Till samtliga fastighetsägare inom Stadskällarens Samfällighetsförening Kallelse till Årsstämma 2016 Härmed kallas du, som ägare av fastighet i Stadskällarens Samfällighetsförening, till ordinarie årsstämma 2016. Tid: Måndag 2016-03-07 klockan 19:00 Plats: Sankt Hans Kyrklänga, Fäladstorget, Lund Vid omröstning gäller att varje fastighet har en (1) röst oberoende av antalet ägare. Om fastighetsägare inte själv har möjlighet att delta på årsstämman och i stället önskar delge sin röst via ombud, finns bifogat blankett att ifyllas för detta ändamål. Enligt samfällighetens stadgar skall motion som skall behandlas på ordinarie årsstämma vara styrelsen tillhanda senast under januari månad. Bilagor: - Förslag till årsstämmans dagordning (sid 2) - Styrelsens verksamhetsberättelse 2015 (sid 3-4) - Resultat- och Balansräkning för år 2015 (sid 5) - Framställningar från styrelsen och motioner från fastighetsägare (sid 6) - Budgetförslag för år 2016 (sid 7) - Valberedningens förslag (sid 8) - Fullmakt för delegering av rösträtt vid årsstämman 2016 (sid 9) - Revisionsberättelse (distribueras separat) - Debiteringslängd (finns tillgänglig under årsstämman) Hjärtligt välkomna Lund 2016-02-20 Styrelsen 1
Dagordning 1 Val av ordförande för årsstämman. 2 Val av sekreterare till årsstämman. 3 Val av två justeringspersoner, tillika rösträknare till årsstämman. 4 Fråga om acceptans av dagordningen. 5 Fråga om mötets behöriga utlysande. 6 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning för år 2015. (bilagor sid 3-5) 7 Revisorernas rapport. (distribueras av revisorerna vid mötet) 8 Fråga om styrelsens ansvarsfrihet. 9 Framställningar från styrelsen samt motioner från medlemmarna. (bilaga sid 6) 10 Ersättning till styrelsen. 11 Fråga om rekommenderat frivilligt ekonomiskt bidrag för de som inte vill/kan delta med egen arbetsinsats under trädgårdsdagarna. 12 Beslut angående budget samt fastställande av kvartalsavgift och debiteringslängd. (bilaga sid 7) 13 Val av styrelse. (bilaga sid 8) 14 Val av revisorer och revisor-suppleanter. (bilaga sid 8) 15 Val av trädgårdsfogdar och webmaster. (bilaga sid 8) 16 Val av valberedning. (bilaga sid 8) 17 Övriga frågor. - Datum för vårfest, kräftskiva och trädgårdsdagar. - Övriga frågor från Fastighetsägare. 18 Tillgänglighet av stämmoprotokoll. 19 Mötet avslutas. 2
Styrelsens verksamhetsberättelse för år 2015 Styrelsens sammansättning: Ordförande Olle Svensson Kassör Karin Jönsson Ledamöter Ann Kull Helen Wahlgren Johan Wieslander Suppleanter Jens Cameron Johan Rathsman Revisorer: Ordinarie Tomas Lundborg Sven-Erik Ormelius Trädgårdsfogdar: Ordinarie Karin Rathsman Henrik Enquist Fransisco Valencia Webmaster: Ordinarie Henrik Enquist Valberedning: Ordinarie Alf Höglind Lotta Sjunnesson Ordinarie årsstämma hölls 2015-03-16. Styrelsen har haft 4 ordinarie möten under året, protokoll med bilagor har kopierats och distribuerats till samtliga 45 fastigheter inom samfälligheten. Protokoll med bilagor finns även tillgängliga på samfällighetens hemsida www.kallarekroken.se. Gemensam vårfest hölls 2015-05-30. Trädgårdsdagar genomfördes 2015-04-18/19 samt 2015-11-07/08. Gemensam kräftskiva hölls 2015-08-29. Planerat underhåll i form av spolning och slamsugning av dagvattenledningar vid samtliga längor, enligt stämmobeslut 2013, har nu genomförts och samtliga ledningar och brunnar är nu i gott skick. 2016 planeras ett uppehåll i arbetet eftersom slam-volymen nu är liten. 2017 fortsätter det schemalagda arbetet efter inspektion. Ett nytt avtal med Telia angående TV, Bredband och Telefon i vårt fibernätverk har skrivits. Vi får samma kanalinnehåll och samma IP-telefoni som tidigare. Bredbandshastigheten har ökats från 100/10 Mbit/s till 100/100 Mbit/s och möjlighet finns nu för den enskilda fastigheten att teckna separat avtal om ytterligare ökning, kostnaden för detta faktureras 3
beställaren och drabbar alltså inte Samfälligheten. Routern som ingick i det tidigare avtalet har bytts ut mot en modernare med bl.a. ny standard (5Ghz) för trådlös kommunikation. Det nya avtalet medför inga ökade kostnader för Samfälligheten, avtalet löper till juni 2020. Lagom till tiden då vi skall byta till sommar/vinter-däck på våra bilar har vi åter haft inbrott i flera av garagen. Tjuvarna fokuserade tydligen på att stjäla bildäck och lyckades i några fall med uppsåtet. Enligt polisen är chanserna att gripa förövarna små, det man däremot kan utlova är att tjuvarna kommer tillbaka tills de vet att inget av värde förvaras i samfällighetens garage. Parkeringsreglerna vid garagen har förtydligats och kommunicerats med, enligt många boende, gott resultat. Styrelsen uppmanar alla att även fortsättningsvis följa gällande regler. Samfällighetens hemsida har förbättrats och uppdaterats. Web-master är Henrik Enquist. Beträffande ekonomiskt utfall för det gångna verksamhetsåret och ställning per 2015-12-31 hänvisas till resultat och balansräkningen (bilaga sid 5). Lund 2016-02-20 Styrelsen 4
Resultat och Balansräkning för år 2015 STADSKÄLLARENS KVARTERSSAMFÄLLIGHET Ekonomisk redovisning 2015 RESULTATRÄKNING 2015 BUDGET 2015 AVVIKELSE Intäkter, Kvartalsavgift: 540 000,00 540 000,00 0,00 Intäkter, Trädgårdsbidrag: 1 800,00 2 000,00-200,00 Intäkter, Förseningsavgifter: 550,00 0,00 550,00 Intäkter, Räntor: 0,00 500,00-500,00 Intäkter, Återbetalningar 100,00 100,00 0,00 Summa IN: 542 450,00 542 600,00 Utgifter, Vatten: 125 811,00 140 000,00 14 189,00 Utgifter, El: 13 011,00 20 000,00 6 989,00 Utgifter, Renhållning: 62 278,00 70 000,00 7 722,00 Utgifter, TV: 138 364,00 138 364,00 0,00 Utgifter, Planerat underhåll och reparationer enl. underhållsplan: 71 459,00 40 000,00-31 459,00 Utgifter, Övrigt underhåll och diverse: 8 525,50 15 000,00 6 474,50 Utgifter, Trädgårdsfirma: 63 750,00 63 750,00 0,00 Utgifter, Snöröjning: 3 563,00 7 000,00 3 437,00 Utgifter, Trädgårdsdagar: 2 205,80 4 000,00 1 794,20 Utgifter, Växter, trädgårdsredskap etc.: 4 206,80 5 000,00 793,20 Utgifter, Bruttolöner: 25 090,00 25 090,00 0,00 Utgifter, LKP: 7 883,00 7 883,00 0,00 Utgifter, Försäkring: 3 858,00 4 000,00 142,00 Utgifter, Avgifter o Arkivkostnader: 925,00 1 000,00 75,00 Utgifter, Årsmöte, Styrelse inkl. kopiering och kontorsmaterial: 6 370,50 1 500,00-4 870,50 Summa UT: 537 300,60 542 587,00 Årets Resultat: 5 149,40 13,00 BALANSRÄKNING 2015-12-31 Länsförsäkringar, Rörelsekonto: 173 022,06 Länsförsäkringar, Placeringskonto: 212 042,69 Summa tillgångar 385 064,75 Eget kapital 31/12 2015 265 064,75 Förskottsinbetalningar: 120 000,00 Summa skulder 385 064,75 5
Framställningar från styrelsen för år 2016 Inga separata framställningar föreligger, budgetförslaget följer i stort underhållsplanen, undantaget utbyte av redskapsboden vilket skjuts på framtiden. Motioner från fastighetsägarna för år 2016 Inga motioner från fastighetsägare har inkommit till styrelsen. 6
Budgetförslag för år 2016 Planerat underhåll 2016. - Målning av garage enligt underhållsplan. - Ev. renovering av lekhuset på norra gården. Styrelsen föreslår oförändrad kvartalsavgift om 3.000kr per kvartal och fastighet (kvartal 2-4, 2016 och 1, 2017). Underlag för debiteringslängd finns tillgängligt under mötet för verifiering. STADSKÄLLARENS KVARTERSSAMFÄLLIGHET Budget 2016 BUDGET 2016 Förslag Utfall 2015 Intäkter, Kvartalsavgift: 540 000,00 540 000,00 Intäkter, Trädgårdsbidrag: 2 000,00 1 800,00 Intäkter, Förseningsavgifter: 0,00 550,00 Intäkter, Räntor: 500,00 0,00 Intäkter, Återbetalningar 100,00 100,00 Summa IN: 542 600,00 542 450,00 Utgifter, Vatten: 140 000,00 125 811,00 Utgifter, El: 20 000,00 13 011,00 Utgifter, Renhållning: 70 000,00 62 278,00 Utgifter, TV: 138 364,00 138 364,00 Utgifter, Planerat underhåll och reparationer enl. underhållsplan: 40 000,00 71 459,00 Utgifter, Övrigt underhåll och diverse: 10 000,00 8 525,50 Utgifter, Trädgårdsfirma: 63 750,00 63 750,00 Utgifter, Snöröjning: 7 000,00 3 563,00 Utgifter, Trädgårdsdagar: 4 000,00 2 205,80 Utgifter, Växter, trädgårdsredskap etc.: 5 000,00 4 206,80 Utgifter, Bruttolöner*: 25 116,00 25 090,00 Utgifter, LKP: 7 891,00 7 883,00 Utgifter, Försäkring: 4 000,00 3 858,00 Utgifter, Avgifter o Arkivkostnader: 1 000,00 925,00 Utgifter, Årsmöte, Styrelse inkl. kopiering och kontorsmaterial: 5 000,00 6 370,50 Summa UT: 541 121,00 537 300,60 Budgeterat resultat: 1 479,00 5 149,40 Förslag till kvartalsavgifter 2016: 1 januari 3000:-**, 1 april 3000:-, 1 juli 3000:-, 1 oktober 3000:-. (Kvartalsavgift 1-2017: 3000:-.) * Uppräknat med konsumentprisindex: 0,1 % ** Beslut vid årsstämman 2015. 7
Valberedningens förslag till årsstämman 2016 Förslag till styrelse och funktionärer i Stadskällarens Samfällighetsförening: Ordförande Johan Wieslander Nyval, mandattid 1 år Kassör Karin Jönsson Vald 2014, återstår 1 år av mandattid Ledamot Johan Rathsman Nyval, mandattid 2 år Ledamot Ann Kull Vald 2014, återstår 1 år av mandattid Ledamot Jens Cameron Nyval, mandattid 2 år Suppleant Henrik Enquist Nyval, mandattid 2 år Suppleant Vakant Mandattid 1 år Revisor Sven-Erik Ormelius Omval, mandattid 1 år Revisor Tomas Lundborg Omval, mandattid 1 år Revisor Suppleant Göran Eriksson Omval, mandattid 1 år Trädgårdsfogde Karin Rathsman Omval, mandattid 1 år Trädgårdsfogde Anne Hivert Nyval, mandattid 1 år Trädgårdsfogde Lisa Engleson Nyval, mandattid 1 år Trädgårdsfogde Sebastian Godet Nyval, mandattid 1 år Webmaster Henrik Enquist Omval, mandattid 1 år Valberedare. Mandattid 1 år Valberedare. Mandattid 1 år 8
Fullmakt som Ombud Härmed befullmäktigas nedanstående Ombud att utöva min/vår rätt som fastighetsägare vid ordinarie årsstämma i Stadskällarens Samfällighetsförening 2016-03-07. Ombud Namn: Personnummer: Adress: Fastighet Beteckning: Källarekroken Nr:. Fastighetsägare Namn: Underskrift av fastighetsägare Datum:.. Namnteckning: 9