2012-03-15 KFKS 2012/83-012 POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167
Innehåll 1 Grunden för krisplanen... 3 1.1 Störningar i vattenförsörjning under längre tid... 3 1.2 Avbrott i värmeförsörjningen... 3 1.3 Störningar i elförsörjningen... 3 1.4 Störningar i transportsystem... 4 1.5 Smittspridning... 4 1.6 Omfattande brand... 4 1.7 Sociala risker... 5 1.8 Störningar som påverkar kommunens inre funktioner... 5 1.8.1 Störningar i elektronisk kommunikation... 5 1.8.2 Hot och våld... 5 2 Nacka kommuns krisplan... 5 2.1 Krisbegreppet allvarlig händelse... 6 2.2 Krisledningsgrupper... 6 2.3 Krisledning på olika nivåer... 6 2.3.1 Lokal nivå... 7 2.3.2 Central krisledningsgrupp... 7 2.3.3 Central politisk krisledningsnivå krisledningsutskott... 8 3 Central krisplan... 8 3.1 Verksamhetsspecifika krisplaner... 8 3.2 Infrastruktur vid kris... 8 3.2.1 Störningar i vattenförsörjning... 8 3.2.2 Avbrott i värmeförsörjning... 9 3.2.3 Störningar i elförsörjningen... 9 3.2.4 Störningar i transportsystem... 9 3.2.5 Smittspridning... 9 3.2.6 Omfattande brand... 9 3.2.7 Sociala risker... 9 3.2.8 Störning i kommunens inre funktioner; elektronisk kommunikation10 3.2.9 Störning i kommunens inre funktioner; hot och våld... 10 3.3 Grundläggande kommunikation med medborgarna och mellan kommunens verksamheter... 10 4 Bemanning av krisledningsgrupper och ansvar för checklistor... 11 4.1 Ansvar för bemanning krisledningsgrupper... 11 4.2 Ledning av verksamhet som inte omfattas av kris... 11 4.3 Checklistor... 11 4.4 Flödesschema... 12 2 (14)
1 Grunden för krisplanen I enlighet med 2 kap 1 lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEHFB) har Nacka kommun gjort en risk- och sårbarhetsanalys. Resultatet av risk- och sårbarhetsanalysen ligger till grund för kommunens krisplan. Analysen har visat följande. 1.1 Störningar i vattenförsörjning under längre tid Vattenförsörjningen till kommunen ombesörjs av Stockholm Vatten AB via Norsborgs vattenverk. Inom kommunen ansvarar Tekniska nämnden med stöd av VA-enheten för kommunens vattenförsörjning med underhåll av ledningar, vattentorn och andra fasta installationer. Kommunen har ett geografiskt områdesansvar för att möta de ökade behov som uppstår. Identifierade fördjupningsområden: Verksamheter med stort behov behöver identifieras och behoven kvantifieras. Kontaminering som medför att vattentillförseln måste stängas av medför att alternativa vattenkällor behöver säkerställas. Snabb och entydig information till berörda säkerställas. 1.2 Avbrott i värmeförsörjningen Värmeförsörjningen i Nacka består i huvudsak av fjärrvärme och individuell uppvärmning. Vid omfattande störningar i värmeförsörjningen är ett externt samarbete med andra aktörer, offentliga liksom privata, av största vikt. Avbrott i fjärrvärmeförsörjningen hanteras i första hand av fjärrvärmeleverantören, som äger ledningsnätet och har de tekniska resurserna för att hantera olika typer av störningar Identifierat fördjupningsområde: Invånare som inte kan bo kvar hemma måste kunna erbjudas alternativt boende. Särskilt vikt läggs på kommuninnevånare med omvårdnadsbehov. Informationshanteringen till verksamheter med s.k. riskgrupper, t.ex. daghem, skolor eller vårdinstitutioner, är extra viktigt. 1.3 Störningar i elförsörjningen Elförsörjningen i Nacka sköts av Nacka Energi och Boo Energi. Identifierade fördjupningsområden: Samhällsviktig verksamhets beroende av elförsörjning ses över. Med samhällsviktig verksamhets räknas vård, barnomsorg, utbildning, kommunens tekniska infrastruktur såsom vatten, el och värmeförsörjning samt tillgängligheten till kommunen. Prioriteringslistor för verksamheter som är i behov av reservkraft. Klargöra vem/vilka som informerar medborgarna om vad. 3 (14)
1.4 Störningar i transportsystem En stor andel av kommuninvånarna arbetar utanför kommunen vilket ökar betydelsen av en väl fungerande väg- och tågtrafik. Även snöröjningen är vital för framkomligheten i kommunen. Broar utgör viktiga trafiklösningar och problem med i första hand Skurubron kan avsevärt påverka framkomligheten till och från kommunen. Värmdö kommun är beroende av transportsystem som befinner sig i Nacka. Identifierade fördjupningsområden: Hur större störningar i framkomligheten t.ex. påverkar akuta räddningsinsatser negativt. Hur antalet pendlare medför att en större olycka kan beröra många invånare. 1.5 Smittspridning En smittspridningssituation kan innebära olika scenarier, en där kommunens personalresurser kraftigt decimeras och ett annat där olika spridningsmönster ställer krav på kommunens förmåga att upprätta barriärer och samordna resurser för att förhindra fortsatt spridning. I en smittspridningssituation blir samverkan och dialog med närliggande kommuner, räddningstjänst och myndigheter som Smittskyddsinstitutet, Socialstyrelsen och Stockholms läns landsting nödvändig. Identifierade fördjupningsområden: Hur information om hygien, behandlingsmetoder och var man kan få medicinsk hjälp kan förmedlas. Hur vård av sjuka och äldre som bor hemma säkerställs. 1.6 Omfattande brand Kommunens verksamheter har en skyldighet enligt lagen om skydd mot olyckor att bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. En brand i ett äldreboende medför allvarliga konsekvenser inte bara för liv och hälsa utan även för möjligheten att upprätthålla en god vårdstandard. En omfattande brand i ett flerfamiljshus kräver insatser från kommunen i form av aktivering av socialtjänsten för att erbjuda hemlösa tak över huvudet för en kortare tid samt information till allmänheten om vad som skett och vad som görs. Brand i ett arkiv kan orsaka problem med journalföring och sekretessbestämmelser. I kommunen finns Bergs oljehamn. En brand som drabbar Bergs oljehamn kan medföra mycket allvarliga konsekvenser i och med rökspridning, störningar i framkomligheten och långtgående miljökonsekvenser. Bergs oljehamn har en egen beredskapsorganisation för att hantera en brand och kommunen har en oljeskyddsplan. Framtagandet av kommunens oljeskyddsplan har skett i samarbete med Södertörns brandförsvarsförbund som är kommunens räddningstjänst. Identifierade fördjupningsområden: Behov av reservplatser för personer som bor i särskilt boende. Behov av reservboende för personer i flerfamiljshus. Behov av reservplatser för att bedriva kommunens grundläggande verksamhet. Säkerställd förvaring av informationsmedia. 4 (14)
1.7 Sociala risker Ökat utanförskap och segregering i samhället är exempel på sociala risker som kan ge upphov till social oro och medföra skadegörelse samt gynna organiserad brottslighet. Att bedriva ett aktivt och systematiskt arbete i nära samverkan med andra organisationer/myndigheter är en förutsättning för att kunna verka proaktivt. Identifierade fördjupningsområden: Bristande helhetssyn mellan ansvariga huvudmän Segregation, missbruk och ohälsa Rekrytering till kriminella nätverk Skadegörelse, hot och våld 1.8 Störningar som påverkar kommunens inre funktioner 1.8.1 Störningar i elektronisk kommunikation Avbrott i den elektroniska kommunikationen påverkar möjligheterna till effektiv samordning internt samt påverkar även funktion av larm, utbetalning av försörjningsstöd och hantering av inkommande samtal och ärenden med mera. Identifierat fördjupningsområde: Verksamheternas beroende av elektronisk kommunikation lokalt som centralt. 1.8.2 Hot och våld Delar av kommunens verksamhet är mer utsatt för hot och våldssituationer än andra. I och med att stora delar av kommunens socialtjänst nu finns lokaliserad i Stadshuset ställs nya krav på hur besökarna tas emot i receptionen och hur socialtjänstens lokaler är anpassade. Identifierat fördjupningsområde: Medvetenhet och beredskap för hantering av hot- och våldssituationer. 2 Nacka kommuns krisplan Nacka kommuns krisplan utgår från kommunens ordinarie ledningsstruktur. Enhetschef/rektor/verksamhetschef ansvarar för krisledning när inträffad händelse berör enhetens/verksamhetens uppdrag och kan hanteras inom chefens ansvar enligt kommunstyrelsens instruktion och ansvarig nämnds delegationsordning. Produktionsdirektör har det övergripande ansvaret för den kommunala produktionens krishantering. Enhetschef inom myndighets- och huvudmannaorganisationen har det fulla ansvaret för enhetens uppdrag och verksamhet. Direktör inom myndighets- och huvudmannaorganisationen ansvarar för att processerna fungerar optimalt. 5 (14)
Stadsledningskontoret övertar krisledningen när krisen berör flera och/eller vitala delar av kommunens verksamhet eller har en betydande påverkan för kommunens invånare och/eller territorium. Kommunstyrelsen utgör kommunens krisledningsnämnd. Krisledningsnämndens samtliga uppgifter är delegerade till kommunstyrelsens krisledningsutskott, vilket utgörs av kommunstyrelsens presidium. Enligt 2 kap 3 LEHFB avgör ordföranden för kommunstyrelsens krisledningsutskott när utskottet ska träda i funktion. 2.1 Krisbegreppet allvarlig händelse En allvarlig händelse måste kunna hanteras samtidigt som den ordinarie verksamheten pågår i kommunen. Med allvarlig händelse avses en händelse som utgör ett hot mot människor, materiella och immateriella värden och där åtgärder utöver det normala krävs för att bemästra situationen. En allvarlig händelse kan ytterst leda till en kris för kommunen. En allvarlig händelse samt ytterst en kris kännetecknas av följande: Det råder osäkerhet om läget. Tillgången till information om vad som hänt är inledningsvis begränsad. Olika aktörers ansvarsområden måste koordineras. Besluten fattas under stor tidspress. Nya oväntade situationer dyker upp som kräver improvisation och flexibilitet. Det finns en stor efterfrågan på information, där media är en aktiv aktör. 2.2 Krisledningsgrupper Krisledningsgrupper ska finnas definierade i förväg på lokal nivå, central tjänstemannanivå och central politisk nivå. Krisledningsgruppens första uppgift är att klargöra vad som verkligen hänt, vilka är drabbade, på vilket sätt och hur länge. Utifrån en inträffad händelse ska det bildas en krisledningsgrupp som fattar nödvändiga beslut. Krisledningsgruppen ska vara sammansatt av den kompetens som behövs för att få ett helhetsperspektiv på organisationen och omvärlden. Gruppen sätts samman utifrån inträffad händelse och den bedömning som görs kring vilka som primärt berörs. Följande funktioner bör alltid ingå. Ordförande Sekreterare Kommunikatör Den i förhållande till typ av kris högsta tjänsteman/politiker utses till ordförande. Sekreterarfunktionen för loggbok och tar fram underlag för att dokumentera de beslut som fattas Ansvarar för kommunikationsstrategin för händelsen, såväl internt som externt och har kontakt med media. 2.3 Krisledning på olika nivåer Kommunens krisplan omfattar en central krisplan innefattande kriser där krisledningsutskottet träder i funktion och kriser där den inträffade krisen huvudsakligen hanteras inom ramen för stadsledningskontorets övergripande tjänstemannaansvar och verksamhetsspecifika krisplaner som beskriver hur kriser inom respektive ansvarsområde hanteras. Inom de kommunala produktionsverk- 6 (14)
samheterna ska det finnas lokala krisplaner för att hantera en kris som enbart berör den enskilda verksamheten. Den centrala krisplanen antas av kommunfullmäktige. De verksamhetsspecifika krisplanerna antas av respektive nämnd och anmäls till kommunfullmäktige. Händelser och delar av händelser som kan betraktas som räddningstjänst enligt lagen om skydd mot olyckor leds av Södertörns brandförsvarsförbund i nära samverkan med kommunen. Om en allvarlig händelse inträffar utgår ansvaret i Nacka kommun från tre ledningsnivåer: Nivå Krisens kännetecken 1. Krisledning på lokal nivå Händelsen kan hanteras av berörd enhet/ verksamhet. Stadsdirektören ska informeras. 2. Krisledning på central tjänstemannanivå inte enbart hanteras lokalt. Stadsledningskontorets Händelsen berör flera verksamheter och/eller kan Stadsledningskontorets övergripande tjänstemannaansvar krisledning tillträder. Stadsdirektören är sammankallande. 3. Krisledning på central politisk nivå Krisledningsutskott tillträder och har möjlighet att ta över beslutsrätt och ansvar från andra nämnder. Ansvar för bemanning av krisledningsgrupper beskrivs i avsnitt 4.1. 2.3.1 Lokal nivå Strategin vid en inträffad kris eller allvarlig händelse är att kommunens verksamheter i så stor utsträckning som möjligt hanterar den inträffade händelsen utifrån vardagliga rutiner och beslutsled. Strävan är att händelserna inledningsvis eller fullt ut ska hanteras av drabbad enhet/verksamhet med stöd av berörd nämndorganisation. Krisledningsarbetet ska ske så likt det vardagliga arbetssättet som möjligt enligt inriktningen för samhällets krishanteringssystem; ansvars-, närhets- och likhetsprincipen. I enlighet med Nacka kommuns ledningsstruktur har enhetschef/verksamhetschef det fulla ansvaret för verksamheten. Detta gäller även vid en allvarlig händelse som bedöms vara en kris. Processägande direktör tar över ansvaret om krisen berör flera enheter inom processen och enheternas uppgifter måste samordnas utanför enhetschefernas ansvarsområde. Om en kris skalas upp till nivå 2 kvarstår enhetschefens/verksamhetschefens ansvar för krishantering på lokal nivå men chefen ska då följa de direktiv som ges av den centrala ledningsgruppen. 2.3.2 Central krisledningsgrupp I de fall en situation eskalerar, berör flera verksamheter och/eller är att betrakta som en extraordinär händelse aktiveras kommunens centrala krisledningsorganisation inom ramen för stadsledningskontorets övergripande tjänstemannaansvar. Uppgiften för den centrala krisledningen är att ur ett helhetsperspektiv samordna och leda kommunens operativa krisledningsarbete utifrån vad som erfordras med hänsyn till händelsens art och omfattning för att skapa ett samlat, effektivt 7 (14)
resursutnyttjande. Arbetet leds av stadsdirektören. Säkerhetschefen är stadsdirektörens direkta rådgivare. Om en kris skalas upp till nivå 3, utgör den centrala ledningsgruppen stabsfunktion till krisledningsutskottet. 2.3.3 Central politisk krisledningsnivå krisledningsutskott Kommunstyrelsen utgör krisledningsnämnd enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Kommunstyrelsen har delegerat samtliga krisledningsnämndens uppgifter till kommunstyrelsens krisledningsutskott. Krisledningsutskottets uppdrag och mandat är att vid en extraordinär händelse överta samtliga nämnders befogenheter och beslutsrätt i den utsträckning som anses nödvändig med hänsyn till händelsens art och omfattning. Krisledningsutskottet fastställer inriktningen samt sätter ramarna för den strategiska ledningen. 3 Central krisplan Den centrala krisplanen gäller vid krisnivå 2 och 3. Kris på nivå 1 hanteras med stöd av checklistor och rutiner som enhetschef ansvarar för. Rektor/verksamhetschef inom de kommunala produktionsverksamheterna Förskola, Fritid & Skola och Verksamheten Sociala Stödresurser ansvarar för att det finns en lokal krisplan för händelser utanför det normala, som kan hanteras inom den enskilda verksamheten. 3.1 Verksamhetsspecifika krisplaner Den centrala krisplanen förutsätter att nämnderna har antagit verksamhetsspecifika krisplaner som specificerar vad som ska göras och hur inom respektive nämnds ansvarsområde. De verksamhetsspecifika krisplanerna ska utgå från risk- och sårbarhetsanalysen och de i kapitel 1 identifierade fördjupningsområdena för vardera risk- och sårbarhetsområde. 3.2 Infrastruktur vid kris Nacka kommuns krisplanering utgår från den under punkten 1 redovisade risk- och sårbarhetsanalysen. Gemensamt för flertalet av de identifierade områdena är att de medför störningar i samhällets grundläggande infrastruktur. Vid en kris ska följande infrastrukturella frågor säkerställas. Det åligger ansvariga nämnder att ha en ständigt uppdaterad, lättillgänglig information för att använda i en krissituation. 3.2.1 Störningar i vattenförsörjning Information till allmänheten om vattenbrist/vatten otjänligt Information om var alternativa vattenkällor finns Personalförsörjning i hemtjänst och omsorger för att hantera ökat omvårdnadsbehov 8 (14)
3.2.2 Avbrott i värmeförsörjning Beredskap att ta emot hemtjänstmottagare eller personer i särskilda boenden, som inte har värme i sitt ordinarie boende Tillgänglighet till i de verksamhetsspecifika krisplanerna identifierade alternativa boendena för personer som på grund av längre avbrott i värmeförsörjning inte kan bo hemma. Information till allmänheten om var de alternativa boendena finns 3.2.3 Störningar i elförsörjningen Reservkraft till verksamheter som i de verksamhetsspecifika krisplanerna har angetts som prioriterade vid störning i elförsörjningen Reservkraft till Nacka stadshus 3.2.4 Störningar i transportsystem Framkomlighet för räddningsinsatser och evakuering Framkomlighet för personal i samhällskritiska funktioner såsom hälso- och sjukvård och sociala omsorger Uppsamlingsplatser inomhus för personer som på grund av trafikstörningar inte kan fortsätta sin resa eller inte kan ta sig hem Tillgänglighet och matförsörjning till sådana uppsamlingsplatser Framkomlighet till vattenkällor om vattenbrist är en del av krisen och till alternativa boenden om sådana behövs i den inträffade krisen 3.2.5 Smittspridning Information till allmänheten om smittspridningen Information till allmänheten om var man kan få information om hur man ska göra för att 1) undvika smitta och 2) minska smittspridning Personalförsörjning i hemtjänst och omsorger för att hantera ökat omvårdnadsbehov Personalförsörjning i hemtjänst och omsorger för att hantera bortfall av personal 3.2.6 Omfattande brand Uppsamlingsplats inomhus för personer som har evakuerats från flerfamiljshus Reservboende för personer i flerfamiljshus Beredskap att i särskilda boenden ta emot hemtjänstmottagare som berörs av brand Beredskap att i andra särskilda boenden ta emot personer från särskilt boende som inte kan användas på grund av brand Beredskap att ta emot förskolebarn eller elever i förskolor/skolor som inte kan användas på grund av brand Omlokalisering av drabbad kommunal verksamhet till i enlighet med i de verksamhetsspecifika krisplanerna identifierade reservplatserna 3.2.7 Sociala risker Effekterna av sociala risker kan i en krissituation förväntas ta sig uttryck i form av upplopp, bränder och störningar i trafiken. Samordnade insatser för att förhindra spridning Ansvariga nämnder ska i sina verksamhetsspecifika krisplaner ange hur man arbetar i samarbete mellan olika huvudmän för att förebygga sociala risker. 9 (14)
3.2.8 Störning i kommunens inre funktioner; elektronisk kommunikation Alternativa handläggningsrutiner för ärenden som måste handläggas Kommunstyrelsen ska i sin verksamhetsspecifika krisplan redovisa hur man säkerställt kommunens IT-system och driften av sådana. 3.2.9 Störning i kommunens inre funktioner; hot och våld Återställa arbetsmiljön om hot eller våld inträffat Minska oro om våld eller hot inträffat Kommunstyrelsen ska i sin verksamhetsspecifika krisplan redovisa hur man arbetar för att förebygga riskerna för hot och våld mot medarbetare. Det omfattar även förtroendevalda. Krisplanen ska särskilt redovisa förebyggande åtgärder för medarbetare med arbetsuppgifter som typiskt sett medför risker för hot och våld. 3.3 Grundläggande kommunikation med medborgarna och mellan kommunens verksamheter Nacka kommun ska vid en kris vara tillgänglig, trovärdig och tydlig. Korrekt och snabb kommunikation är en grundläggande förutsättning för att minimera effekterna av krisen och undvika skador. I en kris ska information till medborgarna om vad som har hänt och vad som kan göras för att minimera effekterna av krisen prioriteras. Kommunikation mellan berörda aktörer inom kommunen och andra offentliga aktörer måste säkerställas för att information ska vara korrekt och inte motsägelsefull. Massmedia är en viktig aktör för snabb spridning av information och för att förebygga desinformation eller annars felaktig information som sprids genom olika media. Nämnderna ska i sina verksamhetsspecifika krisplaner identifiera informationsbehov ta fram mallar för information inom sina respektive ansvarsområden. På krisnivå 1 har berörd chef ansvaret för kriskommunikationen. Vid krisnivå 2 och 3 åligger det kommunikationsdirektören att samordna kommunens kriskommunikation. Krisledningsgruppens kommunikatör ska i tillämpliga delar; bearbeta och analysera informationsbehovet, samordna intern och extern information, medverka vid strategiska bedömningar och beslut i informationsfrågor, vara den huvudsakliga vägen för mediekontakter, säkerställa informationsbudskapet, utreda och tillse behov av presscentrum, säkerställa att det finns kanaler allmänheten att få information; fysiskt i kommunen, via internet och telefon. 10 (14)
4 Bemanning av krisledningsgrupper och ansvar för checklistor 4.1 Ansvar för bemanning krisledningsgrupper Ledningspersonal som är direkt berörd av krisen inte får ingå i krisledningsgrupp. Jourschema ska säkerställa att det finns någon som kan träda in i den personens ställe. Enhetschef/rektor/verksamhetschef ansvarar för att det finns en ständigt aktuell förteckning över vilka funktioner som ska ingå i den lokala krisledningsgruppen och jourschema för dessa. Stadsdirektören ansvarar för att det finns en ständigt aktuell förteckning över vilka funktioner som alltid ska ingå i stadsledningskontorets centrala krisledningsgrupp. Den eller de direktörer som ansvarar för de områden som krisen berör, ska alltid ingå i krisledningsgruppen. Beroende på typ av kris avgör stadsdirektören vilka processägare som i övrigt ska ingå i en aktiverad krisledningsgrupp. Stadsdirektören ska säkerställa att det finns ett ständigt aktuellt jourschema med ersättare för samtliga processägare. När krisledningsutskottet träder i kraft ansvarar stadsdirektören för att utskottet har tillgång till det tjänstemannastöd som behövs från stadsledningskontorets krisledningsgrupp. 4.2 Ledning av verksamhet som inte omfattas av kris Vid en kris ska ansvarig chef säkerställa att det finns ledningsfunktioner för de delar av verksamheten som inte omfattas av krisen genom att tillförordna en biträdande chef och fördela erforderliga befogenheter till denna. 4.3 Checklistor På vardera krisledningsnivå ska det finnas checklistor enligt följande. Checklistor ordförande, kommunikatör och administration Checklistor för dokumentation av händelser och åtgärder Checklista för dokumentation av formella beslut 11 (14)
4.4 Flödesschema Öppenhet och mångfald Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar 12 (14)