SÖDRA SVERIGE SJUKVÅRDSLAGER FUNKTIONSBESKRIVNING

Bilaga 1 Funktionsbeskrivning SÖDRA SVERIGE SJUKVÅRDSLAGER FUNKTIONSBESKRIVNING

2(18) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1.1 Försörjningsområde... 4 1.2 Lagerhantering... 4 1.3 Kvalitetssystem... 5 1.4 Viktiga frågor... 5 2. ARBETSGÅNG.... 5 2.1 Administration... 6 2.1.1 Datasystem... 6 2.1.2 Avrop och beställning från leverantörer... 6 2.1.3 Inleverans till lager... 6 2.1.4 Kundreturer... 7 2.1.5 Order... 7 2.1.6 Plockning... 8 2.1.7 Utleverans... 9 2.1.8 Inventering... 9 2.1.9 Ekonomi/Redovisning... 9 2.1.10 Stödsystem... 10 2.2 Ankommande gods... 10 2.3 Plockning... 11 2.3.1 Planering av kundorder... 11 2.3.2 Plockområden, plockunderlag, plockhuvudflöde... 12 2.3.3 Hylldel... 12 2.3.4 Sterildel... 13 2.3.5 Palldel... 13 2.4 Uppställning av färdigpackade varuvagnar och pallar, utleverans... 13 2.5 Transitgods/anskaffningsvaror... 14 2.6 Returer till leverantörer... 14 2.7 Transportverksamheten... 14 3. TVÄRFUNKTIONERNAS INVERKAN... 14 4. LOKALISERING... 14 5. DIMENSIONERANDE BASFAKTA... 14 5.1 Lastgård och lastkaj... 15 5.2 Lossnings- och lastningsplatser... 15 5.3 Varumottagning och distribution (In- och utleverans)... 15 5.4 Pallartiklar... 15 5.5 Hyllartiklar (inkl sterilartiklar)... 16 5.5.1 Hyllförråd... 16 5.5.2 Sterilförråd... 16 5.6 Godsavsändning (utleverans)... 16 5.7 Truckladdning... 16 5.8 Transithantering... 16 5.9 Inköp, Marknad, Kundtjänst och Ekonomi... 17 5.9.1 Inköp/Avrop... 17 5.9.2 Marknad... 17 5.9.3 Kundtjänst... 17 5.9.4 Ekonomi... 17 5.10 ADB-drift... 17 5.11 Ledningsfunktion... 17 5.12 Kontorsutrymmen och omklädning... 17 6. UTRUSTNING... 18

3(18) 6.1 Sammanställning... 18 6.1.1 Godsmottagning... 18 6.1.2 Pallförråd... 18 6.1.3 Hyllförråd... 18 6.1.4 Godsavsändning... 18 6.1.5 Datautrustning... 18 6.1.6 Övrigt... 18

4(18) 1. ALLMÄNT OM VERKSAMHETEN Sjukvårdshuvudmännen i Skåne och Halland planerar att skapa en effektiv försörjning av sjukvårds- och andra förbrukningsartiklar till sina kunder. Detta skall göras genom att ha endast ett sjukvårdslager, som via anbud skall skötas av någon lämplig privat entreprenör. Som en grund skall SkåneFörrådet övertagas. Vidare har man diskuterat frågan med huvudmännen i Blekinge, Kronoberg och Kalmar. Dessa landsting kommer att ha ett optionsavtal, som i ett sådant fall skall börja gälla årsskiftet 2010/2011. Nedanstående funktionsbeskrivning redovisar ett sjukvårdslager där samtliga huvudmän är med. I bilaga 9 Basdata finns uppgifter var för sig gällande de fem huvudmännen. Det går alltså att ur Basdata utläsa omfattningen av varje landsting individuellt. 1.1 Försörjningsområde Ett tänkt sjukvårdslager i Södra Sverige kommer att betjäna fem sjukvårdhuvudmän från Halland, Skåne, Kronoberg, Blekinge och Kalmar med sjukvårds- och förbrukningsartiklar, fabrikssteriliserade engångsartiklar, kontorsmateriel, blanketter, mm. Antalet kunder inom dessa sjukvårdshuvudmän är drygt 7 000. Lagret kommer att försörja Södra Sveriges sjukhus på följande orter: Varberg Halmstad Malmö Lund Landskrona Helsingborg Ängelholm Hässleholm Kristianstad Ystad Trelleborg Växjö Ljungby Karlskrona Karlshamn Kalmar Oskarshamn Västervik Vidare försörjs vårdcentraler samt övriga sjukvårdsenheter mm inom södra regionen samt ingår även ett antal externa kunder (ex Våd- och hälsovalskunder) i ovanstående kundantal. 1.2 Lagerhantering Vi bedömer att lagret kommer att inleverera, lagra och distribuera: Antal art Förbrukningsartiklar (papper, plast, kem tekn., sjukvård mm) 3000 Kontorsmateriel 400 Blanketter 600 Fabrikssteriliserade engångsartiklar 1000 Summa artiklar 5 000 Transitartiklar (ej lagerhållna) 5 000 Totalt sortiment 10 000 Av artiklarna ovan finns ett hundratal artiklar som är brandfarliga eller farliga och därför fordrar speciellt utrymme.

5(18) Det totala sortimentet som kan tillhandahållas via förrådet och som bör finnas i en varukatalog på data kan vara mellan 10 000 och 15 000 olika artiklar, varav enligt ovan ca 5 000 är lagerlagda. De lagerlagda artiklarna kan komma att minskas ex. vis kontorsmateriel och blanketter, men sannolikt kommer antalet lagerlagda artiklar för lagret att vara enligt ovan. För transitartiklar agerar lagret terminal och distribuerar varorna tillsammans med lagerlagda artiklar till respektive kund. Svensk Förening för vårdhygiensföreskrifter om lagerhållning av medicintekniska produkter med specificerad renhetsgrad till och inom hälso-, sjuk- och tandvård skall gälla i tillämpliga delar. Lagret innehåller förvarings- och hanteringsutrustning i form av pallställ, hyllställ, lagerautomater, varuvagnar, olika typer av truckar, materialhanteringsytor samt kontorsoch personalutrymmen. Distributionen av beställda varor till kunderna sker på varuvagnar. Dessa lastas på lastbilar för transport till kunderna. Varuvagnar används inom sjukhusen för interna transporter och på sjukhusens varumottagningar kopplas varuvagnarna ihop till trucktåg för transport till kunderna/avdelningarna. Antalet utdistribuerade vagnar per vecka är beräknat till mellan 1400 1500 st, vilket gör ca 280-300 vagnar per dag. 1.3 Kvalitetssystem Samtliga administrativa och fysiska rutiner för Skåneförrådet finns beskrivna i en handbok. Viktiga frågor - En gemensam varukatalog innehållande ca 5000 varor, både lagervaror och transitvaror finns på data och kan tillhandahållas på papper - Införande av en gemensam produktdatabas - Enheten skall ha en väl utvecklad marknadssida som arbetar ut mot kunderna med utökad kundtjänst och ta emot fax, telefon, papper och elektroniska beställningar. - Förändring av sortimentsstrukturen genom fler lagervaror, fler transitvaror - Produkt- och förpackningsfrågor måste utvecklas. - Datakommunikation mellan leverantör, depå och kunder, elektronisk handel, ger möjlighet till långtgående samverkan. 2. ARBETSGÅNG. Nedan följer en funktionsbeskrivning av arbetsuppgifterna och arbetsgången och till vissa delar kommande utvecklingar och krav.

6(18) 2.1 Administration 2.1.1 Datasystem Verksamheten har sådan omfattning och komplexitet att den kräver ett avancerat ITstöd för att kunna verka effektivt. För närvarande finns ett affärssystem Jeeves samt ett lageradministrativt system som kallas Astro. Ett system bör bygga på client-server konceptet och arbetsstationer som har ett grafiskt användargränssnitt. Vidare skall det att ha kopplingar mot omgivande system, (flera stycken ekonomisystem) bl.a. genom EDI/XML kopplingar, men även genom en portal ( Web-butik / beställningssystem ) där kunderna skall kunna ställa avancerade frågor om sina beställningar, sin förbrukningsstatistik, etc. Det skall också framför allt möjliggöra en effektiv hantering och distribution av varor till kunderna och vara ett bra och kostnadseffektivt alternativ för kunderna. 2.1.2 Avrop och beställning från leverantörer Det finns avtal på allt material som är lagerhållet. I de fall avtal saknas måste huvudmännen först åtgärda beställningen innan den kan effektueras. Det normala arbetssättet är att man arbetar med avrop/beställningar som görs på det underlag som affärssystemets inköpsstyrning producerar. Underlaget består av beställningsförslag som grundas på beställningspunkter och ekonomiska orderkvantiteter för hela eller delar av sortimentet. Alternativt till detta kan även andra lösningar tänkas att lagerpåfyllnaden sköts av leverantören, som ansvarar för att servicegraden och det bundna kapitalet uppfyller givna mål. Till detta kommer det sortiment som inte lagerhålls, utan där kundordern eller delar därav direkt omvandlas till en sk transitorder. Denna order sänds sedan till respektive leverantör antingen via EDI eller via fax. Vidare tillkommer leveransbevakning, arbete med nya och utgående artiklar samt registervård huvudmännen hanterar registervården via sitt upphandlingssystem. 2.1.3 Inleverans till lager Inleveranssystemet omfattar arbetsrutinerna från varumottagning/lossning av bil, tills varan finns disponibel på lagerplatsen eller terminalplatsen. När godset är lossat inspekteras det för att hitta synliga transportskador. Om inga skador upptäcks kvitteras frakthandlingarna, varefter själva godsmottagningen kan starta. Från följesedeln får man fram leveransens beställningsnummer, vilket används för att beställa mottagningsunderlaget. Med detta underlag görs en kontroll av antal och kvalitet för det levererade godset. Upptäckta avvikelser registreras i en bildskärmstransaktion och om det inte finns några avvikelser registreras bara att beställningen är levere-

7(18) rad. Alternativt kan EDI-meddelande användas för leveransavisering av hela eller delar av sortimentet. Beroende på typ och omfattning på samarbetet med leverantörerna kan man ha olika typer av godsmottagning. Den enklaste varianten är att man bara beställer ett mottagningsunderlag genom att läsa av streckkoden på ett kolli. I ett mer avancerat alternativ har man ett sådant samarbete med leverantören att man bara registrerar vilka kollin som lossats genom att läsa av streckkoden på kollietiketterna så är själva godsmottagningen med ankomstrapporteringen klar. I ankomstregistreringen registreras i förekommande fall pallens höjd för att möjliggöra ett förval av buffertplats vid inlagringen. Efter ankomstregistreringen skrivs inläggningsetiketter ut för allt gods som skall inlagras antingen i buffert (pallar) eller på plockplats. Inläggaren kan välja antal etiketter som skall skrivas ut. Inläggningsetiketten både identifierar godset för inläggaren och styr det till buffert eller plockplats. Etiketten innehåller information i klartext men bör även innehålla en streckkod för att möjliggöra kontroll via streckkodsläsning av både etikett och buffert/plockplats att rätt vara kommer på rätt plats. För pallar väljer systemet en buffertplats i närheten av artikelns plockplats och styr dit pallen via inläggningsetiketten. Systemet redovisar saldo såväl per kolli/pall som per plockplats. Systemet övervakar också när det är lämpligt att fylla på en artikels plockplats så att en truck kan beordras att fylla från bufferten. Den äldsta pallen av samma artikel tas alltid först. Systemet skall kunna övervaka och beordra trucken via en truckterminal. Möjlighet till spårbarhet skall finnas via batchnummer för samtliga sjukvårdsprodukter. 2.1.4 Kundreturer Returer från kunder samlas för åtgärd i en avdelning för reklamationer. Här utreder man hur man skall hantera returen, vilken kan bero på flera olika saker såsom felbeställning, felleverans, kvalitetsbrister etc. Beroende på orsaken kan kunden krediteras, få en ny vara i stället, etc. Man kan ha möjlighet att ta ut en returavgift av kunden om returen beror på att kunden gjort fel. Innan en returnerad vara kan läggas in i lagret måste en kvalitetsbedömning göras för att se om det är rätt vara, att den kan levereras till annan kund etc. 2.1.5 Order Ordersystemet omfattar rutinerna från mottagning av order till avsändning av godset från lagret. Ordersystemet hanterar olika typer av order såsom Normalorder för kunder som har en eller flera fasta leveransdagar per vecka Order som skall levereras en viss dag eller viss tur

8(18) Order som skall levereras så snart som möjligt Expressorder / Akutorder som går vid sidan om normala plockrutiner och levereras omgående (ev med bud) Ordersystemet får sina order från kunderna genom: Elektronisk fil Internet-portal/ Web-butik Telefon Fax Epost Etc Ordersystemet är ett stort och komplext system och måste omfatta stöd för elektronisk handel. Order avseende lagerhållet gods skall inkomma till lagret senast 24 timmar före leverans, om godset skall hinna levereras enligt uppgjort transportschema. Andra regler gäller för expressorder /akutorder, etc. För de större avdelningarna på sjukhusen inom region Skåne pågår införande av ett nytt försörjningssätt, som kallas för Lundamodellen. Den innebär i korthet att en försörjningsperson (ej vårdpersonal) ansvarar för avdelningens lagernivåer samt gör beställning, inleverans och påfyllning av förbrukningsartiklar via ett s k tvåbingesystem. När ena bingen är tom görs en förutbestämd streckkodsbaserad beställning. Systemet innebär enklare försörjningssystem, mindre behov av förrådsutrymme på avdelningen, vårdpersonalen avlastas uppgifter, men ger troligen ökat antal orderrader på sjukvårdslagret. Utredningar har visat att Lundamodellen ger totalt minskad mantid i hela försörjningskedjan. Lundamodellen hanteras i förekommande fall av landstingen separat. 2.1.6 Plockning Systemet är flexibelt när det gäller hur plockningen planeras, styrs och återrapporteras. Man kan dela upp plockorderna/plockraderna på olika begrepp såsom: Plockområde som kan vara hyll- eller pallsortiment, sterilsortiment, beredskapssortiment, etc Ordertyper Kunder/kundkategorier Turbilar Etc Systemet skapar plockunderlag baserat på olika kriterier bl.a. ovanstående ordertyper, men även på samplockning och/eller plocka-packa för att man skall kunna höja effektiviteten i plockningen. Plockunderlaget som kan omfatta flera order, kan utformas som plocketiketter eller i form av en transaktion på plocktruckens dator (papperslös plockning). Hur plocklistan komponeras bör vara parameterstyrt så att man kan välja olika kriterier för hur ett plockunderlag skapas. Här finns det olika alternativ såsom antal rader, plockvolym, antal kundorder, vikt, etc. och vilket som skall väljas måste noga övervägas och dessutom vara möjligt att enkelt ändra om förutsättningarna förändras.

9(18) Det bör också vara möjligt att om så önskas, konfigurera systemet så att plockaren avläser streckkod på plockplatsen, alternativt EAN-koden på varans förpackning för att säkerställa att rätt vara alltid plockas. Återrapportering av plockningen sker direkt för varje plockrad om truckterminal användes annars sker det direkt när plockrundan är avslutad. Om plocketiketter används är det bara att rapportera de rader/etiketter som finns kvar på listan när rundan är avslutad. Saldon uppdateras direkt när återrapportering sker. 2.1.7 Utleverans Efter plockningen är avslutad klargörs godset för utleverans till kund. Detta innebär bl.a. att kundetiketter skrivs ut tillsammans med följesedel och fraktdokument. Fraktdokumentationen tas ut per leveransställe och redovisar antalet vagnar och kollin. På varubäraren placeras en etikett innehållande bland annat kundadress(er) samt en identitet som bör vara skriven med streckkod. Om man packar flera kunders varor på en varuvagn, har de enskilda kollina ha egna etiketter. Det leveransklara godset ställs upp i godsavsändningen i väntan på lastning. När godset lastas registreras varje sändning/kolli som lastas på distributionsbilen. Detta kan ske i form av avläsning av varuvagnens streckkod när godset tas ombord på bilen. När distributionsbilen sedan lossar godset hos de olika kunderna bör streckkoden avläsas och återrapporteras till systemet. Kunderna skall sedan själva kunna ställa frågor via ett internet-gränssnitt om leveransstatus för sina olika beställningar. 2.1.8 Inventering Inventeringsunderlag initieras på flera sätt genom dels en rullande inventeringsplan dels en begäran om inventering. Inventering sker normalt varje vecka. Olika inventeringsregler kan komma att gälla för olika delar av sortimentet beroende på dels olika varuägare dels sortimentstyp och omsättningshastighet. Dessutom finns nollpunktsinventering. Registrering, differensberäkning och godkännande av inventeringsresultatet utförs i en dialog med systemet. Inventeringssystemet skapar också transaktioner till ekonomisystemet samt sparar alla inventeringsresultat. 2.1.9 Ekonomi/Redovisning Det administrativa systemet skall kunna ha kopplingar mot gällande redovisningssystem så att kostnadstransaktioner kan sändas till dessa system. Det betyder att kopplingar skall kunna ske mot huvudmännens olika ekonomisystem.

10(18) 2.1.10 Stödsystem För att driva verksamheten följer man upp, planerar och styr produktionen för att få önskad produktivitet och effektivitet. För detta finns ett antal stödfunktioner från systemet såsom: Kapacitetsplanering Planering och frisläppande av plockorder till körturer eller andra fasta tider som styr när godset skall vara klart för lastning. Detta för att få en jämnare arbetsbelastning samt kunna minska mängden lastningsfärdigt gods som väntar i godsavsändningen. Bestämning av när under dagen man skall lägga in varor, hantera kundreturer, etc för att balansera arbetstopparna i plockningen. Uppföljning av nyckeltal från produktionen såsom - servicegrad antal plockade rader antal inlagda rader antal felplock per 1000 rader ledtider för inläggning och plockning 2.1.11 Statistik Om kunden kan beställa alla varor även de icke lagerlagda via ordersystemet, kan man bl.a. nå följande fördelar: - Förbrukningsstatistik på samtliga artiklar. - Förbättrad statistik över vilka varor som köps hos resp leverantör. Detta leder till ett bättre upphandlingsunderlag och bättre avtal. - Samordning med övrigt inköp till samma leverantör - Förenklat fakturaförfarande - Betydligt lägre antal fakturor - Mindre arbeten vid sjukhusens varumottagningar Systemet måste dessutom innehålla en rapportgenerator som gör det möjligt att enkelt ta fram den statistik och de rapporter som behövs för att driva en effektiv verksamhet. 2.2 Ankommande gods Gods ankommer med lastbil till varumottagningen, vilken ligger i ena ändan av lagret och är försedd med två portar och vädertätningar. Vidare finns en port för mindre lastbilar och skåpbilar. Allt gods kan således lossas inomhus i värme. Godset lossas via bakgaveln. Varorna anländer dels pallastade, dels som styckegods. Kajhöjden är 1,25-1,30 m och portöppningarna är försedda med kajbryggor (nivåutjämnare) som klarar bilar med lastflakshöjder mellan 1,10-1,50 m. Lossning sker av chaufför med hjälp av ledtruck samt pallyftare. Opallat gods som skall lagerhållas i palldelen, pallastas i godsmottagningen i samband med lossningen.

11(18) Gods till hylldelarna placeras också på pall eller vagn med hänsyn till adressen i olika plockområden. Mottagningskontrollen omfattar i första hand identifikation, kvantitetskontroll samt kontroll av att godset inte är skadat. Kvalitetskontroll kan i allmänhet inte göras annat än i samband med uppackning. På sterilgods kontrolleras att minst 2/3-delar är kvar av hållbarhetstiden. För lagerfört gods sker inrapportering i datasystemet på en bildskärmsterminal i godsmottagningen. Som underlag för identifiering av godset har godsmottagaren en beställningskopia (godsmottagningsbesked) på skärm. Via datasystemet framtas en etikett med lageradress. Artiklarna körs direkt på plats efter varumottagningens godkännande. Ej lagerfört gods, s k transitgods, samlas och placeras i hyllor inom ytorna för utleverans. Närmare rutiner för detta redovisas nedan. Med hjälp av skjutstativtruck eller pallyftare sker inläggning i pall- och hylldelarna kontinuerligt under hela dagen. Lagerplatsen är normalt alltid en i artikelregistret inlagd fast plockplats. Normalt sker inläggningen av pallartiklar till en av systemet anvisad buffertplats i närheten av plockplatsen. Undantaget är när det är brist på artikeln, då inläggningen sker direkt till plockplatsen. Detta är viktigt så att man inte får slattar stående i buffert, vilka riskerar att bli för gamla dvs det är viktigt att upprätthålla den s k FIFOprincipen. Systemet styr också påfyllningen av plockplatsen i palldelen. Här gäller att systemet övervakar saldon per plats och den plockning som kommer att ske under den närmaste perioden så att systemet kan skapa påfyllnadsorder för truckarna. Denna order går ut genom truckterminalsystemet. För artiklar som skall förvaras i hyllor gäller dessutom följande förutsättningar: På varumottagningen nedbryts vid behov transportförpackningarna till mindre förpackningar, som är lämpligare att förrådshålla och plocka i hyllställ och som även är lämpligare för slutförbrukaren. Skadat gods skall normalt returneras till leverantören. Tompallar lagras på speciell plats. Godkända godsreturer från kunderna behandlas på samma sätt som nya varor. 2.3 Plockning 2.3.1 Planering av kundorder Som tidigare redovisats tas beställningar emot direkt via datasystemet, e-post eller via

12(18) telefax och telefon. I det förstnämnda fallet görs beställningen direkt om till plockunderlag. För närvarande får man in ca 80 % av orderna via elektronisk kommunikation via Web-butiken. För att åstadkomma en bra styrning av ordermottagningen i framtiden bör följande gälla: Kunder och/eller order skall kunna delas in i olika klasser så att man kan behandla dem olika efter deras önskemål. Vissa kunder vill t.ex. ha leveranser en gång per vecka för att passa deras rutiner för godsmottagning, medan andra kunder vill ha omgående leveranser Ordersystemet skall kunna ha specifika orderformulär, vilka är anpassade efter kundens behov och önskemål. Exempel på detta kan vara att när man startar orderregistreringen, skall man få upp ett beställningsförslag, som grundas på vad man brukar beställa både avseende artikelsortiment och antal. Den som beställer bör ha tillgång till en produktdatabas, så att man har möjlighet att söka efter önskade varor, som inte finns på beställningsförslaget. Kunden skall kunna söka på sina lagda order för att kunna få en alltid aktuell bild av leveransläget. Man skall kunna se vilka order man har etc. 2.3.2 Plockområden, plockunderlag, plockhuvudflöde På lagret finns ett antal olika plockområden. Det är palldel, hylldel, sterildel, kyldel, transitdel, mm. I transitdelen placeras ankommande "ej lagerfört gods" (transitgods). Varje dag finns en bryttidpunkt då plockunderlag skapas i systemet och frisläpps för plockning. Plockning kan ske till en eller flera kunder samtidigt med användande av handdator. Systemet kan föreslå vilka kunder som kan samplockas. Kriteriet kan vara antal orderrader till en kund eller ett volymbegrepp till en kund. Exempelvis om en kund har högst tre orderrader eller högst 10 dm 3 inom ett plockområde, skall samplockning med andra kunder ske. Det senare förutsätter att längd, bredd och höjd finns registrerat i systemet. Det skall också i framtiden gå att använda plocka-packa metodiken för hela eller delar av ordermassan baserat på orderklass, plockområde etc. Plocka-packa innebär att systemet gör en volymberäkning av varje order per plockområde och föreslår vilket emballage som plockaren skall använda för att kunna plocka ned varorna direkt i distributionsemballaget. Man vinner då både ledtid och arbete, då varorna är leveransklara när plockaren är klar utan mellanliggande packning vid ett packbord. Plockningens huvuddrag tillgår så att plockaren i palldel är slutansvarig för plockningen. Under sin plockrunda hämtar han gods från hylldel och sterildel samt klargör godset för avsändning. Nedan beskrivs plockområde för plockområde. 2.3.3 Hylldel Hylldelen består av tre lagerautomater samt några konventionella hyllställ. Artiklarna är frekvenslagda så att högfrekventa artiklar får hög plocktillgänglighet.

13(18) För hylldelen finns en separat plocklista som bör bestå av flera kunder. Man plockar i varubackar eller kartonger, en för varje kund. Kartongerna placeras i en vagn för färdigplockade kunder. Man arbetar med en körtur åt gången och placerar varje körturs kunder på en given plats i vagnarna. På varje kartong åsätts en kundetikett. Därefter är plockningen avslutad och plockaren får ytterligare ett nytt plockunderlag och börjar om igen enligt samma rutiner. 2.3.4 Sterildel Sterildelens förråd är en särskild enhet med ett eget plockunderlag. Den består av två lagerautomater samt några hyllställ. Man ligger i fas med plockningen i hylldelen. I förrådet plockas fabrikssteriliserat engångsgods. Man kan även här plocka till flera kunder samtidigt inom en körtur, men oberoende av plockningen i hylldelen. När plockningen är avslutad, packas varorna kundvis i speciella kartonger enligt hygieniska principer. Även på dessa kartonger sätter man kundetikett. Plockaren får ytterligare ett nytt plockunderlag och börjar om igen enligt samma rutiner. 2.3.5 Palldel Plockaren i palldelen är huvudplockare och ansvarar för att kunden erhåller samtliga kartonger och kollin från de olika plockområdena. Han plockar till en eller flera kunder samtidigt. På plockunderlaget står att det finns gods att hämta vid steril- och hylldel. Vidare bör anges antal kartonger eller kollin. Under plockrundan plockar expeditören aktuella artiklar enligt plockunderlaget och hämtar under rundan gods vid de andra plockområdena, som alltid måste ligga före med sin plockning. Plockningen avslutas med avbokning och eventuella ändringar registreras. Därefter sker framtagning av följesedel. Man tar fram en etikett innehållande kundens namn och adress, vilken sätts på kollit. Godset placeras på avsändningszon för aktuell destination. 2.4 Uppställning av färdigpackade varuvagnar och pallar, utleverans Före utleverans tas en fraktdokumentation per körtur ut. Fraktsedeln kan innehålla ett eller flera leveransställen. På fraktsedeln redovisas antal kollin till respektive kund och leveransställe. Varuvagnarna ställs upp på avsändningszonen i speciella rutor avsedda för olika destinationer. Distributionsbilarna ansluter till vädertätningsförsedda portar. Lastkajen är utrustad med nivåutjämnare. Man lossar först medföljande tomvagnar och lastar sedan fyllda varuvagnar enligt fastställda distributionsrutiner. I godsavsändningsdelen finns fyra vädertätningsförsedda portar.

14(18) 2.5 Transitgods/anskaffningsvaror Som redovisats ovan kommer depån att beställa och ta emot ett stort antal ej lagerförda förbrukningsartiklar, som beställts via förrådet av olika avdelningar. Dessa artiklar som finns på avtal benämnes här transitgods. Detta gods skall distribueras till kunderna vid nästa tur. På förrådet förvaras transitgodset i pall- och hyllställ samt på varuvagnar. 2.6 Returer till leverantörer För dessa finns en specialrutin i handboken 2.7 Transportverksamheten Skåneförrådet utnyttjar för närvarande Region Skånes transportverksamhet för utdistribution till samtliga kunder. Även Green Cargo används. 3. TVÄRFUNKTIONERNAS INVERKAN Till tvärfunktionerna hör Städning Telefonväxel Miljö- och avfallsfrågor Bevakning Brandtillsyn 4. LOKALISERING SkåneFörrådet är lokaliserat till Gastelyckans industriområde i sydöstra Lund. 5. DIMENSIONERANDE BASFAKTA Nedan följer en redovisning av dimensioneringspåverkande faktorer för ett tänkt lager för Södra Sverige. Omsättningen netto för det lagerlagda sortimentet är under ett år värdemässigt beräknad till 500 m kr exkl moms samt volymmässigt till ca 36 000 pallar. Denna årsvolym av antal pallar som genomströmmar lagret har beräknats på grundval av erfarenhetstal och statistik. Följande beräknade grundförutsättningar gäller: Artikelsortiment 10000 varav lagerhållna 5000 varav pall 1200

15(18) varav hylla 3800 Inlev Årspallar 36000 Utlev Varuvagnar 72000 Omsättning m kr (lagerhållna) 500 Omsättning m kr totalt 510 Orderrader 2000000 Varav från pall 1000000 Varav från hylla 630000 Varav från steril 330000 Varav från transit 40000 5.1 Lastgård och lastkaj Till lagret ankommer totalt ca 50 lastbilar per dag. Av dessa är hälften ankommande till godsmottagningen. 5.2 Lossnings- och lastningsplatser Lossning och lastning bör utföras genom portar försedda med vädertätningar och kajbryggor (nivåutjämnare). Det bör även finnas portar och lastplatser för skåpbilar. 5.3 Varumottagning och distribution (In- och utleverans) Det skall finnas yta för uppställning av pallar. Medelinflödet är ca 150 pallar per dag. För pallar och smågods bör finnas adekvata förvarings- och hanteringshjälpmedel. Vidare skall finnas utrymme för tompallar, tomma varuvagnar och sopbehållare. Arbetsuppgifter att hänföra till godsmottagningen är följande: Typ av arbete Lossning av lastbil Ankomstrapportering Uppackning Sortering för inläggning Hantering av returer Frekvensläggning lagerplatser mm Inläggning i palldel, nedflyttning buffert Transitgods Genomsnitt ant/dag 140 pallar 400 transaktioner 280 pallar 5.4 Pallartiklar I palldelen förvaras ca 1200 artiklar. Antalet pallar som genomströmmar palldelen per år är beräknade till 36 000. Antalet orderrader har beräknats till ca 1000 000 rader. För plockning av frekventa varor kan användas en lågplocktruck, där man kopplar en eller flera vagnar bakom. Antalet orderrader som skall plockas i palldelen är dagligen beräknat till 4 000. Plock-

16(18) arna i palldelen är slutansvariga för packningen till respektive kund och hämtar gods som är förplockat vid olika platser. Arbetet i palldelen innebär också inläggning av 140 pallar per dag, hämtning av pallar från buffert till plockplats, 140 pallar per dag samt ihopsamlande och bortkörning av tompallar, 140 per dag. 5.5 Hyllartiklar (inkl sterilartiklar) Hylldelen, inklusive sterilförråd, kan omfatta två plockområden. Sortimentsantalet är beräknat till 3 800 artiklar varav ca 1 000 i sterildelen. Antalet orderrader som skall plockas i hylldelen är beräknat till 630 000 per år, vilket ger ca 2 500 orderrader per dag. I sterildelen 330 000 rader per år eller ca 1 300 rader per dag. 5.5.1 Hyllförråd Artiklarna är placerade i en högfrekvent zon och i lagerautomater. 5.5.2 Sterilförråd Sterildelen är i golvplanet och är en sluten enhet. Plockat gods sammanställs med övrigt gods via en slussfunktion. Utöver sterildelens hylldel finns utrymme för sluss, avemballering, uppackning mm. Varje leverans (kolli) skall vara emballerade i tre steg inklusive ytterförpackning. 5.6 Godsavsändning (utleverans) Per dag skall 270-300 färdiglastade vagnar lämna lagret. Vidare skall finnas yta för förvaring och avsändning av transitgods. 5.7 Truckladdning Utrymme skall finnas för truckladdning och truckservice. Truckladdningen förläggs till speciellt utrymme. 5.8 Transithantering Utrymmet ingår i godsmottagnings/godsavsändningsytan. Antal orderrader = 40000 per år = 200 per dag

17(18) 5.9 Inköp, Marknad, Kundtjänst och Ekonomi 5.9.1 Inköp/Avrop Funktionen ansvarar för avrop/beställningar från leverantör, inklusive: Lagerstyrning M m Leveransbevakning 5.9.2 Marknad Funktionen ansvarar för Kundkontakter Artikelregistrering Varukatalog Info-blad PA redovisning Mm 5.9.3 Kundtjänst Funktionen ansvarar för Kundsamtal Kundvård Registrering av kundbeställningar Reklamationer Postsortering Telefonväxel Mm 5.9.4 Ekonomi Funktionen ansvarar för Redovisning Kund- och leverantörsreskontra Kundregister Cash-hantering Mm 5.10 ADB-drift Underhåll och service på PC och nätverk Underhåll av installerade program Samla upp och driva IT-frågor internt och mot leverantörer Driva frågor som rör elektronisk handel med EDI-frågor Intern utbildning av användare 5.11 Ledningsfunktion 5.12 Kontorsutrymmen och omklädning Kontors- och omklädningsutrymmen skall finnas

18(18) 6. UTRUSTNING 6.1 Sammanställning 6.1.1 Godsmottagning Ledtruckar Pallyftvagnar 6.1.2 Pallförråd Elplockvagnar Skjutmasttruckar Pallställ, 2K, antal ppl 6.1.3 Hyllförråd Hyllställ Lagerautomater 6.1.4 Godsavsändning 6.1.5 Datautrustning Server som hanterar databasen och själva systemet finns samt en server som hanterar kommunikation. Terminaler/arbetsstationer samt skrivare Licenser Nätverk, kablage, korskopplingsskåp etc. förutsätts tillhöra byggnaden. 6.1.6 Övrigt Pappkartonger Plocklådor Packbord, arbetsbord Verktyg, etiketter Skyltar Städmaskiner M m