Energimyndighetens allmänna handlingar och arkivbeskrivning

Transkript

1 Energimyndighetens allmänna handlingar och arkivbeskrivning Varje myndighet ska enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet med beskrivningen är att underlätta för allmänheten när de vill söka efter allmänna handlingar. Den som önskar en mer ingående beskrivning eller som har frågor om myndighetens allmänna handlingar kan kontakta myndighetens registrator. Enligt 6 arkivlagen (1990:782) ska myndigheter också upprätta en arkivbeskrivning som ger en kortfattad överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och därtill hörande arkiv. Syftet är att underlätta tillgängligheten till och användningen av arkivet. Statens energimyndighet (Energimyndigheten) har valt att samordna arkivbeskrivningen med beskrivningen av myndighetens allmänna handlingar. Myndighetens organisation och verksamhet Energimyndigheten bildades i januari Syftet att bilda en särskild myndighet för energifrågor var att tydliggöra och förstärka myndighetsfunktionen på energiområdet. Det ansvar och de arbetsuppgifter som Närings- och teknikutvecklingsverket, NUTEK, ansvarade för flyttades över till Energimyndigheten i samband med myndighetens bildande. Energimyndigheten är förvaltningsmyndighet för frågor om tillförsel och användning av energi i samhället. Myndigheten ska verka för försörjningstrygghet och ett energisystem som är hållbart och kostnadseffektivt med en låg negativ inverkan på hälsa, miljö och klimat. 1 På Energimyndigheten finns i fyra sakavdelningar och en stödavdelning. För närmare beskrivning av myndighetens organisation hänvisas till myndighetens arbetsordning. Analysavdelningen har till uppgift att öka kunskaperna om energisystemet och sambanden med samhällsekonomin och andra sektorer för att ge underlag för en ändamålsenlig energi- och klimatpolitik samt att förvalta och utveckla elcertifikatsystemet och andra styrmedel till varaktiga och effektiva instrument i energi- och klimatpolitiken. Avdelningen ska också förebygga och lindra effekterna av olika konsekvenser av störningar och avbrott i energiförsörjningen. Avdelningen för energieffektivisering har till uppgift att stödja energieffektivisering i samhället och svara för insatser som främjar energiutvecklingen inom andra samhällsektorer. Avdelningen ansvarar vidare för verksamheten Uthållig kommun samt riksintressen för energi, med undantag för vindkraft och vågkraft. Dessutom har avdelningen ansvar för laboratorieverksamhet för tester av produkters prestanda. 1 1 förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet

2 Tillväxtavdelningen har till uppgift att arbeta för att forsknings-, utvecklings- och innovationsverksamhet resulterar i kommersiella produkter som kan introduceras på marknaden och att stödja utvecklingen av svenskt näringsliv. Avdelningen ansvarar också för verksamheten avseende främjande av vindkraft, riksintressen för vindkraft och vågkraft samt har vidare till uppgift att förvalta och utveckla Kyotoprotokollets projektbaserade mekanismer. Vidare samordnar avdelningen verksamhet avseende internationell marknadsfrämjande verksamhet för svensk energiteknik. Avdelningen för forskning och innovation har till uppgift att främja en långsiktig hållbar utveckling av energisystemet genom att finansiera forskning, utveckling och demonstration samt verka för kommersialisering. Härutöver ska avdelningen samverka med relevanta aktörer nationellt och internationellt samt syntetisera, analysera och förmedla resultat. Avdelningen för verksamhetsutveckling och stöd har till uppgift att biträda generaldirektören i styrning och utveckling av myndigheten och att stödja ledning och verksamhet så att myndighetens uppdrag på kort och lång sikt kan utföras effektivt, med rätt kompetens och med ändamålsenliga verktyg. Vid Energimyndigheten finns även Fjärrvärmenämnden. 2 Ärenden vid Energimyndigheten Energimyndigheten hanterar ett flertal olika ärendetyper inom skilda verksamhetsområden. Energimyndigheten fattar beslut bland annat enligt följande författningar: - lagen (2011:1200) om elcertifikat - lagen (2010:601) om ursprungsgarantier för el - lagen (2010:598) om hållbarhetskriterier för biodrivmedel och flytande biobränslen - drivmedelslagen (2011:319) - lagen (2012:806) om beredskapslagring av olja - lagen (2012:273) om trygg naturgasförsörjning - förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap - lagen (2004:1199) om handel med utsläppsrätter - lagen (2008:112) om ekodesign och förordning (2009:927) om tillsyn över energirelaterade produkter 2 9 förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet

3 - förordningen (2011:1022) om tillsyn över energirelaterade produkter, som omfattas av bestämmelserna i lagen (2011:721) om märkning av energirelaterade produkter, inklusive däckmärkningsförordningen (EG 1222/2009) - förordningen (1997:1322) om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning - förordningen (2009:1577) om statligt stöd till energikartläggning - lagen (2014:266) om energikartläggning i stora företag - förordningen (2008:761) om statligt stöd till forskning och utveckling samt innovation inom energiområdet - förordningen (2003:564) om bidrag till åtgärder för en effektiv och miljöanpassad energiförsörjning. Ytterligare information om myndighetens verksamhet finns på myndighetens webbplats eller lämnas vid kontakt med myndigheten. Register, förteckningar och andra sökmedel Diarium m.m. Hos Energimyndigheten förekommer en stor mängd ärenden med inkomna och upprättade allmänna handlingar. Allmänna handlingar registreras i myndighetens diarieföringssystem, ÄHL. Handlingar i myndighetens upphandlingsärenden registreras i upphandlingsverktyget Tendsign. Vid rekrytering av personal använder Energimyndigheten rekryteringsverktyget ReachMee där ansökningshandlingar återfinns. Dessa är efter ansökningstidens utgång diarieförda i myndighetens diarium. Vissa allmänna handlingar registreras inte i myndighetens diarium eller i något annat system. Det kan gälla handlingar som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Sådana handlingar hålls istället ordnade på annat sätt. Dessa handlingar förvaras hos den avdelning till vilken handlingen hör. På webben har myndigheten ett elektroniskt diarium: som innehåller inkomna ärenden. Där kan följande information återfinnas: Ärenden inkomna till myndigheten från och med den 1 januari 2011 Diarienummer Ärendemening Intressent (personnamn visas inte) Inkom från och med (ärenden inkomna efter ) Ärendestatus

4 Avdelning Det som inte visas där är: Ärenden som är makulerade eller sekretessbelagda Personnamn På Energimyndighetens webbplats återfinns projektdatabasen som innehåller redovisningar av projekt myndigheten lämnat stöd till. Från med våren 2015 finns även slutrapporter där. Vidare återfinns även information om pågående upphandlingar på webbplatsen. Energimyndigheten har ekonomisystemen Agresso och Visma Proceedo. I dessa register lagras adressuppgifter om kunder och leverantörer, tidpunkt för utbetalning, kontonummer, belopp med mera. För hantering av personaladministration har myndigheten systemet Palasso. I Palasso lagras uppgifter om de anställda såsom adress, lön, ledigheter och reseersättningar. Energimyndigheten har ett intressentregister som är ett namn- och adressregister vilket stödjer övriga verksamhetssystem. Registret innehåller namn- och adressuppgifter på företag och personer som har kommunicerat med myndigheten. Energimyndigheten har även e-tjänster för hantering av eletroniska ansökningar, rapportering för elcertifikat, ursprungsgarantier för el (EUGEN), forskningsstöd, hållbarhetslagen, drivmedelslagen, energikartläggning och energieffektiva myndigheter. Vidare har myndigheten ett register för utsläppsrätter (SUS) och register för elcertifikat och ursprungsgarantier (Cesar). I handläggarstöd för projektärenden (NOVA) finns ärenden avseende bland annat forskningsstöd. Handlingarna i varje ärende diarieförs dock i myndighetens centrala diarium. Energimyndigheten tillhandahåller verktyget Utsidan för hantering av handlingar i vissa projekt där externa aktörer kan ta del av eller lämna handlingar. Myndigheten har även ett intranät (Insidan) för myndighetens anställda. Insidan innehåller den information som behövs för myndighetens medarbetare, nyheter och styrande dokument. Återsökning av handlingar Från och med den 1 januari 1998 till och med den 31 december 2011 användes dossiernummer. Efter angivet datum använder Energimyndigheten emellertid en processorienterad klassificeringsstruktur. Arkivförteckning hanteras av arkivfunktionen som i januari varje år skriver ut denna.

5 Klassificeringsstrukturen är ett dokument som förändras vid behov på initiativ av myndighetens olika organisatoriska verksamheter. Förändringar i klassificeringsstrukturen utförs av arkivarien. Förändringarna noteras löpande. Ärenden som arkiverats finns och förvaras två år i myndighetens centrala närarkiv. Därefter flyttas ärendena till myndighetens centralarkiv. Handlingar i myndighetens arkiv År 1998 införlivade myndigheten diarieförda handlingar och personaldossier från NUTEK och år 2003 införlivades handlingar från DESS (delegationen för energiförsörjning i Sydsverige). I samband med en omorganisation år 2008, då Energimarknadsinspektionen blev en egen myndighet, beslutades om överlämnande och införlivande av handlingar till Energimarknadsinspektionen (RA-MS 2008:4). Informationssystemen NEON och Nätnyttan samt koncessionshandlingar överlämnades då till Energimarknadsinspektionen. Koncessionsärenden är flyttade till Energimarknadsinspektionen i enlighet med RA-MS 2014:30. Ärende med dnr innehåller projektärenden avslutade I samband med övertagande av rollen som kontoföringsmyndighet av elcertifikat och ursprungsgarantier för el år 2014 (dnr ), övertog myndigheten handlingar från Svenska kraftnät. Bevarande och gallring Vid Energimyndigheten tillämpas följande gallringsföreskrifter: - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet - Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar hos statliga myndigheter - Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS 2015:24) om gallring hos Statens energimyndighet - tillämpningsbeslut för Energimyndigheten avseende gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6 och ändrad genom RA-FS 1997:6); elektronisk post m.m. (dnr ) Tekniska hjälpmedel som enskilda kan få använda Energimyndigheten har ett elektroniskt diarium som nås via myndighetens webbplats ( Där kan enskilda söka efter ärenden som registrerats i myndighetens diarium. I detta

6 diarium finns dock inte ärenden som uppdragstester, interna ärenden och upphandlingsärenden samt personalärenden. I övrigt har inte myndigheten några särskilda tekniska hjälpmedel för enskilda att själva söka och ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Närmare upplysningar Myndighetens registrator lämnar närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar. Sekretess Uppgifter i allmänna handlingar vid Energimyndigheten kan vara föremål för sekretess enligt offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Några av de tillämpliga sekretessbestämmelserna är följande: 15 kap. 1 utrikessekretess 15 kap. 1 a sekretess i det internationella samarbetet 15 kap. 2 försvarssekretess 18 kap. 8 sekretess avseende IT-system 18 kap. 9 informationssäkerhet avseende koder m.m. 39 kap. 1-3 sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskildas personliga förhållanden 30 kap. 23 sekretess med hänsyn till enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat 31 kap.12 sekretess avseende provning och teknisk undersökning (Testlab) 24 kap. 8 statistiksekretess. Uppgifter som Energimyndigheten regelbundet hämtar eller lämnar till andra Uppgifter som myndigheten hämtar in regelbundet från andra Vissa av de företag som Energimyndigheten har tillsyn över är skyldiga att lämna vissa uppgifter till myndigheten med viss regelbundenhet. Omfattning och innehåll framgår av respektive lag eller förordning. Uppräkningen i detta avsnitt bör därför snarare ses som exempel på sådan information. Kvotpliktiga enligt lagen (2011:1200) om elcertifikat rapporterar årligen en kvotpliktsdeklaration som ligger till grund för den kvotpliktiges annullering av elcertifikat. Energimyndigheten är statistikansvarig för området energi och ansvarar för insamlingar för 26 statistikprodukter (officiell statistik). Uppgifter lämnas vidare till Statistiska centralbyrån (SCB), Naturvårdsverket, Eurostat, EU-DG Energy, International Energy Agency och International Atomic Energy Agency.

7 Energimyndigheten samlar in uppgifter från företag gällande biodrivmedel och för biobränslen för uppvärmningsändamål. Uppgifter som myndigheten regelbundet lämnar till andra Myndigheten lämnar vid fyra tillfällen per år uppgifter bland annat om fördelningen av laddningsstationer till Naturvårdsverket i enlighet med förordningen (2015:517) om stöd till lokala klimatinvesteringar. I samband med myndighetens årsredovisning lämnas uppgifter enligt förordningen (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter till det departement som myndigheten hör till och till Naturvårdsverket. Delårsrapport och ekonomiska prognoser lämnar myndigheten cirka fem gånger per år till regeringskansliet och till Ekonomistyrningsverket. Skatte- och momsdeklaration lämnas till Skatteverket 12 gånger per år. Inköpsstatistik lämnas till SCB och statsstödsrapportering till EU. Myndighetens HR-enhet lämnar vissa statistikuppgifter till Arbetsgivarverket i form av, tidsanvändningsstatistik (2 gånger per år) och lönestatistik (1 gång per år). Härutöver lämnas statistikuppgifter till SCB i form av konjunkturstatistik över vakanser (1 gång per månad) samt sjuklöner och kortperiodisk sysselsättningsstatistik, vilket lämnas via lönesystemet 1 gång per månad. Rapportering sker enligt EU-förordning nr 2014/256 om projekt för investeringar i energiinfrastruktur inom EU. Fjärrvärmenämnen lämnar årlig redogörelse till regeringskansliet enligt förordning (2014:520) med instruktion för Statens energimyndighet. Försäljning av personuppgifter Energimyndigheten säljer inte personuppgifter.