1 (8) Avdelningen för verksamhetsutveckling och stöd Informationsförvaltning Nils Mossberg 016-544 20 50 nils.mossberg@energimyndigheten.se Beskrivning av Energimyndighetens allmänna handlingar tillika Energimyndighetens arkivbeskrivning Varje myndighet ska enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med beskrivningen är att underlätta eftersökning av allmänna handlingar. De som önskar en mer ingående beskrivning eller som har frågor om myndighetens allmänna handlingar kan kontakta myndighetens registrator via huvudregistraturen@energimyndigheten.se. Enligt 6 arkivlagen (1990:782) ska myndigheter också upprätta en arkivbeskrivning som ger en kortfattad överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och därtill hörande arkiv. Arkivredovisningen är en del av myndighetens arkivredovisning som även ska bestå av klassificeringsstruktur med processbeskrivningar och arkivförteckning. Syftet är att underlätta tillgängligheten till och användningen av arkivet. Statens energimyndighet (Energimyndigheten) har valt att samordna beskrivningen av myndighetens allmänna handlingar med arkivbeskrivningen. 1. Myndighetens organisation och verksamhet Energimyndigheten bildades i januari 1998. Syftet att bilda en särskild myndighet för energifrågor var att tydliggöra och förstärka myndighetsfunktionen på energiområdet. Det ansvar och de arbetsuppgifter som NUTEK hade flyttades över till Energimyndigheten i samband med myndighetens bildande. Den 1 januari 2008 bröts Energimarknadsinspektionen ur Energimyndigheten och bildade en egen myndighet. EM1000, v5.2, 2017-10-30 Energimyndigheten är förvaltningsmyndighet för frågor om tillförsel och användning av energi i samhället. Myndigheten ska verka för försörjningstrygghet och ett energisystem som är hållbart och kostnadseffektivt med en låg negativ inverkan på hälsa, miljö och klimat. 1 På Energimyndigheten 1 1 förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet Postadress: Box 310 631 04 Eskilstuna Besöksadress Gredbyvägen 10 Telefon 016-544 20 00 Telefax 016-544 20 99 registrator@energimyndigheten.se www.energimyndigheten.se Org.nr 202100-5000
2 (8) finns fyra så kallade sakavdelningar, Systemanalys, försörjningstrygghet och statistik, Resurseffektivt samhälle, Forskning, innovation och affärsutveckling, Förnybar energi och internationellt samarbete och en stödavdelning, Verksamhetsutveckling och stöd. För närmare beskrivning av myndighetens organisation hänvisas till myndighetens arbetsordning. Kort beskrivning av myndighetens organisation samt ett urval av de författningar som myndigheten fattar beslut efter återfinns i bilaga 1. Vid Energimyndigheten finns även Fjärrvärmenämnden. 2 Nämnden administration finns hos Energimyndigheten men beslut i nämnden fattas av en oberoende styrelse. År 2016 till och med 2019 är Kansliet för smarta elnät placerat hos Energimyndigheten. Kansliet stöder regeringens forum för smarta elnät. 2. Återsökning av handlingar I myndighetens diarium och ärendehanteringssystem, ÄHL, kan samtliga ärenden som handlagts hos myndigheten från och med den 1 januari 1998 återsökas. Sökning i ÄHL kan ske på flera sätt, t ex utifrån diarienummer, ärendemening, projektnummer, intressent, klassificering med mera. Från och med den 1 januari 1998 till och med den 31 december 2011 användes Diarie/Dossierplaner för klassificering av ärenden. Därefter använder Energimyndigheten en processorienterad klassificeringsstruktur. Planer och struktur återfinns hos huvudregistraturen. Från och med april 2017 finns samtliga handlingar som antingen elektroniska original eller kopior i ÄHL. För att hitta tillbaks till övriga original krävs antingen dossiékod (sakbeteckning) samt diarienummer eller projektnummer för ärenden 1998 till 2011. Beteckningen på den arkivbox ärendet förvaras i återfinns sedan i myndighetens arkivförteckning för åren 1998 till 2011. För ärenden från och med 2012 krävs ett arkivsignum som återfinns i ÄHL. Arkivsignumet utgör sedan beteckningen på boxen där ärendet återfinns. Handlingar som inte diarieförts och tillhör ett ärende kan antingen sökas via Energimyndighetens arkivförteckning för åren 1998 till 2011 eller via aktuellt ITstöd. Remisser och den officiella statistiken kan sökas via energimyndigheten.se. 2 9 förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet.
3 (8) Vissa allmänna handlingar registreras inte i myndighetens diarium eller i något annat system. Det kan gälla handlingar som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Sådana handlingar hålls istället ordnade på annat sätt. På Energimyndighetens webbplats återfinns projektdatabasen som innehåller redovisningar av projekt myndigheten lämnat stöd till, och från med våren år 2015 även slutrapporter. Vidare återfinns även information om pågående upphandlingar på webbplatsen. IT-system och andra register ÄHL är Energimyndighetens huvuddiarium och ärendehanteringssystem. Här registreras samtliga ärenden med tillhörande handlingar. Handlingar i myndighetens upphandlingsärenden registreras i upphandlingsverktyget TendSign. Vid rekrytering av personal använder Energimyndigheten rekryteringsverktyget ReachMee där ansökningshandlingar återfinns. Dessa är efter ansökningstidens utgång diarieförda i myndighetens diarium, ÄHL. Energimyndigheten har ekonomisystemen Agresso och Proceedo. I registren lagras adressuppgifter om kunder och leverantörer, tidpunkt för utbetalning, kontonummer, belopp med mera. För hantering av personaladministration har myndigheten systemet Primula, som bl.a. lagrar uppgifter om de anställda såsom adress, lön, ledigheter och reseersättningar. Energimyndigheten har ett Intressentregister, i form av ett namn- och adressregister, vilket stödjer övriga verksamhetssystem. Registret innehåller namn- och adressuppgifter på företag och personer som har kommunicerat med myndigheten. Energimyndigheten har även e-tjänster för hanteringar av elektroniska ansökningar eller rapportering för elcertifikat och ursprungsgarantier för el (EUGEN), forskningsstöd, hållbarhetslagen, drivmedelslagen, energikartläggning och energieffektiva myndigheter. Vidare har myndigheten ett register för utsläppsrätter (SUS) och register för elcertifikat och ursprungsgarantier (CESAR). I NOVA (handläggarstöd för projektärenden) finns ärenden avseende bland annat forskningsstöd. Handlingarna i varje ärende diarieförs dock i myndighetens centrala diarium. Energimyndigheten tillhandahåller verktyget Utsidan för hantering av handlingar i vissa projekt där externa aktörer kan ta del av eller lämna handlingar.
4 (8) Myndigheten har ett även ett intranät (Insidan) för myndighetens anställda innehållande information som behövs för anställningen, nyheter och styrande dokument. Övertagna respektive överlämnade handlingstyper År 1998 införlivade myndigheten diarieförda handlingar och personaldossier från NUTEK (Närings- och teknikutvecklingsverket) och år 2003 införlivades handlingar från DESS (delegationen för energiförsörjning i Sydsverige). I samband med omorganisation år 2008 då Energimarknadsinspektionen blev en egen myndighet beslutades om överlämnande och införlivande av handlingar till Energimarknadsinspektionen (RA-MS 2008:4). Informationssystemen NEON och Nätnyttan samt koncessionshandlingar överlämnades då till Energimarknadsinspektionen. Koncessionsärenden är flyttade till Energimarknadsinspektionen i enlighet med RA-MS 2014:30. I samband med övertagande av rollen som kontoföringsmyndighet av elcertifikat och ursprungsgarantier för el år 2014 (dnr 2015-6346) övertog myndigheten handlingar från Svenska kraftnät. 3. Bevarande och gallring Plan för bevarande och gallring återfinns i myndighetens informationshanteringsplan. Vid Energimyndigheten tillämpas följande gallringsföreskrifter: - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättas i EU-samarbete hos statliga myndigheter (RA- FS 2000:1) - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2019:1) - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. (RA-FS 2018:10) - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av ringa eller tillfällig betydelse 1991:6 (ändrad genom RA-FS 1997:6) Lokala tillämpningsbeslut (2015-3394, 2016-8568). - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnade av handlingar vid upphandling (RA-FS 2013:1) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter:
5 (8) RA-MS 2016:46; Riksarkivets föreskrifter om undantag från gallring hos Statens energimyndighet RA-MS 2018:48 Gallring av handlingar i ärenden, pappershandlingar i processgrupp 3.4 Officiell statistik kring energiområdet, gallring av vissa pappershandlingar ur processgrupp 4.3 Kontoföringsmyndighet samt gallring av handlingar ur processgrupp 4.8 Provningsverksamhet och ekodesign. RA-MS 2018:47 Gallring av enkätsvar. 4. Sekretess Uppgifter i allmänna handlingar vid Energimyndigheten kan vara föremål för sekretess enligt offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Några av de tillämpliga sekretessbestämmelserna är följande: 15 kap. 1 utrikessekretess 15 kap. 1 a sekretess i det internationella samarbetet 15 kap. 2 försvarssekretess 18 kap. 8 sekretess avseende IT-system 18 kap. 9 informationssäkerhet avseende koder m.m. 39 kap. 1-3 sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskildas personliga förhållanden 30 kap. 23 sekretess med hänsyn till enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat 31 kap.12 sekretess avseende provning och teknisk undersökning (Testlab) 24 kap. 8 statistiksekretess 5. Uppgifter som Energimyndigheten regelbundet hämtar eller lämnar till andra Uppgifter som myndigheten hämtar in regelbundet från andra Vissa av de företag som Energimyndigheten har tillsyn över är skyldiga att lämna vissa uppgifter till myndigheten med viss regelbundenhet. Omfattning och innehåll framgår av respektive lag eller förordning. Uppräkningen i detta avsnitt bör därför snarare ses som exempel på sådan information. Kvotpliktiga enligt lagen (2011:1200) om elcertifikat rapporterar årligen en kvotpliktsdeklaration som ligger till grund för den kvotpliktiges annullering av elcertifikat. Energimyndigheten är statistikansvarig för området energi och ansvarar för insamlingar för 26 statistikprodukter (officiell statistik). Uppgifter lämnas vidare till Statistiska centralbyrån (SCB), Naturvårdsverket, Eurostat, EU-DG Energy, International Energy Agency och International Atomic Energy Agency.
6 (8) Energimyndigheten samlar in uppgifter från företag gällande biodrivmedel och för biobränslen för uppvärmningsändamål. Regeringen har beslutat att ett antal utsedda myndigheter, däribland Energimyndigheten i sitt statistikansvar för officiell energistatistik, ansvarar för utveckling, framställning och spridning av europeisk statistik i sitt ansvarsområde Fi2016/02487/SFÖ. Uppgifter som myndigheten regelbundet lämnar till andra Myndigheten lämnar vid fyra tillfällen per år uppgifter bland annat om fördelningen av laddningsstationer till Naturvårdsverket i enlighet med förordningen (2015:517) om stöd till lokala klimatinvesteringar. I samband med myndighetens årsredovisning lämnas uppgifter enligt förordningen (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter till det departement som myndigheten hör till och till Naturvårdsverket. Delårsrapport och ekonomiska prognoser lämnar myndigheten cirka fem gånger per år till regeringskansliet och till Ekonomistyrningsverket. Skatte- och momsdeklaration lämnas till Skatteverket 12 gånger per år. Inköpsstatistik lämnas till SCB och statsstödsrapportering till EU. Myndighetens HR-enhet lämnar vissa statistikuppgifter till Arbetsgivarverket, (tidsanvändningsstatistik 2 gånger/år, och lönestatistik 1 gång/år), SCB lämnas konjunkturstatistik över vakanser 1 gång/månad, sjuklöner (går via lönesystemet) 1 gång/månad och kortperiodisk sysselsättningsstatistik (går via lönesystemet) 1 gång/månad. Rapportering sker enligt EU-förordning nr 2014/256 om projekt för investeringar i energiinfrastruktur inom EU. Fjärrvärmenämnden lämnar årlig redogörelse till regeringskansliet enligt förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet. 9. Ansvar för arkivverksamheten Enheten Informationsförvaltning inom avdelningen Verksamhetsutveckling och stöd sköter den praktiska arkivverksamheten och ansvarar för ärenden som är avslutade och annan arkiverad information. Energimyndigheten använder företaget Depona AB i Södertälje som arkivtjänst för fysisk förvaring av myndighetens arkivhandlingar. Kontakt till enheten går via huvudregistraturen@energimyndigheten.se. Bilaga 1
7 (8) Energimyndighetens organisation 2019 Organisationen giltig fr o m 1 maj 2019 Beslutsgrundande författningar vid Energimyndigheten Energimyndigheten fattar beslut bland annat enligt följande författningar: - lag (2011:1200) om elcertifikat - lag (2010:601) om ursprungsgarantier för el - lag (2010:598) om hållbarhetskriterier för biodrivmedel och flytande biobränslen - drivmedelslag (2011:319) - lag (2012:806) om beredskapslagring av olja - lag (2012:273) om trygg naturgasförsörjning - förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap - lag (2004:1199) om handel med utsläppsrätter - lag (2008:112) om ekodesign - förordning (2016:385) om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning - förordning (2009:1577) om statligt stöd till energikartläggning - lag (2014:266) om energikartläggning i stora företag - förordningen (2008:761) om statligt stöd till forskning och utveckling samt innovation inom energiområdet - förordning (2003:564) om bidrag till åtgärder för en effektiv och miljöanpassad energiförsörjning
8 (8) - lag (2001:99) om den officiella statistiken Ytterligare information om myndighetens verksamhet finns på myndighetens webbplats www.energimyndigheten.se eller lämnas vid kontakt med myndigheten.