Verksamhetsplan 2015 Servicesektorn
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Sektorns budget... 4 2.1 Ekonomi... 4 2.1.1 Utfall för hela sektorn (Tkr)... 4 2.1.2 Nettokostnad per verksamhet... 4 3 Personal... 5 3.1 Personal... 5 3.1.1 Anställda... 5 3.1.2 Antal arbetade timmar... 5 3.1.3 Sjukfrånvaro... 5 3.1.4 Sjuklönekostnad... 5 4 Volymer... 6 4.1 Verksamhet... 6 4.1.1 Lokalvård... Fel! Bokmärket är inte definierat. 4.1.2 Måltidsservice... 6 4.1.3 Bemanningsenheten... 6 4.1.4 Lön- & Personaladministration... 6 5 Kommunstyrelsens resultatmål som sektorn planerar att arbeta med samt aktiviteter och indikatorer... 7 5.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt... 7 5.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service... 8 5.3 Säkra långsiktig personalförsörjning... 9 5.4 Underhållsåtgärder prioriteras... 10 5.5 Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete... 10 5.6 Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp... 11 6 Övriga viktiga mål som gäller sektorn... 12 6.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program... 12 6.2 Kommentar... 12 7 Åtagande/ överenskommelse... 13 Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 2(13)
1 Inledning Bakgrund Servicesektorn levererar tjänster över sektorsgränserna för kärnverksamheterna i kommunen. Servicesektorn bildades i april 2011 då dåvarande FM Service delades upp i rollerna för beställare och utförare. Servicesektorn är utföraren och UPU är beställare och samordnar kärnverksamhetens behov. Det mesta Servicesektorn levererar definieras i en servicekatalog. Arbetet med att definiera och vidareutveckla servicekatalogen görs i ett serviceråd där representanter från kärnverksamheterna är med. Servicekatalogen för kommande år beslutas i Förvaltningsledningen. Exempel på leveranser är Lön & Personaladministration, Entreprenad och transport, Fastighetsdrift och underhåll, Lokalvård, Verksamhetsservice, Bemanningstjänster, Måltider och IT. I Servicesektorn ingår också hamnverksamheten i Marstrand. Kärnverksamheten beställer vad de behöver ur servicekatalogen och tecknar ett servicenivåavtal (SLA) för detta där leverans, behov och kostnad definieras. I serviceråden sker även uppföljning av leveranser, kvalitet och volymer. Visionen för sektorn är: Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. SOLTAK kommer under året att ha en påverkan på organisationen inom Lön & Personaladministration samt IT. Kundservice och växel har lämnat Servicesektorn och ingår fr.o.m. årsskiftet i Kundcenter, Kultur och Fritid. Sektorn är organiserad enligt nedan: Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 3(13)
2 Sektorns budget 2.1 Ekonomi Kommentar Arbete med Servicenivåavtal(SLA) för 2015 pågår och de flesta beräknas vara färdiga till årsskiftet. Servicesektorn har i budget 2015 enligt uppdrag tagit höjd för 3 % löneökning, detta skall regleras via prissättning/internfakturering. I övrigt har sektorn fått effektiviseringsbeting motsvarande de prisökningar för varor och tjänster som följer av den allmänna kostnadsutvecklingen i samhället Servicenivåavtal (SLA) publiceras på intranätet under fliken styrdokument. 2.1.1 Utfall för hela sektorn (Tkr) 2014 2014 Utfall 2013 Intäkter 292 200-296 201 288 401 288 906 Personalkostnader -140 900-136 001-137 101-136 263 Övriga kostnader -151 300-161 350-151 300-156 193 Summa kostnader -292 200-297 351-288 401-292 456 Nettokostnad 0-1 150 0-3 550 2.1.2 Nettokostnad per verksamhet 2014 2014 Utfall 2013 Sektorchef 0 300 0 497 Lön- och personaladministration 0 400 0-397 Hamnverksamheten 0 0 0 11 Entreprenad med Förråd och Transportcentral 0 0 0-1 655 Verksamhetsservice 0 0 0 363 IT-enheten och Tryckeriet 0-850 0-1 365 Fastighetsservice 0-2 000 0-2 737 Planerat underhåll 0 0 0 73 Projektledning 0 0 0 0 Fastighetsadministration 0 300 0 179 Lokalvård 0 1 000 0 1 018 Bemanningsenheten 0 700 0 863 Måltidsservice 0-1 000 0-401 Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 4(13)
3 Personal Kommentar Inom personalområdet gällande antal anställda kommer det inte ske några större förändringar under 2015. 3.1 Personal 3.1.1 Anställda 2015 T2 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Antal anställda 370 370 363 372 Antal årsarbetare 430 430 344 336 3.1.2 Antal arbetade timmar 2015 T2 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Månadsavlönade 676 500 390 600 526 727 Timavlönade 55 000 28 028 51 381 3.1.3 Sjukfrånvaro 2015 T2 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 5,25 Arbetstid - Kvinnor 6,1 Arbetstid - Män 2,9 Ålder <= 29 år 2,3 Ålder 30-49 år 5,5 Ålder >= 50 år 5,6 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 46,24 3.1.4 Sjuklönekostnad 2015 T2 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Sjuklönekostnad Kronor 2 107 281 Beräknat PO kronor 831 531 Summa 2 938 812 Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 5(13)
4 Volymer Planerade volymer skall basera sig på vad kärnverksamheterna uppgett i serviceråden att de önskar köpa kommande år. Både utökning och minskning av volym kan förekomma. Servicerådsstrukturen är under utveckling och i dagsläget är volymerna under de rubriker som volym redovisas prognostiserade utifrån Servicesektorns erfarenheter tidigare år. Detta på grund av att det ännu inte inkommit volymtal från kärnverksamheterna. För delar där det inte finns redovisade volymtal är planen att under 2014 erhålla önskad volym för 2015 via serviceråden. 4.1 Verksamhet 4.1.1 Måltidsservice 2014 2014 Utfall 2013 Serverade måltider 2 400 000 2 425 000 2 474 000 2 300 000 4.1.2 Bemanningsenheten 2014 2014 Utfall 2013 Antal beställningar i Time Care Pool 39 500 39 500 39 755 Tillsättningsgrad % 95 95 96 Tillsatta timmar 305 118 317 578 316 875 4.1.3 Lön- & Personaladministration 2014 2014 Utfall 2013 Utbetalade löner/arvoden (Ackumulerat månadsvis) 57 900 56 600 61 849 Antal publicerade platsannonser (ackumulerat tertial) 337 270 289 Antal utbetalade pensioner (individer årsbasis) 1 750 1 750 1 810 Utbetalade löner (individer årsbasis) 6 000 6 000 6 387 Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 6(13)
5 Kommunstyrelsens resultatmål som sektorn planerar att arbeta med samt aktiviteter och indikatorer 5.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Målet är kopplat till den vision som sektorn arbetar mot: Servicesektorn stöttar verksamheterna. Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Uppdrag Levererar kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvarar för servicekatalogen Arbetar i stödprocesserna och med drift/produktion. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) Beskriver i vilken utsträckning gjorda beställningar från verksamheterna har tillsatts med vikarier eller fast personal (Team:are) från bemanningsenheten. Måltidsservice, Vård och äldreomsorg, förskola och daglig verksamhet inom funktionshinder. Rapporter tas ut tertialvis ur TimeCare. Antal beställningar och antal avslag. Redovisas antal tillsättningar i relation till beställningar i procent. Birgitta Kärrman Stäm av leverans, helpdeskärenden samt övrigt - på plats Informera fastighetsskötare om hur avstämning - leverans helpdeskärenden - skall utföras Framtagande av mallar för slutrapportering av avslut av fastighetsprojekt Uppstart av serviceråd för lön Deltagande i projekt kring E- arkiv (Lön & PA) Fastighetsskötare skall när dom kommer ut till felanmält objekt uppsöka platschef, anmälare eller annan personal på plats för att meddela att dom varit där och vad dom har gjort. Återrapportering gör förhoppningsvis mer nöjda kunder. 2015-12-31 Carin Lundin Återkommande punkt på varje APT. 2015-12-31 Carin Lundin, Lars-Gunnar Bra rutinbeskrivning skall finnas och göras ihop med UPU och ekonomiavdelningen. Detta rör den del av arkivet som hanterar personalakter. För att vi under 2015 skall kunna vara mer digitaliserade i vår verksamhet, måste personalarkivet bli digitaliserat. 2015-12-31 Carin Lundin, Lars-Gunnar 2015-12-31 Peggy Hamnström 2015-12-31 Tobias Bergman, Peggy Hamnström Själva projektet drivs från Kommunledningssektorn, men Lön & PA är en väldigt aktiv part - då vi har ansvar för Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 7(13)
Timanställda in i Självservice (Lön & PA) Stabil driftsmiljö (IT) Genomgång och tydliggörande av SLA med VS personal Uppdrag per enhet beskrivs tydligt på intranätet Ansvarsfördelning mellan fastighet och verksamhetsservice tydliggörs Utveckla befintlig servicekatalog för Lokalvård Utveckla befintlig servicekatalog för IT Utveckla befintlig servicekatalog för Verksamhetsservice Måltiden som en helhet inom Måltidsservice Uppbyggnad av Entreprenad för att möta 2015 års behov. Utveckla befintlig servicekatalog för Måltidsservice hanteringen av personalarkivet. Som ett led i införandet av PS-Självservice i kommunen, är nästa steg att föra in timanställda. Detta görs initialt genom 2 pilotprojekt - Grupp av timanställda inom funktionshinderverksamheten - Deltidsbrandmän inom BORF Genom att i varje mindre förändring i vår infrastruktur ha i beaktande det långsiktiga målet, att kunna ha en redundant servermiljö, blir vi kortsiktigt stabilare. Samtidigt bygger vi mot det mer långsiktigt målet utan risk för dellösningar som kostar pengar men som inte samtidigt leder mot slutmålet. Ulla Ö bokar in personalen i grupper för uppföljning för att tillsammans gå igenom och tydliggöra avtalen. Tydlig beskrivning av verksamheternas ansvarsområde i dagsläget. Gränsdragningslistan skall uppdateras av UPU och godkänd av båda verksamhetschefer. 2015-12-31 Tobias Bergman, Peggy Hamnström 2015-12-31 Anders Kopp 2015-12-31 Margareta Maroun 2015-12-31 Kerstin Strömberg 2015-12-31 Margareta Maroun, Lars- Gunnar Utveckla befintlig Servicekatalog. 2015-12-31 Margareta Maroun Servicekatalog IT färdigställdes i en första version under 2013. Under 2015 är skall vi bygga vidare på denna genom att implementera de lärdomar som gjorts, addera till ytterligare tjänster och bredda utbudet. Servicekatalog Verksamhetsservice färdigställdes i en första version under 2013. Under 2015 skall vi bygga vidare på denna genom att implementera de lärdomar som gjorts. 2015-12-31 Anders Kopp 2015-12-31 Margareta Maroun Bemötande, presentation av maten, måltidsmiljö. Skapa en balans mellan kommande beställningar som Entreprenad kan åta sig i förhållande till sin kapacitet. Utifrån uppdragets storlek anpassa organisationen för att skapa förutsättningar för uppdraget. Under 2015 skall servicekatalogen utvecklas - arbeta vidare och utveckla innehållet i katalogen och kommuniceras ut till medarbetare. 5.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service 2015-12-31 Håkan Kjellberg Servicen i servicekatalogen ska hålla en prisnivå som är i paritet med jämförbar service. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Budgetuppföljning Differensen mellan ekonomisk prognos för helåret och budget på sektorsnivå. Enligt ekonomienhetens anvisningar till tertial- och årsbokslut. Differensen mellan prognos och budget visar på grönt vid positiv Ingrid Karlsson Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 8(13)
Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kr/elev Skolmåltidskostnad per elev i grundskola, skolkommun, tkr dividerat med antal elever i kommunens grundskola. Uppgiften avser kalenderår, mätt 31 december. Avser egen regi. Källa: SCB. Målvärdet är det vägda medelvärdet för hela Sveriges kommuner. avvikelse och gult/rött vid negativ avvikelse. Uppgifter hämtas från Kolada, referenstal: N15013. Mätningen avser föregående år, 2014. Gunilla Anneli Eriksson Minska konsultberoende (IT) Regelbunden ekonomisk uppföljning i ledningsgruppen Öka automatisering och självservicetjänster (IT) Utveckla användandet av Personec webb Genom att ytterligare utbilda vår personal på IT i uppdaterade versioner av bakomliggande infrastruktur avser vi att minska vårt kostsamma konsultberoende. Utbildningen i nya versioner och nya system som införs under året skall prioriteras. Enhetschefer rapporterar det ekonomiska läget vid ledningsgruppen möten. Genom att utnyttja modern teknik skall vi under 2015 utöka antalet tjänster som kan beställas och levereras med automatik via en självserviceportal. Avser löneadministratörer. Skall börja arbeta i webb istället för fetklient. 2015-12-31 Anders Kopp Ingrid Karlsson 2015-12-31 Anders Kopp 2014-12-31 Peggy Hamnström 5.3 Säkra långsiktig personalförsörjning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) Beskriver i vilken utsträckning gjorda beställningar från verksamheterna har tillsatts med vikarier eller fast personal (Team:are) från bemanningsenheten. Måltidsservice, Vård och äldreomsorg, förskola och daglig verksamhet inom funktionshinder. Rapporter tas ut tertialvis ur TimeCare. Antal beställningar och antal avslag. Redovisas antal tillsättningar i relation till beställningar i procent. Birgitta Kärrman Kollegial headhunting/jobbtipsa potentiella medarbetare (Fastighet) Skapa VI-känsla i verksamheten (Fastighet) Medarbetare och chefer är uppmärksamma på bra medarbetare inom kommun samt ute i näringslivet för att kunna rekrytera vid behov. Mer samarbete mellan våra tre enheter för att få samsyn och att hjälpa och förstå varandra. All 2015-12-31 Lars-Gunnar 2015-12-31 Lars-Gunnar Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 9(13)
Effektiv o kvalitetssäkra vikarierekryteringen (Bemanningsenheten) Uppmuntra duktiga vikarier/medarbetare till att bli behöriga inom yrket. (Bemanningsenheten) Handlingsplan för att behålla kvalificerad personal - Projektledare Handledare till nyanställda inom Måltidsservice Medarbetares kompetens inom Måltidsservice personal skall känna mer delaktighet i hela verksamheten. Allas synpunkter på förbättringar skall tas tillvara. Påverkansmöjlighet i arbetet ger mer engagerad och motiverad personal. Detta medför att vi förhoppningsvis får behålla duktiga medarbetare. Vi bör lokalisera oss tillsammans för att öka informationsutbytet med varandra och med det förstå varandra bättre. Stor arbetsbelastning innebär att vi inte hinner med detta arbete just nu. Förhoppningsvis kommer vi att få bättre möjligheter under hösten. Genom personliga intervjuer, gruppintervjuer, PJP (predicting job performence) test I samband med intervju, personliga samtal, brev ta upp frågan om utbildning. Detta görs av chef och administratörer. Jämföra våra arbetsförhållanden, löner, förmåner gentemot andra kommuner och mot den privata sektorn. Försöka närma oss marknaden så vi inte blir av med personal. Måltidsservice utser och utbildar handledare för att säkerställa introduktionsprogrammet för nyanställda i kök. Kompetensinventering av medarbetare för att erbjuda rätt kompetensutveckling. 5.4 Underhållsåtgärder prioriteras Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring. 2015-12-31 Birgitta Kärrman 2015-12-31 Birgitta Kärrman 2015-12-31 Lars-Gunnar Underhållsplanering Nyckeltal Okulär besiktning av kommunens fastigheter. Planera underhållet samt budgetera för årets behov kopplat till erhållen budget från UPU. Lämna nyckeltal för vårt underhåll jämfört med övriga Sverige så att beslutande kan ta bra beslut grundade på fakta. 2015-12-31 Lars-Gunnar 2015-12-31 Lars-Gunnar 5.5 Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Genom ökad tillväxt bidrar Koncernen Kungälvs kommun till fler i arbete. Vi satsar aktivt på att tillsammans med andra aktörer (näringsliv, föreningar, andra myndigheter och kommuner, utbildningsanordnare) utveckla den lokala arbetsmarknaden. Ett kunskapslyft kan ge fler i arbete. Särskilda jobbsatsningar ska genomföras genom stödanställningar, praktikplatser, sommarjobb och utbildning, satsningar skall växla kostnader från försörjningsstöd till arbete och utbildning. Praktikplatser i köken Måltidsservice tillhandahåller arbetsplatser och arbetar med ALC (Arbetslivscentrum) för att få ut fler i arbete. Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 10(13)
Timavlönade Nya Tim avlönade mellan 18-24 år som arbetar i Bemanningsenheten, 2015-12-31 Birgitta Kärrman 5.6 Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Effektivisera kommunens egen energianvändning inom områdena fastighet, VA, anläggning, transport och gatubelysning. Minska koldioxidutsläpp från fossila bränslen både internt och externt i kommunen. Utsläpp i sjöar, älvar, bäckar och hav skall minska. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Miljöbilar Vid nyinvestering anskaffa elbilar istället för bilar med fossilbränsle till den mängd stationer så de går att ladda. Inköp av 5 stycken elbilar. Håkan Kjellberg Ekologisk mat Under 2014 har kostnaderna för ekologiska livsmedel varit ca 19 % av den totala livsmedelskostnaden för Måltidsservice. Under 2015 ska andelen inköp av ekologiska livsmedel öka till 22 %. Uppföljning sker kvartalsvis genom att följa kostnaderna i ekonomisystemet. Gunilla Anneli Eriksson Ekologiska livsmedel Minska produktionssvinn i Måltidsservice enheter Minska energiförbrukning i våra byggnader. Frivillig avfallshantering Inköp av elhybrid bilar Ökning av andel ekologiska livsmedelsinköp med minst 3 % under 2015. Prioritera inköp av ekolivsmedel med låg prisskillnad mot konventionella. Minska köttmängden till annan proteinkälla. (eko). Ta fram svinnmall för mätning av produktionssvinn för samtliga enheter. Följs upp på respektive enhet. Åtgärdsplan där det behövs. Vid nybyggnation skall vi kunna bygga mer energisnålt än vad lagkrav säger. Vi skall genom optimering av vår teknik minska elförbrukning. Succesivt genom året implementera avfallshantering på minst tre enheter inom MS. Följer kommunens projekt "frivillig avfallshantering". Vid utökat laddningsstationer för elbilar finns möjlighet att öka anskaffningsantalet av miljöbilar. 2015-12-31 Lars-Gunnar Håkan Kjellberg Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 11(13)
6 Övriga viktiga mål som gäller sektorn 6.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Handlingsplan Handlingsplanen utgår från programmet Tillgänglighet och delaktighet för alla- Funktionshinderpolitiskt program för Kungälvs kommun 2013 till 2018. Den bygger på de mål och åtgärder som respektive sektor planerar att arbeta med under 2015. Handlingsplanen redovisas årligen för förvaltningsledningen och kommunfullmäktige. Måluppfyllelse och genomförda åtgärder presenteras i samband med årsredovisning i en särskild rapport kopplad till programmet. I uppföljningen ska en analys göras av måluppfyllelsen. Rapporten sammanställs av arbetsgruppen och redovisas årligen för kommunstyrelse och kommunfullmäktige i anslutning till årsbokslutet Aktiviteten är kopplad till området Bemötande och programmets mål: Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Personer med funktionsnedsättning som kommer i kontakt med kommunens personal ska få och uppleva ett gott och professionellt bemötande. Medvetenheten och förståelsen om funktionsnedsättningar och hur dessa påverkar människors livssituation både individuellt och generellt ska öka hos kommunens personal. 2015-12-31 Gunilla Håkan Kjellberg Aktiviteten är kopplad till området Bemötande och programmets mål: Genomföra fortbildning för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. Tillgänglighetsanpassning i nybyggnation Personer med funktionsnedsättning som kommer i kontakt medkommunens personal ska få och uppleva ett gott och professionellt bemötande. Medvetenheten och förståelsen om funktionsnedsättningar och hur dessa påverkar människors livssituation både individuellt och generellt ska öka hos kommunens personal. 2015-12-31 Bygga bättre än lagkraven avseende tillgänglighet. 2015-12-31 Gunilla Håkan Kjellberg Lars-Gunnar 6.2 Kommentar Målet att "genomföra åtgärder enligt funktionshinderpolitiska programmet" kommer att ske i den mån projekt initieras och budgeteras centralt. Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 12(13)
7 Åtagande/ överenskommelse Överenskommelse mellan kommunchef och sektorchef. Denna verksamhetsplan 2015 gäller från och med (datum): Undertecknas av kommunchef och sektorchef: Servicesektorn, Verksamhetsplan 2015 13(13)