protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 11 styrelsemöte Sävar IK nr 2-2016 Tid: kl 18.30 21.30 Plats: Klubbstugan Sävar Deltagare: Staffan (ordf), Marie (vice), Niclas (sekr), Karolina, Lars och Per. Anmält förhinder: - Antecknas av: Niclas Justeras: Ordf. Staffan Agenda Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 1 Inledning och dagordning SN Dagordningen fastställs. Mycket av fokus av kvällens möte behöver ligga på årsmötet och dess förberedelser. 2 Incheckning (15 min) Staffan: gläds mycket åt nya SävarNytt i fräscht fyrfärgstryck. Marie: gläds åt Fotbollens första ledarmöte. 45 tränare var närvarande, lapp på luckan i Klubbstugan. Ett mycket bra möte. Karolina: Gläds mycket åt handbollens superhelg med sammandrag lördag söndag, som avslutades med dammatchen, där vi dessutom körde line-up med småtjejerna. Grymt roligt. Per: Gläds mycket att vi får till Empowering coaching under året, där Maja kommer att få en central roll. Ambitionen är att alla fotbollsledare ska genomföra utbildningen under året. Måste också lyfta handbollen där A-&B-flickorna beställt regnbågskaptensbindlar. Lars: har mycket på gång med mycket tävlingar på gång. Styrelsen ser också fram emot Gymnastik norrs årsmöte i slutet av som också innehåller massor av utbildningar och inspiration. Gymnastiken växer, men har utmaningar att fylla på med ledare. Niclas: mycket bra handboll Gläds att Anna Lundh fick ta emot?????????? 3 Föregående NB Föregående protokoll fastställs. protokoll (5 min) 4 Öppna aktiviteter SN Styrelsen följer upp och uppdaterar öppna aktiviteter 5 Info externt: Alla Inget särskilt. 6 Info internt: Fastighet, ekonomi och kanslifunktionen (10 min) Lars Marie Staffan Staffan har ansökt om bidrag från Folke Bernadottestiftelsen för Sydafrikabesöket Staffan ger kort rapport från möte med Inge (kansliet). Budget. Avstämning av akt 2 och 3:16.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 11 7. Ansökan om bidrag för anläggning multisport (10 min) 8. Sävar IBF (10 min) 9. Sävar IK Korpen motion 10 Årsbokslut 2015 VP budget 2016 Per H Niclas och Marie Ansökan är inskickad till Jordbruksverket och vi avvaktar beslut. Ansökan även inskickad till Idrottslyftet Anläggningsstöd. Per har inte skickat in ansökan till kommunen. Tid för ansökan är senast i oktober, så vi kanske måste invänta detta. Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att anslå ett utrymme om upp till 600.000 kr som medfinansiering för investering i anläggningen. Finansieringen ska ske från fotbollssektionens balanserade resultat. Per uppdras att kontrollera med kommunen vad som gäller för bidragsansökan, om det går att stycka av en del som finansieras i efterhand eller inte. Per uppdras också att bistå med en PM för ansökan inklusive förslag till finansiering som anslås på hemsidan till årsmötet. NY AKT 10:16 Ansökan till Svenska Innebandyförbundet kan gå in först efter Sävar IKs årsmöte, då våra uppdaterade stadgar ska följa med. Hans Granholm har lämnat in ett förslag på ny sektionsstyrelse. Från denna får nomineringsgruppen arbeta med att få fram 1-2 kandidater till föreningsstyrelsen. Niclas och Marie informerar om arbetet som fortskrider enligt plan. Kommunikationen kring processen finns beskriven i bloggen https://fusionsgruppen.wordpress.com/ Sektionen Korpen motion startas upp med prova på-verksamhet racket och nät under sportlovet. Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att bevilja ett engångs startbidrag till sektionen på 50 000 kr, samt att budgetramen är lägst ett nollresultat för 2016. Årsmötet ombeds ge styrelsen i uppdrag att begära in en detaljerad budget om styrelsen bedömer det som nödvändigt. Det föreligger ett förslag på ordförande för sektionen, som styrelsen föreslår årsmötet att besluta. Nomineringsgruppen uppdras att rekrytera vederbörande till föreningsstyrelsen. Styrelsen ger uppdrag till Per H att upprätta ett förslag (kort PM) inför årsmötet. NY AKT 11:16. Årsbokslutet redovisar en balansomslutning på ca 3,4 mnkr och ett positivt resultat på ca 88 000 kr, och är i övrigt mycket informativ. Styrelsen beslutar att investeringen på 600.000 till ny multiarena tas från fotbollssektionens balansräkning och budget.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 11 Styrelsen uppdrar till sektionerna att upprätta minst en 0-budget, bortsett från Fotbollen som underbalanseras med motsvarande för investeringen för multiarenan enligt ovan. Styrelsen beslutar att medlen från Ishockeysektionen budgetmässigt fördelas med 50.000 till Korpen motionssektionen som startkapital och 26.000 till styrelsen. Lars får i uppdrag att informera Inge och följa upp att sektionernas budgetar är i linje med detta. NY AKT 12:16 11 Årsmötet 2016 NB Syfte: Säkerställa planering och underlag för årsmötet, samt besluta i ärenden som krävs för mötet. Se AKT 8:16 och 9:16. Status: Kallelse som annons har gått ut med Sävar Nytt i början av januari, och fanns även den 7 feb på hemsidan, samt på Klubbstugan. Handlingar till årsmötet ska finnas tillgängliga på hemsidan minst 1 vecka före mötet. Det bör finnas extra exemplar till årsmötet. Inga motioner har inkommit. Nomineringsgruppen, läget? Akt 9:16 Marie sammanställer förslag till uppdragsbeskrivningar för olika roller där så behövs. AKT 59-2015 Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Föreningens verksamhetsberättelse (Niclas), inklusive styrelsens verksamhetsberättelse med återrapport utifrån revisorernas synpunkt 2014 (Staffan) Styrelsens förvaltningsberättelse och Revisorshandlingar (Lars) Föreningens och sektionernas styrelser (personer och ordf). Revisorer, valberedning och ev ombud till möten. Ansvariga är nomineringsgruppen resp nuvarande ordf för sektionerna. Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (Staffan; VP och Lars; Budget) - Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Föreningens samlade verksamhetsplan (Niclas) Frågor av större ekonomisk betydelse ansökan om bidrag till anläggningar. Övriga förslag från styrelsen: - Mandat att hyra ut/upplåta omklädningsrum för sociala ändamål - Strategi och värdegrundsarbete 2016 (Niclas) Underlag: Årsmöteshandlingar, se ovan
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 11 12 Styrelseplan och möten 2015-2016 SN Årsmötet genomförs 28 februari kl 18.00 Konstituerande möte genomförs direkt efter årsmötet. Niclas förbereder agenda och Marie attesthandlingar. NY AKT 13:16. 13 Råd för försäljning LW Det har kommit förfrågningar om ett behov av att starta ett råd för föreningsförsäljning som träffas någon/några gånger per år för att samordna försäljning för att undvika krockar och konkurrens om försäljningen. Lars uppdras organisera ett sådant råd senast den 31. Styrelsen uppdrar till varje sektion att bemanna ett sådant råd med minst en representant. NY AKT 14:16. 14 SävarNytt PH Ska SävarNytt vara än mer ett lokalblad, med inslag även utanför Sävar IK, i varje nummer? Styrelsen tycker att det är viktigt att det framgår att det även fortsatt är Sävar IKs officiella organ, men att det utöver det finns gott om utrymme att belysa mer av det som händer på Sävar samhälle rent allmänt. Det ligger väl i linje med föreningens ambition att vara Hela Sävars Idrottsklubb. Rekrytering av redaktionsråd pågår. AKT 51:15 uppdaterades. 15 Övriga frågor Frågan om matchtröjor anmäldes men hann inte hanteras vid mötet. 15 Utvärdering av mötet och avslut (10 min) Antecknas av : Justeras av: Niclas Bromark Sekreterare Staffan Norin Ordförande
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 11 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 14 feb 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 17:15 Revision. Utarbeta förslag till nya riktlinjer för revision av föreningens verksamhet och ekonomi. Marie tar fram ett förslag som mejlas ut till styrelsen och nomineringsgruppen. Status (ny, pågår, klar) MS 21 feb 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. 31:15 Avtalen med (Sävar Sport och reklamtryck OK) och ICA Sävar behöver ses över. Per får uppdraget att återkomma till styrelsen med förslag på upplägg. 39:15 Strategi, värdegrund, varumärke och kommunikation. Arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utvecklingsarbetet, med gemensam start från ungefär november. PH 31 mar PH 31 mar NB, PH 28 feb 41-15 Likviditetsplan 2016. Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad. Lars 15 maj 2016 42:15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Marie 31 Utbildningen ska genomföras senast i december. 43:15 Uthyrning av omklädningsrum av sociala skäl Staffan uppdras att utreda frågeställningar till årsmötet om Sävar IKs roll att hyra ut/upplåta omklädningsrum till förfogande för EU-migranter och/eller flyktingar. Staffan 16 nov 31 jan OK Stängd 45:15 Korpen. Per uppdras att genomföra ansökan enligt ovan, samt att till nästa ta fram vilka nödvändiga beslut som styrelsen och/eller årsmötet behöver fatta avseende att inrätta en Korpensektion i Sävar IK. 16 nov PH NB 28 feb Stängs
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 11 46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering av ny multiarena till B-plan till nästa styrelsemöte. Länsstyrelsen klar. Idrottslyftet och ansökan till kommunen kvarstår. 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om redaktionsråd till nomineringsgruppen. Per uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet och förslag till bemanning. 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor 52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollssektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp PH NB PH NB 31 mar 31 MS 31 PH 31 53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda KT / MS 31 59-15 Uppdragsbeskrivningar Marie 13 jan Stängd Nomineringsgrupp (valberedning); ska ge förslag på personer utifrån uppdrag från styrelsen. Marie sammanställer förslag till uppdragsbeskrivningar för olika roller där så behövs. Senast 13 jan 1-16 Information om RF riktlinjer för barn- och ungdomsidrott och olika förbunds aktiva arbete för att leva upp till dem. Niclas 31 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie 31 3-16 Budget och prognos Styrelsen uppdrar till Niclas att med Inge ta tag i de viktigaste åtgärderna för att få bättre budget- och prognosarbete under 2016. Det innebär bland annat att lägga in varje sektions budget i systemet innan 5 februari. Niclas 21 feb 4-16 Sektionernas budgetar ska vara Inge tillhanda senast den 7 februari. Dessa ska, jämte styrelsens budget, det vill säga föreningens budget, ska vara klar den 11 februari. Lars kollar med Inge. Lars, Niclas, Per 18 feb 5-16 Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning Kassör 30 april 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden hanteras Marie + Kassör 30 april 7-16 Per uppdras att, i samråd med Bylund och Nyström, till styrelsemötet 14 februari ta fram ett förslag på namn på sektionen för Motionsidrott 8:16 Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan kl 18.00. Niclas svarar för kallelse och handlingar på hemsidan och klubbstugan. Handlingar ska finnas tillgängliga minst 1 vecka före mötet (hemsidan). Per 13 feb Stäng Niclas PH KT 21 feb Kompl. från AKT 57-15
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 11 Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Föreningens verksamhetsberättelse (Niclas) (tillägg till akt) Styrelsens förvaltningsberättelse/revisorshandlingar (Lars) Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (Staffan; VP och Lars; Budget) - Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Helheten verksamhetsplan (Niclas) (uppdaterat innehåll) 9-16 Nomineringsgruppen genom Per får i uppdrag att inför årsmötet föreslå: - Föreningsstyrelsen samt dess ordförande och kassör, - Sektionernas styrelser (ordf + 2 ledamöter) - Revisorer, - Valberedning PH 19 feb Kompl från AKT 57-15 Förslag på nya ledamöter i sektionsstyrelser kan lämnas till nomineringsgruppen av respektive ordförande samt av Per för Korpen och Marie för Innebandy. Uppdragsbeskrivningar skickas av Marie. 10:16 Ansökan multisportarena Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att anslå ett utrymme om upp till 600.000 kr som medfinansiering för investering i anläggningen. Finansieringen ska ske från fotbollssektionens balanserade resultat. LW NB PH Per H 19 feb NY Per uppdras att kontrollera med kommunen vad som gäller för bidragsansökan, om det går att stycka av en del som finansieras i efterhand eller inte. Per uppdras också att bistå med en PM för ansökan inklusive förslag till finansiering som anslås på hemsidan till årsmötet. Skickas till Niclas. 11:16 Sektionen Korpen motion startas upp med prova påverksamhet racket och nät under sportlovet. Per H 19 feb NY Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att bevilja ett engångs startbidrag till sektionen på 50 000 kr, samt att budgetramen är lägst ett nollresultat för 2016. Årsmötet ombeds ge styrelsen i uppdrag att begära in en detaljerad budget om styrelsen bedömer det som nödvändigt. Det föreligger ett förslag på ordförande för sektionen, som styrelsen föreslår årsmötet att besluta. Nomineringsgruppen uppdras att rekrytera vederbörande till föreningsstyrelsen. Styrelsen ger uppdrag till Per H att upprätta ett förslag (kort PM) inför årsmötet. NY AKT 11:16.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 11 12:16 Budget 2016. Styrelsen beslutar att investeringen på 600.000 till ny multiarena tas från fotbollssektionens balansräkning och budget. Styrelsen uppdrar till sektionerna att upprätta minst en 0- budget, bortsett från Fotbollen som underbalanseras med motsvarande för investeringen för multiarenan enligt ovan. Styrelsen beslutar att medlen från Ishockeysektionen budgetmässigt fördelas med 50.000 kr till Korpen motion som startkapital och 26.000 kr till styrelsen. LW 21 feb NY Lars får i uppdrag att informera Inge och följa upp att sektionernas budgetar är i linje med detta. NY AKT 12:16 13:16 Konstituerande möte genomförs direkt efter årsmötet. Niclas förbereder agenda och Marie attesthandlingar. NB MS 28 feb NY 14:16 Råd för föreningsförsäljning. Det har kommit förfrågningar om ett behov av att starta ett råd för föreningsförsäljning som träffas någon/några gånger per år för att samordna försäljning för att undvika krockar och konkurrens om försäljningen. Gymnastiken är sammankallande. Lars uppdras organisera ett sådant råd senast den 31 och ta fram enkla riktlinjer för rådets uppgift. Styrelsen uppdrar till varje sektion att bemanna ett sådant råd med minst en representant. LW 31 NY
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 11 Bilaga 2 BeslutsloggID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Marie Okt 2015 OK för uppföljning Referens 2016
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av 11 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes 150322 Mars- april 20 april 2015 Juni 24 maj 2015 Styrelsemöte Styrelsemöte 24 aug Styrelsemöte Halvårsbokslut Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning. Broarna runt Sävar IK-dagen Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. 5 oktober 18.30-21.30 Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. 16 november 18.30-21.30 Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Minst tre timmar Februari Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 11 av 11 2015-04-20 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av verksamheten. Styrelsens medlemmar företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2015 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.