Projektuppgift grupp 6 Uppsala Universitet Kurs i Användarcentrerad systemdesign 2003-12-04 Danielsson Torbjörn 790205-2757 Persson Andreas 800501-6616 Persson Terese 800613-0267 In-flight information system Projektplan med fokus på användarcentrering
Innehållsförteckning Uppgiftsbeskrivning...2 Projektgruppen...2 Contextual Design...3 Processens sju delar...3 Kommunikation...7 Aktiviteter...8 Kontextuell intervju...8 Tolkningsfas...10 Sammanställning...11 Omstrukturering...13 Användarens omgivningsdesign...15 Prototyping och utvärdering...16 Tidplan...17 För- och nackdelar med Contextual design...18 1
Uppgiftsbeskrivning Uppgiften som tilldelats är att planera det användarcentrerade arbetet vid ett framtagande av ett så kallat in-flightsystem. Arbetet ska utföras enligt de tillvägagångssätt som beskrivs i boken Contextual Design av Hugh Beyer och Karen Holzblatt. De metoder som finns i boken har anpassats för att passa just det system som ska utvecklas. Systemet är ett informationssystem för flygresenärer under pågående flygningar. Det som kan tänkas finnas med är var flygplanet befinner sig, tidzoner, temperaturer, filmer, information om till exempel anslutande flyg etc. Projektgruppen Projektgruppen är sammansatt på så sätt att den innehåller ett tvärsnitt av olika kompetenser. Gruppen består av projektledare, interaktionsdesigner, användbarhetsdesigners, användbarhetsexpert, domänexpert och programmerare. Projektledare Projektledarens ansvar är att se till att alla i gruppen utför sitt arbete, att tidsplanen hålls och att kommunikationen i gruppen fungerar. Det är en fördel om projektledaren har erfarenhet av användarcentrerad systemdesign. Interaktionsdesigner Interaktionsdesignern bidrar med sin kunskap om hur användaren ska interagera med systemet på ett bra sätt. Personen har ett stort ansvar i prototypfasen och designen av användargränssnittet. Användbarhetsdesigner Användbarhetsdesignern bidrar med sin kunskap om hur man skapar ett användbart system. Personen ska ha kunskap om vilka användarcentrerade aktiviteter som ska utföras och hur de ska utföras. I projektet ska det ingå tre användbarhetsdesigners. Användbarhetsexpert Användbarhetsexpertens yttersta ansvar är att se till att systemet utvecklas på ett användarcentrerat sätt. Personen ansvarar för att de användarcentrerade aktiviteterna utförs på ett korrekt sätt. Domänexpert Domänexperten ska komma från flygbranschen och ha god kunskap om flygsystem. Personen ska ansvara för flygsäkerheten och svara på frågor om vad som kan och inte kan göras. 2
Programmerare Programmerarna ska, efter att den slutgiltiga prototypen tagits fram, utveckla systemet. För att öka deras förståelse för designbeslut ska de även ingå i vissa delar av användbarhetsarbetet. I projektet behövs sex programmerare. Contextual Design Contextual Design is an approach to defining software and hardware systems that collects multiple customer-centered techniques into an integrated process. Contextual design makes data gathered from customers the base criteria for deciding what the system should do and how it should be structured. Kontextuell design ger stöd för hela designprocessen. Den stödjer arbetet med att ta reda på hur människor jobbar, så att en optimal omstrukturering av arbetet kan göras. Den innehåller tekniker som håller designers fokuserade på data. Vidare definierar den procedurer för hur man ska välja mellan olika designalternativ baserat på data. Processens sju delar Processen kan delas upp i sju delar. Varje del resulterar i dokument av olika slag som används för att utföra nästa steg. De olika delarna är kontextuell förfrågning, arbetsmodellering, sammanställning, arbetsomstrukturering, design av användarens omgivning, prototyping och utvärdering samt användning i praktiken. Kontextuell förfrågning Den första fasen går ut på att förstå kunderna och deras behov, önskemål och hur de utför arbetet. Kontextuell design börjar med enskilda intervjuer med kunderna på deras arbetsplats medan de arbetar. Dessa följs upp av tolkningssessioner då alla i projektgruppen har chans att ge deras unika perspektiv på insamlat data. Detta gör att gruppen kan utveckla en delad syn på alla intervjuade kunder. Det ger också alla gruppmedlemmar tillfälle att ta del av intervjuer de inte själva utfört. Arbetsmodellering Arbetsmodeller är ett bra grafiskt sätt att visa kunskap om ett arbete. Dessa kan användas av designgruppen, sinsemellan och till kunderna, för att prata om jobbet som ska stödjas med ett datorsystem. Med hjälp av arbetsmodellerna kan de kontrollera att de inte har missat något. De ger ett bra sätt att strukturera all data som fås på intervjuerna. Det finns 3
fem olika modeller och alla ger olika perspektiv på arbetet. Alla fem modellerna ska användas för varje intervju. De modeller som görs är flödes-, sekvens-, artefakt-, kulturell och fysisk modell. Efter varje intervju hålls en tolkningssession för att se vad man har lärt sig. Under dessa sessioner görs arbetsmodeller utifrån projektets fokus. Flödesmodellen representerar den kommunikation och samordning som är nödvändig för arbetet. Det viktiga är att få fram hur olika roller är definierade och hur de kommunicerar för att få deras jobb utfört. Genom att ta fram modellen försöker man svara på frågor så som: Hur fördelas ansvar? Vilka är de olika roller som antas för att få ett jobb gjort? Vem behöver de hjälp från för att utföra sina arbetsuppgifter? I arbetsflödet representeras varje telefonsamtal, dokument och e-post som skickas mellan olika personer. Även kommunikation som sker informellt tas med i modellen. Under en intervju ska man leta efter koordination, strategi, roller och informella strukturer. Modellen ritas upp med hjälp av bubblor som representerar varje roll. Flödet, kommunikationen mellan två människor för att utför ett arbete, ritas som pilar mellan bubblorna. Artefakter ritas som små boxar på ett flöde. En artefakt kan vara till exempel ett dokument. Platser som är viktiga för att människor ska kunna utföra sitt arbete ritas som stora boxar innehållandes platsnamn. Problem i kommunikation eller koordination markeras som röda blixtar. Sekvensmodellen visar de detaljerade arbetsstegen som är nödvändiga för att uppnå ett givet syfte. Modellen visar den utlösande faktor som startar ett antal steg och det syftet som uppfylls då stegen utförs. De handlingar som människor gör när de utför ett arbete avslöjar deras strategi, syfte och vad som är viktigt för dem. Att förstå det riktiga syftet är det viktigaste för att förbättra ett arbetssätt. När man väl har förstått syftet kan man omstrukturera arbetssättet på ett sådant sätt att syftet fortfarande uppnås. Modellen ritas upp genom att man skriver de olika stegen uppifrån och ner med pilar mellan stegen. Längst upp står den utlösande faktor som startade handlingen. I vänsterkanten skrivs de syften som är anledningen till att stegen utförs. Om kunden har problem att utföra stegen markeras problemet med en röd blixt. Artefaktmodellen visar de artefakter som används i arbetet tillsammans med deras struktur, användande och syfte. Artefakter är konkreta saker människor skapar eller använder för att utföra sitt arbete. Det kan till exempel vara en att-göra-lista eller ett dokument. Artefakterna visar vad människor har i åtanke när de utför sitt arbete och hur de tänker på det. Artefakten ritas upp och förklarande text med pilar ritas runt om. 4
Kulturella modellen visar begränsningar i arbetet på grund av policy, kultur eller värderingar. I kulturen ingår organisationens formella och informella policy, affärsklimatet skapat av motståndare, arbetsmiljön, självbilden hos dem som utför arbetet och de känslor och rädslor skapade av människor eller grupper inom organisationen. Kulturen i organisationen påverkar de val människor gör i sitt arbete. Det är viktigt att göra ett system om passar in i kulturen. Modellen består av ett antal cirklar. De visar den intervjuade personen omgiven av dem som influerar honom eller henne. Influenserna ritas som pilar. Fysiska modellen visar den fysiska strukturen av arbetsplatsen, så som den påverkar arbetet. Varje produkt eller system måste existera med de begränsningar som den fysiska miljön medför. Om dessa begränsningar ignoreras skapar systemet problem för användarna. Att studera arbetsplatsen ger viktiga ledtrådar till hur människor strukturerar och tänker på sitt arbete. Man ritar olika kartor av arbetsplatsen. Det kan till exempel vara kartor över en medarbetares rum eller en hel avdelning. Sammanställning Eftersom system sällan görs för en enda kund gäller det att se vilka behov alla kunder har. Att studera olika kunder ger designers en känsla av det gemensamma arbetssättet. Men det krävs speciella metoder för att hela gruppen ska kunna se gemensamma mönster utan att förlora individuell variation. Sammansättningsfasen innebär att man sätter ihop data från olika kunder för att producera en gemensam bild av den populationen som ska använda systemet. Detta görs genom affinity diagram och sammanställda arbetsmodeller. För att göra detta används de individuella arbetsmodellerna. Arbetsomstrukturering I denna fas används de sammanställda arbetsmodellerna för att dra slutsatser om hur kundernas jobb kan förbättras och vad för teknologi som kan behövas. Projektgruppen uppfinner nya förbättrade sätt att strukturera arbetet snarare än att koncentrera sig på tekniska lösningar. Visionen om hur arbetet ska gå till driver förändringar i organisationens struktur och styr systemdefinitionen. Genom att använda storyboards kan gruppen visa sin vision. Design av användarens omgivning Boken beskriver en ny modelleringsteknik som visar hur alla delar av ett system hänger ihop med varandra ur användarens perspektiv. Detta kallas för ett sammanhängande system. Utmaningen är att hålla systemets arbetsmodell sammanhängande så att det stödjer användarna och stämmer överens med deras förväntningar samtidigt som det 5
utökar och omformar deras arbete. Det handlar inte bara om ett konsekvent användargränssnitt utan ett sammanhängande system som gör användarens arbete metodiskt och naturligt. Användarens omgivningsdesign (User Enviroment Design, UED) är en ny modelleringsteknik som stödjer arbetsstrukturen i ett system. Metoden ignorerar detaljerna i ett användargränssnitt och fungerar som en länk mellan storyboards och användargränssnittet. UED betonar systemets nyckelfaktorer vid designen och förser systemet med funktioner som är nödvändiga. UED innehåller, organiserar och presenterar objekt som är viktiga för användaren att jobba med. Metoden byggs upp utav storyboards och den samlar in olika data i en och samma struktur. Den visar delarna i ett system och dess inbördes relation vilket ger en helhetsbild av systemet och håller designen på en hög nivå. UED stödjer designen vilket hjälper designgruppen att bygga ett sammanhängande system. Prototyping och test med användare Själva processen i prototypfasen bygger på kontinuerlig iteration och utökning. En designprocess ska med andra ord gå runt, runt och stadigt förbättras och utökas. Målet med prototyping som designprocess är så kallad co-design. Detta innebär att kunden direkt från första stund ska integreras i designprocessen för bästa möjliga resultat. Den kontinuerliga iterationen kommer alltså att vara en process som startar med en initial prototyp som sedan kunden och designern kontinuerligt utökar. Ett användargränssnitt som representerar användarens omgivningsdesign (UED) designas. När prototypen sedan har utvärderas görs de ändringar som krävs i prototypen och användarens omgivningsdesign. Den slutgiltiga prototypen överlämnas till programmerarna, vars uppgift är att bygga systemet efter prototypen. Användning i praktiken Processen med kontextuell design bygger på tre huvudkategorier: användandet av kunddata, projektgruppens karaktäristik och ett designbaserat tänkande. Användandet av kunddata Börja all design med att skaffa dig förståelse för dina kunder och hur de arbetar. Basera all data på verkligheten och inte på anekdoter. Dvs. se till att de data du använder är verkliga data och inte historier om hur det borde vara. Försök att få fram de dolda aspekterna av kundens arbete för att erhålla bra data. Du samlar data för att driva din designprocess framåt. Se till att hela gruppen förstår det. 6
Projektgruppens karaktäristik De människor du väljer att ha med i din designgrupp kommer att påverka vilket designresultat du kommer att få. Verifiera att du har en projektgrupp med erfarenheter från flera områden och då särskilt personer som har förmågan att se designlösningar i människors vardagliga arbete. Ge din projektgrupp en tydlig strategi och mål så att gruppen inte ödslar energi på att diskutera vad de gör istället för vad de bygger. Designbaserat tänkande Designtänkande går ut på att i en iterativ process alternera mellan att designa en del av systemet och att sedan ta ett steg tillbaka och betrakta systemet som helhet. När man är nöjd går man ett steg djupare in i detaljerna i designen. Hela designen och tänkandet måste ske på ett systematiskt sätt genom hela designprocessen. Kommunikation Produktioner misslyckas ofta på grund av att folk i organisationen inte förstår eller håller med om att produkten är viktig och därför inte stödjer den. För att undvika detta krävs bra kommunikation. Att ha med personer från olika delar, tvärvetenskapliga arbetsgrupper, har visat sig vara otillräckligt eftersom personerna inte rapporterar tillbaka i önskad utsträckning. Det räcker oftast inte heller med text och tal. Man måste fånga dem och få dem att integrera för att ta det till sig. Att ha ett designrum är, förutom en bra tillämpning vid design, även en god idé för att kommunicera med utomstående grupper. Åskådarna går från det område som berör dem mest till att få en överblick av hela systemet. Ett annat sätt är att låta kunder som tillhör de sammansatta arbetsmodellerna hitta sig själva i dem eller svara på frågor om modellerna och se om de tycker svaren stämmer. Hur kommunikationen ska utföras måste designas och är olika för skilda delar/grupper. Programmerare är många gånger vana vid att få information om vad de ska göra, men inte hur. De är alltså inte vana vid att få det så strukturerat som kontextuell design medför. Viktigt är att se till så att de som inte är med i designgruppen får ta del av modeller och övrig information. Management vill vanligen ha klar kod för att se projekt framskrida. Då kod först skrivs efter relativt lång tid är det viktigt att visa hur projektet byggs upp och vad som gjorts. Test och kvalitetsgrupper är viktigt att ta med tidigt i projektet för att de ska ha den information de behöver. Om marknadsföringsavdelningen vill ha information vill de veta vilka de verkliga kunderna är. För denna grupp är ett tips att använda flödesmodellen för att titta på roller och kulturella modellen för att titta på vad de bryr sig 7
Aktiviteter om. Kommunicera även genom att skriva en historia om en typisk kund. En berättelse på cirka en A4-sida som innehåller alla viktiga detaljer från de sammansatta modellerna. Det användarcentrerade arbetet består av sex olika aktiviteter. Kontextuell intervju och tolkning av dessa intervjuer sker parallellt. Sedan följer sammanställning av intervjuer, omstrukturering, design av användarens omgivning samt prototyping och utvärdering, som alla utförs sekventiellt. För varje aktivitet beskrivs vilka som ska delta i aktiviteten, tidsåtgång samt vilket output och input aktiviteten ger. Boken Contextual Design förespråkar att mycket tid läggs på att tolka och sammanställa arbetsmodeller. Eftersom vi i vårt fall inte ska datorisera ett stort arbete bedömer vi att vi inte behöver ägna fullt så mycket tid på dessa faser. Kontextuell intervju Deltagare: Interaktionsdesigner, användbarhetsexpert, användbarhetsdesigners och användare. Varje intervju utförs av projektmedlem tillsammans med en användare. Tidsåtgång: Intervju en timme samt renskrivning tre timmar per intervju, ca 80 mantimmar. Förberedelse 200 mantimmar. Tid: Planering en vecka, intervjuer fyra veckor parallellt med tolkning av intervjuer. Output: Renskrivna intervjuer, vilka används som underlag till arbetsmodellerna. Designers måste veta hur kunderna gör sitt jobb och den informationen kan man bara få genom att studera dem. Kontextuell intervju är en fältintervjumetod, som talar om hur man får data om arbetets struktur etc. så att designers kan förstå kundernas jobb. I detta projekt innebär det att de tilltänkta användarna intervjuas på flygplanen. Principen för en kontextuell intervju är att man går till kundens arbetsplats, observerar när hon jobbar och pratar med henne samtidigt som hon utför sitt arbete. För att intervjuaren och den som intervjuas ska veta vilka roller de ska inta används mästare/lärling modellen, där kunden är mästare på sitt arbete och intervjuaren är lärling. Mästaren lär ut sitt arbete medan han utför det. En anledning till att man ska observera när arbetet utförs är att om man bara beskriver ett arbete utan att verkligen göra det kan man lätt missa många detaljer. Om användaren däremot utför sitt arbete samtidigt som intervjuaren ställer frågor går ingen information förlorad. 8
Den kontextuella intervjuns fyra principer är kontext, partnerskap, tolkning och fokus. Den första principen, kontext innebär att man går till arbetsplatsen och ser när arbetet utförs. Detta ger pågående erfarenhet istället för summerande erfarenhet. Man vill inte bara få fram en sammanfattning av arbetet som utförs utan man vill veta alla detaljer. Det ger även konkret data istället för abstrakt data. Man vill inte få information om vad som ofta görs, utan konkret vad som görs i en aktuell situation. Se därför till att användaren utför sitt arbete och visar vad han gör istället för att bara prata om det. Partnerskapet innebär att man ska försöka göra intervjuaren och den som intervjuas till medarbetare. Man ska prata om jobbet medan det utförs. Den enda som verkligen vet allt om ett jobb är den som utför det. Designers måste bli experter på att se arbetsstruktur, mönster och hur människor organiserar sitt arbete. Intervjuaren iakttar och pausar för att diskutera om han ser någon handling han undrar över. Efter pausen återgår användaren till sitt arbete. Efter ett tag kan detta leda till att användaren själv kan börja reflektera över hur han utför sitt arbete och hitta designidéer och arbetssätt som kan förbättras. Om en designer får en designidé ska han avbryta för att presentera den. Principen om tolkning innebär att man ska hitta meningen bakom användarens ord och handlingar. Design bygger på tolkning av fakta, vad en designer tycker att aktuell fakta betyder. Det är tolkningen som driver designbeslut. En designer börjar med fakta och gör sedan en hypotes av vad givet fakta betyder. Denna hypotes har en innebörd för designen, som kan realiseras som en designidé för systemet. Eftersom tolkningen av fakta leder till en design måste tolkningen vara korrekt. Därför ska man alltid kontrollera under intervjun att tolkningen stämmer. Den fjärde och sista principen är fokus. Det är viktigt att det är klart vad intervjuaren ska fokusera på och att alla som intervjuar har samma fokus. Intervjuaren måste guida användaren så att denna pratar om den delen av jobbet som är relevant för designen. Det gäller att försiktigt styra användaren som ska ha kontrollen över intervjun. Det är viktigt att den som ska intervjua inte har några förväntningar innan intervjun och försöker få den att passa in på dessa. Innan intervjuerna är det viktigt att man planerar dem noga. Olika användare har olika roller och använder systemet på olika sätt. Två till tre användare från varje roll är lämpligt, vilket brukar resultera i totalt cirka 20 intervjuer. Det är också viktigt att man tänker på att man intervjuar användare som är så olika som möjligt. I detta fall kan åldrar och hur ofta man flyger variera. Innan intervjuerna måste man också bestämma vilken fokus man ska ha. Under intervjuerna tas ljudinspelningar upp, vilka sedan renskrivs. 9
Tolknings fas Deltagare: Alla i projektgruppen Tidsåtgång: 300 mantimmar. Tid: Fyra veckor parallellt med intervjuer. Input: Arbetsmodeller från intervjun samt intervjudata. Output: Genomarbetade arbetsmodeller samt noteringar till affinity-diagram. Tolkningsmötet ska helst bestå av endast tolv personer och om fler deltar i designgruppen så är det önskvärt att dela upp dem i smågrupper. Projektgruppen i denna uppgift ska bestå av 13 personer så det finns inget behov av att dela upp gruppen. Under mötet ska alla personer delas in i olika roller. De olika rollerna presenteras nedan. Detta görs för att varje person ska känna sig delaktig i designen av systemet och att de håller sig uppdaterade med den ny information som kommer in. Mötet ska hållas inom 24 timmar efter att intervjun har tagit plats för att personen som har gjort intervjun inte ska glömma bort viktiga detaljer. Intervjuaren Personen som har gjort intervjun tar självklart denna roll och berättar om intervjun och går igenom modeller på data som har samlats in under intervjun. Det är viktigt att intervjuaren berättar i kronologisk ordning så att det inte blir som en sammanfattning av hela intervjun. Intervjuaren ska inte komma med så många egna åsikter utan de ska helst komma från den övriga gruppen. När det kommer till att bygga om arbetsmodellerna så faller det naturligt att intervjuaren arbetar med den fysiska modellen, eftersom han är den enda i gruppen som har varit på plats. Arbetsmodellerare Arbetsmodellerarna ritar upp arbetsmodeller på blädderblock allt eftersom de kommer upp. Det ska finnas två modellerare. Den ena ska ta hand om flödesmodellen samt den kulturella modellen och den andra sekvensmodellen. Efterhand som det dyker upp artefakter tas de om hand och diskuteras gemensamt mellan modellerarna. Tanken är att modellerarna ska arbeta fritt under fasen och sedan får de övriga i gruppen komma med kommentarer om de tycker att modellerna byggs upp på ett felaktig sätt. Registrerare 10
Alla anteckningar som kommer upp skrivs ner av registreraren på en stor LCD-skärm. Placeringen av skärmen ska ske så att alla har möjlighet att se den, t.ex. på en vägg. Under mötet ser deltagarna vad som har sagts och kan komma med ändringar och nya åsikter. Varje viktig observation och åsikt om modellerna som byggs upp ska registreras för att inte tappas bort. Moderator Moderatorn ser till att mötet flyter på som det ska och håller tempot uppe. Om det önskas en talarlista under mötet är det moderatorn som styr detta. Egna åsikter och kommentarer ska hållas nere, men inte alls undvikas helt, för att fokusera på att mötet fortskrider som det ska. Kaosvakt Kaosvakten ser till att mötet inte spårar ur och att alla håller sig till ämnet. Mötet ska vara fokuserat på nuvarande tankar och idéer och inte gamla erfarenheter. Om det dyker upp oklarheter om detta ska kaosvakten ropa ut att nu har fokusen på ämnet gått förlorat och föra mötet tillbaka på rätt spår igen. Kaosvakten deltar i mötet och kommer med åsikter, så denna roll är en biroll till deltagarrollen. Deltagare Övriga personer i projektgruppen tar på sig deltagarrollen. De ska komma med nya idéer och kommentarer och se till att modellerarna bygger upp bra modeller. De måste också hålla ett vakande öga på registreraren så att noteringarna blir korrekta. Sammanställning Deltagare: Under skapandet av affinity-diagrammet deltar alla, men under sammanställningen av arbetsmodellerna deltar enbart användbarhetsexperten och designers. Tidsåtgång: Affinity-diagrammet en dag samt sammanställning av arbetsmodeller resterande tid. Totalt ca 250 mantimmar. Tid: 1 vecka. Input: Genomarbetade arbetsmodeller och noteringar som tagit under tolkningsmötet. Output: Sammanställning av varje arbetsmodell och affinity-diagram. 11
Affinity-diagram Alla noteringar som skrevs ner under tolkningsmötet av registreraren ska nu arbetas igenom för att få fram de viktiga delarna av systemet. På en och samma plats får man då fram alla nyckelfaktorerna och problem som kunden har och som är relevant för gruppens fokus. Antalet noteringar som gjorts ska helst vara ganska många för att kunna få fram ett bra resultat, mellan 200 till 600 noteringar är ett bra antal. Arbetsgång: 1. Dela upp alla noteringar som har gjorts under mötena och placera dem på var sin post-it. 2. Sätt upp post-its på väggen och gruppera dem efter hur dom är besläktade. 3. När grupperna börjar växa så pass mycket att det blir svårt att hålla koll på alla är det läge att döpa om dem till ett mer generaliserat namn. 4. När alla lapparna är placerade på väggen är det dags att dela upp dem i olika grupper och undergrupper, som beskriver hur de hänger ihop för att få fram de viktiga delarna. Sammanställning av arbetsmodeller Nästa del som måste tas hand om är de arbetsmodeller som skissades fram under tolkningsmötena. Flödesmodell Sammanställningen av denna modell visar de gemensamma rollerna i de olika jobbdefinitionerna. Första steget är att komponera en lista över de ansvarsområden varje person har. Sen går man igenom och letar efter möjliga roller bland ansvarsområdena och plockar ut dessa. Efter det går man igenom kvarstående områden och placerar in dem hos varje roll. Efter detta identifierar man kommunikationen mellan de olika rollerna och ger dem passande namn. Slutligen ska man jämföra med de ursprungliga modellerna så att man inte tappat bort personer eller ansvarsområden. Detta kan vara lätt hänt när nya roller identifieras. Sekvensmodell De sammanfattade sekvenserna tar fram uppgiftsstrukturerna och arbetsstrategierna. Med hjälp av dessa kan man finna sekvenser som kan automatiseras i arbetsprocessen vilket gör arbetet mer effektivt. Första steget för att plocka fram strukturen är att välja tre eller fyra sekvenser som pekar på samma arbetsuppgift. Sedan ska man leta igenom och se om det finns några sekvenser som går att använda direkt i nya systemet och behålla dessa. Efter detta ska man gå igenom varje sekvens och identifiera aktiviteterna. Markera var den första aktiviteten slutar i varje sekvens och skriv nya sekvenser genom att 12
använda aktiviteterna som hittats. Sedan för varje aktivitet skriv ner meningen med den och en abstrakt beskrivning över vad den gör. Artefaktmodell Genom att ta fram artefaktmodellen kommer de konceptuella distinktionerna att bli mer konkreta och man kan finna ett bättre sätt att inkludera dem i det nya systemet. Första steget som ska göras är att gruppera varje artefaktmodell efter vilken roll de spelar i arbetetssituationen. Efter det är det dags att identifiera de gemensamma delarna av varje artefakt. Hänsyn ska tas till både deras avsikt, vilket användningsområde de har och deras gemensamma struktur. Med hjälp av detta byggs en artefakt som är inkluderad i systemet och som visar alla de gemensamma delarna, uppgifterna och avsikterna. Fysisk modell Modellen framhäver hur arbetsmiljön är uppbyggd och hur den påverkar arbetet och interaktionen med systemet. Först grupperar man modellerna efter vad är för typ av arbetsplats. När det är klart ska man gå igenom varje modell och leta efter liknande strukturer. Nästa sak att söka efter är förflyttningar som har gjorts eller görs med specifika artefakter. Med hjälp av allt detta byggs en ny arbetsmodell upp. Kulturell modell Sammanställning av denna modell framhäver gemensamma värderingar, motsättningar och policy. Detta görs för att inte ändra på värderingar och liknande i företaget. De människor som ger influenser kategoriseras. Efter det grupperas de som begränsar arbetet på liknande sätt och placera dem i en ny grupp. Efter alla dessa steg ritas allt in i ett gemensamt diagram. Utifrån detta diagram kan man sedan på ett överskådligt sätt se vad varje person har för åsikter och värderingar. Omstrukturering Deltagare: Hela projektgruppen Tidsåtgång: Ca 1560 mantimmar. Tid: 3 veckor Input: Samtliga samanställda modeller. Output: Visioner och storyboards på hur det nya systemet skulle kunna fungera. I denna fas ska projektgruppen producera nya bättre arbetssätt för användarna. En utförlig genomgång av modellerna genomförs och därefter brainstormar gruppen för att få visioner. Vid branstormingen arbetar man brett och tar fram många olika förslag. 13
Visionerna används för att få fram idéer om nya arbetssätt som sedan ritas upp i storyboards. Första steget är att undersöka modellerna för att ta fram arbetsstrukturer och finna vad som går att förbättra samt vad som är värt att bibehålla. Den sammanställda flödesmodellen är en bra utgångspunkt att börja genomgången med. Sammanställd flödesmodell Modellen åskådliggör de roller som människor spelar samt länkar rollerna till individer. Den tittar även på roller och flödet som stödjer dem och tar fram kommunikationsmönster och problem i arbetet. När användarna skiftar mellan roller är det viktigt att det går smidigt, de ska lätt kunna byta tillbaka och hamna där man slutade sist. Detta kan förverkligas genom att eliminera överflödig datainmatning, stödja förflyttelser mellan olika roller, stödja överensstämmande gränssnitt för de olika rollerna och genom att spara tillstånd för att hantera avbrott. Sammanställd kulturell modell Modellen används för att leta efter friktioner i arbetet. Projektgruppen tittar på saker som inte kan förändras, som man måste anpassa systemet efter och för att se problem som systemet kan övervinna. Man letar även efter bra saker som systemet kan stödja samt vad som saknas för att senare kunna försöka införliva det. Ta reda på vilka värderingar och attityder som finns och vilka som ska stödjas respektive motarbetas. Samtidigt ska det hållas i åtanke att en fallgrop kan vara att försöka ändra värderingar som kunden inte vill förändra. Sammanställd fysisk modell Används för att dra nytta av den hårdvara som redan finns. Till exempel kanske varje användare har två monitors och eller så finns en stor skärm delad mellan flera användare. Sammanställda sekvensmodeller Systemet måsta antingen känna igen arbetsmönster och stödja dem eller introducera nya sätt som ersätter flera av strategierna. Titta på de steg som görs och se vilka som kan elimineras eller automatiseras. Sammanställda artefaktmodeller Handlar om hur man ska behandla pappersformulär om de ska in i digital form. Man ska se till att all information behandlas och titta på vad som automatiskt kan sättas in. Man ska 14
ha papperets struktur som guide samt hålla kvar de uppdelningar som är viktiga för användaren. I in-flightsystemet kan det till exempel handla om digitalisering av taxfreebeställning. Projektgruppen ska sedan använda det insamlade materialet för att skapa idéer och ta tillvara på deras uppfunna lösningar. Man börjar med att en brainstorming för att få igång hjärnarbetet och därefter påbörjas visionsprocessen. Gruppmedlemmarna skapar åtskilliga visioner för att kunna se på många möjliga lösningar. Man tar de olika visionerna och plockar ut det bästa ur dem. Det bästa tas ut genom att man går igenom varje vision och listar upp positiva och negativa saker. Hela tiden skriver man även upp varför de är positiva eller negativa för att kunna väga de olika förslagen. Därefter ritas storyboards för viktiga arbetsuppgifter för att få en mer detaljerad vision och för att kunna kontrollera om lösningen verkar möjlig. Detta görs i par och arbetas sedan igenom i gruppen, då man rättar till fel. Användarens omgivningsdesign Deltagare: Användbarhetsexpert, interaktionsdesigner, användbarhetsdesigners och två programmerare Tidsåtgång: Ca 240 mantimmar. Tid: 1 vecka. Input: storyboards Output: User Enviroment Design som används för att designa prototyp. I denna fas sammanfattar man de storyboards man gjort. Tekniken för att göra detta är en modelleringsteknik kallad UED (User Environment Design) som är skapad för att stödja arbetsstrukturen i ett system. Metoden byggs upp utav storyboards genom att den samlar in olika data från dem i en och samma struktur. UED-tekniken ska svara för att systemet blir enhetligt och sammanhängande. Metoden ignorerar detaljerna i ett användargränssnitt och fungerar som en länk mellan storyboards och GUI. Designen fokuserar inte på gränssnittet utan bara på strukturen av systemet och hur det ska fungera. UED representeras av ett flertal fokusareor. Varje sådan fokusarea inriktas på ett speciellt sorts arbete och har ett eget syfte. En fokusarea innehåller information som namn, syfte, funktioner, länkar, arbetsobjekt, hinder samt frågor. Syftet är en kort beskrivning av vad fokusarean gör för att stödja arbetet. Funktionerna beskrivs med en kort fras och anger om det är användaren som framkallar funktionen eller om det är systemet som automatiskt framkallar den. Länkarna är till för att visa relationerna mellan de olika fokusareorna. De saker som användaren ser och manipulerar i en fokusarea 15
beskrivs i rubriken arbetsobjekt. Hinder som tas upp är av karaktären implementationshinder som tillförlitlighet och snabbhet. När gruppen har skapat samtliga fokusareor går man noggrant igenom dem som ett sista steg i byggandet av UED. Vid genomgången klarlägger man specifika testfall som ska vara i fokus vid testning av prototyper med användarna. Detta är det första steget i ett skapa en iterativ process i samarbete med användarna. Det som gruppen ska titta på är om fokusareorna är sammanhängande och tydliga, om de stödjer arbetet, huruvida funktionerna är korrekta, om länkarna är vettiga samt om arbetet stöds. Prototyping och utvärdering Deltagare: användbarhetsexpert, interaktionsdesigner, användbarhetsdesigners och användare. Domänexperten finns tillhands och kan tänkas närvara cirka 10 timmar. Tidsåtgång: Ca 800 mantimmar. Tid: 4 veckor. Input: User Enviroment Design. Output: Prototyper som kan lämnas över till programmerare. Prototyper skapas för att gruppen ska försäkra sig att man bygger rätt system och att strukturen passar användarnas arbete. Prototyperna blir också grunden till att man får ett bra användargränssnitt. Fasen består av fyra iterationer på vardera en vecka. Mellan varje iteration stannar man upp, utvärderar och möjligen bygger nytt, bygger om eller utökar i nästa iteration. Prototypfasen görs med så kallad co-design. Detta innebär att kunden direkt från första stund ska integreras i designprocessen för bästa möjliga resultat. Den kontinuerliga iterationen kommer alltså att vara en process som startar med en initial prototyp som sedan kunden och arbetsgruppen kontinuerligt utökar. Prototyperna ska vara i pappersformat och handritade för att testpersonen inte ska bli distraherad av gränssnittet utan se till strukturen av systemet. Testpersonen ska få utföra verklighetstrogna uppgifter med prototypen och under testfasen ska prototypen ändras så att den överensstämmer med användarens förväntningar. Under testerna ska man ta reda på varför en design fungerar eller inte fungerar samt vara noga med att fokusera på struktur. Vid testerna används vanliga A4 sidor med olika former av post-it, detta möjliggör snabba ändringar och tillägg. Pappersprototyperna utvecklas sedan till datorbaserade prototyper. När prototypen är färdig samlas hela projektgruppen för att gå igenom den. De som har tagit fram prototypen förklarar hur den fungerar och alla deltar i en diskussion. 16
Tidplan Aktivitet vecka 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Kontextuell intervju Tolkning Sammanställning Omstrukturering Användarens omgivningsdesign Prototyping & utvärdering Interaktionsdesigner, användbarhetsdesigners, användbarhetsexpert, användare Hela projektgruppen, förutom domänexperten Hela projektgruppen, förutom domänexperten Hela projektgruppen Interaktionsdesigner, användbarhetsdesigners, användbarhetsexpert, två programmerare Interaktionsdesigner, användbarhetsdesigners, användbarhetsexpert, användare, domänexpert Beräknat antal mantimmar: 3030 17
För- och nackdelar med Contextual design Fysiska modellen fokuserar inte på systemdesignen Den fysiska modellen innebär att användarens fysiska arbetsplats studeras och utvärderas. Är det långt till skrivaren, var står arkivhyllorna etc. Detta medför att dyrbar tid fokuseras på något som i många fall inte har med resultatet av den användarcentrerade systemdesignen att göra. Resultatet från designgruppen ska inte bli en ny arbetsplats i fysisk bemärkelse för användaren. Det ska bli ett system som möjliggör för användaren att förändra sina arbetsrutiner. Vilken användare vill tvingas till att inreda sin arbetsplats på ett visst sätt? Boken tappar med andra ord fokus från själva designprocessen. Tar orealistiskt mycket tid Genom hela boken påpekas det att saker tar tid och att man måste planera mycket för att få ut något av till exempel en intervju med en användare. Detta stämmer säkert i mångt och mycket men inget projekt, och särskilt inte ett system för en mindre användargrupp kan ta vilka slutpriser som helst för slutprodukten. Konkurrens finns alltid och det gäller att leverera bästa möjliga produkt till lägsta möjliga kostnad. Boken menar att för ett normalstort projekt kan den användarcentrerade designen ta över halvåret att genomföra. Detta kanske kan tillåtas vid designen av ett omfattande och komplext system som till exempel operativsystemet Windows, men någon budget för ett sådant arbete finns knappast vid utarbetningen av till exempel ett nytt lagersystem hos en datorgrossist. Tid är pengar i företagsvärlden. Då projektgruppen enligt boken även ska omfatta ett brett tvärsnitt av kunskap måste gruppen bestå av minst 5-10 personer vilket gör väldigt många mantimmar på ett halvår. Inga nedskrivna tydliga krav Genom processen förädlas de första intervjuerna med användarna till att via tolkningar ge ett ramverk för systemet och slutligen en designprototyp. Genom processen arbetar man nära med kunden och ser till att kundens verkliga data används för att få ett så användarcentrerat system som möjligt. Dock framkommer det aldrig några tydliga och nedskrivna krav från användarna i processen. Detta gör det svårt att verifiera att man verkligen erhåller ett system som uppfyller de krav användaren har. Det blir svårt att i ett bevisläge visa att systemet verkligen har de kvalifikationer som användaren initialt har önskat. Det finns inget skriftligt krav som man kan jämföra den slutgiltiga produkten med. En annan konsekvens av avsaknaden av tydliga nedskrivna krav gör att produkten kommer att vara väldigt anpassad åt de personer som vid tillfället för intervjuerna jobbade med de aktuella arbetsuppgifterna. 18
Ingen (kontinuerlig) dokumentation Genom processen sker ingen kontinuerlig dokumentation över hur processen har fortlöpt och vilka resultats som uppnåtts. I kursen har vi fått lära oss vikten av att en sådan dokumentation kontinuerligt bättras på och framför allt fylls på. Införandet av en kontinuerlig dokumentation skulle underlätta för projektgruppen att hela tiden kunna se tillbaka om varför olika beslut tagits och hur. Skiljer inte på användare och kund Genom boken skiljer inte författarna på användare och kund vilket vi finner högst märkligt. Det kan inte vara särskilt ofta som beställaren av en produkt är den verkliga slutanvändaren. På de flesta företag är det en avdelningschef som måste fatta beslut om inköp av ny programvara och som står som ansvarig för inköpet och därigenom är kund. Dock är det slutanvändaren och inte kunden som ska vara med i utvecklingen av systemet då det är dennes arbetsuppgifter som ska förändras med systemet. Affinity-diagram blir lätt otympliga Under aktiviteten sammanställning skrivs de noteringar som kommer fram under tolkningsmötet ner och organiseras i en hierarki. Varje notering ska ges en lapp som sedan sätts upp på en vägg, en efter en. De noteringar som är närbesläktade grupperas ihop och boken anser att ju fler noteringar som används, desto bättre. Vidare rekommenderar boken att väggen med noteringarna med fördel ska finnas kvar under hela projektet så att gruppmedlemmarna lätt kan se denna. Vi ställer oss frågande till om detta är optimalt när det kan röra sig om många hundratals lappar som ska ge översikt. Vi bedömer det som att detta system allt för lätt blir otympligt. God tillgång av användare Boken tar inte upp någonting om användande av enkäter. I vårt fall där det finns gott om lättillgängliga användare skulle enkäter vara lämpliga. Att endast intervjua tjugo personer när man kan få åsikter från hundratals personer känns som en informationsförlust. I vårt fall vill vi främst få fram information om vad resenärerna skulle vilja ha i ett in-flightsystem och då skulle enkäter fungera utmärkt. 19
Bra vid datorisering av ett befintligt pappersarbete Genom hela boken präglas de givna exemplen av att det är ett manuellt pappersarbete som ska datoriseras och därigenom rationalisera användarens arbetsuppgifter. Detta bedömer vi som den största vinsten med kontextuell design, förmågan att få med hur jobbet sker i ett papperssamhälle och hur detta långsamma och trögarbetade arbetssätt verkligen kan rationaliseras genom införandet av lämpligt datoriserat system Välbeskriven process En stor fördel med processen är att varje steg är väl beskrivet i boken. Man vet exakt hur varje steg ska utföras och varför det ska utföras. Det gäller bara att hitta ett projekt som metoden passar för. I vårt fall känns metoden inte så lämplig. Det är svårt att förstå hur man ska tillämpa arbetsmodellerna och hela metoden bygger på användandet av dessa. 20