Projektrapport Klarspråk Enköpings kommun 15 november 2011
Innehållsförteckning 1. Projektet. 3 Mål med projektet.3 Projektgrupp och styrgrupp.. 3 Projektorganisation 4 2. Budget.. 5 3. Projektaktiviteter 6 4. Beskrivning av projektgenomförandet. 8 Projektfaser.8 Förstudien...8 Nulägesanalys.9 Strukturmallar.9 Riktlinjer 10 Språkgruppen.11 Utbildning i klarspråk 12 Nylägesanalys 13 5. Diskussion och analys. 14 Har projektet lönat sig?..14 Riskanalys..14 6. Efter projektet. 15 Rekommendationer från projektgruppen..15 Till slut..16
1. Projektet Projektet startade på initiativ av kommunikationsenheten vid kommunstyrelsekontoret. Utgångspunkten för projektet är den språklag som kom den 1 juli 2009. I enlighet med den lagen strävade projektet efter att skapa förutsättningar för ett gemensamt skriftspråk i Enköpings kommun som är vårdat, enkelt och begripligt (vilket är definitionen av klarspråk). Ett gemensamt språk, som är klart, tydligt och tillgängligt utan att för den skull vara urvattnat, är ett viktigt verktyg i demokratiarbetet. Syftet med projektet var att alla dokument i kommunen skulle bli lättare att förstå och mer attraktiva att läsa för mottagarna. I förlängningen ökar detta närheten mellan politiker, tjänstemän och kommuninvånare. Klarspråksarbetet har även inneburit en stark fördel internt, eftersom de verktyg projektet tagit fram bidrar till att det går åt mindre tid till att formulera texter, besvara frågor, göra förtydliganden och klara ut missförstånd. Därmed är ett klarspråksarbete ett arbete som bidrar till en effektivare administration. Kommunens resurser är begränsade, behoven är stora och ambitionerna höga. Med ett klart språk i våra dokument går det åt mindre tid till att formulera texter, besvara frågor, göra förtydliganden och besvara frågor. Projektets strävan efter bättre service och insyn för kommuninvånarna, tillsammans med arbetet att öka effektiviteten inom förvaltningen innebär att projektet arbetat med att uppfylla två av de långsiktiga målen för Enköpings kommun. (Mål två och mål åtta enligt budget 2010.) I maj 2010 godkände dåvarande centrala ledningsgruppen (CLG, idag ELG, Enköpings kommuns ledningsgrupp) att projektet skulle starta. Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) godkände detsamma i juni samma år. Projektettiden sträckte sig från april år 2010 till juni år 2011. Mål med projektet Projektet satte upp två mål. Det ena målet var att öka läsförståelsen för skrivelser och texter som når kommuninvånarna. Det andra målet var att underlätta för kommunens medarbetare att skriva klarspråk. 1. Öka läsförståelsen för texter som når kommuninvånarna Projektet skulle mäta skillnaden i läsförståelse av kommunens skrivelser och texter till allmänheten och näringslivet, före och efter projektet. För att kunna göra detta genomförde projektgruppen två analyser. Den första, nulägesanalysen genomfördes i samband med projektstarten och den andra, nylägesanalysen, genomfördes i slutet av projektet. 2. Underlätta för våra medarbetare att skriva klarspråk Projektet skulle på olika sätt skapa förutsättningar som gör det möjligt för medarbetare att skriva klarspråk. Projektgruppen tog därför i nära samarbete med verksamheterna fram verktyg i form av riktlinjer och strukturmallar. Projektgruppen bildade även en förvaltningsövergripande stödfunktion (Språkgruppen) och genomförde utbildningar i klarspråk. 3
Projektgrupp och styrgrupp I projektgruppen ingick: Brit den Biggelaar, projektledare vid kommunstyrelsekontoret Andreas Lindbom, kanslichef vid kommunstyrelsekontoret Annika Eklund, informatör vid miljö- och byggnadsförvaltningen Cecilia Toresäter, informatör vid teknikförvaltningen Elin Stenius, informatör vid kommunstyrelsekontoret (till den 18 mars 2011) Eva Wiss, förvaltningssekreterare vid upplevelseförvaltningen Johan Engblom, nämndsekreterare vid teknikförvaltningen Malena Sattar, informatör vid kommunstyrelsekontoret (från den 21 mars 2011) I styrgruppen ingick: Synnöve Fridén, kommundirektör och projektägare (från den 1 april 2011) Staffan Viberg, före detta kommundirektör och projektägare (från april år 2010 till den 31 mars 2011) Christina Bringfors Dahlgren, informationschef vid Enköpings kommun Gunilla Westberg, förvaltningschef vid socialförvaltningen Göran Hedström. förvaltningschef vid skolförvaltningen Henrik Bengtsson, förvaltningschef vid miljö- och byggnadsförvaltningen Marie Palmgren, förvaltningschef vid vård- och omsorgsförvaltningen Projektorganisation För att nå största möjliga effektivitet delades projektgruppen in i tre övergripande grupper. Hela projektgruppen hade däremot ansvar för och drev projektet som helhet. Projektledaren var aktiv inom alla tre grupperingarna. Fokus på strukturmallar Andreas Lindbom Annika Eklund Fokus på riktlinjer för klarspråk Eva Wiss Johan Engblom Fokus på kommunikation och övergripande frågor Elin Stenius (senare Malena Sattar) Cecilia Toresäter För att kunna ta fram strukturmallarna för beslutstexter har projektgruppen arbetat med arbetsgrupper med representanter från flera förvaltningar. Läs mer om detta på sidan 9. 4
2. Budget Projektet hade en total budget på 490 000 kronor. Den ursprungliga budgeten var 457 000 kronor (420 000 kronor via ett beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott och 37 000 kronor som kommunstyrelsekontoret skulle bidra med). Projektet har hållit budget och avslutade projektet med ett överskott på 18 000 kronor. Den summan gick över till Språkgruppen som har använt pengarna till fortsatta utbildningar i klarspråk för kommunens skribenter. Språkgruppen har även använt pengarna för att delta i klarspråkskonferensen Begriplex (den 21 oktober 2011). Konferensen arrangerades av föreningen Ess Examinerade språkkonsulter i svenska. Projektet har använt budgeten på följande sätt: Avsparksmöte för cirka 150 av kommunens skribenter där Anna Källdén underhöll med tänkvärda tankar om ord. Kostnad: 26 410 kronor. Nu- och nylägesanalys utförd av marknadsundersökningsföretaget TNS- Sifo. Kostnad: 166 000 kronor. Kunskapsdag i Stockholm, projektledare. Studiebesök Försäkringskassan samt informationsseminarium i regi av Funka.nu. Kostnad: 4 000 kronor. Grundläggande klarspråksutbildning för cirka 200 av kommunens skribenter. Utbildningen skedde via ett externt utbildningsföretag, Ett Apelsin. Kostnad: 240 000 kronor. Catering för fika vid utbildningar. Kostnad: 5 000 kronor Reprotryck, material för utbildningar Kostnad: 1 500 kronor Klarspråkskontroller av text Kostnad: 3 000 kronor Utbildning för Språkgruppen samt böcker som stöd i deras arbete (Svenskt Språkbruk, Svenska skrivregler och Språkriktighetsboken). Kostnad: 8 500 kronor. Avslutningsaktivitet för projektgruppen. Kostnad: 17 100 kronor. Summa: 471 510 kronor Utöver detta har projektet beställt profilprodukter i form av informationsfolder, block (A5 respektive A4), pennor, nyckelband, godis samt kassar. Dessa har kommunikationsenheten betalat. 5
3. Projektaktiviteter Aktiviteter för att marknadsföra projektet Intern kommunikation: Projektgruppen tog fram projektets slogan: Vårt språk är klarspråk. Kommunens grafiska designer arbetade fram ett igenkänningsmärke för projektet. Löpande artiklar på kommunens intranät, Insidan. Avspark för projektet för cirka 150 av kommunens skribenter. Skribenterna utsågs i samarbete mellan projektgruppen och förvaltningschefer. Presentation av status, planering och aktuella händelser varje månad på InfoForum. InfoForum är ett nätverk för informatörer och informationssamordnare på kommunens olika förvaltningar. Kommunikationsenheten med kommunens informationschef är sammankallande för gruppen. Presentationer av projektet och dess utveckling på arbetsplatsträffar och liknande. Grundläggande klarspråksutbildning för cirka 200 av kommunens skribenter. Skribenterna utsågs i samarbete mellan projektgruppen och förvaltningschefer. Projektgruppen höll arbetsmöten med representanter från samtliga förvaltningar för att ta fram ett gemensamt förslag för strukturmallar för beslutsdokument. Träffar med nämndsekreterargruppen med fokus på strukturmallar och språk i kommunens protokoll. Extern kommunikation: Artikel i varje nummer av EnköpingNU! under projekttiden. Enköping NU! är kommunens egen tidning. Den har en upplaga på 21 000 exemplar och kommer ut fyra gånger per år. Presskontakt som resulterade i artiklar i Enköpings-Posten i samband med avspark och avslut för projektet. Presentation av kommunens klarspråksarbete vid länsstyrelsen i Uppsala län. Vid mötet deltog miljöinspektörer verksamma i länet. Presentationen skedde den 20 maj 2011. Aktiviteter för att kommunicera med beslutsfattare och kommunledning Möten varje månad med styrgruppen. Presentationer för kommunens ledningsgrupp om projektets framsteg. Presentation av riktlinjer och strukturmallarna för beslut och protokoll den 2 maj 2011. Vid presentationen deltog samtliga nämnders ordförande och vice ordförande. Presentation av nu- och nylägesanalyser för styrgruppen. Aktiviteter för att driva projektet framåt Insamling av texter inför nulägesanalysen från samtliga förvaltningar med hjälp av informatörer och nämndsekreterare. TNS-Sifo genomförde en nulägesanalys av kommunens texter i augusti 2010. 6
Möten med projektgruppen varje vecka fram till att utbildningsserien började våren 2011. Då gick projektgruppen över till längre möten varannan vecka. Diskussioner med myndigheter och kommuner som redan arbetar med klarspråk. Möten med tre möjliga utbildningsföretag för utbildning i klarspråk. Möte med två representanter från Försäkringskassan för att diskutera hur de har arbetat och idag arbetar med klarspråk. Projektledaren deltog på ett informationsseminarium i regi av Funka.nu. I samarbete med kommunens upphandlingsavdelning skrev och skickade projektgruppen anbudsförfrågan för nu- och nylägesanalyser. TNS-Sifo genomförde nulägesanalys av kommunens texter under hösten 2010. Språkgruppen fick en grundutbildning i hur man arbetar med klarspråk. TNS-Sifo genomförde en nylägesanalys av kommunens texter i maj 2011. 7
4. Beskrivning av projektgenomförandet Projektfaser Projektfas ett, april till juli 2010: Projektledaren satte samman en projektgrupp och tar fram ett förslag till projektdirektiv. Projektgruppen genomförde en förstudie för att analysera nuläget. I förstudien ställde projektgruppen frågor som hur arbetar kommunen med språkfrågor idag? och går det att identifiera några problemområden? Projektgruppen fick tilldelade ansvarsområden. Projektgruppen skrev projektdirektiv. Dessa baserades bland annat på det som kom fram i förstudien. Projektfas två, augusti 201 till april 2011: Undersökningsföretaget TNS-Sifo genomförde en så kallad nulägesanalys av ett urval av kommunens texter. Avspark för cirka 150 av kommunens skribenter. Projektgruppen tog fram strukturmallar för beslutsdokument. Detta skedde i samarbete med representanter vid samtliga förvaltningar. Projektgruppen tog fram riktlinjer för klarspråk. Styrgrupp, kommundirektör och kommunens ledningsgrupp godkände riktlinjer och strukturmallar under mars månad 2011. Cirka 200 av kommunens skribenter gick utbildning i klarspråk och innehållet i riktlinjerna för klarspråk. Den förvaltningsövergripande stödfunktionen Språkgruppen formades. Projektfas tre, maj till juni 2011: Den 2 maj presenterade projektgruppen riktlinjer och strukturmallar för ordförande och vice ordförande i samtliga nämnder. Språkgruppen byggde upp en sida för klarspråk på kommunens intranät Insidan. Språkgruppen fick utbildning i klarspråksfrågor. Undersökningsföretaget TNS-Sifo genomförde en nylägesanalys av ett urval av kommunens texter. Projektet avslutades. Förstudien Under den första fasen av projektet gjorde projektgruppen en förstudie som genomlyste dokument från samtliga förvaltningar. Den visade att de texter som vänder sig till allmänheten ofta vare sig är anpassade till mottagaren eller målgruppen. I förstudien såg projektgruppen även att det fanns ett antal typtexter som medarbetare antingen upplevde som svåra att skriva eller som de fick många frågor om från mottagarna. Dessa texter var informationstexter, ansökningar, övriga blanketter och beslut. Förstudien visade även att det finns en stor variation både vad gäller struktur, innehåll, ordval, layout och tonalitet i samma typ av dokument. Många av 8
kommunens skribenter var också osäkra på hur de ska utforma texter just när det gäller dessa områden. Skribenterna upplevde att det var svårast att skriva beslutsdokument, men även att formulera texter i allmänhet. Projektgruppen beslöt därför att fokusera på att arbeta fram strukturmallar för beslutsdokument och allmänna riktlinjer för klarspråk. Nulägesanalys För att kunna mäta om projektets arbete med klarspråk har gett något resultat har projektgruppen valt att genomföra textanalyser. I början av projektet genomförde projektgruppen en nulägesanalys och i slutet av projektet en nylägesanalys. Analysföretaget TNS-Sifo genomförde analyserna på uppdrag av projektgruppen. Detta visade nulägesanalysen: Sexton kommuninvånare fick titta på, läsa igenom och analysera åtta typdokument. Typdokumenten var olika typer av beslutsdokument, informationsmaterial och blanketter. Rapport och filmmaterial från nylägesanalysen har Språkgruppen tillgång till, och delar gärna med sig av till den som är intresserad. Nulägesanalysen visade att projektgruppen valde rätt när det gäller inriktningen på projektet. Majoriteten av intervjupersonerna hade stora problem med att förstå innehållet i beslutsdokumenten. De hade också svårt att hitta och förstå besluten, som de i flera fall missuppfattade. Många av intervjupersonerna reagerade på strukturen i dokumenten och det var många ord som de inte förstod. De allra flesta upplevde att distansen mellan mottagare och avsändare var väldigt stor. Flera berättade att de inte skulle våga ifrågasätta ett beslut, eftersom vi inte kan skriva på det här sättet tillbaka till kommunen. När det gäller informationsmaterial reagerade intervjupersonerna på att det fanns förkortningar som inte förklarades. Intervjupersonerna ville att bilder skulle passa ämnet och vissa undrade även vem avsändaren var, de saknade kommunens logotyp. Strukturmallar För att skapa bästa möjliga förankring för de kommunövergripande strukturmallarna samarbetade projektgruppen med tre olika arbetsgrupper. I arbetsgrupperna fanns representanter från miljö- och byggnadsförvaltningen, teknikförvaltningen och nämndsekreterare. De tre arbetsgrupperna analyserade sina egna beslutsdokument och arbetade fram varsitt exempel på hur de skulle vilja att den nya kommunövergripande strukturmallen skulle se ut. I mars 2011 träffades sedan representanter från samtliga förvaltningar där alla enades om strukturmallar för delegeringsbeslut och protokoll. Projektgruppen fattade därefter beslut för hur strukturmallarna för beslutsdokument och protokoll skulle se ut. Projektets styrgrupp och kommunens ledningsgrupp godkände detta beslut i april 2011. Strukturmallarna visar till exempel hur vi i Enköpings kommun skriver datum, hur vi anger ärendenummer, hur vi skriver avsändare och hur vi sätter rubrik. I strukturmallarna finns ett antal standardrubriker som handläggaren kan välja mellan. 9
De största skillnaderna mellan de gamla och nya strukturmallarna är följande: Beslutet står först. Det finns rubriker och underrubriker. I mallen finns ett antal standardrubriker som ska användas. Beslutsmeningen ska inte vara uppdelad i att-satser Omröstningar ska redovisas i tabellform. Delegationsbeslut heter numera delegeringsbeslut. Tanken är att strukturmallarna ska byggas in i de olika system som finns vid de olika förvaltningarna, men själva införandet låg utanför projektets omfattning. När strukturmallarna finns i de olika systemen ska samtliga medarbetare använda dessa mallar. När strukturmallarna har förts in i respektive ärendehanteringssystem kommer Språkgruppen att verka för att användarna får utbildning i hur man använder strukturmallarna. Detta för att maximera nyttan av strukturmallarna. Riktlinjer Projektgruppen har arbetat fram skräddarsydda riktlinjer för hur vi skriver inom Enköpings kommun. Det finns väldigt många pålitliga källor att titta i om man behöver stöd i sitt skrivande, både vad det gäller allmänna svenska skrivregler, branschordlistor och svensk grammatik. För att kunna stödja medarbetarna i deras arbete valde projektgruppen att fokusera på två områden: Projektgruppen gjorde en inventering av vilka allmänna svenska skrivregler som verkar vara extra svåra och krångliga för kommunens medarbetare. Några exempel är engelska uttryck, så kallade anglicismer, att skriva tusental, hur man bör skriva pronomen, tempus och myndighetsnamn. I vissa fall finns det inga entydiga regler. I de fallen har projektgruppen diskuterat både internt och externt för att sedan fatta beslut i frågan. Exempel på sådana frågor är du/ni, förvaltningsnamn med stor eller liten bokstav, hur våra signaturer bör struktureras och ska/skall. Riktlinjerna är godkända av styrgruppen för projektet och kommunens ledningsgrupp. Riktlinjerna är styrande för samtliga medarbetare och gäller för all skriven text (oavsett kanal). Språkgruppen För att Enköpings kommun ska lyckas med att införa klarspråk i alla delar av verksamheten och för att hålla frågan levande förslog projektgruppen att en Språkgrupp skulle bildas. Den 12 maj beslutade kommunens ledningsgrupp att bilda en Språkgrupp som består av representanter från samtliga förvaltningar. Syftet med Språkgruppen är att utveckla och förvalta klarspråk inom kommunen. Språkgruppen ska: Agera som stöd till kollegor i språkfrågor. Samordna språkfrågor som kommer upp. Uppmuntra kollegor att läsa varandras texter. Bolla formuleringar, ordval med mera med kollegor som ber om stöd. 10
Lära skribenter var de kan hitta stöd, hjälp till självhjälp. Ordna kurser och föreläsningar inom området klarspråk (både riktade och allmänna). Omvärldsbevaka och kommunicera förändringar. Omarbeta riktlinjerna vid behov. Ta initiativ till att, med jämna mellanrum, testa texter på externa målgrupper. Driva Språkgruppens sida på kommunens intranät. Ta vid där projektet slutar och driva vidare frågor som till exempel implementering av strukturmallarna i word-mallar och verksamhetssystem, ta fram fler strukturmallar och annat relaterat till området klarspråk. Språkgruppen har mandat att säga till och ge råd till kollegor när de ser att riktlinjerna för klarspråk respektive strukturmallarna inte följs. Kommunikationsavdelningen är ytterst ansvarig för klarspråksarbetet. Avdelningen har också en representant i Språkgruppen, som också är samordnare av det fortsatta arbetet med klarspråk. Språkgruppen består av följande personer: Andreas Lindbom, kommunstyrelsekontoret Elin Hjelm, vård- och omsorgsförvaltningen Annika Eklund, miljö- och byggnadsförvaltningen Cecilia Toresäter, teknikförvaltningen Eva Wiss, upplevelseförvaltningen Malena Sattar, kommunstyrelsekontoret, samordnare Maria Johansson, utbildningsförvaltningen Yvonne Loberg, socialförvaltningen Jessika Lindegren, skolförvaltningen Utbildning i klarspråk Under perioden april till maj år 2011 genomförde projektgruppen, med hjälp av det externa utbildningsföretaget Ett Apelsin, 16 utbildningstillfällen för nästan 200 av kommunens skribenter. På utbildningen fick deltagarna lära sig vad klarspråk är och varför det är så viktigt. En stor del av tiden fick deltagarna ägna sig åt praktiska övningar där de bland annat använde riktlinjerna för klarspråk för att skriva om dokument som Språkgruppen samlat in från verksamheterna. Utvärdering av utbildningen Samtliga kursdeltagare fick möjlighet att svara på en enkät om utbildningen. Svarsfrekvensen var 36 procent. Resultatet var mycket positivt och planerna är att Språkgruppen fortsätter att erbjuda motsvarande utbildning efter projektet till de skribenter som inte deltog under våren 2011. Detta har skett under hösten 2011 och planerna är att kontinuerligt fortsätta med denna typ av utbildningar. På frågan Känner du att du lärde dig något nytt på utbildningen? svarade hela 90 procent positivt, och 56 procent ville ha en vidareutbildning inom klarspråk. Det 11
man efterfrågade är både skräddarsydda kurser och allmänna skrivkurser. Skräddarsydda kurser som deltagarna efterfrågade var till exempel hur man skapar en tydlig struktur i en rapport, hur man skriver hänvisningar till lagtext och hur man kan skriva om samma text till olika målgrupper. De mest populära momenten under utbildningen var: Den praktiska uppgiften att skriva om existerande texter (bland annat med hjälp av riktlinjerna för klarspråk). Genomgången av vad klarspråk är. Genomgången av språklagen. Deltagarna arbetade med texter som Språkgruppen hämtat in från de olika verksamheterna vilket många speciellt berömde i utvärderingen. Några enskilda deltagare hade förslag till förbättringar inför kommande kurser: Mer träning på att använda våra riktlinjer. Flera praktiska övningar. Positivt om lärarna har erfarenhet av kommunal verksamhet. Nylägesanalys För att kunna avgöra om projektgruppens arbete har gett något resultat upprepade TNS-Sifo undersökningen som projektgruppen lät genomföra vid projektstarten. Vid denna undersökning gick intervjupersonerna igenom beslutsdokument och informationsmaterial. Dessa var skrivna i kommunens nya strukturmallar och enligt kommunens riktlinjer för klarspråk. Resultatet var mycket positivt. En kort sammanfattning är att Enköpings kommun är på rätt väg. Samtliga intervjupersoner hittade och förstod besluten. De uppskattade att vi tagit bort och istället skrivit ut ordet paragraf. Majoriteten av respondenterna uppskattade den trevliga tonen och tydligheten i dokumenten. De tyckte också att nu kändes det som om vi skrev från människa till människa, och inte som tidigare från myndighet till människa. Rapport och filmmaterial från nylägesanalysen har Språkgruppen tillgång till, och delar gärna med sig av till den som är intresserad. 12
5. Diskussion och analys Har projektet lönat sig? För att med säkerhet kunna säga om projektet lönat sig eller inte, behöver Enköpings kommun, genom bland annat Språkgruppen, fortsätta med klarspråksarbetet inom kommunen och även göra återkommande mätningar framöver. Men redan nu visar det sig, med stöd i nylägesanalysen, att måluppfyllelsen i projektet är god. Riskanalys Dragkraft Språkgruppen, med önskan om draghjälp från kommunens ledningsgrupp, måste arbeta aktivt för att riktlinjer och strukturmallarna blir en del av vardagen för kommunens skribenter. Om inte riskerar vi att förlora både den kunskap om och det intresse för klarspråk, som projektgruppen byggt upp inom kommunen. Mallar i ärendehanteringssystem För att kunna använda strukturmallarna på ett enkelt och effektivt sätt måste mallarna in i alla de olika verksamhetssystem som finns på förvaltningarna. Det är varje förvaltning och respektive systemägare som har ansvar för att göra detta. Under hösten 2011 byggdes strukturmallarna in i ärendehanteringssystemet W3D3 och miljö- och byggnadsförvaltningen kommer att anpassa sina två system ByggR och ECOS innan årsskiftet år 2011. Men flera system är kvar och om vi inte bygger in mallarna in i dessa system riskerar vi att skribenterna inte kommer att använda mallarna. Under år 2012 kommer kanslichefen, tillsammans med nämndsekreterarna, att ta fram en så kallad Ärendehandbok. I den kommer det att finnas exempel på mallar för protokoll, tjänsteskrivelser och delegeringsbeslut. Ärendehandboken kommer på så vis att fungera som ett stöd i arbetet med att bygga in strukturmallarna i de olika verksamhetssystem som finns på förvaltningarna. 6. Efter projektet Att få kommunens skribenter att börja skriva mer klarspråk innebär en beteendeförändring. Sådana förändringar tar tid, och vi tror att det kommer att ta flera år innan vi med säkerhet kan säga att vi skriver klarspråk i vår kommun. Projektet har tagit fram ett antal verktyg som underlättar dels för våra kollegor att skriva klarspråk och dels för att Språkgruppen ska kunna driva frågan. Våra kollegor behöver påminnas om att vi ska skriva klarspråk i vår kommun. Det kommer att ske genom olika typer av aktiviteter som Språkgruppen anordnar. Rekommendationer från projektgruppen Klarspråk ska bli en integrerad och naturlig del av verksamheten. För att detta ska ske måste Språkgruppen vara aktiv och dels hålla ett öga på de texter som produceras, dels erbjuda föreläsningar, utbildningar och liknande. 13
Projektgruppen rekommenderar också att Språkgruppen: Kommunicerar och diskuterar klarspråk. Till exempel genom att marknadsföra klarspråksidan på intranätet, besöka arbetsplatsträffar, fånga upp nyanställda och andra aktiviteter för att driva klarspråksarbetet framåt. Bevakar och arbetar för att bygga in strukturmallarna för beslut och protokoll i respektive verksamhetssystem. Erbjuder riktade utbildningsinsatser till olika grupper. Erbjuder grundläggande klarspråksutbildningar för kommunens skribenter. Skapar en mötesteknisk ordlista (en ordlista över vad vanligt förekommande ord i exempelvis nämndprotokoll betyder). Denna ordlista finns tillgänglig på kommunens webbplats för att besökare lättare ska förstå beslutsprotokollen. Kämpar för att uppnå den morot vi i projektet satte upp: Att bli nominerade till Klarspråkskristallen år 2012 och att vinna den år 2013. Under projektets gång har projektgruppen märkt av ett stort behov av ett kommunövergripande blankettprojektet för att se över struktur, text, layout och digitalisering. Denna fråga har Språkgruppen fört vidare till kommunikationsenheten och till InfoForum. Till slut Projektet om klarspråk har fått stor uppmärksamhet, både inom och utanför kommunen. Entusiasmen, intresset och viljan att förändra har varit stor bland dem som deltagit i arbetsgrupperna. De största orsakerna till att projektgruppen har lyckats är följande: Arbetet har varit väl förankrat bland kommunens medarbetare genom arbetsgrupper och kommunikation om klarspråk via olika typer av kanaler. Arbetet har varit väl förankrat hos den högsta ledningen och även politiskt. Projektgruppen har varit kunnig, intresserad och professionell. Styrgruppen har varit stark och engagerad. Nu är det Språkgruppen som ansvarar för att driva arbetet vidare med målet att Enköpings kommun ska vara en modern kommun med ett modernt språk där alla medarbetare, chefer och politiker skriver klarspråk som är vårdat, enkelt och begripligt. Ett aktivt klarspråksarbete som utgår från ett medborgarfokus bidrar såväl till demokratiarbetet, en effektivare förvaltning med bättre användande av kommunens resurser som till att stärka varumärket Enköpings kommun. Ett aktivt klarspråksarbete är viktigt för vår trovärdighet, det speglar vad organisationen står för och vi har alla mycket att vinna på att våra kommuninvånare förstår vad vi säger och vad vi skriver. Klarspråk lönar sig. Projektgruppen för Klarspråk. 14