Skurups kommun Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet Granskningsrapport 2019 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2019
Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte och revisionsfrågor... 2 1.3. Genomförande och avgränsning... 2 1.4. Revisionskriterier... 3 2. Granskningsresultat... 4 2.1. Organisation och styrning... 4 2.2. Intern styrning och kontroll... 7 2.3. Stickprov: efterlevnad av LOU... 8 3. Sammanfattande bedömning... 14 Bilaga 1: Källförteckning... 16 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentlig verksamhet. Lagstiftningen, och inte minst rättspraxis förändras fortlöpande. Nya bestämmelser infördes bl.a. den 1 januari 2017. En effekt av lagstiftningen är att offentlig verksamhet förmodas att göra bättre affärer då lagstiftningen kräver öppenhet och transparens i upphandlingsförfarandet. Erfarenheter visar att efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling är förenad med ett antal svårigheter för de upphandlande myndigheterna som har att följa lagen. Ett återkommande mönster är att de upphandlande myndigheterna oftast har riktlinjer/rutiner/tillräckliga kunskaper och stöd i form av IT-verktyg eller motsvarande på central nivå. Flertalet inköp och upphandlingar, särskilt på direktupphandlingsnivå, sker dock på lokal nivå ute i organisationen. Mot bakgrund av ovan beskrivning har revisorerna beslutat att granska kommunens upphandlingsverksamhet. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om granskade nämnder upphandlar i enlighet med LOU samt kommunens interna styrdokument och riktlinjer för offentlig upphandling. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Följer granskade nämnder lagen om offentlig upphandling, kommunens inköp och upphandlingspolicy och tillhörande riktlinjer på ett ändamålsenligt sätt? Upprättas tillräcklig dokumentation? Är samarbetet mellan det centralt placerade stödet för upphandlingsfrågor och granskade nämnder ändamålsenligt? Får berörd personal det stöd som behövs? Finns tillräcklig kompetens för uppdraget? Säkerställer ansvariga nämnder att den interna styrningen och kontrollen av upphandlingsverksamheten är tillräcklig? 1.3. Genomförande och avgränsning Intervjuer har genomförts med upphandlare samt kommundirektör. En dokumentstudie har genomförts avseende riktlinjer och interna rutinbeskrivningar för upphandlingsprocessen. Vidare har sammantaget nio stickprov av leverantörer valts ut genom ett riskbaserat urval från leverantörsreskontran. Dokumentation från stickproven avser annonsering, förfrågningsunderlag, protokollsöppning, anbud, anbudsutvärdering, tilldelningsbeslut samt avtal. Stickprovet har genomförts genom att upphandlingsförfarandet har granskats översiktligt. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten. Granskningen avser kommunstyrelsen, myndighetsnämnden för individ- och familjeomsorg samt myndighetsnämnden för miljö- och byggnad. Granskningen är genomförd februari 2019 - juni 2019. 2
1.4. Revisionskriterier 1.4.1. Lagen om offentlig upphandling (LOU 2016:1145) Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentlig verksamhet. De grundläggande principerna i lagstiftningen är att offentlig verksamhet, vid upphandling, ska behandla leverantörer på ett likvärdigt, icke-diskriminerande och öppet sätt. Sedan 1 januari 2017 är det obligatoriskt att kommunicera elektroniskt vid upphandlingar. Myndigheten ska i något av upphandlingsdokumenten ange den grund för utvärdering av anbud som den avser att använda. Europeiska kommissionen beslutade under 2015 om nya tröskelvärden som gäller från och med 1 januari 2016. Dessa påverkar direktupphandlingsgränsen som beräknas som en procentsats av tröskelvärdena. Gränsvärdena gäller oavsett om upphandlingen avser varor, tjänster eller byggentreprenader. Direktupphandlingsgränsen som gäller från och med den 1 januari 2018 enligt LOU är 586 907 kronor. Vid direktupphandling ska den upphandlande myndigheten anteckna skäl för direktupphandling och annat av betydelse om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor. Myndigheten ska ha riktlinjer för direktupphandling. Den upphandlande myndigheten ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. 1.4.2. Kommunallagen (2017:725 6 kap) Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen ska uppmärksammat följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska även se till att arbetet med intern kontroll är tillräckligt och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 1.4.3. Kommunens inköp och upphandlingspolicy Skurups kommuns inköps- och upphandlingspolicy, antagen av kommunfullmäktige ( 222/2010), reglerar kommunens förhållningssätt vid inköp och upphandlingar och gäller all upphandling i kommunen. Förhållningssättet anger att all upphandling ska ske korrekt och i enlighet med gällande lagar och övriga regelverk. All upphandling ska också ske genom att främja nyttan för hela kommunen där kommunen ska dra nytta av sin storlek som köpare och att ramavtal ska upprättas när detta är lämpligt. Samordning med externa parter ska övervägas om det ger ekonomiska eller andra affärsmässiga fördelar. Vidare ska kommunens upphandlingar utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns, vilket ska ske på ett sådant sätt att långsiktig konkurrens främjas. Kommunens upphandlingar ska också främja en hållbar utveckling ekologiskt, ekonomiskt och socialt. Vidare anger policyn krav på leverantörerna, vilka ska vara seriösa och solida och tillhandahålla varor eller tjänster med den kvalitet eller kompetens som krävs. Särskilt beaktande ska göras för frågor kopplat till objektivitet, affärsmässighet, otillbörlig påverkan och intressekonflikter. 3
2. Granskningsresultat 2.1. Organisation och styrning Skurups kommun har en dokumenterad riktlinje för upphandling 1. I riktlinjen framgår en beskrivning över ansvarsfördelningen i upphandlingsärenden. Ansvarsfördelningen ser ut enligt följande: Funktion Ansvar Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Upphandlare Förvaltningar/verksamheterna Beslutar om Inköps- och upphandlingspolicy Beslutar om riktlinjer för inköp och upphandling Fungera som internt stöd till förvaltningarna. Samordna upphandlingsvolymer över förvaltningsgränserna och göra ramavtal. Samordna upphandlingar med andra kommuner eller andra organ när detta bedöms som lämpligt. Vara kommunens kontakt med SKL Kommentus Inköpscentral (SKI). Samordna information om kommunens avtal. Löpande göra avtalsuppföljningar för de avtal där upphandlaren är avtalsägare. Ta fram kommungemensamma rutiner för inköp och upphandling. Göra egna förvaltningsspecifika upphandlingar och direktupphandlingar Ta fram kravspecifikationer som underlag för upphandlingar Följa ingångna avtal gjorda för kommunen Ansvarar för att berörd personal på varje avdelning/enhet har den kompetens som krävs för att upphandla, avropa på kommunens ramavtal samt att göra inköp genom direktupphandling Löpande göra avtalsuppföljningar för de avtal där verksamheten är avtalsägare Ta fram förvaltningsspecifika rutiner för inköp och upphandling Kommunen har en centralt placerad upphandlare som tillhör den kommunövergripande staben. Det finns en avtalsdatabas som administreras av upphandlaren. Avtalsdatabasen finns tillgänglig på kommunens hemsida och innehåller de avtal som upphandlaren bedömer vara relevanta för verksamheterna att känna till. Med hjälp av avtalsdatabasen ska verksamheterna, 1 Riktlinjen är fastställd av kommunstyrelsen 2019-05-14 4
vid behov av inköp, kunna göra en sökning för att se om kommunen redan har ett gällande avtal inom området. 2.1.1. Dokumenterade ruiner och mallar I detta avsnitt framgår en redogörelse för de styrdokument som avser kommunens arbete med upphandlingar. Riktlinjer för upphandling Likt ovan nämnt finns det en av kommunstyrelsen antagen riktlinje för upphandling. Utöver ansvarsbeskrivningen som framgår av föregående avsnitt, innehåller riktlinjen även specifika riktlinjer för direktupphandling. Dessa ser ut enligt följande: Avtalets värde Understiger 100 000 Överstiger 100 000 Överstiger 100 000 Riktlinjer Offertförfrågan får lämnas till endast en leverantör om så bedöms lämpligt. Urvalet av antalet leverantörer ska ske på ett affärsmässigt sätt. Underlaget bör annonseras på kommunens hemsida via kommunens upphandlingsverktyg om inte särskilda skäl föreligger. Skälen för beslut och annat av betydelse ska dokumenteras. Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte, enligt kommunens riktlinjer, ha personliga engagemang eller intressen som riskerar att stå i konflikt med kommunens intressen. Det görs ingen uppföljning av involverade personers engagemang och intressen. Vid intervju uppges att det har genomförts kontroller vid ett antal tillfällen på förekommen anledning. Mallar för offertförfrågan Det finns en framtagen mall för offertförfrågan för inköp som understiger under 100 000 kronor. I mallen framgår följande rubriker: Bakgrund Kravspecifikation för varan/tjänsten Offerten ska innehålla Pris Utvärdering Kommersiella villkor Offertlämnande och frågor Bilagor Vidare finns det en mall för offertförfrågan för inköp som överstiger 100 000 kronor. Utöver ovan nämnda rubriker ska verksamheten även ange information om hur och när kommunikation och tilldelning av beslut ska ske. Mall för avtal Kommunen har en mall för hur avtal ska upprättas. I mallen är det markerat vilka avsnitt som behöver uppdateras med specifik information för det aktuella avtalet, samt vilka avsnitt som ska behållas oavsett vad det är som ska avtalas. Enligt mallen ska bl.a. följande avsnitt ingå i avtalet: 5
Beskrivning av uppdraget Betalningsvillkor Avtalets giltighet Avtalsperiod Leveransförsening Hävning Uppsägning Pris Reglering av tvist Vägledning vid direktupphandling Utöver ovan nämnda styrdokument finns det en dokumenterad vägledning för direktupphandlingar. Vägledningen utgår från Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt riktlinjer för upphandling i Skurups kommun. I vägledningen framgår definitionen av direktupphandling enligt LOU. Vidare kan utläsas att det inför varje inköp ska kontrolleras om det finns ett befintligt avtal i avtalsdatabasen samt beräkna värdet på inköpet. Enligt vägledningen ska kommunens upphandlare kontaktas vid frågor om hur beloppet ska beräknas. Vägledningen innehåller även information om tre beloppsgränser. Dessa utgörs av värde upp till ett halvt basbelopp, värde över ett halvt basbelopp och värde mellan 100 101-535 000 kronor. Till respektive beloppsgräns framgår hur inköpet ska gå till och vilka eventuella mallar som ska användas. 2.1.2. Samordning Enligt kommunens riktlinjer för upphandling ska det genomföras gemensamma upphandlingar när flera förvaltningar har behov av en särskild vara eller tjänst. De kompetenser som finns om upphandlingsföremålen ska enligt riktlinjen utnyttjas genom en nära samverkan mellan upphandlare och verksamhet. Samtliga upphandlingar och direktupphandlingar över 100 000 kronor kvalitetssäkras av upphandlaren innan de annonseras. Vid intervju med upphandlaren framkommer att det varierar i vilken utsträckning som verksamheterna behöver stöd. I vissa fall får upphandlaren ett färdigt förfrågningsunderlag och i andra fall krävs mer involvering. Upphandlaren har anordnat utbildningar för tjänstepersoner från kommunens nämnder och bolag. Utbildningarna har behandlat LOU och vilket stöd som verksamheterna kan förvänta sig av upphandlaren. Utbildningarna har anordnats 1-2 gånger per år. Det uppges finnas ett stort intresse för utbildningarna och en vilja av att göra rätt bland medarbetare i kommunens verksamheter. I en genomförd granskning av de kommunala bolagens upphandlingsverksamhet framkommer ett antal iakttagelser gällande bolagens samverkan med kommunen vid upphandlingar 2. Enligt rapporten önskar bolagen mer stöd från kommunen i form av mallar och rutiner för upphandling. Det uttrycks även att det har förekommit att kommunen har missat att involvera bolagen i relevanta ramavtal och att bolagen har en önskan om att alltid få bli inkluderade i samtliga av kommunens ramavtal. 2 Granskningsrapport avseende de kommunala bolagens upphandlingsverksamhet. Genomförd av EY juni 2019. 6
2.1.3. Bedömning Utifrån ovan nämnda iakttagelser görs bedömningen att det finns en god organisation och styrning av upphandlingsverksamheten. Framtagna mallar samt riktlinjer skapar enligt vår mening förutsättningar för ett likvärdigt arbetssätt inom de respektive verksamheterna. Vidare leder det faktum att upphandlaren kvalitetssäkrar samtliga upphandlingar och direktupphandlingar över 100 000 kronor samt bistår vid framtagande av förfrågningsunderlag till att granskade nämnder erbjuds stöd vid upphandlingar. Sammantaget bedöms det därmed finnas goda former för samverkan. Vi ser dock en risk i att upphandlaren kan få en hög arbetsbelastning till följd av den kvalitetssäkrande funktionen. Särskilt om verksamheterna vill genomföra ett stort antal upphandlingar inom en kort tid. Det är därför viktigt att det fortsätter att erbjudas kompetensutveckling för personalen ute i verksamheterna för att på så sätt höja kompetensen och göra kvalitetssäkringen mindre tidskrävande. 2.2. Intern styrning och kontroll Kommunen har en dokumenterad riktlinje för avtalsuppföljning 3. Med avtalsuppföljning avses de aktiviteter som syftar till att säkerställa att leverantören uppfyller de krav som ställts i förfrågningsunderlaget och att den upphandlande myndigheten får det som har upphandlats. Riktlinjen beskriver upphandlarens respektive avtalsägarens ansvar vid uppföljningar. Utöver riktlinjen finns det även en framtagen mall för uppföljning av avtal. Mallen innehåller information om vad som ska följas upp, uppföljningens syfte, vem som ska genomföra den samt när den ska genomföras. Riktlinjen för avtalsuppföljning innehåller ingen information om när eller hur avtalstrohet ska kontrolleras. Kommunen gör inga årliga kontroller av avtalstrohet. Kommunens respektive verksamheter ansvarar för att göra en löpande uppföljning av att rätt varor eller tjänster levereras till rätt kvalitet. I de fall där brister upptäcks så kontaktas leverantören av verksamheterna. Om verksamheterna upplever att de inte kan lösa situationen med leverantören har de möjlighet att ta hjälp av upphandlaren. Det har förekommit att kommunen har hävt avtal till följd av bristande kvalitet. Upphandlaren ska bistå verksamheterna med ramavtalsuppföljning i de fall som verksamheterna bedömer att de behöver stöd. Kommunens ekonomiavdelning utför leverantörsuppföljningar med hjälp av tjänsterna Inyett och Creditsafe. Inyett är en kontrollfunktion som vid fakturahantering uppmärksammar felaktiga betalningar, dubbelbetalningar, bluffakturor, avvikande betalningsmönster, interna och externa bedrägerier samt leverantörer som avviker från bolagens krav. Creditsafe används för att beställa kreditupplysningar från leverantörer för att kontrollera deras kreditvärdighet. Eventuella avvikelser i uppföljningen förmedlas till upphandlaren. Kommunstyrelsens interna kontrollplan för 2019 innehåller inga identifierade risker eller kontrollområden avseende upphandlingsverksamheten. Vid intervju framkommer att inköp och avtal har utgjort kontrollområden i tidigare års interna kontrollplaner. 2.2.1. Bedömning Det är positivt att leverantörer kontrolleras via Inyett samt Creditsafe. Vi bedömer dock att uppföljningen av inköp behöver utvecklas. Det är en brist att kommunen inte genomför någon 3 Fastställd av kommunstyrelsen 2019-05-14 7
uppföljning av avtalstrohet. Detta riskerar att medföra ökade kostnader för kommunen som annars kunnat undvikas. 2.3. Stickprov: efterlevnad av LOU Inom ramen för granskningen har en översiktlig stickprovskontroll genomförts av nio upphandlingar. För varje stickprov har annonsering, förfrågningsunderlag, protokollsöppning, anbud, anbudsutvärdering, tilldelningsbeslut samt avtal kontrollerats. I de fall det gjorts en direktupphandling har det kontrollerats om det finns underlag som styrker att en konkurrensutsättning har genomförts. För avtalen har dess giltighet granskats för respektive stickprov. Vi har även granskat om turordningen följts vid de ramavtal där bolaget tecknat avtal med flera leverantörer. Vidare har anbuden och avtalens totalpris jämförts med det totala beloppet för fakturering för respektive företag i stickprovet. Tryckeri AB CA Andersson & CO Fakturerat 2017 Undertecknat avtal Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons Kommentar Tryckeritjänster 62 625 SEK 130 467 SEK, ramavtal Ramavtalet har en avtalstid från och med den 11 maj 2015 till och med den 31 maj 2017, med möjlighet till förlängning ytterligare 24 månader (total avtalsperiod fyra år). Gräsvårdsmaskiner Malmö AB Fakturerat 2017 Avtal Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons En vingrotorklippare 22 963 SEK 1 289 402 SEK Enda anbudet Nej 8
Kommentar Vi noterar även att det saknas anbudsutvärdering för upphandlingen. Det framgår inte av tilldelningsmeddelandet vem som tilldelades kontraktet. I Tendsign kan utläsas att tilldelningsmeddelandet skickades till de som lämnat anbud. Enligt öppningsprotokollet var Gräsvårdsmaskiner Malmö AB den enda anbudsgivaren vilket innebär att meddelandet enbart skickades till Gräsvårdsmaskiner AB. Upphandlingen omfattade ett enskilt inköp av en vingrotorklippare, motsvarande 999 500 kronor. Under 2018 finns det dock 10 fakturor från Gräsvårdsmaskiner Malmö AB. Dessa uppges, utöver vingrotorklipparen, bestå av bl.a. hörselkåpor som troligen har köpts i samband med inköpet av gräsklipparen, reservdelar samt en kreditfaktura till följd av inbyte av en gammal gräsklippare. Vid faktakontroll förtydligar kommunens upphandlare att inköpen avser reservdelar och att det framgår av förfrågningsunderlaget att reservdelar ska finnas tillgängliga i minst 10 år efter inköp av varan. Strömbecks Gårdsslakt & chark Fakturerat 2017 Avtal Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons Kommentar Färskt kött 979 864 SEK 915 623 SEK, ramavtal Enda anbudet Nej Vi noterar att det saknas anbudsutvärdering för upphandlingen. Ramavtalet har en avtalstid från och med den 1 april 2015 till och med den 31 mars 2017, med möjlighet till förlängning i valfritt antal månader dock längst t.o.m. 31 mars 2019 (total avtalsperiod fyra år). 9
AquaP Teknikkonsulter AB (numera Envindan) Avtalstid Fakturerat 2017 Avtal Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons Kommentar Konsulttjänster -VA 2 år med möjlighet till 24 månaders förlängning 1 625 554 SEK 495 276 SEK, ramavtal Nej Nej Nej Förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll samt annons saknas. Vid intervju framkommer att upphandlaren (som inte var anställd vid tidpunkt för upphandlingen) har letat efter dessa dokument men inte hittat dem. De medarbetare som ansvarade för upphandlingen är inte längre anställda inom kommunen och kan därmed inte svara på huruvida dessa dokument upprättades och var de i så fall finns. I anbudsutvärderingen kan utläsas att utvärderingen har gjorts mellan sex stycken anbud. Det noteras att avtalet tecknades för tre år sedan. Kommunens upphandlare bedömer är att de identifierade bristerna inte skulle kunna inträffa idag. Upphandlarens företrädare hade en tjänst på 50 % vilket kan jämföras med att nuvarande upphandlare har en heltidstjänst. Upphandlaren upplever att kommunens rutiner har förstärkts betydligt och att risken för att verksamheter konkurrensutsätter upphandlingar över direktupphandlingsgränsen utan upphandlarens inblandning är minimal. Ramavtalet har en avtalstid från och med den 1 juli 2016 till och med den 30 juni 2018, med möjlighet till förlängning i ytterligare 2 år (total avtalsperiod fyra år). InfraC AB (Edge of Civil design) Fakturerat 2017 Avtal Konsulttjänster-gata 1 031 128 SEK 579 894 SEK, ramavtal 10
Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons Kommentar Nej Nej Nej Förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll och annons saknas. Vid intervju framkommer att upphandlaren (som inte var anställd vid tidpunkt för upphandlingen) har letat efter dessa dokument men inte hittat dem. De medarbetare som ansvarade för upphandlingen är inte längre anställda inom kommunen och kan därmed inte svara på huruvida dessa dokument upprättades och var de i så fall finns. I anbudsutvärderingen kan utläsas att utvärderingen har gjorts mellan fem stycken anbud. Det noteras att avtalet tecknades för tre år sedan. Kommunens upphandlare bedömer är att de identifierade bristerna inte skulle kunna inträffa idag. Upphandlarens företrädare hade en tjänst på 50 % vilket kan jämföras med att nuvarande upphandlare har en heltidstjänst. Upphandlaren upplever att kommunens rutiner har förstärkts betydligt och att risken för att verksamheter konkurrensutsätter upphandlingar över direktupphandlingsgränsen utan upphandlarens inblandning är minimal. Ramavtalet har en avtalstid från och med den 1 juli 2016 till och med den 30 juni 2018, med möjlighet till förlängning i ytterligare 2 år (total avtalsperiod fyra år). HAGS Aneby AB Fakturerat 2017 Avtal Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons Lekplatsutrustning med tillhörande tjänster 1 775 758 SEK 119 964 SEK, ramavtal 11
Kommentar Ramavtalet har en avtalstid från och med den 1 januari 2014 till och med den 31 december 2015, med möjlighet till förlängning i valfritt antal månader dock längst t.o.m. 21 december 2017 (total avtalsperiod tre år). Den 14 december 2015 gjordes en avtalsförlängning för perioden 2016-01-01 till och med 2017-12-31. Vi noterar att kommunen har erhållit fakturor på motsvarande 119 964 kr under 2018, även fast avtalet löpte ut 2017-12-31. Vid faktakontroll anger upphandlaren: Inköpen gäller reservdelar för befintliga lekplatser. I förfrågningsunderlaget till upphandlingen angavs att reservdelar ska finnas tillgängliga i minst 10 år efter inköp av respektive produkt. Det är ytterst olämpligt att köpa reservdelar till lekplatsutrustning levererad av HAGS Aneby av en annan leverantör eftersom det är helt olika produkter samt att garanti på grundutrustningen inte gäller om man inte använder leverantörens egna reservdelar. Action och Trend i Skurup AB Arbetskläder, varselkläder, profilkläder och skor. Ej arbetskläder för kost och lokalvård eller vård och omsorg. Fakturerat 2017 Kommunen har två ramavtal med Action och Trend i Skurup AB. Det går därmed inte att utläsa hur mycket kommunen har handlat på detta specifika avtal. Avtal, ramavtal Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Enda anbudet Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons Två dagar efter att ramavtalet tecknades, tecknades även Kommentar ett tilläggsavtal. Tilläggsavtalet avsåg ett tillägg om årlig prisjustering. Ramavtalet har en avtalstid från och med den 17 april 2018 till och med den 24 april 2020, med möjlighet till förlänga avtalet i 1 + 1 år (total avtalsperiod fyra år). 12
Action och Trend i Skurup AB Fakturerat 2017 Avtal Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Vinnande anbud Anbudsutvärdering Tilldelningsbeslut Annons Kommentar Arbetskläder inom kost och lokalvård Kommunen har två ramavtal med Action och Trend i Skurup AB. Det går därmed inte att utläsa hur mycket kommunen har handlat på detta specifika avtal., ramavtal Enda anbudet Ramavtalet har en avtalstid från och med den 24 april 2018 till och med den 24 april 2020, med möjlighet till förlänga avtalet i 1 + 1 år (total avtalsperiod fyra år). Motorcenter i Skurup AB (2017.1224) Avtal Anbudsförfrågan Har inköpet konkurrensutsatts? Direktupphandlingsprotokoll Kommentar En begagnad VW Carawelle 235 600 SEK Direktupphandling avseende en begagnad bil. 2.3.1. Bedömning Det varierar i vilken utsträckning som Lagen om offentlig upphandling (LOU) efterlevs. Stickprovsgranskningen visar på att fyra av nio stickprov har brister i dokumentationen. I två av de fyra upphandlingarna som visar på brister kunde det inte uppvisas något förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll eller annons 4. I de två resterande upphandlingarna 5 upprättades det ingen anbudsutvärdering. Det är allvarligt att det inte har upprättats tillräcklig dokumentation vid samtliga upphandlingar som ingår i stickprovsgranskningen. Vi noterar dock att två av avtalen tecknades för flera år sedan och att det sedan dess har vidtagits åtgärder för att stärka upphandlingsprocessen. 4 AquaP Teknikkonsulter AB och Infra C 5 Gräsvårdsmaskiner Malmö AB och Strömbecks Gårdsslakt & chark 13
3. Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning är att det till stor del finns en ändamålsenlig organisation av upphandlingsverksamheten. Upphandlaren stöttar verksamheterna genom att dels kvalitetssäkra upphandlingar men även bistå vid framtagandet av upphandlingsdokumenten. Genomförd stickprovsgranskning visar på att det varierar i vilken utsträckning Lagen om offentlig upphandling efterlevs. Det är allvarligt att det inte har upprättats tillräcklig dokumentation i samtliga upphandlingar som ingår i stickprovsgranskningen. Vi ser dock att det finns ett aktivt arbete med att stärka upphandlingsprocessen och att kommunens stödfunktion har förstärkts sedan bristerna uppkom. Det är enligt vår mening en brist att det inte genomförs någon uppföljning av avtalstrohet. Revisionsfrågor Följer granskade nämnder lagen om offentlig upphandling, kommunens inköp och upphandlingspolicy och tillhörande riktlinjer på ett ändamålsenligt sätt? Upprättas tillräcklig dokumentation? Svar Delvis. Stickprovsgranskningen visar att fyra av nio stickprov inte fullt ut uppfyller LOU. Bristerna utgörs av att det saknas förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, annons samt anbudsutvärdering. Det har därmed inte upprättats tillräcklig dokumentation vid samtliga upphandlingar. Är samarbetet mellan det centralt placerade stödet för upphandlingsfrågor och granskade nämnder ändamålsenligt? Får berörd personal det stöd som behövs? Finns tillräcklig kompetens för uppdraget? Säkerställer ansvariga nämnder att den interna styrningen och kontrollen av upphandlingsverksamheten är tillräcklig?. Upphandlaren kvalitetssäkrar samtliga upphandlingar och inköp. Detta utgör enligt vår bedömning ett gott stöd för kommunens verksamheter. Vi vill dock påtala vikten av att verksamheterna fortsättningsvis erbjuds kompetensutveckling inom LOU för att på så sätt höja kompetensen om när upphandlingar ska genomföras. Delvis. Det är positivt att det genomförs leverantörsuppföljningar och att det har antagits riktlinjer för hur uppföljningen ska genomföras. Det kvarstår dock ett behov av att utveckla kontrollen av upphandlingsverksamheten ytterligare. Det är enligt vår mening en brist att det inte genomförs någon uppföljning av avtalstrohet. 14
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Systematiskt genomföra uppföljning av kommunens avtalstrohet Säkerställa att det upprättas tillräcklig dokumentation vid upphandlingar samt att dessa diarieförs Skurup den 13 juni 2019 Julia Campbell Anna Färdig Malin Lundberg EY EY EY 15
Bilaga 1: Källförteckning Intervjuade funktioner: Kommundirektör Upphandlare Dokument: Direktupphandla rätt Inköps- och upphandlingspolicy för Skurups kommun, 2015-01-26. Fastställd av kommunfullmäktige 10 2015 Mall för avtal Mall offertförfrågan vid inköp som överstiger 100 000 kronor Mall offertförfrågan vid inköp under 100 000 kronor Riktlinje för avtalsuppföljning, fastställd av kommunstyrelsen 2019-05-14 Riktlinje för upphandling, fastställd av kommunstyrelsen 2019-05-14 16