1(5) NVF-möte med utskottens ordförande och sekreterare Datum: 2013-10-07 Plats: Möte via Lync Närvarande: Se deltagarförteckning, bilaga 1 Mötet öppnas Annelie Nylander öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Nytt från sekreterare - Stipendier och Pedagogiskt pris Det är snart dags att skicka ut broschyrer om NVF:s stipendier och pedagogiska pris. Broschyrerna ska uppdateras, sedan kommer de att skickas ut till alla universitet och högskolor. Annelie önskar även att utskotten ska vara med och sprida information om pedagogiskt pris eftersom medlemmarna där har bra nätverk. Gerd menade att det är bra om broschyren är i pdf-format eftersom den då är lätt att skicka vidare. Arbetet med utskick beräknas komma igång under november månad. - Arbetet med nästa strategiska plan Sverige tar över ordförandeskapet efter Norge 2016. Annelie vill därför påbörja planeringen inför nästa period och nästa strategiska plan. Några frågeställningar är: - Hur fungerar NVF-arbetet i respektive land? - Finns det några problem med det nordiska samarbetet? Exempel på sådana kan vara språkförbistringar och ekonomiska svårigheter att få åka på seminarier etc. De nordiska styrelsesekreterarna ska ha möte i morgon. Arbetet kommer att leda till att sekreterarna får olika uppdrag inför arbetet med nästa strategiska plan. Annelie har också anlitat en konsult från Kairos Future. Den strategiska planen ska godkännas 2015. - Kommande NVF-möte i Helsingfors den 27-28 november Den 27-28 november har NVF sekreterarmöte, förbundsstyrelsemöte och GD-möte i Helsingfors. Mötet är uppdelat i två delar: en med mer praktiskt innehåll och en mer ämnesinriktad. För utskottens del är det ordförande och sekreterare i ledande land som deltar i mötet. Lars menade att det är ganska långt att åka för ett ganska kort möte. Enligt agendan träffas utskotten endast på ett gemensamt möte, då finns det bl.a. tid att diskutera samordning av seminarier men annars ges inte så mycket tid för mer allmänna diskussioner och nätverkande. 1
2(5) Annelie undersöker om det finns möjlighet att arrangera ett möte för utskotten utöver ordinarie mötestid, t.ex. mellan kl. 10-12 den 27 november, då kan utskotten också ha en gemensam lunch tillsammans innan det formella mötet börjar. Annelie kollar också upp om det finns något tillgängligt mötesrum för denna aktivitet. NVF-sekreterarna har möte mellan kl. 9-12 den 27 november. - Årsmötet Årsmötet nästa år kommer att hållas den 11 mars i Trafikverkets lokaler på Solna Strand. Restaurangen i huset (Solna Strandväg 98) är bokad och middagen börjar vid 18-tiden. Flera utskott kommer att ha möte i samband med årsmötet och de rum som har önskats är uppbokade. Tips om föreläsare till årsmötet emottas tacksamt, gärna före styrelsemötet den 18 november. Utskottsarbetet, laget runt, vad är på G, går arbetet bra, problem? Informationssystem (Amila Maksumic): Det fungerar bra i utskottet. Nordiskt höstmöte 24-25 oktober i Köpenhamn, 35 personer har anmält sig. Nästa år kommer sommarmötet äga rum i Norge. Transport i städer (Einar Schuch): Utskottet har haft ett nordiskt ordförande-/sekreterarmöte i Stockholm under våren. Nu under hösten har det varit ett tvådagars seminarium i Roskilde med miljöperspektiv, bl. a. diskuterades vinterväghållning i städer. Det egna utskottet har haft ett möte i år och planerar för ett möte till under hösten. Då ska man besöka Visualiseringscenter i Norrköping. Det är bra att få med en mellanstor stad i utskottsarbetet så att det inte blir så stockholmscentrerat. Ett nytt möte i Öresundsregionen är planerat i april-maj 2014 och ett seminarium på Island nästa höst. Utskottet är ganska litet och man försöker hitta fler personer som kan bli medlemmar. Inga representanter för K2 är med men Karolina Isaksson är kontaktad. Utformning av vägar och gator (Stein Kleiven): Utskottet har haft tre nordiska ordförande-/sekreterarmöten hittills den här perioden. Det är nytt möte den 14-15 november. Då är det också ett seminarium om hur man ska möta upp framtidens krav på vägutformning. Det har också hållits några svenska möten bl.a. för att förebereda novembermötet. Tunnel (Kjell Windelhed) Sverige är ledande land. Utskottet består av en aktiv deltagarskara. Det är totalt 65 medlemmar som är fördelade på tre arbetsgrupper. Varje arbetsgrupp ska ha två möten per år. Även ordförande- och sekreterargruppen ska ha två möten per år. Varje arbetsgrupp ska också ha ett öppet seminarium under perioden. Kjell förordar nätverkandet och det sociala umgänget är viktigt för detta utskott. Även Färöarna är representerade med en medlem. 2
3(5) Drift och Underhåll (Mikael Hagberg) Mikael är relativt ny som ordförande i utskottet men tycker att han har kommit in bra. Ett nordiskt ordförande-/sekreterarmöte hölls i mars. Det svenska utskottet har också haft ett möte. I och med sommarmötet på Lofoten har de tre projekt som man driver kommit igång. Ett nytt ordförande- /sekreterarmöte kommer att hållas i Köpenhamn den 8 oktober och därefter ska det svenska utskottet har ett möte den 22 oktober i WSP:s lokaler. Det ska också hållas arbetsmöten som är kopplade till projekten. Mikaels arbetsmöte kommer att vara den 19 november i Finland. Mikael sitter med i styrgruppen för SIK (Skandinavisk Infrastrukturkompetens) och man kommer ha ett seminarium Nordiskt Forum den 12-13 november i Göteborg. Nästa ordförande-/sekreterarmöte blir en tvådagarsaktivitet i Finland som är kopplat till en mässa där. Kommande sommarmöte blir på Island. Vad det gäller språk så var den ursprungliga avsikten att använda engelska i det nordiska samarbetet men det har visat sig att deltagarna föredrar att prata på de nordiska språken. Nu är ett beslut fattat att man ska använda sig av de nordiska språken. Resor kan vara ett problem. Färöarna och Island är klent representerade i utskottet. Förutom vanliga möten hålls Lync-möten vilket fungerar bra. Trafiksäkerhet (Lars Ekman) Trafiksäkerhet är ett stort utskott med många medlemmar. Nordiskt Trafiksäkerhetsforum är den stora händelsen inom utskottet och det kommer hållas på Island nästa år. Utskottsarbetet är uppdelat i temagrupper. Utskottet försöker hålla sin webbplats på nvfnorden.se uppdaterad. Man lägger ut viktig information och sina mötesprotokoll där. Lars vill uppmana utskottsmedlemmarna att titta på varandras hemsidor och tackade också för de NVF-profilprodukter han fått som marknadsföringsmaterial. Lars påpekade också att man borde tydliggöra för nya medlemmar att det är respektive medlems arbetsgivare som betalar för att man åker på nordiska möten, deltar i utskottsarbetet etc. Miljö (Stefan Berg) Sverige var ledande land förra perioden vilket gjorde att det var mer arbete inom utskottet än vanligt. Nu är det lite lugnare. Det har just varit ett välbesökt nordiskt möte i Drammen, Norge. Nästa vecka är det ett möte i Sverige. Naturvårdsverket är på väg in som utskottsmedlem igen efter att ha varit borta ett tag. I mars 2014 planerar man att ha ett nordiskt möte i Köpenhamn-Malmöregionen tillsammans med Strategisk planering och Transport i städer. Gerd menade att medlemssituationen såg ganska bra ut. Man har fått med sig entreprenörsidan och även Sveriges Kommuner och Landsting. Målsättningen är att hålla ett visst antal öppna seminarier. Tyvärr har man tappat Färöarna i det nordiska utskottet. Inom utskottet är mötestillfällena mycket viktiga. Man har diskuterat möjligheterna att arbeta med något gemensamt arbete kring forskning inom NordFoU (http://www.nordfou.org/ ). 3
4(5) Stefan efterlyste mer information om det kommande arbetet med den strategiska planen. Annelie lovade att undersöka vilka förslag som finns inför kongressen i Trondheim. Lars hade erfarenheten att det var svårt att få fram föredrag på en bra nivå vid förra Via Nordica i Reykjavik. Det är viktigt att utskotten har inflytande på vilka föredrag som ska presenteras. Lars undrade om det finns en programkommitté där representanter från utskotten kan vara med. Annelie undersöker detta. Även en fråga uppkom om utställningshall vid kongressen är det bästa sättet att nå ut med information. Det blir konstigt om några utskott har utställning och andra inte. Om det blir aktuellt att utskotten ska ställa ut så borde alla utskott vara representerade. Annelie lovade att undersöka detta. Kompetens (Britt-Marie Majbäck): Norge är ledande land. Utskottet består av ca 15 personer, tre av dem är från Sverige. Man har haft två nordiska möten och ska snart ha ett till i Göteborg tillsammans med Underhåll och marknad. En fråga som diskuteras nu är Kompetenspriset som delas ut regelbundet. Ett underlag är på väg att arbetas fram. Styrelsen får sedan ta ställning till hur de förhåller sig till detta. Stategisk planering (Per Lindroth) Finland är ledande land. Tyngdpunkten i utskottsarbetet finns i Danmark, Norge, Finland och Sverige. Man försöker arbeta trafikslagsövergripande. Situationen inom det svenska utskottet, tio medlemmar, rör sig hela tiden pga. arbetsbelastningar. Några medlemmar är väldigt passiva men man försöker reda upp dessa. Under ett uppstartsmöte i Lillehammer i våras påbörjades arbetet inom ett antal arbetsgrupper. Om fyra veckor ska man ha en workshop i Helsingfors där planeringsarbetet ska utvecklas. Efter det ska man ha ett seminarium i april 2014 tillsammans med Transport i städer. Hösten 2014 ska man ha ett godstransportseminarium, våren 2015 och hösten 2015 är ytterligare seminarier planerade. Annelie påpekade att det är bra när flera utskott kan ha möten tillsammans. Övrigt Catharina berättade om det mötesbokningssystem som finns på NVF-webben. Det kan användas av utskotten när de ska ta in anmälningar till seminarier, möten etc. Ett separat mejl till alla utskottsordförande och sekreterare med mer information kommer att skickas ut. Annelie påminde om att information om kommande aktiviteter kan skickas till Catharina som lägger ut det som nyhet på NVF-webben. Tanken är att alla utskott ska få möjlighet att presentera sig på ett styrelsemöte. Annelie har gjort en turordningslista och på kommande möte den 18 november är det Einar Schuch som presenterar Transport i städer. Annelie hör av sig när nästa års mötesdatum är bestämda och stämmer av med alla berörda om deras presentationstid passar. Annelie föreslog att man borde skriva någon form av kravspec till nya medlemmar så att de är medvetna om att medlemskapet kräver vissa insatser från såväl medlemmen som dennes 4
5(5) arbetsgivare. Övriga mötesdeltagare tyckte att förslaget var bra. Annelie tar fram ett förslag till våren. Nästa möte blir i maj. Annelie hör av sig om lämplig tidpunkt i början på nästa år. Avslutning Annelie avslutade mötet och tackade för visat intresse. Vid pennan Catharina Arvidsson Ordförande Annelie Nylander 5