö- och energihänsyn ständigt tas samt att kontinuerlig uppföljning är en naturlig del av verksamheten. Följande mål är uppsatta för 2014: Landstinget har ett certifierat miljöledningssystem enligt ISO 14 001 för alla förvaltningar. Energifrågorna integreras i arbetet. Landstinget har en central miljöfunktion, miljösamordnare vid förvaltningarna och miljöombud på arbetsplatserna. Ett miljöråd finns som fungerar som ett utskott för miljö- och energifrågor i landstingsdirektörens ledningsgrupp. En politisk referensgrupp utses av landstingsstyrelsen och har i uppgift att följa genomförandet av miljö- och energiplanen samt arbetet med de årliga handlingsplanerna. 4.3. Transporter Landstinget har antagit riktlinjer för tjänsteresor. Riktlinjerna är daterade 2009-04-07, och uppdaterade 2012-05-09. I riktlinjerna, såväl som i resepolicyn, konstateras att medarbetares resor i tjänsten samtliga ska vara beslutade av verksamhetschefen. Särskilda krav ställs på resor utom 10
länet och utomlands. För resor utanför Norden ska förvaltningschef i förväg godkänna resan. Om resan ska göras av förvaltningschefen är det landstingsdirektören som godkänner resan. Respektive chef ska också godkänna valt färdsätt. Särskilda regler finns för resor med bil, tåg, buss, båt, flyg, taxi och samåkning. Vid uppdateringen infördes en skrivning om att ansvarig chef även ska godkänna färdsätt med vilket resan ska genomföras. Det konstateras i resepolicyn att resor i tjänsten ska planeras och genomföras så de är kostnadseffektiva, sker på ett miljöanpassat sätt, skapar förutsättningar för ett säkert resande samt sker på ett ansvarsfullt sätt. Vidare fastslås det i policyn att en övervägning alltid ska göras om ett möte kan hållas via video eller telefon istället för att det kräver en resa. Under hösten 2012 antogs också riktlinjer för så kallad Intern klimatkompensation. Det konstateras att landstinget för att klara miljömålet behöver minska antalet inrikes flygresor samt bilkörning. Den interna klimatkompensationen innebär att resor på buss och regionaltåg är kostnadsfria för förvaltningarna medan resor med hyrbil debiteras tre kr extra per mil medan flygresor på sträckan Sundsvall/Härnösand Stockholm debiteras ett extra påslag med 30 % på biljettpriset. Vidare konstateras att det från januari 2013 ska göras månatliga uppföljningar av tjänsteresorna, samt att en tillfällig tjänst som reserådgivare inrättas till och med 2014 för att påverka tjänsteresorna i en hållbar riktning. 4.4. Avfall Hantering av avfall av olika slag regleras dels i lagstiftning, men även i landstingets egna rutiner och riktlinjer. Upprättad rutin för farligt avfall och biologiskt avfall tar upp hanteringen av smittförande, stickande och skärande avfall, cytostatika och olika kemiska avfall såväl som biologiskt avfall. Rutinen beskriver hur avfallet ska hanteras inom hela landstinget men eftersom verksamheter skiljer sig åt kan förtydliganden och avvikelser behövas på olika arbetsplatser. Rutinen är omfattande men tar inte upp hur arbetet ska bedrivas för att det farliga avfallet ska minska. 4.5. Läkemedel Landstingets läkemedelskommitté har tagit fram flera trycksaker rörande läkemedels användande och läkemedels påverkan på miljö. Skrifterna riktar sig mot såväl allmänheten som till verksamma i landstinget. I miljö- och handlingsplanen fastslås att om valet står mellan två läkemedel som har samma effekt bör det alternativ väljas som har minst negativ miljöpåverkan. Några egentliga rutiner riktade till vården finns ännu inte. Det konstateras dock att då det vid framtagande av landstingsgemensamma rekommendationer av läkemedel att användas inom rutinsjukvården tas hänsyn till medicinsk och farmaceutisk ändamålsenlighet, kostnadseffektivitet samt resultat från miljöklassificering. 4.6. Landstingets årliga handlingsplan för miljö och energi Utöver den övergripande miljö- och energiplanen tas en årlig handlingsplan fram. I den ska de åtgärder beslutas som krävs för att nå målen i den övergripande planen. I handlingsplanen ska också de åtgärder redovisas som redan vidtagits. I den övergripande handlingsplanen för 2013 konstateras att varje verksamhet ska bryta ner aktiviteterna och ta fram egna handlingsplaner för att bidra till att målen i miljö- och energiplanen uppnås. Dessa ska innehålla mål och aktiviteter för att uppnå dem, hur uppföljning ska göras samt information om vem som ansvarar för respektive aktivitet. Målen ska inarbetas i de balan- 11
serade styrkorten som varje verksamhet har. Detta ska göras i samband med att miljöledningssystemet införs. Hittills är det endast serviceförvaltningen som har arbetat in miljöledningssystemet i sitt balanserade styrkort. Serviceförvaltningen utsågs till försöksverksamhet för att genomföra arbetet. De områden som lyfts fram i den årliga handlingsplanen korrelerar med de områden som redovisas i miljö- och energiplanen 2010-2014. Transporter Inom området transporter ska bland annat följande åtgärder vidtas under 2013: Konferens rörande arbetet med handlingsprogrammet för effektivare transporter. Utvärdering av elbilar. Kunskapsdag genomförs i samband med ny upphandling av tjänstebilar. Uppföljnings- och mätsystem för transporter tas fram för redovisning av klimatbelastning. Uppföljning av kampanj för att få personal att resa mer med kollektivtrafik samt gång och cykel. Avfall Inom området avfall ska bland annat följande åtgärder vidtas under 2013: Allt farliga avfall som skickas iväg ska vägas och rapporteras. Ny rutin för avfall tas fram. Ny rutin för hantering av läkemedelsavfall tas fram. Läkemedel Inom området läkemedel ska bland annat följande åtgärder vidtas under 2013: Informations- och fortbildningsinsatser riktade till läkemedelsförskrivare genomförs. Utbildningsmaterial tas fram om miljöledningsprocessen. Destruktionsutrustning som tidigare installerats utvärderas och beslutsunderlag för installation av destruktionsutrustning vid flera enheter tas fram. I handlingsplanen för året konstateras också att hela landstinget ska vara miljöcertifierat 2014. Det finns avsatta resurser centralt som arbetar med att stödja förvaltningarnas arbete med att införa miljöledningssystemet. Mer specifika tidplaner för systemets införande finns inte. 4.7. Verksamheternas årliga handlingsplaner för miljö och energi Landstingsservice Landstingsservice är den första verksamheten inom landstinget som har certifierats enligt ISO 14001 miljöledningssystem. Detta arbete som inleddes under hösten 2009 och resulterade i certifieringen 2011 har inneburit att miljöarbetet har drivits på ett mer systematiskt sätt genom bl.a. att identifiera de viktigaste miljöaspekterna, utbilda hela personalen i miljöfrågorna samt att dokumentera arbetet med miljöfrågorna. Nya verksamhetsområden som ingår i landstingsservice från och med januari 2013 kommer också att ingå i miljöarbetet. I samband med detta kommer nya miljöaspektbedömningar och utbildning genomföras. Miljöarbetet har integrerats i landstingsservice ordinarie arbete med verksamhetsledning och - styrning. Målen i landstingets miljö- och energiplan har inarbetats i landstingsservice egna miljömål vilka i sin tur har integrerats i landstingsservice styrkort tillsammans med årliga verksamhetsmål från landstingets styrelse. Landstingsservice är det enda verksamhetsområde som ingått i granskningen som har tagit fram en miljöhandlingsplan på verksamhetsnivå. Handlingsplanen beskriver på en övergripande nivå förvaltningens ambitioner inom de olika miljöområdena (t.ex. målet för transporter är att öka di- 12
stansmötesteknik och minska bilresande) samt hur måluppfyllelse mäts och var resultatet rapporteras. Förvaltningens miljöarbete följs upp i tertialrapporterna där miljömålen redovisas samt i separata delårsredovisningar för miljö och i ett miljöbokslut där resultaten sammanställs. Landstingsservice huvudmål för miljö är kopplade till målen i landstingets miljö- och energiplan och översatt till mätbara nyckeltal som är relevanta utifrån förvaltningens verksamhet. Utfallet på förvaltningens egna mål rapporteras inte till den centrala miljöfunktionen. Vidare använder förvaltningen landstingets miljö- och energiredovisningar som underlag i sin rapportering. Förvaltningens miljömål inom de områden som ingår i granskningen omfattar transporter och avfall som framgår i nedanstående tabell. Område Framgångsfaktor Mått / nyckeltal Mål Transporter: tjänsteresor Resepolicyn efterlevs Minskat utsläpp av koldioxid från tjänsteresor med bil, buss, flyg och tåg 2009-2012/ Koldioxid från tjänsteresor 2009. Avfall Gemensamma avfallsrutiner Mängd avfall till materialåtervinning/total mängd avfall. Koldioxidutsläppen från tjänsteresor ska minska med 25 procent 2012 jämfört med utsläppen år 2009. Avfallsmängden som går till materialåtervinning ska öka till 30 procent år 2012. Primärvården Intervjuade företrädare för primärvården, såväl primärvårdsdirektör som miljösamordnare inom primärvården, konstaterar att det inte finns någon miljöhandlingsplan för innevarande år. Primärvården framför också kritiken att miljömålen i stor utsträckning utgår från de centrala förvaltningarna, dvs sjukhusen. Intervjuade företrädare för primärvården anser det vara näst intill omöjligt att nå de övergripande målen rörande transporter till följd av de stora avstånden på landsbygden. Miljösamordnaren uppger dock att det är positivt att miljöledningssystemet nu också ska implementeras i primärvården, men konstaterar samtidigt att det sannolikt kommer bli komplicerat och ta mycket tid i anspråk. Medicin Intervjuade företrädare för vårdområdet medicin konstaterar att det inte finns någon miljöhandlingsplan för innevarande år. Miljöfrågorna har inte prioriterats inom landstingets vårdverksamhet, delvis på grund av att omorganiseringen och den övergripande bilden över landstingets miljömål inte anses vara tydlig. Det finns i nuläget ingen miljösamordnare tillsatt för vårdområdet medicin. Det finns dock tydliga trender inom vården för att t.ex. minska användning av antibiotika för att få bättre kontroll över resistenta bakterier vilket är fördelaktigt också ur miljöperspektiv även om frågan inte har prioriterats som miljöfråga. I likhet med primärvården anser företrädare för medicin att landstingets miljömål avseende transporter kommer att vara svåra att uppnå, åtminstone på kort sikt, på grund av den nya organisationen vilket kräver regelbundna resor mellan Sundsvall, Härnösand och Örnsköldsvik. Implementering av miljöledningssystemet har mötts av visst motstånd eftersom detta arbete anses ta nödvändiga resurser från vården. Verksamhetscheferna inom medicin som redan anses ha en mycket hög arbetsbelastning kommer att bära en stor del av ansvaret för arbetet med miljöledningssystemet vilket bidragit till den kritiska inställningen. 13
5. Uppföljning Uppföljningen av landstingets miljöarbete sker främst i den årliga miljö- och energiredovisningen som tidsmässigt följer ordinarie rapportering, det vill säga i samband med årsbokslut. På ett landstingsövergripande plan är dock inte miljö- och energirapporteringen integrerad i den ekonomiska och verksamhetsmässiga uppföljningen. Vissa uppgifter såsom tjänsteresor följs upp i tertialrapporterna för tätare uppföljning. Sjukresorna redovisas i årsredovisningen på grund av uppgifternas starka anknytning till verksamheterna. 5.1.1. Landstingets årliga redovisning för miljö och energi Årligen tas en landstingsövergripande miljö- och energiredovisning fram. Redovisningen för 2012 är vid granskningens genomförande ännu inte färdigställd. I redovisningen för 2011 gås samtliga områden igenom som lyfts fram i såväl den övergripanden miljö- och energiplanen som i den årliga handlingsplanen. En av de tre miljöcontrollers som sorterar under landstingsstyrelsens stab ansvarar för att årligen skicka ut instruktioner till samtliga verksamheter rörande vilken information som ska rapporteras in. I de verksamheter som implementerat miljöledningssystemet sker rapporteringen tre gånger per år, i samband med tertialredovisning samt i samband med årsbokslut. I övriga verksamheter sker rapporteringen en gång per år. Samtlig information sammanställs och presenteras i den övergripande redovisningen. I redovisningen presenteras också i anslutning till respektive område både visionen för 2020 samt målen för 2014. På detta sätt tydliggörs kopplingen mellan mål och utfall. Inom området transporter redovisas omfattande statistik rörande antalet resor med olika färdmedel, antalet leasingbilar, koldioxidutsläpp från transporter, antalet resor med buss till olika destinationer, sjukresor samt antalet distansmöten via telefon. I anslutning till detta presenteras också vilket arbete som planeras genomföras inom området under det kommande året. Inom området avfall redovisas hur mycket avfallet har minskat, andelen som gick till materialåtervinning samt andelen som gick till deponi. Det konstateras i den senaste redovisningen för 2011 att andelen har minskat inom samtliga områden. För läkemedel redovisas bland annat att användningen av vissa läkemedel som enligt landstingets lista över de mest miljövänliga läkemedlen har ökat, samt att vissa andra ämnen som är miljöfarliga men som finns i läkemedel har minskat. Dock konstateras det att konsumtionen av sömnmedel under 2011 ökade. Vidare redovisas att utsläppet av lustgas minskade under året. Uppföljning av införandet av miljöledningssystemet i landstingets samtliga verksamheter görs också. Även inom detta område presenteras vilket arbete som avses genomföras under kommande år. I slutet av redovisningen presenteras resultatet fördelat på respektive verksamhetsområde. Då landstinget nyligen har genomgått organisatoriska förändringar motsvarar inte redovisningen för 2011 de vårdområden som finns idag. 14
6. Bedömning Vår bedömning är att landstinget har en hög ambitionsnivå för sitt miljöarbete. De styrdokument som finns skapar en tydlig målbild för prioriterade miljöområden. Styrdokumenten knyter på ett gott sätt an till varandra och skapar en tydlig struktur för hur arbetet ska bedrivas på olika nivåer i organisationen. I huvudsak gäller dock detta i första hand landstingsservice verksamhet som hittills är den enda verksamheten som till fullo implementerat miljöledningssystemet i sin verksamhet. Enligt uppgift kommer dock övriga förvaltningar att under 2013 påbörja arbetet med att implementera miljöledningssystemet i sin ordinarie verksamhet. Detta ser vi som väsentligt för att landstinget framgent ska kunna bedriva ett systematiskt miljöarbete. Samtidigt kommer detta att innebära en utmaning, särskilt för vårdverksamheten. För att arbetet med miljöledningssystemet ska vara framgångsrikt är det viktigt att från början integrera uppföljningen i ordinarie verksamhetsstyrning och på detta sätt skapa ett system med tydlig uppföljning. Enligt uppgift pågår det inom vårdverksamheten arbete med att implementera ett patient- och kvalitetsledningssystem vilket kan erbjuda synergieffekter avseende implementering av ett miljöledningssystem. Vi bedömer det dock vara ambitiöst att samtliga verksamheter ska ha implementerat kvalitetsledningssystemet vid 2014 års utgång då vi konstaterar att det för landstingsservice tog ca två år från att implementeringen inleddes till dess att certifieringen erhölls. Vi konstaterar dock att det i såväl landstingsstyrelsens som i regionala nämndens reglemente fastslås att respektive nämnd har det samordnande ansvaret för arbetet med miljö- och energifrågor. Vår rekommendation är att skrivningen ses över och justeras för att tydliggöra vilken av de två nämnderna som har det övergripande ansvaret för samordning av miljö- och energiarbetet. Vår bedömning är vidare att inga verksamheter förutom landstingsservice förefaller bedriva ett aktivt arbete med miljöfrågor. För att landstinget ska kunna nå sina mål för miljö och energi krävs att samtliga verksamheter aktivt arbetar med miljöfrågorna. Det är väsentligt att miljöhandlingsplaner finns på samtliga nivåer. Vår rekommendation är att verksamheterna tar fram miljöhandlingsplaner på samtliga nivåer. Detta bör kunna göras innan övrigt miljöarbete implementeras i den ordinarie styrningen av verksamheten. Landstinget har en central organisation för att driva arbetet med miljöfrågorna. Miljöarbetet har också en stark politisk förankring genom den politiska referensgruppen för miljö- och energifrågor. Vår rekommendation är dock att referensgruppen bör förtydliga sitt åtagande och sitt ansvar i arbetet med miljö- och energifrågor. Vi gör bedömningen att det idag är otydligt preciserat vad referensgruppen har för uppgift. Uppföljningen av miljömålen sker separat och oberoende av landstingets ordinarie verksamhetsstyrning. Vår bedömning är att detta försvårar möjligheterna till en enkel uppföljning. Dock konstaterar vi att avsikten framgent är att uppföljningen av miljömålen ska integreras med den ordinarie uppföljningen, vilket vi bedömer vara nödvändigt för en väl fungerande process. Vidare konstaterar vi att landstingets årliga miljö- och energihandlingsplan inte har antagits tillsammans med landstingets verksamhetsplan. Detta förstärker bilden av att miljö fortfarande är ett område som hanteras separat i landstinget. Vår rekommendation är att tydligare återkoppling till verksamheterna bör ske från den centrala miljösamordningen efter att uppföljning av miljömålen har rapporterats. Idag sker ingen återkoppling rörande hur verksamheterna når de landstingsövergripande miljömålen. Tydlig återkoppling skapar incitament för verksamheterna att än bättre arbeta med miljöfrågor. Detta blir ännu viktigare när samtliga verksamheter tar fram miljöhandlingsplaner för att säkerställa att målen på verksamhetsnivån är relevanta och kopplade till konkreta aktiviteter som bidrar till måluppfyllelse. Återkoppling av årets utfall mot handlingsplanen ger också möjligheten att reflektera kring vilken effekt vidtagna åtgärder och aktiviteter har haft och om resurserna har allokerats på bästa möjli- 15
ga sätt. Vidare konstaterar vi att någon årlig bedömning av måluppfyllelsen inte görs på landstingsövergripande nivå. Vår rekommendation är att detta görs för att säkerställa att miljöarbetet är på väg åt rätt håll samt för att möjliggöra att ytterligare insatser sätts in om risk finns att målen inte kommer att nås. 7. Svar på revisionsfrågorna Nedan ger vi korta svar på de övergripande revisionsfrågorna. Har nämnder och styrelser tydliga åtaganden inom miljöområden avfall, läkemedel och transporter? Ja. Utifrån gällande styrdokument tydliggörs ansvaret på samtliga nivåer i organisationen. Vi konstaterar dock att skrivningarna rörande ansvar för miljö- och energiarbetet är otydliga i landstingstyrelsens respektive regionala nämndens reglemente, där det fastslås att båda nämnderna ansvarar för samordningen av arbetet. Hur säkerställer respektive nämnd och styrelse att dessa åtaganden uppfylls? Dokumentationen kring ansvaret är tydlig. Samtliga verksamheter arbetar idag inte aktivt med miljöfrågor. Vår bedömning är att detta i huvudsak beror på att samtliga verksamheter ännu inte har implementerat miljöledningssystemet i sin verksamhet. Hur följs målen upp och hur rapporteras dessa? Miljömålen följs upp årligen i samband med att årsredovisningen tas fram. Det är dock inte en integrerad del av den ordinarie uppföljningsprocessen. Miljömålen rapporteras i en särskild uppföljningsrapport. I samband med uppföljningen skickar de centrala miljösamordnarna ut riktlinjer till verksamheterna om att uppföljning ska göras. Någon återkoppling till verksamheterna sker dock inte efter rapporteringen. Någon årlig analys av måluppfyllelse görs inte heller. Hur styrs och utvecklas miljöarbetet hos respektive styrelse och nämnd? Ett av landstingets mål är att samtliga verksamheter ska ha implementerat miljöledningssystemet vid slutet av 2014. Det är ett omfattande arbete som måste genomföras för att målet ska kunna nås. Idag är det endast landstingsservice som har implementerat miljöledningssystemet i sin ordinarie verksamhet. Stockholm den 6 mars 2013 Outi Alestalo Anders More 16
Källförteckning Reglemente för landstingsstyrelsen, fastställd av fullmäktige 2011-04-29 Reglemente för regionala nämnden, fastställd av fullmäktige 2011-04-29 Miljö- och energiplan för landstinget Västernorrland 2010-2014 Organisation och ansvar inom miljöområdet Miljö- och energipolicy för landstinget Västernorrland Miljö och energi handlingsplan, 2013 Miljö- och energiredovisning 2011 Farligt avfall och biologiskt avfall Resepolicy Resor i tjänsten riktlinjer 2009-04-07 samt 2012-05-09 Intern klimatkompensation information på landstingets intranät Balanserat styrkort 2013-2015 Primärvården Delegering av miljöarbetsuppgifter Handlingsplan miljö landstingsservice MTA Kvalitetssäkring av miljöavsnittet i landstingest årsredovisning 2012 Miljömål landstingsservice Landstingsservice miljöbokslut 2012 Verksamhetsplan och budget primärvården 2013-2015 Årsredovisning 2012 RU miljö och energi Underlag till miljöredovisning 17