1 (11) Äldrenämnden Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Solveig Nilsson Sammanträdesdatum 22 mars 2016 Plats och tid Stadshuset, A287, kl 13:00 Ledamöter Ordförande Solveig Nilsson (S) 1:e vice ordförande Elisabeth Wäneskog (KD) 2:e vice ordförande Marcus Jacobson (M) Anders Nilsson-Sköld (S) Danuta Diop (MP) Lars Kallsäby (C) Inga Bröms (M) Bengt-Åke Nilsson (L) Christer Lenell (SD) Ersättare Alan Ali (S) Staffan Jansson (S) Lena Burström (S) Eva Edlund (C) Per Nilsson (KD) Rolf Falkland (M) Gert Åkerman (M) Mari Boman (SD) Sam Haddad (L)
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 2 (11) 1. Protokolljustering Äldrenämnden utser 1. Lars Kallsäby (C) eller 2. Marcus Jacobson (M) att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 2. Anmälan av extra ärenden 1. Rolf Falkland (M), Nya korttidsplatser. 2. Eva Sahlén, flytta arbetsutskottet från 16/8 till 15/8. 3. Fastställande av föredragningslista Äldrenämnden beslutar att ärende 1-14 är öppna ärenden. ALLMÄNHETENS FRÅGESTUND max 15 minuter 4. Anmälan av postlista Postlistan anmäls och läggs till handlingarna, 0216-0314. 5. Anmälan av delegeringsbeslut Följande beslut som fattats med stöd av äldrenämndens delegationsordning anmäls och läggs till handlingarna. 1. Arbetsutskottets beslut enligt protokoll 8 mars 2016 2. Tjänstemannabeslut enligt bifogad postlista, 0216-0314 3. Tjänstemannabeslut i individärenden (SoL och bostadsanpassningsbidrag) 6. Informationsärende - månadsstatistik Månadsstatistiken anmäls och läggs till handlingarna.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 3 (11) 7. Dnr: 2016/98-ÄN Förstärkt kontroll av inrapporterade timmar inom hemtjänst Äldrenämnden beslutar att förvaltningen får i uppdrag att förstärka uppföljningen och kontrollen med enligt förslag. På KS uppdrag förstärka kontrollen och därför tillsätta en administrativ funktion som finansieras ur budgeten för hemtjänst. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 26 februari 2016 lagt fram förslag till beslut. 8. Dnr: 2016/101-ÄN Revidering av delegationsordning - titeländring Äldrenämndens arbetsutskott beslutar att konsulent ändras till teamledare i delegationsordningen med anledning av att denna ändring är gjord i organisationen från och med 1 april. Av titeln konsulent framgår inte att den anställde är arbetsledare och vid kontakt med personer utanför den egna organisationen måste så gott som alltid en förklaring göras. Med anledning av det har förvaltningens direktör beslutat om en titeländring och fr o m 1 april 2016 kommer yrkesgruppen istället att tituleras teamledare. En majoritet av de berörda tjänstemännen är positiva till förändringen som också har diskuterats i facklig samverkan 22 februari 2016. De fackliga företrädarna hade ingen invändning mot titeländringen. Sociala nämndernas förvaltning har, i en skrivelse den 26 februari 2016, lagt fram förslag till beslut. 9. Dnr: 2016/87-ÄN Målavstämning 2014-2015, brukarundersökning korttidsplatser och växelvis boende Äldrenämnden godkänner rapporten och uppdrar åt Sociala nämndernas förvaltning att återföra resultatet till berörda utförare. Servicepartner har på uppdrag av Sociala nämndernas förvaltning genomfört en enkätundersökning på Västerås stads korttidsenheter med somatisk inriktning med syfte att följa upp hur verksamheterna lever upp
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 4 (11) till äldrenämndens mål. Undersökning har pågått under perioden 1 november 2014 till och med den 31 oktober 2015. De verksamheter som berörts är Zethelius korttidsenhet och Vallonens äldreboende. Vallonen har två korttidsplatser. Någon enkätundersökning har inte genomförts på stadens korttidsplatser för personer med demenssjukdom. Väldigt få av de personer som vistats på dessa platser tros kunna svara på en enkät själv. Uppföljning via enkät är därför inte lämpligt i den typen av verksamheter. Svarsfrekvensen på den genomförda undersökningen har varit mycket låg. Totalt har 68 svar inkommit. 67 svar från Zethelius och 1 svar från Vallonen. Antalet personer som vistats på platserna under perioden är betydligt fler. Under perioden har berörda verksamheter haft 64 platser. Av de 68 svar som inkommit har flera frågor ett mycket stort internt bortfall, det vill säga man har avstått från att svara på vissa frågor. Den låga svarsfrekvensen sammantaget med det interna bortfallet gör att det inte går att dra några slutsatser gällande följsamhet till målen. Svarsfrekvensen på denna brukarundersökning har varit låg i flera år. Under 2016 kommer enkätundersökningen inte att genomföras. Verksamheterna behöver följas upp på annat sätt. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 24 februari 2016 lagt fram förslag till beslut. 10. Dnr: 2016/37-ÄN Uppföljning av uppdrag Karlslund servicehus, Västerås stad Vård och omsorg Äldrenämnden beslutar; Godkänna rapporten från uppföljning av uppdrag Karlslund servicehus. Västerås stad, Vård och omsorg ska senast 2016-05-01 inkomma med handlingsplan angående de brister som uppmärksammats i samband med uppföljningen. Västerås stad, Vård och omsorg ska vid äldrenämndens sammanträde 2016-06-20, redovisa handlingsplanen. Västerås stad, Vård och omsorg ska fortlöpande under 2016 redovisa egenkontroller för enheten. Om inte rättelse görs inom angiven tid innehåller äldrenämnden en viss del av ersättningen enligt bestämmelser som angivits i betalningsunderlaget.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 5 (11) Västerås stad vård och omsorg driver på uppdrag av äldrenämnden Karlsund servicehus omfattande 108 servicehuslägenheter och sex lägenheter i gruppboende för personer med demenssjukdom. Enheten omfattar även en mötesplats samt restaurang. Restaurangen har en annan enhetschef än servicehus och gruppboendet. Sociala nämndernas förvaltning genomförde under januari 2016 en uppföljning av verksamheten utifrån uppdraget. 20 områden har följt upp. 8 områden bedöms vara underkända, 7 områden bedöms vara godkända med förbättringsområde, 5 områden bedöms vara godkända. Tjänstemän besökte enheten under en heldag. Dagen för besöket träffade tjänstemännen enhetschef, avdelningschef, sjuksköterskor, fysioterapeut/sjukgymnast, arbetsterapeut och representanter från administrativ- och omvårdnadspersonal. Uppföljningen innefattade både samtal med personalen samt observation på enheten. Förvaltningen har tagit del av Socialstyrelsens sammanställning av äldres uppfattning om äldreomsorgen för 2015. Sociala nämndernas förvaltning har också begärt in egenskattning, MAS bedömning, egenkontroller samt vissa utvalda dokument, rutiner/instruktioner. Dokumenten visar bland annat positiva resultat genom att de boende vid Karlslund trivs med sin boendemiljö. Många är också nöjda med de aktiviteter som erbjuds. Det framkommer även i dokument att Karlslunds servicehus under en längre tid haft stor omsättning på såväl ledning som personal. Såväl uppföljningsbesöket som genomgång av begärda handlingar bedömer sociala nämndernas förvaltning visar tecken på brister i struktur och systematik i arbetssätt. Exempelvis är uppdraget för Karslund inte känt för all personal som arbetar på enheten. Rapporteringsskyldighet enligt lex. Sarah är inte känt för all personal. Metoder för egenkontroller gällande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår inte. Egenkontroller visar stora brister i såväl hälso- och sjukvårdsdokumentation som i social dokumentation. Systematiskt brandskyddsarbete saknas samt dokumentation för detta. Inkomna handlingar visar att det finns en planering och god föresatser men det visar sig ännu inte i praktisk handling och resultat. Socialstyrelsens sammanställning 2015 visar ett betydligt lägre resultat vad gäller mat- och måltidsmiljö för de boende på Karlslund i jämförelse med riket som helhet, samt Västmanland och Västerås. Vid besöket upplevde också tjänstemännen brister i mat- och måltidsmiljön relaterat till hygien, måltidens sammansättning och miljö. Senare inhämtade dokument har visat att man vid måltidstillagningen inte följer planerad styrning för verksamheten. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 25 februari 2016 lagt fram förslag till beslut.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 6 (11) 11. Dnr: 2016/100-ÄN Utveckling och revidering av förfrågningsunderlag för hemtjänst och hemsjukvård Äldrenämnden ger sociala nämndernas förvaltning i uppdrag 1. Utarbeta förslag till revidering av förfrågningsunderlag med de beskrivna områdena och faktorerna i tjänsteskrivelsen som utgångspunkt 2. Sakta ned handläggningen för nya ansökningar att bedriva hemtjänst och hemsjukvård fram till och med augusti 2016. 3. Föra dialog med nuvarande leverantörer av hemtjänst och hemsjukvård om förändringsarbetet. Bakgrund Äldrenämnden har under en längre tid diskuterat hur hemtjänsten och hemsjukvården kan utvecklas och hur nämnden når en kostnad som bättre motsvarar den budget som beslutats. En del i detta kan vara samverkan mellan insatserna vilket i det här fallet innebär att nämnden ser över möjligheterna till en integrerad hemtjänst och hemsjukvård. Integrering har varit diskuterad tidigare och det finns skäl att lyfta den igen, i samband med det behöver förfrågningsunderlagen revideras. Utöver en eventuell integrering av insatserna bör även andra faktorer ses över och förvaltningen har identifierat delar i förfrågningsunderlagen som bör analyseras och ingå i revideringen Verksamheter som omfattas Hemtjänst bedrivs dygnet runt av Västerås stads Vård och Omsorg, Skultuna kommundel samt åtta privata utförare. Vård och Omsorg har det största området, hela kommunen förutom Skultuna kommundel, Vård och Omsorg är också ickevalsalternativet för hemtjänst. De privata utförarna kan välja vilka områden inom kommunen de önskar bedriva hemtjänst i. Hemsjukvård bedrivs dygnet runt av Västerås stads Vård och Omsorg och Skultuna kommundel. Vård och Omsorg ansvarar för hemsjukvård i hela kommunen förutom i Skultuna kommundel. Den privata utföraren har ansökt om att bedriva hemsjukvård i vissa delar av kommunen. Vård och Omsorg är ickevalsalternativet. Revidering av förfrågningsunderlag Senaste revideringen av förfrågningsunderlag beslutades den 1 januari 2015, då delades hemtjänst, boendestöd, avlösarservice och ledsagarservice i tre förfrågningsunderlag. Hemsjukvården reviderades och beslutades 17 december 2013. Det finns behov av att gå igenom och revidera förfrågningsunderlaget för hemtjänst och hemsjukvård med ledning av de brister som uppmärksammats samt verksamheternas kostnadsutfall för 2015. De faktorer som förvaltningen hittills uppmärksammat och identifierat som viktiga områden och faktorer som bör ingå i översynen och revideringen
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 7 (11) är: - Analysera möjligheten att integrera hemtjänst och hemsjukvård - Undersöka möjligheten att enbart en utförare utför natthemtjänst - Se över regelverket för tidsregistrering och ersättning - Annan utformning av ickevalet - Krav på önskad tjänstgöringsgrad Fram till revideringen av förfrågningsunderlagen är klar, senast augusti 2016, behöver nämnden besluta att sakta ned handläggningen av nya ansökningar om hemtjänst och hemsjukvård. De sökande och nuvarande leverantörer får på så sätt aktuella förutsättningar för hemtjänst och hemsjukvård så att de kan göra en korrekt bedömning om det finns intresse av att bli leverantör på de premisser som gäller. För att förvaltningen ska kunna förändra och utveckla hemtjänst och hemsjukvård behöver nämnden ge förvaltningen i uppdrag att arbeta med de beskrivna områdena och föra dialog med nämndens leverantörer av hemtjänst och hemsjukvård. Detta i syfte att ta tillvara leverantörernas kunskap och erfarenhet och att leverantörerna har kännedom om pågående utvecklingsarbete. 12. Dnr: 2016/95-ÄN Kunskapssatsning i äldre- och funktionshindersområdet 2016 Äldrenämnden godkänner fördelning och inriktning av stimulansmedlen samt att leverantörerna själva ansvarar för den del av stimulansmedlen som riktas till dem. Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att under 2016 fördela stimulansmedel till kommuner för att ge verksamheter inom äldre- och funktionshinderområdet bättre förutsättningar att öka kunskaperna genom olika komptensutvecklingsinsatser. Stimulansmedlen får användas för kompetenshöjande och kompetensutvecklande insatser för baspersonal inklusive handläggare inom myndighetsutövningen. Medlen kan användas till och med den 31 december 2016. Socialstyrelsen har bifogat en förteckning över rekommenderade kurser för baspersonal inom vård- och omsorgsprogrammet samt barn- och fritidsprogrammet och för specifika områden inom myndighetsutövningen. Västerås erhåller totalt 2 709 379 kr. Om man fördelar denna summa i förhållande till respektive nämnds budgetomslutning föreslås följande: Äldrenämnden 1 761 096 kronor, motsvarande 65 % 200 000 kr Demensteamets (Sociala nämndernas förvaltning) utbildningar för baspersonal hos leverantörerna inom demensområdet,
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 8 (11) specifikt gällande BPSD-registret och Tidiga tecken. Omfattar även medarbetare som verkar inom området funktionsnedsättning. 100 000 kr Kompetensutveckling/stöd/handledning för handläggare inom myndighetsutövningen. 1 461 096 kr Riktas till utförarna som utifrån anvisningarna själva avgör behoven av kompetensutveckling hos medarbetarna, ansvarar för utbildningarnas genomförande samt redovisar hur medlen använts till Sociala nämndernas förvaltning. Nämnden för personer med funktionsnedsättning 948 283 kronor motsvarande 35 % 100 000 kr Kompetensutveckling/stöd/handledning för handläggare inom myndighetsutövningen 848 283 kr - Riktas till utförarna som utifrån anvisningarna själva avgör behoven av kompetensutveckling hos medarbetarna, ansvarar för utbildningarnas genomförande samt redovisar hur medlen använts till Sociala nämndernas förvaltning. Socialstyrelsen förteckning över rekommenderade kurser är i överensstämmelse med kompetenskraven enligt SOFS 2014:2. Återrapportering till Socialstyrelsen ska ske senast den 25 januari 2017. Redovisning kan, enligt anvisningen, exempelvis omfatta vilka slags insatser som genomförts, hur många som deltagit i insatser, fördelning av insatser mellan äldre- och funktionshinderområdet och fördelningen mellan insatser för baspersonal respektive handläggare. Sociala nämndernas förvaltning ansvarar för det administrativa förfarandet kring detta. Sociala nämndernas förvaltning har den 26 februari 2016 lagt fram förslag till beslut. 13. Dnr: 2016/97-ÄN Stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorgen 2016 Äldrenämnden föreslås besluta - att godkänna redovisningen av stimulansmedel 2015, - att använda stimulansmedel för ökad bemanning 2016 inom särskilda boenden, - att avsätta 5,5 miljoner till hemrehabteam och ge förvaltningen i uppdrag att återkomma med ett förslag till utformning av detta, samt - att ge förvaltningen i uppdrag att fördela återstående stimulansmedel i enlighet med förslag på dietister/eller annan kompetens inom området, samt till alla särskilda boenden för att utveckla arbetet med Aktiv vardag och Välfärdsteknologi.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 9 (11) Socialstyrelsen har fått i uppdrag av regeringen att administrera, fördela och följa upp satsningen på ökad bemanning. Västerås erhöll 13 793 143 kronor 2015 att använda perioden 1 juli till och med 31 december 2015. Äldrenämnden beslutade att fördela stimulansmedlen till särskilda boenden. Nu har redovisning av 2015 års medel till Socialstyrelsen skett. Beslut om stimulansmedlen kom relativt sent under året vilket fått till konsekvens att alla medel ej använts. Av de rekvirerade medlen, 13 793 143 kronor, har 8 363 834 kronor använts. Stimulansbidraget är i år för Västerås del 28 345 705 kronor. Förvaltningen föreslår att satsningarna sker på samma områden som i fjol, för att stärka arbete med Aktiv vardag och Välfärdsteknologi. En satsning sker också på Mat och måltidsmiljö som varit ett målområde länge. Utöver detta avsätts 5,5 miljoner för att starta hemrehabteam. Förvaltningen får i uppdrag att återkomma med förslag på hur hemrehabteam skulle kunna utformas. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse 26 januari 2016 lagt fram förslag till beslut. 14. Dnr: 2016/93-ÄN Nämndinitiativ med flera uppdrag gällande särskilt boende och ordinärt boende HÄR SLUTAR SAMMANTRÄDETS ÖPPNA DEL! 15. Dnr: 2016/84-ÄN(4) Äldrenämndens verksamhetsplan år 2016 Äldrenämnden godkänner verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen för 2016 beskriver verksamhet och ekonomi för 2016 samt de aktiviteter som planeras. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 14 mars 2016 lagt fram förslag till beslut.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 10 (11) 16. Dnr: 2016/88-ÄN(3) Äldrenämndens planeringsunderlag år 2017-2020 Äldrenämnden beslutar att skicka förvaltningens förslag till planeringsunderlag till kommunstyrelsen för vidare behandling. Kommunstyrelsen har begärt in planeringsunderlag för år 2017-2020. Planeringunderlaget ska behandlas av respektive nämnd och lämnas till stadsledningskontoret senast den 1 april. Förvaltningens förslag till budgetunderlag följer den struktur och det innehåll som angetts i stadsledningskontorets anvisningar. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 14 mars 2016 lämnat förslag till beslut. 17. Dnr: 2015/324-ÄN(10) Upphandling av Resmilan och Skallberget, servicehus Äldrenämnden antar anbudet från anbudsgivare nummer tre (3). Äldrenämnden uppdrar till direktören vid Sociala nämndernas förvaltning att med utgångspunkt i förfrågningsunderlagets, allmänna avtalsvillkor, bilagor, skriftliga ändringar och anbud, teckna avtal med anbudsgivaren gällande driften av Resmilan och Skallberget servicehus. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Upphandlingen har genomförts enligt lagen om offentlig upphandling LOU kap. 15, förenklat förfarande. Upphandlingen avser sociala tjänster samt hälso- och sjukvård inom nämndens ansvarsområde. Äldrenämnden beslutade vid sammanträdet i november 2015, 294 att anta förfrågningsunderlag för driftupphandling av Resmilan och Skallberget servicehus. Anbudsgivaren ska uppfylla kraven för upphandlingen. Förfrågningsunderlaget distribueras i TendSign, vilket har besvarats och accepterats av anbudsgivarna och givit upplysningar om anbudsgivarens juridiska, ekonomiska och tekniska förmåga. Tre anbud har inkommit i aktuell upphandling. Anbudsutvärderingen har gjorts genom ställda krav på anbudsgivare och uppdrag, liksom offererat pris har bedömts.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 11 (11) Tilldelning av kontrakt ges till anbudsgivare som har offererat lägst pris för aktuellt objekt. Vinnande anbudsgivare har uppfyllt äldrenämndens samtliga krav till lägst pris. Avtalstiden för Resmilan och Skallberget servicehus är 2016-09-01 2020-08-31 med möjlighet till två + två års förlängning med möjlighet till oförändrade villkor. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 10 mars 2016 lagt fram förslag till beslut. 18. Informationsärende Projekt Södra Källtorp, Gryta och Boendeplan 19. Informationsärende - Larmen i ordinärt boende 20. Beredningsärende FFU Hemsjukvård ersättning, avgifter m m 21. Beredningsärende FFU Hemtjänst ersättning, avgifter m m 22. Beredningsärende Handlingsplan, avtalstider, upphandling 23. Beredningsärende Flödet SÄBO 24. Beredningsärende Tillskapa hemrehabteam med stöd av stimulansmedel för ökad bemanning 25. Kurser & Konferenser 26. Förvaltningsdialog 27. Övriga frågor