Effekter av digitaliseringen: Störningar och begränsningar vid videobesök

2019-05-21 Projekt Hemsjukhusvård Effekter av digitaliseringen: Störningar och begränsningar vid videobesök Kristina Groth, Karolinska Universitetssjukhuset och Karolinska Institutet Linda Sturesson, Karolinska Institutet

Videobesök i patientflöden med behandlingsprogram En studie av digitaliseringens effekter Effects of the Digital Transformation: Qualitative Study on the Disturbances and Limitations of Using Video Visits in Outpatient Care Sturesson & Groth Clinicians Selection Criteria for Video Visits in Outpatient Care: Qualitative Study Sturesson & Groth Båda publicerade i Journal of Medical Internet Research: https://www.jmir.org/2018/6/e221/ https://www.jmir.org/2018/11/e288

Presentationens upplägg Bakgrund Metod Resultat Diskussion Slutsatser

5 Hur det hela började 2015 Utveckling av ett koncept för videobesök i öppenvården Nytta Bättre kontinuitet Minskat resande Jämlik vård Ökad tillgänglighet Behov Standardisering Interoperabilitet Hinder Ersättningssystem Integration Förvaltning av helhetslösning

Videobesök i behandlande patientflöden (Logopedi och Överviktscentrum)

Störningar och begränsningar - lite repetition En störning är något som skiljer sig från normen, från det som man ifråga är van vid. En begränsning är en abstrakt känsla eller upplevelse att något inte är tillräckligt eller att något är begränsat. En störning kan leda till att man upplever en begränsning. En störning och begränsning kan upplevas negativt eller positivt. En störning och begränsning kan uppstå på grund av tekniken, omgivningen eller en situation.

8 Om videomedierade vårdmöten Videobesök kan vara lika effektiva som möten på samma plats. Videobesök anses vara säkra, effektiva och lämpliga i öppenvård. Patientens val av plats kan påverka den komplexa kommunikationen mellan patient och kliniker. En icke-klinisk omgivning En klinisk omgivning manifesterar social ordning och underlättar upprätthållandet av roller Omgivningen kan ge upphov till begränsningar och störningar Omgivningen kan påverka patientens nöjdhet, attityd och prestation under mötet Vad händer i omgivningen, som inte syns? Vilka effekter kan uppkomna störningar och begränsningar ge?

9 Om videomedierade vårdmöten (forts) Det finns stora utmaningar vid implementering av videobesök Det innebär en förändring av arbetssätt med avseende på roller, auktoritet, uppgifter och processer Det förändrar maktförhållandet mellan deltagarna och deras förväntningar på varandra. Aspekter som kan ha en inverkan på resultatet från ett videobesök Patient och kliniker etablerar en relation och förtroende mellan varandra Det finns ett behov av tät kontakt med patienten Det ställer krav på nödvändig teknisk färdighet Patientens preferenser och omständigheter

11 Metod Kvalitativt och explorativt studieupplägg Intervjuer och observationer Fokus på Situationer som uppstår i den omgivning videobesöken skedde Handlingar som sker utifrån situationerna i omgivningen Förstå fenomenet videobesök och dess roll i en vidare kontext Formella och informella tillfällen i det vardagliga arbetet Spontana diskussioner relaterade till videobesök

Jämförelse mellan klinikerna Patientpopulation Klinik A Barn och ungdomar med övervikt (2-18 år) Klinik B Vuxna med övervikt (>18 år) Erfarenhet av videobesök Började använda videobesök när studien startade. Hade använt videobesök under sex månader innan studien startade Lokal för videobesök Ett dedikerat bokningsbart rum utrustat med dator, kamera och headset. Behandlaren använde sitt eget rum utrustat med dator, kamera och headset.

Jämförelse av patientpopulationen Anhörigas roll i behandlingen Klinik A Barn: Besök på klinik tillsammans med barnet. Uppföljning och avstämning per telefon med anhörig. Tonåring: Bedöms om de är mogna att ta eget ansvar. I så fall deltar vanligtvis inte anhörig i uppföljningen. Klinik B Anhöriga har ingen officiell roll i behandlingen och närvarade inte under videomöten. Ansvar för behandlingen Anhöriga ansvarar för barnets behandling. Patienten ansvarar för sin egen behandling.

Antal observationer och intervjuer Klinik A Klinik B Totalt Totalt Kliniker Patient Anhörig Båda Totalt Kliniker Patient Observation 13 9 6 5 3 1 4 2 4 Intervju 14 10 6 4 2

15 Den tekniska lösningen En vanlig webbaserad videokonferenslösning Krypterad kommunikation Adekvat kvalitet på ljud och bild för enkla videobesök Möjlighet att dela dokument Patienten kan använda sin egen dator eller en mobil enhet Klinikern använde vanligtvis en dator utrustad med kamera och headset

Störningar och begränsningar - lite repetition En störning är något som skiljer sig från normen, från det som man ifråga är van vid. En begränsning är en abstrakt känsla eller upplevelse att något inte är tillräckligt eller att något är begränsat. En störning kan leda till att man upplever en begränsning. En störning och begränsning kan upplevas negativt eller positivt. En störning och begränsning kan uppstå på grund av tekniken, omgivningen eller en situation.

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Tid: Flexibilitet i tid och rum Störningar Oberoende av plats Begränsningar Möjlighet att schemalägga möten utanför receptionens öppettider Enklare att schemalägga möten med patienter som bor långt bort från kliniken

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Tid: Flexibilitet i tid och rum Tid: Vara sen / i tid Störningar Oberoende av plats Frustration Begränsningar Möjlighet att schemalägga möten utanför receptionens öppettider Enklare att schemalägga möten med patienter som bor långt bort från kliniken Brist på funktionalitet för att kommunicera förseningar

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Störningar Begränsningar Tid: Flexibilitet i tid och rum Tid: Vara sen / i tid Oberoende av plats Frustration Klinikern är sen in till kontoret på grund av dåligt väder Patienten är inte där när klinikern loggar in till mötet 9 minuter sent Möjlighet att schemalägga möten utanför receptionens öppettider Enklare att schemalägga möten med patienter som bor långt bort från kliniken Brist på funktionalitet för att kommunicera förseningar Datorn har ingen serverkontakt så klinikern kan inte hitta patientens kontaktuppgifter Klinikern tar sitt Siths-kort, går till sitt kontor, loggar in på sin dator, hittar kontaktuppgifterna Klinikern går tillbaka till rummet för videobesök, loggar in på nytt och ringer patienten på telefon Patienten var inne i ett annat videomötesrum, vilket inte borde hända Efter 23 minuter etableras kontakt, mycket oro och frustration hos alla parter

Resultat: Vara sen / i tid Totalt Klinik A Klinik B Videobesök # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Klinikern loggade in i tid 9 Y Y Y N Y N Y N N Y Y N Y Y Patient/anhörig var inloggad när klinikern loggade in 3 N N N N N N N N Y N N Y N Y Klinikern ringer patient/anhörig 6 Y N Y Y N Y Y N N Y N N N N Videobesöket började vid utsatt tid 4 Y Y N N Y N N N N N N N N Y Videobesöket började efter utsatt tid 10 N N Y Y N Y Y Y Y Y Y Y Y N Antal minuter efter utsatt tid som videobesöket började 12 26 23 19 9 3 28 3 3 6

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Störningar Begränsningar Tid: Flexibilitet i tid och rum Oberoende av plats Möjlighet att schemalägga möten utanför receptionens öppettider Enklare att schemalägga möten med patienter som bor långt bort från kliniken Tid: Vara sen / i tid Frustration Brist på funktionalitet för att kommunicera förseningar Tid: Väntan och inloggning Död-tid i väntan på att mötet ska börja Behöver aktivt kolla om patienten har loggat in Brist på funktionalitet för att uppmärksammas att patient/anhörig har loggat in

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Tid: Flexibilitet i tid och rum Tid: Vara sen / i tid Tid: Väntan och inloggning Störningar Oberoende av plats Frustration Död-tid i väntan på att mötet ska börja Behöver aktivt kolla om patienten har loggat in Begränsningar Möjlighet att schemalägga möten utanför receptionens öppettider Enklare att schemalägga möten med patienter som bor långt bort från kliniken Brist på funktionalitet för att kommunicera förseningar Brist på funktionalitet för att uppmärksammas att patient/anhörig har loggat in Om jag loggar in 5 min i förväg, då kanske jag kan svara på ett mail eller så. Även 2 min, det är för kort tid för börja med något. Då sitter jag bara där och tittar på skärmen, vilket känns lite meningslöst.

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Sinnen: Att höra och höras Störningar Teknikproblem Teknikprobelm delas mellan kollegor Begränsningar Barriär för implementering av videobesök Anpassa mötet till kända problem Klinikern frågar patienten om denne ser en ikon för ljud på telefonen. Patienten nickar. Klinikern säger försök att klicka på den, jag kan se att ljudet inte är på från din sida.

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Sinnen: Att höra och höras Sinnen: Att se och synas Störningar Teknikproblem Teknikprobelm delas mellan kollegor Komma ihåg att inte vara inaktiv vid datorn Kända teknikproblem Patienten försvinner utom synhåll Ett förlängt kliniskt öga in i patientens omgivning Begränsningar Barriär för implementering av videobesök Anpassa mötet till kända problem Skärmen låser sig Anpassa planen för mötet Svårt att förstå orsaken till varför patienten försvinner Bidrar till enbredare insikt kring patientens personlighet och bidrar till en ökad känsla av att man kommer närmre patienten

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Störningar Begränsningar Sinnen: Att höra och höras Sinnen: Att se och synas Teknikproblem Teknikprobelm delas mellan kollegor Komma ihåg att inte vara inaktiv vid datorn Kända teknikproblem Patienten försvinner utom synhåll Ett förlängt kliniskt öga in i patientens omgivning Nu har jag noterat att jag får en mer personlig bild av personen när jag kommer in i deras hem, plötsligt blir det verkligt, det blir liksom en närmare kontakt. Barriär för implementering av videobesök Anpassa mötet till kända problem Skärmen låser sig Anpassa planen för mötet Svårt att förstå orsaken till varför patienten försvinner Bidrar till enbredare insikt kring patientens personlighet och bidrar till en ökad känsla av att man kommer närmre patienten Du kan liksom ta del av deras privatliv. Jag tror det kan ha en effekt kring följsamheten. Det kanske har en positiv effekt om jag säger vilken fin färg och du ser att alla blir glada. Det är något personligt, bara en liten kommentar.

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av omgivningen Patientens omgivning Störningar Patienten försvinner utom synhåll Synfältet ändras Okända områden där störningar är svåra att förstå Miljön i sig och vad som kan eller inte kan ses Begränsningar Svårt att förstå orsaken till varför patienten försvinner Patientens omgivning läggs till Innehållet i mötet Innehållet i mötet Patienten befinner sig i en parkerad bil under videobesöket. Något händer under videobesöket, något klinkern beskriver som en glitch, något hen tolkar som att någon kommer in i bilen. Mötet var nästan klart så klinikern avslutar lite snabbare än vad hen skulle ha gjort vid ett fysiskt möte då hen inte fick samma fokus efter glitchen.

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av omgivningen Patientens omgivning Störningar Patienten försvinner utom synhåll Synfältet ändras Okända områden där störningar är svåra att förstå Miljön i sig och vad som kan eller inte kan ses Begränsningar Svårt att förstå orsaken till varför patienten försvinner Patientens kontext läggs till Innehållet i mötet Innehållet i mötet Patienten, ett barn, var hemma under videobesöket. Plötsligt tittar barnet åt sidan flera gånger och börja le och skratta. Klinikern frågar patienten om det är någon annan person som ville delta i mötet. Det visade sig vara ett yngre syskon. Klinikern sade i uppföljande intervjun att hen skulle prata med anhörig om detta.

Resultat: Störningar och begränsningar orsakade av omgivningen Patientens omgivning Klinikerns omgivning Störningar Patienten försvinner utom synhåll Synfältet ändras Okända områden där störningar är svåra att förstå Miljön i sig och vad som kan eller inte kan ses Behöver kolla att rummet är tillgängligt Begränsar patientens vy Begränsningar Svårt att förstå orsaken till varför patienten försvinner Patientens kontext läggs till Innehållet i mötet Innehållet i mötet Barriär för att börja använda videobesök Endast delar av klinikerns rummet behöver vara professionellt Endast delar av klinkerns kläder behöver vara professionellt

37 Sammanfattning av resultat Störningar och begränsningar orsakade av tekniken Tid: Flexibilitet i tid och rum Tid: Vara sen / i tid Tid: Väntan och inloggning Sinnen: Att höra och höras Sinnen: Att se och synas Störningar och begränsningar orsakade av omgivningen Patientens omgivning Klinikerns omgivning

Sammanfattning av urvalskriterier: Praktikaliteter Tema Perspektiv Kriterie Praktikaliteter Villkor Patienten är positiv till videobesök Patienten har tillgång till nödvändig teknik Patienten har tidigare haft fysiskt besök på kliniken Facilitera behandling För patienter som bor långt från kliniken För patienter med ekonomiska begränsningar som kan göra det svårt att fullfölja behandlingen För patienter med andra sjukdomar eller begränsningar som kan påverka fysiskt besök För patienter med familje-, arbets- eller skolrelaterade aspekter som kan hindra fysiska besök För patienter med brist på tid på grund av skola, arbetet eller medicinsk status

Sammanfattning av urvalskriterier: Patientförmåga Tema Perspektiv Kriterie Patientförmåga Välmående Mindset Relation Patienten är stabil i vikt Patienten mår bra mentalt Patienten har inte multipla diagnoser Patienten kan ta ansvar Patienten har en förståelse för sin sjukdom Patienten kan förstå instruktioner om hur tekniken ska användas Patienten klarar av att använda tekniken Klinikern har etablerat en relation med patienten

Sammanfattning av urvalskriterier: Mötesinnehåll Tema Perspektiv Kriterie Mötesinnehåll Möjgliggörare Ett uttalat behov, från patient/anhörig, att ha en mer frekvent kontakt eller uppmuntran Ett identifierat behov, från kliniker, att ha en mer frekvent kontakt, mer uppmuntran eller återkoppling för att åstadkomma ett bättre utfall av behandlingen Videokommunikation bidrar till något i jämförelse med andra kommunikationskanaler Videokommunikation kan begränsa känsliga frågor i mötesinnehållet

42 Diskussion: Störningar och begränsningar Från en plats till en annan Transformering av ansvar Ett videobesök för in en ny kontext in till mötet En plats där patienten känner sig bekväm Konsekvenser av val av plats Videobesök tillför ytterliga omständigheter som kan påverka mötet Klinikern är ansvarig för att anpassa innehållet i mötet efter den plats patienten har valt Förbättringar av konceptet videobesök Flexibilitet i tid och rum Aspekter relaterade till användbarhet i ljud och bild

43 Diskussion: Urvalsprocessen Bedömning av kriterier En del kriterier kunde förstärkas av andra En del kriterier bedömdes vara viktigare än andra Bedömningen gjordes av klinikerna, ofta enskilt men ibland i diskussion med en kollega Konsekvenser av urvalsprocessen Patientens delaktighet i urvalsprocessen Balansen mellan olika kriterier Användningen av kriterierna som ett verktyg i urvalsprocessen Större krav på patientens förmågor kan reducera risken för negativa störningar och begränsningar Patientinflytande i urvalsprocessen

45 Slutsatser: störningar och begränsningar En transformation av roller och ansvar sker när vi går från fysiska möten till videobesök. Videobesök tillför nya omständigheter, med risk att störningar och begränsningar uppstår, vilket i sig kan påverka innehållet i mötet. För att undvika negativa störningar under videobesöket, krävs en lyhördhet från klinikerns sida och ett förtroende för patientens omdöme. Förväntade och oväntade störningar och begränsningar under ett videobesök påverkar klinkerns beteende, känslor och innehåll i och under mötet, hur klinikern relaterar till de olika delarna i konceptet videobesök

46 Slutsatser: urvalskriterier Videobesök fungerar inte för alla. Det nya ansvar patienten tar kan komma att påverka innehållet i mötet och därmed även behandlingen. Urvalskriterier kan fungera som ett verktyg för att hitta en balans mellan vad en patient vill och vad klinikern torr att patienten kan hantera och uppnå bra behandlingsresultat. Urvalskriterierna kan minska antalet störningar och begränsningar lindra hur allvarliga dessa är fungera som en kommunikation mot patienten för de krav de representerar En metod för hur och när en patient ska involveras i urvalsprocessen rekommenderas då det kan stärka patientens känsla av ansvar och relationen till klinikern.