SIR Styrelseprotokoll 2013-09-16 KS Stockholm Närvarande: Göran Karlström GK, Sten Walther SW, Carl-Johan Wickerts CJW, Johan Pettersson JP, Christina Agvald - Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Folke Sjöberg FS, Johnny Pettersson JP, Pär Lindgren PL. Per Hederström PH 1. Mötets öppnande a. Ordföranden förklarar mötet öppnat. b. Susanne Wickberg valdes till protokollförare. c. Per Hederström valdes till protokolljusterare. d. Dagordningen fastställdes. e. Här och nu känsla. 2. Föregående protokoll a. Genomgång av föregående mötesprotokoll 3. Rapporter a. GK gick igenom de ekonomiska rapporterna. 1. Tertialrapport 2. GK rapporterade om ekonomiska övervägande inför 2014. Prognosen hamnar på ca 365 000 minus. 2. Budgetplanering. GK gick igenom de ekonomiska förutsättningarna inför 2014 b. VD-rapport. 1. Genomgång av Verksamhetsplan 2014. 2. Nytt arbetssätt mellan SIR:s personal och Otimo har diskuterats på sista arbetsveckan. Behov att optimera resursanvändning och att prioritera och avsluta pågående arbetsuppgifter. 3. Anslutning till QRC/ev. annat kvalitetregistercentrum beslutas på styrelsemötet i december. (RCSO presenterar sig på oktobermötet). c. Övriga rapporter 1. SuW rapporterade från SKL Rundabordsmöte 3/6. Jurist Patrik Sundstöm redogjorde över lagförslag gällande Lagförslag om personer med nedsatt beslutsförmåga och registrering. Mer information finns på www.kvalitetsregister.se. En utveckling av Öppna Jämförelser planeras gällande presentation mot olika målgrupper. 2. CAÖ rapporterade från QRC- projekt NIVA KS Solna. Projektet arbetar med att sänka VAP-frekvensen och undersöka förutsättningar för att starta en POST-IVA mottagning. Första intravirtuella lärandeseminariet är avklarat. Session två blir i Dartmouth 6-9/10. 4. Personalfrågor av strategisk karaktär a. GK rapporterade personalsituationen inför 2014. 1 (6)
b. Styrelsen förordar en förstärkning av en sjuksköterska som arbetar med POST- IVA, PROM och PREM. En person på 40 % och en på 20 % anställning är att föredra inom området. c. FoU behöver tillsätta en 50 % tjänsteman pga. nuvarande tjänsteman får andra arbetsuppgifter inom SIR 5. FoU-frågor av strategisk karaktär a. CJW har gjort en revision av dokument för datauttag från SIR. Det är följande tre dokument som revideras: Ansökningsblankett, Processbeskrivning för ansökan av datauttag, behandling inom SIR. Rutin för FoU-ansökningar ställda till SIR. CJW och GK tar fram förslag till slutlig revidering. Bl.a. behöver texten revideras gällande formulering ifall enkel ansökan ska ha krav att det ska finnas påskrift av verksamhetschef. Beslut tas i december på styrelsemötet. En beslutsprocess angående delegeringsrätt av beslut gentemot Landstinget i Värmland ska genomföras. Detta måste synkroniseras med ovanstående uppdrag när det gäller formuleringar i dokumenten. b. Forskningskurs 2014-09-16 i Jönköping under SFAI-veckan. SW och FS utses att genomföra och planera kursen. De skissar på ett innehållsförslag inför decembermötet. c. GK blir huvudansvarig i en arbetsgrupp för Öppna jämförelser2014. Övriga deltagare i arbetesgruppen blir SW och CJW. d. GK presenterade SKL Q-registersatsning med mål och utvärderingskriterier. Hur detta påverkar SIR beror på vilka satsningar vi bestämmer att prioritera och genomföra i verksamhetsplanen för 2014. e. En arbetsgrupp tillsätts med uppdrag att arbeta med revision av Q-indikatorer. JP blir ansvarig att leda gruppens arbete i tätt samarbete med PL och JH. Övriga deltagare i gruppen är mycket välkomna. En särskild representation från SIS ska eftersträvas. Arbetet startar i oktober 2014. Förslaget ska vara klart för styrelsebeslut senast i februari 2015. Riktlinjen ska börja gälla from 2016. En tidsplan tas fram av gruppen. f. Diskussion gällande arbetet med att se över Omvårdnadsindikatorer, Komplikationer, Delirium, Diagnoser och PROM. Se styrelsebeslut. g. Avliden på IVA. Förutsett att förankringsprocessen görs och att SIR får finansiering så är SIR positiva att arbeta med de nya förslagen gällande Donationsmätetalen. h. Diskussion angående satsning på arbete med PROM och PREM. Alla är eniga om att avvakta arbetet med PREM. i. Insamlingen av data CRRT-enkäten som startade i maj 2013 fortgår till Vår Gård mötet i mars 2014. På februarimötet tar styrelsen ställning till hur det fortsatta arbetet ska ske. Sammanställning och presentation sker på Vår Gård 2014. j. SOS - Användargränssnitt för test finns klart att köra. Den 1 oktober öppnas för inskick. k. SIRI. En del förändringar är gjorda i formuläret och det ska testköras. Efter vecka 40 körs det igång skarpt. 2 (6)
l. SIR-Mikro. Pilotarbetet i Växjö har gått bra. Test ska göras att skicka data mellan mikrobiologiska laboratoriet i Växjö till SIR. Projektet tar slut sista januari 2014. Till december ska en slutrapport tas fram som underlag för styrelsen till ev. fortsatt utveckling av arbetet i framtiden. Annan finansiering av projektet utanför SIR bör aktivt efterforskas. m. Fokusrapporter Riskjustering i Svensk Intensivvård är klar för publicering under hösten. Nästa rapport som ska påbörjas är Hälsorelaterad livskvalitet. Diskussion hur rapporterna ska marknadsföras. Se styrelsebeslut. n. Årsrapport för år 2013. Analyserande delen: För att förbättra rapporten behöver vi i god tid ha en ansvarig för arbetet. FS får huvudansvaret 2014 för den analyserande delen. Förslag framkom att ta med referenser till aktuella internationella publikationer. Direktdata delen: Vi behöver återkoppling från verksamheterna hur de uppfattade årets variant på årsrapporten. Det är en av punkterna som ska diskuteras på Åretåget SIS/SIR möte. o. Samverkan nationella IVA-register. Representanter från SIR (JP och SW) ska utses att representera på fördragningen ESICM. Se styrelsebeslut 6. IS/IT-strategiska frågor a. Webbvalideringsprogrammet version 1.0 ska byggas och vara klart innan sommaren 2014. Det ersätter nuvarande valideringsprogram. Webbaserat program kommer att underlätta för medlemmarna. Caroline Mårdh är SIR observatör gentemot Otimo i arbetet. Ett nytt valideringsprogram släpps from årsskiftet pga. riktlinjen Behandlingsstrategi. b. Vi har fått ekonomisk ersättning för att utveckla internkontroll. Detta är en fortsättning på Thomas Nolin framtagna Excel-fil för internkontroll. GK får i uppdrag av styrelsen att utveckla internkontroll tillsammans med CAÖ och JH c. Ansökan om IT-utveckling SIR har ansökt om extra medel för utvecklingen av webbvalideringsprogram. Svar föreligger ännu ej på denna ansökan. 7. Juridiska frågor a. En beslutsprocess mot Landstinget Värmland ska genomföras. Delegation LiV- SIR måste ske för att ge ett tydligt beslutsmandat för styrelsen. GK har förankrat denna process och driver den nu vidare med avsikt att ha detta klart innan 2013 är slut. 8. Ärende från medlemmar motioner a. Inga motioner har lämnats in 9. Diskussionsärende: a. SIR/SIS-möte på Åretåget. CAÖ redogjorde över ämnen som hon kommer att ta upp: Årsrapporten och vad verksamheterna tyckte om den. Vad har vi gjort i SIR och vad är nyttan av det för medlemmarna? Satsningen Användbara data - 47 av 77 har fått besök av SIR. Ytterligare åtta avdelningar är inplanerade. b. POST-IVA nätverksmöte har avhållits på Arlanda med 70 deltagare. Lyckat resultat! 3 (6)
c. SIR for dummies. 14 stycken är anmälda. Vi har tidigare bestämt att inte genomföra kursen om det blir mindre än 20 stycken. d. SIR fortbildningskurs v 11 2014. I arbetsgrupp för detaljplanering ingår CAÖ, CJW, Caroline Mårdh, PL, PH. e. Användbara data. Den 30/9 lämnas en minirapport till SKL. 30/11 ska slutrapporten lämnas in. GK ansvarar för rapporterna. 10. Beslutsärenden: a. Styrelsen beslutar att revidera nya dokument för datauttag. Slutligt ställningstagande december 2013 CJW och GK får i uppdrag att ta fram förslag till slutlig revidering. b. Styrelsen beslutar att tills vidare följa principen att uppdatera registreringsstandarden vartannat år. c. Styrelsen ger JP i uppdrag att tillsammans med PL och JH med start i oktober 2013 revidera Q-indikatorerna. Beslut om målbild tas i februari 2014. JP får mandat att tillsammans med fyra personer från SIR träffas för gemensamma möten. Förslaget ska vara klart för styrelsebeslut senast februari 2015. Riktlinjen ska börja gälla from 2016. En tidsplan tas fram av gruppen. d. Styrelsen beslutade att ge GK och CJW i uppdrag att starta arbetet med att se över Omvårdnadsindikatorer, Komplikationer, Delirium, Diagnoser och, PROM. Styrelsen beslutar att satsa på arbetet med PROM och avvakta arbetet med PREM. e. Styrelsen beslutade att SIR:s målbild gällande Direktiv SKL Q-registersatsning ska vara att certifiera sig till steg 1 2014 och uppfylla de mål som beskrivs för nivå 1 i SKLs dokument. Målbilderna som formuleras i SKL-dokument för kvalitetsregister 2014 och 2016 skall för SIR vara prioriterade att uppfyllas. f. Styrelsen beslutade att FoU arbetar utifrån följande publiceringsplan för Fokusrapporter. Riskjustering i Svensk Intensivvård publiceras under hösten. Nästa rapport som ska påbörjas och publiceras under 2013 är Hälsorelaterad livskvalitet. Styrelsen ger FoU gruppen i uppdrag att komma med förslag till Fokusrapport nr 4 och förslag på författare. Möjliga rapporter i framtiden är KOL, SOS-studien och CRRT-studien. g. Nytt beslut angående avslutning/ ev. fortsättning av SIR Mikro tas på decembermötet 2013. h. Styrelsen ger exekutivt ansvarig i uppdrag att utveckla och förbättra Årsrapporten vidare. Inget krav på att det ska ske till 2014, men ett förbättringsarbete skall vara genomfört till 2015. Styrelsen accepterar en oförändrad årsrapport för 2014. Styrelsen ger FOU ansvarig FS huvudansvaret för utformningen och innehållet i den analyserande årsrapporten. i. FoU-ansökningar 1. Långtidsresultat för IVA-pat. Uppsala. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan om datauttag. 2. QoL efter intensivvård- SÖS. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan om datauttag. 3. Celiaki Örebro. Formell ansökan saknas. Tas upp igen för beslut när formell ansökan inkommer. 4 (6)
4. Trauma och IVA Linköping. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan om datauttag. 5. IVA-vård av barn Linköping. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan om datauttag. 6. Strukturerad journalgranskning CIVA. Ansökan om att få en Mortalitetsfil på sin egen data. Det krävs inget styrelsebeslut. SIR medlemmar har rätt att begära mortalitetsfil. Styrelsen godkänner uttag av särskild fil för egna data med personnummer initialt för i tiden prioriterad kvalitetsanalys. 7. CCOT-Helsingborg. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan om datauttag. 8. Uppdragsgrupp BIVA SFBABI. Styrelsen beslutar att bistå med att vara behjälplig för att plocka fram data och att fakturera för arbetskostnad. j. Styrelsen ger SW och JP i uppdrag att delta som SIR-representant på ESCIM under föredraget som handlar om: Samverkan nationella IVA-register. k. Styrelsen beslutar att acceptera ett planerat budgetunderskott för 2014 på 365 000 som GK presenterade. VD ges därför i uppdrag att verksamhetsplanera utifrån de givna förutsättningarna och den preliminärt presenterade verksamhetsplanen. l. Styrelsen beslutar att acceptera VD förslag till personalplanering. För FoU tillsätts en tjänsteman på upp till 50 % pga. nuvarande tjänsteman får andra arbetsuppgifter inom SIR m. Styrelsen valde enhälligt CarlJohan Wickerts till ny Exekutivt ansvarig ( VD ) from 2014-01-01. 11. Kommande styrelsemöten. a. 6 december, Otimo, Kalmar kl. 8-14 Planering 2014. Förslag b. Styrelsemöte 6/2 8-16 och Arbetsvecka 3-7/2, Kalmar c. Arbetsvecka + kurs 10-14/3, Saltsjöbaden d. Arbetsvecka årsrapport mm 31/3-4/4 e. Styrelsemöte 8/5 8-16 och Arbetsvecka 5-9/5, Kalmar f. Personal Arbetsmöte 28-29/8 (förberedelse SFAI-veckan), Kalmar g. Arbetsvecka SFAI-veckan inklusive Forskningskurs.15-19/9, Jönköping. Måndag 10.00. Styrelsemöte måndag fm och onsdag fm. h. Arbetsvecka 29/9-3/10, Kalmar (ändrad efter mötet, men före justering till 6-10/10). i. Arbetsvecka 10-14/11 SIS-kurs mm, Sigtuna eller Kalmar? j. Styrelsemöte 4-5/12, Kalmar 12. Utvärdering dagens möte 5 (6)
Mötets avslutande Ordförande Christina Agvald Öhman Sekreterare Susanne Wickberg Justerare Per Hederström 6 (6)