Datum: Tisdagen den 7 mars Tid: 17.30 18.50 Plats: Östra Roten, kommunhuset i Lilla Edet Justeringsdag: Torsdagen den 9 mars Paragrafer: 10-20 Utses att justera: Carina Andersson (C) Underskrifter: Sekreterare Ordförande Justerare Anna-Carin Säll Kjell Johansson (S) Carina Andersson (C) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits via anslag. Organ Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum 2017-03-07 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner 2017-03-10 2017-04-03 Förvaringsplats för protokoll: Kommunledningsförvaltningen Underskrift: Anna-Carin Säll 1
ande Kjell Johansson (S), ordförande Mikael Karlsson (S) Anders Aronsson (V) Lisbeth Granberg (L) Carina Andersson (C), vice ordförande Anders Svensson (M) ersätter Martin Kleberger(M) Angelica Helgesson (MP) Övriga närvarande Ersättare Agneta Ahlblom (V) Patrik Lilleeng (C) Tjänstemän Eddie Jellinek, kultur- och fritidschef Sandra Andersson, ekonom 11-13 Anna-Carin Säll, nämndsamordnare 2
Innehåll Godkännande av dagordningen... 4 Årsredovisning 2016 Kultur- och fritidsnämnden... 5 Internkontroll uppföljning 2016... 7 Internkontrollplan 2017... 8 Återkoppling av revisionsrapport, översiktlig granskning av kultur- och fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar... 9 Ansökan om verksamhetsbidrag IK Bergaströms Fritidsgård... 10 Ansökan om särskilt bidrag Göta Sportryttare... 11 suppföljning... 12 Information... 13 Anmälan om inkomna skrivelser... 14 Anmälan av delegeringsbeslut... 15 3
10 Godkännande av dagordningen Ändring av ärende: Punkt 8 Svar till Sverige Radio Sisuradio/Väst flyttas till punkt 12 Information och ges som muntlig information. Kultur- och fritidsnämnden godkänner dagordningen med ovanstående ändring. 4
11 Årsredovisning 2016 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 2017/ULN018 Ärendet Fastställande av Kultur- och fritidsnämndens årsredovisning 2016 Kultur och fritidsnämnden redovisar ett överskott med 531tkr. Aktiva åtgärder i verksamheten såsom inköpsstopp och minskade kostnader för löner samt lägre kostnader för underhåll av anläggningar har bidragit till årets överskott. Idrotts och fritidsanläggningar gör ett positivt resultat på 444 tkr. Inköpsstoppet har gjort att de varit låga kostnader för underhåll av idrotts- och fritidsanläggningarna. Intäkterna var något högre än beräknat bland annat var de interna omföringar för hyresbidrag inte budgeterade. Överskottet beror också på att ishallen varit stängd och inte tagits i drift förrän efter sommaren vilket utgjorde 500 tkr i mindre kostnader. Konstgräsplanen har även blivit billigare i och med att den tagits över i egen regi. Tösslandagården utgjorde en kostnad på -239 tkr som istället för planerad investering tagits på driften på grund av att de inte uppfyllde kriterierna för ett investeringsprojekt utan ansågs vara underhåll av fastighet. För övrigt har endast det mest nödvändiga inköpen gjorts. Organisatorisk struktur Utfall 2016 Budget 2016 Avvikelse 2016 Kultur & Fritidsnämnden 1 738 1 775 37 Allmän fritid 3 426 3 310-116 Allmän kultur 1 662 1 650-12 Bibliotek 4 161 4 445 284 Musikskola/Kulturskola 2 234 2 128-106 Idrotts- och fritidsanläggningar 8 448 8 892 444 Totalt 21 669 22 200 531 5
Samtliga verksamheter inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde fortlöper enligt plan och har härigenom uppfyllt nämndens grunduppdrag. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 17 februari 2017 Årsredovisning 2016 Dnr 2017/ULN018 Kultur- fritidsnämnden beslutar att fastställa årsredovisning 2016 et expedieras till Kommunstyrelsen (bifoga årsredovisningen) Ekonomichefen 6
12 Internkontroll uppföljning 2016 Dnr 2016/ON026 Resultatet från uppföljning av internkontrollplan redovisas i handlingen Internkontroll uppföljning 2016. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 7 mars 2017 Internkontroll uppföljning 2016 daterad 20 februari 2017 Internkontrollplan för 2016 godkänns. et expedieras till Kommunstyrelsen (bifoga handling) 7
13 Internkontrollplan 2017 Dnr 2017/ULN019 Diskussion förs kring vad som ska ingå i internkontrollplan 2017. Yrkande Kjell Johansson (S): föreslår nämnden att ge kultur- och fritidschefen i uppdrag att ta fram ett förslag på internkontrollplan 2017 till nästa nämndmöte i april. Internkontrollplanen ska innehålla följande punkter; Utökat utbud i musikskolan, samt riktade insatser mot grupper som vi vanligtvis inte når. Inköp av giftfritt material till våra anläggningar. Jämställdhets/integrationsaspekten inom föreningslivet. sgång Ordföranden frågar om nämnden bifaller eller avslår Kjell Johanssons yrkande och finner att nämnden bifaller yrkandet. 1. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ge kultur- och fritidschefen i uppdrag att ta fram ett förslag på internkontrollplan 2017 till nästa nämndmöte i april. 2. Internkontrollplanen ska innehålla följande punkter; Utökat utbud i musikskolan, samt riktade insatser mot grupper som vi vanligtvis inte når. Inköp av giftfritt material till våra anläggningar. Jämställdhets/integrationsaspekten inom föreningslivet et expedieras till Kultur- och fritidschef 8
14 Återkoppling av revisionsrapport, översiktlig granskning av kultur- och fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar Dnr 2017/ULN012 På uppdrag av revisorerna i Lilla Edets kommun har PwC genomfört en förstudie av den interna kontrollen gällande tecknande av avtal med idrotts- och kulturföreningar inom kultur- och fritidsnämnden. Granskningsresultatet har funnit anmärka på; a) att i fem fall har det varit kultur- och fritidsnämndens ordförande eller upplevelsenämndens ordförande som tecknat avtalen samt i två fall var avtalen inte varit undertecknade Detta strider mot delegeringsförteckningen. b) att delegeringsförteckningen inte har reviderats sedan 2011-03-29, vilket bör göras minst en gång per mandatperiod. c) att det saknas en samlad avtalsförteckning. En sådan bör upprättas för att säkerställa att inget avtal har löpt ut eller i närtid kommet att löpa ut. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 16 februari 2017 Översiktlig granskning av kultur- och fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar daterad 20 januari 2017 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ge kultur- och fritidschefen i uppdrag att revidera kultur- och fritidsnämndens delegeringsförteckning samt att upprätta en avtalsförteckning för samtliga avtal som reglerar Speciell uthyrning eller utarrendering av kiosker, servering samt Anläggningar och lokaler. et expedieras till Kommunstyrelsen (bifoga handling) Revisorerna Kultur- och fritidschef 9
15 Ansökan om verksamhetsbidrag IK Bergaströms Fritidsgård Dnr 2015ULN008 IK Bergaströms Fritidsgård har inkommit med ansökan om verksamhetsbidrag för våren 2016 med 11 840kr samt för hösten 2016 med 3 145 kr. För hela 2016 summa 14 985 kr. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad16 februari 2017 Ansökan om verksamhetsbidrag Dnr2015ULN008 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja IK Bergaströms Fritidsgård verksamhetsbidrag för verksamhetsåret 2016 med 14 985kr. et expedieras till Eva Sorvari (för utbetalning) Richard Cander IK Bergaströms 10
16 Ansökan om särskilt bidrag Göta Sportryttare Dnr 2016ULN060 Göta sportryttare har inkommit med en ansökan om särskilt bidrag med 6 000kr. Bidraget avser att täcka kostnader för rid lokal under vinterhalvåret. sunderlag Tjänsteskrivelse daterad 16 februari 2017 Ansökan om särskilt bidrag Dnr2016ULN060 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja Göta sportryttare särskilt bidrag med 6000kr. et expedieras till Eva Sorvari (för utbetalning) Andreas Bark Ordförande Göta Sportryttare 11
17 suppföljning Kommunfullmäktige beslutade 2016-12-07 142 att punkten suppföljning ska vara en punkt på föredragningslistan för styrelser och nämnder. Vid dagens sammanträde redovisas uppdrag från kultur- och fritidsnämnden under 2016 fram till dagens datum. suppföljningen kommer att redovisas varje kvartal i nämnden. Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen. 12
18 Information Svar till Sverige Radio Sisuradio/Väst Ordförande informerar om skrivelse som inkommit från Sveriges radio. Nämnden har svarat på skrivelsen 22 februari 2017, dnr 2017/ULN016. Valborgsmässotalare Ordförande önskar förslag från nämnden på talare till Valborgsmässofirandet i Lilla Edet. Utställning i kommunhuset Ordförande informerar om konstprojektet smittande oro och mod av Kendell Geers som har utställning i kommunhuset under 1-14 mars. Rekrytering Ny chef är tillsatt på Lödöse museum. Fritidsgårdarna Kultur- och fritidschefen och ordförande ger information om fritidsgårdarna i Lilla Edet. Fritidsgårdarna ska kunna erbjuda en mötesplats för ungdomar i kommunen. Diskussioner förs om på vilket sätt fritidsgårdarna kan få stöd från kommunen till verksamheterna. Kultur- och fritidschefen bjuder in folkhälsosamordnare Eva-Lena Julin och ber henne presentera livsstilsundersökning till nästa nämndmöte. Ryrsjön Ryrsjöns Samfällighetsförening och Lilla Edets kommun har tecknat ett nyttjandeavtal som ska säkerställa vattenförsörjning samt avlopp till fastigheten vid Rysjön. Avtalet löper till och med den 31 december 2018. Kommunen att under avtals- perioden planera och utreda möjligheten för eget vatten- och avloppssystem. Informationen antecknas till protokollet. Expediering Kultur- och fritidschef 13
19 Anmälan om inkomna skrivelser Vid dagens sammanträde redovisas sammanställning av inkomna skrivelser. 1. 2017-02-01, Dnr 2017/KS0062 KSAU 16 Budgetförutsättningar för 2018-2020 och tidsplanering för 2017 års uppföljning 2. 2017-01-25, Dnr 2016/KS0228 KF 15 Upphävande av inköps- och anställningsstopp Kultur- och fritidsnämnden antecknar informationen 14
20 Anmälan av delegeringsbeslut Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordföranden och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Vid dagens sammanträde redovisas följande sammanställning av delegeringsbeslut. Diariear Diarienummer Rubrik Datum 2017 ULN020 Tjänstetillsättning 2017-02-17 2017 ULN021 Tjänstetillsättning 2017-02-17 2017 ULN016 Svar SR/Sisuradio/Väst 2017-02-22 Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av anmälda delegeringsbeslut. 15