Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Malin Kronmar Revisionskonsult Cecilia Fehling Revisionskonsult Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter Torsås kommun

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 1 1.3. Metod... 1 2. Iakttagelser...3 2.1. Budgetering...3 2.2. Uppföljning...5 2.3. Hantering av leverantörsfakturor...6 2.4. Kontantutbetalningar...7 3. Revisionell bedömning...9 3.1. Kontrollmål...9 Torsås kommun

1. Inledning 1.1. Bakgrund Bedrägerier och oegentligheter dyker upp med jämna mellanrum. De händelser som figurerat i media har bland annat medfört att uppmärksamheten riktats mot kommunernas förebyggande arbete i syfte att begränsa riskerna för att oegentligheter ska uppstå, med påföljd att förtroendet för kommunerna skadas. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll. De förtroendevalda revisorerna i Torsås kommun har beslutat att granska den interna kontrollen till skydd för oegentligheter. Granskningen har utförts av Caroline Liljebjörn, Malin Kronmar och Cecilia Fehling vid. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer kommunstyrelsen att den interna kontrollen till skydd för oegentligheter är tillräcklig? 1.2.1. Kontrollmål Följande kontrollmål ska besvaras i granskningen: Vilka system och rutiner finns för processer som budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning? Är processerna dokumenterade? Fungerar processerna som avsett? Har risker i processerna identifierats? Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Är dessa dokumenterade? Genomförs dem? Är kontrollerna effektiva? 1.3. Metod Vi har intervjuat följande personer. Kommunledningskontoret: ekonomichef och redovisningsekonom. Barn- och utbildningsförvaltningen: förvaltningschef, förvaltningsekonom, en rektor inom grundskolan samt en rektor inom gymnasieskolan. Torsås kommun 1 av 11

Socialförvaltningen: Tf förvaltningschef, förvaltningsekonomer, en enhetschef inom LSS och en enhetschef inom äldreomsorgen. Vi har tagit del av följande dokument: årsplan och budget 2014 (plan 2015-2016), årsredovisning 2013, internkontrollplan för samtliga nämnder, reglemente för intern kontroll, dokumentation av redovisningssystemet i Torsås kommun, rutinbeskrivning för handkassor och försäljningskassor, logglista avseende förändringar i leverantörsregistret, budgetuppföljning för socialförvaltningen och bildningsnämnden avseende april, budgetuppföljning avseende april övergripande för kommunen samt beslutsattestanter år 2014 (KS 16/2014 AU 31/2013). Rapporten har faktagranskats av berörda tjänstemän. Torsås kommun 2 av 11

2. Iakttagelser 2.1. Budgetering 2.1.1. Budgetprocessen En övergripande beskrivning av budgetprocessen finns i budgetdokumentet årsplan och budget. I budget 2014 framgår att kommunen använder en resursfördelningsmodell där hänsyn tas till befolkningsförändringar inom grundskola och barnomsorg samt äldreomsorg. Utgångspunkten i budgetarbetet är föregående års budget och sedan görs justeringar utifrån demografi som exempelvis minskat antal elever. I budgetarbetet beaktas även omvärldsanalysen och jämförelsetalen inom Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) som redovisas i årsredovisningen. Inför budget 2015 beslutade kommunstyrelsen om en tidplan för budgetprocessen och uppföljningar under år 2014 (KS 8/2014). I juni beslutar fullmäktige om preliminära budgetramar för nämnderna. Nämnderna utformar sina internbudgetar under perioden juni-oktober. Senast den 19 december ska nämnderna besluta om sina respektive internbudgetar. I oktober görs avstämningar mot verksamheter, skatter och bidrag för att se om det har skett några förändringar. Ramjusteringar görs i budgeten utifrån de förändringar som framkommer. I november fastställer fullmäktige årsplan och budget samt plan för kommande två år. Internbudgeten inom respektive förvaltning upprättas på en detaljnivå som innebär tre-fem positioner baskonto. Förvaltningsekonomen går igenom budgeten med varje verksamhetschef. Efter det går förvaltningschefen och förvaltningsekonomen igenom den totala budgetramen för hela förvaltningen. När internbudgeten för respektive förvaltning är klar lägger förvaltningsekonomen in siffrorna i systemet Budget och Prognos. Därefter överförs budgeten till kommunens ekonomisystem via fil. Socialförvaltningens internbudget baseras i huvudsak på föregående års budget med koncentration på att hitta besparingsmöjligheter. Inom hemtjänsten tillämpas ett resursfördelningssystem. För varje biståndsbedömd hemtjänsttimme ersätts området med en fast summa ur en central pott. Fördelningen sker månaden efter utförd hemtjänst. Det pågår en översyn av resursfördelningssystemet inom hemtjänsten i syfte att anpassa tilldelningen till en rimlig kostnadsnivå. Från och med höstterminen 2014 införs ett nytt resursfördelningssystem inom bildningsförvaltningen. Systemet bygger på en specifik elevpeng som kopplas till varje elev. Tidigare upprättades internbudgeten utifrån en generell fördelningsmodell. Av kommunens budgetdokument framgår att det finns budgetreserver för samtliga nämnder. Syftet med reserverna är att nämnderna ska ha en beredskap för oförut- Torsås kommun 3 av 11

sedda händelser. Budgetreserverna hanteras av kommunstyrelsen, som fattar beslut om att ta medel i anspråk. Det åligger budgetansvariga att stämma av personalbudgeten så att den stämmer överens med antal årsarbetare. Vid indragna tjänster är chefen ansvarig för att verkställa beslutade förändringar. 2.1.2. Stickprovskontroll Vi har stämt av socialnämndens och utbildningsnämndens rambudget enligt kommunens budgetdokument för år 2014 mot lista från ekonomisystemet. Avstämning har skett utan anmärkning. 2.1.3. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Budgeten sammanställs i ett dokument. Här framgår budgeten på ramnivå för respektive nämnd. När internbudgeterna har färdigställts registrerar respektive förvaltningsekonom budgeten i ett uppföljningssystem och därefter överförs informationen till ekonomisystemet via fil. En kontroll görs att den totala ramen stämmer. Felbudgeteringar upptäcks när uppföljningsrapporter upprättas på det nya året. Det är bara ekonomifunktionen som kan stansa in och ändra information i budgeten som finns registrerad i ekonomisystemet. Förvaltningarna har inga möjligheter att ändra budgeten. 2.1.4. Våra kommentarer I vår granskning har vi inte funnit något belägg för att nämnderna har identifierat några specifika risker i budgetprocessen. Vi bedömer att en risk föreligger om årets budget till stor del baseras på föregående års budget. På så sätt skulle i teorin en felbudgetering kunna leva vidare och utnyttjas till annat än det ursprungliga syftet. På ekonomiavdelningen ses risken för att detta ska inträffa som liten på grund av kommunens ekonomiska förutsättningar vilka medfört att samtliga kostnader i budgeten har prövats för att hitta besparingsmöjligheter. Den gemensamma åsikten är dock att risken inte kan uteslutas. Vi bedömer även att en risk föreligger om det finns ofördelade budgetmedel ute i verksamheten. Granskningen av budgetdokumentet 2014 visar att det finns ofördelade budgetmedel inom kommunstyrelsen. Dessa budgetmedel tas i anspråk efter beslut i kommunstyrelsen. Vi bedömer att kontroller i viss utsträckning utförs i samband med det löpande arbetet, men att det inte är tillräckligt. Vi anser att kontrollerna borde utföras med en högre grad av systematik till exempel när det gäller att budgeten görs på korrekt detaljnivå samt att budgeten för personalkostnader motsvarar korrekt antal beviljade tjänster. Torsås kommun 4 av 11

2.2. Uppföljning 2.2.1. Uppföljningsprocessen Av kommunens budgetdokument framgår att uppföljning ska ske i from av delårsrapport per 30 juni och årsredovisning per 31 december. Månadsuppföljningar ska redovisas till kommunstyrelsen från respektive nämnd för fem fastlagda månader utöver ovan nämnda uppföljningar. Inom förvaltningarna upprättas månadsvisa budgetuppföljningar ca 10 månader om året. Uppföljningarna redovisas skriftligen och muntligen för nämnden. Uppföljningar görs i ett webbaserat verktyg för ekonomisk uppföljning, Ekozoom. Inom bildningsförvaltningen träffar förvaltningsekonomen rektorerna varje månad för att gå igenom månadens utfall. Vid genomgången kontrolleras även att personalkostnaderna överensstämmer med hur många anställda respektive område har. Vid detta tillfälle görs en prognos av utfallet för helåret. De månatliga uppföljningarna som redovisas för nämnden är uppdelad på ansvar. Under varje ansvar finns rubrikerna prognos, orsak, åtgärder, konsekvenser och kommentarer. Om prognosen visar på underskott ska övriga fält kommenteras. Uppföljningen saknar information om faktiskt utfall. Den månatliga uppföljningen av utfall som redovisas till socialnämnden är uppdelad per ansvarsområde. Till varje ansvar finns en beskrivande text. Utöver utfall per ansvarsområde redovisas statistik för exempelvis lönekostnader, hemtjänst, försörjningsstöd samt sjukfrånvaro. Uppföljningarna upprättas av förvaltningsekonomen som även träffar verksamhetschefer för att gå igenom månadens utfall. Även inom socialförvaltningen används uppföljningsverktyget Ekozoom. Den ekonomiska informationen överförs till Excel. Det pågår en översyn av system och rutiner för uppföljning av ekonomi, verksamhet och personal inom socialnämndens verksamhetsområde. 2.2.2. Stickprovskontroll Vi har stämt av uppföljningen avseende socialnämnden per april mot utfall enligt listor direkt från ekonomisystemet. Avstämningen visar att utfallet har justerats manuellt. 2.2.3. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Månadsvisa uppföljningar redovisas för nämnden. Förvaltningsekonomen upprättar uppföljningarna. Vid varje uppföljningstillfälle träffar ekonomen verksamhetscheferna och diskuterar igenom månadens utfall. Ekonomen fungerar som ett stöd för verksamhetscheferna vid analyser av avvikelser. 2.2.4. Våra kommentarer I vår granskning har vi inte funnit något belägg för att nämnderna har identifierat några specifika risker gällande uppföljning av ekonomi. Vi bedömer att risker vid uppföljning av ekonomi till exempel föreligger om informationen endast rapporteras i Excel, om uppföljning endast görs på övergripande Torsås kommun 5 av 11

nivå, om rapporteringen endast sker muntligen samt om uppföljningen inte sker tillräckligt ofta. Vi bedömer att uppföljning görs tillräckligt ofta, men vi saknar koppling mellan utfall och prognos inom bildningsnämnden. Vi anser att den bör tydliggöras. Vidare anser vi att justeringar inte bör göras manuellt utan registreras i ekonomisystemet för att öka spårbarheten. Av underlagen bör framgå vad justeringen avser och hur den beräknats. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att systematiska kontoanalyser genomförs till exempel av kontot för preliminärbokade leverantörsfakturor samt vissa resultatkonton som personalkostnader. 2.3. Hantering av leverantörsfakturor 2.3.1. Processen för hantering av leverantörsfakturor Rutinen för leverantörsfakturor finns beskriven i dokumentationen av redovisningssystemet i Torsås kommun. Leverantörsfakturor ankomstregistreras av en assistent som märker fakturan med ett referensnummer. Därefter skickas fakturorna till Högsby där de skannas. Referensnumret styr vem fakturan skickas till. Efter skanningen ankomstbokförs fakturan preliminärt på ett kostnadskonto. Systemet kräver att två olika attester anges: mottagningsattest och beslutsattest. Det finns beslut på vilka som är attestanter och i systemet finns beloppsgränser om avgör hur stora belopp som får attesteras. Samtliga fakturor attesteras av två personer, en mottagningsattest och en beslutsattest. Om systemet upptäcker fel registreras faktura i en logg. Ekonomiavdelningen kontrollerar loggen dagligen. Makulering av leverantörsfakturor i systemet har ekonomiavdelningen och inskanningen i Högsby behörighet att göra. Det finns ett attestreglemente för Torsås kommun. Dokumentet behandlar bland annat vad som gäller för mottagningsattest, beslutsattestant, kontroll av beslutsattestant. Varje nämnd ansvarar för att det finns en aktuell förteckning över attestanter och ersättare. Vi har tagit del av attestlista för beslutsattestanter år 2014 övergripande för hela kommunen. Det är alltid två personer som attesterar fakturor både inom social- och utbildningsförvaltningen. Systemet kräver att det finns två attestanter per faktura. Inom bildningsförvaltningen går respektive faktura ut till ansvarig arbetslagsledare som mottagningsattesterar, därefter går fakturan till rektor för beslutsattest. Om fakturan handlar om rektors personliga kostnader går fakturan till förvaltningschefen för beslutsattest. Samma förfarande tillämpas inom socialförvaltningen, Leverantörsbetalningar hanteras på ekonomiavdelningen och betalningar görs i princip varje dag. Totalt är det tre olika tjänstemän på ekonomiavdelningen som turas om att skicka betalfilen. Torsås kommun 6 av 11

2.3.2. Stickprovskontroll Vi har tagit del av en uppdateringslogg från leverantörsregistret. Här framgår att fyra användare har gjort uppdateringar i registret vilket motsvarar de tjänstemän som enligt ekonomiavdelningen har behörighet att uppdatera registret. Vi har tagit stickprov på gjorda betalningar mot faktura samt kontering. I granskningen har vi kontrollerat att betalningen stämmer med uppgifter som framgår av fakturan samt att kostnaden har konterats på rätt kostnadskonto. Vi har baserat vårt stickprov på betalningsfiler daterade den 26 mars och 2 april. 2.3.3. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Fyra tjänstemän på ekonomiavdelningen har administratörsbehörigheter i ekonomisystemet. Det innebär möjligheten att lägga upp behörigheter. Antalet användare i ekonomisystemet är begränsat, istället används Ekozoom för uppföljning av utfall mot budget. I Ekozoom kan den ekonomiska informationen endast visas och inte påverkas genom registrering av transaktioner. Beslutsattestanter läggs upp efter beslut från nämnd. Den som är mottagningsattestant kan inte beslutsattestera, systemet kräver att det är två olika personer som attesterar. Vid intervjuer har det framkommit att kontroller utförs av avtalstrohet, krav på upplysningar vid representation och kontanthantering. Kontrollerna dokumenteras inte. Den tjänsteman som skickar betalfilen till banken går igenom filen och gör en övergripande rimlighetsbedömning. Denna kontroll dokumenteras inte. Utöver det analyseras samtliga betalfiler av ett externt företag. Analysen är helautomatisk och granskar samtliga leverantörsfakturor utifrån olika parameterar exempelvis om betalning går till blufföretag eller om samma faktura har betalats nyligen. Vi bedömer att den interna kontrollen skulle kunna förbättras ytterligare genom att utbetalningar granskas av en tjänsteman så att minst två personer är delaktiga i varje utbetalning. 2.3.4. Våra kommentarer Ekonomiavdelningen har identifierat en risk för att information om syfte och deltagare vid representation och resor saknas samt att inköp inte görs enligt avtal. Underlag till försörjningsstöd tillfälligt boende har varit bristfälliga till följd av sekretess. Vi har kontaktat ansvarig chef och fått en genomgång av hur rutinen för utbetalningar av försörjningsstöd ser ut. Vår bedömning är att vi har granskat gjorda betalningar utan anmärkningar. 2.4. Kontantutbetalningar 2.4.1. Rutinbeskrivning Det finns en dokumenterad rutin för hantering av handkassor och försäljningskassor. Ambitionen är att begränsa kontanthanteringen i kommunen. Kontanter hante- Torsås kommun 7 av 11

ras i skolkök samt på fritidsgårdarna i kommunen. Sedan en tid tillbaka har kassaapparater installerats vilket minskar risken för felaktigheter. På ekonomiavdelningen används manuella utbetalningar via internetbanken vid brådskande fakturor. Rutinen används sällan. Underlag till kontantutbetalning är en ifylld blankett som ska attesteras av verksamhetsansvarig. Redovisning görs på särskild blankett som ska vara konterad och attesterad. Kvitto ska bifogas redovisningen. Utbetalning av försörjningsstöd, klientfakturor etc. administreras av försystemet Procapita. Utbetalningen görs genom leverantörsreskontran. Rutinen finns beskriven i dokumentationen av redovisningssystemet i Torsås kommun. Privata utlägg som personalen gör betalas ut tillsammans med lönen. Efter attest av närmast chef skickas kvitton till personalavdelningen. 2.4.2. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Vid kontant utbetalning måste mottagaren ha med sig en utanordning eller utbetalningsorder som är konterad och attesterad av behörig attestant. 2.4.3. Våra kommentarer Samtliga intervjuade har identifierat risker som är förknippade med att hantera kontanter i kommunens verksamheter. Vi ser positivt på att kommunen försöker minska kontanthanteringen. När kontanthantering förekommer bör mer än en person vara delaktig i processen för att öka den interna kontrollen och det bör finnas en spårbarhet i transaktionerna. Torsås kommun 8 av 11

3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen till övervägande del säkerställer att den interna kontrollen till skydd för oegentligheter är tillräcklig. Det baserar vi på följande iakttagelser: Det finns rutiner för processerna budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning. Genomförda intervjuer och stickprov har visat att rutinerna i stort sett följs. Anslagsfördelningen till nämnderna baseras till viss del på den demografiska utvecklingen i kommunen. Resursfördelning inom nämnderna baseras på dokumenterat behov vilket innebär att risken för felbudgeteringar från föregående år minskar. Granskningen har visat att uppföljning sker vid ordinarie uppföljningstillfällen enligt budgetdokumentet. Inom socialnämnden och inom bildningsnämndens ansvarsområden görs tätare uppföljningar av ekonomi och verksamhet på en detaljerad nivå. Inom ekonomiavdelningen är uppgifter med större bedömd risk som förändring av leverantörsregistret och betalning av leverantörsfakturor fördelade på flera personer. Det är endast viss personal på ekonomiavdelningen som kan utföra dessa uppgifter. Vi har identifierat följande förbättringsområden: Vi bedömer att kontroller bör utföras mer systematiskt samt att resultatet av utförda kontroller bör dokumenteras. Vi bedömer att antalet kontroller kopplat till ekonomi och uppföljning kan utökas, till exempel kan systematiska kontoanalyser i resultaträkningen införas. Vi bedömer att den interna kontrollen av leverantörsfakturor skulle kunna förbättras ytterligare genom att systematiskt utföra stickprovskontroller av konteringar av kostnader samt att utbetalningar granskas av en tjänsteman så att minst två personer är inblandade i varje utbetalning. 3.1. Kontrollmål Vilka system och rutiner finns för processer som budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning? Vi bedömer att det finns system och rutiner för processerna budgetering, uppföljning, hantering av leverantörsfakturor samt kontantutbetalning. Genomförda intervjuer och stickprov har visat att rutinerna i stort sett följs. Torsås kommun 9 av 11

Är processerna dokumenterade? Vi bedömer att en övergripande beskrivning av processerna för budgetering och uppföljning finns i dokumentet Årsplan och budget 2014. Hanteringen av leverantörsfakturor och övriga utbetalningar finns beskrivna i ekonomisystemets systemdokumentation. Hantering av handkassor och försäljningskassor finns dokumenterade i kommunens ekonomihandbok. Kommunens attestregler innehåller regler kring attestering av fakturor. Fungerar processerna som avsett? Vi bedömer att processerna i stor utsträckning fungerar som avsett. Det baserar vi på de uppgifter som framkommit under intervjuerna, granskning av dokument som genomförts samt genomförda stickprov. Har risker i processerna identifierats? Vi bedömer att risker i processerna identifierats främst när det gäller hantering av leverantörsfakturor och kontanthantering. Vi har identifierat risker inom processerna för budgetering och uppföljning, men granskningen har visat de system och rutiner som används med ett rimligt mått av säkerhet förebygger oegentligheter inom dessa områden. Vi noterar att det pågår en översyn av processerna för budgetering och uppföljning inom socialnämndens verksamhetsområde. Vi anser att en tydligare styrning av verksamhet och ekonomi bidrar till att stärka den interna kontrollen. Vilka kontroller finns för att förhindra felaktigheter? Är dessa dokumenterade? Vi bedömer att det finns kontroller inom samtliga områden för att förhindra felaktigheter. I granskningsrapporten redogörs för dessa kontroller under särskild rubrik inom varje process. Vi rekommenderar att dessa kontroller dokumenteras samt att kontrollmomenten utökas till exempel med kontoanalyser i resultaträkningen. Är kontrollerna effektiva? Vi bedömer att identifierade kontroller är effektiva. Stickprov bör utföras med hänsyn till väsentlighet och risk. För att vara effektiva bör de innehålla ett mått av slumpmässighet. Torsås kommun 10 av 11

2014-09-24 Malin Kronmar Projektledare Caroline Liljebjörn Uppdragsledare Torsås kommun 11 av 11