SIR Styrelseprotokoll Jönköping.

Transkript

1 SIR Styrelseprotokoll Jönköping. Närvarande: Johan Petersson JP, Christina Agvald - Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Per Hederström PH, Pär Lindgren PL. Johnny Hillgren JH, Ritva Kiiski Berggren RKB, Peter Nordlund PN, Sten Walther SW, Carl-Johan Wickerts CJW (VD), Göran Karlström GK,(representerar Lt Värmland). Anställda deltog from punkt 6 tom 9 och 10 l. Lotti Orvelius, Eva Åkerman, Lena Andersson, Hans Gren. Är markerat med blå skrift. Frånvarande i arbetsgruppen Carolin Mårdh CM. 1. Formalia a. Mötet öppnades av ordföranden CAÖ. b. Susanne Wickberg valdes till protokollförare c. Per Hederström valdes till protokolljusterare d. Dagordningen fastställdes e. Här och nu känsla 2 min per person 2. Genomgång av föregående protokoll från Kalmarmötet i maj. a. SWEBAR inget ytterligare har skett sedan förra styrelsemötet i Kalmar i maj. PH b. Vårdbegäran datalagret är klart men behöver justeras vid riktlinjeförändring. PH ska träffa OTIMO. I första bör möjlighet att beställa återrapport av registrerad data till egna avdelningen skapas innan utdatarapporter på hemsidan byggs (ev. en egen utdataportal) c. Användarenkäten. PN sammanställer deltagandet från avdelningarna för att få en uppskattning över hur många avdelningar som svarat på enkäten. 3. Rapporter a. Ekonomiska rapport. GK redogjorde för den ekonomiska situationen 2014 b. VD-rapport 1. Allmän rapport. Det har skrivits ett förslag till avtal mellan LiV och SIR som ska skickas in till landstingsstyrelsen i Värmland. Även två förslag till personuppgiftsbiträdesavtal mellan CPUA i LIV och Otimo och CPUA i LiV och registerhållare i SIR är under utarbetande. c. Speciellt begärda rapporter 1. Q-indikatorarbetet. JP, PL och JH. Riktlinjen och rapporten ska vara klar till styrelsemötet i februari för beslut. Riktlinjen ska beslutas på Vår Gård i mars. Före beslut bör det säkerställas att registreringen fungerar med automatisk dataåtkomst. Styrelsen godkänner inriktningen och intentionen på förslaget och CJW vidarebefordrar förslaget så att det granskas av IT arbetsgruppen omgående. 1 (7)

2 2. VD- arbetssätt och personalen. Fler telefonmöten med personalen har underlättat arbetet. Fortsatt arbete för att bättre strukturera personalens arbetssätt pågår. Se punkt 4b. 3. Avlidna på IVA och de nya mätetalen Det finns ett internt arbetsmaterial. Från arbetsmötet i Kalmar i slutet av augusti. 4. Hembesök Örebro om diagnossättning. SIR-rapporten 25 vanligaste diagnoser på enhet användes som utgångspunkt i diskussionerna. PL. 5. QRC-projektet. Tre avdelningar kommer att delta. Södersjukhuset Sthlm kommer att följa upp sin SMR, KS Huddinge undersöker Åter in inom 72 timmar, UAS CIVA vill minska sin ventilatortid. CAÖ kommer att vara registercoach. Delpresentation av projektet kommer eventuellt att ske på Kvalitetsregisterdagarna i januari Rapport från SKL Runda bord 3/9. Det var en hearing om kvalitetsregistrens arbete och behov. Politiska representanter från socialdepartementet m flera deltog. Agendan finns på dok webben under detta möte samt på SKL:s hemsida. CAÖ. 4. Personalfrågor av strategisk karaktär a. Reviderad riktlinje för representation. (bilaga 1) Se beslut 10 t. CJW b. SIR:s arbetsformer och inre struktur diskuterades. Styrelsen diskuterade med VD och fann framsteg gjorts på senaste arbetsmötet. Viss konsulthjälp kommer att användas under internat på Krägga Herrgård för att få fram en tydlig verksamhetsplan och målbild som ska underlätta ledningsarbetet för VD. Styrelsen utesluter inte att det i framtiden finns anledning att ta ytterligare hjälp av en konsult i för fortsatt utveckling av arbetsformer. CJW PH. c. Två års kontrakt för CM och HG. Se beslutsärende 10 v. CJW 5. FoU-frågor av strategisk karaktär a. Ny FoU-tjänsteman är anställd i SIR. Magnus Snäckestrand är anställd from 2015 och börjar arbeta 25 % den 12/ Magnus kommer från Sahlgrenska sjukhuset där han arbetar med intensivvård. Han är disputerad och skriver EDIC part I i höst. CJW 6. IS/IT-strategiska frågor a. Brev från UAS angående dataöverföring till SIR. Det var en missuppfattning över hantering internt på avdelningen. SIR/CM har haft kontakt med dem. CJW (bilaga 2 och 3) b. Office 365. Vecka 41 ska arbetsgruppen titta på en lösning och ta kontakt med supporten. c. Webbvalideringsprogrammet. Införandet planeras att ske under våren. CJW 7. Juridiska frågor a. CJW har lämnat in styrelsemedlemmarnas uppgifter gällande jäv till SKL. 8. Ärende från medlemmar motioner 2 (7)

3 a. Övergång till PIM CAÖ lämnade förslag på förtydligande. SW kontaktar Lars om att byta ut intagningsdiagnos till intagningsorsak. CJW deltar på BIVA möte i november och lyfter frågan om att SIR får klartecken att inte ta emot PIM2 efter Se beslutspunkt 10 a 9. Diskussionsärende: (samma bokstav nedan för beslutsärenden) a. Riktlinjeförändringar Riktlinjer som det ska göras en innehållsrevision av (genererar ett nytt versionsnummer) Ändringen medför en IT-förändring inför Riskjusterad mortalitet. 2. Åtgärder och operation - klar. 3. Kvalitetsindikatorer. 4. Avliden på IVA. 5. Vårdbegäran klar (kompletteras med tabell NEWS), 6. PIM3. 7. SIRXML (revideras med automatik när det blir IT-förändringar). Riktlinjer som det ska göras en textrevision av (genererar en ny siffra efter punkt i versionsbenämning x.1). Ändringen kräver ingen IT-förändring. 8. Negativa händelser. 9. NEMS tilläggstext för Specifika åtgärder utöver rutin. Ny riktlinje 10. SIRI. Förteckning över huvudansvariga för SIR:s riktlinjer. När en riktlinje revideras ska de som anges i förteckningen som huvudansvariga även finnas namngivna i riktlinjens huvud som ansvariga riktlinjen. LA tittar igenom riktlinjerna och kompletterar med namn utifrån förteckningen. Komplettera förteckning med SIRI ansvariga PH och LA. Se beslutspunkt 10 a. b. FoU- och IT-grupp. Se beslutspunkt 10 b. c. Programkommitté för Vår gård och ett första förslag till upplägg. Se beslutspunkt 10c. CM ansvarar för det praktiska konferensarbetet som tidigare. Förslag på program på Vår Gård. Mentometer med utdata. Behandlingsstrategi. Demonstration av Utdataportalen. Peer review diskutera före kursen hur presentationerna genomförs. Registreringsproblematik- utgår. Vi behöver ta nya grepp. Utgå mycket från utdata internrevision. Ta upp konkreta exempel avdelningar som gjort internrevision. Fler förslag välkomnas. 3 (7)

4 d. Fortsatta deskriptiva årsrapportens som utformats i Powerpoint format och som skickas ut till avdelningarna de senaste två åren diskuteras. All data finns i utdataportalen som standardrapporter och det har förenklats för medlemmarna att själv ta ut data. Fler temarapporter borde utformas. Behovet av deskriptiva årsrapporten i PP-format har minskat. Se beslut 10 d. PH, CAÖ e. Analyserande årsrapporten. Data inför arbetet med rapporten behöver finnas färdigt för när bearbetningen ska ske. Arbetet med årsrapporten ska ske v 16. Synpunkt framkom att styrelsen bör skapas möjlighet att läsa och reflektera över skriften före publicering. f. Ett beslut fattades för 5 år sedan att inga data får lagras > 15 år utom på patientens begäran. Det finns anledning att avvakta och invänta nya Patientdatalagen. I slutet på 2015 tar styrelsen ett nytt beslut gällande hur data från 2001 ska hanteras g. Patientrepresentant i SIR? Arbetsgruppen bjuder in patientrepresentanten till sitt arbetsmöte i november. LO och EÅ lämnar därefter förslag hur han kan delta i arbete med SIR. Beroende på vad som kommer fram gällande hans medverkan kan det finnas anledning att han träffar styrelsen redan i februari och diskutera medverkan i SIR. Han ska även bjudas in till Vår Gård. h. Säker Traumasjukvård. LÖF och SIR representation. PL deltar redan i arbetet. Första granskningen blir i LiV i november och SIR kan utse revisorer för granskningarna. Se beslut 10 h. i. Representation från SIR på ett möte som Helen Seeman- Lodding anordnar i Göteborg den 13/11. Göran och eventuellt Folke representerar SIR på mötet. CAÖ. j. Hela arbetsveckor för personalen fungerar inte längre. Arbetsmöte för arbetsgruppen startar tisdag tom torsdag till lunch för att de ska vara tillgängliga för styrelsen under styrelsemötet och kunna delta vid diskussioner där VD och Ordförande bedömt att behov föreligger. Arbetsmötet v 46 är under måndag - tisdag. CJW. k. Mötesagenda Se mer detaljerad mötesplan. V6 Arb. vecka tisdag- torsdag lunch. Styrelsemöte 5/2-6/2 med start torsdag 10:00 V11 9/3-13/3 Arbetsvecka med start 10:30 9/3. V16 Arb. vecka mån-tors. Analyserande årsrapport. V19 Arb. vecka tisdag torsdag. Styrelsemöte + Peer Review av analyserande årsrapport, torsdag- fredag, 7-8/5 V23 Onsdag-fredag, 3-5/6 Öppna jämförelser GK, SW, PH, CJW V22 Arbetsmöte arbetsgruppen tisdag-torsdag 26-28/5 V35 Arbetsmöte arbetsgruppen tisdag-torsdag 25-27/8 4 (7)

5 Hösten planeras senare. l. Vikt och längd finns bara i indatalagret. Om registrering ska fortsätta ske och utdata ska tas fram behöver det byggas ett utdatalager. Lägg till detta ärende i att göra listan. Prioriteras inte idag. m. Datasäkerhet, skriftlig delegering av datatillgång och befogenheter med tillgänglig data. CJW tar kontakt med QRC i Stockholm.(bilaga 6) n. QRC projekten Se punkt 3.c.5. kan generera lön 5 extra dagar för registerstödjare CAÖ. CAÖ föredragande men ej med på beslut. GK är ordförande under denna punkt. Se beslut 10 n. o. Ersättning för resa till möte för deputy i ESICM för CAÖ, v. ordf. i HSRO (Health Services Research and Outcome). GK är ordförande under denna punkt - CAÖ deltar inte. Se beslut 10 o. p. Aktuella FoU-ansökningar. Se beslutspunkt 10 p. 1. Hälsa utfall, resursutnyttjande och ersättning inom obesitaskirurgi. IVBAR 2. IVA patient. Vakenhetsgrad vid ankomst till IVA. Thomas Norlin. Grupp B-ansökan kompletterande ansökan. 3. ALS Behovet av intensivvårdsresurser med invasivt andningsstöd och säker intensivvård. J Jakobsson. Saknas etikgodkännande. q. Ska SIR vidarebefordra information på hemsidan om SEE3- study från HSRO i ESICM? Studien handlar om patientsäkerhet under intrahospitala transporter. CAÖ. Se beslut 10 q. r. Ska SIR vidarebefordra information på hemsidan om PIRO-study? Se beslut 10 r. CAÖ. s. Certifieringsarbetet och QRC-samarbetet. Punkten tas upp på styrelsens internat i december. På mötet bör det även diskuteras förutsättningar och samverkansformer vid projekt där SIR/QRC samverkar. CAÖ. 10. Beslutsärenden: a. Styrelsen beslutar att riktlinjen för PIM3 börjar gälla from b. Styrelsen beslutar följande: SW är sammankallande i FOU-gruppen. PH och LO ingår i gruppen. CJW blir sammankallande i IT-gruppen. GK, HG och CM ingår i IT-gruppen c. Styrelsen beslutar att kursavgiften för Vår Gård ska vara 5500 kr. Styrelsen ger PH i uppdrag att vara sammankallande för programkommittén. Övriga deltagare i programkommittén blir CAÖ, PN och RKB. CM som tidigare 5 (7)

6 ansvar för det praktiska. d. Styrelsen beslutar att för 2015 inte skapa en deskriptiv årsrapport i Powerpoint format som skickas ut till enheterna. e. Inget beslut angående analyserande årsrapporten f. Inget beslut angående bevarandet av data som är > 15 år. Frågan tas åter upp för beslut i slutet på g. Inget beslut angående patientrepresentant i SIR h. Styrelsen beslutar att utse Pär Lindgren som SIR representant i styrgruppen för Säker Traumasjukvård. i. Styrelsen beslutar att GK representerar SIR i Göteborg 13/11 j. Inget beslut angående Arbetsmötet v 46 k. Mötesagenda för våren 2015 fastslogs. Ort för februarimöte ännu inte bestämt. CJW undersöker olika alternativ. l. Inget beslut angående Vikt och längd. Tas upp i slutet av 2015 igen m. Inget beslut angående datasäkerhet n. Styrelsen beslutar att finansiera 5 dagars lön för registerstödjare CAÖ i QRC projektet. Se punkt 3.c.5. I framtiden ska beslut tas för kostnader i förhand för projekt som SIR är med och stödjer eller initierar. Inga beslut gällande finansiering bör tas i efterhand. o. Styrelsen avslår finansiering av engagemang i ESICM eftersom det inte är på uppdrag av SIR utan ett personligt uppdrag som CAÖ utför för en annan organisation. p. Aktuella FoU-ansökningar 1. Hälsa utfall, resursutnyttjande och ersättning inom obesitaskirurgi. IVBAR. Styrelsen beslutar att ansökan godkänns 2. IVA patient. Vakenhetsgrad vid ankomst till IVA. Thomas Norlin. Ansökan återremitteras för ytterligare beredning. 3. ALS behovet av intensivvårdsresurser med invasivt andningsstöd och säker intensivvård. J Jakobsson. Ansökan återremitteras pga. behov av kompletteringar. SW kontaktar gruppen. Styrelsen avvaktar ett etikgodkännande. 6 (7)

7 q. Styrelsen beslutar att publicera information på hemsidan om SEE3- study. r. Styrelsen beslutar att inte publicera information för PIRO-study. s. Inga ytterligare beslutsärenden t. Styrelsen beslutade att godkänna representationspolicyn. u. Inget beslut angående konsulthjälp för arbete med SIR:s inre struktur. v. Styrelsen beslutar att inte godkänna två års personal-kontrakt pga. att SIR inte har någon långsiktig stabil finansiering. Se punkt 4 c. 11. Mötet avslutades. Bilagor: 1. SIR:s representationspolicy 2. UAS dataöverföring till SIR 3. Göran kommentar till brevet från UAS Juridisk handbok för kvalitetsregister. 4. Vår Gård budgetplan Mötesagenda för SIR 2015 (skal) 6. Juridisk handbok för kvalitetsregister. 7. PIM 3-4 rev 3, riktlinjetext 8. PIM2->PIM3-4, förklarande Powerpoint Kommande styrelsemöten: på Krägga herrgård. Ort. Datum: Jönköping Protokolljusterare Per Hederström Ordförande Christina Agvald Öhman Protokollförare Susanne Wickberg 7 (7)