Leverantörer är från Venus Upphandlare från Mars Idéer för en mer framgångsrik relation för bägge parter Magnus Josephson Upphandlingsjurist 11 November 2010
Sammanfattningsvis Samtalet mellan kund och leverantör skall inte i första hand handla om vad som skall säljas utan HUR det skall köpas Den största meningsskillnaden verkar ligga i just den frågan HUR skall man köpa livsmedel? Det finns ett stort antal andra frågor som verkar obesvarade av både köpare och säljare En kartläggning av svaren på de frågorna kan hjälpa till att skilja fakta från myter VILKA frågor tar jag upp på detta föredrag Välkommen och välkommen tillbaka! 2
Magnus Josephson Upphandlingsjurist, OPIC Hjälper företag att tjäna mer pengar på offentlig upphandling Hjälper myndigheter att göra bättre affärer Upphandling är KUL!!! Kontakt: 08-678 10 20 magnus.josephson@opic.com 95-99 NOU (Nämnden för offentlig upphandling) 99-04 Hallvarsson & Halvarsson (konsult och anbudsansvarig) 04 - OPIC 3
Grundproblemet? 4
Hur ser parterna på verkligheten? Leverantörerna 2% i vinst för den klarat sig bäst Majoriteten gör förlust på offentlig sektor Huvudbudskap: Vi måste höja priserna! 5
Hur se parterna på verkligheten? Köparsidan VI BLIR BLÅSTA!!! Vi betalar för mycket! 6
Vad visar detta? Säljarsidan har inte lyckats visa vad det är kunden betalar för Säljarsidan har inte lyckats övertyga köparsidan om några bättre alternativ Köparsidan LITAR INTE på säljarsidan! Ett tydligt tecken är ökat antal skallkrav 7
Citat från en upphandlare Nu har skallkraven rasat iväg till en nivå att leverantören snart måste fixa fred i Mellanöstern för att få leverera till svensk offentlig sektor 8
Vad kan göras? 9
Säljarna Måste fördjupa förtroendet Samla in fakta och myter 10
Köparna Måste våga testa nya grepp Upphandlingsformer Avtalstider Utvärderingskriterier Avtalsvillkor, viten, priser mm 11
Frågor för parterna att diskutera Vilka är de största farorna ni är rädda för skall hända under en avtalsperiod? Låt alla inblandade hos båda parter berätta Varför det? Vilka av dessa faror kan inträffa? Stor respektive liten risk? Vad händer i praktiken om det farliga skulle inträffa? Worst case-scenario? Vilka blir de ekonomiska konsekvenserna? 12
Frågor för parterna att diskutera Varför är fast pris viktigt? Vilka delar i avtalet är mest beroende av rörliga priser? Vilka skulle prisskillnaderna vara i praktiken över tiden vid rörligt pris? Vilka konsekvenser får fast pris för köpare och säljare? Vad är det viktigaste för er som kund under en avtalsperiod? Hur stor är felmarginalen i leveransen under ett år? Hur stor är övergångskostnaden hur påverkar det avtalstiden? 13
Vad är det kunden betalar för? Gurkor, tomater och köttbullar, eller Utlevererade gurkor, tomater och köttbullar till X antal ställen Y gånger i veckan i rätt tid i rätt skick (kallt, varmt, färskt, fryst etc) 14
Andra frågor för parterna att fundera på Kan budgeten för livsmedel få OK på en rörlighet/buffert på +/- 5-10% per år? Kan förhandlad upphandling vara rätt metod? Köper vi i första hand produkter eller en leverantör av produkter och tjänster? Hur beroende av leverantören är köparen? Hur beroende av köparen är leverantören? Vilka krav ökar risken för överprövning? Vilka minskar risken? 15
Andra frågor för parterna att fundera på När är samordnad upphandling till fördel/nackdel? Vad kan kunderna tjäna på att inte ta fram egna förfrågningsunderlag utan använda ett standardunderlag? 16
Leverantörspositionering Risk Garanterad leverans Leverantörsstyrning Minimera Pressa kostnader Kostnad 17
Säljare Kunden frågar er Vi älskar ert företag, vi vill jättegärna ha er som leverantör även nästa gång! Hur gör vi för att köpa era produkter och tjänster på ett så bra sätt som möjligt och i enlighet med LOU? Vad svarar ni? 18
Köpare Om säljaren frågar er Vi som leverantör älskar er som kund och vill jättegärna ha er som kund även nästa avtalsperiod Hur skulle ni vilja göra affär om ni fick tänka helt fritt, utan LOU? Vad svarar ni? 19
Kundens ständiga frågor Vad händer om vi gör på ett annat sätt? Vad händer om vi INTE gör det? 20
Kommer ni på fler frågor? Varför inte maila dem till mig? Jag skickar ut dem till alla som är med idag Det är dags att få igång en långsiktigt hållbar dialog mellan parterna Se denna dag som ett start på något nytt. När konferensen är klar så fortsätter arbetet! Magnus.josephson@opic.com 21
Magnus Josephson Upphandlingsjurist, OPIC Vill ni köra utbildning/ workshop/ idéseminarium i dessa frågor på er myndighet eller företag? Kontakt utbildning eller konsultation: 08 678 10 20 magnus.josephson@opic.com 22
Tack för idag! Välkommen tillbaka! 23