Visma Fakturering Välkommen till storfamiljen för småföretagare
Välkommen till Visma Fakturering För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på www.vismaspcs.se/minsida-reg Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2
Arbeta med Visma Fakturering/Börja så här Arbeta med Visma Fakturering I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet i Visma Fakturering, från det förberedande arbetet med inställningar och register fram till rapportering. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Vismas internettjänster och program Inställningar/ Register Löpande arbete Försäljning Inköp Rapportering Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3
Inställningar/Register Inställningar/Register Exempel Registrering av fler uppgifter för kund Kundnummer: 103 För att du ska få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter. Inställningar gör du både under Företagsinställningar och i de olika registren. Du behöver inte göra alla inställningar innan du börjar med det löpande arbetet, men ju fler du gör desto smidigare blir det att arbeta i programmet. Från programmets register hämtas information som stöd för ditt dagliga arbete. När du exempelvis registrerar en kundfaktura hämtas information om betalningsuppgifter för den aktuella kunden, vilket underlättar registreringen av fakturan. Genom att fylla i uppgifterna i registren så fullständigt som möjligt underlättas också arbetet när du vill ta fram rapporter gällande exempelvis en viss kundgrupp eller artikelgrupp. Bra att veta: De inställningar du gör under Företagsunderhåll gäller det företag du arbetar i, medan de inställningar du gör under Programunderhåll gäller alla företag. Namn: Karl Svensson Betalningsvillkor: 10 Leveransvillkor: FVL Leveranssätt: HÄM Prislista: 3 Kundlista Inkl moms Registrering av grunduppgifter för leverantör Namn: Färggrossisten AB Adressuppgifter: Kärnvägen 7, 111 22 Storstad Telefon: 0123-455667 Organisationsnummer: 552418-0683 Bankgiro: 123-4301 PlusGiro: 123430-1 Kund Vissa uppgifter anges som normalvärden i företagsinställningarna och blir automatiskt inlagda när du lägger till poster i registren. Leverantör I kontaktregistret samlar du alla dina affärskontakter, både för kunder och för leverantörer. Härifrån kan du sedan enkelt skicka e-post och sms, både till enskilda kontakter och till grupper. I leverantörsregistret anger du grunduppgifter för leverantören och du har även möjlighet att lägga till egna anteckningar. Nästa steg: Försäljning 4
Löpande arbete Försäljning Exempel Skapa faktura till Karl Svensson Fakturanummer: 893 Kundnummer: 103 Du kan välja att antingen skicka dina fakturor med post, via mejl eller elektroniskt via Visma efaktura. När du har fakturerat dina kunder hjälper programmet dig att bevaka förfallodatum, skicka påminnelser och beräkna eventuell ränta. När dina kunder betalar fakturorna kan du antingen registrera inbetalningarna manuellt i programmet eller läsa in en återrapporteringsfil från din bank. Programmet är anpassat för att kunna fakturera husarbete. Du kan på fakturan få en uträkning av hur mycket husavdrag som kan göras. Programmet ger dig även ett underlag att skicka till Skatteverket via fil eller via brev. Artiklar: 700 3 st Färg utomhus 3 l vit 800 8 tim Måleri Underlag för skattereduktion: 4 200 kr Skattereduktion: Totalbelopp: Att betala: 2 100 kr 5 676 kr 3 576 kr Fördela skattereduktion Personnummer: 196708219636 Bra att veta För att ha kontroll på dina lagerartiklar kan du manuellt lägga in antal i lager när du köper in dem. När du sedan fakturerar en artikel dras den automatiskt från lagret och du kan se hur många artiklar du har disponibelt. Summa: 2 100 kr Fastighets-/lägenhetsbeteckning: Hästskon 7 Skapa ansökan till Skattemyndigheten Ansökt totalbelopp: 29 100 kr Ansökningsdatum: 20XX-XX-XX Skapa faktura Skattereduktion Ansökan till Skattemyndigheten Om skattereduktionen ska fördelas på flera personer anger du hur mycket av reduktionen varje person ska ha. Under Skattereduktion husarbete ligger alla fakturor som är klara att skicka ansökan för till Skattemyndigheten. Nästa steg: Inköp 5
Löpande arbete Inköp Exempel Registrering av leverantörsfaktura Löpnummer: 534 Leverantörsnummer: 122 Med programmet hanterar du dina leverantörsfakturor på ett effektivt sätt. Efter registreringen får du en sammanställning och ett bokföringsunderlag som förenklar bokföringen. Namn: Mallvärde: Färggrossisten AB Total 37 629 kr Frakt 0 kr Moms 7 525,80 När det är dags att betala fakturor finns det möjlighet att göra filöverföring av transaktionerna till din bank. När betalningen är genomförd läser du in återrapporteringsfilerna som du får från banken eller prickar av dem manuellt. Lista med utbetalningar Storstads Blommor AB Löpnummer: 517 Leverantörsnummer: 119 Status: Överföringssätt: På väg LB-rutin Fora AB Löpnummer: 523 Bra att veta: Du har möjlighet att läsa in prislistor från dina leverantörer för att på ett enkelt sätt få in artiklar och priser i ditt register. Leverantörsnummer: 106 Status: På väg Överföringssätt: Fakturabetalningsservice Leverantörsfaktura I inställningarna kan du välja om fakturorna automatiskt ska markeras som attesterade och klara för utbetalning eller om du vill markera det manuellt. Utbetalningar För att få en bra överblick, kan du välja vilken typ av utbetalningsstatus som ska visas. Nästa steg: Rapportering 6
Rapportering Rapportering Exempel Kundreskontralista Kundnummer: 113 Namn: Storstadshotellet AB Vid löpande arbete hjälper statistikrapporter, förfallolistor och reskontralistor dig att ha kontroll på din försäljning, dina betalningar och ditt kassaflöde. För dessa rapporter kan du välja vilken period som ska visas. För statistikrapporterna kan flera val göras för att anpassa dem ytterligare efter ditt företags behov, exempelvis om jämförelse med föregående år ska göras eller vilka kolumner som ska visas. Antal fakturor: 3 Fakturerat: 24 688 kr Krediterat: 0 kr Betalat: 0 kr Bortskrivet: 0 kr Kundfordran: 24 688 kr Förfallolista leverantörer Löpnummer: 530 Leverantörsnummer: 101 Bra att veta: Oavsett vilken del av programmet du arbetar i har du åtkomst till alla rapporter och utskrifter via Alla utskrifter. Leverantörsnamn: Förfallodatum: Belopp: KA Data & Elektronik XX-09-29 2 354 kr Kundreskontralista Övningsbolaget AB Sida: 1 Kundreskontralista Utskrivet: XX-04-08 Varning! Kundreskontralistan innehåller fakturor eller betalningar som ej är journalförda. Urval: Kundnr 112..113 Reskontradatum: 20XX-04-08 Kundnr Kundnamn Fakturanr Faktdat Förfdat Ränta K Kravdat Journalnr Fkttyp Belopp kr 112 Lernia Ränta: 0,00 Antal fakturor: 3 Fakturerat: 225 000,00 Kundfordran: 225 000,00 Storstadshotellet AB 113 Antal fakturor: 3 Ränta: 0,00 Fakturerat: 24 688,00 Kundfordran: 24 688,00 Total kundfordran Antal fakturor: 6 Ränta: 0,00 Fakturerat: 249 688,00 Kundfordran: 249 688,00 Övningsbolaget AB Sida: 1 Kundreskontralista Utskrivet: XX-04-08 Varning! Kundreskontralistan innehåller fakturor eller betalningar som ej är journalförda. Urval: Kundnr 113 Reskontradatum: 20XX-04-08 Kundnr Kundnamn Fakturanr Faktdat Förfdat Ränta K Kravdat Journalnr Fkttyp Belopp kr Datum Journalnr Bettyp 113 Storstadshotellet AB 870 XX07-30 XX-08-29 0,00 0 106 Faktura 5 875,00 Saldo: 5 875,00 891 XX-03-15 XX-04-14 0,00 0 0 Faktura 15 125,00 Saldo: 15 125,00 892 XX-04-08 XX-05-08 0,00 0 0 Faktura 3 688,00 Saldo: 3 688,00 Total kundfordran Antal fakturor: 3 Ränta: 0,00 Fakturerat: 24 688,00 Kundfordran: 24 688,00 Antal fakturor: 3 Ränta: 0,00 Fakturerat: 24 688,00 Kundfordran: 24 688,00 Vid utskriften väljer du hur detaljerad kundreskontralistan ska vara. Här visas den fullständiga kundreskontralistan för Storstadshotellet AB. Förfallolista leverantörer Övningsbolaget AB Sida: 1 Förfallolista Utskrivet: XX-04-08 Leverantörer En * efter fakturan betyder att fakturan ej är attesterad Urval: Allt Löpnr Faktnr Levnr Levnamn Faktdat Förfdat Attest av Belopp kr 530 KD-32145877 101 KA Data & Elektronik XX-08-30 XX-09-29 Siw Eriksson 2 354,00 531 RB-23458887 107 Redovisningsbyrån XX-08-30 XX-09-29 Siw Eriksson 1 750,00 532 BF-23654 117 Bilfinans AB XX-08-30 XX-09-29 Siw Eriksson 5 000,00 533 BL-2365478 118 Billeverantören AB XX-08-31 XX-09-30 Siw Eriksson 3 124,00 Total : 12 228,00 Förfallolistan visar alla obetalda fakturor som förfallit till betalning. 7
Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. Exempel på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon 0470-70 62 00 E-post support@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/support Telefon 0470-70 62 50 E-post avtal@vismaspcs.se Telefon 0470-70 61 00 E-post sales@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/ produkter Telefon 0470-70 61 50 E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida www.vismaspcs.se/utbildning Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, 413 27 Göteborg Neptuniplan 9, 211 18 Malmö Kungsbron 18, 111 22 Stockholm Sambandsvägen 5, 352 36 Växjö Telefon 031-10 29 90 Telefon 040-693 13 10 Telefon 08-23 31 10 Telefon 0470-70 61 00 E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se www.vismaspcs.se www.vismaspcs.se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se