Avtal Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Medieförmedlingstjänster Referensnr: 96-79-2012;003 Medieförmedlingstjänster Upph. ref.nr: 96-79-2012 2014-06-01 Slutdatum: 2016-05-31 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 24 st á 1 månader Parter: Köpare Säljare: Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Klas Lindström Säljare: Kontaktperson: Promedia Sverige Aktiebolag Andreas Lifbom 2021000829 Org. nr: 5566030895 SE202100082901 Moms reg nummer: SE556603089501 Adress: Box 2218 Adress: Birger Jarlsgatan 50 Postnummer: Postort: Land: Telefon: 103 15 Postnummer: 10377 STOCKHOLM Sverige Postort: Land: Stockholm Sverige 08-7000727 Telefon: 08-50757600 Mobil: Mobil: 0709574017 Fax: E-post: klas.lindstrom@kammarkollegi et.se Fax: E-post: andreas.lifbom@promedia sverige.se Ramavtal Medieförmedlingstjänster 1. RAMAVTAL 1.1. SYFTE Ramavtalet ska med fördelaktiga villkor tillhandahålla köp av medieutrymme med bra villkor till myndigheter i syfte att spara tid och resurser, samt minska kostnaderna avropande myndighet. Ramavtalet syftar till att fastställa de övergripande villkoren för tillhandahållande av medieköp. Ramavtalet innefattar tjänster inom följande 2 (två) ramavtalsområden: Platsannonser/Kungörelser i print och digitalt samt Informations-/annonskampanjer. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal, marknadsföra eller sälja tjänster som inte omfattas av ramavtalet. 1.2. AVTALSHANDLINGAR Ramavtalshandlingarna kompletterar varandra. Om ramavtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 1 av 15
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta ramavtal. 2. Detta ramavtal. 3. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till ramavtalsbilagorna. 4. Ramavtalsbilagor. 5. Förfrågningsunderlag inklusive bilagor, svar på inkomna frågor samt eventuella förtydliganden och kompletteringar. 6. Eventuella skriftliga förtydliganden och kompletteringar från leverantören som sker på begäran av Statens inköpscentral. 7. Antagen leverantörs anbud, inklusive bilagor. Inga andra handlingar än ovan nämnda är aktuella. En hänvisning till ramavtalsleverantörens allmänna villkor eller motsvarande är aldrig giltig. 1.3. RAMAVTALETS GILTIGHETSTID Ramavtal träder i kraft efter att det har signerats av båda parter. Ramavtalets löptid är tjugofyra (24) månader från och med avtalsspärrens upphörande. Därefter upphör ramavtalet att gälla utan uppsägning. Eventuell förlängning av ramavtal sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning av ramavtalets avtalsperiod kan uppgå till högst tjugofyra (24) månader. 1.4. AVTALETS OMFATTNING Ramavtalet avser Medieförmedlingstjänster fördelat på tre (3) ramavtalsområden: - Kungörelse/Platsannonser i print och digitalt - Informations-/Annonskampanj - Annonseringsverktyg Leverantören har erhållit ramavtal inom ramavtalsområdena Kungörelser och Platsannonser samt Informations-/ Annonskampanj. 1.5. LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Ramavtalsleverantören åtar sig att tillhandahålla och utföra medieförmedlingstjänster, i enlighet med villkoren i ramavtalet samt kraven uppställda i förfrågningsunderlaget. Ramavtalsleverantören förbinder sig att utföra tjänsterna professionellt och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av beställare/avropare. Ramavtalsleverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Ramavtalseverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt ramvtalet. 1.6. PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för ramavtalet. 1.7. PRISJUSTERING Priserna och byråarvodena är fasta till och med 2014-12-01. Därefter prisjusteras timpriser och byråarvoden av Statens inköpscentral en (1) gång per år. Baskvartal för Tjänsteprisindex (TPI 58+61-63 nedan) är kvartal 3. Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 2 av 15
Prisjustering sker enligt nedanstående modell. P1 = P0*nr/nb P1 = Uppräknat Pris för den kommande 12-månadersperioden P0 = Pris (enligt ursprungligt kontrakt) nb = Indextal TPI 58+61-63 för baskvartal nr = Indextal TPI 58+61-63 för det kvartal som föregår den 12-månadersperiod för vilket nytt pris ska gälla. Nya justerade priser ska gälla under tolv (12) månader. Vid eventuell förlängning av ramavtalet sker prisjustering enligt ovanstående modell. 1.8. RÅDGIVNING Debitering av rådgivning får endast faktureras efter skriftlig överenskommelse mellan parterna. Rådgivning får inte debiteras för de tjänster som ingår i byråarvodet 1.9. BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt ramavtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid ramavtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Statens inköpscentral samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt ramavtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om ramavtalets fullgörande försenas mer än trettio (30) dagar till följd av befrielsegrund. 1.10. RAMAVTALETS FÖRTIDA UPPHÖRANDE Ramavtalet hävs med automatik om förvaltningsdomstol förklarar ramavtalet ogiltigt. Inga skadeståndsanspråk med anledning av hävning kan riktas mot Statens inköpscentral. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan häva ramavtalet om: a) Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken ramavtalsleverantören svarar i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom. b) Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken ramavtalsleverantören svarar, vid upprepade tillfällen i väsentlig mån brister i förpliktelser enligt ramavtal. Detta oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepande tillfällen avses att motparten vid mer än tre (3) Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 3 av 15
tillfällen under en period om tolv (12) månader i väsentlig mån brustit i förpliktelser enligt ramavtalet. c) Det framkommer att ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal. d) Ramavtalsleverantören inte längre uppfyller de ska-krav som ställts i upphandling och denna brist är väsentlig eller om åtgärd inte har skett inom den tidsperiod som anges i punkt a) ovan. e) Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning av omsättning på sådant sätt att påminnelseavgift utgår vid mer än två (2) tillfällen under en period om sammanhängande tolv (12) månader. Statens inköpscentral har rätt att istället för att häva avtalet ta ut ett ytterligare vite om 10 000 kr. f) I de fall Statens inköpscentral vid revision finner att ramavtalsleverantören i väsentlig mån brister i sina åtaganden enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom har Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan säga upp ramavtalet. Statens inköpscentral har rätt att istället för att häva avtalet ta ut ett vite om 50 000 kr. g) Omständighet föreligger vilken skulle utesluta en ramavtalsleverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU h) Omständighet föreligger vilken skulle utesluta en ramavtalsleverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende skatter eller socialavgifter i det egna landet eller i det land upphandlingen genomförts, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende punkt 1-5 ovan. i) Det framkommer att ramavtalsleverantören, vid upprepade tillfällen, har agerat otillbörligt vid avlämnandet av avropssvar eller vid utförandet av tjänsten och kunden/kunderna kan anses ha lidit skada på grund av detta agerande. Med upprepade tillfällen avses mer än två (2) gånger inom en tolv (12) månaders period. j) Ramavtalsleverantörens vägran eller oförmåga att lämna avropssvar vid upprepade tillfällen kan resultera i att reglerna i detta avsnitt blir tillämpliga. Med upprepade tillfällen avses att ramavtalsleverantören, vid mer än tre (3) tillfällen till en och samma Avropande Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 4 av 15
myndighet under en period om tolv (12) månader, brister i sina förpliktelser enligt denna punkt. Statens inköpscentral kan, istället för att häva ramavtalet, besluta att exkludera Ramavtalsleverantören från att lämna avropssvar i tre (3) månader räknat dagen för ett sådant beslut. Om ramavtalsleverantören kan påvisa sakliga skäl till bristerna i förpliktelserna kan Statens inköpscentral välja att inte påföra sanktioner. Om hävning av ramavtalet sker ska leverantören till Statens inköpscentral redovisa statistik av alla levererade tjänster fram till dagen för hävning, i en slutrapport. Ramavtalsleverantören äger rätt att med omedelbar verkan säga upp ramavtalet om Statens inköpscentral i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom. 1.11. HÄVNING AV KONTRAKT Avropande myndighet äger rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om: a)ramavtalsleverantören, eller annan för vilken ramavtalsleverantören svarar i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt kontraktet och inte vidtar rättelse inom femton (15) dagar efter skriftlig anmodan därom. b)ramavtalsleverantören, eller annan för vilken ramavtalsleverantören svarar, vid upprepade tillfällen i väsentlig mån brister i förpliktelser enligt Kontraktet. Detta oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepande tillfällen avses att motparten vid mer än tre (3) tillfällen under en period om tolv (12) månader i väsentlig mån brustit i förpliktelser enligt kontraktet. c) Det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i avropssvaret eller på annat sätt i samband med avropet och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Kontrakt. d)i de fall Statens inköpscentral har funnit att ramavtalsleverantören i väsentlig mån brister i sina åtaganden enligt ramavtalet och beslutat att häva ramavtalet enligt villkor i ramavtalet. e) Omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU f) Omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 5 av 15
den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende skatter eller socialavgifter i det egna landet eller i det land upphandlingen genomförts, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende punkt 1-5 ovan. i) Det framkommer att ramavtalsleverantören har agerat otillbörligt vid avlämnandet av avropssvar eller vid utförandet av tjänsten och kunden kan anses ha lidit skada på grund av detta agerande. Ramavtalsleverantören äger rätt att med omedelbar verkan säga upp kontraktet om avropande myndighet i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom. Vid kontraktets förtida upphörande enligt denna punkt ska på avropande myndighets begäran dittills utförda tjänster, oavsett skäl för uppsägning samt vilken part som sagt upp kontraktet, omedelbart redovisas för och överlämnas till avropande myndighet, varvid rättigheterna till resultatet av tjänsten övergår till avropande myndighet. Har ramavtalsleverantören sagt upp kontraktet med hänvisning till bristande betalning övergår rättigheterna först när kunden erlagt full betalning. Ramavtalsleverantören har rätt till ersättning för nedlagt arbete fram till tidpunkten för uppsägningen. Vid avropande myndighets uppsägning på grund av ramavtalsleverantörens avtalsbrott, äger avropande myndighet som alternativ till överlämning av resultat och erläggande av ersättning för nedlagt arbete, rätt att begära att erlagda ersättningar återbetalas till avropande myndighet. Uppsägning ska ske skriftligen genom rekommenderat brev och ställas till motpartens kontaktperson till den av motparten angivna adressen. Part skall därvid uppge grunden för uppsägningen. 1.12. EFTER HÄVNING OCH UPPSÄGNING Ramavtalsleverantören skall omgående, efter hävning eller uppsägning av avtalet, överlämna allt material till respektive avropande myndighet som denne har äganderätt till. 1.13. SKADESTÅND Häver Statens inköpscentral ramavtalet enligt andra stycket i avsnitt Ramavtalets förtida upphörande äger Statens inköpscentral rätt till skadestånd motsvarande samtliga kostnader som åsamkas Statens inköpscentral i samband med avveckling av ramavtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader. Eventuellt erlagt vite avräknas från ett sådant skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Statens inköpscentral skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida dessa åtgärder ej orsakar oskälig kostnad, eller Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 6 av 15
eljest är oskäligt betungande. 1.14. FÖRSÄKRING Ramavtalsleverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt ramavtalet. Ramavtalsleverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Statens inköpscentral uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 1.15. ANTIDISKRIMINERINGSKLAUSUL Ramavtalsleverantören förbinder sig att vid utförande av tjänstekontraktet i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under ramavtalsperioden. Den lag som gäller vid ramavtalets början är diskrimineringslagen (2008:567). Ramavtalsleverantören ska på begäran av Statens inköpscentral inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av ramavtalsleverantörens förbindelse enligt ovan: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen alternativt, uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c) Sanningsförsäkran som anger om Ramavtalsleverantören eller anställd som ramavtalsleverantören svarar för, vid utförandet av ramavtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. Ramavtalsleverantören är dessutom skyldig att på Statens inköpscentrals begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp ramavtalsleverantörens verksamhet enligt a-c ovan. Informationen ska redovisas till Statens inköpscentral senast en (1) månad efter begäran om det inte träffas en separat överenskommelse om annan tidpunkt i det enskilda fallet. Denna uppföljning kan ske genom Statens inköpscentral eller genom utomstående kontrollorganisation. Om ramavtalsleverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att visa upp eller om Ramavtalsleverantören, vid utförandet av tjänster på detta ramavtal, inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska vite utgå till Statens inköpscentral med 1000 kronor per konstaterad avvikelse. Vite kan högst uppgå till 3 000 kronor/år. 1.16. SEKRETESS Ramavtalsleverantören är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta ramavtal. leverantören åtar sig därvid och ansvarar för att samtliga de medarbetare ramavtalsleverantören sysselsätter med uppdrag enligt detta ramavtal har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta ramavtal samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Sekretess enligt denna punkt gäller även efter det att ramavtalet i övrigt upphört att gälla mellan parterna. Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 7 av 15
1.17. MARKNADSFÖRING - STATENS INKÖPSCENTRAL OCH LEVERANTÖREN Marknadsföring av ramavtalet ska föregås av samråd mellan Statens inköpscentral och ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantören ska i marknadsföring alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor om ramavtalens omfattning, hur korrekt avrop ska gå till och andra frågor där andra intressenter kan komma att påverkas. Hänvisning till Statens inköpscentral i reklam eller i marknadsföring får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Detta gäller även efter det att ramavtalet upphört att gälla. Kammarkollegiets logotyp och/eller Statens inköpscentrals sigill får endast användas efter skriftligt godkännande. 1.18. MARKNADSFÖRING-AVROPANDE MYNDIGHET OCH RAMAVTALSLEVERANTÖR Marknadsföring av avrops- och/eller leveransavtal ska föregås av samråd mellan avropande myndighet och ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att med hänvisning till avrops- och/eller leveransavtal, marknadsföra eller sälja tjänster som inte omfattas av ramavtalet. Hänvisning till avropande myndighet i reklam eller i marknadsföring får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan avropande myndighets skriftliga godkännande. Detta gäller även efter det att ramavtalet upphört att gälla. Avropande myndighets logotyp eller sigill får endast användas efter skriftligt godkännande. 1.19. PERSONAL Ramavtalsleverantören förbinder sig att vid utförandet av tjänsterna använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. För det fall att någon av de personer som utför tjänsterna blir otillgänglig för tjänsternas utförande eller om Statens inköpscentral anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Ramavtalsleverantören ska ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för tjänsternas utförande. Förändring i personalstyrkan berättigar inte ramavtalsleverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. 1.20. UNDERLEVERANTÖR I det fall ramavtalsleverantören använder underleverantör för att utföra del av åtagandet svarar ramavtalsleverantören fullt ut för sina underleverantörer såsom för eget åtagande. Ramavtalsleverantören svarar för att underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i ramavtalet. Mellan ramavtalsleverantören och underleverantör ska ett giltigt samarbetsavtal finnas vid avtalstecknande samt under hela ramavtalsperioden. Ramavtalsleverantören ska på Statens inköpscentrals begäran kunna uppvisa ett giltigt samarbetsavtal. Ramavtalsleverantören är skyldig att ha väl dokumenterade rutiner för hantering av underleverantörer. Dessa rutiner ska bland annat innefatta ansvarsfördelning, tillgänglighet av resurser, fortlöpande kontroller att underleverantören uppfyller ställda krav i upphandlingen Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 8 av 15
och kontaktpersoner hos underleverantören. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att till underleverantör delegera rätten att ta emot avrop, lämna avropssvar, teckna avtal eller fakturera beställare. Ramavtalsleverantör äger endast rätt att använda sig av underleverantör som på förhand är godkända av Statens inköpscentral. Tillägg och/eller byte av underleverantör får inte ske under nittio (90) dagar räknat från ramavtalets signerande. Tillägg och/eller byte får därefter ske högst en (1) gång per kvartal, om inte särskilda skäl föreligger. Tillägg och/eller byte av underleverantör får endast ske efter godkännande av Statens inköpscentral. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att kontrollera att angivna underleverantörer uppfyller de i upphandlingen ställda kraven under hela ramavtalsperioden. Finner Statens inköpscentral vid kontroll att underleverantör inte uppfyller ställda krav och om rättelse inte vidtas inom trettio (30) dagar räknat från och med det att Statens inköpscentral påkallade felet och/eller underleverantören insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav, har Statens inköpscentral rätt att besluta att underleverantören inte längre får anlitas inom ramen för ramavtalet. Ramavtalsleverantören är skyldig att snarast möjligt, dock senast inom trettio (30) dagar tillförsäkra motsvarande kapacitet. 1.21. UPPFÖLJNING Ramavtalsleverantören ska medverka på möten med Statens inköpscentral minst två (2) gånger per år. På mötet ska avstämningar när det gäller statistik och rabatthistorik, branschprognoser gällande medieinvesteringar och framtida rabattmöjligheter tas upp. Mötet ska även ta upp styrkor och svagheter i avtalet samt identifiera områden med förbättringspotential. 1.22. STATISTIK INFÖR UPPFÖLJNINGSMÖTEN Ramavtalsleverantören är skyldig att, inför varje uppföljningsmöte, utan anmodan lämna statistik till Statens inköpscentral avseende utförda tjänster som avropats från ramavtalet två gånger per år kostnadsfritt. Statistiken ska innehålla total försäljning på respektive myndighet och per medium. Följande rubriker nedan ska kunna redovisas i statistiken: kund (respektive beställare,myndighet) Avdelning/kampanjnamn Medietyp Enskilt media Ordernummer Införingsdag/datum Antal införanden Format Bruttopris (= listpris) Rabatt (förhandlad rabatt) Nettopris (Listpris - rabatt) Förmedlingsersättning (samtliga ersättningar från media, oavsett benämning) Net Net pris (Netto pris-förmedlingsersättning) Byråarvode Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 9 av 15
Införingsavgift / spotkontroll Fast/rörligt arvode (eventuell timdebitering etc) CTC (Cost to Client) Administrativ avgift Extra info: Särskilda placeringar för print, serienamn för utomhus (om denna finns tillgänglig i statistiken) Inför varje uppföljningsmöte anges vilka rubriker som ska redovisas. En annan sammansättning av ovan nämnda statistik ska även kunna fås vid behov. Statens inköpscentral äger rätt att kontrollera riktigheten av ramavtalseverantören lämnad redovisning genom att ta del av fakturor från mediebyråns köp av mediet. Kontroll kan även ske med hjälp av extern revisionsbyrå. Ramavtalsleverantören är även skyldig att lämna statistik till respektive avropande myndighet (myndighetens egna statistik) kostnadsfritt efter anmodan. Felaktigt redovisad statistik eller underlåtenhet att att lämna statistik anses utgöra ett avtalsbrott. Sker detta vid upprepade tillfällen eller om ramavtalsleverantören underlåter att sända in statistik trots erinran därom anses avtalsbrottet vara väsentligt och kan leda till att ramavtalet hävs. 1.23. REDOVISNING FÖR DEN ADMINISTRATIVA AVGIFTEN Ramavtalsleverantören ska till Statens inköpscentral redovisa sin försäljning samt vilka avropande myndigheter som denne levererat produkter och tjänster till enligt ramavtalet. Försäljning genom kontrakt som löper efter Ramavtalens giltighetstid ska redovisas till dess att kontraktet upphört. Redovisningen ska ske i enlighet med instruktioner från Statens inköpscentral och omfatta föregående kvartals fakturerade belopp (CTC) exklusive mervärdesskatt. (Mediebrutto-Medierabatt- förmedlingsersättning+ byråarvode+eventuella övriga debiteringar= CTC) Ramavtalsleverantören ska redovisa sin försäljning direkt via en elektronisk tjänst. E-tjänsten är nåbar genom www.avropa.se och kräver e-tjänstelegitimation för identifiering vid inloggning samt vid signering av försäljningsredovisningen. En e-tjänstelegitimation är en personlig identitetshandling som knyter användaren till en juridisk organisation. Redovisningen ska vara signerad av behörig företrädare för Ramavtalsleverantören. Formerna för redovisning kan förändras under avtalsperioden. Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det kvartal som redovisningen avser, enligt följande: Redovisningsperiod 1 januari 31 mars. Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 maj. Redovisningsperiod 1 april 30 juni Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 augusti. Redovisningsperiod 1 juli 30 september Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 november. Redovisningsperiod 1 oktober 31 december Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 februari. Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 10 av 15
Ramavtalsleverantören ska till Statens inköpscentral erlägga en administrationsavgift avseende all försäljning under detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören erlägger en avgift om 0,6 % av fakturerat nettobelopp, d.v.s. fakturavärdet exklusive mervärdesskatt. Leverantören får lägga till den administrativa avgiften på beställarens faktura med benämningen "Administrativ avgift". Avgiftens storlek fastställs av Statens inköpscentral och kan komma att ändras. Dock aldrig högre än 1 % av fakturerat nettobelopp. Förändring meddelas ramavtalsleverantören senast en (1) månad före ny administrationsavgift börjar gälla. Fullgör inte ramavtalsleverantören sina skyldigheter gällande försäljningsredovisning äger Statens inköpscentral rätt att ta ut en påminnelseavgift. Påminnelseavgiften kommer att utgå med 5 000 kr för varje försenad, bristfällig eller utebliven redovisningsperiod. Påminnelseavgiften utgår om Ramavtalsleverantören inte åtgärdar brister enligt ovanstående inom tio (10) arbetsdagar efter skriftlig erinran från Statens inköpscentral. Påminnelseavgift regleras på begäran av Statens inköpscentral och förfaller till betalning efter 30 kalenderdagar efter mottagen faktura, om inte annat framkommer på fakturan. I de fall ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisningen i den utsträckning att påminnelseavgift utgår vid två (2) tillfällen under en period om tolv (12) månader äger Statens inköpscentral rätt att vid en tredje försenad, bristfällig eller utebliven redovisning, istället för påminnelseavgift, kräva vite om 10 000 kr eller med omedelbar verkan säga upp ramavtalet. Redovisningen ska ske på den blankett som Statens inköpscentral fastställer för ändamålet. Blanketten ska vara undertecknad av behörig företrädare och skickas till Statens inköpscentral per e-post. Statens inköpscentral eller beställaren äger rätt att kontrollera riktigheten av ramavtalsleverantören lämnad redovisning genom att ta del av underlaget för redovisningen från respektive medieköp. Kontroll kan även ske med hjälp av extern revisionsbyrå. 1.24. KONTAKTPERSONER Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas motparten. Kontaktperson hos ramavtalsleverantören har, om inte annat skriftligen meddelats Statens inköpscentrals kontaktperson, behörighet att på ramavtalsleverantörens vägnar och med för denne bindande verkan, företräda ramavtalsleverantören i frågor avseende ramavtalet. Ramavtalsleverantören ansvarar för att den e-postadress som angivits som fast e-postadress (icke-personbunden organisations e-post) är korrekt. Vid byte av fast e-postadress ska detta anmälas till Statens inköpscentrals kontaktperson utan dröjsmål. 1.25. AVROP-PLATSANNONSER/ KUNGÖRELSER- INFORMATIONS-/ANNONSKAMPANJER UPP TILL 500 000 KR (KAMPANJBUDGET) Förfarandet innebär att avropande myndighet tillämpar villkoren i ramavtalet genom att direkt vända sig till den ramavtalsleverantör som lämnat det bästa anbudet på grundval av de villkor som angetts i ramavtalet. Avropande myndighet kontaktar i första hand den ramavtalsleverantör som har plats ett (1) i rangordningen inom respektive anbudsområde. I det fall denne inte kan leverera eller om avropssvar uteblir så går man vidare och kontaktar nästkommande ramavtalsleverantör i rangordningen, o.s.v. Avropande myndighet ska i avropsförfrågan specificera tjänsten, arbetsuppgifterna, krav på Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 11 av 15
kompetens och tidpunkt för leverans samt för vilken tid uppdraget gäller. Ramavtalsleverantören ska alltid svara på ett avrop. I de fall ramavtalseverantören inte kan leverera efterfrågad tjänst ska ramavtalsleverantören ange detta i avropssvar samt ange skäl till varför ramavtalsleverantören inte kan leverera. Förfarandet innebär att avropande myndighet tillämpar villkoren i ramavtalet genom att direkt vända sig till den ramavtalsleverantör som lämnat det bästa anbudet på grundval av de villkor som angetts i ramavtalet. Avropande myndighet kontaktar i första hand den ramavtalsleverantör som har plats ett (1) i rangordningen inom respektive anbudsområde. I det fall denne inte kan leverera eller om avropssvar uteblir så går man vidare och kontaktar nästkommande ramavtalsleverantör i rangordningen, o.s.v. Avropande myndighet som avropar från ramavtalet kan avvika från den fastlagda rangordningen om något av följande särskilda skäl föreligger: - Om ramavtalsleverantören inte har besvarat avropet alternativt inte återkommit med avropssvar inom aviserad tid. - Om ramavtalsleverantören inte kan tillhandahålla efterfrågad tjänst/efterfrågade tjänster. - Om ramavtalsleverantör av Informations-/Annonskampanjer inte kan leverera efterfrågad tjänst under 500 000 kr. - Om ramavtalsleverantören inte kan tillhandahålla tjänst till i Avropsförfrågan angiven tidpunkt. - Om avropande myndighet hävt eller sagt upp avropet och detta beror på ramavtalsleverantören. Svarstid för ramavtalsleverantör vid rangordnade avropsförfrågningar ska vara maximalt en (1) arbetsdag. 1.26. AVROP -INFORMATIONS-/ANNONSKAMPANJER ÖVER 500 000 KR SAMT LEVERANSAVTAL Villkor som tagits in vid avropet och som inte återfinns i ramavtalet med bilagor gäller inte som avtalsinnehåll. Avrop kan dels ske på en specifik tjänst eller kampanj, eller för en längre tidsperiod för ett specifikt område, s.k. leveransavtal. Leveransavtal får maximalt pågå sex månader efter ramavtalets upphörande. 1.27. AVROP - INFORMATIONS-/ANNONSKAMPANJER SOM ÖVERSTIGER 500 000 KR SAMT LEVERANSAVTAL Vid avrop av informations-/annonskampanjer som överstiger 500 000 kr samt vid tecknande av leveransavtal ska förnyad konkurrensutsättning tillämpas enligt nedan angivna förfarande: Avrop som sker genom en förnyad konkurrensutsättning, enligt 5 kap. 7 LOU, ska alltid föregås av en skriftlig avropsförfrågan. Förfarandet innebär att avrop ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som skickas till samtliga ramavtalsleverantörer som har ramavtal inom området. Detta görs för att avgöra vilken ramavtalsleverantör som är den, för avropande myndighet, bäst lämpade samt för att fastställa t.ex. priser, rabattsatser och leveransvillkor utifrån de krav som anges i avropsförfrågan. Avropsberättigad ska ange en skälig tidsfrist för ramavtalsleverantörerna att lämna avropssvar. Tidsfristen ska fastställas med hänsyn till avropsföremålets komplexitet och omfattning samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Avropssvaren ska vara Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 12 av 15
skriftliga. Avropsberättigad får ta del av avropssvaret först när angiven svarstid har löpt ut. Ramavtalsleverantör som vid avropstillfället inte kan leverera efterfrågad tjänst är ändå skyldig att svara på Avropet och ange skäl till varför ramavtalsleverantören inte kan leverera. Detta ska även meddelas, under förvaltningsperioden, till angiven kontaktperson på Statens inköpscentral. Kontraktet ska tilldelas den ramavtalsleverantör som lämnat det för avropsberättigad bästa avropssvaret på grundval av de kriterier och villkor som angetts i avropsförfrågan. Avropsberättigad ska snarast möjligt skriftligen meddela Ramavtalsleverantörerna om beslut om tilldelning av kontrakt och redovisa skälen för beslutet. Om avropande myndighet tidigare har hävt ett kontrakt med en ramavtalsleverantör enligt avsnitt "Hävning av kontrakt" har myndigheten rätt att vid kommande avrop, som vidtas för att ersätta det hävda kontraktet, exkludera den ramavtalsleverantör som hävningen avsåg. Vid avrop från ramavtal börjar ingen automatisk avtalsspärr att löpa. Avropande myndighet kan dock frivilligt iaktta en avtalsspärr för att undvika att ett ingånget kontrakt ska kunna ogiltigförklaras i ett senare skede. I det fall Avropsberättigad väljer att beakta den frivilliga avtalsspärren ska detta framgå av tilldelningsbeslutet. Avropet kan gälla enskild kampanj som överstiger 500 000 kr (kampanjbudget) eller leveransavtal över en tidsperiod. Det står beställaren fritt att avgöra vilka alternativt vilket kriterium, av den nedan angivna kriterierna, som ska ingå i utvärderingen och bestämma hur de ska viktas. Kriterierna för det slutliga valet av Leverantör, för den enskilda tjänsten som kan väljas är: Pris Erfarenhet (referensuppdrag) Resurser Kompetens Skriftlig presentation av uppdrag Muntlig presentation Förhandling med media Leveranstider Tidsperioden för leveransavtal får sträcka sig maximalt 6 mån efter ramavtalets upphörande. 1.28. ÖVERLÅTELSE AV RAMAVTALET Statens inköpscentral äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt ramavtalet till ny organisation eller organisationsform, för det fall Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet omorganiseras genom regerings- eller riksdagsbeslut. Ramavtalsleverantör äger inte rätt att utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande överlåta Ramavtalet till annan. Ramavtalsleverantör äger inte rätt att, helt eller delvis, överlåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt Ramavtalet till annan utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Ramavtalsleverantören äger inte utan Statens inköpscentrals föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive bl.a. krav på skadestånd) hänförliga till ramavtalet till någon tredje part. 1.29. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 13 av 15
Ändringar och tillägg till ramavtalet eller annan rättshandling i anslutning till ramavtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av parterna. 1.30. RÄTTEN TILL ARBETSRESULTATET Allt material och alla resultat, oavsett medium, som framkommer under uppdragets genomförande skall tillfalla avropare/kund senast vid uppdragets slutförande. Kund har rätt att för eget bruk och på egen bekostnad modifiera, anpassa eller överlåta arbetsresultatet från uppdraget. 1.31. LEVERANSTIDER Ramavtalsleverantören ska övervaka materialsstoppstider för media. Ramavtalsleverantören ska informera kund om när original senast ska lämnas till mediebyrån för att få in sin kampanj, eller annons i rätt media i rätt tid. 1.32. FAKTURERING Fakturering av utförda tjänster sker månadsvis i efterskott till respektive kund. På fakturan ska alltid anges; avtalsnummer beställarens namn, adress datum för avropet specificering av utförda tjänster och dess omfattning. mediabrutto medianetto ersättningar från media tillbaka till beställaren. Netnet. byråarvode. CTC (Cost to Client). Administrativ avgift förfallodatum Villkor som tagits in i faktura ensidigt av ramavtalsleverantörenär inte bindande för kunden. Felaktigt ställda fakturor returneras utan åtgärd. Betalning för utförda och godkända tjänster erläggs netto mot specificerad och godkänd faktura senast trettio (30) dagar efter fakturans ankomst. Om kunden inte erlägger betalning för tjänsten i enlighet med villkoren i ramavtalet är kunden skyldig att till ramavtalsleverantören utge dröjsmåls-ränta enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att ramavtalsleverantören inom rimlig tid från det att förseningen uppstod har meddelat kunden om kundens försening och uppmanat kunden att erlägga betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. 1.33. KONTROLL AV MEDIEBYRÅNS FAKTUROR FRÅN MEDIET VID MEDIEKÖP Kund äger rätt att kontrollera riktigheten av ramavtalsleverantörens faktura genom att ta del av fakturor från mediebyråns köp av mediet. 1.34. TVIST Tvister angående tolkning och tillämpning av ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand avgöras genom förhandling parterna emellan. Om inte uppgörelse nås vid dessa förhandlingar ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol. För Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 14 av 15
tvister mellan Statens inköpscentral och ramavtalsleverantören ska tvisten avgöras i Stockholm. Parternas rättigheter och skyldigheter enligt avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler. Eventuell tvist avseende ramavtalet får inte medföra att ramavtalsleverantören inställer pågående åtaganden enligt kontrakt. 1.35. ELEKTRONISK SIGNATUR Parterna har signerat ramavtalet med elektronisk signatur. 1.36. AVTALSBILAGOR Följande bilagor ingår i Avtalet: Bilaga Förteckning underleverantörer Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Köpare: Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Ort / datum: Säljare: Promedia Sverige Aktiebolag Ort / datum: Underskrift: Underskrift: Namnförtydligande: Namnförtydligande: Befattning: Befattning: Utskrivet: 2014-05-13 11:19 Sida 15 av 15