Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Samverkan mellan revisorer Delvis gemensam revision Kan begära upplysningar Kommunens revisorer Lekmannarevisor Bolagets yrkesrevisor Samordnad revision Skyldiga lämna varandra upplysningar (ABL 9:46 och ABL 10:18)

Årets aktiviteter för revision av bolagen En risk och väsentlighetsanalys hösten år 0 Revisionsplan En gemensam arbetsplan med auktoriserad revisor. Lekmannarevisorerna - inledningsdialog med styrelse/presidium och VD. Auktoriserade revisorn inledningsdialog med VD och ekonomichef. Basgranskning under senhösten och vintern. Vid behov fördjupningsgranskning under tidig vår. Gemensam avslutande dialog med styrelse/presidium och VD. Granskningsrapport och revisionsberättelse.

Hyresbostäder i Norrköping AB med underkoncern

Den översiktliga granskningen Genomförs i enlighet med ett särskilt granskningsprogram. Besvarar frågorna: Är bolagets styrning, ledning uppföljning och kontroll av verksamheten tillräcklig? Är bolagets styrning, ledning uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har bolaget en tillräcklig interna kontroll? Det sker nästan alltid en granskning där frågor läggs med. 2014 Upphandling, känsliga attester och offentlighetsprincipen. 2015 Kommunens miljömål

GRANSKNINGS PM 1(4) 2014-11-07 Vårt diarienummer KR-2014/0032-3 Revisionskontoret Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor 011-151799 Granskning av Hyresbostäder i Norrköping AB Denna granskning är en översiktlig granskning och bedömning av om styrelsens styrning, ledning, uppföljning och kontroll av både verksamhet och ekonomi samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Lekmannarevisorerna har i sin riskbedömning av bolaget identifierat efterlevnad av upphandlingsregler, efterlevnad av den kommunala kompetensen samt en granskning av hur attesterna efterlevs avseende känsliga konton som väsentliga att granska under detta år. Revisionsfrågor: Är bolagets styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten tillfredsställande? Är bolagets styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillfredsställande? Har bolaget en tillräcklig intern kontroll? Den metod granskningen baseras på är dokumentstudier, stickprovskontroller av upphandlingar och attester av känsliga konton samt intervjuer. Är bolagets styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten tillfredsställande? Hyresbostäder har tagit fram en affärsplan i enlighet med det gemensamma ägardirektivet och bolagets specifika ägardirektiv. Till affärsplanen finns en verksamhetsplan som anger hur affärsplanens strategiska mål ska nås och i viss mån även följas upp. Verksamhetsplanen är i sin tur operationaliserad i en handlingsplan med aktiviteter. Styrelsen har under 2014 antagit en VD-instruktion och en arbetsordning för styrelsen. Dessa ligger i linje med och innehåller de delar som det generella ägardirektivet anger. Uppföljning av styrelsens eget arbete har skett av styrelsen och sammanställts. En uppföljning av VDs arbete har även skett av styrelsen. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 00 00 011-15 17 90 revisionskontoret@norrkoping.se Kommunrevisionen Internet 601 81 Norrköping www.norrkoping.se/revision

NORRKÖPINGS KOMMUN Kommunrevisionen GRANSKNINGS PM 2(4) Vårt diarienummer 2014-11-07 KR-2014/0032-3 Styrelsen fastställer mål i affärsplanen, uppföljning och återkoppling av målen sker för att korrigera fel i verksamheten. Värdegrundsfrågorna är något som verksamhetens chefer regelbundet tar upp och arbetar med i sina arbetsgrupper. Vid revisionen har bolagets dokumenthanteringsplan efterfrågats liksom ett antal upprättade handlingar. Det finns en fastställd dokumenthanteringsplan från 2005 och flertalet handlingar saknar diarienummer och/eller datum för när handlingen fastställts. Instruktioner till medarbetarna vad gäller ärendehantering och offentliga handlingar finns inte. Enligt uppgift vid intervju pågår en översyn av dokumenthanteringsplanen. Revisionsbedömning Bolaget har en god ordning vad gäller affärsplan och arbete mot mål. Verksamhetsplaner och handlingsplaner finns upprättade och uppföljningar sker för att nå målen. I bolaget saknas instruktioner till medarbetarna vad gäller offentliga handlingar och upprättande av ärenden. Det är väsentligt att framhålla att offentlighetsprincipen även gäller för de kommunala aktiebolagen. Det innebär att det krävs ordning och reda på handlingarna. Bolaget ska därför registrera (diarieföra) handlingar, dessa ska kvalitetssäkras och skyddas. En förteckning/register över dessa ska upprättas och utgör då företagets arkiv. Styrelse och VDs styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten är godkänd med vissa brister. Företagets arkiv behöver omgående upprättas i enlighet med lagstiftning. Detta är styrelses och VDs ansvar. Är bolagets styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillfredsställande? Styrelsen har fastställt en budget och en investeringsplan. Uppföljningar av budgeten samt prognoser sker vid varje styrelsemöte. Investeringsplanen är aktuell vid styrelsens möten genom att projekt återrapporteras till styrelsen både vad gäller ekonomi som utförd verksamhet. I affärsplanen finns även mål vad gäller god ekonomisk hushållning. Bolaget har antagit en egen upphandlingspolicy och har egna upphandlare i bolaget. Vid stickprovskontroller av upphandlingarna framkommer inte några felaktigheter. Vid upphandling följs miljömålen. Revisionsbedömning Styrelse och VDs styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin är godkänd.

NORRKÖPINGS KOMMUN Kommunrevisionen GRANSKNINGS PM 3(4) Vårt diarienummer 2014-11-07 KR-2014/0032-3 Har bolaget en tillräcklig intern kontroll? Bolagets styrelse har fastställt en internkontrollplan som omfattar ett flertal rutiner vilka uppfattats som riskfyllda. En genomarbetad risk och väsentlighetsanalys finns inom bolaget kallad riskanalysen. Uppföljningar sker mot denna riskanalys. Styrelsen fastställer internkontrollplanen. Vid vår granskning har den interna kontrollen undersökts genom stickprov av attester. Vid stickprovskontroller av känsliga attester dvs. resor, telefon och representation har ett antal självattester identifierats. Företagets ledningsgrupp har själva identifierat problemet och sedan oktober (2014) justerat denna brist. Självattester efter oktober har inte funnits i stickproven. I stickproven för resor framgick inte alltid syftet med resorna. Vid stickprov på mobiltelefoner identifierades att samlingsfaktura används vid bolaget. Kostnaden för samtliga abonnemang (ca200 st) samlas på en och samma faktura. Fakturan beslutsattesteras av en avdelningschef. Revisionsbedömning Det är positivt att verksamheten själv identifierat de felaktiga självattesterna och upprättat en rutin så att detta inte längre sker. I revisionen har stickproven visat att syfte med resor inte alltid noteras som en anteckning. Det är väsentligt att detta görs i fortsättningen. Vid stickproven har samlingsfakturan för samtliga mobilabonnemang identifierats. Det är inte rimligt med en faktura för samtliga telefonabonnemang, eftersom den chef som beslutsattesterar har sin egen telefon i fakturan samt överordnad chefs. Fakturan för telefon bör delas upp på ansvar och ingen chef ska attestera sin egen mobiltelefon. Enligt bolagets egen attest- och utanordningsinstruktion ska överordnad chef attestera egna kostnader. I instruktionen har ett undantag gjorts vad gäller telefonfakturor, ett sådant undantag är inte lämpligt. Styrelse och VDs internkontroll är godkänd med vissa brister. Beslutsattest avseende telefonräkningar behöver ses över omgående.

NORRKÖPINGS KOMMUN Kommunrevisionen GRANSKNINGS PM 4(4) Vårt diarienummer 2014-11-07 KR-2014/0032-3 Rekommendationer I enlighet med de identifierade bristerna rekommenderas styrelse och VD: Att aktualisera dokumenthanteringsplan och instruktioner vad gäller arkiv och diarieföring. Bolaget är offentligt ägt och omfattas av offentlighetslagstiftningen. En god ordning på bolagets handlingar är väsentligt ur ett demokratiskt perspektiv. Att omgående se över rutinerna omkring beslutsattest av telefoner. Det är inte lämpligt att så många abonnemang attesteras av en och samma chef. Den aktuella chefen ska inte heller beslutsattestera sin egen telefonfaktura. Undantaget för telefonfaktura i attest- och utanordningsinstruktionen bör justeras. Att skärpa instruktionen till medarbetarna att anteckningar på resor och representation ska innehålla syfte med resa och representationen.