Tjänsteyttrande 2019-03-29 Strategisk plan 2020 och utveckling av styrmodellen KS 2019/128 (Ksau 2019-05-27) Bakgrund Kommunen arbetar löpande med att se över och försöka stärka arbetet med styrning och ledning. En komplex organisation medför behov av att hela tiden pröva, ompröva och justera för att kunna fungera i en omvärld där krav och förväntningar hela tiden förändras. Under 2015 genomförde ledande politiker och tjänstemän studiebesök i Karlstad kommun för att inspireras och få stöd i utveckling av ny styrmodell. Inför 2016 genomfördes därför en process som ledde fram till ny kvalitets- och styrmodell och en samlad strategisk plan. Ett viktigt fokus var att tydliggöra och minska antalet övergripande mål och ha fler så kallade resultatmått (effekt för de vi är till för) för uppföljning. En annan viktig utgångspunkt var att involvera medarbetarna, professionen, i planering och uppföljning i högre grad. Alla våra medarbetare skulle reflektera kring frågorna Vem är vi till för och vad är vårt uppdrag? samt Hur vet vi att vi är framgångsrika i vårt uppdrag? Vi hade sedan 2012 haft en större process kring gemensam värdegrund för organisationen, vilket nu blev en viktig bas i vår nya styrmodell. Arbetet med att bygga en kultur för medskapande, förbättringar och goda resultat fortsatte parallellt med den nya styrmodellen. Forshaga 2.0 var en större uppsamling med kommunens alla medarbetare under 2017 där vi fokuserade på vikten av eget ansvar och medskapande för att förbättra verksamheter. Kulturförändring är ett långsiktigt arbete, vilket bör värnas som en viktig del i styrningens röda tråd jämte organisation och systematik kring styrning och ledning. Vi behöver också fortsätta att värna fokus på tillitsbaserad styrning och ledning. Här utgör professionens och invånarnas medskapande och delaktighet för ständiga förbättringar av våra verksamheter en viktig stomme kopplat till Forshaga kommuns gemensamma värdegrund. I samband med den nya styrmodellen inför 2016 reviderades också kommunens övergripande vision, Barnkommun i Värmland, till Forshaga barnkommun med en tydligare koppling mot hållbar utveckling för kommande generationer. Nya målområden, liksom att successivt införa tre hållbarhetsstrategier, planerades också in som del av den strategiska planen. Efter senaste valet har nya uppdrag inkommit till kommunledningskontoret i form av exempelvis ett inriktningsbeslut om att införa mänskliga rättigheter (MR) i styrning och ledning i syfte att kunna peka ut oss som MR-kommun 2022. Regeringen har också tagit fram en handlingsplan för Agenda 2030, där Sverige ska vara världsledande. Denna plan för hållbar utveckling är en rekommendation till regioner och kommuner. Agenda 2030 bör ges en lokal anpassning och
prioritering där våra verksamheter kan påverka en hållbar utveckling av vår kommun. Hållbarhetsstrategier Syftet med att ta fram tre övergripande hållbarhetsstrategier var ambitionen om vägledning till ekonomisk, social och ekologisk hållbarhet i arbetet. De skulle utgöra ett stöd i styrningen på så vis att de pekar ut prioriterade fokusområden och alla verksamheter skulle bidra till samtliga strategier. De tre planerade hållbarhetsstrategierna som skulle införas successivt är inom områdena Miljö och klimat, Tillväxt och Folkhälsa. Dessa tre områden skulle också vara särskilt politiskt intressanta utifrån antagen vision, Forshaga barnkommun. Det har senare visat sig att strategierna getts olika stort utrymme och resursfördelning. De har därför snarare bidragit till att stärka arbete i stuprör när grundtanken tvärtom var att de skulle samla organisationen i en gemensam riktning. Till hållbarhetsstrategierna skulle också handlingsplaner knytas, vilka skulle konkretiseras med mått för uppföljning samt påföljande aktiviteter. Detta har skett endast till viss del. Det finns också risker för olika målkonflikter mellan exempelvis Miljö och klimat och Tillväxt, exempelvis att högre miljökrav kan leda till minskad bostadsproduktion. Hållbarhetsstrategin för miljö och klimat beslutades i kommunfullmäktige 2017-06-20 i samband med Strategisk plan 2018, KS 2017/146. Genom strategin fastställdes också ett arbetssätt, ett ledningssystem för hållbar utveckling i form av den svenska standarden SS854000:2014. Kommunens verksamheter ska enligt strategin också vara certifieringsbara enligt den internationella standarden SS-EN ISO14001:2015. En målsättning som börjar visa sig stå verksamheterna dyrt i form av både personella och ekonomiska resurser. Samordningsgrupp för det strategiska arbetet kring denna strategi är kommunledningsgruppen, där också en handlingsplan för införande av hållbarhetsstrategin antagits. Implementering av handlingsplanen har varit ett åtagande under 2018 och under 2019 har målsättningen (måttet) i Strategisk plan varit att 50 % av kommunens verksamheter ska vara certifieringsbara enligt SS-EN ISO14001:2015. En målsättning som inte uppnåtts då verksamheterna inte haft administrativa resurser för att kunna prioritera frågan. Hållbarhetsstrategin för tillväxt fick flyttas fram på grund av bristande personella resurser och ändringar kring förvaltningen för kultur, fritid och näringsliv. Strategin beslutades 2018-06-19 som en del i Strategisk plan 2019, KS 2015/206. Här utgjorde utvecklingsledare vid kommunledningskontoret ett tillfälligt stöd för slutförande innan en ny organisation fanns på plats. Fortsatt efter ny organisation för kultur, fritid och näringslivsfrågor finns ingen sammanhållande funktion för kommunens tillväxtarbete. För att få bättre styrfart på tillväxtfrågan bör samordning ske med samhällsplanering och ytterligare resurser till näringsliv, inflyttning, turism och landsbygdsutveckling prioriteras. Hållbarhetsstrategi för folkhälsa har ännu inte påbörjats även om hälsofrämjande aktiviteter pågår, då främst kopplat till elevhälsa. Kommunledningskontoret föreslår utifrån denna bakgrund att arbetet enligt hållbarhetsstrategierna och dess fokusområden implementeras i vårt ordinarie styr- och ledningssystem i samband med revidering av vision och nya målområden inför Strategisk plan 2021. Genom beskrivningar av målområden och övergripande
mål ska inte separata strategier och andra fokusområden behövas. Det kan istället bidra till otydlighet i styrningen. På detta sätt får vi en tydligare och enklare röd tråd och en mer sammanhållande styrning. Det skapar också bättre möjligheter till helhetssyn kring vilken riktning kommunen ska utvecklas i och underlättar uppföljning av utpekade målområden och övergripande mål. Begreppet strategi kommer därmed att utgå från våra styrdokument, med undantag för årlig strategisk plan jämte budget. Visionsarbete inför 2021 Under 2019 påbörjas arbetet med att se över i vilken omfattning mänskliga rättigheter (nedan MR) följs upp i aktuell styrning. Vi kommer också att påbörja utbildningsinsatser och titta på hur vårt nuläge ser ut i förhållande till MR-arbete i verksamheterna. Vi trycker också på MR-principerna i samband med invånardialog för arbetet med ny översiktsplan (nedan ÖP). Med målet om att kunna utse oss som en MR-kommun 2022 blir fokus på transparens, inkludering och delaktighet mycket viktiga delar av arbetet med ÖP. En separat invånardialog om mänskliga rättigheter betraktas dock som alltför omfattande och komplicerad. Däremot blir nämnda principer för MR extra viktiga att efterleva i den nya ambitionen. Kommunledningskontoret föreslår också en arbetsgrupp bestående av kommunalråd, oppositionsråd, ordförande och ledande tjänstemän för att påbörja revidering av vision, målområden och övergripande mål med indikatorer inför Strategisk plan 2021. Kvalitets- och styrmodell Kommunens kvalitets- och styrmodell beskriver hur kommunstyrelsen leder arbetet med att utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av hela den kommunala verksamheten. Vårt kvalitetsledningssystem bygger också på enkelhet genom regelbunden uppföljning för ständiga förbättringar och att vi i våra verksamhetsplaner lyfter in de viktigaste lagar och regler, riktlinjer och rutiner som också styr verksamheten. Förvaltningschefer har också nyligen problematiserat kvalitetsbegreppet där vi ser kvalitet som en naturlig del i vårt styr- och ledningssystem med utgångspunkt i vår gemensamma värdegrund. Kvalitets- och styrmodellen inkluderar också hela Forshaga kommun, inklusive de kommunala bolagen. Kommunledningskontoret föreslår därför att vi samlar även bolagens verksamhetsstyrning i vårt gemensamma styr- och ledningssystem. Vi följer idag också Tillitsdelegationens arbete, där man ger skarp kritik mot de senare årens styrning i form av New Public Management. Offentliga myndigheter och organisationer menas ha haft alltför stort fokus på uppföljning av mätetal som tryckts ut i verksamheterna. Detta har lett till att man prioriterat det som följts upp men att det inte alltid är samma sak som att det gör skillnad och goda resultat för de vi är till för. Forskningen inom delegationen lyfter fram behov av ökad tillit till professionen och högre grad av relevans för uppdraget kring det vi mäter och följer upp. Denna relevans, menar man, uppnås genom att i högre grad involvera professionen och första linjens medarbetare i utveckling av verksamheterna. Vi vill möjliggöra ett fortsatt utvecklingsarbete med styrmodellen, där ökad delaktighet bland medarbetare, ständiga förbättringar och fokus på resultat för
de vi är till för är grundläggande. Det är därför av största vikt att vi försöker bli än mer konkreta i våra övergripande mål och att vi utgår ifrån vad våra kommunala verksamheter kan påverka. Även framåt kommer vi att hålla nere antal indikatorer (mått) på övergripande nivå. Målsättningen är idag att hålla det på tre till fem indikatorer per övergripande mål. Så långt det är möjligt ska dessa bygga på officiell och nationellt jämförbar statistik, vara möjliga att följa varje år och gå att bryta ner på faktorer som kön och utrikes/inrikes födda. De exakta målvärden vi sätter till indikatorerna ska också bidra till att uppnå övergripande mål samtidigt som de ska vara realistiska. I uppföljningen av övergripande mål är huvudregeln att analysera utifrån den riktning vi pekat ut för målets indikatorer (mått). Bara för att riktningen går åt rätt håll innebär det inte med automatik att måluppfyllelsen är god. Det viktiga är att använda indikatorn som temperaturgivare eftersom det måste ställas mot aktuella förändringar och förutsättningar. Det väsentliga är således analysen och inte utfallet på den enskilda indikatorn. Vi kommer i kommande process inför Strategisk plan 2021 särskilt att titta på det femtiotal indikatorer för mänskliga rättigheter som tagits fram av RKA (Rådet för främjande av kommunala analyser) tillsammans med Kolada (nyckeltalsdatabas med cirka 5000 nyckeltal för resurser, volymer och kvalitet). Nyligen togs också ytterligare ett femtiotal indikatorer för Agenda 2030 fram och vi bör även se hur dessa kan användas i vår lokala styrning. Åtaganden som del i styrmodellen Kommunfullmäktige har inför varje budgetperiod tilldelat kommunens nämnder och bolag åtaganden. Syftet med åtagandena har varit att komplettera nämnder och bolags ordinarie verksamhet i arbetet med att nå kommunens övergripande mål. Ett åtagande ska ha stor betydelse för måluppfyllelsen och/eller strategisk betydelse för kommunen i sin helhet. Åtaganden innebär en tydlig politisk styrning och prioritering och har därför getts stort fokus. Kommunledningskontoret har fört diskussioner med förvaltningscheferna och det vi nu ser är att åtaganden tar mycket tid och resurser i anspråk och att resurser inte alltid tillsätts eller förutses för att hantera ett åtagande. I Strategisk plan 2019 fanns totalt sexton åtaganden. Av dessa kopplades nio av dem till målområdet Hållbar utveckling (ett flertal till en miljööverenskommelse med länsstyrelsen) och inga åtaganden fanns för målområdet Trygghet och kunskap, inom vilket merparten av våra kärnverksamheter har sina målsättningar. Några upplever också att en del åtaganden tagit uppmärksamhet från lagstadgade krav och verksamhet. Åtagande upplevs också ha fått stort fokus i samband med uppföljning, där våra verkliga resultat kopplat till de övergripande målen inte getts lika stor uppmärksamhet. Vidare upplevs definitionen, eller tolkningen av definitionen, vara mycket olika och ett åtagande kan ha väldigt olika karaktär. En del åtaganden har blivit mycket omfattande och svåra att se ekonomiska följder av och en del har varit mycket detaljerade och konkreta. Grundtanken var också att åtaganden från kommunfullmäktige skulle bidra till ökad samverkan mellan förvaltningsgränser men så har inte blivit fallet.
En grundläggande tanke med stor tillit till nämndernas interna arbete är också en viktig aspekt. Sammantagande föreslår kommunledningskontoret därför att åtaganden från kommunfullmäktigenivå utgår från styrningen utan att det påverkar arbetet med de övergripande målen på ett negativt sätt. Vi behåller däremot möjligheten för nämnder att bryta ner de övergripande målen i konkreta åtaganden av större dignitet för verksamheten. Kommunstyrelsen föreslås inför kommunfullmäktige besluta att - anta Strategisk plan 2020. - de tre hållbarhetsstrategierna utvecklas och implementeras genom nya målområden inför 2021 och de avvecklas därmed som separata måldokument på övergripande nivå. - begreppet Åtagande utgår som nivå i styrningen från kommunfullmäktige, men möjligheten att bryta ner de övergripande målen i konkreta åtaganden kvarstår på nämndnivå. - inriktningen på det fortsatta utvecklingsarbetet av kommunens styrning sker i enlighet med beskrivningen i kommunledningskontorets tjänsteyttrande och syftar till ökad samsyn och mindre arbete i stuprör. Victoria Göthberg Utvecklingsledare 054-17 20 87 victoria.gothberg@forshaga.se Torbjörn Falk Kommunchef Beslutsunderlag Utvecklingsledare Victoria Göthbergs tjänsteskrivelse. Beslut skickas för verkställighet till Kommunchef Torbjörn Falk Beslut skickas för kännedom till Utvecklingsledare Victoria Göthberg