ALINGSÅS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING Godkänd av kommunfullmäktige den 26 februari 2014, 27 Riktlinjer för upphandling i Alingsås kommun med tillhörande kommunala bolag samt kommunalförbund 1 Riktlinjernas syfte Dessa riktlinjer för upphandling och inköp avser säkerställa ett korrekt agerande och en god kvalitet vid upphandling och inköp i Alingsås kommuns samtliga nämnder och förvaltningar samt de kommunala bolagen och förbundet. Syftet är att skapa ett gemensamt förhållningssätt i upphandlingsfrågor och säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad med minsta miljöpåverkan inom ramen för gällande lagstiftning. De offentliga inköpen regleras genom upphandlingslagstiftningen som bygger på gemensamma EU-regler. Syftet med reglerna är att säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EU:s inre marknad så att upphandlande myndigheter och enheter i Europa på ett öppet sätt ska kunna utnyttja konkurrensen och tillvarata det offentligas medel på bästa möjliga sätt. Det säkerställs genom tillämpning av principerna om likabehandling och icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. 2 Upphandling och inköp Dessa riktlinjer tillämpas på Alingsås kommun, dess bolag och förbund. Vid upphandlingar ska perspektiven ekonomisk, social och miljömässig hänsyn beaktas. Upphandling ska svara mot koncernens behov av varor och tjänster samt tillse att de har rätt funktion, rätt kvalitet och leverans till rätt plats, i rätt tid och med hög säkerhet. Upphandling ska planeras i god tid och genomföras i nära samverkan mellan upphandlingsenheten och sakkunniga företrädare för de verksamheter som upphandlingen genomförs för. Upphandling ska ske med de konkurrensmöjligheter som finns. De krav som ställs ska vara tydliga, transparenta, proportionella, förutsägbara och icke-diskriminerande. 1
2.1 Upphandlingsformer Ramavtal är en typ av avtal som upphandlas i syfte att kunna köpa en viss typ av vara eller tjänst under avtalstiden utan att genomföra en upphandling inför varje köp som vid t.ex. kontorsmaterial, kläder, livsmedel, vård av unga eller företagshälsovårdstjänster. Efterhand som behoven uppstår i organisationen, kan successiva avrop göras. Avrop på ramavtal med en leverantör eller som följer rangordningslista skall respektive nämnd, bolag eller förbund utföra själva. Avrop genom förnyad konkurrensutsättning meddelas upphandlingsenheten som tillsammans med beställande nämnd, bolag eller förbund utför konkurrensutsättningen. Ramavtal är särskilt lämpliga när det är svårt att på förhand ange exakt hur stora behov man kommer att ha och inte vill förbinda sig att avropa fastställda volymer. Ramavtal kan slutas med flera leverantörer i en avropsordning, antingen genom en s.k. rangordning, eller genom förnyad konkurrensutsättning, om det område som ramavtalet avser inte kan tillgodoses av endast en leverantör. Det är då viktigt att avrop sker i enlighet med de förutsättningar som anges i avtalet. Ska ett avrop göras är det därför nödvändigt att beställaren har kännedom om villkoren i avtalet som ska användas innan man gör sin beställning. Förnyad konkurrensutsättning är en variant av avrop. Om förnyad konkurrensutsättning används ska den upphandlande myndigheten: 1. Skriftligen samråda med de leverantörer som kan genomföra kontraktet (begränsat till de leverantörer som är parter i avtalet), 2. Ge leverantörerna en tillräcklig tidsfrist för att komma in med skriftligt anbud för varje enskilt kontrakt, 3. Inte ta del av innehållet i mottagna skriftliga anbud innan svarstiden har löpt ut (omfattas av anbudssekretessen i 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)) och 4. Tilldela varje enskilt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier för den förnyade konkurrensutsättningen som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Ändringar i sak av villkoren är således inte tillåtna. Om det är nödvändigt får dock villkoren som angetts i ramavtalet preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt. 2
Objektsupphandling innebär att man genom annonserat upphandlingsförfarande gör en upphandling av varor och tjänster inför varje anskaffningstillfälle. Denna upphandlingsmetod är lämplig för verksamhetsspecifika behov när kostnaden beräknas överstiga lågt värde t.ex. en Slamsugningsbil, pensionsadministration, trimkort eller införande av olika IT-system. Direktupphandling innebär att inköp sker utan särskild form. Jämförelse av olika produkter och leverantörer ska ändå göras t.ex. genom offertförfrågan ställd till två eller tre möjliga leverantörer. Direktupphandling får bara användas när varan eller tjänsten som ska inhandlas är så sällan förekommande att den samlade inköpssumman för hela kommunen under ett år understiger 15 procent av det gällande tröskelvärdet, s.k. lågt värde. För 2014 är gränsen för lågt värde 270 964 SEK men gränsen justeras årligen Inköp får inte delas upp i syfte att komma under beloppsgränsen för direktupphandling. Direktupphandling får inte heller användas som en ordinarie upphandlingsform utan skall ses som ett komplement. En otillåten direktupphandling kan leda till att kommunen får betala upphandlingsskadeavgift och ingångna avtal kan ogiltigförklaras av domstol. Direktupphandlingar över 20 000 SEK skall alltid meddelas upphandlingsenheten för protokollföring. 3 Roller och ansvar Inköp ska göras för att verksamhet ska kunna bedrivas i enlighet med politiskt beslutade mål och ramar. När verksamheten har behov som inte omfattas av ingångna avtal ska behovet förmedlas till upphandlingsenheten. 3.1 Kommunstyrelsen Ramavtalsupphandlingar Kommunstyrelsen ansvarar för koncernens förvaltnings-, bolags-, och förbundsövergripande ramavtalsupphandling av varor och tjänster. All ramavtalsupphandling, tidsbevakning och beslut om nya ramavtal, samt samordnade, fattas av upphandlingschefen på delegation från kommunstyrelsen. Upphandlingsenheten ansvarar i dessa upphandlingar för att samtliga delar av förfrågningsunderlaget utarbetas och tecknar avtal med vinnande anbudsgivare. Upphandlingsenheten ansvarar för den löpande ekonomiska uppföljningen vid ramavtal. Med ekonomisk uppföljning avses uppföljning av varan eller tjänstens ekonomiska utslag. Samtliga ramavtal skall förvaras och göras tillgängliga i en för koncernen tillgänglig databas. 3
Objektspecifika upphandlingar Upphandlingsenheten skall även utföra förvaltningarnas, bolagens och förbundets objektspecifika upphandlingar på uppdrag från respektive nämnd, bolag och förbund. För objektspecifika upphandlingar skall dessa göras tillgängliga i en för koncernen tillgänglig databas i de fall nämnd eller bolag önskar. Upphandlingsenheten som rådgivande och stödjande part För att koncernen ska kunna genomföra upphandlingar på ett professionellt sätt tillhandahåller upphandlingsenheten kompetens och verktyg vad gäller förloppet upphandlingsprocess, men även under avtalets giltighetstid genom att följa upp de ekonomiska aspekterna. Upphandlingsenheten skall ge stöd åt nämnden vad gäller den löpande kvalitetsuppföljningen i ramavtal då kontakter måste tas med leverantören gällande kvalitetsfrågor som regleras genom avtal. Upphandlingsenheten skall även fungera konsulterande med bistånd och rådgivning gällande verksamheternas inköpsarbete. Upphandlingsenheten skall bistå och ge rådgivning vad gäller utförande av direktupphandlingar då det upphandlade beloppet förväntas överskrida 100 000 kr eller om det är av särskild betydelse att upphandlingen utförs med särskild kompetens på grund av varan eller tjänstens betydelse eller karaktär. 3.2 Nämnd, bolag och förbund Nämnderna, bolagen och förbundet har varje år möjligheten att lyfta in respektive ambition gällande upphandling i sin verksamhetsplan med budget. Nämnderna, bolagen och förbundet skall vid inköp följa dessa upphandlingsriktlinjer och säkerställa att verksamheterna följer ingångna upphandlingsavtal gjorda för kommunen, bolagen och förbundet. Nämnderna, bolagen och förbundet tecknar själva de avtal som inte är att betrakta som förvaltnings-, bolags-, och förbundsövergripande. Ramavtalsupphandlingar Respektive nämnd, bolag och förbund ansvarar för att medverka vid, och tillhandahålla personer för deltagande i referensgrupp vid framtagande av kravspecifikationer för ramavtal. För de ramavtal som enbart rör en nämnd eller ett bolag eller endast förbundet är det tillräckligt att berörda bidrar i referensarbetet, i övrigt skall alla nämnder och bolag som avser tillämpa avtalet kunna presentera en person för referensarbetet. Berörda parter skall i samråd med upphandlingsenheten fastställa referensgruppens utseende. Respektive nämnd, bolag och förbund ansvarar för den löpande kvalitetsuppföljningen vid ramavtal. Med kvalitetsuppföljning avses uppföljning av varan eller tjänstens egenskaper gällande löpande kvalitetsfrågor. 4
Objektspecifika upphandlingar Respektive nämnd, bolag och förbund ansvarar för att objektsupphandlingar av varor och tjänster som är unika för nämndens, bolagets och förbundets verksamhetsområde i god tid meddelas upphandlingsenheten för planering och utförande. Vid objektsupphandlingar ska respektive nämnd ta fram adekvata kravspecifikationer för sina objektsupphandlingar. Den av nämnden, bolaget eller förbundet utsedde ska även godkänna upphandlingen innan annons, samt verka som kvalitetsansvarig vad gäller uppföljning för det enskilda objektet. Vid upphandlingar såsom driftsentreprenader, anläggningsentreprenader och liknande som normalt sett inte faller in under kategorierna varor och tjänster, samt vid upphandling genom LOV, skall samtliga av upphandlingen, berörda parter i samråd utarbeta en upphandlingsstrategi utifrån respektive upphandlings unika förutsättningar. Meddelandeansvar Nämnden, bolagen och förbundet skall meddela upphandlingsenheten om samtliga direktupphandlingar som utförs och överstiger ett värde av 20 000 kr för att undvika konkurrerande avtal inom koncernen och för att koncernen på ett bättre sätt skall kunna få en överblick över det gemensamma behovet. 3.3 Chefer, beställare och inköpssamordnare Chefer skall tillse att ansvar och befogenheter i inköps- och upphandlingsfrågor inom den egna organisationen tydliggörs och ansvarar för att inköp följer LOU och kommunens riktlinjer. Cheferna ansvarar för att beställare inom organisationen har kompetens att göra inköp. Beställare skall vara behöriga att beställa. Beställare skall hålla sig informerade om gällande avtal och använda sig av kommunens avtalsdatabas. Förvaltningarna är skyldiga att upprätta särskild beställarorganisation med behöriga beställare. Antal beställare skall begränsas till ett fåtal inom varje förvaltning. Avstämning med upphandlingsenheten skall ske innan en beställarorganisation upprättas. Behörighet som beställare ges efter avlagd godkänd utbildning. En central beställarutbildning skall anordnas 2 ggr/år. Godkända beställare skall därefter hålla sig informerade om gällande avtal och använda sig av kommunens avtalsdatabas. Inköpssamordnare ska finnas på samtliga förvaltningar. Inköpssamordnarna ska ingå i en kommunövergripande organisation för inköpssamverkan och verka som en länk mellan upphandlingsenheten och den egna förvaltningen, det egna bolaget eller det egna förbundet. Inköpssamordnaren har en informationsskyldighet till den egna verksamheten avseende upphandlingsfrågor och nya avtal. Inköpssamordnaren har även ett kontrollansvar gentemot den egna verksamheten att upphandlingsriktlinjer följs och att tecknande avtal rapporteras till upphandlingsenheten. Denna samverkan leds av kommunledningskontorets upphandlingsenhet. 5
4 Strategiska överväganden 4.1 Hänsyn till miljön Vid upphandling skall hänsyn tas till varors och tjänsters miljöpåverkan i enlighet med det av Kommunfullmäktige i Alingsås antagna miljömålen 1 24 nov 2010 189. 4.2 Hänsyn till mänskliga rättigheter m m* 2 Vid upphandling av varor skall krav ställas på anbudsgivaren att varor är framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna FN:s konvention om barns rättigheter, artikel 32 ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 90, 100, 105, 111, 138 och 182 Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, skall leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser 4.3 Tillämpningsanvisningar Kommunstyrelsen ges i uppdrag att vid behov upprätta fördjupade tillämpningsanvisningar. 5 Uppföljning Uppföljning av riktlinjernas efterlevnad skall ske en gång årligen och redovisas till kommunfullmäktige. Riktlinjerna skall utvärderas och eventuellt revideras minst vart fjärde år. Kommunstyrelsen ansvarar för att denna utvärdering sker och att den nästa gång tillställs kommunfullmäktige senast år 2017. Uppföljning av riktlinjernas efterlevnad skall ske fortlöpande med hjälp av stickkontroller. 1 Tidigare lydelse, handlingsprogrammet för hållbar utveckling. 2 För att kunna ställa krav likt de i 4.2 angivna måste kommunen ha förmåga att följa upp dessa krav. Lämpligen går kommunen med i SKLs uppföljandekontroll av etiska och sociala krav vilket innebär en kostnad på maximalt 50 000 kr/år. Samtliga kommunens bolag ingår. 6
En sanktionsavgift, en central avgift motsvarande 5% av köpesumman, tillämpas vid upprepade brott mot tecknade ramavtal, olagliga upphandlingar såsom otillåtna direktupphandlingar eller köp utförda av icke godkända beställare och riktas i första hand mot kommunens förvaltningar. Syftet med avgiften är att säkerställa kommunens ramavtalstrohet och därmed undvika skadeståndskrav från leverantörer En samlad uppföljning av kommunkoncernens arbete med upphandling och dess efterlevnad av beslutade riktlinjer skall ske årligen per den 31 december och redovisas till kommunfullmäktige. Ansvarig för uppföljningen är upphandlingsenheten. 7