RefWorks user guide för studenter 1. Skapa ett användarkonto i RefWorks Öppna RefWorks startsida (http://www.refworks.com/) och klicka på Login. Klicka på Sign up for a New Account, fyll i uppgifterna och klicka på Create account. Det är viktigt att komma ihåg sitt login namn och sitt lösenord! När RefWorks har tagit emot alla uppgifter kan man direkt börja att jobba. Kort efter registreringen får man dessutom ett email som bekräftar inloggningsuppgifterna. För att kommer åt sitt RefWorks-konto när man är utanför LU-nätverket behöver man logga på med gruppkoden för Lunds universitet som är RWLundU. 2. Skapa foldrar och subfoldrar, genomföra dublettkontroll I RefWorks organiserar man referenserna med hjälp av foldrar och vid behov subfoldrar. Innan man importerar de första referenserna bör man skapa åtminstone en folder så att man har en lämplig plats att importera till. Skapa en ny folder genom att klicka på New Folder (se bilden) och namnge foldern. För att skapa en subfolder klicka på fliken Organize and Share Folders. För varje folder finns det två ikoner, högerklicka på den första ikonen. Här har man möjlighet att ändra namn på foldern, tömma foldern (clear), ta bort foldern eller skapa en subfolder. Dessutom kan man härifrån göra en dublettkontroll inom en viss folder, antingen på - exact match, författarna, titeln och året måste stämma överens - close match, författarna, titeln och året undersökes men behöver inte stämma helt överens. RefWorks markerar sedan automatiskt den senast tillagda referensen av ett dublettpar. Man kan sedan klicka Delete-ikonen (eller anpassa urvalet) för att ta bort dubletterna. För att göra en dublettkontroll i hela sitt RefWorks-konto väljer man längs uppe View Duplicates och sedan exact match eller close match. 3. Ladda ner referenser till RefWorks 3.1 Importera referenser från externa kataloger och databaser Nedan beskrivs det hur man kan importera litteraturreferenser som man har hittat i Summon, Libris eller PubMed. Proceduren fungerar på ett liknande, i vissa fall enklare sätt för andra system som tex. 1
Web of Science och Embase. Även de allra flesta tidskrifter erbjuder bekväma möjligheter för att ladda ner referenser. Utförlig information för olika system finns att tillgå i RefWorks helpfil, se http://www.refworks.com/refworks2/help/refworks2.htm (avsnitt: Getting references into your account, Import from Online data vendors). 3.1.1 Importera från Summon I träfflistan i Summon håller man musen över referensen som ska laddas ner. Det kommer upp två ikoner, ett förstoringsglas och en väska med ett plustecken. Klicka på väskan för att lägga till referensen i en tillfällig folder Saved items. Detta behöver upprepas för varje referens som ska laddas ner. Klicka sedan på Saved items-länken längs ner på sidan. Foldern kommer upp med flikar för RefWorks, EndNote och BibTex (se bild nedan). Klicka på RefWorks-fliken och logga in till systemet när inloggningssidan har kommit upp, sedan importeras posterna automatiskt. Obs! Beroende på vilken webbläsare och vilken version man använder kan man behöva logga in i RefWorks en gång till även om man redan är inloggad med ett annat browserfönster. 3.1.2 Importera från Libris Markera träffarna i Libris och klicka på Skapa referenser längs nedan på sidan. Välj format RefWorks och spara som fil. Det skapas en txt-fil som man sparar på lämpligt ställe. I RW välj References - Import och RefWorks Tagged Format som import filter. Under Database behåller man Tagged Format (se bilden nedan). Leta upp filen via Browse-knappen. Under Import To kan man ange en folder som referenserna ska importeras till. Klicka sedan på Import. 2
När man har fått in referenser via Import-funktionen presenteras dem i en lista. Om man inte har importerat dem till en särskilt folder ligger de tillfälligt i Last Imported -foldern. Där kan man antingen markera enstaka poster, välja alla poster på sidan eller välja alla i listan (se bilden nedan). Via väskan med plustecknet väljer man sedan foldern som posterna ska flyttas till. Om man glömmer att kopiera referenserna från Last Imported till rätt folder kommer de att skrivas över av andra poster vid nästa import. De är dock inte borttagna från ens RefWorks-konto utan är tillgängliga via fliken Organize and Share Folders där det står You have x reference(s) not in folders. Man kan klicka på siffran för att komma åt dessa poster och flytta dem till lämplig folder. 3.1.2 Importera från PubMed Markera träffarna i PubMed och välj under Send to File. Som format väljer man MEDLINE, sedan klickar man på Create File och sparar filen på lämpligt ställe. I RW välj Import och NLM PubMed som import filter. PubMed väljs då automatiskt under Database. Leta upp filen och importera posterna. 3.2 Importera från ett RSS feed För att sätta upp ett RSS feed från en viss tidskrift i RefWorks - lokalisera feedet på tidskriftens hemsida - högerklicka på RSS-ikonen och välj Copy shortcut - gå till Search RSS feeds i RefWorks - klistra shortcuten in i fältet RSS Feed URL och klicka på Add RSS Feed. Sätter man upp flera flöden lägger de sig automatiskt i en alfabetisk lista. För att se referenserna från ditt RSS-flöde gå till Search- RSS feeds och klicka på namnet. För att importera välj ut referenserna, välj rätt RefWorks folder att importera till i pull-down menyn längs uppe och klicka på import. 3.3 Söka ifrån RefWorks i externa databaser och importera Via Search Online Catalog or Database. Välj databas, tex PubMed eller Libris, gör sökningen, välj ut relevanta referenser från sökresultatet, välj RefWorks folder att importera till och klicka på Import. 4. Arbeta med referenserna, editera och bifoga fulltext I referenslistan syns det för varje post flera ikoner. Referenser som importerats från PubMed har en dubbelhelix. Dessutom har alla referenser en stjärna, en penna, krullparantes och ett förstoringsglas. 3
Dubbelhelix för poster som härstammar från PubMed. Ger möjlighet att titta på posten i PubMed, att göra en sökning för related documents och att söka efter andra artiklar av samma författare. Med stjärnan kan man lägga till referenser till en så-kallad My List. Denna lista är en tillfällig samling av poster som man kan titta på eller skriva ut (via View - My List). Med pennan kan man editera själva referensen och bifogar attachments, se nedan. Med krullparantesen kan man infoga en citation i sitt Word-manuskript. Man har dock bättre möjligheter och mer automatiserade sätt när man använder sig av Write-N-Cite, se avsnitt 5 nedan. Förstoringsglaset visar alla ifyllda fält för referensen. Editera referens: klicka på pennan. Ett formulär med alla fält kommer upp så att man kan göra ändringar och tillägg. Kanske saknas det någon uppgift som man vill lägga till, tex. tidskriftsförkortning, issue, doi, abstract, etc. Avsluta med att klicka på Save Reference. Bifoga fulltext: Leta upp fulltexten på tidskriftens hemsida och spara på lämpligt ställe. Klicka i RefWorks på pennan för att komma i Edit-modus för referensen. Leta upp filen via Browse och klicka Add attachment. Man behöver inte klicka på Save Reference. 5. Koppling till Word skapa citationer och bibliografin Ladda ner Write-N-Cite version III från Tools Write-N-Cite. Under installationsprocessen får man möjlighet att välja Allow working offline. Man måste aktivt kryssa för denna checkbox ifall man vill jobba med Word-manuskript offline. Efter installationen hittar man Write-N-Cite på fliken Add-Ins i Word. Man startar programmet därifrån och loggar på med sina inloggningsuppgifter. För att lägga till en citation har man markören på rätt ställe i Word-dokumentet och klickar på Citeknappen i Write-N-Cite för den referensen man vill lägga till. Istället för den fullständiga referensen syns det en kod i Word. Man bör inte editera/formatera dessa koder. 5.1 Editera citationer Markera en citation i Word-dokumentet. I Write-N-Cite klicka på Edit Citation och välj sedan en Target Output Style. Stylet måste tillhöra favoriterna som man har valt i Output Style Managern i RefWorks. Under Edit Citation kan man även gömma en citation, gömma en författare eller ett årtal, lägga till text innan eller efter citationen och lägga till ett specifikt sidnummer. 5.2 Skapa bibliografin Klicka på Bibliography, välj rätt style och klicka Create Bibliography. Write-N-Cite är automatiskt kopplad till det aktiva Word-dokumentet så man behöver inte välja Word-filen. Bibliografin skapas nu automatiskt i slutet av dokumentet. Både bibliografin och citationerna har nu fortfarande en koderad form. När man är helt klar med sin text kan man skapa en avkoderad form där man tex kan formatera om bibliografin. Man sparar först den koderade formen under ett annat filnamn så att man kan gå tillbaka till det ifall man trots allt måste göra ändringar i den senare. I Write-N-Cite väljer man sedan Tools Remove Field Codes. 4
6. Arbeta offline med Write-N-Cite Offline kan man - titta på referenserna i Write-N-Cite, lägga citationer in i sitt Word-dokument och skapa en bibliografi. Offline kan man INTE - lägga till, editera eller ta bort referenser i sitt RefWorks-konto. För att kunna jobba offline med Write-N-Cite laddar man först ner sina referenser och styles till den egna datorn. Gå till Tools, välj Create/Update Offline database och klicka på Create. Datan laddas ner till en fil lokalt på ens dator under My Documents (c://.../mydocuments/refworks/rwdeskdb.mdb). För att starta Write-N-Cite offline går man som vanligt i Word 2010 på Add-Ins. Sedan loggar man på med sitt vanliga användarnamn och lösenord. I Write-N-Cite är det sedan viktigt att ha checkboxen Work Offline ikryssad. 7. Dela referenser med kollegor / sharing options 7.1 Dela ut en RefWorks folder Denna möjlighet passar om bara en person ska lägga in referenser i den gemensamma foldern. Personen skapar foldern och lägger in referenser efter behov. Under Organize and Share Folders klickar man på Share-ikonen bredvid foldern. Man får upp en sida där man får välja titeln på foldern som kommer att synas för ens kollegor. Längs uppe får man länken till foldern. Man kan klippa och klistra denna länk direkt i ett email. Under Share Options väljer man om foldern ska bli synlig för alla RefWorks-användare inom den egna institutionen, dvs i vårt fall alla användare inom Lunds universitet. Under Limitations kan man förbjuda/tillåta att användarna kan skriva ut referenser, skapa en bibliografi, m.m. En intressant funktion är att tillåta kommentarer till referenser, på det sättet kan man ha diskussioner kring litteraturen direkt i RefWorks. När man är klar och har sparat inställningarna visas en ny ikon här får man möjligheten att maila länken till foldern. bredvid foldern. Högerklickar man 7.2 Dela en RefWorks account i en arbetsgrupp Denna möjlighet rekommenderas om flera i gruppen ska ha möjlighet att lägga in referenser. En i gruppen skapar en ny account för gruppen och anger sin egen mailadress. Med andra ord kan en användare ha flera accounts, en till sig själv och en eller flera andra till sitt/sina arbetsgrupper. 8. Tutorials och hjälpfiler Under Help Tutorials finns det en rad väldigt användbara e-tutorials som förklarar grunderna i RefWorks. Dessutom kan man under http://www.refworks-cos.com/training/ kommer till en lista med både inspelade och live webinars vilket är visningar av olika aspekter av systemet. Sist men inte minst innehåller hjälpfilerna (Help launch help file) väldigt omfattande förklaringar. Har du frågor kan du naturligtvis också vända dig till din kontaktbibliotekarie. 5