Rapportsammandrag Stadsrevisionen 12 december 2017 Styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande Bakgrund Staten har det övergripande ansvaret i flyktingmottagandet och ersätter kommunerna genom statliga bidrag. Migrationsverket är den myndighet som administrerar de statliga bidragen för flyktingmottagande. Vissa av bidragen betalas ut automatiskt och andra bidrag måste kommunerna ansöka om. I denna granskning har vi avgränsat oss till de bidrag som de granskade nämnderna ansöker om. Under år 2015 ökade flyktingmottagandet, för att sedan sjunka till följd av flera riksdagsbeslut. Under denna tidsperiod blev Migrationsverkets handläggningstider kraftigt förlängda. Sveriges kommuners fordringar på Migrationsverket växte därför och kommunerna fick hantera en osäkerhet i hur stora intäkter kommunen skulle få. Från den 1 juli 2017 har även ett nytt ersättningssystem för kommunernas mottagande av ensamkommande barn och unga införts. Det nya ersättningssystemet innebär sänkta ersättningsnivåer för kommunerna. De statliga bidragen för flyktingmottagande bygger på ett ersättningssystem som är både komplext och svårt att överblicka. Ansökan om statliga bidrag kräver även stor administration, och det krävs olika underlag för de olika bidragen. För vissa bidrag krävs endast uppgifter om de personer som ansökan gäller. I andra fall ersätter bidraget faktiska kostnader, vilket innebär att kommunen behöver styrka de kostnader som kommunen haft genom exempelvis fakturor. Det förekommer även att det för vissa bidrag krävs ytterligare uppgifter så som ett läkarintyg. Om de granskade nämnderna saknar ändamålsenliga rutiner för att ansöka om statliga bidrag finns en risk att de förlorar intäkter. Migrationsverkets långa handläggningstider under den granskade perioden har även försvårat för nämnderna att bedöma hur stora intäkter de kommer att få. Rapportsammandraget baserar sig på rapporten Styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande som finns på www.goteborg.se/stadsrevisionen. Utgångspunkter i granskningen Syftet med granskningen har varit att bedöma om de granskade nämnderna har säkerställt att det finns en tillräcklig intern styrning och kontroll i hanteringen av Stadsrevisionen 1
statliga bidrag för flyktingmottagande. Granskningen har omfattat social resursnämnd, utbildningsnämnden samt stadsdelsnämnderna Västra Hisingen och Östra Göteborg. Granskningen ska svara på två frågor: Har granskade nämnder ändamålsenliga rutiner för att ansöka om de statliga bidrag inom flyktingmottagande som nämnden har rätt till? Har granskade nämnder en ändamålsenlig styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande? Stadsrevisionens granskning utgår från kommunallagen, gällande förordningar för ersättningar till kommuner för flyktingmottagande, Göteborgs Stads riktlinje för styrning, uppföljning och kontroll, Göteborgs Stads regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning samt god redovisningssed. Iakttagelser och bedömningar Stadsrevisionens iakttagelser och bedömningar tar sin utgångspunkt i granskningens revisionsfrågor som besvaras nedan. Avslutningsvis gör vi en samlad bedömning. Har granskade nämnder ändamålsenliga rutiner för att ansöka om de statliga bidrag inom flyktingmottagande som nämnden har rätt till? Stadsrevisionens bedömning är att utbildningsnämnden i huvudsak har ändamålsenliga rutiner som säkerställer att nämnden söker de bidrag nämnden har rätt till. Vi noterar emellertid att utbildningsnämnden inte har ansökt om alla tillgängliga bidrag. Det finns därför en risk att nämnden har gått miste om bidrag. Stadsrevisionens bedömning är att social resursnämnd, stadsdelsnämnderna Västra Hisingen och Östra Göteborgs rutiner för att ansöka om statliga bidrag för flyktingmottagande inte är ändamålsenliga. Social resursnämnd och stadsdelsnämnderna behöver tydliggöra sina rutinbeskrivningar Social resursnämnd har genom enheten flyktingadministration ansvar för att administrera stadens ansökan om statliga bidrag för flyktingmottagande. Flyktingadministrationen initierar ansökan och tar delvis fram underlag till ansökan genom att de tar fram listor med personer som kan vara aktuella att ansöka om bidrag för. Listorna behöver emellertid kompletteras och kontrolleras av stadsdelsnämnderna. Vår bedömning är att social resursnämnd bör tydliggöra de rutinbeskrivningar som vänder sig till stadsdelsnämnderna för att klargöra vad de listor flyktingadministration skickar ut utgår från och hur stadsdelsnämnderna ska komplettera och kontrollera listorna. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen har tagit fram rutinbeskrivningar under år 2017 för alla sektorer förutom individ och familjeomsorg och funktionshinder. Stadsdelsnämnden Östra Göteborg har rutinbeskrivningar för samtliga sektorer. Rutinbeskrivningarna beskriver dock inte hur nämnderna säkerställer att de personer som bidraget gäller kan identifieras, att de uppgifter som krävs för ansökan finns tillgängliga och att de bilagor som ska bifogas ansökan finns tillgängliga. Om exempelvis inte alla bilagor finns tillgängliga vid ansökan kommer nämndens ansökan att avslås och nämnden förlorar då intäkter. Vår bedömning är att stadsdelsnämnderna Västra Hisingen och Östra Göteborg bör förtydliga sina rutinbeskrivningar. 2 Stadsrevisionen
Flyktingadministration bör stärka den interna styrningen och kontrollen i hanteringen av ansökningar Flyktingadministrationen har ett stort ansvar i administrationen av ansökningarna då det ofta rör sig om ansökningar som uppgår till miljonbelopp. Det finns idag processbeskrivningar som klargör vilka steg som ska göras från initiering av ansökan till beslut och utbetalning av bidrag från Migrationsverket. Men för att stärka den interna kontrollen bör flyktingadministration ta fram dokumenterade kontroller som säkerställer att processen är spårbar och att den fungerar. Vår bedömning är att flyktingadministrationen bör stärka den interna styrningen och kontrollen i hanteringen av ansökningar genom att utforma kontroller som säkerställer att processen fungerar. Avslag bör analyseras och lärdomar kommuniceras Vi noterar att det är positivt att flyktingadministrationen har påbörjat ett arbete med att analysera orsaker till avslag på ansökningar. Vi vill understryka vikten av att kunskapen vidarebefordras till stadsdelsnämnderna så att även de kan använda informationen för att stärka sina rutiner och undvika avslag i framtida ansökningar. Det är otydlig om det ingår i flyktingadministrationens ansvar att kvalitetssäkra ansökningar Vi noterar även att det idag är otydligt om det ingår i flyktingadministrations ansvar att påtala uppenbara felaktigheter i stadsdelsnämndernas ansökningar. För att öka kvaliteten i ansökningarna och bidra till lärande bör detta enligt vår bedömning övervägas. Har granskade nämnder en ändamålsenlig styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande? Stadsrevisionens bedömning är att nämnderna som ingår i granskningen i huvudsak har haft en ändamålsenlig styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande. Vi har dock noterat att det finns vissa förbättringsområden. Social resursnämnd kan stärka sin styrning genom kontrollaktiviteter Vår bedömning är att social resursnämnd i huvudsak har haft en ändamålsenlig styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande. Nämnden har inom ramen för sitt arbete med intern styrning och kontroll identifierat risker med koppling till statliga bidrag. Nämnden har hanterat riskerna genom att kartlägga ansökningsprocesserna och ta fram rutiner, men detta har tagit tid. Det är först under år 2017 som social resursnämnd har färdigställt hela arbetet. Vår granskning visar dock att nämnden inte har utvecklat några kontrollaktiviteter som säkerställer att processerna följs. Vi ser därför att det finns ytterligare möjlighet för nämnden att stärka sin interna styrning och kontroll i hanteringen av de statliga bidragen. Stadsdelsnämndernas rapportering har till viss del saknat analys av de statliga bidragen Vår bedömning är att stadsdelsnämnderna Västra Hisingen och Östra Göteborg i huvudsak har haft en ändamålsenlig styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande utifrån att de statliga bidragen utgör en mindre del av nämndernas budget. Stadsrevisionen 3
Ingen av stadsdelsnämnderna har i sin uppföljningsrapportering under perioden år 2015 till första kvartalet 2017 rapporterat att det fanns osäkerheter kring utfallet av de sökta statliga bidragen och i den bedömning som nämnden gjort av storleken på fordran till Migrationsverket. Vi saknar även resonemang i uppföljningsrapporten kring hur de sänkta bidragen för ensamkommande barn påverkar nämnderna och vilka åtgärder nämnderna behövt eller kommer att behöva vidta. Samlad bedömning av nämndernas interna styrning och kontroll Stadsrevisionens samlade bedömning är att utbildningsnämnden i huvudsak har en tillräcklig intern styrning och kontroll i hanteringen av statliga bidrag. Stadsrevisionens samlade bedömning är att social resursnämnd, stadsdelsnämnden Västra Hisingen och Östra Göteborg bör stärka sin interna styrning och kontroll i hanteringen av statliga bidrag för flyktingmottagande. Stadsrevisionen lämnar därför följande rekommendationer: Stadsrevisionen rekommenderar social resursnämnd att tydliggöra sina rutinbeskrivningar för att klargöra hur stadsdelsnämnderna ska komplettera och kontrollera ansökan. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnderna Västra Hisingen och Östra Göteborg att ta fram rutiner för de statliga bidrag som nämnderna söker kontinuerligt. Rutinerna bör säkerställa att de personer som nämnden kan söka bidrag för kan identifieras och att alla uppgifter och bilagor som krävs finns tillgängliga vid ansökan. Det finns möjlighet att effektivisera processerna genom samordning Stadsrevisionen kan avslutningsvis konstatera att ansökningarna om statliga bidrag för flyktingmottagande kräver en stor administration. En avvägning behöver därför alltid göras mellan den administrativa kostnaden och den kompensation som kommunen kan få genom statliga bidrag. Men värt att påpeka i sammanhanget är att för den enskilda verksamheten kan även ett litet tillskott i budgeten göra stor skillnad. Vi anser därför att hanteringen av ansökningar av statliga bidrag bör vara ett angeläget område att utveckla för Göteborgs Stad. Alla stadsdelsnämnder ansöker om samma typer av bidrag. De bör därför kunna utnyttja den kompetens som finns inom staden, både på flyktingadministration och andra nämnder, för att skapa rutiner och arbeta mer enhetligt. Detta gäller även de nya nämnderna, Göteborgs grundskolenämnd och Göteborgs förskolenämnd, som i stor utsträckning kommer kunna söka samma typer av bidrag som utbildningsnämnden gör idag. Flyktingadministrationen har en viktig roll i att stötta övriga nämnder i att hitta ändamålsenliga rutiner som säkerställer att nämnderna söker de bidrag de har rätt till. Vi anser att det finns möjligheter att skapa effektiva processer för flera av de bidrag som staden ansöker om regelbundet. Men för att möjliggöra detta krävs att staden har en helhetssyn på detta område. 4 Stadsrevisionen
Stadsrevisionen Postadress: Box 2141, 403 13 Göteborg Besöksadress: Stora Badhusgatan 6, Göteborg Kontaktcenter: 031-365 00 00, kansli: 031-368 07 00 stadsrevisionen@stadsrevisionen.goteborg.se goteborg.se/stadsrevisionen