Servicenämnden handlingar 2015-09-09

Servicenämnden handlingar 2015-09-09

HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden 2015-09-02 1(1) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Tylebäck Sammanträdesdatum 2015-09-09 Tid: 13:00 Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Gunni S Heland 1 2 Val av protokollsjusterare Godkännande av dagordning 3 * SE 2015/0110 Valnämndens och servicenämndens ansvar för allmänna val 4 * SE 2015/0016 Information * Personalrepresentanter kan närvara på ärenden markerade med *

1(5) Tjänsteskrivelse 2015-09-01 Diarienummer: SE 2015/0110 Version: Beslutsorgan: Enhet: Carl Westman, Christel Rehmark E-post: Telefon: Förutsättningar för valarbetet i servicenämndens regi Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att till verksamhetsberedningen begära budget för en 25 % tjänst i valkansliet motsvarande ca 180 tkr för de år som inte är valår. 2. Servicenämnden beslutar att begäran görs till KS om tilläggsbudget i de fall valnämndens budget överskrides på grund av oförutsedda händelser och nya direktiv som valnämnden inte rår över. Sammanfattning Valnämnden har föreslagit servicenämnden att sammanställa förutsättningar för arbetet med allmänna val. Gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden behöver tydliggöras. Sammanställningen visar att kraven på kommunernas valarbete har ökat vilket innebär en högre arbetsbelastning. Mer tid går åt till rena förberedelser innan det praktiska valarbetet startar, i regel ett år innan valdagen. De ökade kraven på valarbetet har även inneburit ökade kostnader. För att genomföra ett EU-val och ett RKL-val (Val till riksdag, kommun och landsting) behövs ca 2,8 Mkr per val inkl. antagande om statens bidrag om ca 1,6 Mkr/val. Sammanställningen visar att: ett val måste förrättas med hundraprocentig kvalitet och därför måste valnämnden få nödvändiga ekonomiska resurser för att genomföra val utan att det drabbar servicenämndens budget negativt. en 25 % tjänst bör tillföras valkansliet de år som inte är valår som säkerställer funktionen mellan ordinarie val, håller kontinuerlig kontakt 1

med förvaltningarna, samarbetspartners och intressenter så att samarbetet fungerar smidigt före, under och efter valarbetet. den nuvarande valorganisationen, med en väl definierad budget med redovisning i separerade objekt, mäter och följer upp kostnaderna för hela valarbetet och undviker därmed sammanblandning med servicenämndens kostnader. administrativt stöd till valkansliet är nödvändigt vid valår när det gäller budget, budgetuppföljning och utbetalning av ersättningar, så att valkansliet kan koncentrera sig uteslutande på det praktiska valarbetet. Ärendet Uppdrag Valnämnden har föreslagit servicenämnden sammanställa förutsättningar för arbetet med allmänna val. Valnämnden ser ett behov av att utreda konsekvenserna av att antalet val blir allt fler. Gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden behöver tydliggöras. Servicenämnden beslutade vid sitt sammanträde 2015-02-09 att ge uppdrag till servicekontoret att sammanställa förutsättningarna för arbetet med allmänna val och att redovisning ska ges vid valnämndens sammanträde i oktober 2015 (SE 2015/0110). Bakgrund Kommunfullmäktige har sedan 2009 och via reglemente fördelat kommunens uppgifter vid val till riksdagen, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige och val till EUparlamentet samt genomförande av folkomröstning och eventuella extraval, till valnämnden. I Halmstads kommun är valnämnden en egen nämnd utan egen förvaltning men samarbetar med servicekontoret. Valåren 2009 och 2010 kunde inte rutinerna för valarbetet härleda rätt kostnader till valets genomförande. En del kostnader blandades med servicekontorets normala verksamhet eftersom valnämndens budget ingår som en del i servicenämndens budget. Nya rutiner skapades och en uppskattning av kostnadsramen gjordes inför supervalåret 2014. Kostnaderna visades i efterhand vara tagna i underkant dels p.g.a. kostnadsdrivande förändringar i styrande direktiv (utökat antal distrikt, krav på dubbelbemanning etc.), men också dels p.g.a. en statiskt beslutad budgetram (identisk sedan lång tid tillbaka). Servicenämnden inkom 2013 med en begäran om att få bilda eget anslagsområde för valnämnden samt att valnämndens tillhörighet bör utredas med förslaget att valadministrationen återigen skulle skötas av kommunstyrelsens utförarorganisation stadskontoret (VN 2013/0101). Tidigare låg just detta ansvar på kommunstyrelsen och stadskontoret. Kommunfullmäktige beslöt att avslå servicenämndens förslag om att bilda nytt anslagsområde för valnämnden (KS 2013/0236). 2

Omedelbart efter supervalårets 2014 gjordes en översyn av valarbetets alla kostnader per varje enskilt objekt (valnämnden, valkansli, valförrättning) för att kunna göra en realistisk bedömning av kostnaderna för framtida val. (Se Bilaga 1: Budget 2015-2019). Redovisningen i separerade objekt gör det numera möjligt att mäta och följa upp kostnaderna för valnämnden, valkansliet, förtidsröstning samt valförrättning. Tidigare sammanblandning av de olika nämndernas verksamheter kan därmed undvikas. Revisorerna i Halmstads kommun gav PwC i uppdrag att granska valnämndens förberedelser inför EU-valet 2014. De konstaterade bland annat att valnämnden bör ha egen budget, främst för att ansvar för verksamhet och budget ska vara tydlig. (VN 2014/0111: Granskning av Valnämndens förberedelser inför EU-valet). Valnämnden sammanställde en erfarenhetsrapport om valnämndens mandatperiod 2011-2014 som innehåller många förslag på förbättringsområden, bl.a. vad gäller ekonomi, samarbete och organisation (VN 2014/0112). Utifrån denna rapport trimmades valorganisationen ytterligare. Analys, förslag och motivering Att genomföra ett val innebär att valet måste förrättas med hundraprocentig kvalitet och att ingenting får äventyra rättssäkerheten. Om detta inte följs finns risk att valet måste göras om helt eller delvis. Det innebär nya kostnader, ökad belastning på organisationen och minskat förtroende för kommunen. Valbudgeten måste därför underordnas kvalitetsmålet. Kraven på kommunernas valarbete har ökat vilket innebär en högre arbetsbelastning. Mer tid går åt till rena förberedelser innan det praktiska valarbetet startar. Förberedelserna startar i regel ett år innan valdagen. Valår framöver blir 2018, 2019, 2022, 2024, 2026, 2029 för ordinarie allmänna val och val till EU-parlamentet. Till detta bör läggas eventuella omval och nyval, här och i omkringliggande kommuner. Detta kan innebära, så som det står i uppdraget, att antalet val kan bli fler. Helt klart är att valen sker med tätare mellanrum gentemot tidigare år. De ökade kraven på valarbetet har även inneburit ökade kostnader. Det är därför av största vikt att kostnadsberäkningarna är realistiska och uppföljning av budget sker kontinuerligt och redovisas löpande för valnämnden och servicenämnden. Vi har nu en god uppfattning av vad ett val kostar Halmstads kommun att förrätta. För att genomföra ett EU-val och ett RKL-val (Val till riksdag, kommun och landsting) behövs ca 2,8 Mkr per val inkl. antagande om statens bidrag om ca 1,6 Mkr/val. Samtidigt är det svårt att kunna förutse samtliga kostnader för valarbetet. Statens bidrag, direktiv från valmyndigheten, utökning av valdistrikt p.g.a. befolkningsökning, höjning av arvoden, oförutsedda händelser under valarbetets gång m.m. kan bidra till ytterligare kostnadsökningar. En eventuell kostnadsökning utöver budgeterade medel får inte belasta servicenämnden. Att valnämndens budget ingår som en del i servicenämndens budget får inte innebära en risk att valnämndens kostnader kan komma att belasta prisnivån för de tjänster som utförs åt servicekontorets kunder som i sin tur kan påverka förutsättningarna i en konkurrenssituation. Det är därför viktigt att valnämnden får nödvändiga ekonomiska resurser för att kunna genomföra ett val så att det inte drabbar servicenämndens budget negativt och att nämndernas respektive budget hålls åtskilda på ett tydligt sätt. 3

De årliga anslag som har behövts för att driva valnämndens verksamhet under icke-valår har varit runt 200 tkr. per år. Med tanke på att valen framöver sker med tätare intervaller, att förberedelser inför varje val tar tid och resurser i anspråk samt att det finns risk för omval och nyval här såväl i grannkommunerna, (jfr Omval i Båstad 10 maj 2015) måste detta omprövas och anslagen sannolikt höjas. Valorganisationen bör därför vara igång, men i reducerad form, även i perioderna mellan de olika valen. Vid valår finns redan en etablerad valorganisation med en valansvarig för valkansliet och alla de som arbetar med valet. En operativ tjänst på 25 % på valkansliet bör därför etableras. Tjänsten är en befintlig tjänst inom servicenämnden som vid behov utför arbetsuppgifter som uppkommer inom valnämndens område. Servicenämnden bör kompenseras om valnämnden nu tar en del av en tjänst inom servicenämnden i anspråk. Tjänsten uppbärs lämpligen av någon inom den tänkta valorganisationen vid valår. Bland arbetsuppgifterna mellan valåren ingår att - säkerställa funktionen mellan ordinarie val så att startsträckan inför valarbetet blir så kort som möjligt, - hålla kontinuerlig kontakt med förvaltningarna och upprätta bra rutiner med förvaltningarna, samarbetspartners och intressenter så att samarbetet fungerar smidigt när valarbetet väl startar, - ansvara för efterarbetet, t.ex. att dokumentation och arkivering sker efter varje val. Sammanställningen visar att: ett val måste förrättas med hundraprocentig kvalitet och därför måste valnämnden få nödvändiga ekonomiska resurser för att genomföra val utan att det drabbar servicenämndens budget negativt. en 25 % tjänst bör tillföras valkansliet de år som inte är valår som säkerställer funktionen mellan ordinarie val, håller kontinuerlig kontakt med förvaltningarna, samarbetspartners och intressenter så att samarbetet fungerar smidigt före, under och efter valarbetet. den nuvarande valorganisationen, med en väl definierad budget med redovisning i separerade objekt, mäter och följer upp kostnaderna för hela valarbetet och undviker därmed sammanblandning med servicenämndens kostnader. administrativt stöd till valkansliet är nödvändigt vid valår när det gäller budget, budgetuppföljning och utbetalning av ersättningar, så att valkansliet kan koncentrera sig uteslutande på det praktiska valarbetet. Konsekvenser Ovan förslag innebär inga konsekvenser utifrån Vision 2020, demokratiaspekter, principen om allas lika värde eller utifrån hållbarhetsbegreppet. Ekonomiska konsekvenser berör tillsättning av en 25 % tjänst under icke-valår som medför en kostnadsökning på ca 180 tkr. jämfört med nuvarande kostnader de år som inte är valår. Ärendets beredning 4

Inom kommunen Servicenämndens och valnämndens presidier samt förvaltningschef har deltagit i handläggningen av ärendet Andra grupper Inga andra grupper har involverats i ärendet. Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Budget 2015-2019. Sammanställning utifrån kostnader vid 2014 års val. För servicekontoret Carl Westman Förvaltningschef Christel Rehmark Enhetschef 5

Valår EU-val Valår EU-val Konto Konto(T) Objekt Objekt(T) Utfall 2014 Budget 2014 2015 2016 2017 2018 2019 351 Driftbidrag från statliga myndigheter 290 Valnämnden 0-2 567 880 290 Valnämnden 0-2 567 880 501 Arvode förtroendevalda 290 Valnämnden 284 608 287 000 80 000 80 000 80 000 170 000 170 000 502 Löner till arbetstagare 290 Valnämnden 0 32 883 20 000 20 000 PO-pålägg arvoden 2015 31,55% 5027 Övertid 290 Valnämnden 0 0 PO-pålägg löner 2015 38,59% 504 Arvode till uppdragstagare 290 Valnämnden 96 0 509 PO-pålägg arbetad tid 290 Valnämnden 65 241 3 138 25 240 25 240 25 240 61 353 61 353 511 Semesterlön 290 Valnämnden 0 3 492 519 PO-pålägg ej arbetad tid 290 Valnämnden 0 1 135 548 Förmånsvärden av naturförmåner till anställda 290 Valnämnden 84 0 5521 Bilersättningar, skattefria 290 Valnämnden 4 536 0 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5522 Bilersättningar, skattepliktiga 290 Valnämnden 2 575 0 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 559 Övriga kostnadsersättningar 290 Valnämnden 2 649 20 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 55929 Motbokning förmåner 290 Valnämnden -84 0 581 Avgifter för kurser mm 290 Valnämnden 14 868 20 000 15 000 15 000 15 000 10 000 10 000 587 Personalrepresentation 290 Valnämnden 13 363 0 5 000 5 000 5 000 7 000 7 000 655 Trycksaker 290 Valnämnden 0 4 000 641 Förbrukningsinventarier 290 Valnämnden 0 0 66 000 673 Datadrift 290 Valnämnden 0 0 20 000 6732 Datadrift, support/it-service 290 Valnämnden 0 0 674 Databehandling, licenser 290 Valnämnden 0 0 7 000 7 000 7 000 7 000 7 000 679 Övriga främmande tjänster 290 Valnämnden 640 32 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 6795 Resultatbalansering från föregående år 290 Valnämnden 0-40 000 6811 Telefon 290 Valnämnden 1 036 0 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 6812 Mobiltelefon 290 Valnämnden 203 0 685 Porto 290 Valnämnden 0 5 000 705 Resekostnader 290 Valnämnden 4 257 2 000 4 500 4 500 4 500 4 500 4 500 7051 Konferenskostnader 290 Valnämnden 0 0 7055 Parkeringsavgifter 290 Valnämnden 76 0 710 Representation (extern) 290 Valnämnden 0 3 600 723 Reklam och information 291 Valnämnden 15 000 290 Valnämnden 394 149 374 248 394 149-2 193 632 215 740 149 740 184 740 292 853 292 853 351 Driftbidrag från statliga myndigheter 291 Valförrättning -1 300 274 0-600 000-600 000 291 Valförrättning -1 300 274 0 4715 Köp av personaltjänster 291 Valförrättning 20 880 0 21 000 21 000 5025 Timlön 291 Valförrättning 6 400 0 6 500 6 500 5026 Fyllnadstjänst 291 Valförrättning 1 699 0 5027 Övertid 291 Valförrättning 63 921 0 20 000 20 000 5028 OB-tillägg 291 Valförrättning 543 0 504 Arvode till uppdragstagare 291 Valförrättning 2 370 435 1 900 000 1 400 000 1 400 000 509 PO-pålägg arbetad tid 291 Valförrättning 635 702 0 452 312 452 312 511 Semesterlön 291 Valförrättning 768 0 519 PO-pålägg ej arbetad tid 291 Valförrättning 178 0 5521 Bilersättningar, skattefria 291 Valförrättning 19 789 0 10 000 10 000 5522 Bilersättningar, skattepliktiga 291 Valförrättning 11 232 0 5 000 5 000 587 Personalrepresentation 291 Valförrättning 31 947 0 35 000 35 000 601 Lokalhyra 291 Valförrättning 25 650 0 30 000 30 000 6051 Städning 291 Valförrättning 8 716 0 10 000 10 000 614 Hyra fordon 291 Valförrättning 86 592 0 80 000 80 000 641 Förbrukningsinventarier 291 Valförrättning 68 518 0 70 000 70 000 710 Representation (extern) 291 Valförrättning 5 275 0 5 000 5 000

291 Valförrättning 2 057 969 1 900 000 0 0 0 1 544 812 1 544 812 351 Driftbidrag från statliga myndigheter 292 Förtidsröstning/in -1 655 062 0-1 000 000-1 000 000 292 Förtidsröstning/i -1 655 062 0 4715 Köp av personaltjänster 292 Förtidsröstning/in 3 200 0 3 000 5025 Timlön 292 Förtidsröstning/in 9 200 0 5027 Övertid 292 Förtidsröstning/in 98 504 0 20 000 20 000 504 Arvode till uppdragstagare 292 Förtidsröstning/in 1 196 784 1 680 000 750 000 750 000 509 PO-pålägg arbetad tid 292 Förtidsröstning/in 313 004 0 244 343 244 343 511 Semesterlön 292 Förtidsröstning/in 1 104 0 519 PO-pålägg ej arbetad tid 292 Förtidsröstning/in 256 0 5521 Bilersättningar, skattefria 292 Förtidsröstning/in 21 788 0 15 000 15 000 5522 Bilersättningar, skattepliktiga 292 Förtidsröstning/in 12 366 0 8 000 5 000 587 Personalrepresentation 292 Förtidsröstning/in 2 599 0 3 000 3 000 6051 Städning 292 Förtidsröstning/in 0 0 2 500 2 500 705 Resekostnader 292 Förtidsröstning/in 41 0 710 Representation (extern) 292 Förtidsröstning/in 863 0 292 Förtidsröstning 4 647 1 680 000 0 0 0 42 843 42 843 470 Konsultkostnader 293 Valkansli, adminis 0 30 000 4715 Köp av personaltjänster 293 Valkansli, adminis 580 681 747 100 250 000 250 000 502 Löner till arbetstagare 293 Valkansli, adminis 437 577 452 757 114 000 230 000 230 000 5025 Timlön 293 Valkansli, adminis 22 007 0 10 000 10 000 5027 Övertid 293 Valkansli, adminis 23 144 0 3 000 10 000 10 000 5028 OB-tillägg 293 Valkansli, adminis 10 0 504 Arvode till uppdragstagare 293 Valkansli, adminis 165 120 000 509 PO-pålägg arbetad tid 293 Valkansli, adminis 188 835 10 240 45 150 96 475 96 475 509 PO-pålägg arbetad tid 293 Valkansli, adminis -130 0 511 Semesterlön 293 Valkansli, adminis 52 963 31 420 13 680 27 600 27 600 519 PO-pålägg ej arbetad tid 293 Valkansli, adminis 20 714 10 215 5 279 10 651 10 651 5521 Bilersättningar, skattefria 293 Valkansli, adminis 61 0 5522 Bilersättningar, skattepliktiga 293 Valkansli, adminis 35 0 581 Avgifter för kurser mm 293 Valkansli, adminis 0 10 000 3 000 587 Personalrepresentation 293 Valkansli, adminis 5 190 0 3 000 3 000 601 Lokalhyra 293 Valkansli, adminis 0 92 000 5 000 5 000 6051 Städning 293 Valkansli, adminis 6 446 0 4 000 4 000 6129 Hyra av datorutrustning, kommuninternt 293 Valkansli, adminis 4 030 0 4 000 4 000 614 Hyra fordon 293 Valkansli, adminis 0 0 641 Förbrukningsinventarier 293 Valkansli, adminis 68 181 86 000 20 000 20 000 646 Förbrukningsmaterial (budget) 293 Valkansli, adminis 2 868 1 000 3 000 3 000 651 Kontorsmaterial till skrivbordet 293 Valkansli, adminis 7 675 10 000 5 000 5 000 654 Datamaterial, färgpatroner mm 293 Valkansli, adminis 1 251 0 1 000 1 000 1 000 655 Trycksaker 293 Valkansli, adminis 37 028 0 50 000 50 000 673 Datadrift 293 Valkansli, adminis 6 089 0 3 000 3 000 6732 Datadrift, support/it-service 293 Valkansli, adminis 19 806 25 000 20 000 20 000 674 Databehandling, licenser 293 Valkansli, adminis 5 400 6 000 5 000 5 000 679 Övriga främmande tjänster 293 Valkansli, adminis 19 694 0 5 000 10 000 10 000 6792 Kontorsservice tjänster 293 Valkansli, adminis 11 425 0 6795 Resultatbalansering från föregående år 293 Valkansli, adminis 0-210 000 6811 Telefon 293 Valkansli, adminis 259 3 000 7 000 6812 Mobiltelefon 293 Valkansli, adminis 88 324 3 000 2 000 20 000 20 000 68121 Mobilt bredband 293 Valkansli, adminis 1 940 0 6839 Gemensamma IT-kostnader 293 Valkansli, adminis 2 003 10 000 2 000 2 000 685 Porto 293 Valkansli, adminis 5 704 10 000 5 000 5 000 5 000 8 000 8 000 705 Resekostnader 293 Valkansli, adminis 0 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 7051 Konferenskostnader 293 Valkansli, adminis 3 840 0 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000

722 Annonsering 293 Valkansli, adminis 141 492 50 000 75 000 75 000 723 Reklam och information 293 Valkansli, adminis 151 164 50 000 50 000 50 000 761 Avgifter 293 Valkansli, adminis 300 0 293 Valkansli, admi 1 916 170 1 548 732 11 000 11 000 210 109 928 726 928 726 Totalt 4 372 935 2 935 100 226 740 160 740 394 849 2 809 234 2 809 234

1(1) Tjänsteskrivelse 2015-09-01 Diarienummer: SE 2015/0016 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark, Gunni Heland E-post: Telefon: Information till servicenämnden 2015-09-09 Lokaler Torsgatan och Hamngatan Städ Skavbökeskolan 1