FÖRVALTNINGSGUIDE FGUIDE FÖR STOCKHOLMS STAD MODELLBESKRIVNING Modellsammanfattning Fguide på 5 minuter Känna till Modellfördjupning Begreppsdefinition Modellbeskrivning Förstå - Ansvarsområden & rollbeskrivningar - Förvaltningsprocesser Metod Innehåller Mallar och verktyg Används för att skapa Förvaltningsplaner och specifikationer Tillämpa - Etablering - Mätning - Idésälj Används för att stödja bedrivandet av den operativa förvaltningsverksamheten Stadsledningskontoret 2006-10-16 1 (13)
1. Inledning och bakgrund 3 2. Grundsyn på förvaltningsverksamhet inom Stockholms stad 3 3. Kännetecken för affärsmässig systemförvaltning 5 3.1 Tydliga förvaltningsuppdrag... 5 3.1.1 Mål och delmål... 5 3.1.2 Effektiva förvaltningsobjekt... 6 3.2 Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser... 7 3.3 Förvaltningsverksamhet kontra linjeverksamhet... 8 3.4 Förvaltningsverksamhet kontra utvecklingsverksamhet... 8 3.5 Processbeskrivningar... 9 3.6 Förvaltningsorganisationer med klargjorda ansvarsroller... 9 3.6.1 Samverkan med externa leverantörer i förvaltningsorganisationen... 11 3.6.2 Beslutsgrupper... 11 3.6.3 Att bedriva systemförvaltning affärsmässigt... 11 4. Fguide i användning 13 Stadsledningskontoret 2006-10-16 2 (13)
1. Inledning och bakgrund, hädanefter benämnd Fguide, är Stockholms stads gemensamma modell för att organisera systemförvaltning så att den kan bedrivas på ett effektivt sätt. Systemförvaltning handlar om att vidmakthålla och vidareutveckla förvaltningsobjekt där IT-stöd ingår som delar. Detta arbete, som innebär att både garantera stabilitet och förändring samtidigt, utgör något av en paradox eftersom stabilitet och förändring samtidigt utgör varandras kontrahenter. Det faktum att de existerar sida vid sida i en förvaltningsverksamhet ställer därför extra höga krav på hur förvaltningsverksamhet organiseras. Genom att styra förvaltningen inom Staden baserat på förvaltningsuppdrag genom målstyrning och klargjorda ansvarsroller kan en kostnadseffektiv och proaktiv förvaltning skapas i syfte att över tiden öka verksamhetsnyttan av gjorda IT-investeringar. Detta dokument beskriver en grundsyn på förvaltningsverksamhet inom Stockholms stad. Rätt etablerad säkerställer Fguide en kostnadseffektiv förvaltning som ger hög affärsnytta för verksamheten. Fguide består av följande dokument; Modellsammanfattning Fguide på 5 minuter Känna till Modellfördjupning Modellbeskrivning Läsanvisning och begreppsdefinition Förstå - Ansvarsområden & rollbeskrivningar - Förvaltningsprocesser Metod Innehåller Mallar och verktyg Används för att skapa Förvaltningsplaner och specifikationer Tillämpa - Etablering - Mätning - Idésälj Används för att stödja bedrivandet av den operativa förvaltningsverksamheten Figur 1. Dokument som ingår i Fguide. 2. Grundsyn på förvaltningsverksamhet inom Stockholms stad En förutsättning för styrbar systemförvaltning är att skilja mellan organisation (vem som gör) och verksamhet (vad som görs). Genom att fokusera verksamhet snarare än Stadsledningskontoret 2006-10-16 3 (13)
organisation i förvaltningsperspektivet ges även förutsättningar för stabilitet och kontinuitet, då förvaltningsverksamheten bland annat blir mindre känslig och påverkad av organisatoriska aspekter, exempelvis omorganisationer. För att kunna styra och organisera förvaltningsverksamheten inom Stockholms stad bör den skiljas ut från övrig verksamhet (se figur 2). Objektverksamhet (A) används som generiskt begrepp för vilken verksamhet som helst ( t ex ekonomiverksamhet, undervisningsverksamhet). Objektverksamheten genererar någon form av resultat/produkt till en marknad. För att kunna framställa resultatet behöver objektverksamheten ofta någon form av IT-stöd. De aktiviteter som utförs för att hantera IT-stödets drift, utveckling och förvaltning benämns här IT-verksamhet. Genom att skilja ut förvaltningsverksamheten från objektverksamheten och IT-verksamheten kan förvaltningsuppdraget tydliggöras och vilka delar som ingår, dvs verksamhetsnära förvaltning (B) och IT-nära förvaltning (D) samt den gemensamma styrningen av förvaltningsverksamheten (C). I många avseenden liknar detta hantering av verksamheter som bedrivs i projektform, där projektuppdraget definieras vid sidan om ordinarie linjearbete, och arbetet bedrivs av en projektorganisation. Objektverksamhet Förvaltningsverksamhet IT-verksamhet A B C D E Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Figur 2: Förhållande mellan förvaltningsverksamhet kontra objektverksamhet och ITverksamhet Tabell 1: Exempel på förvaltningsverksamhet kontra linjeverksamhet Exempel på Exempel på Exempel på IT-verksamhet objektverksamhet förvaltningsverksamhet Löpande bokföring Upprätthålla mall för AGRESSO Upprätthålla rapportspecar och frågeverktyg Administration av nätverk och annan grundläggande infrastruktur Handläggning av barnomsorgsansökningar Vidareutveckla och förbättra e- formulär för ansökan om barnomsorg Byta version av operativ system i teknisk plattform Genom att betrakta förvaltningsverksamheten enligt detta perspektiv är det möjligt att betrakta och organisera förvaltning på liknande sätt som projekt. Effekten blir ökad styrbarhet med tydligt uppdragsfokus och att förvaltningsverksamheten därmed knyts närmare till de verksamheter som IT-stödet syftar till att stödja, istället för att hanteras som en verksamhet i ordinarie linjeorganisation med professionaliserad förvaltningsverksamhet. Ett införande av detta synsätt inom Stockholms Stad innebär att positionera förvaltningsverksamhet i förhållande till annan verksamhet och IT-verksamhet, att Stadsledningskontoret 2006-10-16 4 (13)
fastställa förvaltningsobjekt, dvs det som skall förvaltas samt skapa en förvaltningsorganisation per förvaltningsobjekt. 3. Kännetecken för affärsmässig systemförvaltning Fguide bygger på fyra tillstånd (se tabell 2) som skall vara uppnådda för att det skall vara möjligt att bedriva effektiv systemförvaltning. Tabell 2. Tillstånd som bör uppnås för att bedriva affärsmässig systemförvaltning Komponent Detta innebär att: Tydliga förvaltningsuppdrag Förvaltningsverksamhet är uppdragsbaserad och målstyrd med hjälp av årliga förvaltningsplaner. Effektiva förvaltningsobjekt Förvaltningsobjekt innehåller både IT-stöd och verksamhetsstöd som är avgränsade av objektverksamhetens produkter. Förvaltningsorganisationer med Relationen mellan uppdragsparterna präglas klargjorda ansvarsroller av ett vinna-vinna förhållande och förvaltningsorganisationer är bemannade och ansvarsroller klargjorda avseende Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser ansvar, befogenheter samt arbetsuppgifter. Förvaltningsaktiviteter är identifierade, positionerade och beskrivna i form av processer. 3.1 Tydliga förvaltningsuppdrag Tydliga förvaltningsuppdrag är nödvändiga för att säkerställa att förvaltningsverksamheten inom Stockholms stad bedrivs i enlighet med uppdragsgivarens avsikt. Eftersom förvaltningsverksamhet ofta är komplex till sin karaktär och berör flera olika parter och omfattar både vidmakthållande och vidareutveckling uppstår det lätt oklarheter i bl.a. ansvarsfördelning, resursåtgång och prioriteringar. Detta kan resultera i målkonflikter eller situationer där förvaltningsverksamheten blir självgenererande och nyttan för verksamheten går förlorade. Exempelvis kan de personer som arbetar med den verksamhetsnära förvaltningen arbeta för långt ifrån den dagliga verksamheten för att kunna göra rätt prioriteringar och anpassningar utifrån verksamhetens behov. För att säkerställa de olika krav/behov som kan komma från olika uppdragsparter bör därför förvaltningsverksamhetens parter skapa en tydlig målbild som är baserad på krav/behov från uppdragsgivarna och dokumentera det i en förvaltningsplan. 3.1.1 Mål och delmål Allt arbete som ska genomföras inom ramen för förvaltningsverksamheten ska målstyras. Målstyrningen säkerställer att förvaltningsverksamheten inom Stockolms stad stödjer objektverksamhetens mål. Resurserna är oftast begränsade och en tydlig målsättning säkerställer att rätt prioriteringar görs av de resurser som finns till förfogande. Stadsledningskontoret 2006-10-16 5 (13)
Resursberäkningarna är viktiga styrinstrument, inte minst för att plocka fram de dolda kostnader som ofta finns i förvaltning och göra även dem styrbara. Det kan verka svårt att planera förvaltningen eftersom den innehåller mycket ändringsarbete, men med god framförhållning kan man planera och genomföra de flesta ändringarna innan de hinner bli akuta. Akuta ändringar har en tendens att bli mycket kostsamma. 3.1.2 Effektiva förvaltningsobjekt Förvaltningsobjekt är benämningen på det som förvaltas. Att identifiera ett förvaltningsobjekt syftar till att föra samman de ansvarsområden som ska hanteras av förvaltningsorganisationen och skilja ut linjeverksamhetens och närliggande förvaltningsobjekts ansvarsområden. Förvaltningsobjektet tjänar således som grund för organisering av förvaltningsarbetet. Det vanligaste sättet att avgränsa förvaltningsobjekt är att objektet utgörs av ett eller flera IT-stöd. Risken med detta är att IT-stöden fokuseras, snarare än vad de bidrar med till i verksamheten. Detta kan leda till att IT-stöden inte följer efter och stödjer objektverksamheten när yttre förutsättningar förändras och verksamheten måste anpassa sig för att tillfredställa dessa behov. I Fguide är principen att förvaltningsobjekt inom Stockholms stad bör avgränsas utifrån objektverksamhetens resultat. Leveransen från förvaltningsverksamheten till objektverksamheten utgörs av förvaltningstjänster som i sin tur kan innehålla IT-tjänster. Detta bygger på ett tjänsteperspektiv där objektverksamheten skall fokusera sin egen kärnverksamhet och inte lösa IT-frågor. I figur 3 visas en objektsmodell som visar ett förvaltningsobjekts beståndsdelar, baserat på resonemanget ovan. 1 2 3 4 1. Objektverksamhet 2. Förvaltningstjänst 3. IT-tjänst 4. Infratjänst Förvaltningsobjektet Figur 3. Ett förvaltningsobjekts beståndsdelar Ett förvaltningsobjekt består av förvaltningstjänster och IT-tjänster. Exempel på förvaltningstjänster kan vara effektiva arbetssätt, stöd för utdata i form av rapportspecifikationer och frågeverktyg, kunskapsstöd i form av lathundar och användarmanualer. Förvaltningstjänsterna kan innehålla IT-tjänster baserat på ett eller Stadsledningskontoret 2006-10-16 6 (13)
flera applikationer/system i olika tekniska miljöer, i vissa fall även utvalda delar av en applikation/system. IT-tjänsterna kan i sin tur baseras på generella komponenter, sk infratjänster. Infratjänster benämns de tekniska komponenter eller tekniska plattformar som stödjer IT-tjänsterna med funktionalitet vars fysiska komponenter ej ingår i förvaltningsobjektet. Infratjänster utgörs ofta av nätverk och kommunikation, inloggningstjänster och andra tjänster som försörjer fler förvaltningsobjekt inom Staden. I likhet med det förhållande mellan objektverksamhet, förvaltningsverksamhet och ITverksamhet som beskrevs i figur 2, kan även förhållandet mellan förvaltningstjänster, ITtjänster och infratjänster beskrivas som leveranser mellan olika parter. Infratjänster förvaltas och vidareutvecklas av en förvaltningsorganisation, vilket resulterar i en tjänsteleverans. Denna mottas av de parter som förvaltar och vidareutvecklar ITtjänsterna. IT-tjänsterna levereras i sin tur till de parter som arbetar med den verksamhetsnära förvaltningen, där de sampaketeras med regelverk, arbetssätt och andra verksamhetsnära stöd. Resultatet blir de förvaltningstjänster som objektverksamheten inom Stockholms stad behöver för att kunna producera sina egna resultat, t ex barnomsorg. 3.2 Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser Förvaltning innebär att kontinuerligt stödja, vidmakthålla och förädla förvaltningsobjekt i syfte att säkerställa avsedd nytta i verksamheten. När målstyrd förvaltning bedrivs är det viktigt att bryta ned förvaltningsbegreppet i aktiviteter som sedan kan användas som underlag vid målformulering och som grund vid ansvarsfördelning i förvaltningsorganisationen. Aktiviteterna utgör på så sätt en förutsättning för styrbar förvaltning. I tabell 3 beskrivs de huvudaktiviteter som oftast ingår i stadens förvaltningsverksamhet. Tabell 3. Förvaltningsaktiviteter Förvaltningsaktivitet Definition/exempel Förvaltningsstyrning Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjektet. Exempelvis; prioritera ärenden besluta om förvaltningsplan planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen Användarstöd Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjekt. Exempelvis; besvara frågor och ta emot felanmälan från användare uppdatera användardokumentation utbilda användargrupper Stadsledningskontoret 2006-10-16 7 (13)
Förvaltningsaktivitet Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll Definition/exempel Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initieras i förvaltningsobjekt och dess omvärld. Exempelvis; genomföra kostnads/intäktsanalys för ändringar genomföra och testa ändringar releaseplanera Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur/it-stöd i syfte att göra IT-stödet tillgängligt för användare. Exempelvis; felsöka och problemhantera ta backuper, övervaka För mer detaljerad beskrivning av förvaltningsaktiviteter hänvisas till processbeskrivningar i Modellfördjupningen. 3.3 Förvaltningsverksamhet kontra linjeverksamhet Förvaltningsverksamheten bör positioneras gentemot linjeverksamheten för att tydliggöra vad som ingår i förvaltningsuppdraget och vilka parter som är berörda. Det är svårt att åstadkomma en effektiv förvaltningsverksamhet enbart genom styrning i linjeorganisationen, eftersom förvaltningsarbetet alltid berör flera organisatoriska enheter. Detta kan leda till otydlighet i styrning av respektive verksamhet. Genom att tydligt avgränsa förvaltningsverksamhetens ansvarsområden i förhållande till den verksamhet som styrs av linjeorganisationen, dvs objektverksamheten och IT-verksamheten, kan en styrbar förvaltningsverksamhet åstadkommas. Detta exemplifieras i tabell 4. Tabell 4. Exempel på förvaltningsverksamhet kontra linjeverksamhet inom staden Exempel på Exempel på förvaltningsverksamhet objektverksamhet Bokslutsarbete Underhåll och vidareutveckling av: Löpande redovisning - Processbeskrivningar Avstämningar - Effektivt arbetssätt (mall) Administrera utbetalningar Genomföra ändringar i rapportmallar avseende gjorda utbetalningar 3.4 Förvaltningsverksamhet kontra utvecklingsverksamhet Förvaltningsverksamheten inom staden bör även positioneras gentemot utvecklingsverksamheten. De ändringar som krävs för att ge objektverksamheten rätt stöd i sitt arbete kan vara av väldigt varierande karaktär, både vidmakthållande, vidareutveckling och nyutveckling av IT-stöd kan vara aktuella (se figur 4). Vidmakthållande är till sin karaktär skilt från vidareutveckling och innefattar främst rättningar av fel, medan vidareutveckling innehåller större komplexitet och kan innefatta stöd för helt ny funktionalitet. Som stöd i arbetet att genomföra ändringar finns dels tjänsteutvecklingsmodellen Uguide, dels Fguide med syfte att skapa ordning och reda i Stadsledningskontoret 2006-10-16 8 (13)
arbetet att utforma och genomföra mindre vidareutvecklingsuppdrag. Som stöd för projektstyrning finns även projektstyrningsmodellen lilla Ratten. Förvaltning Utveckling Vidmakthållande Vidareutveckling Nyutveckling Figur 4: Förhållande mellan förvaltningsverksamhet kontra utvecklingsverksamhet Ändringens storlek och komplexitet kan utgöra grund för beslut om vilken styrmodell som ska användas som stöd vid genomförandet, det viktiga är dock att någon av styrmodellerna följs. Ledstjärnan för förvaltningsarbetet är att mindre vidareutveckling och mindre komplexa ändringar bör klassificeras som förvaltningsverksamhet och därmed styras enligt Fguide medan nyutveckling och stora komplexa ändringar som berör många parter och förvaltningsobjekt bör klassificeras som utveckling och därmed styras enligt Uguide. Ett helhetsperspektiv avseende styrning av ändringar är dock viktigt för att skapa en effektiv verksamhet. 3.5 Processbeskrivningar Baserat på identifierade förvaltningsaktiviteter bör processbeskrivningar fastställas. Processerna definierar vad man faktiskt utför i förvaltningsarbetet och knyter ihop ansvarsroller med arbetsuppgifter i förvaltningen. Processbeskrivningar är särskilt viktiga när det är många parter inblandade, t ex i arbetet med förvaltningsstyrning, användarstöd och ändringshantering. Processerna skall vara beskrivna, förstådda och accepterade. Först därefter blir de använda. Processbeskrivningar över förvaltningsprocesserna skall ej förväxlas med de processbeskrivningar som beskriver objektverksamhetens processer inom staden, t ex processer för handläggning, fakturering, mm. 3.6 Förvaltningsorganisationer med klargjorda ansvarsroller Förvaltning är en verksamhet som bedrivs av olika parter i organisationen, eftersom det finns behov av olika typer av kompetenser. Detta gör det mycket viktigt att klargöra vem som har vilket ansvar för att åstadkomma ett förvaltningsobjekt som ger hög verksamhetsnytta. Förvaltningsverksamheten inom Stockholms stad bör därför bedrivas av en mikroorganisation för förvaltningen, här benämnd förvaltningsorganisation. Det ska finnas en förvaltningsorganisation för varje förvaltningsobjekt. Stadsledningskontoret 2006-10-16 9 (13)
Förvaltningsorganisationen fungerar som en projektorganisation, vilket innebär att man kan ha fått tilldelat sig andra befogenheter i förvaltningsorganisationen än de man har i det vanliga linjearbetet. I förvaltningsorganisationen ingår ett antal roller på olika nivåer. Det viktiga är att dessa agerar som jämbördiga parter vid styrningen och genomförandet av förvaltningsverksamheten. Rollerna på operativ nivå ändras efter behov i det enskilda objektet. I figur 5 visas förvaltningsorganisationen. Objektverksamhet Förvaltningsverksamhet IT-verksamhet A B C D E Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Nivå Verksamhet Denna nivå utgör kärnan i förvaltningsverksamhetens VERKSAMHETS- NÄRA FÖRVALTNING IT-NÄRA FÖRVALTNING Budgetnivå Objektansvarig Verksamhet (OA-V) Objektansvarig IT (OA-IT) Styrgrupp Beslutsnivå Objektförvaltare Verksamhet (OF-V) Objektförvaltare IT (OF-IT) Förvaltningsgrupp Operativ nivå Tex. Tjänsteförvaltare Verksamhetsspecialist Verksamhetsutvecklare Modulansvariga T ex Leveransansvarig Tjänsteförvaltare IT Figur 5: Förvaltningsorganisation De roller som tidigare funnits inom Stockholms stads förvaltningsmodell ersätts nu av nya roller med en annan innebörd. På varje nivå i förvaltningsorganisationen finns två roller som kan betraktas som representant för uppdragsgivare (objektverksamhet) respektive uppdragstagare (IT-verksamhet). Varje rollinnehavare ska alltså ha någon att träffa överenskommelser med och därför kan en person inte vara både uppdragsgivare och uppdragstagare för samma objekt. Detta leder till att man varken ska ta bort eller lägga till roller på budgetnivå eller beslutande nivå. På operativ (utförande) nivå kan däremot roller adderas efter behov. Ofta behövs specialister för olika delar av förvaltningsobjektets leverans, dvs. förvaltningstjänst respektive IT-tjänst. Det viktiga är att rollinnehavaren representerar sin part på ett tillfredsställande sätt. Undvik att göra flera led i förvaltningsorganisationen, det räcker med ett verksamhetsansvar och ett IT-ansvar. Stadsledningskontoret 2006-10-16 10 (13)
Att de kommer från olika organisatoriska parter inom staden löses genom överenskommelser mellan de som ansvarar i linjeorganisationen. Principen är densamma som i ett projekt. Liksom i ett projekt fungerar rollerna på beslutsnivå som projektledare för förvaltningsverksamheten. Objektförvaltare verksamhet leder arbetet med den verksamhetsnära förvaltningen och Objektförvaltare IT leder arbetet med IT-tjänsternas leveranser och att det sker i enlighet med förvaltningsplanens ramar. Det är viktigt att förvaltningsorganisationen är bemannad med fysiska personer. Styrelser och nämnder inom staden kan således inte bemanna roller i förvaltningsorganisationen, även om dessa sammanslutningar rent juridiskt fungerar som ägare. Ännu en princip som är viktig för tydligheten och effektiviteten i förvaltningsverksamheten är att kommunikationen i förvaltningsorganisationen ska ske horisontellt eller vertikalt, inte diagonalt. Rollernas ansvar klargörs i tydliga rollbeskrivningar. Dessa utgår från de förvaltningsaktiviteter som är relevanta för det aktuella förvaltningsobjektet. När förvaltningsverksamhet är styrbar är förvaltningsorganisationer bemannade och ansvarsroller är klargjorda avseende ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter. För mer detaljerad beskrivning av förvaltningsorganisationens roller hänvisas till Modellfördjupningen. 3.6.1 Samverkan med externa leverantörer i förvaltningsorganisationen Kontraktstyrning av externa partners sker vanligen via ramavtal, avropsavtal och SLAavtal. Förvaltningsplanen, som beskriver förvaltningsuppdraget och de mål som skall uppnås under perioden fungerar som ett underlag för utformande av SLA-avtal. 3.6.2 Beslutsgrupper I likhet med projektverksamhet styrs och beslutas förvaltningsarbetet i beslutsgrupper. De två viktigaste är styrgrupp och förvaltningsgrupp. Styrgruppen, som fastställer ramarna för förvaltningsverksamheten, bemannas alltid minst av Objektansvarig Verksamhet och Objektansvarig IT. Om flera organisatoriska parter berörs bör även representanter för dessa ingå i styrgruppen. Förvaltningsgruppen, som är det forum som planerar och prioriterar förvaltningsarbetet inom givna ramar, bemannas av Objektförvaltare Verksamhet och Objektförvaltare IT, samt operativa roller efter behov. För att formalisera det dagliga arbetet i förvaltningsverksamheten kan även operativa arbetsgrupper skapas, t.ex. användargrupper. 3.6.3 Att bedriva systemförvaltning affärsmässigt När förvaltningsverksamheten är organiserad är det dags att börja bedriva systemförvaltningsarbetet på ett affärsmässigt sätt. Om tillstånden för affärsmässig systemförvaltning är uppfyllda finns goda förutsättningar för att bedriva en förvaltningsverksamhet som ger hög nytta för verksamhetens parter och samtidigt är kostnadseffektiv ur ett ledningsperspektiv. I figur 6 illustreras hur det löpande förvaltningsarbetet bör bedrivas inom Stockholms stad. I det löpande förvaltningsarbetet uppkommer krav på ändringar, användarstöd och tillgänglighet. Förvaltningsgruppen styr och prioriterar förvaltningens mål och aktiviteter utifrån förvaltningsplanen vilken styrgruppen som representanter för verksamhet Stadsledningskontoret 2006-10-16 11 (13)
respektive IT-verksamhet har godkänt och strateginivån sanktionerat. Så länge aktiviteterna ryms inom planen sker avrop mellan Objektförvaltare Verksamhet och Objektförvaltare IT. När en aktivitet faller utanför målbilden i förvaltningsplanen är det styrgruppen som skall fatta beslut om genomförande. Vid beslut om genomförande ska nya resurser tillsättas alternativt befintliga resurser omprioriteras. För att säkerställa helhetsbilden kan styrgruppen vara gemensam för flera förvaltningsobjekt med liknande verksamhetsområden, dvs en objektsfamilj. I de fall prioritering måste ske mellan förvaltningsobjekt i olika objektsfamiljer tar styrgruppen där ärendet initierats fram ett beslutsunderlag som presenteras för identifierade parter/part på strateginivån, vilken prioriterar mellan objekten. Strateginivån identifieras för varje enskilt förvaltningsobjekt och kan exempelvis utgöras av en befintlig ledningsgrupp för det verksamhetsområde som förvaltningsobjektet stöder. Politisk styrning Politiska mål Legala krav som måste tillgodoses Prioritering mellan olika tjänsteområden Här styrs och prioriteras förvaltningsarbetet ur ett strategiskt perspektiv Strateginivå Förslag till förvaltningsplan Ändringsförslag utom ram Periodiska rapporter Beslutsunderlag Beställargrupp Styrgrupp beslutar om Här styrs och prioriteras det dagliga förvaltningsarbetet Beslutad förvaltningsplan Omprioriteringar Förvaltningsgrupp Prioriterade och beslutade förvaltningsaktiviteter Uppdrag Aktiviteter inom förvaltningsplan inom ram Uppdrag Aktiviteter utom utom förvaltningsplan ram (projekt) Införande Användargrupp Krav Införande Förvaltningsobjekt Figur 6: Löpande förvaltningsstyrning Stadsledningskontoret 2006-10-16 12 (13)
4. Fguide i användning Fguide präglas av en pragmatisk grundsyn, vilket innebär att det läggs stor vikt vid införande och användning av modellen. Detta är anledningen till att det i Fguide finns flera verktygslådor med olika inriktning som beskriver hur Fguide kan användas för olika syften. Värdet av Fguide uppstår först när den är i användning vilket ställer krav på att den införs på ett för organisationen meningsfullt sätt. Införandet kommer därmed att innebära att ett antal vägval måste göras avseende vad som meningsfullt i det enskilda fallet. I detta dokument beskrivs vilka tillstånd som behöver uppnås baserat på forskning och praktisk erfarenhet vilket utgör ledstjärnor vid införandet av Fguide på de olika förvaltningsobjekt som finns inom Stockholms stad. Vid införandet formas de enskilda förvaltningsuppdragen med hjälp av verktygen i Etablerarens verktygslåda och förvaltningsplanen tas fram för de olika förvaltningsobjekt som finns inom Stockholms stad. Den största utmaningen ligger ofta i att förändringen uppnås i det dagliga arbetet, och att inte arbetet glider tillbaks till tidigare arbetssätt. Till stöd för detta arbete finns Förvaltarens verktygslåda som innehåller mallar och verktyg för de roller som arbetar operativt med förvaltningsaktiviteter. Stadsledningskontoret 2006-10-16 13 (13)