Välkommen till Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad

1 Välkommen till Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad School of Architecture and the Built Environment KTH, Kungliga Tekniska högskolan Praktisk information för dig som är nyanställd Foto: Joanna Leksell

2 Adresser och kontaktuppgifter KTHs växel: 08-790 60 00 Dean s Office: 08-790 94 18 Skolkansliet/Dean s Office Besöksadress: Teknikringen 74 D, plan 4 Postadress: Teknikringen 74 D, 100 44 Stockholm Utbildningskansli S Besöksadress: Teknikringen 74 C, plan 3 (entréplan) Postadress: Teknikringen 74 C, 100 44 Stockholm Arkitekturskolan/Utbildningskansli A Besöksadress: Östermalmsgatan 26 Postadress: KTH Arkitektur, 100 44 STOCKHOLM Utbildningskansli Haninge Besöksadress: Marinens väg 30 Postadress: 136 40 HANDEN Förkortningar: ABE = School of Architecture and the Built Environment S = Samhällsbyggnad A = Arkitektur KTH:s organisationsnummer: 202100-3054

3 Innehåll Sida Adresser och kontaktuppgifter 2 Välkommen till Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad 4 Organisationsbild 5 Karta över KTH-campus 6 Institutioner på ABE 7 Samverkansgruppen 8 Skolkansliet/Dean s Office, Utbildningskansli ABE 10-16 Viktigt om säkerhet! 17-18 Arbetstider 19 Löneutbetalning och skattsedel 20 Sjuk eller vård av sjuka barn 21 Försäkringar 22 Ledighet, Semester 23 Förälder och anställd på KTH 24 Pension 24 Tjänstledighet 25 Friskvård 25 Företagshälsovård 25 Bildskärmsglasögon 26 Tjänsteresor 26 Telefoni 27 IT 27 Parkeringstillstånd 28 Post, central postöppning och registrering (diarium) 28 Kontorsmaterial, inköp, upphandling 28 Kom ihåg lista 28

4 Välkommen till Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad (School of Architecture and the Built Environment, ABE) är en av tio skolor inom KTH. Våra utbildningsprogram och forskning handlar om framtidens samhälle, om hur städer, byggnader och infrastruktur ska utformas och byggas. ABE-skolan består av sju institutioner och sex centra. Inom skolans centra bedrivs omfattande forskning av i flera fall internationellt ledande forskare. Skolan har runt 2000 studenter och omkring 300 forskarstuderande inom ämnen från arkitektur, byggvetenskap och mark- & vattenteknik till filosofi och samhällsplanering. Ungefär 700 personer arbetar på ABE. Totalt finns vid KTH mer än 15 000 studerande på grund- och avancerad nivå, över 1600 aktiva forskarstuderande samt nästan 4 300 anställda. Skolan leds av dekan (skolchef) Stellan Lundström med stöd av prodekan (vice skolchef) Muriel Beser Hugosson och prodekan arkitektur Anders Johansson. I skolans ledningsgrupp ingår skolans prefekter, grund- och forskarutbildningsansvariga, administrativ chef, personalansvarig och ekonomiansvarig. Som stöd för utveckling av verksamheten finns också en samverkansgrupp. Dekan Prodekan Arkitektur Prodekan Samhällsbyggnad Stellan Lundström Anders Johansson Muriel Beser Hugosson Foto: Christoffer Edling Dekan Stellan Lundström stellan.lundstrom@abe.kth.se 08-7907332 Prodekan Muriel Beser Hugosson muriel.hugosson@abe.kth.se 08-7906842 Prodekan Arkitektur Anders Johansson dekan@arch.kth.se 08-7906000

5 Fackliga organisationer på KTH SACO Hans Edin, tfn 08-790 7639 ST Sanny Gergeo Shamoun 08-790 94 55 SEKO Per-Ove Öster, tfn 070-690 8382 För mer information se http://intra.kth.se/organisation/foreningar-1.30543

6

7 Institutioner på ABE ABE-skolan består av sju institutioner och sex centra. Inom skolans centra bedrivs omfattande forskning av i flera fall internationellt ledande forskare. Varje institution leds av en prefekt som har övergripande ansvar för institutionens ekonomi och personal samt arbetsmiljö. Institutioner vid Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad: http://www.kth.se/abe/om_skolan/organisation/inst Arkitektur Prefekt Anders Johansson, Östermalmsgatan 26 Byggvetenskap Prefekt Johan Silfwerbrand, Brinellvägen 23 Samhällsplanering och miljö Prefekt Hans Westlund, Drottning Kristinas Väg 30 Transportvetenskap Prefekt Anders Karlström, Teknikringen 14, 3 tr. Fastigheter och byggande Prefekt Thomas Kalbro, Brinellvägen 1 Filosofi och historia Prefekt Sven Ove Hansson, Brinellvägen 32 Hållbar utveckling, miljövetenskap och teknik, Prefekt Anna Ledin, Teknikringen 76

8 Centra Centrum för bank och finans, Cefin Centrum för hållbart samhällsbyggande Centrum för trafikforskning, CTR Centrum för tranportstudier, CTS Centre for sustainable Communications, CESC Road2Science Samverkansgruppen Samverkansgruppen består av företrädare utsedda av de fackliga organisationerna på KTH samt av arbetsgivarrepresentanter. Samverkansgruppen på skolnivå leds av skolchefen och behandlar bland annat strategiska frågor som skolchefen tar upp vid varje möte, arbetsmiljö- /jämställdhets, mångfalds- och likabehandlingsfrågor, lokalfrågor, personalfrågor såsom rekryteringstillstånd, begäran om entledigande dvs. anställda som slutar, anställningsavtal och ekonomi. För mer information kontakta HR handläggare, Catherine Pimenta catherine.pimenta@abe.kth.se

9 ABE skolans utbildningar Vid Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad kan du läsa arkitektprogrammet och en civilingenjörsutbildning i samhällsbyggnad. ABE ger också masterprogram, en högskoleingenjörsutbildning, två högskoleutbildningar samt utbildning på forskarnivå. Civilingenjör/Arkitekt Civilingenjör Samhällsbyggnad Arkitekt Högskoleingenjörsprogram Högskoleingenjör Byggteknik och design Kandidatutbildning Fastighet och finans, 180 hp Fastighetsutveckling med fastighetsförmedling, 180 hp Masterprogram Arkitektur Fastigheter och byggande Fastighetsutveckling och finansiella tjänster Miljöteknik och hållbar infrastruktur Husbyggnads och anläggningsteknik Transport and Geoinformation Technology Hållbar stadsplanering och stadsutformning Sustainable Technology Forskarutbildning - doktorsprogram Arkitektur Byggvetenskap Geodesi och geoinformatik Humanistiska och samhällsvetenskapliga studier av teknik, vetenskap och miljö Konst, teknik och design (start hösten 2014) Mark- och vattenteknik Planering och beslutsanalys Samhällsbyggnad: Management, ekonomi och juridik Transportvetenskap

10 Skolkansliet/Dean s office Skolchef/Dekan: Stellan Lundström, ankn.7332 Skolchefen leder skolans arbete och ansvarar mot universitetsledningen för skolans verksamhet. Skolchefen är arbetsgivarens representant och är arbetsledare för skolans personal. Skolchefen ska representera skolan gentemot kolleger och överordnade organ i såväl forsknings som utbildningsfrågor. Stellan Lundström är dekan på Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad och professor i fastighetsekonomi. Ordförande i ABE-skolans ledningsgrupp, strategiska råd och samverkansgrupp. Närmaste chef för skolans prefekter och högre chefer. Ingår i KTHs ledningsgrupp. stellan.lundstrom@abe.kth.se Vice skolchef/prodekan: Muriel Beser Hugosson, ankn.6842 Muriel Beser Hugosson är prodekan för Samhällsbyggnad och prefekt på Institutionen för transportvetenskap. Muriel Beser Hugosson är teknologie doktor och specialist inom trafikanalyser, främst modellering av transportefterfrågan. Som prodekan ansvarar Muriel bland annat för fakultetsutveckling, ABE-skolans utvecklingsplan, fakultetsförnyelse och jämställdhet. muriel.hugosson@arch.kth.se Prodekan Arkitektur & Prefekt Arkitektur: Anders Johansson, ankn.8694 anders.johansson@arch.kth.se Administrativ chef: Johanna Stellan, ankn.8665 Säkerställer att skolan följer de myndighets-, verksamhets- och servicekrav som ställs på skolans administration. Kontaktperson mellan KTHs förvaltningschef och skolan, funktionsansvarig dokumentsamordning. Upphandlingsansvarig. Ingår i skolans ledningsgrupp. johanna.stellan@abe.kth.se Huvudregistrator: Eliza Carlsson, ankn.8328 Ansvarar för övergripande frågor inom registratur, arkivfrågor och dokumentsamordning. Arbetar även som forskarhandläggare. eliza.carlsson@abe.kth.se Informationsansvarig: Maria Hult, ankn.9416 Ansvarar för intern och extern kommunikation på skolnivå. Arbetar bl. a. med internt nyhetsbrev, mediebevakning, trycksaker, webb och intranät. Adjungerad i skolans ledningsgrupp. maria.hult@abe.kth.se Infrastrukturansvarig: Sten Löthagen, ankn.7389 Lokalplanering på övergripande nivå, Brandskyddsvägar, utrymningsvägar, frågor ang. telefoni, IT, lokaler, inpasseringssystem, låssystem, lokalvård, frågor om yttre och inre fysisk miljö. sten.lothagen@abe.kth.se Tekniker/Vaktmästare, Teknikringen 74: Hampus Grönberg, ankn.8551 Vaktmästaruppgifter, för personal på teknikringen 72-76, såsom hämtning och utdelning av post, beställningar av kontorsmaterial till skolkansliet, reparationer, flytt, bärhjälp, montering, hanterar passerkort, nycklar, tentascanning. hampus.gronberg@abe.kth.se

11 Personal HR-ansvarig: Marie Korostenski, ankn.7331 Handläggning professorer, befordringsärenden lektor-professor, möten FFA, biträdande lektorer utvärdering med FFA, affilierad fakultet, anhållan om rekryteringstillstånd, rekrytering av administratörer på skolan (Johanna), varsel, omplaceringar, övertalighet, avslutande samtal, personalinhyrning, lönerevision, rehabilitering, kontaktperson FG, ordförande och sammankallande i HR- och PA-nätverken, ingår i KTHs HR nätverk, arbetsrätt, återanställningar efter 67, informationsansvarig i HR frågor. marie.korostenski@abe.kth.se HR-handläggare: Catherine Pimenta, ankn.9413 Handläggning lärartjänster: adjunkter (exkl Arkitektur)/biträdande lektorer/lektorer, ordförande/sammankallande skolans arbetsmiljögrupp, handlägger förlängning+befordringsärenden bitr. lektor lektor, docentansökningar, handlägger MUS på skolnivå, sekreterare i skolsamverkan och ledningsgruppen ABE catherine.pimenta@abe.kth.se Personalhandläggare: Eva Pettersson, ankn.8662 Handlägger anställningsavtal, registrering av utlägg, granskning av reseräkningar Centra (KTH-RES), registrering av arvoden, reseförsäkringar, introduktion anställningsvillkor för nyanställda för Institutionen för transportvetenskap, Fastigheter och byggande, Administrativt verksamhetsansvarig för samtliga Centra. fackligt arbete, huvudskyddsombud, nödlägesberedskap mm eva.pettersson@abe.kth.se Personalhandläggare: Eva Lundenberg, ankn PA-handläggare, handlägger anställningsavtal, registrering av utlägg, registrering av arvoden för Institutionen för Samhällsplanering och miljö. eva.lundenberg@abe.kth.se Personalhandläggare: Sara Wallentin, ankn.6409 PA-handläggare, personalredogörare skolans centra, PA-handläggare Filosofi och historia, registervården av egenrapportering, (Dean s office. På sikt Dean s office och Utb kansli S?) sara.wallentin@abe.kth.se Personalhandläggare: Yvonne Alm, ankn. 9432 PA-handläggare, personalredogörare Dean s office (bemanningsplan) Utbildningskansli S, PA-handläggare Hållbar utveckling, miljövetenskap och teknik yvonne.alm@abe.kth.se Personalhandläggare: Ove Strind, ankn. 9419 Handlägger anställningsavtal, registrering av utlägg, registrering av arvoden, introduktion för nyanställda på Institutionen för Arkitektur, inkl. adjunkttjänster. ove.strind@abe.kth.se Personalhandläggare:, Maja Dizdarevic, ankn. 9420 Handlägger anställningsavtal, registrering av utlägg, registrering av arvoden, introduktion för nyanställda om anställningsvillkor på Institutionen för Byggvetenskap. maja.dizdarevic@abe.kth.se Personalhandläggare: Charlotta Lindahl Winge, ankn.7965 Försäkringar, resesamordnare, granskning av reseräkningar för Dean s office och utbildningskansli S, Fastigheter och byggande vikarie för Arpine) Filosofi, språk- och resebidrag för utresande utbytesstudenter, betalkort, bisysslor, stipendiehandläggare: stipendier och fonder, bildskärmsglasögon, uppdatering av ABEs introduktionsdokument,

12 introduktion: passerkort, IT-konto för nyanställd på Dean s office och kansli S, samordnare för skolans introduktörer, utredningsarbete av varierat slag, efter behov. charlotta.winge@abe.kth.se Ekonomi Ekonomiansvarig: Vakant Redovisning, ekonomi, controller, kontaktperson för avtal, chef för skolans ekonomer. Deltar och informerar i skolans ledningsgrupp och styrelse samt i centrala nätverk inom ekonomi, redovisning och upphandling. Ansvarar för årsbokslut, delårsbokslut, kvartalsbokslut, budget och prognoser för ABE- skolan samt för skolans årsredovisning. Fördelar GRUintäkter samt medel enligt rektorskontraktet. Löpande bokföring för Deans Office och utbildningskanslierna. Kontaktperson mot centrala ekonomiavdelningen. Redovisningsansvarig: Ingrid Simmesgård, ankn.7954 Redovisning, ekonomi, controller, kontaktperson för avtal. Deltar och informerar i skolans ledningsgrupp och styrelse samt i centrala nätverk inom ekonomi, redovisning och upphandling. Ansvarar för årsbokslut, delårsbokslut, kvartalsbokslut, budget och prognoser för ABE- skolan samt för skolans årsredovisning. Fördelar GRU- intäkter samt medel enligt rektorskontraktet. Löpande bokföring för Deans Office och utbildningskanslierna. ingrid.simmesgard@abe.kth.se Redovisningsekonom EU projekt: Jeanette Ekberg, ankn. 7379 jeanette.ekberg@abe.kth.se Ekonomiadministration, fakturor: Funda Pektas, ankn.7314 funda.pektas@abe.kth.se Ekonomiadministration, fakturor: Jesper Ekbäck, ankn.9434 Jesper.ekback@abe.kth.se Ekonomiadministration, fakturor: Luz Eliana Nunura konsult nunura@kth.se Ekonomer Avstämningar, fördelar intäkter och kostnader, periodiserar intäkter och kostnader, betalar leverantörsfakturor, skickar kundfakturor och rekvisitioner. Kontaktperson för projektledare och avdelningschef. Arkitektur: Ana Brene, ankn.6108 ana.brene@arch.kth.se Byggvetenskap: Eivor Johannesson, ankn.8042 eivor.johannesson@byv.kth.se Centra: Samhällsplanering och miljö: Juan Grafeuille, ankn.8312 juan.grafeuille@abe.kth.se Fastigheter och byggande & Filosofi och historia: Birgitta Lindström, ankn.7356 birgitta.lindstrom@abe.kth.se

13 Transportvetenskap: Hållbar utveckling, miljövetenskap och teknik: Marika Kokk, ankn.8755 marika.kokk@abe.kth.se Forskarutbildning Forskarutbildningsansvarig: Sven-Ove Hansson, Teknikringen 78B ankn.9564 Ansvar för ärenden gällande utbildning på forskarnivå inom ABE-skolan. t.ex. antagning, individuella studieplaner, licentiatseminarier, disputationer och examensärenden. sven-ove.hansson@abe.kth.se Forskarutbildningshandläggare: Katarina Lilja, ankn.8328, sjukskriven Handlägger ärenden gällande utbildning på forskarnivå inom ABE-skolan. t.ex. antagning, individuella studieplaner, licentiatseminarier, disputationer och examensärenden. katarina.lilja@abe.kth.se Forskarutbildningshandläggare: Emelie Blomgren, ankn.9418 Handlägger ärenden gällande utbildning på forskarnivå inom ABE-skolan. t.ex. antagning, individuella studieplaner, licentiatseminarier, disputationer och examensärenden. emeli.blomgren@abe.kth.se Forskarutbildningshandläggare: Eliza Carlsson, ankn.8328 Handlägger ärenden gällande utbildning på forskarnivå inom ABE-skolan, Institutionen för Miljövetenskap, hållbar utveckling och teknik. t.ex. antagning, individuella studieplaner, licentiatseminarier, disputationer och examensärenden. eliza.carlsson@abe.kth.se Utbildningskansli S Utbildningsadministrativt ansvarig, kanslichef, utbildningskansli S: Cecilia Månson Blom, ankn.8501 Ansvarig för att skolan arbetar efter de utbildningsadministrativa riktlinjer som finns framtagna vid KTH Sammankallande för utbildningsadministrativa nätverket, ladokfrukost m.m. Deltar i KTHs nätverk för funktionsansvariga utb.admin (FAB) Kanslichef Utbildningskansli S. cecilia.manson@arch.kth.se Grundutbildningsansvarig (GA): Civilingenjör Samhällsbyggnad, Anders Wörman, ankn.8055 GA är ansvarig för den pedagogiska utvecklingen av utbildningen inom samhällsbyggnad. Ledamot i skolans ledningsgrupp och sammankallande för grundutbildningsrådet. Professor i vattendragsteknik. worman@kth.se m Programansvarig (PA): Civilingenjör Samhällsbyggnad: Eva M Liedholm Johnson, ankn.8619 Programansvarig (PA) har ett ansvar för den pedagogiska utvecklingen av utbildningsprogrammet i enlighet med högskoleförordning, lokala examensföreskrifter och specifika utbildningsmål. eva.liedholm.johnson@abe.kth.se

14 Programansvarig (PA): Byggproduktion, Byggteknik och design, Byggteknik och fastighetsförmedling: Per Roald, ankn.4868 Programansvarig (PA) har ett ansvar för den pedagogiska utvecklingen av utbildningsprogrammet i enlighet med högskoleförordning, lokala examensföreskrifter och specifika utbildningsmål. per.roald@byv.kth.se Programansvarig (PA): Fastighet och finans, Fastighetsutveckling med fastighetsförmedling: Björn Berggren, ankn.8658 Programansvarig (PA) har ett ansvar för den pedagogiska utvecklingen av utbildningsprogrammet i enlighet med högskoleförordning, lokala examensföreskrifter och specifika utbildningsmål. bjorn.berggren@abe.kth.se Programstudierektor: Lantmäteri, Väg och vatten, Hans Falk, ankn.8014 Studierektorsuppdraget, är en beredande funktion för beslut av Programansvarig (PA) alt. Grundutbildningsansvarig (GA). I den beredande funktionen ingår studenters tillgodoräknanden och dispenser, upprättande av individuella studieplaner. Studierektor ansvarar även för delar av programinformation till studenterna samt stödaktiviteter för studier. hans.falk@byv.kth.se Programstudierektor: Civilingenjör Samhällsbyggnad Rickard Bellander, ankn.8640 Studierektorsuppdraget, är en beredande funktion för beslut av Programansvarig (PA) alt. Grundutbildningsansvarig (GA). I den beredande funktionen ingår studenters tillgodoräknanden och dispenser, upprättande av individuella studieplaner. Studierektor ansvarar även för delar av programinformation till studenterna samt stödaktiviteter för studier. bellan@kth.se Studievägledning Studievägledare: Fastighet och finans samt Fastighetsutveckling med fastighetsförmedling, Sigrid Norén Hakamäki ankn.8181 Studievägledning till studenter på kandidatprogrammen fastighet och finans och Fastighetsutveckling med fastighetsförmedling handlägger terminsregistreringar, stöd till att välja eller byta kurs, examen, studieavbrott, individuella studieplaner, tillgodoräknande och uppföljning av studieresultat. eva.cannersten@abe.kth.se; sigrid.noren.hakamaki@abe.kth.se Studievägledare: Civilingenjör Samhällsbyggnad åk 1-3, Maija Engberg, ankn.6641 Gruppledare/funktionssamordnare för studievägledarfunktionen. Samordnar funktionen och har ett informations- och implementeringsansvar för studievägledarfrågor/ärenden inom funktionen, verkar som språkrör för funktionen i gemensamma frågor där en samsyn krävs m.m. Studievägledning till civilingenjörsstudenter Samhällsbyggnad åk 1-3, handlägger terminsregistreringar, stöd till att välja eller byta kurs, examen, studieavbrott, individuella studieplaner, tillgodoräknande och uppföljning av studieresultat. maija.engberg@abe.kth.se Studievägledare: Civilingenjör Samhällsbyggnad åk 4-5, Masterprogam: Josefin Backman, ankn.6486 Studievägledning till civilingenjörsstudenter Samhällsbyggnad åk 4-5, handlägger terminsregistreringar, stöd till att välja eller byta kurs, examen, studieavbrott, individuella studieplaner, tillgodoräknande och uppföljning av studieresultat. josefin.backman@abe.kth.se Studievägledare: Masterprogram S, Hanna Korhonen, ankn.8029 Studievägledning till mastersstudenter, externa studenter, handlägger terminsregistreringar, kursval, examen, studieavbrott, individuella studieplaner, tillgodoräknande, kursbyte. Tar hand om mastermottagningen. hanna.korhonen@abe.kth.se;

15 Studievägledare: Haninge, Nina Holmsten: ankn.9718 Studievägledning med huvudansvar för studenter på högskoleingenjörsprogrammet Byggteknik och Design handlägger terminsregistreringar, stöd till att välja eller byta kurs, examen, studieavbrott, individuella studieplaner, tillgodoräknande och uppföljning av studieresultat. nina.holmsten@abe.kth.se Studievägledare: Haninge, Helen Waldur, ankn.9717 Studievägledning med huvudansvar för studenter på högskoleingenjörsprogrammen Byggproduktion samt Byggteknik och fastighetsförmedling, handlägger terminsregistreringar, stöd till att välja eller byta kurs, examen, studieavbrott, individuella studieplaner, tillgodoräknande och uppföljning av studieresultat. helen.waldur@abe.kth.se, Internationella koordinatorer Internationell koordinator: My Delby, ankn.8064 Kontaktperson för inkommande utbytesstudenter, utresande utbytesstudenter, internationella partneravtal med utbytesuniversitet, registrering av uppgifter i t.ex. DIAK, Ladok m.m. Informationsmöten för utbytesstudenter, lunchseminarier, information till inriktningar etc. my.delby@abe.kth.se Internationell koordinator: Sofia Norlander, ankn.8074 Kontaktperson för inkommande utbytesstudenter, utresande utbytesstudenter, internationella partneravtal med utbytesuniversitet, registrering av uppgifter i t.ex. DIAK, Ladok m.m. Informationsmöten för utbytesstudenter, lunchseminarier, information till inriktningar etc. emelie.blomgren@abe.kth.se Utbildningshandläggare: Civilingenjör Samhällsbyggnad, Master, Parivash Salimi, ankn.6478. Redaktör för skolans program och kurser i KOPPS-(Kurs Och Programplans Stöd) Stöd till grundutbildningsansvarig och studierektorer med utbildningsadministrativa uppgifter gällande utbildningsplaner, kursplaner och lär-och timplaner. Kontaktperson för utbildningsadministrativa frågor med skolans institutioner och KTHs centrala studieadministrativa enheten (VoS). parivash.salimi@abe.kth.se Utbildningshandläggare: Högskoleingenjör, Kandidatutbildning: Homa Kasbi, ankn.8524 Redaktör för skolans program och kurser i KOPPS-(Kurs Och ProgramPlansStöd). Stöd till grundutbildningsansvarig och studierektorer med utbildningsadministrativa uppgifter gällande utbildningsplaner, kursplaner och lär-och timplaner Kontaktperson för utbildningsadministrativa frågor med skolans institutioner och KTHs centrala studieadministrativa enheten (VoS). homa.kasbi@abe.kth.se Utbildningskansli A Grundutbildningsansvarig (GA), proprefekt Arkitektur: Jesús Azpeitia Seron jesus.azpeitia@arch.kth.se Programansvarig (PA): Per Elde, ankn.8526 per.elde@arch.kth.se Studierektor: A, årskurs 1, 2 och 3, Thomas Lejdegård, ankn.8537

16 Studierektorsuppdraget, är en beredande funktion för beslut av Programansvarig (PA) alt. Grundutbildningsansvarig (GA). I den beredande funktionen ingår som exempel studenters tillgodoräknanden och dispenser, upprättande av individuella studieplaner, examensgranskning och antagning. Studierektor ansvarar även för delar av programinformationen samt samordning mellan akademiskt innehåll och administration. thomas.lejdegard@arch.kth.se Studierektor Avd Fofu: Daniel Koch, ankn.6025 Studierektorsuppdraget, är en beredande funktion för beslut av Programansvarig (PA) alt. Grundutbildningsansvarig (GA). I den beredande funktionen ingår som exempel studenters tillgodoräknanden och dispenser, upprättande av individuella studieplaner, examensgranskning och antagning. Studierektor ansvarar även för delar av programinformationen samt samordning mellan akademiskt innehåll och administration. daniel.koch@arch.kth.se Forskningsansvarig: Tim Anstey, ankn.6073 tim.anstey@arch.kth.se Studierektor A, Avd FeX: Victor Edman, ankn.8535 Studierektorsuppdraget, är en beredande funktion för beslut av Programansvarig (PA) alt. Grundutbildningsansvarig (GA). I den beredande funktionen ingår som exempel studenters tillgodoräknanden och dispenser, upprättande av individuella studieplaner, examensgranskning och antagning. Studierektor ansvarar även för delar av programinformationen samt samordning mellan akademiskt innehåll och administration. victor.edman@arch.kth.se Studievägledare: Helena Hedman, ankn. 9051 Studievägledning till Arkitektstudenter, handlägger terminsregistreringar, stöd till att välja eller byta kurs, examen, studieavbrott, individuella studieplaner, tillgodoräknande och uppföljning av studieresultat.helena är även årskursadministratör för åk 3. helena.hedman@arch.kth.se Studieinformatör: Katharina Berndt, ankn.8542 Mastermottagning, information, kontakt med sökande och studenter till masterprogrammet samt administration av antagning och utvärdering av den särskilda behörigheten. Även administration av antagningen till senare del av program. Inkommande utbytesstudenter. katharina.berndt@arch.kth.se Biträdande utbildningsadministrativt ansvarig, grundutbildning A: HannaSara Karlsson, ankn.8589 Ansvarig för att skolan arbetar efter de utbildningsadministrativa riktlinjer som finns framtagna vid KTH Sammankallande för utbildningsadministrativa nätverket, ladokfrukost m.m. Deltar i KTHs nätverk för funktionsansvariga utb.admin (FAB) hannasara.karlsson@arch.kth.se Internationell koordinator, programhandläggare avancerad nivå, internationaliseringsansvarig: HannaSara Karlsson, ankn.8589 Kontaktperson utresande utbytesstudenter, internationella partneravtal med utbytesuniversitet, registrering av uppgifter i t.ex. DIAK, Ladok m.m. Informationsmöten för utbytesstudenter, lunchseminarier, lärarutbyte, kontaktperson nya avtal etc. hannasara.karlsson@arch.kth.se Årskursadministratör: Karin Ericsson ankn.8543 karin.ericsson@arch.kth.se Utbildningsadministratör avancerad nivå: Emma Persson, ankn.8518 emma.persson@arch.kth.se

17 Masterhandläggare, internationell koordinator, administratör examensdagarna, Utbildningsadministratör Avd FeX: Martin Sjöstrand, ankn.8543 martin.sjostrand@arch.kth.se Viktigt om säkerhet! Behövs ambulans, brandkår eller polis? Ring 112 Därefter ring alltid KTH:s larmorganisation på larmnummer: 790 7700 (dygnet runt) Incidenter som inte kräver insatser i form av ambulans, brandkår, eller polis anmäler du på 790 77 00 samt till närmaste chef. Anmäl alltid till skolans infrastrukturansvarige, Sten Löthagen, 790 7389 sten.lothagen@abe.kth.se Brand Utrymningsvägar finns markerade med gröna lampor placerade ovanför dörrarna. Brandsläckare finns på respektive våningsplan i alla skolans byggnader. Det är allas ansvar att känna till de egna utrymningsvägarna, utrymningsplats att samlas vid samt var närmaste brandsläckare finns. När larmet går, GÅ UT närmaste väg. Följ de gröna skyltarna som markerar utrymningsväg. Använd ALDRIG hissen. Gå till utrymningsplatsen Om utrymningen blir långvarig, fortsätt till återsamlingsplatsen (parkeringen framför KTH- Hallen Brinellvägen 38) Brandskyddsansvarig Sten Löthagen sten.lothagen@abe.kth.se Olycka Ring 112 vid behov av ambulans. Vid allvarlig olycka ska samhällets larmnummer 112 larmas direkt och därefter KTH:s larmnummer 08-790 7700. Tillbud som kan leda till en allvarligare personskada ska även rapporteras. Informera arbetsmiljöansvarig på ABE skolan Catherine Pimenta catherine.pimenta@abe.kth.se ankn. 9413 eller skolans huvudskyddsombud Eva Pettersson ankn. 86 62 e-post: eva.pettersson@abe.kth.se Om en arbetsskada inträffat som medfört personskada bör även en arbetsskadeanmälan göras till Försäkringskassan. Passerkort KTH Campus centrala inpasseringssystem och kortexpedition administreras av Lokalserviceavdelningen. Kortadministration för studenter sköts av IT-SupportCenter. Stulet/borttappat passerkort skall omedelbart anmälas till KTH, tel. 08-790 9200 vardagar 08:00-11:30 och 12:30-16:00. Övrig tid till KTH:s larmnummer 08-790 7700. Upphittat passerkort kan lämnas till KTH Infocenter, Drottning Kristinas väg 47.

18 Kortexpeditionen, Lokalserviceavdelningen. Adress: Drottning Kristinas väg 48, Entréplan Öppet: vardagar 08.00-16.00 Lunchstängt: 11.30-12.30 Telefon: 08-790 9200 E-post: kortexp@admin.kth.se Ditt passerkort har en valfri kod som används om du befinner dig i KTH:s lokaler före kl. 07.00, efter kl. 21.00 eller under helgen. Rum En nyckel till rummet samt övriga rum på avdelningen, får du första arbetsdagen. Det rekommenderas att du låser rummet när du inte är där. Även vid kortare frånvaro såsom lunch, hämta kaffe, toalettbesök etc. Tappat rumsnyckeln? Kontakta vaktmästare/ansvarig person som du kvitterade ut nyckeln från på din institution. Stöld Alla stölder skall omgående polisanmälas. Råd kan fås via KTHs larmnummer 08-790 7700 där ni begär att KTH:s säkerhetsberedskap skall ringa upp er. Larmnumret är bemannat dygnet runt och gäller all KTH:s verksamhet KTHs säkerhetsberedskap finns kontaktbar dygnet runt Så fort som möjligt (ordinarie arbetstid) skall anmälan även göras till Lokalserviceavdelningen (LSA) på telefon ankn. 08-790 9200 Vid stora inbrott skall KTHs säkerhetssamordnare informeras utan dröjsmål via KTHs larmnummer 08 790 7700 Kontaktpersoner: Säkerhetschef: Roine Hammar, telefon 08-790 8861, e-post: roine@admin.kth.se Polisanmälan Blankett för Polisanmälan: http://www.kth.se/internt/blankettarkivet/blanketterna/closed/ju-brott.pdf Polisanmälningsblanketten ifylls av inst./motsv. och skickas till Lokalserviceavdelningen (LSA) Osquldas väg 6. Ibland skall polisanmälan göras direkt till polisen t ex stora stölder under icke arbetstid. Rådgör med KTHs säkerhetsberedskap via KTHs larmnummer 08-790 7700. Anhörigregister I egenrapportering i lönesystemet kan du själv fylla i kontaktuppgift till anhörig som kan kontaktas i händelse av sjukdom eller olycksfall. För dig som inte är anställd, t.ex. gästforskare, arvodist eller stipendiat finns anhörigregister och blankett för anhöriguppgifter hos personaladministratören på din avdelning. Egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering

19 Arbetstider Teknisk och administrativ personal För arbetstagare som arbetar heltid är den ordinarie arbetstiden 40 timmar per vecka och flextid tillämpas. Lördagar, söndagar och helgdagar, Sveriges nationaldag (6 juni), midsommarafton, julafton och nyårsafton är arbetsfria dagar då de infaller på en vardag. Klämdag (arbetsdag mellan två arbetsfria dagar) är också arbetsfri dag och behöver inte arbetas in. Klämdagar 2014 2 maj 30 maj Följande dagar minskas arbetstiden 4 timmar (halvdagar) 2014 17 april (skärtorsdagen) 30 april (valborgsmässoafton) 31 oktober (dagen före alla helgons dag) 23 december (dagen före julafton) Lärare (adjunkt, lektor, bitr.lektor etc.) Den totala ordinarie arbetstiden är 1 700-1 756 klocktimmar per läsår beroende på ålder. Denna arbetstid är oreglerad när det gäller antalet timmar per dag. Arbetstid för lärare: http://intra.sth.kth.se/regelverk/personal/lone-anstallningsavtal/arbetstidoch-arbetstidsberoende-ersattningar-for-larare-1.29577?rss=complete Doktorander Doktorander undantas från arbetstidslagens tillämpning. Övertid utgår inte. Arbetstid: http://intra.kth.se/anstallning/arbetstid/arbetstid-1.26438 Flextid för teknisk och administrativ personal (gäller inte lärare och doktorander) Flextidsram Medarbetare planerar i samråd med närmsta chef förläggningen av sin arbetstid inom flextidsramen. Flextidsram för deltidsanställda görs upp individuellt. Mellan kl. 06.00-09.00 på morgonen Mellan kl. 14.00-20.00 på kvällen

20 Arbetstidsmåttet är 08.00-16.30 med obligatoriskt avbrott för lunch som omfattar 30 minuter. Detta innebär att den ordinarie arbetstiden för helgfri måndag - fredag är 8 timmar per arbetsdag d v s 40 timmar per vecka. Flextidssaldot skall hålla sig inom ramen minus 10 och plus 50 timmar. Om saldot understiger minus 10 timmar eller överstiger plus 50 timmar, upphör flextid att gälla tills saldot har korrigerats. Inarbetad flextid kan tas ut för hela arbetsdagar efter godkännande av chef. Inarbetad flextid får endast tas ut i ledig tid. Registrering av tiden sker på tidrapport i Excel för att hålla reda på flexsaldo. Avstämning ska ske första måndagen varje månad genom att påskriven papperskopia av underlaget för flextidssaldot lämnas till chef för godkännande. Flextid förutsätter en anpassning till arbetets krav och detta innebär att chef kan, om så är nödvändigt, besluta om inskränkning av flextidsramen för enskild medarbetare, arbetsgrupp eller del av arbetsgrupp. En sådan inskränkning skall meddelas i den lokala samverkansgruppen. Regelverk flexibel arbetstid: http://intra.kth.se/regelverk/personal/lone-anstallningsavtal/flexibel-arbetstid-1.29578 Övertid Övertid skall alltid vara beordrad av chef. Beordrad övertid räknas fr.o.m. kl. 18.00-08.00 vardagar, i övrigt räknas övertid och övertidsersättning enligt lokala ALFA 4 kap 18-26. Beordran om övertid skall ske skriftligt på blanketten: "Övertid - Mertid" under Blanketter och mallar på KTHs Intranät. Övertidstimmar läggs in i egenrapportering i lönesystemet HR+. Övertid skall tillämpas mycket restriktivt och endast om det finns särskilda skäl. Chef skall använda planeringssamtalet som målstyrningsinstrument och klargöra vilka arbetsuppgifter som ingår i anställningen. Normalt skall då medarbetaren själv planera sin arbetstid och utnyttja flextidsramen för att hantera verksamhetsspecifika arbetstoppar. Löneutbetalning och skattsedel Anställda vid Kungliga Tekniska högskolan får normalt lön utbetald den 25:e i månaden via Nordea. Lönehandläggare: Nathalie Hämäläinen natham@kth.se eller persadm@kth.se Meddela lönekonto Vill du ha din lön insatt på ditt konto i Nordea eller överförd till en annan bank måste du fylla i blanketten "Anmälan/Ändring av löntagaruppgifter" som du hittar i KTHs blankettarkiv. Om Nordea saknar uppgifter om bankkonto utbetalas lönen på utbetalningskort. Behöver du senare ändra uppgifterna, fyller du i samma blankett. Blanketten "Anmälan/Ändring av löntagaruppgifter": http://www.kth.se/internt/blankettarkivet/blanketterna/kth/nordeas_ovfouppd.pdf Skickas till:

21 Nordeas Löneservice P1306 105 71 Stockholm Tel: 0771-22 44 88 (Nordeas Kundservice) Meddela ny adress Du anmäler själv ny adress i egenrapporteringen i lönesystemet. Egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering Manual för egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering/manualer-lathundar-1.264094 Skatt Skattsedel för preliminär skatt, eller beslut från Skatteverket om du har fått skattejämkning, skickas till din lönehandläggare på Personalavdelningen, Löner, Drottning Kristinas väg 6. Saknas uppgift om skattetabell vid löneberäkning görs avdrag enligt den tabellskatt som gäller för Stockholm + 10 % extra. Beställ preliminär A-skattsedel på Skatteverkets hemsida. Ansökan om jämkning görs hos Skatteverket. Sjuk eller vård av sjuka barn För sjukanmälan eller vård av sjukt barn ring direkt till din närmaste chef KTHs växel 08-790 60 00 Vid uteblivet svar lämnas ett meddelande där man uppger om man önskar bli uppringd och på vilket nummer Tänk på att anmäla sjukdom eller vård av sjukt barn i egenrapportering i lönesystemet. Egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering Manual för egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering/manualer-lathundar-1.264094 Första arbetsdagen som du är sjuk blir karensdag, men du har möjlighet att kvitta karensdagen mot en semesterdag om du har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar. Vid byte av karensdag måste man först rapportera hela sjukdomsperioden (i egenrapportering) och sedan rapportera byte av karensdag. Fr.o.m. 8:e sjukdagen måste läkarintyg/medicinskt underlag lämnas. Om sjukperioden varar längre än 14 dagar anmäler lönehandläggaren sjukdom till försäkringskassan. Chefen ska i samråd med den anställde göra en rehabiliteringsutredning: när den anställde har varit sjuk 6 gånger under en 12-månadersperiod när den anställde har varit sjuk i mer än 4 veckor i följd när den anställde själv begär det På ABE skolan har skolans personalansvariga, Marie Korostenski en övergripande, samordnande roll för att stötta chefer med anställdas rehabiliteringsinsatser. KTH ersätter delvis sjukvårdskostnader Läkarvård: Högst 95 kronor vid varje besök Tandvård: Högst 95 kr för oralkirurgisk behandling som utförs på sjukhus eller vid odontologisk fakultet. Övrig tandvård ersätts inte Sjukgymnastik: Högst 55 kr för varje besök

22 Sjukhusvård: Läkemedel: Högst 70 kr för varje vårddag Egenavgiften ersätts. Apotekets receptkvitto lämnas till KTH Ersättningsbeloppen för läkemedel, läkarvård, och sjukhusvård gäller när högst ett år gamla originalkvitton med personnummer registreras i förmånsportalen KTH-för mig och skickas in till Flexpay som administrerar ersättningen till KTHs anställda. Ersättning utbetalas vid ordinarie löneutbetalning. Förmånsportalen KTH för mig : http://intra.abe.kth.se/anstallning/kthformig Sjukdom under semester Om oturen är framme kan det hända att man är sjuk på semestern. Semestern är till för avkoppling och rekreation och ska syfta till att återhämta krafter för jobbet. Enligt semesterlagen har en anställd rätt att avbryta sin semester om han/hon blir sjuk eller måste vårda sjukt barn. Anmälan om detta ska göras omedelbart till närmsta chef eller till Lönehandläggare. Då har den anställde möjlighet att begära ersättningssemester, dvs. att istället för semesterdagar räknas frånvaron som sjukfrånvaro. Detta gäller vid hela sjukdagar. Har semesterlön redan betalats ut är ersättningssemestern obetald ledighet. Vid anmälan om sjukdom gäller de vanliga reglerna för sjukskrivning med sjuklön och karensdag. Försäkringar Anställda på KTH omfattas av följande försäkringar: Arbetsskadeförsäkring (PSA) Statens avtal med AFA försäkringar om ersättning vid olycksfall, arbetsskada på arbetstid samt under resa till och från arbetet. Tjänstegrupplivförsäkring (TGL-S) Livförsäkring tecknad hos SPV som ger ekonomisk ersättning till anhöriga om den anställde skulle avlida. Tjänstereseförsäkring Försäkring tecknad hos Kammarkollegiet. Ersätter skada som uppkommit vid tjänsteresa. För att försäkringsskyddet ska gälla så är det viktigt att alltid fylla i en s.k. reseorder i resehanteringssystemet, KTH-Res. Personligt försäkringsbevis att ta med på tjänsteresa utomlands kan beställas hos reseadministratör på din institution. Avbeställningsskydd Diners Club/Faktura Resor beställda hos VIA Egencia och som betalas via Diners Club TAC (resekonto/faktura) är försäkrade hos Trygg-Hansa. Avbeställningsskyddet gäller om du tvingas att avbeställa din resa p.g.a. att du, anhörig eller reskamrat blir sjuk eller råkar ut för olycksfall. Undantag gäller vid gruppresa om medresenär drabbas. Resans värde måste uppgå till lägst 1 000 kr exklusive skatter och avgifter. Frivilliga försäkringar KTH anställda kan komplettera sitt försäkringsskydd med livförsäkring, olycksfallsförsäkring (fritid), barnförsäkring, sjukförsäkring och privatvårdsförsäkring genom försäkringsbolaget Skandia. Kompletterande försäkringar kan även tecknas genom fackliga organisationer.

23 Ledighet för läkarbesök, flyttning etc. Inget löneavdrag görs när du besöker läkare, tandläkare, sjukgymnast, företagshälsovård, öppenvård, mödravårdscentral eller blodgivning. Om du beviljats ledighet av andra skäl som t.ex. trängande familjeskäl eller flyttning görs inget löneavdrag. Ledighet under del av dag räknas som hel dag. Släktangelägenhet: Högst 10 dagar per kalenderår. Gäller trängande familjeskäl, allvarligare sjukdomsfall, dödsfall, begravning, bouppteckning eller arvskifte inom den egna familjen eller den närmaste släktkretsen Flyttning, om flyttersättning lämnas: Högst 3 arbetsdagar, i annat fall en arbetsdag Fackligt förtroendemannauppdrag: Högst 10 arbetsdagar per kalenderår Examen och tentamen: Högst 5 arbetsdagar per kalenderår Friskvårdsaktivitet: En timma per vecka, vid ett tillfälle, kl. 08.00-16.30 Semester Ansökan om semester ska göras i egenrapportering i lönesystemet och skickas sedan elektroniskt till närmaste chef för attest. Egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering Manual för egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering/manualer-lathundar-1.264094 Antal semesterdagar Ålder Dagar T o m 29 år 28 Fr.o.m. 30 år 31 Fr.o.m. 40 år 35 KTH tillämpar semester enligt schablon- eller blankettmetoden. Arbetsledningen ansvarar för semesterplaneringen och lägger ut semestern med hänsyn till verksamhetens behov och hänsyn tagen till dina önskemål. Du har rätt till fyra veckors sammanhängande semester under juni - augusti. Semestern skall förläggas under intjänandeåret. Intjänandeår och semester år sammanfaller och är detsamma som kalenderår. Om du har rätt till mer än 20 semesterdagar för ett år får du spara överskjutande dagar till ett senare år om du valt semester enligt blankettmetoden, under förutsättning att 20 dagar tagits ut. Önskemål om att spara semester anmäls senast den 15 maj. Du får spara högst 35 dagar. Sparad semester kan inte tas i anspråk förrän innevarande års semesterdagar är förbrukade. Lärare och doktorander kan välja blankett- eller schablonmetoden. Schablonmetoden innebär att semesteransökan inte skickas till Löner. Semester för lärare och doktorander skall normalt förläggas under de studerandes ferier eller annan undervisningsfri tid. Semestertillägget utbetalas vid ett tillfälle i slutet av året till den som har valt semester enligt schablonmetoden

24 Teknisk- och administrativ personal har semester enligt blankettmetoden, vilket innebär att semesteransökan görs i egenrapporteringen i Lönersystemet för registrering av semesteruttag. Semestertillägget utbetalas vid varje uttagstillfälle till den som har semester enligt blankettmetoden. Förälder och anställd på KTH Föräldraledighet Enligt föräldraledighetslagen har du rätt att vara ledig för att vårda barn då du får ersättning med havandeskapspenning, föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning vid vård av sjuka barn. Ledighet med föräldrapenning får delas upp på högst tre perioden per år. Ledighet med föräldrapenning anmäls till Försäkringskassan och tjänstledighet vid KTH begärs i god tid före periodens början. Läs mer på www.fk.se Föräldralön En anställd som är ledig för barns födelse eller vård av adoptivbarn har rätt till föräldralön om föräldrapenning utgår från Försäkringskassan. Föräldrapenningtillägg/föräldralön betalas ut av KTH för högst 360 dagar per barnsbörd. Föräldrapenningtillägg/Föräldralön är 10 procent av lönen och 80 % av lönen över 10 basbelopp. Kvitton från Försäkringskassan behöver inte lämnas till KTH. Föräldrapenningtillägg (Gäller anställda med barn födda t o m 2005-12-31, dock längst t o m 2013-12-31 eller till dess barnet är 8 år). För att få föräldrapenningtillägg skickas högst ett år gamla ersättningsbesked från Försäkringskassan till din lönehandläggare. Förälder och anställd på KTH: http://intra.kth.se/anstallning/jamstalldhet-mangfald-ochlikabehandling/foralder-och-anstalld-pa-kth-1.31418 Blanketter Samtliga blanketter finns på Intranätet/ KTH:s blankettarkiv under rubriken Personal-, löne- och anställningsärenden. http://intra.kth.se/blanketter-mallar/kth/personal-lon-anstallning Pension Din pension kommer från flera olika håll, dels från Pensionsmyndigheten som allmän pension, dels från KTH och ev. tidigare arbetsgivare i form av tjänstepension. Du kan även ha ett privat pensionssparande. De olika pensionerna påverkar inte varandra, utan läggs ihop och blir tillsammans din totala pension. Det finns många olika sätt att ta ut de olika pensionsdelarna på och det är du som enskild person som måste ansöka om hur och när du vill ta ut din pension. Man kan börja ta ut hela eller delar av sin pension från 61 års ålder. Statens Pensionsverk (SPV) har tagit över KTHs pensionsadministration. Detta innebär att alla anställda vänder sig till SPV i frågor gällande tjänstepension.

25 Kontaktuppgifter till SPV är 060-18 76 00 eller e-postadress: KTH@spv.se Tjänstepension Tjänstepensionen är knuten till din anställning och rätten till tjänstepension regleras i pensionsavtalen PA91 för den som är född 1942 eller tidigare och PA03 för den som är född 1943 eller senare. Tjänstepensionen grundar sig på den lön du får och på anställningstiden. Du omfattas inte av avtalet om du uppnått pensionsåldern eller har tjänstepension när du anställs. Tjänstepensionsförmåner: http://intra.kth.se/anstallning/ pension/tjanstepensionsformaner- 1.30944 Tjänstledighet Rätten till tjänstledighet bestäms av lagar, avtal och KTHs policy och prövas i varje enskilt fall. Den som har en anställning tillsvidare kan beviljas ledighet upp till sex månader för annan anställning om verksamheten tillåter. Vid ledighet för en annan tidsbegränsad statlig anställning kan den anställde beviljas tjänstledighet längre. För kommande pension är uppgift om ifall anställningen berättigar till tjänstepension viktig. Friskvård Friskvårdstimma: Alla KTH-anställda har rätt till en timmes friskvård per vecka inkluderat ombyte och transport. Friskvårdstimmen kan tas ut vid ett tillfälle inom arbetstidsmåttet 08.00-16.30. Timmen kan ej ackumuleras eller delas upp och ska ske i samråd med arbetsgivaren. Ersättning för friskvård: Ersättning för friskvård betalas ut baserat på den period som friskvården utförs och anställning pågår, dvs. 200 kr/månad och högst 2400 kr/år. Observera att ersättning endast utgår för en aktivitet i taget. Har du t ex fått ersättning för ett årskort (max 2400 kr) som sträcker sig i 12 månader, så kan du under denna period inte få ut mer ersättning även om det är nytt kalenderår. Friskvårdsutlägg registreras och ersätts genom förmånsportalen "KTH för mig" och företaget Flexpay som administrerar ersättning för friskvård samt läkarvårdskvitton till KTHs anställda. Förmånsportalen KTH för mig : http://intra.abe.kth.se/anstallning/kthformig Företagshälsovård KTH har avtal om företagshälsovård med Feelgood Östermalmshälsan. Alla anställda vid KTHs samtliga campus Valhallavägen, Kista, Haninge, Södertälje och Flemingsberg vänder sig till samma företagshälsovårdsenhet, Feelgood Östermalmshälsan. Alla anställda har möjlighet att vända sig till företagshälsovården i arbetsrelaterade frågor av både fysisk och psykosocial karaktär, liksom rehabilitering. Sjukvårdsfrågor som inte rör

26 arbetsrelaterade besvär, hänvisas till primärvården. Feelgood Östermalmshälsan erbjuder konsultationer, både telefonrådgivning och besök. Feelgood Östermalmshälsan ligger på Grev Turegatan 34, på Östermalm i Stockholm tel. 08 676 82 26 och direktnummer till företagssköterskan är: 0707-77 98 86. http://www.feelgood.se/index.php?id=1032 Bildskärmsglasögon Arbetsgivaren är enligt lag skyldig att tillhandahålla synhjälpmedel, exempelvis särskilda för arbetet utprovade glasögon, om en arbetstagare får besvär med synen. Arbetsgivaren ska tillhandahålla särskilda glasögon, som är utprovade för arbetet, om synundersökning visar att sådana behövs och att glasögon för normalt bruk inte kan användas. Meddela din närmaste chef och personalhandläggare vid behov av arbetsglasögon. Charlotta Lindahl Winge på Dean s office kan ta fram en rekvisition att ta med till den optiker som KTH har avtal med och hantera fakturan. Mer information finns på ABE skolans intranät. Tjänsteresor Bokning av tjänsteresor KTH har genom offentlig upphandling ett avtal med resebyrån, VIA Egencia. Anställda ska alltid boka samtliga tjänsteresor hos VIA. Om vi inte använder den leverantör som vi har avtal med riskerar KTH att få betala dyra skadestånd. Telefonväxel/menyvalssystem: 08-555 237 20 (gäller för samtliga tjänster nedan) Personlig service: Öppettider 08.00-17.00 (vardagar) E-post: stockholm2@viaegencia.com Fax +46 8 555 237 91 Försäkringskassans Europeiska sjukförsäkringskort Sverige har avtal om sjukförmåner med de nordiska länderna, med övriga länder inom EU/EES och Schweiz, samt några konventionsländer. Den som skall resa till något av dessa länder bör ha med sig ett Europeiskt sjukförsäkringskort (EU-kort) från försäkringskassan som visar att han/hon tillhör denna, så att han/hon säkert får sjukvård enligt EU-reglerna, d v s utan annan kostnad än en eventuell patientavgift. EU-kortet kan beställas på: http://www.forsakringskassan.se/privatpers/utomlands Eller via SMS: SMS:a EUKORT och ditt personnummer till 71020 Personligt försäkringsbevis Den som skall resa till ett icke-konventionsland, bör ha med sig ett personligt försäkringsbevis (Swedish State Business Travel Insurance Certificate). Ett sådant försäkringsbevis kan beställas hos resegranskare på din institution eller skolans resesamordnare.

27 Telefoni KTH Teleservice Teleservice hjälper dig med tjänster/abonnemang till din telefon, oavsett om det är en fast telefon (analog/digital/ip) eller en mobile extension (MEX). http://intra.kth.se/it/tele/valkommen-till-teleservice-1.30263 Fast Telefoni Ditt telefonnummer är 08-790 xxxx, anknytning xxxx För att komma ut på extern linje slå 00. KTH Växel ankn. 6000. Hänvisningskoder: Kom ihåg att knappa in frånvaromeddelande t.ex. lunch, gått för dagen, vi måste vara måna om kontakten utåt. http://intra.kth.se/it/tele/hanvisningskoder-1.31578 IT Du behöver ett lösenord samt en skol -specifik e-postadress, detta ordnas av IT-support Center, legitimation krävs. IT-Support Center: (problem med Office program, mail etc.) IT-Support Center besöksadress: Drottning Kristinas väg 19 100 44 Stockholm Öppettider måndag-fredag 8.30 16.30 Telefon: 08-790 7752 E-post: it-sc@kth.se http://intra.kth.se/en/it/it-support/it-sc/start-1.30730?l=sv_se Din webb-mail kan nås på adressen webmail.kth.se (inget www) eller via länk på KTH:s intranät. Parkeringstillstånd För att få parkera till personaltaxa krävs en personaldekal. Kontakta avdelningens personalredogörare vid behov. Det finns också möjlighet att köpa 30-dagarskort för KTH campus på Info Center. Post Postfacken finns i korridoren. Där finns även ett fack för utgående post. Posten hämtas och delas ut två gånger per dag, ca.kl.10.00 och 14.00. Post som skickas inom KTH skall adresseras med namn, avdelning och adress. När post skickas externt är det viktigt att välja rätt sorts kuvert med streckkod. Ange alltid avsändare på baksidan av kuvertet, annars stor risk att brevet kommer i retur. Central postöppning och registrering (diarium) KTH är en myndighet i tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens mening vilket innebär att allmänna handlingar registreras och senare arkiveras. Syftet med bestämmelserna är bl. a. att garantera allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Med begreppet allmän handling

28 menas en handling som är antingen inkommen eller upprättad hos en myndighet och/eller förvaras där. Detta innebär att all post ställd till institutionen/motsvarande öppnas av en person per institution/motsvarande. Den centrala postöppningen omfattar i princip all post till personal vid skolan/motsvarande. Föreskriften avser därmed både post ställd till myndigheten (myndighetens namn står överst) såväl som post ställd till någon personligen (personens namn står överst). Post märkt med personligt/motsvarande undantas dock från den centrala postöppningen. Syftet med föreskriften är: att underlätta registrering, bevarande, återsökning och utlämnande av allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen, arkivlagen m fl. Eftersom gällande lagstiftning (4 kap 9 brottsbalken) förhindrar en myndighet att olovligen öppna personligt ställd post måste ett aktivt medgivande till detta inhämtas från skolans/motsvarande personal. Personal som inte medger att personligt ställd post öppnas ansvarar själv för att handlingar blir diarieförda i vederbörlig ordning. Mer information finns att hämta på http://intra.kth.se/regelverk/overgripande-styrning/offentlighet-sekretess/centralpostoppning-vid-kth-1.27156 Två blanketter är inkluderade i mappen, läs igenom dessa och gör ditt val. Påskriven blankett lämnas till ansvarig registrator på din avdelning. Kontorsmaterial Fråga var kontorsmaterial förvaras på din institution/avdelning och vem som ansvarar för inköp av beställningsvaror. Inköp, upphandling Som statlig myndighet måste vi följa lagen om offentlig upphandling. För att hitta och välja rätt bland de olika ramavtalen gäller enligt följande ordning, där ABE-skolans och KTH:s avtal alltid ska användas i första hand. På intranätet finns information om KTH:s egna avtal under Administrativt stöd, Inköp och upphandling. Alla statens ramavtal finns att hitta på www.avropa.se. Kom ihåg-lista: Meddela lönekonto till Nordea på blanketten "Anmälan/Ändring av löntagaruppgifter" http://www.kth.se/internt/blankettarkivet/blanketterna/kth/nordeas_ovfouppd.pdf Beställ preliminär A-skattsedel på Skatteverkets hemsida. Ansökan om jämkning görs hos Skatteverket Fyll i anhöriguppgift i egenrapporteringen i lönesystemet Egenrapportering: http://intra.kth.se/anstallning/egenrapportering Varmt välkommen!