Sammanträdesprotokoll sid 1 (11) Plats och tid Stadshuset, KS-rummet, klockan 08:00-16:00 ande Ilko Corkovic, ordförande (S) Sofie Loirendal (FÖL) Marcel van Luijn (M) Övriga närvarande Marie-Louise Johansson, sekreterare Lars-Gunnar Fagerberg, t f kommunchef Kjell Jakobsson, Borgholm 200-år 426 Göran Göthlin, Borgholm 200-år 426 Gia Thörnqvist, Borgholm 200-år 426 Maria Johansson, kultursekreterare 426 Svante Ekberg, t f näringslivsutvecklare 426 Helena Roditou-Andersson, ungdomssamordnare 427-428 John Heyne, Fryshuset 427-428 Annette Hemlin, ungdomspolitiker 427-428 Göran Borgö, samhällsbyggnadschef 429 Lennart Bohlin, ordf samhällsbyggnadsnämnden 429 Sune Axelsson, 1:e vice ordf samhällsbyggnadsn 429 Torbjörn Nilsson, 2:e vice ordf samhällsbyggnadsn 429 Cecilia Laneborg, Kommunal 430-431 Linda Kjellin, t f ekonomichef 430 Lars Bylund, utbildningschef 435 Monica Enberg, ordf utbildningsnämnden 435 Jeanette Thygesen, 1:e vice ordf utbildningsnämnd 435 Björn Andreen, 2:e vice ordf utbildningsnämnden 435 Hans Johannesson, servicechef BEAB 436-437 Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Marcel van Luijn Kommunledningskontoret 2015-12-15 Marie-Louise Johansson Ilko Corkovic Marcel van Luijn PROTOKOLLET ANSLÅS UNDER TIDEN.-...-... /...-.-... SIGN
Sammanträdesprotokoll sid 2 (11) Innehållsförteckning: 426 Information; Borgholms 200-årsjubileum. 427 Information; Fryshuset. 428 Projektgrupp Allaktivitetshus i Kulturhuset, Kronomagasinet. 429 Uppföljnings- och avstämningsmöte, samhällsbyggnadsnämnden. 430 Information; Kommunal. 431 Fritt kaffe/te till kommunens personal. 432 Upphandling VA-material. 433 Upphandling Datormaterial inklusive tonerkassetter. 434 Informationsskyltar; Hamnvägen och brygga söder om Robinson. 435 Uppföljnings- och avstämningsmöte 2015, utbildningsnämnden. 436 Cykelled Lundegård-Ormöga, underhåll av cykelleder. 437 Färdigställande av asfaltering, Dovreviken. 438 Avsiktsförklaring kommande skolskjutsupphandling KLT. 426 Dnr 2015/18-310 KS Information; Borgholms 200-årsjubileum. Vid dagens sammanträde informerar Göran Göthlin, Kjell Jakobsson och projektledare Gia Thörnqvist om arbetsgruppens fortsatta arbete inför jubileumsåret. Kultursekreterare Maria Johanson och t f näringslivsutvecklare Svante Ekberg deltar i egenskap av kommunens kontaktpersoner. Under mötet informeras och diskuteras: - kommunikationsproblem. - kommunens investeringen inför stadens 200-årsjubileum, - att kommunen inte kan sponsra artister, däremot ansvara för Kickoff, födelsedagen och avslutningen samt Youngster, återträff och hemvändarhelg. - upplägget för Kickoff-arrangemanget. - arbetsgruppernas olika förslag till arrangemang. - att näringslivet inte har klart för sig vad kommunen vill göra med firandet 200 år. - presentation av sponsorpaketen och flera möjliga sponsorer. - möjlighet till flera idrottsevenemang: kvällslopp, TV-laget i fotboll. - möjlig scen vid Gula Paviljongen för att återuppliva Kul i Juli och Lust i Augusti. Kommunchefen undersöker med stadsarkitekten hur en eventuell scen skulle kunna utformas. - att aktivitetsplanen finns på hemsidan www.borgholm200ar.se Vidare informeras att Borgholms Företagareförening kommer att byta namn till Företagare i Borgholm.
Sammanträdesprotokoll sid 3 (11) Nästa möte bestäms till 13 januari klockan 08:00. 427 Dnr 2015/147-106 KS Information; Fryshuset. Till dagens sammanträde är John Heyne, Fryshuset, och ungdomssamordnare Helena Roditou-Andersson inbjudna tillsammans med ungdomspolitiker Annette Hemlin (FÖL) för information och diskussion om samarbetet. Under mötet informeras och diskuteras: - Regionförbundets beslut att stödja Fryshuset under tre år. Fryshuset kommer att primärt arbeta mot två kommuner, Borgholm och Nybro, och mot de andra 10 kommunerna mera sekundärt. - förfrågningar om föräldrautbildning och partnerskap vad gäller drift av HVBhem. Kontakt har etablerats med socialchefen. - genomförda aktiviteter under augusti, oktober och november bland annat är - Lupp är genomförd med hög svarsfrekvens. Resultatet kommer att vara klart januari-februari. - kontakter etablerade med vuxna runt ungdomarna och fritidsledarna. - resa till Stockholm genomförd under november. På hemresan fick ungdomarna utvärdera helgen och även lämna förslag vad de vill att kommunnen ska göra. Återrapporteras efter sammanställning. - förebyggande teamets arbete. - eventuell förekomst av droger hos ungdomarna på skoltid och fritid. - behovet av folkhälsosamordnare. - Allaktivitetshus behov och möjligheter. Nästa informationsmöte bestäms till 3 maj klockan 11:00. 428 Dnr 2015/301-879 KS Projektgrupp Allaktivitetshus i Kulturhuset, Kronomagasinet. Vid dagens möte diskuteras tillsammans med representanter från Fryshuset möjligheten att inrymma ett Allaktivitetshus i Kulturhuset, Kronomagasinet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar tillsätta en projektgrupp med syfte att undersöka möjligheten att ha Allaktivitetshus som ett ben i Kulturhuset, Kronomagasinet.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (11) utse ungdomspolitiker Annette Hemlin (FÖL), folkhälsopolitiker Marcel van Luijn (M), ungdomssamordnare Helena Roditou-Andersson, kulturskolans rektor Oskar Roslund, fastighetsstrateg Maria Drott och kultursekreterare Maria Johanson, sammankallande, i arbetsgruppen. målet med arbetsgruppens arbete är att se över möjligheterna och ta fram kravspecifikation för projektet Allaktivitetshus i Kulturhuset och hur detta kan utformas för att tillgodose behovet utifrån att både fritidsgården och kulturskolan framfört önskemål att flytta dit. 429 Dnr 2015/132-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, samhällsbyggnadsnämnden. Till dagens sammanträde är samhällsbyggnadsnämndens arbetsutskott och samhällsbyggnadschef Göran Borgö inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas verksamhet. Under mötet informeras och diskuteras - förvaltningens arbete med att ta fram verksamhetsplan 2016. - gjorda rekryteringar inom förvaltningen. - hur förvaltningen påverkas av flyktingsituationen. - skillnaderna på bygglovsregler vad gäller tillfälligt och permanent boende. - vikten för övriga förvaltningar att det finns utsedd kontaktperson på samhällsbyggnadsförvaltningen för att få svar på frågor kring flyktingsituationen och hjälp och stöd i arbetet med att ta fram bygglovansökan. Byggnadsinspektör Gunnar Thernström är utsedd som kontakperson. - samarbetet kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen. T f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg och samhällsbyggnadschef Göran Borgö reder ut frågeställningar i syfte att förbättra samarbetet. - kommande organisationsöversyn vad gäller kommunledningskontor, samhällsbyggnadsförvaltning och teknisk service samt hur närliggande och jämförbara kommuner har organiserat sin verksamhet. - vikten av att skilja på myndighetsansvaret och markägareansvaret vid kommande organisationsöversyn. Ansvarsdelarna måste vara klarlagda och jävssituationen måste säkerställas. - pågående prioritering av planarbete bland annat vad gäller Östra Stora Rör och Centrala Rälla samt vikten av att kommunicera vad kommunen tänker med de olika områdena, exempelvis kan informationsskyltar sättas upp och information ges via media. - behovet av projektledare som driver detaljplaneprojekt och har kontakter med presumtiva entreprenörer. - förvaltningens förslag till biogasmack som ska behandlas vid kommunfullmäktige 2015-12-14. Nästa möte bestäms till 8 mars 2016 klockan 09:00.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (11) 430 Dnr 2015/302-654 KS Information; Kommunal. Till dagens sammanträde har Kommunals representant Cecilia Laneborg- Johnsson begärt att få träffa personalutskottet för att överlämna fackets synpunkter och förslag på åtgärder gällande socialförvaltningen. Av skrivelsen framgår att det finns stort behov av fler personal inom socialförvaltningen och att det inom många verksamheter saknas anställda på schemarader/turer främst på helgerna. Förslagen från Kommunal är: - utöka tjänster (permanent) för de som vill ha högre tjänst. - utöka grundbemanningen så kan behovet av vikarier minskas då någon är frånvarande. - anställ på alla rader som verksamheterna har behov av. - arbetsbelastningen på grund av många års besparingar har gjort att fackets medlemmar har fått ta ett stort ansvar. De är engagerade i sina arbeten och gör ett jättebra jobb, men behöver få bättre förutsättningar. - se över ledningsorganisationen så cheferna har möjlighet att bedriva ett bra och verksamhetsnära ledarskap. - gör en plan för att fler ska vilja arbeta inom våra välfärdstjänster och för att göra våra arbetsplatser mer attraktiva. - Nya tider är en del av detta, men det behövs ett helhjärtat tag dvs rätten till heltid/möjlighet till deltid och ta bort oönskade delade turer. Vidare efterfrågas återkoppling vad gäller beslut om arbetskläder för socialförvaltningens anställda. T f ekonomichef Linda Kjellin informerar att inför upphandlingen har verksamheten tillfrågats om vilka behov de har avseende arbetskläder, utifrån detta har kravspecifikationen sedan utarbetats. Upphandlingen är genomförd och en testgrupp bestående av personer från berörda arbetsgrupper och dess chefer testar nu kläderna innan tilldelningsbeslut fattas. När detta är klart kommer en tidsplan att utarbetas för hur utdelning av arbetskläder ska ske. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar, i egenskap av personalutskott, överlämna fackets synpunkter och förslag till t f personalchef Ann Nilsson för beaktande.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (11) 431 Dnr 2015/303-028 KS Kostnadsfritt kaffe/te till kommunens personal. Vid dagens möte med Kommunal föreslås att kommunens medarbetare inte ska behöva betala för kaffe/te vid under arbetsdagen. Kommunsstyrelsens arbetsutskott beslutar, i egenskap av personalutskott, kommunens anställda från och med 2016-01-01 har kostnadsfritt kaffe under arbetstid, enligt förslag från Kommunal. 432 Dnr 2015/3-059 KS Upphandling VA-material. Kalmar kommun, upphandlingsenheten, inbjuder Borgholms kommun samt de kommunala bolagen i kommunen att delta i upphandlingen av avtal avseende VA-material. Nuvarande avtal löper ut 2016-06-30. Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling. Avtalstiden är 3 år med möjlighet till förlängning med 1 år. Avtalet beräknas gälla fr o m 1 juli 2016. Påskriven fullmakt ska vara Kalmar kommun tillhanda senast 2016-01-07. I tjänsteskrivelse 2015-12-01 föreslår ekonomiavdelningen att kommunen ska delta i upphandlingen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i gemensam upphandling avseende VA-material. 433 Dnr 2015/3-059 KS Upphandling Datormaterial inklusive tonerkassetter. SKL inköpscentral har gjort en upphandling avseende datormaterial inklusive tonerkassetter där Borgholms kommun kan anmäla avrop. Nuvarande avtal löper ut 2015-12-31.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (11) Ramavtalet omfattar: Datormaterial till exempel USB-minnen, CD-R och DVD-R skivor, skärmskyddsfilm för smarta telefoner och surfplattor samt adaptrar Skrivartillbehör, bland annat original- och miljötonerkassetter, trummor och bläckpatroner Ergonomiska tillbehör, musmattor, ergonomiska tangentbord, ståstöd och så vidare. Avtalsstart: 2016-01-01 Leverantör är Supplies Team. I tjänsteskrivelse 2015-12-01 föreslår ekonomiavdelningen att kommunen ska delta i upphandlingen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar delta i gemensam upphandling avseende Datormaterial inkl tonerkassetter. 434 Dnr 2015/84-311 KS Informationsskyltar; Hamnvägen och brygga söder om Robinson. Stefan Gjerss, Villagatan 8, 387 32 Borgholm, föreslår i skrivelse inkommen 2015-12-01 att kommunen ska sätta upp informationsskyltar med bilder, skisser, ritningar hur ombyggnaden av Hamnvägen går till och varför samt tidsplan. Skyltarna bör lämpligen sättas upp vid Robinson Crusoe, Turistbyrån, fiskhamnen eller societetsparken. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar bifalla förslaget om informationsskyltar. uppdra till planavdelningen att utforma och beställa skyltarna samt se till att de placeras i anslutning till området. Finansiering sker inom projektet.
Sammanträdesprotokoll sid 8 (11) 435 Dnr 2015/148-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte 2015, utbildningsnämnden. Till dagens sammanträde är utbildningsnämndens arbetsutskott och utbildningschef Lars Bylund inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas verksamhet. Under mötet informeras om och diskuteras - hur förvaltningen påverkas av flyktingsituationen. - rekryteringsbehovet av personal. - förskola i Skogsbrynet alternativt Björkviken. Det noteras att utbyggnad av förskolan i Björkviken är ett bra alternativ på lång sikt. - prognosen för utbildningsnämnden ligger på plus. - arbetet med projektet Generationer i samverkan har börjat i Åkerboskolan. Det noteras att kommunstyrelsens arbetsutskott ska ta fram syfte och mål för projektet. - förebyggande teamets arbete. Nästa möte bestäms till 1 mars 2016 klockan 13:00-15:00. 436 Dnr 2014/51-311 KS Cykelled Lundegård-Ormöga, underhåll av cykelleder. Kommunstyrelsen beslutade 2015-05-23 126 att anvisa 50 000 kronor för att iordningsställa sträckan mellan Lundegård och Nedra Vannborga, inom ramen för resultatet år 2015. att överlämna frågan om resterande sträckor till budgetberedningen 2016. I tjänsteskrivelse och vid dagens sammanträde redovisar servicechef Hans Johannesson förslag att färdigställa sträckan för att på så sätt få en sammanhängade cykelväg. Det framgår att arbetet pågår med att färdigställa cykelleden sträckan Lundegård- Nedra Vannborgavägen. För detta är det avsatt 50 000 kronor som bedöms räcka till gott och väl. Lundegård har utfört sina åtaganden och bolaget har tagit sin del. Nu gäller sträckan mellan nedre och Övra Vannborgavägen, den del som går över Håkan Johanssons mark. Servicechefen och markägaren är överens om sträckningen och det är klart att påbörja bara ägaren får ett muntligt svar att priset är OK. Markägaren vill ha 50 000 kronor för att kommunen tar marken i anspråk och detta ska sedan regleras i ett avtal.
Sammanträdesprotokoll sid 9 (11) Servicechefen har pratat med projektledaren för Fyr till Fyr och han rekommenderar att kommunen nyttjar samma handläggare som projektet gör för att få administrationen på plats. Nu har det uppstått ett läge där det är möjligt att använda lite resurser från VA tillfälligt för schaktning av denna sträcka och behöver ett snabbt svar om bolaget kan fortsätta med sträckan över Johanssons mark. I första hand gällande den första delen på ca 400 m som är den gamla landsvägen, den är övervuxen med gräs men är annars i gott skick. Kostnad för denna del är ca 45-55 000 kronor för grusad väg. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna priset om maximalt 50 000 kronor för inlösen av marken för att möjliggöra en sammanhängande cykelväg. uppdra till servicechef Hans Johannesson att ombesörja att avtal för kommunens räkning upprättas gällande inlösen av mark för cykelvägen med mera. uppdra till servicechef Hans Johannesson att ombesörja att avtal för kommunens räkning upprättas med Lundegårds Camping för arrende av mark med mera utan kostnad för kommunen. 437 Dnr 2015/282-311 KS Färdigställande av asfaltering, Dovreviken. Fastighetsägarna i Dovreviken framför genom Stefan och Christina Johansson, Bågsträngsgatan 22, 387 37 Borgholm, i skrivelse 2015-08-28 önskemål att området Dovreviken (Bågsträngsgatan, Spjutgatan, Pilspetsgatan, Blårörsgatan, Flintyxgatan och Sköldgatan) ska färdigställas vad gäller asfaltering. Av skrivelsen framgår att nästan alla hus är byggda i området och de flesta har byggt sina murar/staket eller planeterat sina häckar. Nu är det bara den sista halvmetern på gatorna som behöver asfalteras. I tjänsteskrivelse 2015-11-16 och vid dagens sammanträde föreslår servicechef Hans Johannesson att medel avsätts för ändamålet. Av skrivelsen framgår att 1 330 m väg inom området saknar asfalt på vägkant. Snittbredden är 70cm på var sida vilket ger en totalyta på 1865 m2. Vägkanterna är på långa sträckor täckta med gräs, därför måste dessa ytor
Sammanträdesprotokoll sid 10 (11) grävas ur och materialet bytas ut mot nytt vilket är ganska tidskrävande. Även en 60 m lång GC väg med totalyta 150 m2 saknar asfalt. Total yta 2015 m2 med ett snittpris på 400:-/m2 = 806 000 kronor Utöver detta, vilket inte nämns i inlämnad skrivelse, återstår även färdigställandet en gräsyta belägen mitt i området. Denna yta består till stor del av tippmassor från förr med allehanda kompostmaterial. På senare år har det uppstått stora bekymmer med den giftiga björnlokan som snabbt spridit sig i området. Servicechefen har tittat över området tillsammans med miljöstrateg Maria Pettersson och de är överens om lösningen på detta bekymmer. Bästa sättet är att färdigställa gräsytorna så att dessa går att klippa regelbundet och därmed förhindras björnlokan att etablera sig. Beräknad kostnad: 50 000 kronor. Materialet som grävs upp för asfalteringen går delvis att använda till detta ändamål. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen avsätta 856 tkr i 2015 års driftbudget till asfaltering av vägkanter och färdigställande av gräsyta i Dovreviken enligt förslag. 438 Dnr 2015/64-059 KS Avsiktsförklaring kommande skolskjutsupphandling, KLT. Kommunstyrelsen beslutade 2015-04-21 68 att meddela Kalmar Läns Trafik att Borgholms kommun har för avsikt att delta i kommande gemensam upphandling av skolskjutsar. Vid dagens sammanträde lyfts olika frågeställningar med anledning av beslutet att delta i upphandlingen. Bland annat efterfrågas om KLT kan villkora bättre kommunikation/bussturer på norra Öland om kommunen är med i upphandlingen och möjligheten för kommunen att påverka skall-kraven i upphandlingen. Efter kommunstyrelsens behandling av ärendet har ingen återkoppling kommit kommunledningskontoret tillhanda vad gäller upphandlingsunderlag m m.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (11) Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-11-10 385 att bjuda in Karl Johan Bodell och Ulf Nilsson från Kalmar läns Trafik till ett kommande sammanträde med arbetsutskottet. Vid dagens sammanträde lyfts frågan eftersom kommunledningen under en längre tid utan resultat försökt få kontakt med KLT för att få svar på frågor om utökade bussturer och möjligheten att påverka skall-krav till upphandlingen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen meddela Kalmar Läns Trafik att Borgholms kommun inte längre är intresserad av att delta i KLT:s skolskjutsupphandling 2017 då kommunen inte fått någon återkoppling varken vad gäller olika frågeställningar; hur mycket kollektivtrafiken på norra Öland kommer att förbättras om kommunen är med i upphandlingen och möjlighet för kommunen att påverka skall-kraven, eller fått bekräftat några fördelar av att gå med i skolskjutsupphandlingen. med ändring av tidigare beslut 2015-04-21 68 besluta att nyttja optionerna i nuvarande skolskjutsavtal efter att nuvarande upphandlad skolskjutstrafik löper ut. Protokollsanteckning. Framtid Öland vidhåller samma argument som vid kommunstyrelsens möte i april till varför Borgholm inte bör överlåta skolskjuts-upphandlingen till KLT. Att Borgholms kommun sedan aldrig hade möjlighet att vara med och påverka skall-kraven som utlovades i samma möte förstärker vårt ställningstagande ytterligare. Sofie Loirendal, Framtid Öland