LIVSKVALITET I VÄRLDSKLASS

2012 REGION SKÅNE ÅRSREDOVISNING FASTIGHETS- OCH SERVICENÄMNDEN Skåne LIVSKVALITET I VÄRLDSKLASS

Fastighets- och servicenämnden BESLUTSFÖRSLAG Datum 2013-02-08 1 (45) Fastighets- och servicenämnden Regionservice årsredovisning för år 2012 Ordförandens förslag 1. Fastighets- och servicenämnden godkänner årsredovisning 2012. Sammanfattning Det föreligger förslag till årsredovisning för 2012. Beskrivning av ärendet Regionservice årsredovisning 2012 är en rapport om det arbete som skett utifrån fastighets- och servicenämndens samlade uppdrag 2012. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan är genomförd 2013-02-05 med Regionservice gemensamma samverkansgrupp. Monika Ekström Ordförande Ingemar Nilsson Servicedirektör Postadress: S- 205 25 Malmö Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Dockplatsen 26, Malmö Telefon (växel): 040-675 30 00 Internet: www.regionservice.se

Datum 2013-02-08 2 (45) Innehållsförteckning SAMMANFATTNING...3 ÅRETS VIKTIGASTE HÄNDELSER 2012...7 1 MEDBORGARPERSPEKTIVET...8 1.1 Förtroende och tillit 8 2 VERKSAMHETSPERSPEKTIVET...9 2.1 God ekonomisk hushållning med Region Skånes resurser 9 2.2 Utvecklingsarbete i ett FM-koncept 11 2.3 Miljö- och energiarbete 12 2.4 Måltider 15 2.5 Rekryteringscenter 15 2.6 HR-fönster 16 2.7 Beställningar 17 2.8 Försörjningen 17 2.9 Benchmarking 19 2.10 Hyresmodellen 21 2.11 Drift- och leveranssäkerhet 22 2.12 Fastighetsförsäljning ger ökande andel externa förhyrningar 24 3 MEDARBETARPERSPEKTIVET...25 3.1 Personaldata 25 3.2 Serviceutbildning 25 3.3 Nöjdmedarbetarindex, NMI 25 3.4 Personligt mål 26 4 EKONOMIPERSPEKTIVET...26 4.1 Måluppfyllelse 26 4.2 Ekonomiskt utfall sammanfattning 27 4.3 Resultatutfall per verksamhetsområde 30 5 INTERN KONTROLL...37 5.1 Löpande intern kontroll 37 6 INVESTERINGS- OCH UNDERHÅLLSPROJEKT...38 6.1 Sammanfattning av projektverksamheten 38 6.2 Pågående större, strategiska investeringar/projekt 39 6.3 Fastighetsägarinvesteringar 42 6.4 Lokala potter 43 6.5 Underhållsprojekt 43 Bilagor Bilaga 1 Regionservice Årsredovisning 2012 Bilaga 2 Personaldata Bilaga 3 Måluppfyllelse medarbetare blå listan Bilaga 4 Investeringar Bilaga 5 Risk och sårbarhetsarbete Bilaga 6 Intern kontroll Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 3 (45) SAMMANFATTNING Det gångna verksamhetsåret har inneburit ett omfattande arbete för Regionservice. Den 1 januari 2012 fick förvaltningen ansvar för den samlade försörjningsverksamheten i Region Skåne. 900 medarbetare fördes över från främst sjukhusförvaltningarna till Regionservice. Under första halvåret 2012 arbetades en processtruktur för hela Regionservice fram som underlag för ett processorienterat arbetssätt. Andra halvåret togs beslut om en linjeorganisation, som ska stödja processarbetet, som gäller från den 1 januari 2013. Uppdrag har under året getts att sälja fastigheter utanför sjukhusområdena. Vid årets utgång är läget att försäljningsprospekt tas fram under första kvartalet 2013 så att indikativa anbud kan erhållas och att kontraktsskrivning sker under andra kvartalet 2013. Ett pågående projekt är införande av nytt personalsystem Prima P. I mars 2012 genomfördes första etappen då tre förvaltningar gick in i systemet. I november genomfördes övergång för etapp 2. Gemensam Servicefunktion (GSF) har under året fortsatt arbetet i projektet och parallellt ansvarat för den dagliga driften i systemet. Rekryteringscentrum har haft sitt första hela verksamhetsår under 2012. Bland annat har den första så kallade sommarrekryteringen genomförts. Erfarenheter har tagits tillvara för planeringen av motsvarande arbete under 2013. Fastighets- och servicenämnden gav i maj 2012 uppdrag att föreslå åtgärder för att komma i ekonomisk balans vid årets slut. Åtgärdspaket fastställdes av fastighets- och servicenämnden i september månad. Paketets innehåll har inneburit att nämnden redovisar ett överskott vid årets slut. Medborgarperspektivet Partnerskap Regionservice kunder ska uppleva partnerskap i utförandet av det uppdrag Regionservice ansvarar för. Med anledning av övertagandet av vårdförvaltningarnas försörjningsfunktioner från den 1 januari 2012 har en granskning av servicefunktioner genomförts av Region Skånes revisorer. Resultatet från granskningen visar att förbättringsområden finns inom områdena nedbrytning av mål, tydliggörande av uppdrag, gränssnittsfrågor mot beställare och transparensen hos Regionservice tjänster. Under 2013 kommer Regionservice i ledningsprocessen att fortsätta arbetet med kundbehov och kundtillfredsställelse. En bra utgångspunkt för det fortsatta arbetet utgörs av den kundmötesstruktur och det förhållningssätt som den gemensamma servicefunktionen (GSF) arbetar med tillsammans med kunderna. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 4 (45) Nöjd-kund-indexmätningen, NKI Under 2012 har Regionservice fått resultat på hur nöjda brukarna av tjänsterna är. Värdena kommer från den nationella landstingsbenchmarkingen och de sex processer som är ingående i den. Resultatet är på en godtagbar nivå, men jämfört med medianvärde i riket finns det anledning att fortsätta arbetet med förbättringar. Verksamhetsperspektivet Processarbete Under 2012 har Regionservice fastställt huvud- och delprocesser för förvaltningens verksamhetsområden. Ansvar för processägarskap och processutveckling är klarlagt. Därmed är målet att arbeta processorienterat uppnått avseende struktur. Den fastställda linjeorganisationen som gäller från 2013-01-01 ska stödja processerna. Arbetet har genomförts under hela verksamhetsåret parallellt med leverans av tjänsterna till kunderna. Miljöarbete Regionservice arbetar effektivt med att minimera den negativa miljöpåverkan genom miljöledningsarbetet och tydlig uppföljning av miljömålen. Miljöpolicyn är en viktig del och har använts i den interna och externa kommunikationen och i Regionservice kontakter med entreprenörer och vid inhyrning av lokaler. Miljöronder är genomförda inom verksamheten som underlag för utförande av korrigerande åtgärder. Genom delaktighet i det koncerngemensamma nätverket för miljöfrågor har Regionservice spridit och mottagit kunskap och erfarenheter med andra förvaltningar inom Region Skåne. För att ytterligare påtala Regionservice strävan mot fossilfri uppvärmning har dialoger med fjärrvärmeleverantörer påbörjats. Vid upphandling och kundträffar tas regelmässigt Regionservice miljöarbete upp. Revision av gällande miljöcertifikat är genomförd under året och inriktningen är att certifiera hela förvaltningen. Konsolidering av stöd och service Året har inneburit att stöd- och servicefunktionerna levererat tjänsterna i likhet med 2011. Det genomförda processarbetet innebär att ortsvisa lösningar under 2012, från 2013 blir processlösningar för leveranser av tjänsterna för hela Region Skåne. Under 2012 har fortsatta dialoger med avlämnande förvaltningar genomförts syftande till att få den överförda ekonomin att bli så korrekt som möjligt. Samlad parkeringsverksamhet Beslutad policy, riktlinjer och övriga regler har under 2012 införts på samtliga sjukhusområden så att patienter, besökande, anställda och övriga parkerande känner igen sig oavsett vilken anläggning ägd av Region Skåne de parkerar på. Förberedelser för att införa Region Skånes bestämmelser på sjukhusområdet i Ängelholm, som har annan ägare, har genomförts fr o m 2013-02-01. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 5 (45) Ny hyresmodell Arbetet med ny hyresmodell har fortsatt under 2012. Flertalet simuleringar är genomförda och hyror för 2013 anges efter den nya hyresmodellen. Modellen bygger i korthet på att lika lokaler ska betinga samma hyra en slags funktionshyra och att marknadshyra ska sättas för konkurrensutsatt verksamhet (Primärvården Skåne och Folktandvården Skåne) i Region Skåne ägda lokaler. Vidare har beslutats att Regionservice blir förstahandskontraktspart avseende alla externa inhyrningar. Under 2012 har Regionservice övertagit samtliga hyreskontrakt som förstahandshyresgäst. Intern kontroll I den interna kontrollen har 39 kontrollpunkter ingått. Av dessa har: 21 mätpunkter rapporterats utan anmärkning. 15 mätpunkter rapporterats med anmärkning där åtgärder såsom uppföljningsmöten, ändring i rutiner, information m.m. kommer att vidtas under 2013. Flertalet av punkterna kommer att följas upp under 2013 års internkontroll. 2 mätpunkter väntar på att kunna redovisas. 1 mätpunkt är ej relevant. Medarbetarperspektivet Antal anställda Totalt antal anställda omräknat till heltid uppgick till 1 562 per 2012-12-31. Den överföring av försörjningsenheterna från hälso- och sjukvården som genomfördes 2012-01-01 är skälet till ökningen med 860 heltidsresurser. Totalt använda resurser (genomsnittligt antal tillsvidareanställd personal omräknat till heltid all frånvaro + extra närvaro) uppgick under 2012 till 1 271,5. På motsvarande sätt är ökningen stor 692,6 - i jämförelse med 2011. Regionservice förändrade ansvar är skälet. Hälsotal Hälsotalet utgör antalet medarbetare i procent som har fem sjukfrånvarodagar eller färre per år. Hälsotalet var år 2011 67,2 % och år 2012 56,5 % vilket innebär en försämring med 10,7 %. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat under 2012. Genomsnittligt antal kalenderdagar per medarbetare har totalt ökat med 5,4 dagar från 15,3 dagar till 20,7 dagar. Korttidssjuka (dag 1-7) har ökat med 2,6 dagar från 3,9 dagar till 6,5 dagar i genomsnitt. Långtidssjuka (dag 8- uppåt) har ökat med 2,8 dagar från 11,4 dagar till 14,2 dagar i genomsnitt. Nöjdmedarbetarundersökning I 2012 års medarbetarundersökning som ger ett index var svarsfrekvensen 84,3 %, vilket är bra. Indexet benämns dynamiskt fokustal och Regionservice mål var att uppnå minst 70. Resultatet blev 64,3. Då Regionservice organisatoriskt förändrats rejält sedan förra mätningen (2010) är en direkt jämförelse mellan mätningarna inte meningsfull. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 6 (45) Ekonomiperspektivet Resultat Resultatet för 2012 uppgick till 96,2 Mkr. Det motsvarar ett överskott på 1,2 Mkr i förhållande till det ställda resultatkravet på 95 Mkr. Omsättningen uppgick till 3 419 Mkr jämfört med 2 213 Mkr föregående år (inkl intern motpart). Investeringar Budgeten för byggnadsinvesteringar 2012 uppgår till 891 Mkr. Det totala utfallet avseende byggnadsinvesteringar uppgick till 758,1 Mkr. Under året har Regionservice varit verksam i 584 olika investerings-, utrednings- och underhållsprojekt, fördelade på: 224 projekt avseende byggnadsinvesteringar inklusive utredningar och förstudier. 241 projekt avseende planerat underhåll. 119 projekt avseende fastighetsägarinvesteringar. Försäljningar Under året har Regionservice på uppdrag tagit fram underlag för försäljning av totalt 34 fastigheter. Fastigheterna inrymmer mestadels vårdcentraler och tandvårdskliniker, men även lokaler till icke konkurrensutsatta verksamheter t ex Labmedicin Skåne, Psykiatri Skåne och Habilitering och Hjälpmedel. Mäklare är utsedd och av de 34 fastigheterna kommer 27 stycken preliminärt att säljas som ett paket. Övriga fastigheter säljs objektsvis. Försäljningsprospekt för fastigheterna är nu i det närmaste klart och marknaden kommer att kunna avge s.k. indikativa anbud under våren 2013 och kontraktsskrivning under andra kvartalet 2013. Prisvärdhet Samtliga funktioner inom Regionservice, där det varit möjligt att göra relevanta jämförelser med marknaden eller jämförelser framtagna i benchmarkingstudier, visar att funktionerna är prisvärda. Detta gäller inte minst affärsområdena Skåneteknik, Skånetvätt och Skånetransport där relevanta marknadsalternativ finns tillgängliga. Prisvärdheten när det gäller lokalkostnader är det främst andra landsting (framför allt Stockholms län landsting och Västra Götalandsregionen) samt externa inhyrningar i Region Skåne som utgjort relevant jämförelseunderlag. Lokalkostnaderna/internhyrorna har vid alla dessa jämförelser visat sig vara prisvärda. HR- och ekonomitjänsterna har efterhand effektiviserats och businesscaset är uppfyllt. Utveckling inom området rekrytering fortsätter. Inom serviceverksamhetens olika delar utgör benchmarking ett bra underlag för prisjämförelser. Utvecklingsarbete pågår för att ytterligare öka prisvärdheten. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 ÅRETS VIKTIGASTE HÄNDELSER 2012 Region Skåne Fastighets- och servicenämnden 7 (45)

Datum 2013-02-08 8 (45) Bilaga 1 Regionservice Årsredovisning 1 MEDBORGARPERSPEKTIVET 1.1 Förtroende och tillit Mål: Regionservice kunder ska uppleva partnerskap med Regionservice. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Det har inte genomförts någon mätning av målet som bekräftar om målet är uppfyllt, men det har under året genomförts olika aktiviteter för att få kunden mer delaktig i vad och hur Regionservice levererar varor och tjänster. Några exempel på aktiviteter är: Planerade kundmöten har genomförts i flertalet av Regionservice verksamheter. Utvärderingar har delvis genomförts tillsammans med kund. Vidareutveckling av arbetsplatspaketet på Dockplatsen i Malmö, har genomförts med input från regelbundna husmöten med kunderna. Arbetsplatspaket infört på sjukhusområdet i Malmö, Kärladministrationen. Partnerskapet/affärsrelationen med GSFs kunder är dokumenterade i Service Level Agreement, SLA. Fastighetsförvaltarna har aktivt deltagit i möten gällande hyresgästens investeringar i fastigheter. En gemensam dag för alla ekonomichefer har ägt rum under hösten för ett gemensamt avstamp inför 2013. Mål: NKI (nöjd-kund-index) 2,9 år 2011 3,1 år 2012 3,3 år 2013 Måluppfyllelse: Målet är delvis uppfyllt. 2012 genomfördes ingen NKI (nöjd kund index)-undersökning baserad på Region Skånes första linjes chefer (cirka 900 personer). Däremot genomfördes en NBI (nöjd brukar index)-undersökning för de processer som ingår i Landstingsbenchmarkingprogrammet. Där tillfrågades 100 patienter och 100 vårdpersonal per sjukhusområde via enkät. Alla sjukhusområde utom Ängelholm deltog i enkäten. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 9 (45) Nedan redovisas medianresultatet per process: (Skala 1-5 där 5 är bäst) Lokalvård 3,79 Materialförsörjning 3,64 Patientkost 4,01 Fastighetsdrift 2,77 Patienttransport 4,20 Textilhantering 3,90 Alla processer utom fastighetsdrift får godkänt av dem som svarade på enkäten. NBI är för merparten av sjukhusen och processerna, lägre än medianvärdena för samtliga landsting. Större sjukhus har generellt sett lägre NBI än mindre sjukhus. Fastighetsdrift fortsätter att förbättra återkopplingen till kund/brukare som åtgärd för att höja NBI. GSF kommunicerar kontinuerligt uppföljning av samtal, ärenden mm i GSFs patientoch lönesupport för att säkerställa arbetet med NKI, vilket är av största vikt för både upplevelsen av ett partnerskap men även för att skapa förutsättningar för en nöjd kund. 2 VERKSAMHETSPERSPEKTIVET 2.1 God ekonomisk hushållning med Region Skånes resurser Mål: Regionservice ska ha minst 20 Facility Management-paketlösningar utvecklade och införda. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Nio st Facility Management-paketlösningar är utvecklade: 1. Flyttapaket 2. Konferenspaket 3. Arbetsplatspaket, Dockplatsen 4. Arbetsplatspaket, Skånehuset 5. Arbetsplatspaket, WTC 6. Arbetsplatspaket för mottagningsverksamhet, Bröstcentrum på sjukhusområdet i Malmö 7. Arbetsplatspaket för Kärladministrationen på sjukhusområdet i Malmö 8. Arbetsplatspaket för Psykiatri Skåne i Landsdomaren, Lund (Upphandling pågår) 9. Arbetsplatspaket Primärvården, Medicon Village, Lund Paket som är under utveckling: 1. Arbetsplatspaket för den planerade rättspsykiatriska anläggningen i Trelleborg Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 10 (45) Planering har påbörjats för ytterligare paket under 2013: 1. Rullande material 2. Tom/full - livsmedel 3. Möbelförråd 4. Ytterligare arbetsplatspaket 5. Aktivitetsbaserade arbetsplatser Mål: Regionservice arbetar processorienterat. Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Målet för 2012 var att klartlägga samtliga huvudprocesser, stödprocesser och dess delprocesser, vilket är genomfört. Mål: Regionservice ska införa drift- och leveransbokslut. Måluppfyllelse: Målet är inte uppfyllt. Processarbetet har kommit igång, men processmätetal är ännu inte framtagna. Mål: Regionservice ska vara en förebild i att följa Region Skånes miljöprogram. Måluppfyllelse: Målet är delvis uppfyllt. Miljöredovisningen är inte klar i dagsläget, men mycket talar för att vissa måltal inte nås. I Region Skånes miljöredovisning framgår en samlad redovisning av miljöarbetet som även omfattar Regionservice miljöarbete. Delmål: Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet: Förnybar energi Fjärrvärme, fossil andel Förnybara drivmedel Andel miljöfordon Resor i tjänsten med egen bil Resor i tjänsten, flyg Resor i tjänsten, tåg Delmålet finns med inom Fastighetsförvaltningen och affärsområde Skånetransport, som är huvudaktörerna för Regionservice del. Fokus legat på energieffektivisering och dialog med fjärrvärmeleverantörer samt att följa planen för bränslestrategin och utbyte av fordonsflottan till miljöfordon. Förändringar är även gjorda inom Fastighetsutveckling för att tydliggöra miljöpåverkan tidigt i planering av byggprojekt. Redovisning av nådda mål sker i Region Skånes miljöredovisning. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 11 (45) Delmål: Hälsosam miljö: Lokal kemikalieutbytesplan Andel ekologiska livsmedel Ett ständigt pågående arbete görs för att minska antalet och farligheten på de kemikalier Regionservice använder i verksamheten. Arbetet görs utan lokala kemikalieutbytesplaner. Redovisning av andelen ekologiska livsmedel görs i Region Skånes miljöredovisning. Delmål: Hållbar resursanvändning: Total mängd hushållsavfall Mängd smittförande avfall Mängd organiskt avfall Mängd återvunnet papper Matavfall från Medirest Regionservice samordnar avfallsfrågan inom Region Skåne och redovisning av statistik görs i Region Skånes miljöredovisning. Delmål: Stark miljöprofil: Miljöcertifiering Regionservice har dispens från kravet på miljöcertifiering pga. omorganisation kring Försörjningsverksamheten. Fastighetsförvaltningen inklusive affärsområde Skåneteknik, affärsområde Skånetransport och affärsområde Skånetvätt uppbär certifikat. 2.2 Utvecklingsarbete i ett FM-koncept Regionservice har under 2012 implementerat ett processorienterat arbetssätt. Målet med förändringsarbetet har varit att införa en regiongemensam och prisvärd stöd- och serviceverksamhet med hög kvalitet, där kundens behov skall finnas i första rummet. Arbetet inleddes med flera utbildningstillfällen för förvaltningens chefer. Cheferna har kontinuerligt implementerat de olika stegen i förändringsarbetet inom sina enheter och medarbetarna har haft möjlighet att diskutera de förändringar som behöver göras. Ett flertal workshops har genomförts gällande förståelse för innebörden av att arbeta med ett processorienterat arbetssätt. Chefsdagar med utbildning i processkunskap har anordnats och samtliga chefer har deltagit vid dessa tillfällen. Dialogmöten med samtliga medarbetare har genomförts vid samtliga orter inom förvaltningen för att fånga de tankar och synpunkter som medarbetarna har kring vad förändringarna innebär och hur Regionservice ska gå vidare mot målet. Dialogmötena har erbjudits alla medarbetare med möjlighet att ställa frågor kring det pågående förändringsarbetet. Regionservice huvudprocesskarta har tagits fram av servicedirektörens styrgrupp för arbetet. Utifrån huvudprocesskartan har delprocesser beslutats. Huvudprocessägare är utsedda och är ansvariga för att nå huvudprocessens mål, ansvarar för uppföljning t ex genom mätetal samt företräder huvudprocessens gränssnitt mot andra huvudprocesser. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 12 (45) Huvudprocessägare har utsett delprocessägare och processutvecklare som i samarbete med linjeorganisationen är nyckeln till ett lyckosamt processorienterat arbetssätt. Efter att huvudprocesskartan beslutades gick arbetet vidare med att arbeta fram en linjeorganisation med mål att stödja processerna. Tidigt i arbetet togs beslut om att linjeorganisationens grundstomme skulle utgöras av tre divisioner. Under respektive division finns därefter ett antal affärsområden och verksamhetsområden. Linjecheferna är ansvariga för att processen används och är de som leder det faktiska arbetet. Linjecheferna säkerställer även att de anställda har rätt kompetens för att arbeta i processen. Linjecheferna deltar i beslutsfattandet kring förbättringar rörande processen och genomför förbättringar i processen tillsammans med processutvecklaren. Linjecheferna ansvarar för personal, medarbetarsamtal, lönesamtal, lönesättande samtal och ekonomi. För GSF, som sedan tidigare har ett processorienterat arbetssätt, har 2012 har varit ett intensivt år. Framförallt inom HR-området, där ett stort arbete har bedrivits med att implementera etapp 1 och 2 i HR-fönster samt etableringen av Rekryteringscentrum för GSF. Under hösten har inom ekonomiområdet ägnats arbete åt standardiseringens fas två, d.v.s. ett säkerställande av att standardiseringen fungerar fullt ut i alla delar. Likaså har ett arbete påbörjats med att skapa mervärde och att kvalitetssäkra arbetet inom ekonomiområdet för att än mer säkerställa en god leverans. Även fokus på intern kontroll, utöver sedvanliga granskningar, har varit ett område som har prioriterats. Arbete har också lagts ner inom ekonomiområdet med att ta fram volymer och nyckeltal för att säkerställa att GSF har korrekta underlag för debiteringen av kunder, men också för att kunna presentera verksamheten på ett affärsmässigt korrekt sätt. Detta arbete kommer att intensifieras inom HR-området under kommande år. Helt nya processer och tjänstekataloger har tagits fram inom; HR-fönster Prima P, Pensioner och Kompetenscentrum Ekonomi. Under de kommande åren kommer samordningsvinsterna både effektivitetsmässigt och kvalitativt att uppnås. Detta förutsätter dock ett intensivt arbete inom Region Skåne för att fullt ut implementera nytt HR-fönster och dess förändrade arbetssätt för alla medarbetare inom samtliga förvaltningar. Hela utvecklingsarbetet har skett i nära samarbete med de fackliga samverkansorganen. 2.3 Miljö- och energiarbete 1:a pris i Miljöfordonsdiagnos 2011 I Miljöfordonsdiagnos 2011 som presenterades i mars 2012 så kom Region Skånes fordonspark, som hanteras av affärsområde Skånetransport, i topp i jämförelse med övriga landsting. 1:a plats Störst andel miljöbilar, 1:a plats Klimateffektivaste fordonspark, 1:a plats Högst andel biofordon och 2:a plats Högst andel trafiksäkra fordon. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 13 (45) Betydande miljöaspekter Regionservice arbetar med miljöfrågorna integrerat i övrig verksamhetsplanering. Miljöorganisationen följer linjeansvaret. Regionservice mest betydande miljöaspekter inom certifierad verksamhet är identifierade som: Ledningens engagemang Drift och underhåll av befintliga egna fastigheter (el- och energiförbrukning) Upphandling Planering och projektering för om-, till-, och nybyggnation Planering, drift och underhåll av transportflottan Tvättprocessen Region Skånes verksamheter släpper ut växthusgaser i form av koldioxid, svaveldioxid, kväveoxid och partiklar samt tillförsel av marknära ozon. Regionservice verksamheter alstrar utsläpp till vatten från tvättverksamheten och bidrar till försurning och övergödning av mark och vatten. Regionservice medverkar också till förbrukning av ändliga resurser, förbrukar kemikalier och tillför i vissa fall skadliga ämnen i produkter i byggnader samt producerar avfall. Genom Regionservice arbete med planering av fastighetsbeståndet påverkas den bebyggda miljö inkl inomhusmiljön både positivt och negativt till exempel genom bullerminskande åtgärder från ventilationer och trafik. Regionservice arbetar med att minimera den negativa miljöpåverkan genom miljöledningsarbetet och målen i verksamhetsplanen. Samtidigt strävar Regionservice efter en positiv miljöpåverkan där förvaltningen har möjlighet. Resultatet av detta arbete under 2012 redovisas i Region Skåne Miljöredovisning. Under året har det genomförts extern revision under tolv dagar. Interna revisioner har genomförts under våren och hösten med en total omfattning av cirka tio dagar. Lagbevakningen inom miljöområdet sköts av externa parter. För Affärsområde Skånetvätt och Skånetransport sker bevakningen genom Notisum/Rättsnätet. För Fastighetsförvaltningen sker den med hjälp av Stiftelsen TEM i Lund. Lagefterlevnadskontroller har genomförts i delar av verksamheten, med bara ett fåtal anmärkningar. Inga kända miljöincidenter har rapporterats under året. Ett viktigt mål i miljö och energiarbetet för 2013 är att hela Regionservice ska certifieras enligt ISO 14001. Kommunikation Miljöpolicyn är en viktig del i den interna och externa kommunikationen. Miljöpolicyn används flitigt i Regionservice kontakter med entreprenörer och förhyrare av lokaler. Den finns på intranät och extern hemsida och ledningsgruppen ansvarar för att den är uppdaterad. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 14 (45) Styrande och redovisande dokument som rör miljöarbetet går att hitta på intranätet och till viss del på Regionservice externa hemsida som riktar sig till förvaltningens kunder och leverantörer. Flertalet av avdelningarna tar upp miljöfrågor på sina arbetsplatsträffar eller andra mötesforum samt vid uppdatering av rutiner. Måluppföljning och annan redovisande information görs av respektive berörd chef i ledningsgruppen. Miljöronder är genomförda inom delar av verksamheten för att finna brister och korrigerande åtgärder. Genom delaktighet i ett koncerngemensamt nätverk för miljöfrågor har Regionservice spridit och mottagit kunskap och erfarenheter med andra förvaltningar inom Region Skåne. Deltagande i miljönätverk har även bidragit till erfarenhetsutbyte externt. För att ytterligare påtala Regionservice strävan mot fossilfri uppvärmning har inledande dialoger med fjärrvärmeleverantörer påbörjats. Vid upphandling och kundträffar tas regelmässigt Regionservice miljöarbete upp. Regionservice former för kommunikation av miljöfrågorna bedöms ha varit framgångsrika. Miljöutbildningar De internrevisorer som utbildats under året har även fått utbildning i miljölagstiftning och dess tillämpning inom Regionservice. Förändringar som påverkar jämförbarheten med tidigare år Underlag avseende miljöredovisningen inkommer senare från Regionservice underleverantörer och finns därför inte med i årsredovisningen. Dessa delar, och helheten i övrigt för Regionservice miljöarbete, kan läsas i Region Skånes Miljöredovisning. Miljöpolicy och miljömål Regionservice miljöpolicy är än så länge uppdelad för fastighetsförvaltningen och Skånetvätt och Skånetransport. Arbete pågår att skapa en gemensam policy för Regionservice som då även kan omfatta GSF och Försörjningen. Dagens policys är idag tillämpliga för sina respektive affärsområden, men formuleringarna behöver finslipas för att bli allmängiltiga för hela Regionservice. Minst en gång per år granskas dessa policys, för att kunna vara fortsatt tillämpliga, i samband med ledningens genomgång. Miljömålen som inte ingår i övrig verksamhetsbeskrivning och dess måluppfyllelse beskrivs i Region Skånes Miljöredovisning. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 15 (45) 2.4 Måltider Utifrån visionen Matlandet Skåne beslutades 2011-05-12 att produktionskök på sjukhusområdet i Trelleborg ska drivas som ett pilotprojekt för att komma närmare matvisionen. I pilotprojektet beslutades medelstilldelning för nybyggnation av produktionskök på sjukhusområdet i Trelleborg 2012-05-10. Efter beslutet bedömde styrgruppen för projektet att ett ännu bättre förslag på köksbyggnad kan byggas i en nybyggnation på annan plats inom sjukhusområdet. Det nya förslaget blev klart i slutet på 2012 och nya kostnadsberäkningar pågår för att se om projektet håller sig inom beslutad investering. Livsmedelsakademin har under året bland annat studerat hur måltidshanteringen fungerar på avdelningarna på sjukhusområdet i Trelleborg för att tillsammans med Lasarettet Trelleborg och Regionservice utveckla framtida måltidsupplevelse. Visionen Matlandet Skåne anger att Skåne ska vara Norra Europas ledande matregion 2025. Från visionen har fyra övergripande mål identifierats: 1. Patientens behov och önskemål 2. Hållbar resursanvändning 3. Lagad mat från grunden 4. Effektiv logistik Under 2012 har Regionservice tillsammans med Livsmedelsakademin identifierat vilka nyckelfaktorer och utformning av leveransen som behövs för att patientmåltiden ska uppnå visionen Matlandet Skåne. Utifrån nyckelfaktorerna och leveranskedjan har under hösten ett förslag utarbetats till en regiongemensam standard för patientmåltider i Region Skåne. Standarden ska efter beslut utgöra ett styrande dokument vid planering och drift av produktionskök, mottagningskök på vårdavdelningar och godsmottagningar på sjukhusområden. Standarden skall ligga till grund för de åtgärder som krävs för att sjukhusområdena i Malmö, Lund, Landskrona och Orup skall få patientmåltider när Medirestavtalet upphör 2014-08-31. 2.5 Rekryteringscenter Rekryteringscentrum har under sitt första år i drift implementerat en ny rekryteringsprocess och ett nytt rekryteringsverktyg, Offentliga Jobb. Rekryteringscentrum har också skapat och infört rutiner och ledtider för processen samt implementerat en digitaliserad LUS-process*. Medarbetarna upplevde det som positivt att få vara med att starta en ny rekryteringsverksamhet och det var med stort engagemang, höga förväntningar och ambitioner verksamheten startade upp. Under året har det inkommit cirka 2 800 ordinarie rekryteringsuppdrag. Av de inkomna uppdragen är ca 3 % hela processer och drygt 2,5 % har avbrutits. Av de inkomna uppdragen har ca 200 varit LUS-uppdrag, 120 av dem AT-uppdrag** och 20 uppdrag inom PTP***. Dessutom har Rekryteringscentrum publicerat knappt 300 annonser i extern media. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 16 (45) * Sakkunnigprövning vid tillsättning av specialistkompetenta läkare vid SUS ** Allmäntjänstgöring AT att utbilda självständiga kliniska läkare som har fått guidning fram till sin framtida specialitet. *** Förkortningen PTP står för "Praktisk Tjänstgöring för Psykologer". Tabell: Basrekryteringar per förvaltning, antal. Basrekryteringar Antal 700 650 600 550 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Helsingborgs Lasarett Centralsjukhuset Kristianstad Lasarettet i Ystad Folktandvården Skåne Lasarettet i Landskrona Habilitering och hjälpmedel Skånes Universitetssjukhus Lasarettet Trelleborg Hässleholms Sjukhusorganisation Labmedicin Skåne Primärvården Skåne Psykiatri Skåne Ängelholms sjukhus Skånetrafiken Regionservice Regionstyrelsen/Koncernkontoret Kultur Bolagen Pat.nämnd Under 2012 har Rekryteringscentrum fått kunskap om Region Skånes komplexa organisation och alla dess yrkeskategorier. På så vis står Regionservice starkt rustade för kommande år och fortsätter att utveckla Regionservice styrkor att: Rekryteringscentrum erbjuder en bra service med bra återkoppling. Rekryteringscentrum upplevs som ett professionellt stöd. Rekryterarna är snabba och effektiva. 2.6 HR-fönster 2012 har varit ett år präglat av införande av etapp 1 och 2 i HR-fönstret och samtidig drift i Prima. Detta har inneburit en stor förändring för GSF/Löneservice kunder. Löneservice har gått från personlig service till support utan direkt personlig kontakt, vilket har upplevts som svårt för kunderna. Trots detta är en av de största vinsterna med HR-fönstret att medarbetare registrerar i självservice vilket ökar förutsättningarna för att rätt lön går ut i rätt tid, dock under förutsättning att chefer beviljar i tid. Medarbetare inom Löneservice har haft en stor arbetsbelastning under 2012 utifrån att två personalsystem skall upprätthållas under en lång period, med svårigheter att säkerställa bra kompetens i båda systemen. Bemanningen har också påverkats av att systemuppsättningen i HR-fönstret, inte varit helt optimal vilket har medfört en mängd tillfälliga lösningar och mycket manuellt arbete som påverkat både kund och medarbetare. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 17 (45) Under 2012 har Löneservice fått en helt ny roll och ett helt förändrat arbetssätt. Med tanke på denna stora förändringsresa för både medarbetare och kund kommer det att bli ett intensivt kommande år. Löneservice är rustade inför framtiden men än mer värdefullt blir utvecklingen av supportfunktionen och möjligheterna till större inverkan på aktuella systemlösningar. 2.7 Beställningar Ekonomiservice har under 2012 fokuserat på att processen och dess flöde skall bli mer optimalt. Utifrån detta har ett ambitiöst arbete lagts ned på att arbeta med att beställarna inom Region Skåne. Detta arbete har sammantagit inneburit en förbättring för Regionservice kunder/förvaltningarna med färre antal felaktiga fakturor och mindre fakturapåminnelser. Tabell: Skillnaden i för sent betalda fakturor (fakturor betalda senare än 6 dagar från förfallodagen), %. 2012 2011 Skillnad För sent betalda fakturor i % för Region Skåne 7,00 % 10,35 % -3,35 % Med hänsyn tagen till beställningsportalen så kan det inte konstateras några större volymförändringar. Tabell: Skillnaden i antalet leverantörsfakturor för Region Skåne, antal fakturor. Fakturatyp 2012 2011 Skannade fakturor 432 194 441 300 Order- elektroniska självfakturor 262 313 256 259 Interna fakturor 58 489 50 722 Summa 755 996 748 281 2.8 Försörjningen Sett ur ett verksamhetsperspektiv har Försörjningen under 2012 för första gången i Region Skåne varit helt samlad och konsoliderad under en gemensam förvaltning, Regionservice. Försörjningen omfattar en ganska bred blandning av olika tjänster som dagligen och i vissa delar dygnet runt, svarar för leveranser till företrädesvis Hälso- och sjukvården i Region Skåne. De mer omfattande delarna av Försörjningens leveranser under 2012 framgår av nedanstående: Lokalvård 300 Mkr Vaktmästeri, sjukhusen 265 Mkr Kost 265 Mkr Övrigt* 80 Mkr * avser bevakning, inredning, overhead, FM-paket Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 18 (45) Komplettering av de underlag som låg till grund för Regionservice övertagande av ansvaret för försörjningsverksamheten har ägt rum under året. Resultatet av kompletteringarna berör främst de ekonomiska mellanhavandena mellan respektive förvaltning och Regionservice. Under 2012 har verksamheten som hittills varit helt orienterad efter den ort som den bedrivets vid. Med hjälp av ett processorienterat arbetssätt stöpts detta om i en helt ny processorganisation med chefer i nya linjeroller. Chefernas uppgift under 2013 blir att tydligare svara för att leveranserna till kund i grunden blir så likartade som möjligt. Utifrån ny processorienterad organisation har en rad utvecklingsarbeten startats upp, samt en rad skarpa förändringar ägt rum. Lokalvård Översyn har skett av den regiongemensamma städstandarden som syftar till ytterligare klarläggande vad gäller utförandet av städningen samt gällande hygienkrav i städningen. Genomförandet av upphandlingar som på årsbasis kommer att innebär sänkta kostnader för Region Skåne på ca 16 Mkr. Vaktmästeri Översyn av arbetssätt vilket bland annat lett till ett nytt sätt att hantera hela Akut- och infektionsbyggnaden på sjukhusområdet i Malmö där såväl ekonomisom arbetsmiljöfördelar vunnits. Måltider Ett omfattande översynsarbete har gjorts som syftar till att nå målen i visionen Matlandet Skåne och som vidare ligger till grund för nytt produktionskök i Trelleborg samt nytt produktionskök i Landskrona. Uppgiften för en extern entreprenör i Landskrona-köket blir att måltidsförsörja sjukhusområdena i Landskrona, Lund och Malmö. Övrigt Ytterligare FM-paket har kunnat implementerats. Målsättningen med vidtagna förändringar är att samtliga försörjningsleveranser ska upplevas som mer effektiva ur ett medarbetar-, ekonomi- och kundperspektiv. Parallellt med översynsarbetet och de förändringar som ägt rum har Försörjningsverksamheten klarat av att tillhandahålla leveranser vid samtliga aktuella orter. Dock har inte förväntat resultatkrav + 60 Mkr för Försörjningen kunnat nås, däremot har intäkterna från kund i princip räckt till för att täcka kostnaderna. De bakomliggande skälen till att resultatkravet inte nåtts förklaras dels av ovanstående arbete med översyn av organisation, dels av alla de oklarheter som funnits vad gäller ersättningen från sjukvården för tillhandahållna tjänster. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 19 (45) 2.9 Benchmarking Region Skåne är medlemmar i Best Service, ett nätverk mellan Sveriges landsting avseende FM-verksamhet. Best servicenätverket genomför för andra året en nationell benchmarking av servicetjänster. Metodiken i programmet bygger på metod som utvecklats under drygt 10 år i benchmarkingprogram för kontors- och arbetsplatstjänster och är spridd över samtliga länder i Norden. Förutom landstingsbenchmarkingen har arbetsplatspaketet på Dockplatsen i Malmö benchmarkats för första gången. Kost och lokalvårdsprocessen i Helsingborg har ingått i en nordisk benchmarking i syfte att i en pilot pröva och värdera möjligheterna till en framtida nordisk jämförelse av servicetjänster. Landstingsbenchmarking I programmet deltog 44 sjukhus från 17 landsting. I programmet mäter man och tar fram nyckeltal för olika kostnader, servicenivå och hur nöjda brukarna är med tjänsten (NBI). Hela processen d v s både vård- och servicepersonalens insats i processen mäts. Landstingsbenchmarkingprogrammet har under2012 mätt sex processer: Lokalvård Patientkost Materialförsörjning Fastighetsdrift (Ny 2012) Patienttransporter (Ny 2012) Textilhantering (Ny 2012) Lokalvård Tjänsten innefattar daglig lokalvård för samtliga inomhusutrymmen samt den utrustning och det förbrukningsmaterial som nyttjas. Även periodiska aktiviteter såsom fönsterputsning, golvvård samt storstädning ingår. Patientkost Patientkost innefattar patientens hela matintag, d v s huvudmål och mellanmål. Processen innefattar planering, inköp, tillagning, portionering, distribution, dukning och servering på avdelning av nämnda måltider och oavsett om dessa aktiviteter utförs av servicepersonal eller av vårdpersonal. Även efterarbete ingår. Materialförsörjning för förbrukningsvaror och textilier Materialförsörjningsprocessen för förbrukningsvaror inkluderar beställning, mottagning, transport, uppackning på avdelnings förråd samt återhämtning av returemballage och vagnar, oavsett om dessa aktiviteter utförs av servicepersonal eller av vårdpersonal. Fastighetsdrift Tjänsten innefattar kostnader för samtliga byggnader inom sjukhussiten som rör planerat underhåll, felavhjälpande underhåll samt tillsyn och skötsel. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 20 (45) Patienttransporter Patienttransporter inkluderar liggande, sittande och gångtransporter mellan avdelningar/mottagningar mellan hus/ mellan byggnader inom sjukhussiten. Textilhantering Tjänsten innefattar tvätt och hanteringen av textilier i form av patient personal och operationstextilier samt bad och bäddtextilier. Från det att den använda textilien läggs på uppsamlingsplats för vidare hantering till det att rena textilier finns att hämta på upphämtningsställe. Resultat Region Skåne placerar sig nära medel bland deltagande sjukhus och processer i programmet. För de tre processerna som mäts för andra året, har rankingen mellan 2011 års mätning och 2012 klart förbättrats i jämförelse med andra sjukhus i landet. I år återfinns t ex fyra av processerna bland top 3. De deltagande enheterna -processerna uppvisar precis som förra året en stor spridning i bestpractice-rankingen inom samtliga sex processer vilket tyder på splittrad leveransmodell. Region Skåne har i fyra av sex processer högre servicenivåer än resten av landet, (framförallt inom lokalvård och materialförsörjning). Brukarnöjdheten varierar starkt mellan orterna och processerna. Sammanfattningsvis visar den genomförda Landstingsbenchmarkingen att Region Skåne: Som helhet har en betydande besparingspotential i att se över serviceleveransen. Har hög servicenivå samt en brukarnöjdhet som ligger i nivå med eller något lägre än medianen i Sverige. Behöver standardisera de olika processerna samtidigt som det finns behov av att anpassa servicenivån till de olika brukarnas behov. Behöver förtydliga rollfördelningen mellan vård och servicepersonal i olika leveranslösningar i Region Skåne. Avsikten är att årligen lägga till nya processer för att i framtiden mäta hela FM-området. Resultatet finns i sin helhet finns samlat och utgör underlag för det interna förbättringsarbetet inom Regionservice. Arbetsplatsbenchmarking - Dockplatsen 26 i Malmö Region Skåne har för första gången benchmarkat delar av arbetsplatstjänsterna på Dockplatsen. Benchmarkingen är nationell och genomförs tillsammans med 18 företag från både privat och offentlig regi. I programmet jämförs även resultatet mellan de nordiska grannarna där ett liknande program genomförs. Programmet följer i stort samma upplägg som landstingsbenchmarkingen, den stora skillnaden är i processdefinitionerna. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 21 (45) I år har Regionservice deltagit i: Reception Kontorsmaterial Konferensservice Utskrift som tjänst Kaffetjänst Lokalvård Resultat Sammantaget visar benchmarkingen att arbetsplatspaketet på Dockplatsen står sig bra i nationell jämförelse. Dockplatsen blev Best Practice i tre av sex deltagande processer, och median i två processer. Avsikten är att årligen lägga till nya processer för att i framtiden mäta hela FM-området. Resultatet finns i sin helhet finns samlat och utgör underlag för det interna förbättringsarbetet inom Regionservice och arbetsplatskoncept i synnerhet. Capgemini benchmarking ekonomiområdet Region Skåne har varit en av sex deltagare som deltagit i CapGeminis benchmarking inom ekonomiområdet. Benchmarkingen jämför en organisations ekonomiprocesser med andra jämförbara organisationer i samma, eller i en annan bransch. I årets benchmarking på ekonomiområdet deltog endast offentliga aktörer. Aktuell benchmarking enligt nedanstående processer sågs som en del i Region Skånes processutvecklingsarbete: Rapportering Redovisning Leverantörsreskontra Kundreskontra. Resultat Sammantaget visar benchmarkingen att GSF står sig bra i denna jämförelse. Resultatet finns i sin helhet samlat och utgör underlag för det interna förbättringsarbetet inom GSF samt den redan genomförda utvecklingen av de standardiserade processerna inom Kompetenscentrum Ekonomi. Fortsatt benchmarking diskuteras unikt med Östergötlands läns landsting och Uppsala läns landsting. 2.10 Hyresmodellen En ny modell för fördelning av hyreskostnader har tagits fram på uppdrag från koncernledningen i Region Skåne. En projektgrupp bestående av representanter från förvaltningar, koncernledning och Regionservice redovisade i april 2011 ett modellförslag som nu införts i hela Region Skåne i januari 2013. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 22 (45) Modellförslaget innebär inte bara ett nytt sätt att fördela kostnader, utan också ett nytt arbetssätt. En del av detta är förändrad ansvarsfördelning mellan hyresgäst och hyresvärd. En annan del är att arbetet genomsyras av samarbete och dialog mellan hyresgäst och hyresvärd och att transparens avseende underlag eftersträvas. Syftet med ny modell är att hitta en kostnadsfördelning som är transparent och upplevs som förutsägbar och enkel att förstå. En hyresfördelning som bättre harmonierar med ersättningsmodellen för hälso- och sjukvård ökar förutsättningarna för att hyresfördelningen upplevs som rättvisande. Det ska också finnas incitament till ekonomiskt ansvarstagande för investeringar och effektivt nyttjande av lokaler. Arbetet med att ta fram en ny modell för fördelning av hyreskostnader har inneburit implementering av nya grundprinciper. Bland annat har Regionservice roll mot förvaltningar/ hyresgäster tydliggjorts genom att Regionservice nu har ansvar för all lokalförsörjning i Region Skåne och är hyresvärd för samtliga ägda och inhyrda lokaler. Det innebär således att förvaltningar eller motsvarande inte äger rätt att teckna hyreskontrakt med fastighetsägare utan i stället tecknar andrahandshyreskontrakt med Regionservice. Beräkningar av kvadratmeter kommer inte längre ske i Bruttoarea (BTA) utan i Bruksarea (BRA) vilket innebär att kvadratmeterangivelser i tidigare kontrakt inte är direkt jämförbara med nuvarande. Hyreskostnaden kommer att fördelas som kallhyra det vill säga exklusive kostnader för media. Fördelning av hyreskostnad sker enligt två principer, en för icke konkurrensutsatt verksamhet och en för konkurrensutsatt verksamhet. Hyresfördelningen för den icke konkurrensutsatta verksamheten sker enligt principen hyran som tjänst och lika hyra för lika typ av lokal. Detta innebär att hyran debiteras utifrån information på rumsnivå. Detta görs med hjälp av koefficienter som beskriver rummet utifrån komplexitet (efter rumsfunktionskod) och funktionalitet (efter fastighetens ålder eller värdeår). En förutsättning för hyresfördelning enligt denna modell är att samtliga ritningar är inlästa i fastighetsdatabasen Landlord på rumsnivå och att denna information görs tillgänglig för hyresgäster och hyresvärd. Ett fortsatt arbete med att kvalitetssäkring och utveckling av hyresfördelningsmodellen kommer ske under 2013 och framöver. 2.11 Drift- och leveranssäkerhet Driftsäkerhet fastigheter Driftsäkerheten har varit tillfredsställande i Region Skånes fastigheter under 2012 med undantag för nedanstående allvarliga störningar i fastigheternas tekniska försörjningssystem. Regionservice samt sjukvården har utfört händelseanalyser för inträffade driftstörningar och arbeten är påbörjade med förbättringsåtgärder. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 23 (45) Följande allvarliga störningar har inträffat: Sjukhusområdet i Hässleholm Ett planerat reservkraftprov 2012-09-25 fick avbrytas p g a synkroniseringsproblem. Det avbrutna provet ledde till att brytare inom elanläggningen inte återställds korrekt, vilket i sin tur orsakade att reläskydd utlöste pga överlast och orsakade elbortfall 2012-10-01. Sjukhuset var helt utan elförsörjning i drygt 4 timmar. Elbortfallet ledde till stora störningar för sjukhusverksamheten samt komplikationer för patienter. Sjukhusområdet i Lund Söndagen den 12 augusti gick det gaslarm på SUS Lund på grund av högt tryck i centralgasanläggningen för medicinsk luft. Måndagen den 13 augusti gick det åter igen gaslarm på grund av högt tryck i centralgasanläggningen. Åter igen gjordes omkopplingar av medicinteknisk utrustning. Inte heller vid detta tillbud har någon patientskada kunnat identifieras dock förekom det patientpåverkan. Ett regulatorhaveri i kompressoranläggningen i byggnad 52 är den bakomliggande orsaken till gaslarmet. Den trasiga regulatorn orsakade att trycket ut från kompressoranläggningen översteg gränsvärdena för larminställningen vilket resulterade i gaslarm i tryckvakterna ute i verksamheten. När försök till omstart av kompressorerna gjordes under söndag kvällen och måndag morgon steg trycket åter igen vilket resulterade i nya larm i tryckvakterna. Det finns i dagsläget ingen säkerställd orsak till regulatorhaveriet. Leveranssäkerhet Skåneteknik Skåneteknik har under 2012 haft på uppdrag att ansvarat för fastighetsdrift och verksamhetsanknutna tjänster på 950 000 m². Uppdraget har inneburit hantering av 78 450 st insatser.av dessa är direkt felavhjälpande underhåll 20 800st. Registrerade avvikelser under året var 35 st. Leveranssäkerhet Skånetvätt Med leveranssäkerhet (leveransgrad) inom Skånetvätt avses antalet levererade artiklar i förhållande till antalet beställda artiklar, i rätt tid (exklusive kompletteringsleveranser). Skånetvätt höjde målet för leveransgraden från lägst 93 % till lägst 98 %. Utfallet blev 93,1 %. En mindre omorganisation har fallit väl ut och tillsammans med olika åtgärder t ex att tid från beställning till leverans minskades från 48 timmar till 24 timmar, ökade inköp av nya textilier har gjort att leveransgranden stabiliserat sig runt drygt 98 %. En satsning på kommunikationen med kunderna har genomförts. Ett kundregister med kontaktpersoner på sjukvårdsavdelningarna byggs upp. Besök har gjorts på sjukhusen där personal som hanterar textilier och tvätt har bjudits in i syfte att informera och fånga upp synpunkter. Antalet studiebesök vid Skånetvätt har som följd av detta ökat vilket sammantaget bidragit till en ökad systemförståelse. Klagomål från kunder har som följd av detta och den ökade leveransgraden sjunkit markant. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden

Datum 2013-02-08 24 (45) Leveranssäkerhet Skånetransport Leveranssäkerheten för Skånetransport mäts i antal avvikelser avseende tidhållning och leveranssäkerhet gällande bokade bilar i bilpoolen. Leveranssäkerheten har varit mycket god under 2012. Det har inkommit totalt 37 avvikelser. Skånetransport har cirka 950 leveranspunkter per dag och totalt har endast 31 avvikelser inkommit gällande åkeri delen. Skånetransport har cirka 150 bilpoolsuthyrningar per dag och totalt har endast 7 avvikelser gällande bilpoolen inkommit. Antalet avvikelser under 2012 har minskat jämfört med föregående år vilket Regionservice tolkar som förbättringsåtgärderna som sattes in under föregående år har haft effekt. För att garantera fullgod leverans till Skånetransports kunder så nyttjas externa underleverantörer inom både områdena Åkeri och Bilpool vid tillfällen då orderingången är högre än normalt. Leveranssäkerhet afförsområde Försörjning Dagligen sker 1000-tals leveranser från Försörjningens sida till kund inom företrädesvis Hälso- och sjukvården. Smärre avvikelser är helt ofrånkomliga, exempelvis; något utrymme blir inte städat på det vis som det borde bli, någon postförsändelse levereras inte på det vis som överenskommet etc. Dock kan konstateras att de mindre incidenter som inträffat har varit av enskild karaktär. Några systemfel har inte identifierats under 2012, dock gäller att varje mindre incident tas omhand för att klarlägga om det finns fel i rutinen för leverans eller om det är ett rent förbiseende som skett vilket i så fall omedelbart korrigerats och därefter kommunicerats med aktuell kund. Leveranssäkerhet GSF GSF säkerställer sin del i Regionservice totala leverans genom kontinuerliga operativa och taktiska kundmöten. Dessa möten är formaliserade och följer en fastställd unik agenda. Dessutom sker, om någon kund bedriver ett aktivt förändringsarbete eller liknande som kräver utökat stöd av GSF, kontinuerliga möten för att än mer säkerställa GSF leverans. 2.12 Fastighetsförsäljning ger ökande andel externa förhyrningar Enligt uppdrag så har Regionservice tagit fram ett tekniskt underlag inkl hyreskontrakt för försäljning av totalt 34 fastigheter till det totala bokförda värdet 130 Mkr. Fastigheterna inrymmer mestadels vårdcentraler och tandvårdskliniker men även lokaler till icke konkurrensutsatta verksamheter t ex Labmedicin Skåne, Psykiatri Skåne och Habilitering och Hjälpmedel. Mäklare är utsedd och av de 34 fastigheterna kommer 27 st preliminärt att säljas som ett paket. Övriga fastigheter säljs objektsvis. Försäljningsprospekt för fastigheterna är i det närmaste klart och marknaden kommer att kunna avge s.k. indikativa anbud under våren 2013 varefter kontraktsskrivning kan ske under andra kvartalet. Region Skåne Fastighets- och servicenämnden