TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 Bert-Olof Åkerström Kommunstyrelsen Handlingsprogram för att minska kostnaderna 2009 Budget 2009 antogs av kommunfullmäktige den 11 december. Under hela hösten bedömdes effekterna av finanskris och lågkonjunktur bli allt allvarligare och kommunens beräknade skatteintäkter har försämrats vid de senaste två skattekraftsprognoserna. För närvarande antas att verkliga skatteintäkter 2009 kommer att bli 40 miljoner kronor lägre än budgeterat. Till detta kommer ett förväntat underskott för övriga poster inom finansförvaltningen. För att kompensera dessa intäktsbortfall krävs minskade kostnader med 43,2 miljoner kronor. Fullmäktige beslutade den 12 mars att ett handlingsprogram för att sänka kommunens kostnader redan 2009 ska utarbetas. Kommunledningsförvaltningen har i samarbete med samtliga förvaltningar utarbetat förslag till handlingsprogram för att stärka kommunens budget med 40 miljoner 2009 Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänstemannaförslag 2009-03 Förslag till beslut Kommunstyrelsens föreslår fullmäktige besluta 1. Upprättat förslag till handlingsprogram 2009-03-21 antas att gälla under 2009 2. De budgetramar som fastställdes genom fullmäktiges beslut 11 december 2008 sänks med totalt 43,2 miljoner kronor för att dels kompensera beräknat underskott för budgeterade skatteintäkter och dels beräknat underskott för räntekostnader/-intäkter. Minskningen av budget 2009 fördelas på nämnder och styrelser enligt följande fördelning (miljoner kronor) Kommunstyrelsen (inkl lönebuffert) 11,0 Barn- och utbildningsnämnden 9,0 Kultur- och fritidsnämnden 1,3 Miljö- och samhällsnämnden 2,0
TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 2 Socialnämnden 0,0 1) Vård och omsorgsnämnden 10,5 Utförarstyrelsen (resultatkrav ökas) - Serviceförvaltningen 1,4 - Teknisk förvaltning 8,0 varav - Vatten och avlopp 1,0 - Renhållning 1,0 Finansförvaltning (skattebortfall och finansiella intäkter/kostnader + 43,2 Netto omfördelning budget +/- 0,0 3. Fullmäktige fastställer kommundirektörens tidigare beslut om att införa stopprogram från 31 mars att gälla under 2009. 4. Direktionerna för Jämtlands gymnasieförbund och Norra Jämtlands räddningstjänstförbund uppmanas anta motsvarande stopprogram. 1) Enligt särskilt beslut av KF ska socialnämnden spara 16 mkr 2009 Bakgrund Budget 2009 antogs av kommunfullmäktige den 11 december 2008. För närvarande antas att verkliga skatteintäkter 2009 kommer att bli 40 miljoner kronor lägre än budgeterat. Till detta kommer att kommunens nettointäkt för räntor beräknas bli 3,5 miljoner lägre än budget. Risken att skatteintäkterna blir ännu lägre finns samtidigt som kostnaderna för försörjningsstöd ökar och detta skulle tillsammans kunna innebära att kommunen inte kommer att redovisa en ekonomi i balans 2009. Fullmäktige beslutade den 12 mars att ett handlingsprogram för att sänka kommunens kostnader redan 2009 ska utarbetas av kommunstyrelsen. Kommunledningsförvaltningen har tillsammans med samtliga förvaltningschefer arbetat fram ett beslutsunderlag som dels innehåller förslag till sänkta budgetramar för samtliga nämnder förutom socialnämnden. Förslaget till handlingsprogram bygger på att samtliga förvaltningsledningar inventerat vilka kostnader som kan stoppas med omedelbar verkan. En del av kostnaderna är mera av administrativ art och en del av förslagen är sådana att det krävs beslut av berörda nämnder. Förslaget är att fullmäktige beslutar om att ta tillbaka en del av beviljad budget 2009 för att kompensera skattebortfallet. Som en del av handlingsprogrammet föreslår förvaltningscheferna ett stopprogram av samma typ som kommunen tillämpade 2003. För att hela organisationen omgående ska börja spara föreslås att kommundirektören beslutar att stopprogrammet ska tillämpas direkt efter genomförd facklig förhandling den 31 mars. Fullmäktige föreslås sedan fastställa stopprogrammet då det bl a innehåller ett förslag om ändrad delegation i form av
TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 3 att kommunstyrelsens finansutskott ska ge igångsättningstillstånd till investeringar över en miljon kronor. Handlingsprogrammet innebär att samtliga nämnder förutom socialnämnden får uppdrag att minska sina respektive budgetar 2009. Socialnämnden har redan ett uppdrag att hålla sig inom ram och detta förutsätter att nämnden vidtar akuta åtgärder för att kunna redovisa 16 miljoner lägre kostnader än vad nämnden gjorde 2008. Det föreslagna stopprogrammet innebär olika former av stoppåtgärder. Åtgärderna kommer att innebära att intäktsfinansierade enheter inom kommunen kommer att få uppleva en sänkt efterfrågan med minskade intäkter. Det finns en risk att det uppstå kostnader i de egna intäktsfinansierade verksamheterna samtidigt som kommunen ändå anlitar externa uppdragstagare för angelägna uppdrag. Därför föreslås en form av internt köptvång för att stämma av kommunnyttan före det externa resurser anlitas. En förutsättning är att den interna enheten kan tillhandahålla den kompetens som krävs för uppdragets genomförande. Införande av stopprogrammet innebär en mycket restriktiv hållning att gå in i ett kostnadsåtagande, men det är inget totalstopp. Varje kostnad med vissa undantag (se nedan) får prövas särskilt i nedan angivna former. Ett stopprogram kommer att skapa behov av dialog för att stämma av detaljer om vad som omfattas av stopprogrammet respektive inte omfattas. För att säkerställa en enhetlig hantering inom hela kommunen föreslås även denna gång att den som har budgetansvar ska före beslut om anskaffning i någon form ska stämma av behovet med sin överordnade chef. Denna samrådsorganisation kallas för farmorsprincipen och beskrivs mera i förslaget till stopprogram. Förutsättningarna för programmet är: - utfärdade delegationer ligger fast - tydliga riktlinjer (så långt som möjligt) för hur stopprogrammet ska tolkas och tillämpas ska finnas som stöd till enhetschefer m fl. - vid tveksamhet om hur programmet ska tolkas ska frågan lyftas en nivå (till närmaste chef). Tre övergripande principer ska beaktas inom stopprogrammet. 1. Farmorsprincipen Den överordnade principen som styr detta stopprogram kallar vi farmorsprincipen. Den går ut på att den som har delegationen att fatta beslut i de frågor som räknas upp i det här dokumentet har att stämma av beslutet med närmast överordnad chef.
TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 4 2. Kommunnytta Före beslut om att skjuta upp investeringar, projekt etc ska göras en kalkyl över effekterna för kommunen som helhet. Farmor kan besluta om avsteg från stopprogrammet om kalkylen visar att ett beslut innebär kostnader inom annan enhet/förvaltning och att kostnaderna för kommunen totalt ökar. Om kommunens egna produktionsresurser, som t ex transport, verkstad, snickeri, hantverksgruppen, städ och matproduktion, har ledig kapacitet ska dessa i första hand nyttjas. Först när dessa är fullbelagda kan externa produktionsresurser nyttjas. Vid oenighet mellan två förvaltningar är kommundirektören farmor. 3. Redan ingångna avtal Inköp och andra åtaganden som redan är avtalade eller så långtgående planerade att det är förenat med merkostnader för att avbryta åtagandet omfattas av generell dispens. Stopprogram Inköpsstopp Huvudprincipen är att samtliga varor och tjänster som förbrukas i verksamheten, och som inte är oundgängligen nödvändiga för att verksamheten ska kunna bedrivas, omfattas (t ex sand för halkbekämpning, inkontinenshjälpmedel inom äldreomsorgen, slöjdmateriel). Investeringsstopp Investeringar som ännu ej påbörjats omfattas. Oundgängligen nödvändiga investeringar omfattas ej. Kommunstyrelsens finansutskott är farmor för investeringar för investeringar över 1 000 000 kronor. Stopp för fastighetsunderhåll Nämnder/styrelser som äger fastigheter/anläggningar ska skjuta upp allt fastighetsunderhåll, som ej är oundgängligen nödvändigt, under resten av året. Observera dock kravet på kommunnytta.
TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 5 Anställningsstopp Stor restriktivitet att tillsätta nya och vakanta tjänster gäller. Personalbehovet ska i första hand tillgodoses med intern rekrytering och intern omfördelning vilket innebär att rehabkedjan ska tillämpas. Detta innebär att om kommunen inte har ekonomiska förutsättningar att anställa, så finns det ingen ledig tjänst. Om det inte finns någon ledig tjänst, kan en person inte bli omplacerad till tjänsten. Omplaceringen går före all annan rekrytering, förutsatt nödvändig kompetens. Vid tillsättande av vikarier ska först andra lösningar noga prövas. En mycket restriktiv hållning till ledigheter med lön i tjänsten ska tillämpas. Övertidsstopp Behov av att utföra arbete ska inte lösas med övertid. Den övertid som ändå oundvikligen måste utföras ska på förhand vara tillstyrkt av närmaste chef och i möjligaste mån tas ut i ledighet. Om behov av övertidsarbete uppstår ska i första hand berörd chef föra en dialog med sina medarbetare om det finns arbetsuppgifter som inte behöver utföras. Generell dispens för jouroch beredskapspersonal gäller. Uttag av semester Antalet sparade semesterdagar i kommunen är stort, vilket har ökat semesterlöneskulden och påverkat kommunens ekonomi negativt. Ett led i att förbättra ekonomin och samtidigt försöka förbättra ohälsan i kommunen är att uppmuntra personalen att ta ut mer semester. Varje chef ska därför tillsammans med sin personal planera när minst tre semesterdagar ytterligare kan läggas ut före årets slut. Detta gäller inte om vikarie måste sättas in för den som tar semester. Stopp för utbildning, konferenser, resor och logi Huvudregeln är att alla kurser och konferenser omfattas av stopprogrammet. Undantag gäller kompetensutveckling som måste genomföras för att nödvändig akut kompetensbehov ska tillgodoses. Kostnader som uppkommer i samband med internationella kontakter och utbyten ska noga prövas, liksom etablerandet av nya kontakter. Konferenser och personalutbildning ska genomföras i egna kommunägda lokaler. Så långt som möjligt ska utbildningsverksamhet genomföras lokalt. Friskvårdspeng Omfattas inte av stopprogrammet
TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 6 Uppvaktning, julklappar Vid utdelning av 25-årsgåvor, pensionsavgångar och liknande ska förvaltningarna tillämpa samma praxis som vid normalläge. Julklapp omfattas inte av stopprogrammet. Central samordning av julklappar dvs ingen enhet köper själva julklappar till sin personal. Arbetsgivaren bjuder personalen på julgröt med tillbehör (i egen/kostnadsfri lokal) Personaltidning Personaltidningen är en viktig kanal för information till alla anställda. Ambitionsnivån på tidningen får anpassas till en avvägning mellan informationsbehov och kostnader. Restriktivitet ska gälla användande av externa resurser. Representation För extern representation ska mycket stor restriktivitet råda. Intern representation som förekommer i samband med sammanträden eller planeringsmöten ska noga prövas. För genomförande av personalbefrämjande insatser iakttas stor försiktighet. Arrangemang genomförs i kommunägda lokaler. Sammanträdeslokaler Vid sammanträden ska kommunens egna lokaler användas. Stopp för interna projekt Uppstart av nya projekt ska noga prövas. För kommunövergripande projekt är KLG farmor. Befintliga handlingsplaner för utvecklingsfora ska omprövas för att ev kunna frigöra tid och resurser till det utredningsarbete som krävs för omställning till 2010 års budgetramar. Stopp för externa projekt Deltagande i alla externa projekt ska noga övervägas och prövas om det går att tidsmässigt förskjuta projekten. Inom pågående projekt ska arbetsformer och nytta värderas för eventuell omprövning. Åtgärder som innebär offensiva satsningar som följd av kommande tillväxtprogram kan dock accepteras liksom insatser som ger ett tydligt positivt utfall dock efter särskild prövning där kommundirektören är farmor.
TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 7 Uppföljning och information Stopprogrammets effekter följs upp månadsvis. Uppföljningen kommer i första hand att ske via ordinarie månadsrapportering. Vid behov kan kompletterande uppgifter begäras in från förvaltningarna. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Bengt Marsh Bert-Olof Åkerström Utdrag med tjänstemannaförslag till samtliga nämnder och styrelser, direktionerna för Jämtlands gymnasieförbund respektive Norra Jämtlands räddningstjänstförbund och samtliga förvaltnings-/förbundschefer.