Handledning för drift och underhåll av länsstyrelsernas ledningsplatser

Handledning för drift och underhåll av länsstyrelsernas ledningsplatser

Handledning för drift och underhåll av länsstyrelsernas ledningsplatser 1

Titel: Handledning för drift och underhåll av länsstyrelsernas ledningsplatser Utgiven av Krisberedskapsmyndigheten (KBM) Omslagsillustration: Infodata Grafisk form: West Studios AB Upplaga: 200 exemplar ISBN: 91-85053-26-0 KBM:s dnr: 0588/2002 Tryck: West Studios AB, Stockholm, November, 2003 Skriften kan erhållas kostnadsfritt från Krisberedskapsmyndigheten, materielförvaltning E-post: bestallning@krisberedskapsmyndigheten.se Skriften kan laddas ned från Krisberedskapsmyndighetens hemsida www.krisberedskapsmyndigheten.se 2

FÖRORD På regeringens uppdrag har ett omfattande investeringsprogram genomförts för att höja ledningsförmågan för regionala myndigheter. Uppdraget har bland annat inneburit att särskilda ledningsplatser har färdigställts vid samtliga länsstyrelser. Etableringen av dessa ledningsplatser har genomförts i samverkan med Statens räddningsverk (SRV), Försvarsmakten (FM) och berörda länsstyrelser. Denna handledning innehåller råd för driften och underhållet av dessa ledningsplatser. I dokumentet beskrivs berörda aktörers roller, uppgifter och ansvar samt Krisberedskapsmyndighetens (KBM) riktlinjer och rutiner för förebyggande och avhjälpande underhåll under såväl ordinarie verksamhet som vid fredskriser och under höjd beredskap. Dokumentet riktar sig till de chefer och handläggare vid KBM och länsstyrelserna som har ansvaret för drift och underhåll av ledningsplatserna. 3

Innehåll 1. Inledning...5 1.1 Syfte...5 1.2 Mål...5 1.3 Avgränsning...5 1.4 Definitioner...5 2. Materielomfattning...9 2.1 Ledningsplatsen...9 2.2 Sambands och informationssystem...10 2.3 Nätanslutningar...10 2.4 Inventarier...10 3 Inriktning och ansvar för drift och underhåll av LLP... 11 3.1 Övergripande inriktning... 11 3.2 Ägarens ansvar... 11 3.3 Systemägarens ansvar... 12 3.4 Brukarens ansvar... 12 3.5 Externa resurser... 12 4. Realisering av drift och underhåll... 13 4.1 Uppgiftsfördelning... 13 4.2 Drift och underhållssystem...14 4.3 Teknisk dokumentation...16 4.4 Driftdatadokumentation...16 4.5 Avtal... 17 4.6 Förebyggande underhåll...18 4.7 Avhjälpande underhåll...18 4.8 Larm & Övervakning...19 4.9 Uppföljning...19 4.10 Materielhantering... 21 5. Underhållsbesök...22 5.1 Inledning...22 5.2 Syfte...22 5.3 Mål...22 5.4 Ansvar...22 5.5 Genomförande...22 5.6 Rapportering...23 6. Samordnat funktionsprov... 24 6.1 Inledning... 24 6.2 Syfte... 24 6.3 Mål... 24 6.4 Ansvar... 24 6.5 Förberedelser... 25 6.6 Genomförande... 25 6.7 Rapportering... 25 6.8 Tekniska prov... 25 7. Krav på förebyggande underhåll (FU)... 28 8. Förkortningar... 31 4

1. Inledning 1.1 Syfte Denna handledning syftar till att redovisa: Principer för drift och underhåll av ledningsplatser vid länsstyrelser Berörda aktörers uppgifter, ansvar och befogenheter Inriktningar/anvisningar för länsstyrelsernas medverkan vid drift och underhåll av ledningsplatsen Krav på förebyggande underhåll av ledningsplatsen Principer och ansvar för underhållsbesök samt Principer och ansvar för samordnade funktionsprov. 1.2 Mål Målet för all underhållsverksamhet är att förebygga att av fel och störningar uppkommer samt att identifiera avvikelser på systemfunktion och systemens tillstånd så att ställda operativa krav ständigt kan upprätthållas. De operativa kraven är lokalt anpassade och kan av den anledningen variera mellan länsstyrelserna. Underhållsverksamheten bör dessutom vara planlagd och utformad på ett sådant sätt att förändrade operativa krav, underhållsmodifieringar och teknikanpassningar kan genomföras i befintlig underhållsverksamhet utan omfattande förändringar i övrigt. 1.3 Avgränsning Handledningen behandlar den verksamhet som bör bedrivas för att vidmakthålla befintliga tekniska installationer och teknisk dokumentation inklusive igångsättningsåtgärder utifrån gällande operativa krav för krishantering i fred och under höjd beredskap. Handledningen reglerar även principer för hur behov av underhållsmodifieringar och teknikanpassningar utgående från förändrade operativa krav eller teknikutveckling bör inhämtas och eller anmälas. Övriga delar som ingår i underhållsverksamheten såsom anskaffning, beredning och genomförande av teknikanpassningar och underhållsmodifieringar samt avveckling behandlas inte i handledningen. 1.4 Definitioner 1.4.1 Platser I detta dokument används regional ledningsplats (RLP) som ett samlingsbegrepp för de lokaler varifrån länsstyrelse utövar sin ordinarie verksamhet och ledning i fred, under fredskriser och vid höjd beredskap. Vid RLP har ett särskilt (skyddat) ledningsutrymme iordningställts. Detta utrymme benämns länsstyrelsens ledningsplats (LLP), se bild 1 nedan. 5

RLP LLP Bild 1. RLP & LLP 1.4.2 Roller I handledningen används begreppen ägare, systemägare och brukare med följande innebörd. Ägare Begreppet ägare används för det förvaltningsansvar som KBM har för de byggnadsåtgärder och fasta tekniska installationer som genomförts i samband med etableringen av LLP. Omfattningen av detta förvaltningsansvar utgår från följande principer. Alternativ 1 Vid de LLP som är utformade som en friliggande byggnad under jord i anslutning till en befintlig byggnad där länsstyrelsen utövar ordinarie verksamhet har KBM förvaltningsansvaret för: den friliggande byggnaden med tillhörande försörjningssystem i byggnaden fast installerade gemensamma tekniska resurser samt antennbärare inklusive kanalisation och kablar. Avtalsvillkor mellan fastighetsägaren och KBM för att nyttja en del av fastigheten för en LLP regleras i arrendekontrakt. 6

Alternativ 2 Vid de länsstyrelser där LLP är etablerad genom att ett särskilt utrymme (ett antal rum) är avdelat i den byggnad som förhyrs av länsstyrelsen för sin ordinarie verksamhet omfattar förvaltningsansvaret: de försörjningssystem som installerats för LLP:s behov de fast installerade gemensamma tekniska resurser som installerats för LLP:s behov samt antennbärare inklusive kanalisation och kablar. Avtalsvillkor mellan fastighetsägaren och KBM för att nyttja en del av länsstyrelsens ordinarie fastighet som LLP regleras genom hyreskontrakt. Indelning och benämningar för installerade system och funktioner samt inventarier och övrig teknisk utrustning vid LLP framgår av avsnitt 2 i denna handledning. Systemägare Begreppet systemägare används för det ansvar som åvilar den myndighet eller annan juridisk person som äger och förvaltar ett Sambands- och informations-system och/eller Nätanslutning som helt eller delvis finns installerade och driftsatta i LLP. För att möta de krav som länsstyrelserna har ställt i samband med nyttjande av LLP vid krishantering i fred och under höjd beredskap finns det ett behov av att ett flertal Sambands- och informationssystem och/eller Nätanslutningar finns installerade i LLP. Systemägare till de nu befintliga Sambands- och informationssystem och Nätanslutningar i LLP är KBM, Länsstyrelsen, Statens räddningsverk, Försvarsmakten och externa leverantörer av IT-tjänster (nätoperatörer). Indelning av Sambands- och informationssystem och Nätanslutningar framgår av avsnitt 2. Brukare Begreppet brukare används för länsstyrelsen i dess egenskap av nyttjanderättshavare till LLP. Ledningsplatserna är anordnade för att länsstyrelserna bör kunna nyttja dem för ledningsverksamhet vid fredskriser och under höjd beredskap. Ledningsplatserna är individuellt anpassade och utrustade för att motsvara de behov och krav som respektive länsstyrelse har ställt för att kunna utöva ledningsverksamhet. Regler för ansvar och befogenheter vid nyttjande av ledningsplatsen och teknisk utrustning är reglerade i avtal mellan KBM och länsstyrelsen. 1.4.3 Skeden Vidmakthållandefasen omfattar den verksamhet som bör bedrivas efter att en installation med tillhörande underhållssystem har etablerats, godkänts och överlämnats för drift och förvaltning. Fasen varar till dess att materielen avvecklas. Drift och underhåll av LLP kan indelas i olika skeden. En övergripande indelning är underhållsverksamhet under normala 7

fredsförhållanden respektive när LLP nyttjas för sitt ändamål vid krishantering i fred och under höjd beredskap. Dessa övergripande skeden kan sedan brytas ner i drift- respektive underhållsåtgärder enligt bild 2. Underhåll Drift FU AU Uh-mod Tekn. driftåtg. Adm. driftåtg. Bild 2. Indelning av drift och underhåll. FU = Förebyggande underhåll AU = Avhjälpande underhåll Uh-mod = Underhållsmodifiering Tekn. driftåtg. = Tekniska driftåtgärder Adm. driftåtg. = Administrativa driftåtgärder 8

2. Materielomfattning Etablering av en LLP är en komplex och omfattande verksamhet. Verksamheten omfattar både byggnads- och teletekniska åtgärder. Dessa åtgärder kan antingen vara nyetablering av byggnader och teknik eller hyra av lokaler och nyttjanderätt till teknisk utrustning och tjänster. Det totala behovet av åtgärder som krävs för att etablera en LLP kan indelas i fyra huvudgrupper. Nedanstående redovisning av indelning och benämning används även för att definiera system, funktioner och materiel vid den fortsatta underhållsverksamheten för att vidmakthålla och utveckla LLP. Följande huvudgrupper finns: 1. Installationer m.m. för att anordna ett särskilt avdelat och skyddat utrymme med tillhörande försörjningssystem och gemensamma fasta teleinstallationer. Sammantaget används begreppet ledningsplatsen för denna huvudgrupp. En övergripande beskrivning av vad som hänförs till denna huvudgrupp finns i avsnitt 2.1. 2. Teletekniska installationer. Omfattningen av dessa installationer är lokalt anpassade med utgångspunkt från respektive länsstyrelses krav på ledningsförmåga vid utövande av krishantering i fred och under höjd beredskap från LLP. Delar av dessa installationer kan vara integrerade med tekniska installationer för länsstyrelsernas totala behov. Sammantaget används begreppet sambands- och informationssystem för denna huvudgrupp. En övergripande beskrivning av vad som hänförs till denna huvudgrupp finns i avsnitt 2.2. En detaljerad förteckning över gjorda installationer och systemägare finns i den lokala tekniska dokumentationen för respektive ledningsplats. 3. Anslutningar till externa kommunikationsnät. Behovet av dessa resurser tillgodoses i huvudsak genom att externa nätoperatörer tillhandahåller dessa tjänster. Omfattning och villkor för anslutningarna regleras som regel via avtal med berörda operatörer. Sammantaget används begreppet nätanslutningar för denna huvudgrupp. En övergripande beskrivning av vad som hänförs till denna huvudgrupp finns i avsnitt 2.3. 4. Inventarier och kontorsutrustning som behövs vid utövande av krishantering i fred och under höjd beredskap från LLP. Mängden inventarier och kontorsutrustning har anpassats till vad som behövs vid respektive LLP. Sammantaget används begreppet Inventarier för denna huvudgrupp. En övergripande beskrivning av vad som hänförs till denna huvudgrupp finns i avsnitt 2.4. 2.1 Ledningsplatsen Till denna huvudgrupp hänförs: Antingen en under jord friliggande byggnad i anslutning till ordinarie lokaler för länsstyrelsen eller ett utrymme (ett antal rum) som förhyrs i befintlig byggnad Antennbärare inklusive kanalisation och kablar Distributionsnät för tele, data, radio, rundradio och TV Intagsplåt och utrustning för EMP-skydd Utrustning för gas- och stötvågs- skydd Anordningar för brandskydd Utrustning inklusive distributionsnät för strömförsörjning, avbrottsfri kraft (UPS) och reservkraft 9

Utrustning för VVS (värme, ventilation och sanitet) Utrustning för larm och teknisk övervakning/styrning av tekniska försörjningssystem Belysningsutrustning Externa anslutningspunkter för strömförsörjning och tele- och radiosystem Dokumentation och planer för igångsättning av ledningsplatsen. 2.2 Sambands och informationssystem Till denna huvudgrupp hänförs: Telefonväxelfunktionen i LLP. Investeringen ingår som en del av länsstyrelsens totala telefonilösning Utrustning för mobiltelefonkommunikation, personsökning och MOBITEX Utrustning för radiokommunikation Utrustning för anslutning till Försvarets telenät (FTN) Utrustning för bevakning av markbunden rundradio och TV Utrustning för kryptering av förbindelser, tal, text, bild och data Utrustningar för datoriserat kontorsstöd och databehandling med tillhörande kommunikationskomponenter Telebildutrustning Utrustning för mottagning av radio och TV via satellit Utrustning för larm och teknisk övervakning och styrning av IT-system Högtalaranläggning Dokumentation av system och utrustningar. 2.3 Nätanslutningar Till denna huvudgrupp hänförs: Anslutningar till de publika fasta telenäten (PSTN) Anslutningar till de publika mobiltelefonnäten (PLMN) Anslutning till FTN telefonitjänst ATL Anslutning till FM IP-nät Anslutning till MOBITEX- nätet Dokumentation av aktuella nätanslutningar 2.4 Inventarier Till denna huvudgrupp hänförs: Kontors- och specialmöbler AV-utrustning PA-anläggningar Kopiatorer Destruktörer Faxar Pentryutrustning. 10

3 Inriktning och ansvar för drift och underhåll av LLP 3.1 Övergripande inriktning Driften och underhållsverksamheten vid LLP baseras på följande principer: Driften och underhållsverksamheten vid LLP bör planläggas och genomföras så att såväl överordnade krav som brukarens krav på beredskap, uthållighet och säkerhet kan uppfyllas Driften och underhållslösningen för Sambands- och informationssystem och Nätanslutningar bör samordnas och inarbetas i systemägarnas övriga planläggning Drift och underhåll vid krishantering och höjd beredskap bör ske på samma sätt som i fred Brukaren bör genom avtal eller uppdrag medverka i drift och underhålls-verksamheten Ledningsplatsinstruktion med dokumentation av Ledningsplatsen inklusive igångsättningsåtgärder bör finnas Teknisk dokumentation omfattande dokumentation av Sambands- och informationssystem inklusive Nätanslutningar med tillhörande igångsättningsåtgärder bör finnas Ledningsplatsinstruktioner, teknisk dokumentation, instruktioner och övriga underlag som krävs för att genomföra drift och underhåll inklusive uppstartsåtgärder bör vara tillgängliga och aktuella på ledningsplatser Personella resurser som krävs för drift och underhåll i fred, vid fredskriser och under höjd beredskap bör finnas avdelade Uppföljning av underhållsstatus och administrativa värderingar bör ske genom årliga Underhållsbesök Teknisk status och funktionalitet vid LLP bör provas genom Samordnat funktionsprov Teknisk status bör löpande följas upp och rapporteras Redovisning och ägandemärkning av utrustning på LLP bör ske av ägaren och respektive systemägare. 3.2 Ägarens ansvar Ägaren ansvarar för att: Samordna drift och underhållsverksamheten vid LLP Planlägga och realisera drift och underhåll av de installationer som hänförs till begreppet Ledningsplatsen Tillhandahålla dokumentation och instruktioner som hänförs till huvudgruppen Ledningsplatsen Efter samråd med systemägarna samordna tillgången av teknisk dokumentation och instruktioner för installationer och system som hänförs till huvudgruppen Sambands- och informationssystem samt Nätanslutningar Personella resurser för genomförande och uppföljning av drift och underhåll av Ledningsplatsen finns att tillgå i fred, vid fredskriser och under höjd beredskap Grundutbilda brukarens tekniska personal inför Brukarens ansvar enligt 3.4 Planera, samordna och genomföra årliga Underhållsbesök Planera, samordna och genomföra Samordnat funktionsprov Ge produktionsstöd till brukare och systemägare 11

Ajourhålla arrendeavtal eller hyresavtal med fastighetsägare Ajourhålla drift- och underhållsavtal för Ledningsplatsen Ajourhålla nyttjandeavtal med berörd länsstyrelse I samråd med respektive systemägare utarbeta förslag till underhållsmodifiering. 3.3 Systemägarens ansvar Systemägaren ansvarar, inom eget systemområde, för att: Drift och underhåll planläggs och genomförs så att aktuella krav kan uppfyllas Tillhandahålla teknisk dokumentation, instruktioner för igångsättning, handhavande samt drift och underhåll Personella resurser för ledning, planering, genomförande och uppföljning av drift och underhåll finns i fred samt genom särskilda avtal vid fredskriser och under höjd beredskap I samråd med ägaren och brukaren planlägga drift och underhållsverksamheten I samråd med ägaren och brukaren lämna förslag till underhållsmodifiering. 3.4 Brukarens ansvar Brukaren ansvarar vid LLP för att: Ta initiativ till revidering av instruktioner samt tekniska underlag för drift och underhåll Drift och underhåll genomförs enligt gällande avtal med ägaren Felanmälan sker enligt anvisningar och avtal med ägaren Statusrapportering och loggning sker enligt anvisningar och avtal med ägaren Nödvändig lokalvård planläggs och genomförs. Kostnadsansvaret för denna verksamhet åvilar brukaren Personal i den egna organisationen avdelas för att medverka vid underhållsbesök och samordnat funktionsprov enligt avtal med ägaren Avdela kontaktpersoner för samverkan med ägaren av Ledningsplatsen och externa systemägare Tillträdesskyddet till LLP hålls i drift och hålls á jour Personal avdelas för medverkan vid teknisk utbildning för drift och underhåll av LLP system, funktioner och materiel. 3.5 Externa resurser Externa aktörers åtaganden säkerställs genom avtal. Exempel på externa aktörer är fastighetsägare, nätoperatör samt leverantörer av drift och underhåll. Exempel på tjänster som upphandlas/avtalas med dessa är: Driftövervakning Förebyggande underhåll Avhjälpande underhåll Bemanning eller jourtjänstgöring vid fredskriser och under höjd beredskap Återrapportering av genomförd verksamhet Förslag till underhållsmodifiering. 12

4. Realisering av drift och underhåll Avsnittet behandlar ansvar och uppgifter (se 4.1) för att genomföra underhållsverksamheten för LLP samt ger en beskrivning av vilka aktiviteter som bör genomföras och vilket resultat de skall ge.(se 4.2-4.10). 4.1 Uppgiftsfördelning Sammanfattning av aktiviteter som bör genomföras och vem som bör genomföra dem redovisas i tabell 1. Kryss (x) i ruta innebär ansvar för respektive aktivitet. Tabell 1. Aktivitet Ansvarig Se KBM System Brukare kapitel -ägare Drift & Underhållssystem 4.2 Samordning av drift & underhåll LLP x - Drift- och underhållsplan Ledningsplatsen x - Drift- och underhållsplan Sambandsoch informationssystem 2) x Teknisk dokumentation - Dokumentation av Ledningsplatsen x - Samordning av dokumentation för Sambandsoch informationssystem samt Nätanslutningar x - Dokumentation av Sambands- och informationssystem 2) x - Materrielredovisning Ledningsplatsen x - Materielredovisning Sambands- och informationssystem 2) x - Beläggningsplaner x Driftdatadokument 4.4 - Kunddata telefoni x - Telefonkataloger x - Kanalplan radio x 2) Avtal 4.5 - Externa anslutningar x 1) x - Drift- och underhållsavtal Ledningsplatsen x - Drift- och underhållsavtal Sambands- och informationssystem 2) x - Arrende-/hyresavtal x Fortsättning nästa sida 13

Forts. Tabell 1. Aktivitet Ansvarig Se KBM System Brukare kapitel -ägare Förebyggande underhåll (FU) 4.6 - Initiera FU Ledningsplatsen x 2) - Initiera FU Sambands- och informationssystem x 2) Avhjälpande underhåll (AU) 4.7 - Felanmälan x - Initiera AU Ledningsplatsen x - Initiera AU Sambands- och informationssystem x Larm och övervakning 4.8 - Tekn övervakning Ledningsplatsen x - Tekn övervakning Sambands- och informationssystem x - Helpdesk x Uppföljning 4.9 - Analys och värdering x - Rapportering x x - Underhållsbesök x - Samordnat funktionsprov x Materielhantering 4.10 - Ägandemärkning x - Kryptonycklar x - Reservmaterielförsörjning Ledningsplatsen x - Reservmaterielförsörjning Sambands- och informationssystem x - Master / CM-funktion x x 1) av beredskapsskäl 2) i samråd med 4.2 Drift och underhållssystem Syftet med aktiviteten är att identifiera, analysera och klarlägga organisation, riktlinjer, drift och underhållsmetoder samt resursbehov för driften och underhållet av LLP. Arbetsgången och analyserna som utgör underlag för beslut om planlösning kan exemplifieras med följande bild. 14

Systemdata Driftprofil Underhållssäkerhet Underhållsbehov Resursbehov Disponibla möjligheter Projektplan Alt. planlösningar Underhållsupplägg. ORGANISATION Resurser Lokaler Personal Utbildning Dokumentation Reservmaterial DU-utrustning Hanteringsutr. Adm. stödsystem Underhållssäkerhet Underhållsmässighet Komplett. resurser Ekonomi BUDGETUNDERLAG Bild 3. Grundmodell underhållsplanering Ägarens samordningsansvar innebär att: Ange materiel och teknisk uppbyggnad samt granska systemägarens dokumentation Ange krav (operativa, tekniska, beredskaps, driftsäkerhets etc) under ordinarie verksamhet, under fredskris eller vid höjd beredskap Ange drift- och underhållsuppgifter Klarlägga underhållsmetodik, dvs avvägning mellan FU och AU, samt krav och rutiner för teknisk övervakning, felsökning och felhantering Ta fram olika planlösningsalternativ samt jämförelse av underhålls- och kostnadskonsekvenser Ta fram principer för drift och underhåll genom utformning av drift och underhållspolicy, strategier samt planlösning Ta framresursbehov genom dimensionering och löpande anpassning av resurser för drift och underhåll Ta fram förslag till avtalsutformning samt medverkan vid anbudsutvärdering och avtalsförhandlingar Styra den löpande verksamheten genom underhållsplaner, instruktioner samt budgetering Anpassa den löpande verksamheten genom uppföljning och analys som underlag för resultatvärdering och beslut om olika åtgärder Samordna den totala driften och underhållet vid LLP. Resultat från verksamheten redovisas i form av: Drift- och underhållsplan för LLP Budgetunderlag för verksamheten Regelverk och rutiner för verksamheten Behov av samt kriterier för utformning av teknisk dokumentation för drift och underhåll (4.3, 4.6, 4.7) Behov av samt kriterier för utformning av drift och underhållsavtal (4.5) Behov av samt kriterier för larm och övervakning, helpdesk (4.8) Behov av samt kriterier för uppföljning och analys (4.9) Behov av samt kriterier för materielhantering (4.10) Behov av samt kriterier för administrativa stödsystem för drift- och underhållsverksamheten. 15

4.3 Teknisk dokumentation Syftet med dokumentationsverksamhet är att: Ställa krav på att leverantörer lämnar in dokumentation Sammanställa och strukturera dokumentationen Tillhandahålla korrekt och relevant dokumentation till slutanvändarna Förvalta teknisk information Tillhandahålla hjälpmedel för en effektiv hantering av teknisk dokumentation. Ägarens samordningsansvar innebär att: Samordna utformningen av den tekniska dokumentationen Granska manus som tas fram av leverantören Godkänna teknisk dokumentation för användning Säkerställa att teknisk dokumentation är tillgänglig för brukarna och den personal som ansvarar för drift och underhåll Löpande följa upp att dokumentationen finns och vilken status den har Samordna att administrativt stöd för hantering av teknisk dokumentation tas fram Förvara original eller referensexemplar till teknisk dokumentation för LLP. Resultat från verksamheten redovisas i form av: Översiktlig beskrivning av Dokumentsystem LLP Innehållsförteckningar till olika dokumentstrukturer Krav på utformningen av dokumentationen Krav på programvara för digital dokumentation Fastställd dokumentation för LLP Fördelning och utsändning av fastställd dokumentation Anvisningar för förvaring av dokumentation Versionshantering av teknisk dokumentation. 4.4 Driftdatadokumentation Tillgång till viss dokumentation över driftdata utgör en förutsättning för att kunna genomföra underhåll och underhållsmodifieringar. Till denna kategori av dokument hänförs tabeller (motsvarande) som redovisar beläggningen på installerat fastighetsnät och andra tekniska utrustningar. Dessa dokument måste ständigt finnas tillgängliga för underhållspersonal på LLP. Till driftdatadokumentation ingår även de kataloger och tabeller som redovisar de uppgifter som behövs för att kunna utbyta information internt och externt. Brukaren har ett ansvar för att upprätta och ajourhålla dessa dokument samt för att ange hur dessa bör göras tillgängliga för den personal som bör verka i LLP. Följande dokument bör finnas tillgängliga på ledningsplatsen eller vid behov kunna tillhandahållas för att stödja ledningsverksamheten. 16

Dokument Extern allmän telekatalog Intern telekatalog Katalog för datakommunikation Förteckning över tillgängliga radio- och TV-kanaler Katalog för radio kommunikation Beläggningstabell fastighetsnät Tabell/översikt av nyttjade resurser för inkoppling av externa och interna förbindelser i telefonväxeln Trafikvägsplan för telefonväxel Ansvar Brukaren Brukaren Brukaren Brukaren Brukaren Brukaren Brukaren Brukaren 4.5 Avtal Syftet med denna verksamhet är att: Ställa krav på att avtalen är utformade på ett strukturerat och korrekt sätt Stödja och säkra relationen mellan ägare och entreprenör Fastlägga avtalens kvalitet, tekniska omfattning och åtaganden, kommersiella villkor samt administrativa bestämmelser Löpande bevaka optioner och avtals löptider. Ägarens samordningsansvar för förberedande av avtal innebär att: Ange vilka åtgärder som krävs under ordinarie verksamhet, under fredskris eller vid höjd beredskap Beskriva drift- och underhållspolicy och strategi Beakta bestämmelser om säkerhet och sekretess Besluta om typ av avtal samt omfattning, åtaganden och villkor Förbereda framtagande av avtal Skicka ut offertförfrågan och/eller förhandla om pris Utvärdera inkomna offerter och välja lämplig entreprenör. Ägarens samordningsansvar för upprättande av avtal innebär att: Lägga fast underhållspolicy och underhållsplan eller underhållsprogramprogram Ställa krav på specifika resurser som personal, materiel och utrustning som behövs för olika åtaganden Ställa krav på inställelsetider, åtgärdstider för underhållsarbeten Ställa krav på funktion/driftsäkerhet för de tekniska systemen Ställa krav på kvalitetssäkring och övergripande styrning för att försäkra sig om att underhållsentreprenör uppfyller de krav som ställs i avtalet Ställa krav på återrapportering av drift och underhållsarbeten Bestämma regler för fakturering, hantering av optioner samt hur tillkommande arbete och eventuella ändringar i avtalet ska hanteras Löpande granska och verifiera utförandet mot ställda krav Löpande följa upp budget och att utvärdera entreprenörens fordran på ersättning. 17

Resultat från verksamheten utgörs av: Arrende- och hyresavtal Avtal mellan ägare och brukare Drift- och underhållsavtal Avtal om externa anslutningar Åtgärdsrapportering för utförda drift och underhållsarbeten av entreprenör. Detta utgör även underlag till åtgärdsplan för modifieringar av befintlig drift och underhållsplan och tekniska system Underlag för leverantörsbedömning. 4.6 Förebyggande underhåll Syftet med aktiviteter för förebyggande underhåll (FU) är att: Säkerställa materielens användbarhet under viss period Förebygga att fel och störningar uppstår genom att i ett tidigt skede upptäcka avvikelser på systemfunktion och systemens kondition (tillstånd) Förlänga teknisk livslängd på utrustning och komponenter Eliminera eller reducera antalet fel och störningar samt behovet av FU. Ägarens och systemägarens ansvar innebär att: Fastlägga underhållspolicy och strategi för FU Fastställa underhållsplan samt svara för revision av denna Fastställa FU-instruktioner samt svara för revision av dessa Fastlägga krav för återrapportering av FU-arbeten Löpande planlägga och initiera FU-arbeten över tiden Löpande följa upp, analysera och utvärdera historiska FU-data samt kostnader för FU. Föreslå förbättringar Löpande dimensionera, fördela och återanskaffa resurser för FU-verksamheten. Resultat från förebyggande underhållsaktiviteter redovisas i form av: Underhållsplan (omfattning av FU, åtgärder, tidsintervall) Planer för behov och fördelning av FU-resurser som personal, underhållsutrustning och specialverktyg, reservmateriel samt dokumentation FU-instruktioner (beskrivning av utförande) Regler och rutiner för åtgärdsrapportering av utfört FU (utförd åtgärd, mantid, reservmateriel, eventuella avvikelser, kostnader mm). 4.7 Avhjälpande underhåll Syftet med aktiviteter för avhjälpande underhåll (AU) är att: Åtgärda uppkomna fel och störningar för att kunna säkerställa den systemfunktion som krävs. Ägarens och systemägarens ansvar innebär att: Fastlägga underhållspolicy och strategi för AU Fastställa principer och rutiner för AU samt svara för revision av dessa Fastställa AU-instruktioner samt svara för revision av dessa 18

Fastlägga krav för återrapportering av AU-arbeten Löpande hantera felanmälningar samt prioritera och inleda underhåll Löpande följa upp, analysera och utvärdera inrapporterade historiska feldata samt kostnader för AU. Föreslå förbättringar Löpande dimensionera, fördela och återanskaffa resurser för AU-verksamheten. Resultat från AU-aktiviteter redovisas i form av: Underhållsplan (principer och rutiner för AU) Planer för behov och fördelning av AU-resurser som personal, underhållsutrustning och specialverktyg, reservmateriel samt dokumentation AU-instruktioner (beskrivning av utförande) Regler och rutiner för felanmälan (beskrivning av fel som felyttring, feltyp, påverkan på funktion, felorsak mm) samt hantering av loggbok Regler och rutiner för åtgärdsrapportering av utfört AU (utförd åtgärd, mantid, reservmateriel, eventuella avvikelser, kostnader m.m.). 4.8 Larm & Övervakning Syftet med larm- och övervakningsaktiviteter är att: Förse drift och underhållsverksamheten med status och prestandainformation Förhindra att allvarliga följdfel och störningar uppkommer genom att övervaka viktiga funktioner. Ägarens och systemägarens ansvar innebär att: Analysera krav och att övervaka system och komponenter Specificera tekniska krav och funktioner på övervaknings- och larmsystem Specificera hur signaler bör registreras, loggas respektive sparas i en databas. Ställa krav på användargränssnitt för övervaknings- och larmsystem Fastställa rutiner för drift av övervaknings- och larmsystem Fastställa krav då larmgränser överskrids eller underskrids Fastställa rutiner för rapportering av avvikelser från normal drift och samt då larmgränser överskrids/underskrids (felanmälning) Plan för test eller provning av övervaknings- och larmsystem. Resultat från övervaknings- larmsystemsaktiviteter redovisas i form av: Beskrivning av övervaknings- och larmsystem Regler för var olika larm bör terminera Regler för hantering av loggdata Regler och rutiner för helpdeskfunktionen Regler och instruktion för hur felsökning, fjärrstyrning och fjärrdiagnos skall respektive kan bedrivas Instruktioner för underhåll och provning av övervaknings- och larmsystem. 4.9 Uppföljning Syftet med uppföljningsverksamheten är att löpande samla in och analysera erfarenheter och driftdata som underlag för värdering och beslut om åtgärder när det gäller drift, underhåll, kostnader, underhållsresurser och behov av modifiering. 19